Có một sự hiểu lầm cơ bản về ý nghĩa thực sự của Chuyển đổi Trí tuệ Nhân tạo. Sự nhầm lẫn này đang khiến các công ty mất đi lợi thế cạnh tranh mà họ cho rằng mình đang xây dựng.
Hầu hết các nhà lãnh đạo cho rằng AI chủ yếu hữu ích cho các công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán. Họ xem nó như một công cụ để loại bỏ những công việc tẻ nhạt, lặp đi lặp lại, để con người có thể tập trung vào "công việc thực sự". Mặc dù có sự thật trong giá trị bề mặt đó, nhưng đó là một bức tranh chưa hoàn chỉnh, bỏ qua hoàn toàn tiềm năng biến đổi của AI.
McKinsey ước tính tăng năng suất lên đến 45% trong các hàm cốt lõi nơi AI được tích hợp sâu rộng.
Một công ty thực sự dựa trên AI không chỉ tự động hóa các công việc đơn giản. Nó ghi lại chuyên môn của những nhà chiến lược con người giỏi nhất và mã hóa chuyên môn đó bằng AI.
Hãy để tôi giải thích điều đó có nghĩa là gì, và tại sao nó thay đổi mọi thứ.
Khoảng cách chuyên môn trong lĩnh vực AI trong quá trình chuyển đổi AI
Dưới đây là một tình huống mà tôi thường xuyên chứng kiến: Một công ty quyết định áp dụng chuyển đổi AI. Họ thành lập một nhóm AI tập trung hoặc phân bổ nguồn lực kỹ thuật để xây dựng các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI trên toàn tổ chức. Những người có ý định tốt này bắt đầu tạo ra logic AI để vận hành các quy trình kinh doanh khác nhau.
Vấn đề là gì? Họ không có chuyên môn sâu về các quy trình đó.
Hãy lấy một ví dụ đơn giản từ lĩnh vực tiếp thị của tôi. Nếu ai đó từ bộ phận CNTT hoặc nhóm AI tập trung cố gắng tạo ra toàn bộ logic AI để vận hành các chiến dịch tiếp thị của chúng tôi, họ sẽ không đủ hiểu biết về cách thức đúng đắn để triển khai chiến dịch tại ClickUp. Họ sẽ không nắm bắt được các quy trình tốt nhất, nơi lưu trữ toàn bộ bối cảnh, hay cách các nhà tiếp thị giàu kinh nghiệm đưa ra quyết định chiến lược trong từng tình huống cụ thể.
Các nhóm AI tập trung không có bối cảnh chuyên môn thường tạo ra các giải pháp tự động hóa thiếu sự tinh tế—và không mang lại lợi nhuận đầu tư (ROI).
Sự kết hợp tốt nhất mà tôi từng thấy, và con đường thực sự dẫn đến Chuyển đổi AI, là khi các chuyên gia AI (nội bộ hoặc bên ngoài) hợp tác chặt chẽ với các chuyên gia trong lĩnh vực để hệ thống hóa các quy trình kinh doanh khóa và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru.
Đó chính là lúc phép màu xảy ra. Đó chính là lúc bạn đạt được sự chuyển đổi thực sự.
Để vượt qua khoảng cách này, cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa các chuyên gia AI và những người có hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh.
Đó chính là lúc phép màu xảy ra. Đó chính là lúc bạn đạt được sự chuyển đổi thực sự.
Làm thế nào để biết quá trình chuyển đổi đang là công việc
Cách bạn biết mình đã đạt được một biểu mẫu chuyển đổi AI nào đó phụ thuộc vào việc tận dụng. Loại tận dụng nào mà mỗi cá nhân trong kinh doanh của bạn đang thực hiện?
