Quá khứ là một đất nước xa lạ; ở đó, mọi việc được làm theo cách khác.
Quá khứ là một đất nước xa lạ; ở đó, mọi việc được làm theo cách khác.
Thật dễ dàng để hoài niệm về quá khứ khi đối mặt với sự không chắc chắn của hiện tại. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn phải điều hành một doanh nghiệp với đĩa mềm, internet quay số, máy nhắn tin và máy đánh chữ?
Nghe có vẻ hơi lạc hậu và kém hiệu quả, phải không?
Ngày nay, các hoạt động kinh doanh hiện đại áp dụng những tiến bộ công việc nhất quán và cạnh tranh để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh. Tesla đã tạo ra Gigafactories để tích hợp các công nghệ sản xuất tiên tiến. Amazon đã giới thiệu robot Kiva để tự động hóa quy trình chọn và đóng gói – danh sách còn tiếp tục.
McKinsey & Company cho biết các công ty xuất sắc trong quản lý vận hành có thể vượt trội hơn các đối thủ cạnh tranh lên đến 20%.
Cuộn xuống để tìm hiểu về quản lý hoạt động, tầm quan trọng, thách thức và một số ví dụ.
Quản lý vận hành là gì?
Quản lý vận hành là quá trình thiết kế, điều phối và kiểm soát có hệ thống các quy trình chuyển đổi đầu vào thành sản phẩm và dịch vụ. Nó bao gồm các hoạt động như thiết kế quy trình, kiểm soát chất lượng, quản lý kho hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Tại sao quản lý vận hành lại quan trọng?
Bạn không thể chạy marathon mà không biết đường đua, phải không? Bạn sẽ phải vật lộn để theo kịp tốc độ, lãng phí thời gian và nỗ lực, và bỏ lỡ các điểm kiểm tra. Đó là điều sẽ xảy ra khi hoạt động kinh doanh không được quản lý đúng cách. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết tại sao quản lý hoạt động hiệu quả lại quan trọng đến vậy.
- Tăng hiệu quả: Quản lý hoạt động phù hợp giúp giảm thiểu lãng phí và cắt giảm chi phí. Hãy hỏi Toyota, công ty sử dụng mô hình Just-in-Time (JIT) để giảm chi phí tồn kho trong khi duy trì tốc độ sản xuất cao
- Giảm thiểu rủi ro: Quản lý rủi ro trở nên dễ dàng hơn khi các quy trình được tích hợp, giúp tránh những sai lầm tốn kém
- Tối ưu hóa tài nguyên: Quản lý hoạt động đảm bảo bạn tận dụng tối đa nhóm hoạt động và các công cụ của mình
Từ lý thuyết đến thực tiễn, quản lý hoạt động khác nhau tùy thuộc vào loại ngành và quy trình kinh doanh. Hãy xem xét một số ví dụ thực tế về quản lý hoạt động để hiểu rõ hơn về nó!
Ví dụ về quản lý hoạt động theo ngành
Quản lý hoạt động có thể khác nhau đáng kể tùy theo ngành, tùy thuộc vào những thách thức và yêu cầu riêng biệt. Hãy cùng xem xét các ví dụ về quản lý hoạt động trong bảy ngành!
Sản xuất
Trong sản xuất, quản lý hoạt động bao gồm quản lý quy trình sản xuất, đảm bảo máy móc hoạt động hiệu quả và duy trì chất lượng sản phẩm.
Mô hình giao hàng Just in Time của Dell là một ví dụ tuyệt vời về hiệu quả hoạt động. Thay vì sản xuất máy tính với số lượng lớn, Dell chỉ sản xuất sản phẩm sau khi khách hàng đặt hàng. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu chi phí tồn kho, làm trơn tru chuỗi cung ứng và đảm bảo rằng mỗi sản phẩm được tùy chỉnh theo yêu cầu của người mua.
Y tế
Cải thiện dịch vụ chăm sóc bệnh nhân là nền tảng của ngành này. Chiến lược quản lý hoạt động phù hợp phải hỗ trợ cho điều đó.
