Việc thêm các công cụ mới không nên giống như xếp các khối Jenga. Một sai lầm nhỏ không nên làm sụp đổ quy trình làm việc của bạn, nhưng khi kinh doanh phát triển, đó thường là cảm giác bạn gặp phải. Quá trình quản lý quy trình làm việc ban đầu diễn ra suôn sẻ nhanh chóng trở thành một tháp mong manh gồm các ứng dụng không kết nối, quy trình thủ công và giao tiếp rời rạc.
Thay vì tăng hiệu quả, các công cụ như Slack, Google Workspace hoặc ERP của bạn lại tạo ra nhiều xích mích hơn là luồng công việc.
Đó là nơi mà hệ thống điều phối quy trình làm việc có thể mang lại trật tự cho sự hỗn loạn.
Nó kết nối con người, tự động hóa và hệ thống, biến các công việc phân tán thành quy trình công việc hợp lý, có thể mở rộng — ít đau đầu hơn. Công việc thông minh hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích cách điều phối quy trình làm việc có thể hợp lý hóa hoạt động, tăng hiệu quả, thêm giá trị kinh doanh thực sự và cách triển khai hiệu quả bằng các công cụ hiện đại như ClickUp. 🚀
Quản lý quy trình làm việc là gì?
Điều phối quy trình công việc là việc phối hợp và quản lý tự động các công việc, hệ thống và dữ liệu khác nhau để tạo ra một quy trình trơn tru, từ đầu đến cuối.
Điều này đảm bảo rằng mỗi công việc được thực hiện vào đúng thời điểm, với dữ liệu chính xác. Nếu có sự cố xảy ra, hệ thống sẽ phát hiện và khắc phục vấn đề trước khi nó làm gián đoạn toàn bộ quy trình.
Hãy xem ví dụ sau đây. Khi một khách hàng mới đăng ký dịch vụ của bạn, bạn cần:
- Tạo tài khoản của họ trong CRM
- Thêm chúng vào nền tảng tiếp thị qua email
- Gửi email chào mừng
- Bắt đầu quy trình onboarding
- Tạo phiếu hỗ trợ để thiết lập tài khoản
- Thông báo cho nhóm thành công của khách hàng
- Đặt lịch tư vấn ban đầu
Điều phối quy trình công việc quản lý toàn bộ chuỗi hoạt động này. Nó khởi động một chuỗi hành động trơn tru để hoàn thành công việc từ đầu đến cuối, giúp việc quản lý các quy trình công việc phức tạp trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Với phần mềm quản lý quy trình làm việc, các doanh nghiệp có thể điều phối nhiều quy trình làm việc một cách hiệu quả và nâng cao hiệu quả.
Điều phối quy trình công việc so với tự động hóa quy trình công việc
Mặc dù điều phối quy trình làm việc và tự động hóa quy trình làm việc thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng đại diện cho các cấp độ quản lý quy trình khác nhau:
Tự động hóa quy trình làm việc là tự động hóa các công việc riêng lẻ trong một quy trình. Các công việc này có thể chạy mà không cần sự can thiệp của con người.
📌 Ví dụ: Tự động gửi email xác nhận khi biểu mẫu được gửi. Cài đặt tự động hóa trong ClickUp để thay đổi trạng thái nhiệm vụ khi ngày đáo hạn trôi qua.
Điều phối quy trình làm việc tập trung vào việc phối hợp và quản lý nhiều công việc tự động và các bước có thể do con người thực hiện trên các hệ thống khác nhau để đạt được quy trình kinh doanh toàn diện và quy mô lớn hơn. Đó là luồng công việc “tổng thể”.
📌 Ví dụ: Điều phối toàn bộ quy trình nhập việc của nhân viên được mô tả trước đó, đảm bảo công việc email tự động chỉ được kích hoạt sau khi công việc cấp tài khoản tự động hoàn thành, ngay cả khi chúng diễn ra trên các hệ thống khác nhau.
Hãy nghĩ về tự động hóa quy trình như việc thiết lập một tập lệnh để sao lưu tệp của bạn. Nó hiệu quả nhưng chỉ làm một việc. Điều phối có phạm vi rộng hơn. Nó quản lý và điều phối nhiều hệ thống một cách gắn kết để sao lưu, sắp xếp và lưu trữ tệp của bạn.
