"لقد بدأنا نصف ما بدأنا نصفه انتهى."

لقد عرف أرسطو الفيلسوف العظيم أهمية البدايات القوية. وتنطبق هذه المقولة الخالدة على الفلسفة وعلى كل مهمة، وخاصة مشاريعنا.

هل خصصنا الموارد اللازمة للمشروع بشكل مناسب؟ كيف يمكننا إدارة أي قيود على الميزانية؟ كيف نضع معايير الجودة؟

غالبًا ما تثار مثل هذه الأسئلة إذا فشلت في بدء مشروعك بشكل جيد. إن بدء المشروع هو المرحلة الأكثر أهمية في أي مشروع.

ومع ذلك، سواء كنت مدير مشروع متمرسًا أو مبتدئًا، فإن السؤال عن كيفية بدء المشروع قد يزعجك. في هذه المقالة، سنأخذك في هذه المقالة إلى أبجديات مرحلة بدء المشروع، إلى جانب خطوات البدء الفعال.

ما هي مرحلة بدء المشروع؟

يقسّم معهد إدارة المشاريع دورة حياة المشروع إلى خمس مراحل:

• البدء: تحديد المشروع والحصول على أصحاب المصلحة
• التخطيط: وضع الأهداف وخارطة الطريق
• التنفيذ: إطلاق المشروع
• الأداء: قياس الأداء باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية
• الختام: مشاركة التفاصيل مع أصحاب المصلحة

تركز هذه المقالة على بدء المشروع. وكما يتضح من الاسم، فإن بدء المشروع هو الخطوة الأولى للمشروع. وهي تتضمن تحديد المشروع على مستوى واسع، والحصول على الموافقات من أصحاب المصلحة الرئيسيين، ووضع أساس متين للمشروع.

تحدد هذه المرحلة مستقبل مشروعك - هل سيمضي قدماً أم لا؟ فقط بموافقة أصحاب المصلحة يمكنك البدء في المشروع. يجب عليك عرض أفكارك وجدواها وقيمة العمل للحصول على تلك الموافقة.

لذلك، تشمل الأنشطة التي تنطوي عليها هذه المرحلة ما يلي:

• تعريف المشروع: تحديد الغرض والأهداف والمخرجات
• ميثاق المشروع: تطوير ميثاق المشروع (المزيد عن هذا لاحقًا)
• تعريف النطاق: تحديد نطاق المشروع والقيود والافتراضات
• تقييم المخاطر: تحديد المخاطر والشكوك المحتملة
• دراسة الجدوى: فهم جدوى مشروعك
• تحليل التكلفة والعائد : تحديد ما إذا كان للمشروع قيمة تجارية أم لا
• تخطيط الموارد: تقدير الموارد المطلوبة ووضع جدول زمني أولي للمشروع
• إشراك أصحاب المصلحة: تحديد أصحاب المصلحة والتعامل معهم
• الموافقة على المشروع: الحصول على موافقة أصحاب المصلحة
• تشكيل فريق العمل: تشكيل فريق الأحلام الذي سيعمل على المشروع

إن إدارة جميع الجوانب في وقت محدود يجعل إدارة المشروع صعبة. لذلك، تحتاج طوال دورة حياة المشروع إلى أدوات لمساعدتك في إدارة المخاطر والمهام والموارد والأداء.

احصل على عرض شامل لحالات المشروع والمهام المتبقية في فريقك أو قسمك باستخدام لوحات المعلومات في ClickUp 3.0 أداة إدارة المشاريع في ClickUp تعمل على تسريع تخطيط المشاريع وتنفيذها، وتضمن الشفافية، وتتبع أولوياتك، وتمكنك من تسليم المشاريع بشكل أسرع وأفضل.

بدء المشروع مقابل تخطيط المشروع

من السهل الخلط بين مرحلة بدء المشروع وتخطيط المشروع. يستخدم الكثير من الناس البدء والتخطيط بالتبادل أثناء الحديث عن إدارة المشروع. ومع ذلك، فهذان مصطلحان مختلفان.

أنت تعرف بالفعل ما يتضمنه بدء المشروع، لذلك دعونا نناقش تخطيط المشروع. تخطيط المشروع هو المرحلة الثانية من إدارة المشروع. يتضمن تحديد أهداف محددة و المنجزات والعمل على التفاصيل الدقيقة للخطة. إن أدوات تخطيط المشروع المستخدمة في هذه المرحلة تختلف أيضًا.