Cleveland Clinic áp dụng chiến lược BI toàn diện kết hợp dữ liệu, phân tích và trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa mọi khía cạnh từ chăm sóc bệnh nhân đến sử dụng tài nguyên và hiệu quả hoạt động.
Điều này có nghĩa là thời gian điều trị nhanh hơn, kết quả điều trị cho bệnh nhân được cải thiện và ít thời gian bị lãng phí trong các thủ tục hành chính rườm rà.
Bán lẻ
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, quản lý hoạt động tập trung vào quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Các gã khổng lồ bán lẻ như Walmart dựa vào hệ thống liên kết bán lẻ nội bộ để cung cấp dữ liệu thời gian thực cho các nhà cung cấp.
Điều này cho phép họ quản lý và bổ sung hàng tồn kho, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều và luôn có sẵn số lượng hàng phù hợp cho khách hàng.
Ngành khách sạn
Thay đổi là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt là trong ngành khách sạn! Luôn bắt kịp các xu hướng mới nhất giống như duy trì một bữa tiệc buffet với các món ăn yêu thích của mọi người và đáp ứng mong đợi của tất cả mọi người.
Các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực khách sạn cần giải quyết những thay đổi như tùy chỉnh sở thích của khách thông qua AI, áp dụng các phương pháp bền vững và tạo điều kiện thuận lợi cho dịch vụ khách hàng.
Với phương châm "thức ăn ngon, dịch vụ tốt, giá cả hợp lý", Marriott International tích hợp tính bền vững vào hoạt động, thiết kế khách sạn và chuỗi cung ứng. Công ty hợp tác với các chủ khách sạn, nhượng quyền thương mại, thương hiệu, nhà cung cấp, khách và đối tác trên toàn cầu, đồng thời triển khai các chương trình đa dạng sinh học và vốn tự nhiên.
Điều này giúp họ phục vụ tốt hơn và thúc đẩy cải tiến trong việc sử dụng năng lượng và nước, từ đó giúp họ giới hạn lãng phí tài nguyên và phát thải carbon.
👀 Thú vị
Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia cho biết cứ 10 người Mỹ thì có 1 người làm việc trong ngành nhà hàng và dịch vụ ăn uống, khiến đây trở thành ngành sử dụng lao động riêng tư lớn thứ hai!
IT
Quản lý hoạt động trong CNTT bao gồm chức năng hệ thống và quản lý dữ liệu.
Một ví dụ quan trọng là Google, công ty sử dụng hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng tự động để duy trì và nâng cấp các trung tâm dữ liệu toàn cầu của mình.
Các kỹ sư đảm bảo độ tin cậy trang web (SRE) của Google áp dụng các nguyên tắc DevOps để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thời gian ngừng hoạt động và tối ưu hóa hiệu suất hệ thống, điều này rất quan trọng để hỗ trợ lượng truy cập khổng lồ của công ty.
thương mại điện tử
Trong thương mại điện tử, quản lý hoạt động có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp giám sát tất cả các khía cạnh của việc thực hiện đơn đặt hàng trực tuyến, từ quản lý hàng tồn kho và xử lý đơn đặt hàng đến vận chuyển và dịch vụ khách hàng.
Amazon là một ví dụ điển hình trong lĩnh vực này. Công ty quản lý hoạt động của mình thông qua hệ thống kho tự động và robot tại các trung tâm phân phối. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các thuật toán để quản lý mức tồn kho và giảm thời gian giao hàng thông qua việc tối ưu hóa lộ trình trong mạng lưới phân phối của mình.
Đừng quên sức mạnh siêu việt của Prime, nổi tiếng với hệ thống logistics tiên tiến, kho tự động hóa và tuyến đường giao hàng được tối ưu hóa. Những yếu tố này đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được xử lý và giao trong vòng một ngày ở nhiều khu vực.
Dịch vụ tài chính
Quản lý rủi ro, xử lý giao dịch và dịch vụ khách hàng tối ưu là những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quản lý hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ tài chính.
