Không cần tư vấn viên. Không cần “văn phòng chuyển đổi”. Chỉ cần một chỉ thị hàng tuần, một hệ thống tự phát triển và sự theo đuổi không ngừng nghỉ tỷ lệ sản lượng trên số lượng nhân sự.
Mọi công ty đều nói rằng họ đang “thực hiện việc cần làm với AI”. Hầu hết trong số họ chỉ đơn giản là có ai đó trong nhóm đang mở tab ChatGPT. Đó là “du lịch AI”, chứ không phải chuyển đổi.
Tám tháng trước, bộ phận tiếp thị của tôi tại ClickUp cũng thuộc loại đó. Tất nhiên, mọi người vẫn sử dụng AI ở đây và ở đó. Tóm tắt, bản nháp đầu tiên, ghi chú cuộc họp. Nhưng việc này diễn ra không đều đặn, thiếu nhất quán và thiếu cấu trúc. Tôi không thể biết mọi người đang xây dựng những gì. Tôi không có cách nào để biết liệu chúng tôi có thực sự tiến bộ hay chỉ đang làm cho có để đáp ứng yêu cầu về AI.
Hiện nay, chúng tôi có 230 quy trình làm việc AI được lập danh mục trên 13 nhóm. 169 trong số đó đang được triển khai trong môi trường sản xuất. Chúng tôi đã tăng cường việc sử dụng AI gấp 20 lần trong sáu tuần đầu tiên của quá trình chuyển đổi. Đội ngũ SEO của chúng tôi đã giảm số lượng người sản xuất nội dung từ 75 xuống còn 8. Một thành viên trong nhóm phụ trách nhu cầu đã tăng số lượng hội thảo trực tuyến từ một lên sáu buổi mỗi tháng. Và ngay bây giờ, tôi có thể mở một chế độ xem ClickUp và cho bạn biết chính xác vị trí của từng nhóm và từng cá nhân trên đường cong trưởng thành của AI, những gì họ nên xây dựng tiếp theo và lý do tại sao.
Dưới đây là cẩm nang thực tế. Tất cả năm giai đoạn, những sai lầm tôi đã mắc phải, các số thu được từ đó, cùng các công cụ và quy trình cụ thể đang vận hành hệ thống ngày nay. Nếu bạn là người đứng đầu một nhóm doanh thu hoặc tiếp thị và thực sự nghiêm túc về vấn đề này, xin hãy tham khảo và áp dụng.
Chỉ số duy nhất đã thúc đẩy mọi thứ
Trước khi đi vào các giai đoạn, bạn cần hiểu chỉ số đằng sau mọi quyết định mà chúng tôi đưa ra — tỷ lệ sản lượng trên số lượng nhân sự. Mọi quy trình làm việc, mọi nhân viên, mọi cuộc tái tổ chức mà chúng tôi thực hiện đều được lọc qua một câu hỏi đơn giản: Việc cần làm là gì? Chúng tôi có thể làm được nhiều hơn với nhóm hiện có hay làm được điều tương tự với ít nguồn lực hơn không? Chúng tôi cần phải đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng hoặc cắt giảm chi tiêu (hoặc cả hai)!
Chúng tôi không theo đuổi sự mới lạ. Chúng tôi theo đuổi hiệu quả. Và cách tiếp cận này rất quan trọng, bởi vì nó giúp nhóm tập trung vào những việc thực sự thúc đẩy hoạt động kinh doanh thay vì xây dựng những bản demo ấn tượng nhưng không mang lại kết quả gì.
Những gì bạn sẽ học được trong cuốn cẩm nang này
Dưới đây là chi tiết:
- Chỉ số duy nhất định hướng mọi quyết định
- Năm giai đoạn đã định hình quá trình chuyển đổi
- Những sai lầm tôi sẽ khắc phục nếu được làm lại từ đầu
- Các quy trình làm việc và các tác nhân đang tạo ra kết quả thực tế ngày nay
- Hệ thống mà chúng tôi sử dụng để đang theo dõi mức độ trưởng thành, lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo và hướng dẫn nhóm phát triển.
Giai đoạn 1: Yêu cầu vào thứ Sáu
Bước đầu tiên chúng tôi thực hiện vào mùa hè năm 2025 hoàn toàn không hề hoành tráng. Không có công cụ mới, không có thông cáo báo chí lớn. Chỉ là một đơn đặt hàng bắt buộc: mỗi thành viên trong nhóm, mỗi tuần, trong một kênh ClickUp Chat chuyên dụng, phải nộp ít nhất một trường hợp sử dụng AI mới.
