Projektmanagement ist ein komplexes Unterfangen, das Fähigkeiten und ein Verständnis für komplexe Zusammenhänge erfordert ergebnisse und das Personalmanagement. Wenn Projektmanagement mit einem Schiff in stürmischen Gewässern verglichen werden kann, dann ist ein Projektmanager der Kapitän des Schiffes.
Projektmanager müssen die Erwartungen des Clients steuern, Ressourcen verwalten und Termine einhalten. Projektmanager erstellen Diagramme über den Verlauf des Projekts, antizipieren und bewältigen Krisen, gehen mit komplexen Sachverhalten um und instruieren und motivieren das Team, um das Projekt voranzutreiben.
Kurz gesagt, ein Tag im Leben eines Projektmanagers ist ein aufregendes Abenteuer. Lesen Sie also weiter, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Projektmanager zu erledigen haben, wie ein typischer Tag in ihrem Leben aussieht und welchen Herausforderungen sie sich tagtäglich stellen müssen.
Wir geben Ihnen auch einige praktische Tipps und Tricks für Projektmanager und eine Liste mit praktischen Tools frei, damit Ihre Expedition auf Kurs bleibt und ihre Ziele erreicht!
Was ist ein Projektmanager?
Ein Projektmanager ist ein Fachmann, der für die Planung, Durchführung, Verwaltung und den Abschluss von Projekten verantwortlich ist. Als solcher spielt er während des gesamten Zyklus eines Projekts eine entscheidende Rolle - insbesondere, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass das Projekt nicht von seinem Umfang, Budget und seiner Zeitleiste abweicht.
Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers
Die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers können je nach Art des Projekts, der Branche, der Organisationsstruktur und anderen Variablen variieren. In erster Linie sind sie jedoch an folgenden Aufgaben beteiligt:
Projektplanung
Entwicklung eines umfassenden plan für das Projekt der das Projekt skizziert vorschläge , Aufgaben, Unteraufgaben, Zeitleisten und Ressourcen. Absprache mit den wichtigsten Interessengruppen, um die Details festzulegen und sie in einem umfassenden Projektplan zu dokumentieren, der Umfang, Ziele, Budget und Ergebnisse umfasst
Teamleitung
Zusammenstellung eines Projektteams zur Übernahme des Projekts. Ernennen Sie Teamleiter und delegieren Sie Arbeit und Verantwortlichkeiten an diese. Gehen Sie außerdem auf allgemeinere Belange auf Projektebene ein und halten Sie das Team motiviert, die Ziele des Geschäfts zu erreichen
Kommunikation
Sicherstellung einer nahtlosen und effektiven Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Teams, den Projektsponsoren und anderen Beteiligten. Freigabe regelmäßiger Updates zu Status, Fortschritt, Meilensteinen und Rückschlägen des Projekts
Risikomanagement
Identifizierung potenzieller Risiken oder Probleme und Entwicklung strategien zur Risikominderung zu erledigen; Änderungen vorwegzunehmen und einen reibungslosen Plan für das Änderungsmanagement zu implementieren, um sicherzustellen, dass es zu keinen Unterbrechungen kommt
Budgetverwaltung
Entwickeln Sie einen detaillierten budget für das Projekt mit angemessenen Puffern und Spielräumen; Anpassung der Ressourcen an das zugewiesene Budget und Überwachung der Ausgaben, um Mehrausgaben oder Verschwendung zu vermeiden
Qualitätssicherung
Identifizierung von Metriken oder Formulierung von Richtlinien zur Standardisierung der Qualität von projektleistungen durchführung routinemäßiger und regelmäßiger Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Projekts den festgelegten und vereinbarten Parametern entsprechen
Verwaltung der Zeitleiste
Entwicklung eines Projektzeitplans auf Projekt- und Aufgabenebene; Ermittlung von Abhängigkeiten und der kritischen Pfad um vermeidbare Verzögerungen zu vermeiden. Pflegen Sie diesen Zeitplan und orchestrieren Sie Aktivitäten, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden
Verwalten und organisieren Sie Projekte und planen Sie Aufgaben in der flexiblen Ansicht des Kalenders, damit Teams synchronisiert bleiben
Stakeholder-Engagement