Các nhà quản lý tài chính thường phải gánh vác các công việc vận hành thường ngày như kế toán, thu nợ, thanh toán và khai thuế. Mặc dù có khả năng xử lý những công việc này, họ bị phân tâm khỏi công việc cốt lõi của mình là thúc đẩy quản lý và tăng trưởng kinh doanh, điều này có thể xảy ra do quản lý vận hành không hiệu quả.
Chúng ta có thể học hỏi từ JP Morgan Chase. Công ty này sử dụng các công cụ AI cho quản lý vận hành, bao gồm phân tích dữ liệu, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và học máy, để phát hiện gian lận và đảm bảo tuân thủ.
Họ cũng sử dụng AI để xử lý khoản vay và hỗ trợ khách hàng, giúp nâng cao độ chính xác và tốc độ, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giảm rủi ro hoạt động.
Các kỹ thuật quản lý hoạt động phù hợp có thể quyết định hiệu quả công việc của bạn và giúp đáp ứng mong đợi của khách hàng. Hãy xem những kỹ thuật nào có thể biến đổi các quy trình kinh doanh thường ngày của bạn.
Sử dụng công cụ phù hợp cho quản lý vận hành
Bạn không thể nấu một món ăn ngon nếu không có đủ nguyên liệu phù hợp. Quản lý hoạt động cũng giống như vậy. Nó đòi hỏi nghệ thuật và kỹ năng biến sự phức tạp thành đơn giản, đảm bảo mọi thứ hòa hợp với nhau để mang lại kết quả.
Quá trình này bao gồm việc thu thập và sử dụng các nguồn lực từ các nhóm, thiết bị, vật liệu và công nghệ (giống như thu thập nguyên liệu). Tuy nhiên, chỉ thu thập nguồn lực là không đủ. Một nhà quản lý hoạt động phải biết cách sử dụng chúng để tối ưu hóa hiệu quả, giảm chi phí và thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu của công ty.
Một số công cụ cơ bản mà các nhà quản lý vận hành thường xem xét triển khai bao gồm:
- Phần mềm quản lý dự án
- Nền tảng giao tiếp
- Các công cụ tự trợ giúp như mẫu SOP, bảng điều khiển hoạt động, ứng dụng theo dõi mục tiêu, v.v
- Giải pháp quản lý quy trình kinh doanh
Chúng tôi có thể có thứ gì đó giúp bạn khai thác sức mạnh của tất cả các công cụ trên để quản lý hoạt động chính xác. Nó cho phép theo dõi dữ liệu thời gian thực, dễ dàng tích hợp các quy trình và hợp tác nhóm.
Gặp gỡ ClickUp, một công cụ quản lý dự án toàn diện!
Phần mềm quản lý dự án ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn một cách thức vượt trội để xử lý các công việc hàng ngày. Nó cho phép thực hiện chiến lược quản lý hoạt động của bạn một cách liền mạch.
Dưới đây là một số tính năng khiến ClickUp trở thành công cụ quản lý hoạt động phù hợp với bạn:
Khả năng tài liệu hóa toàn diện
Tính năng tài liệu của ClickUp, ClickUp Docs, cho phép bạn tạo tài liệu quy trình động với kiểm soát phiên bản. Các tính năng cộng tác thời gian thực trong Docs giúp bạn đề xuất thay đổi tài liệu và mời các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến, đánh giá và phản hồi.
Bạn cũng có thể liên kết các tài liệu và nhiệm vụ một cách liền mạch để giữ mọi thứ ở một nơi. Thêm tiện ích để cập nhật quy trình làm việc, điều chỉnh trạng thái dự án, phân công nhiệm vụ và hơn thế nữa, tất cả trong ClickUp.
Thư viện công cụ trực quan hóa phong phú
ClickUp có một thư viện lớn các công cụ trực quan hóa để phù hợp với mọi nhu cầu của bạn. Tận dụng Bảng trắng ClickUp để trực quan hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Tạo sơ đồ quy trình công việc bằng cách thêm, xóa, kéo và thả các hình dạng, kết nối và ghi chú dán vào bảng trắng.