Có thể là bất cứ điều gì. Một việc giúp tiết kiệm 30 giây. Một việc giúp tiết kiệm 30 phút.
Thanh yêu cầu được đặt ở mức thấp một cách có chủ đích vì mục tiêu không phải là tạo ra những công việc đột phá ngay từ ngày đầu tiên. Mục tiêu là giúp mọi người hình thành thói quen thực sự sử dụng AI.
Đây chính là nơi việc sử dụng ClickUp mang lại cho chúng tôi lợi thế về mặt cấu trúc. AI đã có sẵn trong các công cụ mà mọi người sử dụng hàng ngày. Không cần chuyển đổi bối cảnh. Không cần đăng nhập vào nền tảng khác. Bạn có thể thử nghiệm và chia sẻ kết quả ngay trong cùng kênh Chat nơi nhiệm vụ được giao. Mức độ cản trở gần như thấp nhất có thể.
Tuy nhiên, chỉ có chỉ thị thôi thì chưa đủ. Đây là phần mà hầu hết các nhà lãnh đạo thường bỏ qua.
Mỗi tối thứ Sáu và sáng thứ Bảy (tôi ở Bờ Đông, phần lớn nhóm của tôi ở Bờ Tây), tôi đọc từng bài nộp/gửi. Từng bài một. Tôi bình luận trên mỗi bài với những suy nghĩ, gợi ý và lời động viên. Tôi nói lời cảm ơn. Tôi đặt câu hỏi tiếp theo. Tôi cho thấy rằng đây không phải là hành động mang tính hình thức.
Nếu nhóm của bạn cảm thấy dù chỉ trong một giây rằng bạn chỉ đang làm cho có lệ với tư cách là người lãnh đạo, thì toàn bộ nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa. Họ cần thấy rằng bạn đang chú ý và thực sự quan tâm đến những gì họ đang khám phá.
Họ đã phải dành rất nhiều thời gian cho việc này, và tôi cần họ hiểu rằng đây không phải là công việc vô nghĩa. Đây là điều mà ban lãnh đạo thực sự quan tâm và muốn hiểu rõ.
Họ đã phải dành rất nhiều thời gian cho việc này, và tôi cần họ hiểu rằng đây không phải là công việc vô nghĩa. Đây là điều mà ban lãnh đạo thực sự quan tâm và muốn hiểu rõ.
Chúng tôi đã triển khai điều này trong khoảng sáu tuần. Rồi đột nhiên mọi thứ trở nên rõ ràng. Chúng tôi không còn cần sự chỉ đạo từ trên nữa. Mọi người đã bị cuốn hút. Áp lực giảm bớt vì việc sử dụng AI không cần phải thay đổi cả thế giới. Nó chỉ cần giúp bạn tốt hơn 1% mỗi ngày.
Và hiệu ứng lan tỏa là rất lớn. Mọi người thấy những gì đồng nghiệp của họ đang làm và bắt đầu làm theo. Các lời nhắc được tái sử dụng. Các tác nhân được chia sẻ. Thí nghiệm của một người đã trở thành quy trình làm việc hàng ngày của mười người. Đó chính là nơi sức mạnh thực sự nằm ở đó.
Sau sáu tuần, tôi nhận thấy một dấu hiệu đáng khích lệ: sự gia tăng gấp 20 lần trong việc sử dụng AI trên nhóm.
Những điều cần học hỏi từ Giai đoạn 1
Tạo một kênh công khai. Làm cho các bài nộp/gửi trở nên hiển thị. Đặt tiêu chuẩn thấp để giảm bớt áp lực. Vận hành trong một kỳ cố định, từ 4 đến 6 tuần, đủ dài để hình thành thói quen nhưng đủ ngắn để không tạo cảm giác vĩnh viễn. Và điều quan trọng nhất: các nhà lãnh đạo phải tham gia một cách rõ ràng. Bình luận về mọi bài nộp/gửi. Nếu bạn không thể cam kết điều đó, đừng bận tâm đến việc áp dụng quy định này.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn thói quen này trở nên bền vững, hãy sử dụng một công cụ cho phép các nhà lãnh đạo phản hồi trong bối cảnh cụ thể. Với ClickUp Chat và bình luận công việc, phản hồi sẽ luôn hiển thị, có thể tái sử dụng và dễ dàng phát triển thêm, thay vì biến mất trong lịch sử Slack.