🧠 Thông tin thú vị: Công ty Ford Motor đã đặt ra thuật ngữ "tự động hóa" vào những năm 1940 để chỉ việc xử lý tự động các bộ phận trong quy trình gia công kim loại. Thuật ngữ "điều phối" xuất phát từ âm nhạc, trong đó người chỉ huy dàn nhạc điều phối các nhạc cụ, giống như người điều phối quy trình công việc điều phối các công việc trên nhiều hệ thống!
Hãy phân tích chi tiết bằng bảng nhanh sau đây:
| Tính năng | Tự động hóa quy trình làm việc | Quản lý quy trình làm việc |
| Tập trung | Tự động hóa các công việc riêng lẻ | Điều phối nhiều công việc tự động hóa |
| Đánh giá | Mỗi lần chỉ thực hiện một công việc | Quản lý quy trình từ đầu đến cuối |
| Hàm | Cải thiện hiệu quả và độ chính xác của công việc | Tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh |
| Mức độ phức tạp | Giảm | Cao hơn, với nhiều bước, phụ thuộc và tích hợp |
| Phần mềm | Sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc | Là một phần của chiến lược chuyển đổi số tổng thể |
📖 Cũng nên đọc: Ví dụ và trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc
Lợi ích chính của điều phối quy trình làm việc
Việc triển khai quản lý quy trình mang lại những lợi ích đáng kể cho việc cải thiện hiệu quả quy trình làm việc:
Tăng hiệu quả và năng suất
Tự động hóa công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc giúp giảm nỗ lực thủ công. Nó tăng tốc nhiều quy trình đồng thời và loại bỏ các vấn đề vận hành.
Giảm lỗi và cải thiện tuân thủ
Con người giỏi nhiều thứ, nhưng công việc lặp đi lặp lại thường dẫn đến sai sót. Điều phối giúp cải thiện độ chính xác và tính nhất quán, đồng thời giảm thiểu nhu cầu làm lại.
Điều này đảm bảo tuân thủ bằng cách điều chỉnh các quy trình phù hợp với các quy định của ngành, tiêu chuẩn bảo mật và chính sách của công ty, giảm rủi ro lỗi do con người hoặc vi phạm.
Khả năng mở rộng và linh hoạt tốt hơn
Điều phối quy trình công việc có thể thích ứng. Bạn có thể nhanh chóng mở rộng quy mô quy trình để đáp ứng nhu cầu mới mà không cần cải tổ hệ thống, điều này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh.
Giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực
Các công việc thủ công thường ngày, khi được xử lý thủ công, sẽ tốn thời gian và tiền bạc quý báu. Tự động hóa các công việc này cho phép nhóm của bạn tập trung vào công việc có tác động lớn hơn đồng thời cắt giảm chi phí nhân công.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên và khách hàng
Các quy trình nội bộ trơn tru hơn giúp giảm bớt sự thất vọng của nhân viên. Dịch vụ nhanh hơn, đáng tin cậy hơn (như nhập việc nhanh hơn hoặc hoàn thành đơn đặt hàng nhanh hơn) giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Hiển thị và kiểm soát tốt hơn
Điều phối quy trình công việc cung cấp chế độ xem rõ ràng, tập trung về hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn có thể theo dõi tiến độ thời gian thực, đưa ra quyết định sáng suốt và cải thiện quản lý hoạt động hàng ngày.
📖 Đọc thêm: Một ngày trong cuộc sống của một Giám đốc điều hành: Trách nhiệm, kỹ năng và công cụ hỗ trợ
Cách triển khai quản lý quy trình làm việc?
Việc triển khai điều phối quy trình công việc có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt nếu bạn đã quen với các quy trình thủ công hoặc phụ thuộc vào các công cụ tự động hóa khác nhau cho các quy trình khác nhau. Tuy nhiên, nếu tiếp cận một cách có hệ thống, quá trình này sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
1. Xác định và lập bản đồ quy trình
Bắt đầu bằng cách xác định các quy trình phức tạp, có giá trị cao hoặc dễ xảy ra lỗi, bao gồm nhiều nhóm hoặc hệ thống. Có thể nhóm của bạn đang nhập dữ liệu thủ công vào nhiều bảng tính vì đó là cách mọi việc luôn được thực hiện.