Thêm các phụ thuộc, lập bản đồ các quy trình liên chức năng và cộng tác với nhóm của bạn về các chiến lược tối ưu hóa để theo dõi chặt chẽ tình trạng hoạt động của bạn.
Các chuyên gia quản lý hoạt động cũng có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp, hiển thị chế độ xem thời gian thực về dữ liệu hoạt động trong quá khứ, phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn và đảm bảo cải tiến quy trình và kiểm soát chất lượng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để tạo bảng điều khiển toàn diện, hãy thiết lập Mục tiêu trong ClickUp và liên kết chúng với các công việc, công việc con và danh sách kiểm tra có liên quan để theo dõi tiến độ. Sử dụng Thẻ như thanh tiến độ, biểu đồ tròn, nhiệt kế và biểu đồ đường để hiển thị các chỉ số và KPI quan trọng.
ClickUp cũng giúp đảm bảo các quy trình của bạn không bị căng thẳng hoặc có nguy cơ bị gián đoạn do thiếu nguồn lực. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp hiển thị các nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm trong một khung thời gian đã chọn. Chế độ xem này so sánh khối lượng công việc của từng cá nhân với sức chứa được chỉ định, cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Tính năng lập kế hoạch và quản lý
Đối với kế hoạch nâng cao, ClickUp Goals có thể được sử dụng để quản lý các mục tiêu quy trình của bạn một cách hiệu quả.
Các tính năng như theo dõi công việc, giám sát tiến độ và nhắc nhở có thể tùy chỉnh cho phép bạn chia nhỏ các mục tiêu hoạt động phức tạp và lớn thành các bước nhỏ, dễ quản lý. Điều này giúp dễ dàng cài đặt các cột mốc, đảm bảo tiến độ nhất quán và giao hàng đúng hạn.
Xác định và sắp xếp các mục tiêu cụ thể vào các thư mục chuyên dụng, theo dõi tiến độ bằng các chỉ số có thể tùy chỉnh như mục tiêu số, tiền hoặc dựa trên công việc, đồng thời liên kết các công việc và danh sách công việc của bạn trực tiếp với các mục tiêu để nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kiểm tra Mẫu thư mục OKR của ClickUp, mẫu này chia nhỏ các mục tiêu và kết quả chính (OKR) thành các danh sách dễ quản lý, giúp bạn cấu trúc và giám sát hoạt động của mình.
Giao tiếp và hợp tác
ClickUp cung cấp giải pháp tất cả trong một, kết hợp tin nhắn, nhiệm vụ và cộng tác tại một nơi — ClickUp Chat. Không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng để truy cập các tính năng như nhắn tin thời gian thực, quản lý nhiệm vụ, hội nghị video và hỗ trợ dựa trên AI. ClickUp Chat cung cấp tất cả những tính năng này — trong một nền tảng duy nhất. Điều này thực sự khiến ClickUp trở thành 'ứng dụng tất cả trong một' cho quản lý hoạt động.
Các tính năng nổi bật của ClickUp Chat, chẳng hạn như FollowUps để theo dõi các mục hành động, tạo nhiệm vụ do AI tạo ra và tích hợp trơn tru với các công cụ ClickUp khác, cho phép bạn cải thiện giao tiếp, làm trơn tru quy trình làm việc và duy trì sự tổ chức.
Phần hay nhất là gì? Hầu hết các giao tiếp trong nhóm của bạn sẽ diễn ra trong Trò chuyện. Từ đó, bạn có thể điều hành các dự án và nhóm của mình cũng như trực quan hóa tiến độ dự án. Giao tiếp và làm việc song song mà không mất bối cảnh trong quá trình này!
Mẫu để lập kế hoạch, triển khai và quản lý quy trình
Quản lý quy trình, hoạt động và chuỗi cung ứng không chỉ cần số giờ làm việc của các thành viên trong nhóm để xử lý nhiều công việc cùng lúc. Tuy nhiên, mọi người đều bị giới hạn bởi số giờ họ có thể làm việc mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
Vậy, làm thế nào để đảm bảo nhóm của bạn có đủ băng thông và tài nguyên để dành cho một dự án cụ thể?