Giai đoạn 2: Các Siêu Đại lý đã biến mọi người thành những người xây dựng
Đến mùa thu, nhóm đã suy nghĩ theo hướng AI. Họ đã nắm vững những kiến thức cơ bản: tóm tắt, soạn thảo, nghiên cứu, định dạng và phân tích nhẹ. Nhưng 80% những gì họ đã xây dựng vẫn là tự động hóa công việc. Những công việc kiểu A-đến-B. Rất hữu ích và chắc chắn đã tạo ra sự thay đổi đáng kể về tỷ lệ sản lượng trên số lượng nhân sự. Nhưng chưa hoàn toàn mang tính cách mạng.
Sau đó, ClickUp đã triển khai Super Agents nội bộ. Và toàn bộ tình hình đã thay đổi.
Thay vì ghép các lời nhắc lại với nhau theo cách thủ công và kết nối các tự động hóa đơn giản thành một thứ phức tạp hơn, người dùng không có kiến thức kỹ thuật có thể mô tả quy trình làm việc nhiều bước bằng ngôn ngữ đơn giản bằng cách sử dụng công cụ tạo tác nhân, và ClickUp có thể xây dựng Siêu tác nhân cho quy trình đó. Rào cản để tạo ra tự động hóa thực sự đã giảm xuống gần như bằng không. Đối với một nhóm đã sẵn sàng suy nghĩ theo cách này, điều đó giống như đổ xăng vào lửa.
Chúng tôi đã thách thức nhóm suy nghĩ lớn hơn. Không chỉ từ A đến B, mà là từ A đến Z. Chúng tôi yêu cầu mọi người xác định các quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước trong công việc của họ đang tốn thời gian và cần được tự động hóa. Và vì chúng tôi biết rằng Super Agents sẽ được ra mắt công khai vào cuối tháng 12, nên mọi người đều có động lực sẵn có: công việc của họ sẽ được giới thiệu. Họ sẽ có cơ hội thể hiện những thành quả về hiệu quả công việc của mình với thế giới.
Đến đầu tháng 1, chúng tôi đã có một thư viện gồm hơn 150 video về quá trình xây dựng và sử dụng Super Agents của nhóm. Mọi người tự hào về công việc của mình. Họ xác định vị trí của mình là các chuyên gia trong lĩnh vực. Và toàn bộ quá trình này đã tạo ra một vòng lặp tích cực, trong đó những cải thiện về hiệu quả nội bộ trở thành nội dung tiếp thị bên ngoài.
Một số công việc bạn đã làm ngay cả tuần trước giờ đây đã không còn phù hợp và cần được loại bỏ để nhường chỗ cho một phương pháp mới và tốt hơn. Bạn không nên quá lo lắng về điều đó.
Một số công việc bạn đã làm ngay cả tuần trước giờ đây đã không còn phù hợp và cần được loại bỏ để nhường chỗ cho một phương pháp mới và tốt hơn. Bạn không nên quá lo lắng về điều đó.
Đây là điều mà hầu hết các nhóm thường làm sai. Họ xây dựng một thứ gì đó hoạt động được, rồi sau đó bảo vệ nó. Nhưng tốc độ phát triển của lĩnh vực này đòi hỏi bạn phải sẵn sàng loại bỏ các giải pháp cũ liên tục. Chúng tôi đã ngừng sử dụng một số quy trình tự động hóa mùa hè chỉ sau vài tháng vì các phiên bản Super Agent tốt hơn hẳn. Đó không phải là lãng phí, mà là một phần tự nhiên của quy trình.
📮 ClickUp Insight: 24% người dùng cho biết họ muốn sử dụng các trợ lý AI chủ yếu để tự động hóa các công việc nhàm chán.
Mong đợi ở đây là giảm bớt công việc có giá trị thấp, và điều đó là hợp lý. Nếu một hệ thống AI cần thiết lập liên tục, giám sát hoặc nhắc nhở, nó sẽ không còn cảm giác hữu ích mà bắt đầu trở thành gánh nặng công việc.