Đây là cơ hội để bạn bước vào và thay đổi!
Xác định các quy trình công việc cần điều phối. Ví dụ bao gồm chuyển giao giữa bộ phận tiếp thị và bán hàng, thực hiện đơn đặt hàng và giới thiệu nhân viên mới.
Khi bạn đã biết cần giải quyết những quy trình nào, hãy lập bản đồ cho chúng. Liệt kê các bước như hiện tại, ngay cả khi chúng không lý tưởng. Đặt các câu hỏi sau:
- Yêu cầu đến từ đâu?
- Ai chịu trách nhiệm cho từng phần?
- Các công cụ nào được sử dụng ở từng giai đoạn?
- Có bất kỳ điểm nghẽn hoặc công việc lặp đi lặp lại nào không?
Thu thập ý kiến từ các thành viên nhóm trực tiếp tham gia vào quy trình công việc — những hiểu biết cơ bản của họ về những vấn đề phát sinh và cách khắc phục là vô cùng quý giá.
2. Chọn công cụ phù hợp
Bây giờ là phần bạn lựa chọn công cụ để điều phối quy trình làm việc thành công. Các công cụ quản lý dự án thường kiêm luôn chức năng tự động hóa quy trình làm việc. Các nền tảng này cho phép bạn phân tích quy trình làm việc bằng các tính năng báo cáo như bảng điều khiển và phân tích. Chúng cũng cho phép bạn quản lý nhiều dự án ở một nơi.
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, bao gồm tất cả những điều này và hơn thế nữa.
Khi quy trình công việc trở nên phức tạp hơn với sự phát triển của nhóm và hệ thống, việc điều phối chúng — thay vì chỉ đơn thuần quản lý — sẽ giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Ví dụ: với ClickUp cho Nhóm phần mềm, bạn có thể theo dõi trạng thái dự án bằng các giai đoạn quy trình làm việc tùy chỉnh. Thay vì hỏi "Chúng ta đã làm đến đâu rồi?" — bạn sẽ biết ngay lập tức.
✅ Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn trong các giai đoạn dự án và cải thiện sự phối hợp giữa các nhóm trong thời gian thực.
🧩 Dễ dàng hình dung và điều phối công việc
ClickUp cũng cung cấp hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh, giúp mọi thành viên trong nhóm có thể hiển thị công việc, dòng thời gian và mức độ ưu tiên, từ đó quản lý quy trình làm việc trở nên minh bạch và thống nhất hơn. Vì vậy, thay vì phải theo dõi các bản cập nhật qua hàng loạt email, bạn có thể cộng tác trực tiếp tại nơi công việc diễn ra. Cho dù bạn đang sử dụng biểu đồ Gantt, chế độ xem Lịch hay chế độ xem Bảng, mỗi chế độ đều hiển thị quy trình làm việc của bạn từ một góc độ khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Quy trình công việc rõ ràng giúp giảm thiểu sự chậm trễ. Sử dụng Chế độ xem danh sách để phân cấp công việc, Lịch để lên lịch và Chế độ xem bảng để theo dõi tiến độ qua các giai đoạn của quy trình công việc.
🧵 Cấu trúc quy trình làm việc với phân cấp công việc rõ ràng
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn cũng có thể chia nhỏ các quy trình phức tạp thành các phần dễ quản lý. Gán trạng thái, mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và thẻ mã màu cho các nhiệm vụ, cùng với Trường Tùy chỉnh để theo dõi các chi tiết như tiến độ và phân bổ tài nguyên. Các tính năng này giúp mọi nhiệm vụ luôn hiển thị và cung cấp cái nhìn thời gian thực về tiến độ của dự án.
Mỗi giai đoạn sẽ có một bộ công việc riêng, với các phụ thuộc được chỉ định để hướng dẫn quy trình và các công việc được phân công cho các thành viên nhóm có liên quan. Trường Tùy chỉnh theo dõi các chi tiết quan trọng như ưu tiên công việc và thời gian hoàn thành dự kiến.