Phần mềm Quản lý Dự án Doanh nghiệp của ClickUp cung cấp các mẫu kế hoạch hoạt động khác nhau để giúp bạn bắt đầu.
Mẫu kế hoạch hoạt động của ClickUp
Cho dù bạn đang ra mắt sản phẩm mới hay tối ưu hóa hoạt động, Mẫu Kế hoạch Hoạt động của ClickUp cung cấp các công cụ để phát triển các kế hoạch có thể thực hiện, theo dõi KPI và cộng tác trong thời gian thực. Nó tăng cường thành công kinh doanh một cách chiến lược bằng cách điều chỉnh các nhóm theo các mục tiêu chung.
Ngoài ra, mẫu này còn có tính năng Trạng thái Tùy chỉnh để theo dõi công việc, Trường Tùy chỉnh để phân loại hoạt động và Chế độ xem Tùy chỉnh để theo dõi tiến độ.
Ví dụ: một quản lý dự án giám sát việc ra mắt sản phẩm mới có thể sử dụng công cụ này để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình.
Bằng cách lựa chọn công việc, tệp đính kèm, phụ thuộc và ngày đáo hạn, người quản lý hoạt động có thể tạo kế hoạch toàn diện để theo dõi các cột mốc quan trọng, phân bổ nguồn lực và đảm bảo thời hạn được tuân thủ.
Mẫu biên bản cuộc họp hoạt động của ClickUp
Bạn có quá nhiều chi tiết cần ghi lại từ một cuộc họp kinh doanh quan trọng nhưng thời gian lại quá ngắn? Mẫu Biên bản cuộc họp hoạt động của ClickUp có thể đơn giản hóa việc ghi chú.
Dễ dàng ghi lại các quyết định hoạt động quan trọng, theo dõi các mục hành động và phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm. Mẫu này bao gồm Trạng thái Tùy chỉnh để theo dõi công việc hoạt động, Trường Tùy chỉnh để phân loại các quyết định và Chế độ xem Tùy chỉnh như biểu đồ Gantt và lịch để quản lý dự án tốt hơn.
Với các tính năng tích hợp như ghi lại màn hình, phản hồi bình luận và tự động hóa, mẫu này giúp đơn giản hóa việc ghi lại tiến độ và cập nhật. Nó cũng giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và cung cấp điểm tham chiếu rõ ràng cho các cuộc thảo luận trong tương lai, đảm bảo mọi quyết định đều được theo dõi, ghi lại và dễ dàng truy cập.
Cũng nên đọc: 10 mẫu kế hoạch hoạt động miễn phí trong Excel & Word
Bây giờ khi bạn đã có các công cụ để tối ưu hóa hoạt động của mình, hãy cùng tìm hiểu về người đứng sau hậu trường làm nên tất cả: nhà quản lý vận hành.
Vai trò của người quản lý hoạt động
Các nhà quản lý vận hành giống như các điều phối viên giao thông hàng không. Họ liên tục theo dõi nhiều yếu tố di chuyển, đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru và hướng dẫn tổ chức đến đích an toàn và đúng giờ.
Đã đến lúc tôn vinh những nỗ lực quan trọng của những anh hùng này!
Lập kế hoạch chiến lược
Các nhà quản lý hoạt động làm việc chặt chẽ với ban lãnh đạo cấp cao để phân tích xu hướng thị trường, tiêu chuẩn ngành và năng lực nội bộ nhằm xác định các cơ hội cải tiến và phát triển.