Trong ClickUp, các Super Agents hoạt động liên tục ở chế độ nền, cập nhật công việc, soạn thảo tài liệu và thúc đẩy công việc tiến triển bằng chính các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng. Bạn có thể nhắn tin riêng (DM) cho họ để được hỗ trợ một lần, và thậm chí @đề cập đến họ trong một tài liệu để biến ý tưởng thành một kế hoạch rõ ràng!
Giai đoạn 3: Thư viện (Đáng lẽ tôi nên hoàn thành việc này sớm hơn)
Được rồi, giờ là lúc thành thật.
Nếu có thể làm lại một điều, tôi sẽ chọn điều này. Tôi đã nên bắt đầu tổ chức công việc ngay từ ngày đầu tiên.
Thực tế lại diễn ra như sau. Sau chín tháng, quy trình làm việc AI đã xuất hiện khắp nơi. Mỗi nhóm đều có quy trình riêng. Mỗi cá nhân đều có các công cụ ưa thích của mình. Nhưng không ai, kể cả tôi, có chế độ xem tổng quan về những gì thực sự tồn tại trong toàn bộ tổ chức. Nó rất mạnh mẽ nhưng lại vô hình.
Vì vậy, tôi đã xây dựng một hệ thống quản lý có cấu trúc. Đây là thời điểm mà quá trình chuyển đổi không còn chỉ là một tập hợp các thành công mà bắt đầu trở thành một hệ thống vận hành. Bên trong ClickUp, mỗi tác nhân AI và quy trình làm việc đang hoạt động đều được gán một công việc với các Trường Tùy chỉnh để ghi lại mọi thông tin quan trọng:
Việc cần làm là gì? Cụ thể. Không phải “hỗ trợ tiếp thị”. Chính xác thì công việc hoặc quy trình nào mà công cụ này xử lý?
Tác động là gì? Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất. Những số thực tế, không phải cảm tính.
Ai là người chịu trách nhiệm? Ai đã xây dựng nó, ai duy trì nó, và việc cần làm khi hệ thống gặp sự cố là gì?
Tần suất chạy là bao lâu? Hàng ngày? Hàng tuần? Theo yêu cầu? Liên tục?
Hệ thống này được triển khai ở đâu? ClickUp Super Agent, Cursor, Retool, Replit, Hex, Claude Code, AirOps. Chúng tôi sử dụng rất nhiều công cụ. Cột "Hệ thống" đang theo dõi tất cả các công cụ này.
Nhóm nào? Và quan trọng hơn, ở mức độ trưởng thành nào?
📌 Ưu điểm của ClickUp: Khi bạn có hàng trăm quy trình làm việc trên các nhóm, việc tìm ra quy trình phù hợp trở thành một vấn đề riêng. ClickUp Enterprise Search cho phép bạn tìm kiếm trên các công việc, tài liệu, bình luận và các công cụ kết nối mà không cần dựa vào kiến thức nội bộ hay người đã tạo ra quy trình đó trước đó.
Hiện tại, danh sách này có 230 quy trình làm việc. 169 quy trình đang hoạt động. 40 quy trình nằm trong lộ trình. 17 quy trình đang được xây dựng và đánh giá tích cực. Trên 13 nhóm chức năng. Và vì nó nằm trong ClickUp, với các Trường Tùy chỉnh, chế độ xem và bộ lọc thực sự, tôi có thể phân tích theo bất kỳ cách nào tôi muốn. Theo nhóm, theo mức độ hoàn thiện, theo tác động, theo hệ thống, theo trạng thái. Đây là bảng điều khiển cho toàn bộ hoạt động AI của chúng tôi.
230 quy trình làm việc AI trên 13 nhóm: Kết quả thực tế
Đây là nơi tôi chia sẻ các bằng chứng cụ thể. Đây là những quy trình làm việc thực tế đang được triển khai trong môi trường sản xuất hiện nay, với các số liệu tác động thực tế được trích xuất trực tiếp từ thư viện.