Identifizieren Sie die wichtigsten internen und externen Schlüssel-Stakeholder und setzen Sie sich mit ihnen auseinander; gehen Sie auf alle Bedenken ein und erfüllen Sie alle angemessenen Wünsche der Stakeholder, um die Zufriedenheit zu erhöhen
Problemlösung
Lösung von Problemen, die während des Projektlebenszyklus auftreten können; innovative und problemlösende Denkweise zur Ermittlung von Strategien, die den Wert des Projekts steigern können
Prüfung und Bewertung
Testen Sie das Projekt, um zu überprüfen, ob es die vorgeschriebenen Standards oder Spezifikationen erfüllt; schließen Sie eventuelle Lücken
Dokumentation
Dokumentieren Sie jede Phase des entwicklung des Projekts prozess von Anfang bis Ende; Freigabe von Dateien und Dokumenten, checklisten notizen zu den täglichen Fortschrittsberichten, Meetings usw. mit den betroffenen Akteuren; Erstellung einer detaillierten Fallstudie mit den wichtigsten Highlights und Erkenntnissen nach Abschluss des Projekts
Abschluss und Übergabe
Sorgen Sie für einen reibungslosen Abschluss des Projekts. Dazu gehört auch die Übergabe oder der Wissenstransfer bei der Übergabe des Projekts an den Eigentümer
Ein Tag im Leben eines Projektleiters
Da die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, unterscheiden sich auch die täglichen Aktivitäten von Projektmanager zu Projektmanager erheblich.
Instanz unterscheidet sich ein Tag im Leben eines Projektmanagers, der aus der Ferne arbeitet, erheblich von dem eines Managers, der in einem Büro arbeitet.
Auch ein IT-Projektmanager im Bereich der Softwareentwicklung hat andere Aufgaben grundsätze des Projektmanagements als einer, der in der Fertigungsindustrie arbeitet. Kein Tag eines Projektmanagers ist wie der andere.
Ein Tag im Leben eines Projektleiters in der Planungsphase unterscheidet sich erheblich von seinem Alltag in der Qualitätssicherungsphase. Im ersten Fall geht es um Teambildung, strategische Entscheidungsfindung und Koordinierung, während im zweiten Fall akribische Leistungstests und die Bewertung von Projektleistungen anstehen.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Übersicht über einen typischen Tag im Leben eines Projektmanagers:
Morgenroutine
morgens geht es in erster Linie darum, E-Mails einzuholen oder andere auf den neuesten Stand zu bringen
Der erste Teil eines Tages im Leben eines Projektmanagers dreht sich hauptsächlich um die Einstellung einer Agenda für die Aktivitäten des Tages, die Organisation der Aufgaben oder Aktivitäten, das Briefing des Teams und die Aufarbeitung der projektbezogenen Kommunikation.
Ihre morgendliche Routine wird also Folgendes umfassen:
- Überprüfen aller Nachrichten und E-Mails, die Sie außerhalb der Arbeitszeit erhalten haben. Sie lesen diese Mitteilungen und bearbeiten sie - Sie antworten, setzen sie auf die Tagesagenda, leiten sie an die Teamleiter oder die Geschäftsleitung weiter usw. und ordnen die daraus resultierenden Aufgaben nach Prioritätenelemente der Aktion je nach Auswirkung und Dringlichkeit
- Überprüfung des Zeitplans, der Anhängigkeit und der Eskalationen des Vortages. Nutzung dieser Informationen zur Vorbereitung oder Anpassung der Tagesordnung für den Tag. Die tägliche Roadmap für die Mitglieder des Teams enthält eine chronologische Liste von Aktivitäten, erwarteten Ergebnissen oder Meilensteinen und mehr
- Durchführung von Team-Check-ins, Synchronisierungs-Meetings und täglichen Meetings mit Fortschrittsberichten, um ein Gefühl für die erzielten Fortschritte, Hürden und praktisch realisierbaren Ziele zu bekommen. Wenn der Zusammenhalt des Teams lückenhaft ist, können auch teambildende Maßnahmen ergriffen werden
- Ausarbeitung einer Strategie für den Tag oder die Woche und Einholung der Zustimmung der Leiter oder Mitglieder des Teams. Kommunikation all dieser Informationen an die Beteiligten, damit alle gleich zu Beginn des Tages auf der gleichen Seite stehen
Diese Zeit des Tages ist der Planung, Organisation und Kommunikation gewidmet. Da man jedoch morgens am energiegeladensten und konzentriertesten ist, sollten Sie in dieser Sitzung tiefgehende Arbeiten einplanen.
