تجاوز الميزانية مشكلة متفشية. وغالبًا ما يصاحبها تأخير في تسليم المشروع. وهذه العوامل مجتمعةً هي علامات على فشل المشروع.
للأسف، لا يخلو سوى 43% من المشاريع من هذه المشكلة المتفشية. هل تتساءل عن السبب؟ ذلك لأن معظم المشاريع تفتقر إلى ضوابط مشاريع فعالة وراسخة.
لحسن الحظ، فإن مراقبة المشاريع ليست علمًا معقدًا. لذا استمر في القراءة، لأن هذه المقالة سترشدك إلى ماهية هذه العملية وتزودك بنصائح عملية لتطبيقها!
ما هي ضوابط المشاريع؟
ضوابط المشاريع هي أنظمة وعمليات تُستخدم لإدارة نطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني وجودته وموارده ومخاطره. وتشكل هذه الأدوات الأساس لإدارة المشاريع بكفاءة وتدعم عملية اتخاذ القرار طوال دورة حياة المشروع.
يمكن أن يساعد استخدام عمليات مراقبة المشاريع في ضمان سير المشاريع على المسار الصحيح من خلال تحديد المشكلات المحتملة في مرحلة مبكرة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. كما تتيح هذه العمليات للمديرين قياس الأداء مقارنةً بالأهداف المحددة واتخاذ الإجراءات التصحيحية بسرعة عند الحاجة.
ضوابط المشاريع مقابل إدارة المشاريع: ما الفرق؟
غالبًا ما يُفترض أن مصطلحي «ضوابط المشاريع» و«إدارة المشاريع» يعنيان الشيء نفسه ويحددان عناصر متشابهة في المشروع، لكن هذا ليس صحيحًا. قبل أي شيء آخر، دعونا نوضح هذه النقطة.
إدارة المشاريع هي مجموعة من المعارف والمهارات والتقنيات اللازمة لتنفيذ المشروع بنجاح. وهي تتولى إدارة ستة قيود أساسية للمشروع، كما هو موضح أدناه.
من ناحية أخرى، تعد ضوابط المشاريع جزءًا من إدارة المشاريع يهدف إلى الإشراف على اثنين من هذه القيود: تكاليف المشروع والوقت. وبشكل أساسي، فإن ضوابط المشاريع هي جزء من إدارة المشاريع يساعد في تحليل بيانات المشروع وتحسينها لضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية المحددة.
ببساطة، يقوم مراقب المشروع بتقديم المشورة للمدير بشأن المسائل المتعلقة بالوقت والجداول الزمنية. ثم يقرر المدير ما إذا كان سيطبق هذه الاقتراحات أم لا.
تخيل أن مدير المشروع هو قبطان السفينة، وأن مسؤول مراقبة المشروع هو ضابط الملاحة الذي يحدد مدى قرب أو بعد السفينة عن وجهتها النهائية. ويقترح هذا الدور أيضًا أسرع طريق إلى الوجهة، ويترك للقبطان حرية اتباع اقتراحه أو تجاهله.
أهمية ضوابط المشاريع في إدارة المشاريع
تضمن ضوابط إدارة المشاريع أن يسير كل شيء على المسار الصحيح وضمن نطاق مشروعك، بدءًا من مرحلة التخطيط الأولي للمشروع وحتى إغلاقه.
باعتبارها العمود الفقري لإدارة المشاريع، تساعد ضوابط المشاريع في وضع خطة المشروع. وفي خطة المشروع، تتولى الضوابط مسؤولية اقتراح الجداول الزمنية المثلى، وتخطيط النفقات، وتخصيص الموارد، وما إلى ذلك.
مع دخول المشروع مرحلة التنفيذ، تُزود ضوابط المشروع مدير المشروع بمعلومات حول أداء المشروع فيما يتعلق باستخدام الميزانية والتسليم في الموعد المحدد. وهذا يساعد في إنشاء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالتكلفة والجدول الزمني.