Tối ưu hóa quy trình
Một phần quan trọng trong vai trò của người quản lý hoạt động là xác định những điểm không hiệu quả và thực hiện các chiến lược để khắc phục chúng. Điều này bao gồm thiết kế lại và tự động hóa quy trình làm việc, xác định các chỉ số KPI, tự động hóa công việc và đầu tư vào công nghệ mới để nâng cao năng suất và giảm chi phí.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Phân tích Chi phí Lợi ích miễn phí của ClickUp giúp các nhà quản lý hoạt động nhanh chóng đánh giá hiệu quả chi phí của các quy trình khác nhau trước khi cam kết thực hiện. Bố cục được phân loại và mã hóa bằng màu sắc giúp quá trình ra quyết định phức tạp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Phân bổ tài nguyên
Các nhà quản lý hoạt động cũng chịu trách nhiệm phân bổ và quản lý tài nguyên, phát triển kế hoạch nhân sự, quản lý ngân sách và đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp, nhằm đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách tối ưu.
Kiểm soát chất lượng
Các nhà quản lý hoạt động ưu tiên đảm bảo chất lượng bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng, chẳng hạn như kiểm tra, đánh giá và cơ chế phản hồi, để xác định và giải quyết các vấn đề về chất lượng.
Quản lý rủi ro
Các nhà quản lý hoạt động phải chủ động xác định và giảm thiểu các rủi ro có thể gây gián đoạn hoạt động hoặc ảnh hưởng đến các mục tiêu cốt lõi của công ty. Điều này bao gồm xây dựng kế hoạch dự phòng, quản lý các quy trình an toàn và giải quyết các vấn đề môi trường.
Lãnh đạo nhóm
Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất của người quản lý hoạt động, tức là lãnh đạo, hướng dẫn và cố vấn cho các nhóm thực hiện các công việc hoạt động khác nhau. Họ thường phối hợp với bộ phận nhân sự để theo dõi lịch trình của nhân viên, lên lịch công việc hiệu quả và đề ra các phương pháp hay nhất và quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) để tăng tốc hiệu suất.
Hiểu vai trò chỉ là một phần nhỏ của quản lý hoạt động; các phương pháp hay nhất mới giúp quản lý hoạt động thực sự hiệu quả! Đọc tiếp để hiểu các phương pháp này.
Các phương pháp hay nhất trong quản lý vận hành
Một nghiên cứu chỉ ra rằng 40% tổ chức không hiệu quả trong việc hỗ trợ hoạt động tuyến đầu, cản trở khả năng phản ứng nhanh với biến động thị trường.
Vậy điều gì cần thiết để trở thành một phần của 60% nhân viên có hiệu suất cao đó? Hãy cùng xem:
Quyết định dựa trên dữ liệu
Chúng ta đang sống trong một thế giới vận hành dựa trên dữ liệu, và các doanh nghiệp có thể tận dụng và điều chỉnh dây chuyền sản xuất dựa trên dữ liệu sẽ có được lợi thế cạnh tranh và tiết kiệm rất nhiều chi phí trong dài hạn. Các công ty có thể đưa ra quyết định thông minh hơn, nhanh hơn bằng cách sử dụng phân tích để theo dõi hiệu suất, xác định các điểm nghẽn và dự đoán nhu cầu.
UPS, ví dụ, đã phát triển hệ thống tối ưu hóa và điều hướng tích hợp trên đường (Orion). UPS cũng đã đầu tư mạnh mẽ vào phân tích để cải thiện hiệu quả logistics và kết quả là đã tiết kiệm được chi phí đáng kể và nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Sản xuất tinh gọn và cải tiến liên tục
Những thay đổi nhỏ, từng bước trong một công ty sản xuất — cho dù là giảm bớt các bước không cần thiết hay xem xét lại chuỗi cung ứng — có thể mang lại lợi ích đáng kể theo thời gian.
Toyota đã cách mạng hóa ngành công nghiệp ô tô với sản xuất tinh gọn, và ngày nay, những nguyên tắc này là nền tảng của quản lý hoạt động của công ty. Một khái niệm khóa khác được Toyota áp dụng là 'Jidoka', có nghĩa là "tự động hóa với cảm giác con người". Trong hệ thống của Toyota, máy móc được thiết kế để phát hiện các khuyết tật hoặc sự bất thường và tự động dừng quá trình sản xuất.