Mittagsaufgaben
die Nachmittagsroutine dreht sich um autonomes Funktionieren und Brandbekämpfung
Wenn der Tag in die Mittagszeit übergeht, lässt die Hektik der Aktivitäten langsam nach. Das soll nicht heißen, dass alles in eine Nachmittagsflaute verfällt. Dieses Plateau fällt einfach mit dem Übergang der Rolle des Projektleiters in eine leitende Rolle zusammen, in der er alle Aktivitäten überwacht oder orchestriert.
Dies geschieht folgendermaßen:
- Sie leiten die Umsetzung der Aufgaben, geben bei Bedarf Anleitung und Orientierung und nehmen an den Aktivitäten des Teams teil.
- Sicherstellen, dass die Aufgaben gemäß dem vorgeschlagenen Fahrplan für den Tag vorankommen; Durchführung von Statusüberprüfungen und eventuellen Eingriffen undzuweisung von Ressourcen zur Unterstützung der Teams.
- Teilnahme an Meetings mit Teammitgliedern, Teamleitern, Projektsponsoren, Eigentümern, Anbietern oder anderen Interessengruppen; Übermittlung von Schlüsselentscheidungen oder Feedback an die betroffenen Teams oder Personen
- Anpassung der Liste der Aufgaben, Ziele oder Meilensteine je nach Status der Aufgabe, Fortschritt, Verschiebung der Priorität oder anderen Änderungen; Aktualisierung der Dokumentation, z. B. des Burndown-Diagramms, projekt Portfoliooder Gantt-Diagramm, entsprechend den Änderungen oder Entwicklungen
Vergessen Sie dabei nicht, Ihr Mittagessen einzunehmen und eine Pause zu machen, um neue Energie zu tanken. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihr geistiges und körperliches Wohlbefinden zu stärken.
Abendroutine
der Abend ist für Reflexion und Rückblick reserviert
Die Abendroutine ist eher eine Art Zusammenfassung der Aktivitäten des Tages. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie in Ruhe nachdenken und über Stärken, Schwächen, Chancen, Rückstände und ungenutztes Potenzial nachdenken.
In dieser Phase werden Sie vor allem:
- Berichterstellung über den Status des Projekts gegenüber der Geschäftsleitung und externen Beteiligten. Außerdem holen Sie Feedback ein, übermitteln Aktualisierungen und bestätigen Entscheidungen - im Wesentlichen also alle Aktivitäten, die die Öffentlichkeit erreichen.
- Überprüfen Sie die Fortschritte, die im Laufe des Tages erzielt wurden, und vergleichen Sie die Ergebnisse mit den gesetzten Zielen, wobei Sie die aufgetretenen Herausforderungen und die eingesetzten Lösungen notieren.
- Notieren Sie die Defizite des Tages und übertragen Sie sie auf den nächsten Tag; skizzieren Sie diese Aufgaben; entwickeln Sie Strategien, um die Lücken zu schließen, und weisen Sie ihnen Prioritäten zu
- Falls erforderlich, bereiten Sie die Dokumentation oder Berichterstellung am Ende des Tages vor und geben Sie sie für die Teilnehmer frei
- Entwerfen Sie einen Plan für den nächsten Tag und geben Sie ihn für die Teams frei
Beginnen Sie allmählich damit, die Arbeit abzuschließen, damit Sie sich abmelden und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten können. Melden Sie sich von Ihrer E-Mail und anderen Kommunikationskanälen bei der Arbeit ab und konzentrieren Sie sich auf Ihre persönliche oder berufliche Entwicklung.