كما أن ضوابط المشاريع تتنبأ بالاتجاه الذي يسير فيه المشروع من حيث الميزانية والوقت. وإذا حدث أي انحراف، فإنها تحدد هذه المشكلات وتقدم طرقًا عملية للتعافي منها.
وبفضل ضوابط إدارة المشاريع، تزداد فرصتك أيضًا في تجنب تجاوز التكاليف خلال دورة حياة مشروعك. فقد أشار تقرير صادر عن شركة PWC إلى أن الافتقار إلى ضوابط إدارة المشاريع المناسبة هو أحد الأسباب الرئيسية لتجاوز التكاليف.
وبناءً على ذلك، دعونا نلقي نظرة سريعة على بعض العوامل التي تؤثر على ضوابط المشاريع.
4 عوامل تؤثر على ضوابط المشاريع
فيما يلي أربعة عوامل يمكن أن تؤثر على ضوابط مشروعك.
1. نطاق المشروع
نطاق المشروع هو وثيقة تحدد كل ما هو ضروري لنجاح المشروع. تحدد هذه الوثيقة أصحاب المصلحة في المشروع، وتوزيع الموارد، والمواعيد النهائية، والنتائج المتوقعة، والقيود ذات الصلة بالمشروع.
إليك مثالاً على ذلك.
على سبيل المثال، إذا كان مشروعك يتمثل في إنشاء بطاقة عمل رقمية، فيجب عليك تحديد البرامج والمهارات والجدول الزمني والمتغيرات الأخرى ذات الصلة. وهذا ما سيشكل نطاق المشروع.
يؤدي عدم تحديد نطاق المشروع إلى صعوبة التوافق مع الجدول الزمني أو تقدير التكاليف. ولكن عندما تعمل بنطاق محدد، يصبح من الأسهل مراقبة حالة مشروعك. وبالتالي، يمكنك بسهولة معرفة ما إذا كان سيتم إنجازه في الموعد المحدد وضمن الميزانية المحددة.
اطلع على نماذج مقترحات الميزانية هذه!
2. المخاطر والتحديات
تخضع ضوابط المشاريع للعديد من المخاطر والتحديات. وعادةً ما نصنف هذه المخاطر تحت فئتين رئيسيتين.
أولها المخاطر المالية، بما في ذلك الارتفاع غير المتوقع في تكاليف المواد، وارتفاع احتياجات العمالة عن المتوقع، وما إلى ذلك. يمكن أن تؤثر هذه المخاطر بشكل كبير على القدرة على مراقبة المشاريع بدقة أو وضع التوقعات المالية.
أما المخاطر الأخرى للمشروع فهي تلك التي قد تؤدي إلى تأخير تسليم المشروع إلى ما بعد الفترة المحددة مسبقًا. وتشمل بعض هذه المخاطر سرقة المواد، أو الأخطاء البرمجية التي لم يتم رصدها، أو الانخفاض المفاجئ في عدد القوى العاملة.
في جوهر الأمر، يمكن أن تؤثر النتائج غير المتوقعة لهذه المخاطر بشكل كبير على مسار المشروع، وقد تمنعك في بعض الحالات من الالتزام بالجدول الزمني للمشروع وأهداف الميزانية.
عندما تتخذ تدابير استباقية لتحديد هذه المخاطر في مجال مراقبة المشاريع ووضع استراتيجيات فعالة لإدارة المخاطر، يمكنك منعها أو إدارتها بفعالية لضمان الاستقرار على جميع الأصعدة.
اقرأ أيضًا: قوالب نطاق المشروع
3. تكلفة المشروع
يعد فهم التكاليف المرتبطة بالمشروع حجر الأساس لعمليات مراقبة المشاريع. وبشكل عام، هناك نوعان من التكاليف لكل مشروع: التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة.
- التكاليف المباشرة ترتبط بمنتجات معينة. وتشمل هذه التكاليف تكاليف المواد والعمالة الثابتة، وما إلى ذلك.
- التكاليف غير المباشرة هي التكاليف المتعلقة بتشغيل المشروع بشكل عام. وتشمل هذه التكاليف تكاليف مراقبة الجودة والمرافق.