Hãy tưởng tượng một thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về một quy trình từ đầu đến cuối. Nếu bạn có thể giảm bớt công việc của người đó và giao nhiệm vụ cho các tác nhân AI ở các giai đoạn khác nhau của quy trình đó, thì người đó sẽ trở thành người chịu trách nhiệm quản lý một đội ngũ tác nhân để thực hiện quy trình đó, cộng với:
- ⬆️ Tăng hiệu quả trong việc hoàn thành công việc nhanh chóng
- ⬆️ Tăng năng suất trong lượng công việc được hoàn thành
- ⬆️ Tăng năng suất trong khối lượng công việc được hoàn thành
- ⬆️ Chất lượng được nâng cao trong chính công việc.
Các chỉ số này là cụ thể. Chúng có thể đo lường được. Và chúng sẽ cho bạn biết liệu bạn đang đi đúng hướng hay chỉ đang tạo ra "sân khấu AI".
Thiếu bối cảnh dẫn đến kết quả AI kém chất lượng, làm suy giảm niềm tin và thúc đẩy sự lan rộng của các công cụ. Chuyển đổi AI thực sự đòi hỏi phải phá vỡ vòng lặp này bằng cách tích hợp chuyên môn lĩnh vực trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn. Sẵn sàng tạo ra kết quả thực sự? Khám phá Sổ tay Thực thi Chiến lược AI để xem cách bạn có thể biến chiến lược thành hành động với AI!
Sự tương đồng mà không ai nhắc đến
Mọi người đều muốn so sánh giữa Chuyển đổi AI và Chuyển đổi số. Nhưng tôi nghĩ có một so sánh lãi suất hơn, tiết lộ điều quan trọng về thời điểm chúng ta đang trải qua.
Nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực chưa thực sự chuyển đổi số.
Tôi biết có quan điểm cho rằng chuyển đổi số đã "kết thúc", nhưng điều đó không chính xác. Bạn vẫn thấy nhiều doanh nghiệp trong các ngành khác nhau chưa tận dụng hết lợi ích mà công nghệ hứa hẹn.
Hãy nghĩ về cách internet được triển khai. Vào cuối những năm 1990 và đầu những năm 2000, cơ sở hạ tầng cần thiết vô cùng đắt đỏ và tốn nhiều công sức.
- Bạn phải lắp đặt dây cáp.
- Bạn cần một hạ tầng cơ sở quy mô lớn trên thực địa.
Kết quả? Nhiều công ty và khu vực đã bị tụt hậu vì họ không có nguồn lực, hạ tầng hoặc sức chứa cần thiết.
Nhìn về tương lai mười năm sau, di động đã thay đổi mọi thứ. Di động đã đưa internet vào tay mọi người mà không cần đến cơ sở hạ tầng mạnh mẽ như trước. Nhiều khu vực trên thế giới đã bỏ qua một thế hệ công nghệ và có được truy cập internet ngay lập tức. Sau đó, họ đã bắt đầu phát triển mạnh mẽ.
Cùng điều tương tự đang diễn ra với chuyển đổi AI. Có những ngành công nghiệp và doanh nghiệp chưa bao giờ thực sự áp dụng hoặc hưởng lợi từ chuyển đổi số. Thay vì phải trải qua quá trình tốn thời gian và công sức như số hóa doanh nghiệp, giờ đây có cơ hội để tái định nghĩa cơ bản về một doanh nghiệp được hỗ trợ bởi công nghệ trong kỷ nguyên AI.
Các doanh nghiệp có thể tạo ra các giải pháp phần mềm tùy chỉnh nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Họ có thể đạt được sự chuyển đổi thực sự bằng cách bỏ qua các bước mà họ vốn phải thực hiện.
Đó là điểm tương đồng đáng chú ý. Đó là cơ hội mà các nhà lãnh đạo cần nắm bắt.
Một cuộc khảo sát gần đây của ClickUp cho thấy 45% nhân viên trí thức đã cân nhắc việc tự động hóa nhưng chưa bắt đầu – điều này cho thấy khoảng cách giữa ý định và hành động trong hầu hết các tổ chức.