لفهم أفضل، إليك الفرق العام بين الاثنين:

الفرق بين بدء المشروع وتخطيط المشروع

لماذا تعتبر مرحلة بدء المشروع القوية مهمة؟

يمكن لمرحلة بدء المشروع أن تنجح مشروعك أو تفسده. هذه المرحلة بالغة الأهمية، بدءاً من الحصول على الموافقة على المشروع إلى تجميع فريق عمل لتحقيق رؤيتك. دعنا نستعرض أهمية هذه المرحلة.

وضوح الهدف

تؤسس لفهم واضح لـ أهداف المشروع والأهداف والغرض. وهذا يضمن أن كل شيء يتماشى مع نطاق المشروع، مع وجود فرصة ضئيلة لزحف النطاق.

إشراك أصحاب المصلحة

يتضمن إشراك أصحاب المصلحة والحصول على موافقتهم. كلما كانت المشاركة مبكرة، كانت فرصك أفضل في الحصول على الدعم والتخفيف من التحديات المحتملة. وكلما حصلت على موافقة الراعي التنفيذي في وقت مبكر، زادت فرص المشروع في الإقلاع.

تحديد المخاطر

تتضمن هذه المرحلة عملية تحديد المخاطر وفهمها. وهي ضرورية لتخطيط المشروع وتقليل تأثير حالات عدم اليقين على المشروع.

مواءمة الموارد

تساعد على مواءمة الموارد، بما في ذلك الأصول البشرية والمالية والتكنولوجية. مناسبة تخصيص الموارد يقلل من فرص مواجهة الاختناقات في المراحل المستقبلية. الأمثل تخصيص الموارد سيضمن سير مشروعك بسلاسة وبأقل قدر من العوائق.

تحديد نطاق المشروع والقيود

تتضمن هذه المرحلة أيضًا تحديد نطاق المشروع بوضوح. وهذا، إلى جانب تحديد القيود والافتراضات، يضع الأساس لتخطيط وتوقعات واقعية.

تفويض ميثاق المشروع

ميثاق المشروع يعادل وجود المشروع. فهو يخول رسمياً وجود المشروع. مع هذه الوثيقة، تحصل على سلطة بدء أنشطة المشروع.

إقامة التواصل

التواصل الفعال هو مفتاح نجاح أي مشروع. تحدد هذه المرحلة قنوات الاتصال الأكثر فعالية بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين.

بينما يتم التحقق من ذلك طوال مدة المشروع (وبعد تنفيذ المشروع ) لمنع سوء التواصل، فهو يساعد على منع إهدار الوقت والموارد.

أساس التخطيط

تضع البداية المتينة أساسًا متينًا لمرحلة التخطيط للمشروع. من خلال مرحلة بداية جيدة التنفيذ، يمكنك التأكد من أن بقية التخطيط يستند إلى معلومات دقيقة وفهم شامل لمتطلبات المشروع.

ولذلك، تحدد مرحلة البدء اتجاه مشروعك ومتطلبات الموارد الخاصة به. وهي تضمن أن يكون جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على نفس الصفحة فيما يتعلق بالأهداف والنطاق والغايات وكيفية المضي قدمًا.

## 5 خطوات لمرحلة بدء المشروع الفعالة

الآن بعد أن عرفت لماذا ومتى تبدأ المشروع، دعنا ننتقل إلى الكيفية. كيف نضمن مرحلة بدء مشروع فعالة؟ الإجابة بسيطة - مع بعض البراعة وأداة إدارة المشروع المثالية وهذه الخطوات! ولا تنس أن تتبع مبادئ إدارة المشاريع .

1. إنشاء ميثاق المشروع

قم بتنظيم مشروعك، وحدد مقاييس النجاح، وحدد المشاكل المحتملة باستخدام قالب ميثاق مشروع ClickUp شديد التنظيم

ميثاق المشروع هو وثيقة مهمة في دورة حياة إدارة المشروع. فهو يضفي الطابع الرسمي على مشروعك ويمنح الجميع التوجيه. ويتمثل استخدامه الأساسي في:

• تفويض المشروع
• إظهار سبب ضرورة مشروعك
• تحميل الجميع المسؤولية عن أدوارهم ومسؤولياتهم
• العمل كخط أساس طوال دورة حياة المشروع

يختلف ميثاق المشروع اختلافًا كبيرًا عن حالة العمل. تُستخدم دراسة الجدوى للمشاريع الكبيرة التي تحتوي على عناصر أكثر، بينما يُستخدم ميثاق المشروع للمشاريع الأصغر التي تحتوي على عناصر أقل.