| Nhóm | Quy trình làm việc nổi bật | Tác động |
|---|---|---|
| SEO / Nội dung | 150 bài đăng blog mỗi tháng (AirOps + QA Super Agent) | Số lượng nhân viên sản xuất: 75 → 8. Tiết kiệm 675 giờ/tháng. |
| Video / Nội dung | 100 video YouTube mỗi tháng (Nhóm Briefing + Publishing Kit) | Tiết kiệm 4 ngày công việc + $800/tháng. |
| Nhu cầu | Chuỗi nội dung chiến dịch 6-Agent | Thời gian tạo/lập chiến dịch: 4–8 giờ → 1–2 giờ. |
| Sự kiện tại hiện trường | Bộ công cụ quản lý toàn bộ vòng đời sự kiện (hơn 25 đại lý) | 6-8 giờ cho mỗi sự kiện chỉ riêng cho việc nghiên cứu. |
| Cộng đồng | Hơn 15 nhân viên kiểm duyệt và phân tích | 2+ giờ/tuần dành cho bản tóm tắt. 20-30 phút cho mỗi trường hợp cần xử lý khẩn cấp. |
| PMM | Cursor Agent Swarm + CompeteBot + Resonance Testing | Nghiên cứu thị trường: 1-2 tuần → 45 phút. |
| XDR / SDRs | SS1 Người bảo vệ đường ống cơ hội | Dự án trị giá $700.000 có nguy cơ bị ảnh hưởng đã được phát hiện ngay trong tháng đầu tiên. |
| Hỗ trợ khách hàng | Nhân viên Trung tâm Hỗ trợ + Nhân viên Viết kịch bản CUU | 20 giờ/tuần (Trung tâm Hỗ trợ). 4 giờ cho mỗi kịch bản. |
| Phát triển & Hoạt động | So sánh bộ công cụ Tạo trang + Bộ công cụ Chiến lược quảng cáo | Tiết kiệm được khoảng 9.000 giờ. Bộ công cụ quảng cáo tương đương với 1 nhân viên toàn thời gian. |
| Vòng đời | Tổng kết về tự động hóa chiến dịch | Thời gian triển khai: 3 tháng → chỉ còn vài ngày cho 60.000 người dùng. |
| DG Analytics | Bộ công cụ phân tích Agentic (hơn 7 Super Agents thông qua Hex MCP) | Theo dõi quy trình làm việc hàng ngày. Tự động hóa hoàn toàn. |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Bug Goblin + Stale Defect Agent | 1.551 lỗi cũ đã được tự động đóng. |
| Dịch vụ chuyên nghiệp | Tổng quan về rủi ro gia hạn + Ưu tiên thị trường tiềm năng (TAM) | Đánh giá sách hàng quý hoàn thành trong vài phút. |
Điều gì đã thúc đẩy hệ thống này tại ClickUp
ClickUp Chat để thu thập và chia sẻ các trường hợp sử dụng công khai ClickUp Nhiệm vụ + Trường Tùy chỉnh để lập danh mục các quy trình làm việc, quyền sở hữu, tác động, hệ thống và mức độ trưởng thành ClickUp Bảng điều khiển và Chế độ xem để theo dõi thư viện trên các nhóm ClickUp Automations và Super Agents để tự động hóa các quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước ClickUp Brain và Brain MAX để phân tích thư viện, phát hiện lỗ hổng và định hình lộ trình
Giai đoạn 4: Chúng tôi đã sử dụng AI để đánh giá chính hệ thống AI của mình
Đây là lúc mọi thứ trở nên mang tính tổng thể. Và thành thật mà nói, đây chính là lúc toàn bộ hệ thống bắt đầu cảm giác như một hệ thống thực sự thay vì chỉ là một tập hợp các dự án.
Sau khi tất cả 230 quy trình làm việc được lập danh mục trong ClickUp với dữ liệu có cấu trúc, tôi đã chỉ ClickUp Brain vào toàn bộ danh sách công việc và yêu cầu nó đánh giá tổ chức. Những nhóm nào đã tiến xa nhất? Những nhóm nào vẫn chủ yếu ở cấp độ “Hỗ trợ bởi AI”? Những khoảng trống liên chức năng nằm ở đâu? Chúng ta nên xây dựng gì tiếp theo?
Nhận định quan trọng nhất không gây ngạc nhiên nhưng rất đáng chú ý: hầu hết các nhóm đều hoạt động theo kiểu "hộp kín". Mọi người tự động hóa các công việc cá nhân của mình. Sau đó, họ kết nối các quy trình tự động hóa đó lại với nhau để thực hiện các công việc cấp nhóm. Tuy nhiên, các quy trình này dừng lại ở ranh giới của nhóm. Nhóm vận hành là trường hợp ngoại lệ, vì bản chất công việc của họ là làm việc xuyên chức năng, nên các công việc của họ tự nhiên trải rộng qua nhiều nhóm.