Obwohl wir versucht haben, alle wichtigen Aktivitäten rund um einen Tag im Leben eines Projektmanagers abzudecken, sollten Sie beachten, dass dieser Zeitplan nur einen Richtwert darstellt und nicht in Stein gemeißelt ist. Wie bereits erwähnt, hängt der Zeitplan vom Status des Projekts, den Anforderungen der Branche und den persönlichen Präferenzen ab. Bleiben Sie also flexibel, um ein guter Projektmanager zu werden.
Gemeinsame Herausforderungen als Projektmanager
Obwohl die Position eines Projektmanagers dynamisch und aufregend ist, bringt sie auch einige Herausforderungen mit sich. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über einige der häufigsten Herausforderungen, die einem effektiven Projektmanagement im Wege stehen:
Ausufgabenübernahme
Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist eine unkontrollierte, ungeregelte und nicht genehmigte Erweiterung des Projektumfangs. Das Ergebnis kann eine plötzliche Änderung der Anforderungen an das Projekt, Budgetbeschränkungen oder eine Anpassung der Zeitleiste sein. In jedem Fall ist der Umgang mit einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs eine der schwierigsten Herausforderungen für einen Projektmanager - und dennoch eine der unvermeidlichsten, da 33-37 % der Projekte schleichen sich in den Umfang ein Ressourcenbeschränkungen
Fehlende oder eingeschränkte Ressourcen wie Zeit, Budget oder Teammitglieder (Talente) können ein ernsthaftes Handicap beim Meeting der Projektanforderungen gemäß dem gewünschten Zeitplan darstellen
Erwartungen des Clients managen
Neben den Ressourcenbeschränkungen müssen die Projektmanager auch die Erwartungen des Clients berücksichtigen. Sie müssen flexibel genug sein, um vernünftige Änderungswünsche zu berücksichtigen, aber nicht zu flexibel, damit es nicht zu einer Ausweitung des Projektumfangs kommt
Zeitmanagement
Projektmanager müssen eine doppelte Rolle spielen - sie müssen einflussreiche Personalmanager und kompetente Zeitmanager sein. Die Verwaltung der Humanressourcen unter Berücksichtigung von Fristen und projektzeitpläne kann schwierig sein, insbesondere wenn Abhängigkeiten oder unvorhergesehene Probleme auftreten
Ständige Kommunikation
Wie Sie vielleicht schon gemerkt haben, ist Projektmanagement ein sehr anspruchsvoller Job. Es erfordert eine ständige Kommunikation mit internen und externen Beteiligten, und Sie müssen fast immer in einem Zustand der ständigen Bereitschaft sein. Jede Unterbrechung der Kommunikation kann katastrophale Folgen haben
Burnout
Kontinuierlich arbeiten zu müssen methoden zur Prozessverbesserung die Kommunikation aufrechtzuerhalten, die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen zu gewährleisten, die Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten und die Richtung vorzugeben, kann jeden belasten - selbst die besten Projektmanager - und zu Burnout führen
Mangel an Autorität
Obwohl ein Projektmanager das Ruder in der Hand hat, wird er von den Mitgliedern des Teams aufgrund einer eingeschränkten Ansicht der Dinge möglicherweise nicht wirklich als Autorität angesehen. Ein solcher Widerstand kann es ihnen erschweren, Kontrolle, Einfluss und Führung über die Mitglieder des Teams auszuüben
Tools und Technologien
Annahme der richtigen projektmanagement-Software und ihre Verbreitung in der gesamten Organisation kann sich schwierig gestalten. Zum einen gibt es mehrere Optionen auf dem Markt, und es kann schwierig sein, sich für eine zu entscheiden. Gleichzeitig sind nach der Implementierung umfangreiche Schulungen und Einweisungen in die Plattform erforderlich, ganz zu schweigen von den damit verbundenen Ausfallzeiten während der Lernphase
die Vorteile sind vielfältig beispiele für einen Lebenslauf als Projektleiter !