محتوى ميثاق المشروع

إليك ما يجب عليك تضمينه أثناء إنشاء ميثاق المشروع:

• اسم مشروعك: أضف اسم مشروعك واجعله محدداً قدر الإمكان. يجب أن يكون جذاباً ويعبر عن أهداف مشروعك بشكل فعال
• الغرض والهدف: قم بتضمين ما يهدف المشروع إلى تحقيقه وسبب اقتراحه
• الميزانية: أضف التكاليف المقدرة والموارد المطلوبة
• المخرجات: أضف المخرجات ومؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس
• المخاطر: أضف الأهداف المحددة واستراتيجيات التخفيف من المخاطر
• النطاق: اذكر نطاق مشروعك
• المدة: حدد الأطر الزمنية لبداية المشروع ونهايته
• أصحاب المصلحة: إلى من ستقدم تقاريرك؟ أضف تفاصيل أصحاب المصلحة الرئيسيين
• الأدوار والمسؤوليات: حدد دور ومسؤولية كل عضو من أعضاء الفريق في المشروع

باختصار، قم بتغطية لماذا وماذا ومن: لماذا يوجد هذا المشروع؟ ما هو نطاق المشروع؟ ومن سيعمل في المشروع؟ إن أفضل طريقة لإنشاء ميثاق شامل للمشروع هي استخدام قالب ميثاق المشروع .

طرق إنشاء ميثاق المشروع

قم بتجميع المهام أو تصفيتها أو إخفائها في مخططات جانت ClickUp 3.0 لتتبع سير العمل وربطه عبر جميع أعمالك

سيكون ميثاق مشروعك حاسمًا في إعلام أصحاب المصلحة وإقناعهم. لذلك، يجب أن يكون جذاباً. استخدم مرئيات مثل مخطط جانت أو عرض الجدول الزمني لجعله جذابًا بصريًا. بهذه الطريقة، سوف يستوعب أصحاب المصلحة المعلومات بسهولة.

شيء آخر يجب تذكره هو إشراك أعضاء فريقك المهمين في العملية. يعمل مكتب إدارة المشروع أو مكتب إدارة المشاريع كفريق ومجموعة. تعد عملية بدء المشروع خطوة مهمة في دورة حياة المشروع لإشراك العديد من أصحاب المصلحة الرئيسيين في وقت مبكر.

الأمر الجيد هو أن معظم برامج إدارة المشاريع تحتوي على ميزات توفر التعاون والمرئيات. لذلك ليس عليك القيام بكل شيء يدوياً.

يستخدم مديرو المشاريع نموذج ميثاق مشروع ClickUp الخاص ب ClickUp لإلقاء نظرة عامة على الأهداف والغايات بشكل شامل. يوفر قائمة مرجعية سهلة الاستخدام لتتبع التقدم المحرز وخيارات مرنة لمشاركة المستندات مع أصحاب المصلحة. كل ما عليك فعله هو التسجيل في ClickUp، وإضافة القالب، ودعوة الأعضاء إلى مساحة العمل الخاصة بك لبدء التعاون.

2. حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين

الخطوة التالية في بدء المشروع هي العثور على أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيوقعون على ميثاق مشروعك. يُعرّف معهد إدارة المشاريع أصحاب المصلحة بأنهم الأشخاص الذين يؤثرون على المشروع أو يتأثرون بالمشروع، مثل القادة التنفيذيين والجهات الراعية وما إلى ذلك.

فهم يوفرون الموارد والموافقة على المشروع. ورضاهم عامل رئيسي في نجاح المشروع.