Còn những nơi khác thì sao? Vẫn còn bị phân mảnh.
Chỉ riêng thông tin đó đã xứng đáng với toàn bộ quá trình này vì nó cho tôi thấy chính xác nơi mà làn sóng giá trị tiếp theo nằm ở đâu: ở những khoảng trống giữa các nhóm. Sự kết nối đa chức năng. Các quy trình làm việc kết nối nhu cầu với các sự kiện thực địa, với cộng đồng và với nội dung. Những thứ đó không tự nhiên hình thành. Chúng cần được thiết kế.
Lần đầu tiên, tôi thực sự có cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại của tổ chức mình từ góc độ mức độ trưởng thành của AI. Tôi cũng hiểu rõ những bước tiếp theo và lý do đằng sau chúng. Tôi có thể ưu tiên các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, bố trí nhân sự và xây dựng lộ trình. Giờ đây, đây đã là một chương trình thực sự.
Lần đầu tiên, tôi thực sự có cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại của tổ chức mình từ góc độ mức độ trưởng thành của AI. Tôi cũng hiểu rõ những bước tiếp theo và lý do đằng sau chúng. Tôi có thể ưu tiên các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, bố trí nhân sự và xây dựng lộ trình. Giờ đây, đây đã là một chương trình thực sự.
⚠️ Mức độ trưởng thành của AI là yếu tố phân biệt giữa việc tận dụng hiệu quả và những ồn ào vô nghĩa
Một vài quy trình làm việc tốt có thể trông giống như tiến độ. Một hệ thống thực sự thì khác.
Bảng đánh giá mức độ trưởng thành về AI của ClickUp giúp bạn hiểu rõ vị trí hiện tại của nhóm mình và những điều cần thay đổi trước khi AI bắt đầu phát huy tác dụng trên toàn tổ chức.
👉 Thực hiện bài đánh giá và xem vòng quay của bạn đang ở đâu.
Giai đoạn 5: Lộ trình, Kế hoạch huấn luyện và DNA mới
Đánh giá mức độ trưởng thành đã mang lại cho chúng tôi hai điều thay đổi cách chúng tôi quản lý nhóm trong tương lai.
Đầu tiên: một lộ trình AI thực sự. Dựa trên những lỗ hổng mà Brain đã xác định, hiện tại chúng tôi có 40 quy trình làm việc đang chờ xử lý với trạng thái “Lộ trình” trong cùng một danh sách công việc ClickUp. Tôi có thể thấy những gì đang được xây dựng, ai là người chịu trách nhiệm và lý do đằng sau đó. Việc kết nối giữa các bộ phận được ưu tiên hàng đầu. Khoảng cách giữa Bộ phận Yêu cầu và Cộng đồng được giao cho một nhân viên chuyên trách.
Sự thiếu kết nối giữa PMM và các sự kiện thực địa đã được giải quyết. Lần đầu tiên, quá trình chuyển đổi AI của chúng tôi có sự hỗ trợ thực sự từ quản lý dự án. Xác định ưu tiên. Phân bổ nguồn lực. Trách nhiệm giải trình. Bạn biết đấy, những yếu tố biến ý tưởng hay thành kết quả thực tế.
Thứ hai: các kế hoạch huấn luyện cá nhân hóa. Mỗi thành viên trong nhóm, bao gồm cả tôi, đều có một kế hoạch để lấp đầy những lỗ hổng về kỹ năng AI của mình. Họ mạnh ở điểm nào? Họ cần phát triển ở điểm nào? Họ nên xử lý những quy trình công việc cụ thể nào tiếp theo? Và những người đã tiến bộ hơn sẽ trở thành người hướng dẫn cho những người vẫn đang trong giai đoạn bắt đầu. Đó là việc trao quyền cho con người nhờ vào đánh giá AI.
Chúng tôi cũng thay đổi tiêu chí tuyển dụng. Trong suốt hành trình này, chúng tôi đã chủ động đưa vào nhóm những người là những nhà phát triển ưu tiên AI. Không chỉ là những người đam mê. Đó là những người hiểu rõ các hệ thống đại lý phức tạp, suy nghĩ theo hướng quy trình làm việc thay vì các công việc riêng lẻ, và có khả năng xây dựng một thứ gì đó rồi hướng dẫn ba người khác cách mở rộng nó. Họ chính là DNA mới của tổ chức, và họ đã trở thành nhân tố nhân lực cho tất cả những người xung quanh.