Ein paar Tipps, um den Tag als Projektmanager zu überleben
intelligente Planung kann jeden Tag produktiv machen
Um als Projektmanager zu überleben und erfolgreich zu sein, bedarf es effektiver Planung, bewusster Kommunikation und dynamischer Beweglichkeit. Abgesehen von der Routine projektmanagement-Tipps für Manager haben wir einige tägliche Tipps für ein organisiertes Projektmanagement zusammengestellt:
- Beginnen Sie Ihren Tag mit einem klaren Plan im Kopf und festgelegten Prioritäten. Je besser Sie dies erledigen, desto produktiver wird Ihr Tag sein, da Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist oder sofortige Aufmerksamkeit erfordert
- Halten Sie einen angemessenen Puffer für den Tag bereit, um Änderungen aufgrund von veränderten Prioritäten oder neuen Informationen zu berücksichtigen
- Üben Sie Techniken wie das Blockieren von Zeiten, insbesondere bei tiefgreifenden Arbeiten, damit Sie sich an vorgegebene Zeitfenster halten können, um maximale Produktivität zu erreichen
- Ergänzen Sie Ihre fähigkeiten zur Bewältigung von Aufgaben mit einer klaren, offenen und wechselseitigen Kommunikation, um Ihre Teammitglieder und Stakeholder während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts aktiv einzubeziehen
- Befolgen Sie Hacks wie die Zwei-Minuten-Regel, um Zaudern zu vermeiden und Probleme frühzeitig anzugehen - noch bevor sie sich zu potenziellen Problemen oder Eskalationen entwickeln
- Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend den Fähigkeiten, Talenten, Kapazitäten und Workloads der Mitglieder des Teams. Geben Sie ihnen die Befugnis und Autorität, die Eigentümerschaft für ihre Aufgabe zu übernehmen
- Nutzen Sie Vorlagen für verschiedene Phasen des Projektmanagements, von vorlagen für den Start eines Projekts bis hin zu Vorlagen für das Änderungsmanagement, um solche Herausforderungen effektiv zu bewältigen
- Legen Sie während des Tages gelegentlich Pausen ein. Nutzen Sie diese Zeit, um neue Energie zu tanken, indem Sie sich von Ihrem Schreibtisch entfernen und Achtsamkeit, Meditation oder sogar leichte sportliche Betätigung praktizieren
- Priorisieren Sie die Selbstfürsorge, um Stress zu bewältigen. Schlafen Sie ausreichend, lassen Sie keine Mahlzeiten aus und halten Sie gesunde Grenzen ein, um ein Gleichgewicht zwischen Ihrem Privat- und Berufsleben zu schaffen
- Zögern Sie nicht, Meilensteine zu feiern, auch wenn sie noch so klein sind. Die Anerkennung des Aufwands und der Leistungen Ihres Teams hält die Arbeitsmoral aufrecht und hilft den Mitgliedern, sich ihren Beitrag vor Augen zu führen
- Holen Sie sich am Ende des Tages Feedback von Ihrem Team und den Stakeholdern, um die Übereinstimmung zwischen Ihren Zielen und Maßnahmen zu gewährleisten. Außerdem entwickelt sich dadurch eine Einstellung, die auf kontinuierliches Lernen und Verfeinerung ausgerichtet ist
Tools und Techniken, die von Projektmanagern für die täglichen Aufgaben verwendet werden
In Anbetracht der Vielfalt der Aufgaben können Projektmanager eine Reihe von tools einsetzen, um eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Zu diesen Tools und Plattformen gehören
Aufgabentracker
Erstellung eines Fahrplans für die Projektentwicklung, Population einer Liste von Aufgaben, Zuweisung von Aufgaben und Kennzeichnung des Fortschritts. Führen eines Protokolls über die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit für ein effektives Zeitmanagement und eine effiziente Ressourcenzuweisung
Kalenderverwaltung