هناك نوعان من أصحاب المصلحة:

• أصحاب المصلحة الداخليون: وهم عادةً أشخاص من داخل المنظمة يشاركون في المشروع. ويشمل ذلك فريق المشروع والمدير والراعي وفرق العمل الداخلية
• أصحاب المصلحة الخارجيين: هؤلاء الأشخاص الذين يتأثرون بنتيجة المشروع، على الرغم من أنهم قد لا يشاركون بشكل مباشر في المشروع. على سبيل المثال، العملاء الخارجيون والمقاولون من الباطن والموردون والمستخدمون النهائيون

هناك طريقة أخرى لتحديد أصحاب المصلحة وهي إجراء أصحاب المصلحة في المشروع تحليل. وفقًا لذلك، قسّم أصحاب المصلحة إلى أربع مجموعات:

• الأشخاص ذوي التأثير العالي والاهتمام العالي
• الأشخاص ذوي التأثير العالي والاهتمام المنخفض
• الأشخاص ذوي التأثير المنخفض والاهتمام العالي
• الأشخاص ذوي التأثير المنخفض والاهتمام المنخفض

الأشخاص في المجموعة الأولى هم أصحاب المصلحة الرئيسيين. مع وجود هؤلاء الأشخاص إلى جانبك، سيكون لمشروعك فرصة أفضل للنجاح، حيث يساعدون في تحديد المخاطر ويضعون خبراتهم على الطاولة. وتذكر إنشاء سجل لأصحاب المصلحة. سيساعدك ذلك على مواءمة وتيرة ووسائل التواصل معهم.

اجمع اتصالات الفريق معًا في مساحة واحدة مع ClickUp Chat وشارك التحديثات واربط الموارد وتعاون دون عناء

جزء آخر مهم من هذه الخطوة هو تحديد طرق التواصل مع أصحاب المصلحة. سيكون هذا مفيدًا أيضًا أثناء تواصل الفريق. اختر أدوات التواصل والتعاون المناسبة. يتضمن ذلك أدوات بسيطة مثل البريد الإلكتروني أو سكايب أو شيء أكثر سهولة مثل برنامج إدارة المشروع.

3. عرض مشروعك

الآن بعد أن وجدت أصحاب المصلحة الرئيسيين، فإن الخطوة التالية في بدء المشروع هي عرض مشروعك عليهم. يتضمن العرض تقديم مشروعك والدفاع عنه. عند القيام بذلك بنجاح، ستحصل على الدعم والموارد والمواءمة من الأشخاص الذين يمكنهم التأثير على مشروعك.

إليك بعض العناصر التي يجب مراعاتها عند عرض مشروعك:

• إنشاء سرد مقنع حول المشروع. قم بتوصيل غرضه وأهدافه ونتائجه بطريقة تتوافق مع أولويات واهتمامات أصحاب المصلحة
• حدد اهتمامات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم وأولوياتهم، وصمم عرضك التقديمي لمعالجة هذه النقاط
• اشرح بوضوح القيمة المقترحة للمشروع. تأكد من التأكيد على فوائده وتأثيره الإيجابي على المنظمة والمجتمع
• احرص على معالجة المخاطر والتحديات. اعترف بها بوضوح وشارك استراتيجيات التخفيف من حدتها
• اجعل العرض التقديمي جذاباً بصرياً. استخدم المخططات والرسوم البيانية والشرائح لتقديم نظرة عامة موجزة عن المشروع
• اجعله تفاعلياً وجذاباً. شجّع على طرح الأسئلة والمناقشات لتمكين أصحاب المصلحة من التعبير عن مخاوفهم وتقديم ملاحظاتهم
• التوقيت مهم جداً. لذلك، اختر الوقت المناسب لعرض مشروعك. ضع في اعتبارك المبادرات والأولويات الأخرى الجارية قبل اتخاذ خطوتك
• اسأل دائماً عن الملاحظات عالج مخاوف أصحاب المصلحة وشارك معلومات إضافية إذا لزم الأمر
• وأخيرًا، تبنَّ توحيد معايير المشروع. باستخدام المنهجيات الموحدة، تصبح عروضك أكثر وضوحًا واتساقًا وتوافقًا مع الأهداف التنظيمية بشكل أفضل

4. قم بإجراء دراسة جدوى

الخطوة التالية في بدء المشروع هي إجراء دراسة جدوى. تقيّم هذه الدراسة جدوى مشروعك بالموارد المتاحة. فهي تؤكد فرص السوق وتحصل على مزيد من المعلومات قبل اتخاذ القرار النهائي.