Đó là cả kỹ thuật lẫn văn hóa, và bạn không thể bỏ qua bất kỳ khía cạnh nào.
Khi mọi người hỏi liệu Chuyển đổi AI chủ yếu là kỹ thuật hay văn hóa, câu trả lời là cả hai. Bất kỳ công nghệ nào cũng sẽ thất bại nếu thiếu quản lý thay đổi hiệu quả, sự ủng hộ văn hóa và sự thực thi từ trên xuống.
Rất dễ để mọi người cảm thấy e ngại hoặc sợ hãi trước công nghệ mới và sự thay đổi, đặc biệt nếu họ không hiểu rõ vai trò của mình hoặc cách họ sẽ đóng góp trong tương lai.
Đó là lý do tại sao công việc hợp tác với các chuyên gia trong lĩnh vực là vô cùng quan trọng. Khi triển khai chuyển đổi AI, mọi người cần hiểu rằng họ không đang tự loại bỏ công việc của mình bằng cách mã hay tự loại bỏ vai trò của mình bằng AI. Họ cần sự rõ ràng về vai trò của mình trong mô hình mới này.
Đây là nơi hầu hết các công ty thường mắc sai lầm trong cách tiếp cận của họ. Họ tập trung vào việc loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán và đơn điệu. Mặc dù điều đó là một phần của giá trị, nhưng nó làm giảm đi khả năng của công nghệ. Và thành thật mà nói, điều đó không thực sự thú vị đối với con người.
Sự chuyển đổi thực sự nằm ở việc giải phóng thời gian, năng lượng, sự sáng tạo và chiến lược của con người để họ có thể làm những công việc mà họ muốn làm nhưng chưa bao giờ có thể làm được. Không phải vì họ không muốn, mà vì họ không thể.
Khung đó có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đó là cách các khía cạnh kỹ thuật và văn hóa giao thoa thành công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy xem việc áp dụng AI như một sự giải phóng, không phải là sự loại bỏ—giúp nhóm miễn phí thời gian để làm việc cần làm thay vì các công việc lặp đi lặp lại.
Khi AI Cuối Cùng Đã Thực Sự Hiệu Quả Đối Với Tôi
Tôi sẽ thành thật: Khi ChatGPT được ra mắt vào cuối năm 2022, tôi thấy nó thật ấn tượng. Nó trông giống như một món đồ chơi thú vị. Nhưng tôi không hiểu giá trị thực sự của nó là gì.
Tôi không thực sự hiểu cho đến khi thấy các quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước, nơi bạn có thể kết hợp AI với các công cụ công việc chính.
Điều quan trọng không chỉ là nhận được câu trả lời theo yêu cầu, tổng hợp thông tin hay viết nội dung trung bình. Mà là khả năng của nhà cung cấp hướng dẫn mạnh mẽ cho AI và tích hợp nó vào các hệ thống nơi công việc thực sự diễn ra.
Từ góc độ bán hàng và tiếp thị, điều này có nghĩa là tích hợp kết quả và đầu ra của AI với CRM, tự động hóa tiếp thị, tự động hóa bán hàng và các công cụ tương tác bán hàng để thực sự cải thiện cuộc sống của các chuyên gia bán hàng và tiếp thị.
Điểm sáng cho tôi là nhận ra rằng ngay cả những quy trình phức tạp nhất cũng có thể được mã hóa. AI không chỉ hữu ích để đi từ A đến B—nó có thể ghi lại toàn bộ hành trình từ A đến Z.
Tôi cảm thấy quan điểm của mình thay đổi khi thấy cách AI dựa trên đẩy (push-based) thay đổi động lực. Khi các quy trình công việc được tích hợp sâu, AI không chờ đợi để được truy vấn; nó cung cấp bối cảnh và hành động trực tiếp đến nơi mọi người đã làm công việc – không cần qua chatbot.