📌 Ví dụ: Đang thực hiện chu kỳ phát triển phần mềm? Cấu trúc quy trình làm việc của bạn thành các giai đoạn như Lập kế hoạch → Thiết kế → Lập mã → Kiểm tra → Triển khai. Chỉ định các phụ thuộc và sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi thời gian hoàn thành dự kiến.
✍️ Cộng tác trực quan với Bảng trắng ClickUp
Trước khi tự động hóa quy trình công việc, bạn cần lập bản đồ quy trình công việc. Biểu diễn trực quan giúp làm rõ những điểm không hiệu quả, và các công cụ như Bảng trắng ClickUp cho phép cộng tác thời gian thực. Cho dù làm việc từ xa hay cùng nhau trong cùng một phòng, Bảng trắng sẽ giúp bạn thực sự phối hợp thời gian thực.
👀 Bạn có biết? Sự cô lập dữ liệu có thể khiến nhân viên mất tới 12 giờ mỗi tuần do năng suất giảm. Bản đồ trực quan là bước đầu tiên để phá vỡ sự cô lập đó.
3. Tích hợp với các hệ thống và ứng dụng khác nhau
Quy trình công việc của bạn không tồn tại riêng lẻ — chúng trải rộng trên các công cụ như CRM, công cụ tiếp thị, Slack và email. Trước khi điều phối chúng, hãy đánh giá các công cụ và lưu trữ dữ liệu của bạn. Xác định các điểm tích hợp chính, chẳng hạn như gửi biểu mẫu khách hàng tiềm năng đến CRM và kích hoạt công việc trong công cụ quản lý dự án.
Các nền tảng hiện đại sử dụng webhook và API để cho phép hệ thống giao tiếp trơn tru, điều này rất quan trọng để đồng bộ hóa các hoạt động giữa các hệ thống CRM, tiếp thị và kỹ thuật dữ liệu. Nói một cách đơn giản, chúng giúp các công cụ của bạn "giao tiếp" với nhau. ClickUp xử lý tích hợp cho bạn, để bạn có thể tập trung vào hiệu quả quy trình làm việc mà không cần lo lắng về các chi tiết kỹ thuật.
Hơn 1.000 tích hợp của ClickUp giúp bạn dễ dàng kết nối CRM, nền tảng tiếp thị qua email và các ứng dụng khác vào quy trình làm việc của mình. Cho dù bạn cần đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau, tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ hay giữ mọi thứ ở một nơi, ClickUp sẽ giúp bạn thực hiện những công việc nặng nhọc.
4. Giám sát, theo dõi và tối ưu hóa quy trình làm việc
Điều phối không chỉ là cài đặt quy trình làm việc mà còn là tối ưu hóa chúng liên tục. Theo dõi thời gian thực hiện từng phần của quy trình làm việc, phát hiện các vấn đề lặp lại và theo dõi các sự cố như giới hạn API hoặc sự cố của công cụ bên thứ ba.
Một công cụ điều phối quy trình làm việc tốt sẽ giúp bạn chuyển hướng công việc hoặc cảnh báo bạn về các vấn đề.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để cập nhật thời gian thực về các chỉ số KPI của quy trình làm việc như tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, khối lượng công việc của nhóm và các yếu tố cản trở. Nếu công cụ của bên thứ ba gặp sự cố hoặc đạt đến giới hạn API, ClickUp sẽ thông báo cho bạn ngay lập tức, cho phép bạn nhanh chóng điều chỉnh để công việc vẫn diễn ra theo đúng tiến độ. Bạn có thể chuyển hướng nhiệm vụ, phân phối lại khối lượng công việc hoặc cập nhật lịch trình mà không bị gián đoạn.
📌 Giả sử giai đoạn thử nghiệm trong quá trình ra mắt sản phẩm của bạn liên tục bị trì hoãn. Bảng điều khiển + Trường Tùy chỉnh giúp bạn dễ dàng theo dõi sự chậm trễ và phân bổ lại nguồn lực để duy trì tiến độ.
⚙️ Tự động hóa các bước lặp đi lặp lại với ClickUp Automations
Điều phối phát triển mạnh mẽ nhờ tự động hóa, và ClickUp mang đến điều đó. Với hơn 100 Tự động hóa ClickUp sẵn sàng sử dụng, bạn có thể tạo chuỗi hành động động phản hồi các kích hoạt và điều kiện mà bạn định nghĩa.