Planen Sie Ihre täglichen Abläufe Stunde für Stunde, gefolgt von einem Zeitplan für die Woche, den Monat oder das Jahr. Es bietet eine übersichtliche Ansicht der Termine und hilft, diese zu verwalten
Kommunikations tools
Kommunikation mit internen und externen Interessengruppen. Diese Kommunikation muss sowohl synchron als auch asynchron erfolgen
Plattform für Zusammenarbeit und gemeinsames Freigeben von Dokumenten
Plattformen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, vorzugsweise in der Cloud, erleichtern die nahtlose Zusammenarbeit und das Freigeben von Dateien zwischen den Mitgliedern des Teams
Projekt-Dashboards
Um einen Überblick über das gesamte Projekt und die zugrunde liegenden Metriken zu erhalten. Solche Dashboards sollten Daten visuell als Kanban Boards oder Gantt Diagramme darstellen und in Echtzeit aktualisiert werden
Werkzeuge zur Änderungskontrolle
Nachverfolgung aller Änderungsanträge und Formalisierung des Prozesses der Überprüfung und Genehmigung solcher Anträge
Umfragen und Feedback
Einholen von Feedback von Mitgliedern des Teams und anderen wichtigen Interessengruppen
Ein guter Projektmanager wird eine Reihe solcher Tools einsetzen, um das Projektmanagement zu rationalisieren. Ein hervorragender Projektmanager wird diese unterschiedlichen Systeme jedoch verwerfen und sich für eine Projektmanagement-Software entscheiden, die alle oben genannten Punkte und mehr umfasst.
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Dokumente
Zum Freigeben aller projektbezogenen Dateien und Dokumente über eine zentrale Plattform
einfaches Teilen von Dokumenten mit ClickUp Docs
Zeiterfassung
Mit dem Feature der Zeiterfassung von ClickUp zählt jede Sekunde
clickUp ermöglicht die manuelle oder automatische Zeiterfassung
Chat
Kommunikation in Echtzeit mit Ihrem Team und anderen Beteiligten
verbinden Sie sich mit wichtigen Stakeholdern mit ClickUp Chat
Whiteboards
Für das Brainstorming, das Austauschen von Ideen, die gemeinsame Analyse oder die strategische Entscheidungsfindung mit Ihrem Team
durchführung von Wirkungsanalysen in ClickUp mit Whiteboard
Vorlagen
Reichhaltige vorlagen für das Projektmanagement die dafür sorgen, dass Sie nicht bei Null anfangen müssen
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Einfacheres Projektmanagement: Ein Tag nach dem anderen
Erfolgreiche Projektmanager werden nicht geboren. Sie sind das Ergebnis einer sorgfältigen Planung, gefolgt von einer gewissenhaften Umsetzung.
Die meisten Ergebnisse können Sie erzielen, wenn Sie einen organisierten und strukturierten Zeitplan für Ihre täglichen Aktivitäten einhalten. Ein Tag im Leben eines erfolgreichen Projektmanagers sollte damit beginnen, dass Sie alle E-Mails und Nachrichten abrufen, die täglichen Aufgaben und Ergebnisse planen und sich mit Ihrem Team austauschen.
Erlauben Sie ihnen dann, selbstständig zu arbeiten und sich einzubringen, wann immer Sie gebraucht werden. Bleiben Sie im Hintergrund verfügbar und erreichbar, um zu unterstützen und zu helfen, und orchestrieren Sie alle wichtigen Aktivitäten.
Dokumentieren Sie am Ende des Tages die Ergebnisse, Fortschritte und Erkenntnisse des Tages. Arbeiten Sie zusammen, kommunizieren Sie und kontrollieren Sie, wann immer es nötig ist.
Natürlich geht das alles nicht ohne die richtigen Tools. Anstatt sich für ein Buffet von Tools und Technologien zu entscheiden, die ineffizient und teuer sind, sollten Sie alles konsolidieren.
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