Khi một thành viên trong nhóm hỏi về các chi tiết khóa của dự án—chẳng hạn như ngày dự kiến ra mắt sản phẩm—ClickUp Agent ngay lập tức tìm kiếm câu trả lời từ các cuộc thảo luận và tài liệu liên quan. Trong ví dụ này, AI Agent cung cấp một phản hồi rõ ràng, có ngữ cảnh:
Tôi đã trưởng thành trong lĩnh vực phần mềm thông qua trí tuệ kinh doanh (BI), và tôi nhận thấy có nhiều điểm tương đồng đáng kể trong kỷ nguyên AI. Một trong những thách thức chính của BI là mọi người thường gặp khó khăn trong việc xác định những câu hỏi đúng để đặt ra. Đó là khía cạnh thách thức nhất của phân tích. Nó cũng là khía cạnh thách thức nhất trong việc tương tác hiệu quả với AI.
Nếu bạn đăng nhập vào ChatGPT, thấy con trỏ nhấp nháy và nghĩ, “Bây giờ tôi nên làm việc gì? Viết cho tôi một bài haiku?” Thì đó không phải là cách để AI trở thành công việc cho bạn.
Khả năng mã hóa quy trình làm việc, thiết lập sẵn các câu hỏi mà mọi người nên đặt ra về kinh doanh của họ và cung cấp thông tin đó ngay tại nơi họ đang công việc – đó chính là điều thay đổi mọi thứ. Họ không cần biết rằng AI đã hỗ trợ điều đó; họ chỉ cần kết quả đầu ra. Và họ cần làm việc nhanh hơn nhờ đó.
Khả năng điều phối quy trình làm việc đó tiếp tục định hình cách tôi suy nghĩ về AI ngày nay.
Bước đi táo bạo đang tiến nhanh (theo hướng đúng đắn)
Bước đi táo bạo mà các nhà lãnh đạo cần thực hiện lại vô cùng đơn giản: Hành động.
Tôi biết điều đó nghe có vẻ hơi ngớ ngẩn, nhưng việc hành động nhanh chóng và đúng hướng thực sự mang lại lợi thế cạnh tranh. Cả tốc độ và hướng đi đều quan trọng.
Bạn cần đảm bảo rằng bối cảnh của bạn được thống nhất để có thể chắc chắn rằng các kết quả mà AI tạo ra thực sự được bối cảnh hóa theo những gì quan trọng đối với kinh doanh của bạn.
Sau đó, bạn cần đảm bảo rằng những người có chuyên môn thực sự trong công ty, những người hiểu rõ các tiêu chuẩn tốt nhất, tham gia vào việc mã hóa các tác nhân AI và quy trình làm việc mà bạn đang tạo ra.
Cách ClickUp thúc đẩy chuyển đổi AI thực sự
Hơn một nửa số nhân viên (57%) lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin trong các tài liệu hoặc cơ sở kiến thức. Khi không tìm thấy, 1/6 trong số họ phải quay lại sử dụng email cũ, ghi chú hoặc ảnh chụp màn hình để ghép nối thông tin. ClickUp Brain kết thúc việc tìm kiếm với các câu trả lời tức thì, được hỗ trợ bởi AI, từ toàn bộ không gian làm việc và hệ sinh thái ứng dụng kết nối của bạn — để bạn luôn nhận được thông tin cần thiết, mọi lúc.
Đây là điểm khác biệt cơ bản của ClickUp so với các công cụ AI độc lập: Chúng tôi tổng hợp toàn bộ bối cảnh.
Chúng tôi hiểu cách bạn làm việc. Chúng tôi hiểu đội ngũ của bạn. Chúng tôi hiểu cách bạn hoàn thành công việc. Chúng tôi hiểu cấu trúc quyền truy cập của nhóm, để mọi người chỉ nhìn thấy những gì họ nên thấy. Chúng tôi hiểu kinh doanh của bạn.