Ví dụ:
- Các kích hoạt, chẳng hạn như tạo/lập công việc hoặc thay đổi trạng thái, khởi động quá trình tự động hóa
- Các điều kiện, như phân công công việc hoặc loại dự án, quyết định thời điểm tự động hóa nên chạy
- Khi đạt được, các hành động như phân công công việc, cập nhật ngày đáo hạn hoặc gửi thông báo sẽ tự động được thực hiện để mang lại quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả hơn
Nếu ClickUp thiếu tự động hóa cần thiết, hãy xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh với nền tảng không cần mã, sử dụng các kích hoạt và điều kiện phù hợp với phần mềm của bạn.
👀 Bạn có biết? 95% các nhà lãnh đạo CNTT và kỹ thuật cho biết tự động hóa quy trình làm việc là ưu tiên hàng đầu của tổ chức họ.
Tăng cường điều phối với ClickUp AI và AI Agents
Điều phối quy trình làm việc hiện đại không chỉ là tự động hóa các nhiệm vụ, mà còn là làm cho các quy trình của bạn thông minh hơn và thích ứng hơn. ClickUp Brain mang đến các đề xuất thông minh, tạo nội dung và tóm tắt tức thì ngay trong không gian làm việc của bạn, giúp các nhóm làm việc nhanh hơn và đưa ra quyết định tốt hơn.
Nhưng điều đó không dừng lại ở đó. Các tác nhân AI ClickUp có thể tự động hóa các quy trình công việc phức tạp, nhiều bước, giám sát các dự án của bạn để phát hiện các điểm nghẽn và thậm chí kích hoạt các hành động dựa trên dữ liệu thời gian thực. Các tác nhân này làm việc cùng với nhóm của bạn để xử lý các công việc lặp đi lặp lại hoặc tốn thời gian, giúp bạn tập trung vào chiến lược và giải quyết vấn đề sáng tạo.
Cho dù bạn cần tạo báo cáo, tự động hóa phản hồi hay phối hợp các hành động trên nhiều công cụ, ClickUp AI và các tác nhân AI sẽ giúp bạn điều phối công việc trên quy mô lớn, để nhóm của bạn có thể đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn.
Các nhà quản lý dự án thường sử dụng các báo cáo và bảng điều khiển giống nhau, nhưng việc tạo chúng từ đầu rất mệt mỏi. Các mẫu sẵn sàng sử dụng của ClickUp cho tất cả các trường hợp sử dụng giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
📌 Sử dụng tự động hóa để duy trì quy trình làm việc mà không cần giám sát liên tục. Nếu ClickUp không có sẵn những gì bạn cần, trình tạo không mã của nó sẽ giúp bạn tạo quy trình làm việc tùy chỉnh.
🧰 Các mẫu để bắt đầu điều phối quy trình làm việc
Mẫu Kế hoạch Hoạt động ClickUp giúp phác thảo, theo dõi và đạt được mục tiêu. Tạo kế hoạch có thể thực hiện, theo dõi KPI và cộng tác trong thời gian thực. Sử dụng Chế độ xem Bảng để sắp xếp các giai đoạn như lập kế hoạch, triển khai và giám sát. Chế độ xem Gantt, Dòng thời gian và Khối lượng công việc giúp trực quan hóa các phụ thuộc, lịch trình và phân phối khối lượng công việc.
Biểu đồ luồng quy trình giúp ghi lại quy trình làm việc và theo dõi tiến độ, nhưng việc tạo biểu đồ này thủ công rất tốn thời gian.
Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp giúp đơn giản hóa việc này bằng cách cho phép bạn thiết kế, quản lý và trực quan hóa các quy trình. Tạo sơ đồ, chia sẻ với nhóm của bạn và theo dõi tiến độ công việc ở từng giai đoạn.
Với ClickUp, bạn có thể triển khai điều phối quy trình làm việc và tinh chỉnh quy trình làm việc để luôn đi trước các vấn đề tiềm ẩn.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao? Là ứng dụng làm việc toàn diện, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, hiển thị công việc và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Các trường hợp sử dụng phổ biến của quản lý quy trình làm việc
Điều phối quy trình làm việc không giới hạn trong lĩnh vực CNTT — nó có thể thay đổi cách thức hoạt động của hầu hết các bộ phận. Nó loại bỏ sự cản trở của các hệ thống không kết nối và việc chuyển giao thủ công, giúp dễ dàng thực hiện các quy trình lặp lại và liên chức năng.