وهي تجيب بشكل أساسي على الأسئلة التالية:

• هل يمتلك فريق المشروع الموارد المطلوبة لإكمال هذا المشروع؟
• هل سيحقق المشروع عائد استثمار كافٍ لجعله يستحق المتابعة؟

يتم إجراء دراسة الجدوى بعد طرح المشروع. يمكنك القيام بها إلى جانب تحليل SWOT وتقييم مخاطر المشروع. فيما يلي خطوات إجراء الدراسة:

• إجراء تحليل أولي
• تقييم الجدوى المالية للمشروع
• إجراء تقييم للسوق
• مراجعة البيانات التي تم جمعها من قبل جميع أنواع دراسات الجدوى
• وأخيراً، اتخاذ قرار

A أداة إدارة المشروع مثل ClickUp تساعدك على تتبع جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بدراسة الجدوى. تحقق من التقدم المحرز في الوقت الفعلي، وتعاون بشكل فوري وسهل، وقم بتمكين عرض الفريق وتبسيط العملية بأكملها.

قبل إجراء دراسة الجدوى، فكر فيما إذا كان مشروعك بحاجة إليها. نظرًا لأنها تكلف قدرًا لا بأس به من الوقت والموارد، فمن الضروري تحديد ذلك. عادةً، لا تحتاج إلى القيام بذلك للمشاريع الصغيرة التي ليس لها تأثير كبير طويل الأجل على مؤسستك. لا يتعين عليك القيام بذلك مرة أخرى إذا كنت قد قمت بمشروع أو دراسة مماثلة خلال السنوات الثلاث الماضية.

5. ابحث عن موظفيك

بعد الحصول على موافقة أصحاب المصلحة من جهة وجدوى المشروع من جهة أخرى، تكون جاهزًا لبدء مشروعك. كل ما تبقى هو العثور على فريق أحلامك. يضم فريق المشروع أشخاصًا من مختلف الأقسام، اعتمادًا على متطلباتك.

وتشمل بعض الأعضاء المشتركين في الفريق ما يلي:

• راعي المشروع: الشخص المسؤول عن رؤية المشروع وإدارته. وعادة ما يكونون في مرتبة أعلى من مدير المشروع
• مدير المشروع: الشخص الذي يقود الفريق ويوجهه، ويتخذ القرارات، ويضع خطة المشروع، ويراقب تقدم المشروع، ويتفاعل مع أصحاب المصلحة
• قائد الفريق: في الفرق الكبيرة، يختلف قائد الفريق عن مدير المشروع. فهو مسؤول عن مسؤوليات إدارة الفريق
• أعضاء الفريق: الأشخاص الذين يتمتعون بمجموعة المهارات المطلوبة والمسؤولين عن إنجاز المهام المختلفة

كما يمكن أن يضم فريق المشروع أعضاء آخرين، حسب الاحتياجات. في نهاية المطاف، يجب أن يكون هدفك هو إنشاء فريق وظيفي يتمتع بالخبرة والمهارات المناسبة. يمكنك إما تعيين أشخاص جدد أو إعادة تعيين الموظفين الحاليين.

يوفر ClickUp 3.0 عرضًا مبسطًا لرؤية عبء عمل فريقك بأكمله أو عبء عمل فرد ما للحفاظ على سير العمل

مع وجود فريق عمل كبير، قد يكون من الصعب مراقبة تقدم أعضاء فريقك. ومع ذلك، يمكنك مراقبة التقدم الذي يحرزه كل موظف باستخدام حالة عرض الفريق المتاحة على أداة إدارة المشروع.

الخلاصة

كخطوة أولى في تطوير المشروع ، فإن مرحلة البدء تحمل قوة كبيرة على بقية المشروع.

تؤثر القرارات التي تتخذ خلال هذه المرحلة على دورة حياة المشروع بأكملها، وتشكل مساره وتحدد نجاحه النهائي. كل خطوة يتم تناولها في هذه المقالة ستقربك من أفضل مرحلة لبدء المشروع.

إن اتباع هذه الخطوات سيجعل مرحلة بدء المشروع أكثر ذكاءً وقوة. وتذكر، لا تدع هذه الطاقة تتلاشى خلال المشروع. تأكد من كل جانب، بما في ذلك الجداول الزمنية للمشروع, بناء القدرات وإدارة الجودة، وغير ذلك، يبدأ وينتهي بنفس الطاقة (أو أفضل!).