Điều này cho phép nhân viên giải quyết vấn đề kịp thời, đảm bảo các vấn đề được giải quyết trong thời gian thực mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
Tự động hóa và công nghệ
Tự động hóa và công nghệ là hai con ngựa, nếu được thuần hóa đúng cách, có thể đưa chúng ta vào một thời kỳ hoàng kim của thành tựu nhân loại.
Hãy coi tự động hóa như một công cụ đắc lực, liên tục xử lý các công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian như nhập dữ liệu, quản lý hàng tồn kho và kiểm tra chất lượng. Bằng cách tự động hóa các quy trình này, các nhà quản lý hoạt động có thể đạt được sự nhất quán, chính xác và tốc độ cao hơn, giảm thiểu lỗi do con người gây ra và giải phóng nguồn lực cho các sáng kiến chiến lược.
Công nghệ là con ngựa chiến—dynamic, sáng tạo và linh hoạt. Từ việc triển khai các công cụ phân tích nâng cao cho dự báo nhu cầu đến tích hợp hệ thống được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho bảo trì dự đoán, công nghệ giúp các tổ chức duy trì sự cạnh tranh trong thị trường thay đổi nhanh chóng.
Johnson & Johnson's Ethicon, một công ty con của Johnson & Johnson, sử dụng hệ thống phẫu thuật robot OTTAVA cho các thủ thuật khác nhau. Các hệ thống này tối ưu hóa hiệu quả phòng mổ, cung cấp các tùy chọn lâm sàng linh hoạt và đảm bảo thiết bị y tế Ethicon đáng tin cậy.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Việc đưa nguyên liệu thô phù hợp đến đúng nơi, đúng thời điểm là rất quan trọng đối với quản lý hoạt động. Các doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá các nhà cung cấp, hậu cần và chiến lược quản lý hàng tồn kho của mình.
Chương trình Phát triển Nhân viên Nhà cung cấp của Apple là một ví dụ tuyệt vời về tối ưu hóa quy trình và đầu tư vào con người để thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Sự tham gia của nhân viên và đào tạo
Nhân viên là tài sản lớn nhất của bạn. Nhân viên gắn bó với công việc có năng suất cao hơn 17% và đầu tư vào đào tạo nhân viên là đầu tư trực tiếp vào thành công của công ty.
Khi nhân viên hiểu rõ các quy trình và giá trị của hiệu quả, họ sẽ dễ dàng phát hiện ra những điểm không hiệu quả và đề xuất cải tiến. Tạo ra văn hóa học tập liên tục giúp mọi người luôn nhạy bén và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi.
Phương pháp giao tiếp hai chiều giữa nhân viên và giám sát viên của Honda là một tiêu chuẩn giúp họ nổi bật trong việc gắn kết và đào tạo nhân viên. Phương pháp quản lý hoạt động này tập trung vào việc thảo luận về lộ trình nghề nghiệp, sự khác biệt trong đánh giá hiệu suất và phát triển văn hóa hỗ trợ.
Thách thức trong quản lý vận hành
Các nhà quản lý vận hành phải đối mặt với nhiều thách thức—sự phát triển công nghệ, sự thay đổi liên tục trong sở thích của khách hàng và những gián đoạn trong chuỗi cung ứng toàn cầu, những vấn đề này thường xuất hiện vào những thời điểm không mong đợi.
Hãy cùng tìm hiểu một số trở ngại mà họ có thể gặp phải khi lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nguồn lực và quy trình của bạn.
Thách thức công nghệ
Công nghệ mang lại cả cơ hội và thách thức. Mặc dù tự động hóa và AI có thể cải thiện hiệu quả, nhưng việc tích hợp các công nghệ này đòi hỏi đầu tư đáng kể và đào tạo lực lượng lao động.
An ninh mạng là một mối lo ngại khác, vì sự gia tăng số hóa khiến các doanh nghiệp dễ bị vi phạm dữ liệu, đe dọa đến tính liên tục của hoạt động. Việc theo kịp các công nghệ phát triển nhanh chóng như Internet vạn vật (IoT) và trí tuệ nhân tạo (AI) cũng tạo ra các vấn đề tích hợp với các hệ thống hiện có.
Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý vận hành tốt nhất
Thách thức kỹ thuật
Các thách thức kỹ thuật trong quản lý hoạt động bao gồm tích hợp hệ thống và quản lý dữ liệu. Việc tích hợp các công nghệ hiện đại như hệ thống ERP, IoT và AI với các hệ thống cũ thường dẫn đến sự kém hiệu quả do các vấn đề về tương thích.
Một thách thức quan trọng khác là duy trì hệ thống tự động hóa, mặc dù giúp tăng hiệu quả nhưng cần bảo trì thường xuyên để tránh sự cố tốn kém.
ClickUp có thể là cứu tinh trong trường hợp này! ClickUp Automations giúp bạn tự động hóa các công việc vận hành thường ngày như gửi thông báo, phân công trách nhiệm và cập nhật trạng thái dự án, giúp nhóm của bạn có thêm thời gian để tập trung vào lập kế hoạch chiến lược và giải quyết vấn đề.
Các tính năng như AI Automation Builder cho phép người dùng tạo tự động hóa phù hợp với người được giao nhiệm vụ động, đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý công việc. Các phím tắt dự án, tự động hóa email và nhật ký kiểm tra mạnh mẽ cũng giúp nâng cao hiệu quả tổ chức.
Tích hợp các ứng dụng phổ biến giúp mở rộng khả năng tự động hóa, cho phép các nhóm tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong khi ClickUp thực hiện các công việc nặng nhọc.
Thách thức về bền vững
Bền vững là một vấn đề ngày càng cấp bách. Các nhà quản lý vận hành phải áp dụng các thực hành thân thiện với môi trường và tuân thủ các quy định ngày càng nghiêm ngặt. Thực hiện các hoạt động xanh, giảm lãng phí và cắt giảm khí thải carbon có thể làm tăng chi phí và độ phức tạp, đặc biệt là trong ngành sản xuất.
Thách thức trong giao tiếp
Các thách thức về giao tiếp phát sinh từ việc phối hợp giữa nhiều bộ phận và quản lý các nhóm toàn cầu hoặc từ xa. Sự hiểu lầm giữa các nhóm, chẳng hạn như sản xuất và mua sắm, có thể dẫn đến sự chậm trễ và lỗi, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động.
ClickUp Notepad là một công cụ hữu ích để giao tiếp và cộng tác trong các chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như thu thập dữ liệu quan trọng, động não ý tưởng, ghi chú, ghi lại thay đổi và đo lường kết quả. Tính năng chỉnh sửa phong phú cho phép bạn hiệu đính và tóm tắt ghi chú, đồng thời chuyển đổi các đầu vào thành nhiệm vụ có thể theo dõi.
Một cách tuyệt vời khác để cải thiện quản lý và giao tiếp trong nhóm là sử dụng ClickUp Clips, cho phép các thành viên trong nhóm tạo và chia sẻ các video ngắn.
Những đoạn video này giúp các nhà quản lý hoạt động cung cấp giải thích chi tiết, phản hồi và video hướng dẫn trong những trường hợp mà tin nhắn văn bản không thể mang lại hiệu quả.
Chuyển đổi các phương pháp 'lỗi thời' thành thành công 'tuyệt đối' với ClickUp
Các nhà quản lý hoạt động có quyền lực để chuyển đổi nhóm của họ và thúc đẩy thành công bằng cách áp dụng các công cụ và thực tiễn khác nhau nhằm thúc đẩy sự hợp tác và rõ ràng. Tuy nhiên, đôi khi, ngay cả những công cụ tốt nhất cũng có thể trở nên lỗi thời khi lịch trình hoạt động chồng chéo, hướng dẫn không rõ ràng, thông điệp bị nhầm lẫn và thiếu sự giao tiếp rõ ràng.
ClickUp cung cấp các giải pháp chắc chắn cho tất cả các vấn đề hoạt động của bạn. Chúng tôi hiểu sự khác biệt giữa điều hành một doanh nghiệp và điều hành một doanh nghiệp với tầm nhìn.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm sự hợp tác liền mạch trong hoạt động của bạn!