Dưới đây là một số cách mà các nhóm khác nhau có thể sử dụng mô hình quy trình làm việc để đạt được mục tiêu của mình.
Marketing
Các nhóm tiếp thị phải xoay xở giữa lịch nội dung, chiến dịch quảng cáo, chấm điểm khách hàng tiềm năng và theo dõi hiệu suất, thường là trên nhiều nền tảng. Nếu không có sự phối hợp, các quy trình này sẽ trở nên rời rạc và phản ứng chậm chạp.
Với quản lý quy trình làm việc, bộ phận marketing có thể chuyển từ thực thi thủ công sang phối hợp chiến lược.
Dưới đây là cách các nhóm tiếp thị có thể hưởng lợi từ điều phối quy trình làm việc:
- Đồng bộ hóa chiến dịch: Điều phối việc thực hiện các chiến dịch trên các kênh khác nhau, bao gồm email, mạng xã hội và quảng cáo trả phí
- Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Phân khúc khách hàng tiềm năng và điều chỉnh thông tin liên lạc theo dõi tự động dựa trên mức độ tương tác của khách hàng tiềm năng với thương hiệu của bạn
- Lập lịch và xuất bản nội dung: Tự động hóa việc phân phối nội dung, đảm bảo các bài đăng trên blog, cập nhật mạng xã hội và bản tin được chia sẻ đúng thời gian mà không cần nhập liệu thủ công
Nền tảng quản lý dự án là điều cần thiết cho nhóm tiếp thị và chúng tôi rất thích nó vì nó giúp chúng tôi kết nối với các bộ phận khác. Chúng tôi sử dụng ClickUp hàng ngày, cho mọi việc. Nó rất hữu ích cho nhóm sáng tạo của chúng tôi và giúp quy trình làm việc của họ trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn.
Nền tảng quản lý dự án là điều cần thiết cho nhóm tiếp thị và chúng tôi rất thích nó vì nó giúp chúng tôi kết nối với các bộ phận khác. Chúng tôi sử dụng ClickUp hàng ngày, cho mọi việc. Nó rất hữu ích cho nhóm sáng tạo của chúng tôi và giúp quy trình làm việc của họ trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn.
Bán hàng
Các nhóm bán hàng làm việc với dòng thời gian chặt chẽ và mục tiêu còn chặt chẽ hơn. Nhưng phải xoay xở giữa việc theo dõi, cập nhật CRM và tạo báo giá thủ công? Đó là công thức dẫn đến cơ hội bị bỏ lỡ.
Điều phối quy trình công việc cho phép nhân viên bán hàng dành ít thời gian hơn cho công việc hậu cần và nhiều thời gian hơn để xây dựng mối quan hệ.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Điều phối quy trình: Sử dụng quy trình công việc để cập nhật hệ thống CRM, theo dõi tiến độ khách hàng tiềm năng và đồng bộ hóa thông tin giữa các công cụ bán hàng
- Phân công khách hàng tiềm năng: Tự động phân công khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng phù hợp dựa trên vị trí địa lý, lãi suất sản phẩm hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác
- Tự động hóa báo giá: Tự động hóa quá trình tạo báo giá dựa trên các tiêu chí đã đặt, loại bỏ tính toán thủ công và giảm thời gian phản hồi
✅ Mẹo ClickUp: Sử dụng mẫu nhiệm vụ, Tự động hóa và tích hợp với Salesforce hoặc Pipedrive để tạo quy trình bán hàng liền mạch từ đánh giá đến ký kết hợp đồng.
Hoạt động CNTT
Các bộ phận CNTT quản lý các hệ thống và cơ sở hạ tầng quan trọng cần được chú ý và bảo trì. Tự động hóa các quy trình CNTT có thể giảm công việc thủ công và đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, ngay cả trong thời gian bảo trì hoặc khi có vấn đề bất ngờ.