ClickUp Brain MAX hiểu rõ nhóm, tài liệu và quyền truy cập của bạn. Với tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản, bạn chỉ cần nói yêu cầu của mình, và ClickUp Brain MAX sẽ ngay lập tức chuyển đổi nó thành một tin nhắn được định dạng hoàn hảo, có thể thực hiện được — tự động đề cập đến người đúng và liên kết tài liệu chính xác.
Đó là một lợi thế lớn về mặt bảo mật, an toàn và độ tin cậy của kết quả đầu ra.
Sử dụng AI không chỉ nhằm mở rộng quy mô sản xuất hay tối đa hóa số lượng; nó còn nhằm nâng cao chất lượng với độ tin cậy tuyệt đối. Nếu bạn tin tưởng AI để vận hành các hàm quan trọng của kinh doanh—như bạn nên làm, và như ClickUp có thể hỗ trợ cho bạn—bạn cần tin tưởng vào chất lượng của những kết quả đó.
Các công cụ độc lập như ChatGPT, Gemini, Claude hoặc thậm chí Copilot đều hoạt động độc lập. Họ đang bổ sung các tính năng quản lý dự án nhẹ nhàng vì đã nhận ra rằng việc đặt câu hỏi cho AI không có giá trị nếu không thể sử dụng nội dung đó để thúc đẩy tiến độ công việc, dự án, tài liệu và các hoạt động khác.
Tuy nhiên, những công cụ này vẫn cơ bản tách biệt với nơi công việc thực sự diễn ra, dẫn đến tình trạng "Work Sprawl " — các công việc, cập nhật và kiến thức bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau.
ClickUp Brain tồn tại trong nền tảng quản lý công việc của bạn, nơi bạn có kế hoạch, thực hiện và thảo luận về công việc. Bạn có thể tích hợp AI vào quy trình làm việc. Các tác nhân thông minh có thể trả lời câu hỏi, xác định các tác vụ liên quan, thúc đẩy quy trình làm việc và tạo ra công việc mới, thường mà người dùng thậm chí không nhận ra rằng họ đã kích hoạt điều gì.
Trong trường nhập liệu hoặc trường tương tác của ClickUp Brain, bạn chỉ cần sử dụng menu thả xuống để chọn mô hình ưa thích của mình—các tùy chọn bao gồm GPT, Claude, hoặc thậm chí Gemini, và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào gói đăng ký và tích hợp của bạn.
Đó chính là sức mạnh của một không gian làm việc AI hội tụ. Đó chính là điều tạo nên sự chuyển đổi AI thực sự.
Hình ảnh thực sự của chuyển đổi AI là gì?
Một sự chuyển đổi AI thực sự không được đo lường bằng số lượng công cụ AI bạn đã mua hoặc số lượng "dự án AI" bạn đã triển khai.
Nó được đo lường bằng hiệu quả—bằng mức độ mà nhân tài hàng đầu của bạn có thể đạt được nhiều hơn khi chuyên môn của họ được ghi lại, hệ thống hóa và mở rộng thông qua các tác nhân AI.
Ví dụ, ClickUp Agent tự động phân công công việc cho đúng người dựa trên mức độ tham gia trong trò chuyện, mà không cần chờ đợi nhập liệu thủ công. Điều này giúp các chuyên gia của bạn tập trung vào công việc có tác động lớn, trong khi kiến thức và quyết định của họ được nhân rộng một cách liền mạch trong toàn nhóm. Đó chính là sức mạnh của chuyển đổi AI thực sự – biến chuyên môn thành hành động, một cách tự động.
Điều này được đo lường bằng chất lượng và độ tin cậy của các kết quả mà tổ chức của bạn tạo ra khi AI hoạt động trong bối cảnh kinh doanh đầy đủ, thay vì bị cô lập trong giao diện chatbot.
Và nó được đo lường bằng việc liệu các nhóm của bạn có đang thực hiện công việc mà họ luôn mong muốn làm nhưng chưa bao giờ có thời gian, năng lượng hoặc sức chứa để hoàn thành hay không.