من المستحيل تحديد ميزانية المشروع دون فهم هذه التكاليف.
كما أنك لن تتمكن من متابعة الواقع المالي للمشروع أو وضع توقعات دقيقة. وبالتالي، سيكون المشروع عرضة لتجاوز الميزانية، مما يشير إلى فشل عملية التحكم في المشروع.
4. المواعيد النهائية للمشاريع
الموعد النهائي للمشروع هو الوقت والتاريخ المحددان لإنجاز المشروع. ووفقًا لمجلة أبحاث المستهلكين، فإن هذا الموعد النهائي يحدد مدى أهمية المشروع ودرجة الإلحاح المتصورة له.
إن عدم وجود موعد نهائي يعني عدم وجود معايير لإتمام المشروع. وبالتالي، ستجد صعوبة في تحليل البيانات الزمنية المتعلقة بحالة مشروعك.
بدون مواعيد نهائية محددة، لا يمكنك جدولة مهام معينة في المشروع. علاوة على ذلك، لن تتمكن من تحديد أولويات المهام أو التحكم في القيود الأخرى المتعلقة بالوقت في سير عملك.
والآن بعد أن فهمت العوامل الأربعة الرئيسية التي تؤثر على ضوابط المشاريع، دعنا نجيب على هذا السؤال: كيف يمكنك التعامل مع هذه العوامل بشكل صحيح وتطبيقها في خطة إدارة مشروعك؟
لا تقلق. نحن هنا لمساعدتك.
كيفية تطبيق ضوابط المشاريع على مستوى فريقك
هناك خمس طرق لتنفيذ ضوابط المشاريع. وبفضل هذه الطرق، يمكنك مراقبة مشروعك بشكل أفضل والحفاظ على سير العمل وفقًا للخطة الموضوعة دون تجاوز الميزانية المحددة مسبقًا.
1. الموارد
الموارد هي العوامل الدافعة التي تقود كل مشروع إلى النجاح. وتشمل هذه الموارد المال والوقت وأعضاء الفريق وأدوات إدارة المشاريع مثل ClickUp وTara AI.
في مجال ضوابط المشاريع، تحدد مدى جودة إدارتك لهذه الموارد مدى فعالية قدرتك على التحكم في تكاليف المشروع والمواد والوقت.
خلال مرحلة بدء المشروع ، يمكن أن يساعدك تقدير التكاليف والتخطيط الشامل للموارد على الشروع في المشروع دون تجاوز الميزانية. توضح لك هذه العمليات الموارد المتاحة وكيفية استخدامها على النحو الأمثل.
كما أنك، مع تقدم المشروع، تحتاج إلى فهم واضح لكيفية تتبع هذه الموارد. قم بإجراء تقدير لتباين التكاليف لمراقبة مدى كفاءة استخدامك للموارد المالية. يساعدك هذا التقدير على معرفة الأداء المالي الحالي للمشروع.
وبالطبع، تريد أيضًا التأكد من أن فريق المشروع يعمل بفعالية. لذا، من الضروري إدارة عبء العمل والتأكد من ألا يشعر أي فرد بالإرهاق.
بمساعدة أداة لإدارة الفريق مثل ClickUp، يمكنك الاطلاع على حجم العمل الملقى على عاتق فريقك وتحديد الأعضاء الذين يعانون من عبء عمل زائد أو الذين لا يعملون بكامل طاقتهم.
وبفضل هذه المعرفة، ستتمكن من فهم كيفية تفويض المهام وإدارة مواردك البشرية بفعالية بشكل أفضل.
2. الجدول الزمني للمشروع
يساعدك التتبع والتحليل المستمران لجداول مشاريعك على فهم ما إذا كنت تتقدم وفقًا للجدول الزمني المحدد مسبقًا. يمكنك الحصول على هذه البيانات من أداة إدارة المشاريع أو أداة تخطيط السبرينت إذا كنت تدير مشروعك من خلال سبرينتات تكرارية.
فيما يلي مثال على تقويم مشروع الإصدار في عرض «التقويم» في ClickUp.