Ví dụ:
- Quản lý truy cập: Tự động hóa quyền truy cập của người dùng trên các hệ thống để duy trì bảo mật đồng thời làm cho quy trình hiệu quả hơn
- Bảo trì hệ thống: Điều phối sao lưu, cập nhật và bảo trì hệ thống trên các môi trường và hệ thống khác nhau để ngăn ngừa thời gian ngừng hoạt động
Các phương pháp tốt nhất cho việc điều phối quy trình làm việc hiệu quả
Để tối đa hóa nỗ lực điều phối quy trình làm việc, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau:
- Đánh giá quy trình công việc hiện tại: Trước khi thực hiện cải tiến, hãy phân tích cách thức hoạt động của quy trình công việc hiện tại. Hiểu rõ điểm khởi đầu là khóa để lập kế hoạch thay đổi hiệu quả
- Xác định các phụ thuộc của công việc: Làm rõ mối quan hệ giữa các công việc để đảm bảo chúng được thực hiện theo đúng thứ tự, tránh xung đột và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ
- Thiết lập cơ chế thử lại: Áp dụng logic để xử lý các lỗi tạm thời, cho phép quy trình làm việc phục hồi và tiếp tục mà không bị gián đoạn
- Tài khoản cho các bên liên quan bên ngoài: Cân nhắc các đối tác, nhà thầu và khách hàng khi thiết kế quy trình làm việc, đảm bảo chúng được tích hợp thay vì bị bỏ qua
- Bật ghi nhật ký chi tiết: Thu thập dữ liệu khóa ở mọi giai đoạn để đơn giản hóa việc khắc phục sự cố và nhanh chóng giải quyết các vấn đề
- Tối ưu hóa liên tục quy trình làm việc: Xem việc cải thiện quy trình làm việc như một quá trình liên tục, thích ứng với các quy định và công nghệ mới theo thời gian
📖 Xem thêm: Cách triển khai chiến lược chuyển đổi số
Tương lai của việc điều phối quy trình làm việc
Tương lai của điều phối quy trình làm việc sẽ tập trung vào việc tích hợp tốt hơn giữa các hệ thống kinh doanh. CRM, nền tảng tiếp thị và công cụ tài chính sẽ tự động chia sẻ dữ liệu, giảm thiểu việc cập nhật thủ công.
Tự động hóa sẽ giúp dự đoán sự chậm trễ bằng cách phân tích quy trình công việc trong quá khứ bằng cách sử dụng thông tin chi tiết từ máy học. Nếu một công việc thường bị trì hoãn do thiếu tài nguyên, hệ thống sẽ đề xuất phân bổ lại trước. Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu sẽ cung cấp các đề xuất theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp điều chỉnh hiệu quả dòng thời gian của chiến dịch hoặc tài nguyên CNTT.
Thay vì phải thích ứng với quy trình công việc cứng nhắc, các công ty có thể tạo ra các quy trình phù hợp với nhu cầu của mình, chẳng hạn như hệ thống phê duyệt tùy chỉnh cho các bộ phận khác nhau.
Khi chuyển đổi kỹ thuật số tiến triển, các tính năng bảo mật tích hợp sẽ đảm bảo tuân thủ và bảo vệ dữ liệu. Điều phối quy trình làm việc sẽ cải thiện hoạt động và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn và linh hoạt hơn.
Bắt đầu với Quản lý Quy trình để Chuyển đổi Quy trình Làm việc của Bạn Ngay Bây Giờ
Nắm vững điều phối quy trình làm việc có nghĩa là bước vào một thế giới nơi các hệ thống, nhóm và mục tiêu của bạn hoạt động đồng bộ. Điều này giúp giảm thiểu lỗi, đẩy nhanh kết quả và giúp tăng trưởng có thể mở rộng mà không gây căng thẳng.
Các công cụ như ClickUp giúp bạn dễ dàng giám sát quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Bạn có thể lập bản đồ các quy trình phức tạp, theo dõi tiến độ trong thời gian thực và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian quý báu, cho phép nhóm của bạn tập trung vào tăng trưởng và đổi mới.
Sẵn sàng mang lại sự hài hòa cho quy trình làm việc của bạn để thực hiện đồng bộ giữa các hệ thống? Hãy thử điều phối quy trình làm việc ngay hôm nay — đăng ký ClickUp miễn phí! ✅