Đây chính là cách chúng tôi sẽ tiếp tục tận dụng lợi thế và tối ưu hóa tỷ lệ sản lượng trên số lượng nhân sự.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Khi AI bắt đầu lan rộng khắp các nhóm, vấn đề thực sự không phải là quyền truy cập. Đó là sự phân mảnh. ClickUp Brain MAX giúp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho người dùng một lớp AI trên máy tính để bàn duy nhất cho toàn bộ công việc của họ, với tính năng kết nối tìm kiếm, nhiều mô hình và tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản được tích hợp sẵn. Ít phải chuyển đổi giữa các công cụ hơn. Ít phải tự hỏi “nó nằm ở đâu nhỉ?” hơn.
Cẩm nang tóm tắt
Nếu bạn đang đọc bài viết này và nghĩ rằng “việc cần làm là làm điều này”, đây là phiên bản bạn có thể in ra và dán lên màn hình máy tính của mình.
Bắt đầu từ mục tiêu, không phải nền tảng. Công nghệ không quan trọng nếu nhóm của bạn không có thói quen ưu tiên sử dụng AI. Kênh công khai. Gửi bài hàng tuần. Tiêu chuẩn thấp. 6 tuần. Tương tác cá nhân với từng người.
Làm rõ bản chất, rồi để nó lan tỏa. Sự thay đổi lớn nhất không phải là bất kỳ quy trình làm việc cụ thể nào. Đó là khoảnh khắc mọi người nhận ra rằng AI không cần phải mang tính cách mạng mới có giá trị. Hãy chia sẻ mọi thứ công khai để các ý tưởng được tái sử dụng.
Khi có công cụ tốt hơn, hãy nâng cao tiêu chuẩn. Super Agents đã giúp những người không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể tiếp cận với tự động hóa phức tạp. Hãy chú ý đến những điểm ngoặt này trong hệ thống của bạn và tận dụng chúng để thúc đẩy nhóm tiến xa hơn.
Hãy loại bỏ những ý tưởng yêu thích của bạn một cách thường xuyên. Một số quy trình tự động hóa mùa hè của chúng tôi đã bị ngừng sử dụng chỉ sau vài tháng. Tốt. Điều đó có nghĩa là chúng tôi đang cải thiện nhanh hơn so với việc chúng tôi trở nên gắn bó với chúng.
Lập danh mục mọi thứ. Sớm hơn bạn nghĩ là cần thiết. Nếu có thể làm lại một điều, tôi sẽ bắt đầu việc lập danh mục có cấu trúc ngay từ ngày đầu tiên. Thư viện không chỉ là tài liệu. Đó là nền tảng cho việc đánh giá, lập lộ trình và huấn luyện dựa trên AI. Nếu thiếu nó, bạn sẽ hành động mù quáng.
Hãy để AI tự đánh giá chính mình. Khi các quy trình làm việc của bạn đã được tổ chức trong một hệ thống có cấu trúc, hãy để AI phân tích chúng và cung cấp đánh giá mức độ trưởng thành. Nó sẽ phát hiện ra các lỗ hổng liên chức năng và các mô hình hoạt động cô lập nhanh hơn bất kỳ phân tích nào của con người.
Tuyển dụng những người xây dựng. Bạn cần một số ít người thực sự là những nhà vận hành ưu tiên AI. Họ không chỉ xây dựng cho riêng mình. Họ dạy dỗ, họ hướng dẫn, họ nâng cao trình độ cho tất cả mọi người xung quanh.
Quản lý nó như một sản phẩm. Lộ trình. Danh sách công việc. Ưu tiên trong sprint. Tính hiển thị. Sự quan tâm của lãnh đạo. Nếu quá trình chuyển đổi AI của bạn chỉ là một dự án phụ, nó sẽ mãi mãi chỉ là một dự án phụ.
🎥 Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan hơn về quá trình chuyển đổi AI khi được kết nối với công việc thực tế, video này là tài liệu bổ sung hữu ích cho cẩm nang trên.