كما هو موضح أعلاه، ستحصل على رؤية واضحة للمواعيد النهائية والمهام والمجالات الرئيسية الأخرى ذات الصلة. علاوة على ذلك، تسهل هذه الرؤى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والمراحل المهمة لتقييم تقدمك.
تذكر إبقاء الأطراف المعنية على اطلاع بتقدم المشروع. فإذا انحرف المشروع عن الخطة الأصلية، يمكنك بسهولة تحديد الأسباب وتقديم الحلول المناسبة.
الآن، أصبحت تعرف كيف يمكنك تتبع جداول المشاريع. ولكن كيف يمكنك إنشاء جداول فعالة؟ هنا يأتي دور مخططات جانت. تتيح لك هذه المخططات تحديد الجداول، وتتبع التبعيات، وترتيب المهام حسب الأولوية، كما هو موضح أدناه.
وعندما تدمج هذه الأفكار في سير عملك، يمكنك البدء في كتابة رسالة وداع إلى الجداول الزمنية التي لم يتم الالتزام بها.
3. تحليل المخاطر
يعد تحليل المخاطر أمرًا ضروريًا لتحديد العقبات والمخاطر التي قد تؤدي إلى الخروج عن الجدول الزمني والميزانية المحددين لمشروعك.
لتحليل المخاطر بشكل صحيح، تحتاج إلى تحديد المخاطر الأكثر شيوعًا التي يمكن أن يتعرض لها مشروعك، وهو ما يمكنك القيام به بسهولة بمساعدة تحليل SWOT. كما ذكرنا في القسم السابق، تندرج معظم المخاطر عادةً ضمن المجالين المالي وأداء المشروع. ومن الأمثلة على ذلك التأخير في الجداول الزمنية، والتأخير في التواصل، وانتهاكات البيانات، وما إلى ذلك.
بعد تحديد هذه المخاطر، استخدم أداة لإدارة المخاطر مثل ClickUp لتصنيف هذه المخاطر وترتيبها حسب الأولوية.
يقدم ClickUp مئات الميزات لمساعدتك في إنشاء سجل للمخاطر لتتبع أي مخاطر محتملة بسهولة واتخاذ تدابير وقائية حتى قبل حدوثها.
إليك مثالاً توضيحيًا:
وإذا كنت ترغب في الاطلاع على شكل سجل المخاطر الجيد، فاستخدم نموذج مجلد سجل المخاطر من ClickUp لمساعدتك في البدء!
بمجرد تحديد أولويات هذه المخاطر باستخدام سجل المخاطر، يصبح من الأسهل إدارتها وفقًا لذلك.
4. تغيير عملية التحكم
في بعض الأحيان، يميل أصحاب المصلحة إلى إضافة مخرجات إضافية إلى المشروع أو تأجيل المواعيد النهائية. وهذا ما يُعرف بـ "توسع نطاق المشروع". يمكن أن يؤدي توسع نطاق المشروع إلى تأخير في الجداول الزمنية وتجاوز التكاليف المحددة.
ولكن لحسن الحظ، هناك طريقة لمنع توسع نطاق المشروع، وهي عملية التحكم في التغييرات.
تعد عملية التحكم في التغييرات إجراءً استباقيًا يُعدك للتعامل مع التغييرات المحتملة في نطاق المشروع. وبفضل هذه العملية، يمكنك تقييم التغييرات لمعرفة ما إذا كانت ضرورية أم لا.
وإذا لزم الأمر، يمكنك التعمق أكثر في التفاصيل من خلال تحديد العناصر التي يمكنك السماح بها دون التأثير على نطاق مشروعك أو الجدول الزمني للتسليم.
كما أنه إذا كانت هذه التغييرات لن تؤثر على الجدول الزمني أو نطاق العمل، فيمكنك دمج نموذج خطة إدارة التغييرات في سير عملك. وبذلك، يمكنك بسهولة تخطيط هذه التغييرات ومراقبتها وتنفيذها.