Đó chính là sự chuyển đổi đáng theo đuổi. Đó chính là lợi thế cạnh tranh sẽ phân biệt giữa những người dẫn đầu và những kẻ tụt hậu trong kỷ nguyên AI.
Các doanh nghiệp thành công không phải là những doanh nghiệp thử nghiệm AI một cách độc lập. Đó là những doanh nghiệp kết hợp chuyên môn ngành, quản lý quy trình làm việc và bối cảnh tích hợp để tái định hình cách thức hoàn thành công việc một cách căn bản.
Câu hỏi không phải là liệu có nên chuyển đổi hay không; mà là làm thế nào để thực hiện việc cần làm. Đó là liệu bạn có thể hành động đủ nhanh để dẫn dắt quá trình chuyển đổi hay sẽ chứng kiến đối thủ vượt lên trong khi bạn vẫn đang băn khoăn không biết nên hỏi chatbot những câu hỏi gì.
Bắt đầu hành trình chuyển đổi AI của bạn với ClickUp
Khám phá Ma trận Chuyển đổi Trí tuệ Nhân tạo : Đánh giá tình trạng hiện tại của tổ chức và vẽ bản đồ hướng tới Trí tuệ Nhân tạo Môi trường.
Xem ClickUp Brain hoạt động : Trải nghiệm cách bối cảnh tích hợp giúp tạo ra các kết quả AI đáng tin cậy và quan trọng đối với kinh doanh.
Kết nối với nhóm của chúng tôi để khám phá cách bạn có thể hệ thống hóa chuyên môn của mình và điều phối các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI.
Kyle Coleman là Phó Chủ tịch Marketing Toàn cầu tại ClickUp, nơi anh chịu trách nhiệm về chiến lược tiếp cận thị trường và hỗ trợ các tổ chức hiểu cách đạt được chuyển đổi AI thực sự. Với kinh nghiệm sâu rộng trong bán hàng, tiếp thị và phân tích kinh doanh, Kyle chuyên giúp các công ty hệ thống hóa kiến thức chuyên môn và điều phối các quy trình làm việc phức tạp để đạt được kết quả kinh doanh có thể đo lường được.
Câu hỏi thường gặp về việc hệ thống hóa kiến thức chuyên môn cho chuyển đổi AI
Hệ thống hóa kiến thức chuyên môn có nghĩa là ghi lại sự phán đoán và chiến lược của những nhân viên giỏi nhất của bạn và tích hợp kiến thức đó vào các quy trình làm việc của AI. Thay vì tự động hóa các tác vụ, bạn mở rộng kiến thức chuyên môn của con người thông qua các hệ thống thông minh thực hiện công việc theo cách mà các chuyên gia của bạn sẽ làm.
AI không có bối cảnh chuyên môn sẽ cho ra kết quả chung chung. Các chuyên gia trong lĩnh vực biết cách ra quyết định, những thực hành tốt nhất nào quan trọng và những trường hợp ngoại lệ tồn tại. Kết hợp các nhà phát triển AI với các chuyên gia trong lĩnh vực đảm bảo rằng việc tự động hóa phản ánh trí tuệ kinh doanh thực tế.
Đánh giá chuyển đổi AI thông qua hiệu quả sử dụng—lượng công việc mà nhân viên có thể hoàn thành nhiều hơn. Tìm kiếm thời gian hoàn thành nhanh hơn, khối lượng sản phẩm cao hơn, chất lượng được cải thiện và những cải thiện hiệu quả có thể đo lường được trong các quy trình làm việc.
ClickUp Brain kết nối con người, dữ liệu và quy trình trong một không gian làm việc AI tích hợp. Nó ghi lại chuyên môn chuyên môn, tự động hóa các quy trình làm việc nhiều bước và cung cấp sức mạnh cho các Trợ lý AI thực thi công việc trực tiếp tại nơi kế hoạch và hợp tác diễn ra.