Điều gì thực sự đã giúp công việc này thành công
Nếu tách bạch toàn bộ quá trình chuyển đổi để tìm ra yếu tố thực sự giúp nó thành công, thì kết quả sẽ quay trở lại với một vài mô hình đơn giản:
- Ban lãnh đạo luôn hiển thị sự tham gia tích cực
- Việc thử nghiệm diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu
- Nhóm đã thực hiện công việc trên một hệ thống chung
- Các công cụ tốt hơn đã nâng cao giới hạn
- Các quy trình làm việc được quản lý như một sản phẩm
Hướng đi tiếp theo
Cách đây chín tháng, AI chỉ là thứ mà nhóm của chúng tôi sử dụng khi họ nhớ ra. Ngày nay, chúng tôi có 230 quy trình làm việc được lập danh mục, một khung phát triển ba cấp độ, một lộ trình ưu tiên, các kế hoạch huấn luyện cá nhân hóa cho từng thành viên trong nhóm và một hệ thống phát triển theo cấp số nhân mỗi tuần.
Chúng tôi đã chuyển từ các thử nghiệm rời rạc sang một thiết kế có cấu trúc. Từ các nhân viên làm việc độc lập sang các hệ thống liên chức năng. Từ báo cáo thủ công sang phân tích quy trình tự động hóa. Và chúng tôi đã làm được điều đó bằng các công cụ sẵn có, đội ngũ nhân sự hiện tại, cùng cam kết coi sự trưởng thành của AI như một chương trình thực tế, chứ không chỉ là mục tiêu mong muốn.
Tỷ lệ sản lượng trên số lượng nhân sự là thước đo mới về khả năng cạnh tranh của một nhóm. Những nhóm xây dựng được hệ thống thực sự đằng sau con số này, thay vì chỉ dừng lại ở sự hào hứng, mới là những nhóm sẽ chiến thắng.
Chúng tôi đang ở giai đoạn đầu. Và tôi cảm thấy lạc quan về hướng đi của chúng tôi.
Nếu nhóm của bạn cần làm việc tương tự, ClickUp cung cấp cho bạn hệ thống để xây dựng, theo dõi và mở rộng quy mô.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm tiếp thị của ClickUp đã mất bao lâu để xây dựng hệ thống vận hành AI của mình?
Bộ phận tiếp thị của ClickUp đã xây dựng hệ thống vận hành AI có cấu trúc của mình trong khoảng chín tháng, bắt đầu từ một yêu cầu đơn giản về trường hợp sử dụng hàng tuần và phát triển thành một thư viện đang theo dõi gồm 230 quy trình làm việc trên 13 nhóm.
Chỉ số quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi AI là gì?
Đối với nhóm này, tỷ lệ sản lượng trên số lượng nhân sự là chỉ số chính. Mỗi quy trình làm việc và nhân viên đều được đánh giá dựa trên việc liệu họ có tăng sản lượng với cùng một nhóm hay duy trì sản lượng với ít nguồn lực hơn.
Tại sao ClickUp lại tổng hợp mọi quy trình làm việc AI vào một hệ thống duy nhất?
Một danh mục có cấu trúc đã cho phép theo dõi tác động, quyền sở hữu, mức độ trưởng thành và các khoảng trống trên toàn bộ tổ chức. Nếu thiếu sự hiển thị đó, việc áp dụng AI vẫn mạnh mẽ nhưng lại không được nhìn thấy rõ.
Điều gì đã giúp việc áp dụng AI thực sự được duy trì trong nhóm?
Các yếu tố quan trọng nhất bao gồm sự tham gia hiển thị của lãnh đạo, thói quen hàng tuần không gây cản trở, việc chia sẻ công khai các trường hợp sử dụng, và các công cụ cho phép người dùng không chuyên về kỹ thuật xây dựng các quy trình làm việc hữu ích ngay trong hệ thống mà họ đã sử dụng.
ClickUp đã sử dụng AI như thế nào để cải thiện quá trình chuyển đổi AI của chính mình?
Sau khi các quy trình làm việc được lập danh mục trong ClickUp, nhóm đã sử dụng ClickUp Brain để đánh giá mức độ sẵn sàng áp dụng AI trong các nhóm, xác định những lỗ hổng, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cơ hội trong lộ trình và xây dựng các kế hoạch huấn luyện cho từng cá nhân.