بفضل عملية مراقبة التغييرات، يمكنك إبقاء أعضاء فريقك على اطلاع دائم بكل تغيير. وهذا يجعلهم يشعرون بالمشاركة وبأنهم على علم بما يجري، مما يساعدهم على التعامل مع التغييرات بفعالية.
5. مراقبة الأداء
مراقبة الأداء هي ما يساعدك على إدارة نجاح مشروعك. لمراقبة الأداء، تحتاج إلى مؤشرات أداء رئيسية (KPI) ذكية. وتتراوح هذه المؤشرات بين عائد الاستثمار (ROI) والساعات المفوترة، وصولاً إلى التسليم في الموعد المحدد وتتبع النفقات مقارنةً بالخط الأساسي.
تستوفي مؤشرات الأداء الرئيسية الذكية (SMART KPIs) المعايير التالية.
ليس عليك الانتظار حتى انتهاء المشروع لتحديد ما إذا كان ناجحًا أم لا. فهذه المقاييس تُعد أداة فعالة لمراقبة المشروع تساعدك على قياس التقدم المحرز والتأكد من أنك لا تزال على المسار الصحيح.
هل يمكن إدارة ضوابط المشروع باستخدام هيكل تقسيم العمل؟
لاستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) بفعالية، يجب إدخال الهدف الشامل الذي ترغب في تحقيقه. لنفترض أنك ترغب في إنشاء دورة تدريبية. هذا هو الهدف الشامل. بعد ذلك، قسّم هذا المشروع إلى أجزاء ومراحل يمكن إدارتها مثل توليد الأفكار، والكتابة، والتدقيق اللغوي، والنشر، وما إلى ذلك.
يجب أن تتضمن كل العناصر الواردة في هيكل تقسيم العمل (WBS) ما يلزم بالضبط لتحقيق هدفك. لا حاجة إلى مهام زائدة أو غير ذات صلة.
ثم أدخل هذه المهام في مخطط هيكل تقسيم العمل (WBS) على مستويات مختلفة، بدءًا من حسابات المراقبة وصولًا إلى حزم العمل، كما هو موضح أدناه.
يمكنك إنشاء هيكل تقسيم العمل الخاص بك في ClickUp من الصفر أو ببساطة استخدام نموذج هيكل تقسيم العمل في ClickUp أدناه لإنشاء شيء مشابه.
وبفضل هذا النظام، يمكنك بسهولة مراقبة مهامك والتأكد من مدى التزامك بالتسليم في الموعد المحدد والاستخدام الأمثل للميزانية.
قم بإدارة ضوابط المشاريع باستخدام ClickUp!
تعد ضوابط المشاريع ضرورية لإدارة مشاريعك وضمان تسليمها في الموعد المحدد. كما أنها توفر مزايا مثل التخصيص الأمثل للموارد، ومنع تجاوز الميزانية، وتحقيق نتائج عالية الجودة، والجدولة المثلى.
ومع ذلك، عليك أن تراعي عوامل مثل المواعيد النهائية للمشروع والتكاليف ونطاق العمل والمخاطر حتى لا تضيع جهودك في إدارة المشروع سدى.
تتضمن الممارسات الجيدة في مراقبة المشاريع إدارة مواردك، وتتبع جداول المشاريع وتحليلها، وإجراء تحليل متسق للمخاطر. كما يجب عليك مراقبة أدائك باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والانتباه إلى عملية مراقبة التغييرات لمنع توسع نطاق المشروع. وأخيرًا، قم بدمج هيكل تقسيم العمل في سير عملك.
اتبع هذا الدليل الشامل لآليات التحكم في المشاريع واستخدم أدوات مثل ClickUp وTara A I لمساعدتك على تسليم المشاريع باستمرار في الموعد المحدد وضمن الميزانية المحددة.
كاتب ضيف:
تام فام هو مدير العمليات التجارية في شركة Tara AI. Tara هي منصة لتسليم المنتجات مصممة لمساعدة فرق الهندسة على اكتساب رؤى في مجال التطوير، وتحسين الأداء، وتسليم المشاريع بشكل يمكن التنبؤ به.