Một nhân viên hỗ trợ khách hàng đã nâng cấp một vấn đề kỹ thuật vào tuần trước, vấn đề này đã làm khó ba thành viên khác trong nhóm. Trong khi đó, trong một bình luận trên GitHub từ vài tháng trước, có tài liệu của một kỹ sư về chính giải pháp đó.
Kiến thức đã có, giải pháp cũng đã có. Nhưng việc kết nối những điểm đó đòi hỏi ai đó phải nhớ lại một cuộc hội thoại diễn ra cách đây vài tháng trong một bối cảnh hoàn toàn khác.
AI thay đổi điều này, xem toàn bộ hệ sinh thái kiến thức của bạn như một mạng lưới kết nối thay vì các kho dữ liệu độc lập.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng AI cho quản lý kiến thức với ClickUp để tối ưu hóa toàn bộ quy trình.
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp cung cấp nền tảng có cấu trúc mà nhóm của bạn cần để tổ chức hiệu quả các tài liệu như bài viết kiến thức, câu hỏi thường gặp (FAQ) và tài nguyên. Sau khi nội dung của bạn được tổ chức trong công cụ quản lý kiến thức này, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật tìm kiếm và truy xuất thông minh được hỗ trợ bởi AI.
Quản lý kiến thức được hỗ trợ bởi AI là gì?
Quản lý kiến thức dựa trên AI bao gồm việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động tổ chức, phân loại và truy xuất thông tin từ tài liệu hiện có của bạn.
Ví dụ, khi ai đó tìm kiếm từ khóa “xử lý khiếu nại khách hàng”, hệ thống quản lý kiến thức của bạn sẽ trả về tất cả thông tin liên quan đến từ khóa này. Điều này bao gồm sơ đồ quy trình xử lý khiếu nại, nghiên cứu trường hợp khách hàng khó khăn trong quý trước và chủ đề trò chuyện nơi trưởng bộ phận hỗ trợ đã hướng dẫn cách xử lý khách hàng giận dữ.
Các hệ thống AI nhận ra rằng ba thông tin này giải quyết cùng một vấn đề cơ bản, mặc dù chúng nằm trong các hệ thống quản lý kiến thức truyền thống khác nhau và sử dụng các ngôn ngữ khác nhau.
Với khả năng tìm kiếm và học máy trong tay, cơ sở kiến thức nội bộ trước đây của bạn sẽ trở nên liên kết và có thể tìm kiếm được.
🔍 Bạn có biết? Xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể phát hiện sự mỉa mai, châm biếm hoặc sự bực bội trong các truy vấn của khách hàng. Điều này giúp cơ sở kiến thức thẻ các vấn đề 'cấp bách' chính xác hơn.
Tại sao nên sử dụng AI cho quản lý kiến thức?
AI trong quản lý kiến thức loại bỏ nhiều điểm ma sát phổ biến của các cơ sở kiến thức truyền thống:
- Tìm kiếm ngữ nghĩa: Hiểu ý định đằng sau một truy vấn và trả về kết quả tìm kiếm liên quan. Ví dụ, khi ai đó tìm kiếm ‘dòng thời gian dự án’, hệ thống có thể hiển thị các tài liệu có tiêu đề ‘lịch trình giao hàng’ hoặc ‘công cụ theo dõi cột mốc’.
- Bản đồ mối quan hệ: Kết nối báo cáo lỗi với giải pháp của nó, các cuộc thảo luận liên quan và các vấn đề tương tự một cách tự động.
- Phân loại không cần bảo trì: Tổ chức nội dung mà không yêu cầu ai phải nhớ các quy tắc phân loại hoặc hệ thống lưu trữ.
- Nhận diện mẫu: Xác định khi các nhóm liên tục đặt cùng một câu hỏi và hiển thị kiến thức liên quan.
- Trí tuệ kiểm soát phiên bản: Tìm kiếm thông tin mới nhất khi có nhiều phiên bản tồn tại trên các nền tảng khác nhau.
🧠 Thông tin thú vị: Quản lý kiến thức có nguồn gốc từ 5.000 năm trước, bắt đầu từ người Sumer, Kim tự tháp Giza (2560 TCN) và Thư viện Alexandria (với hơn 500.000 công việc viết tay).
Quy trình từng bước để sử dụng AI trong quản lý kiến thức
ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm trên một nền tảng duy nhất — được thúc đẩy bởi tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
Dưới đây là một quy trình làm việc thực tiễn, chứa đựng những lời khuyên hữu ích và ví dụ thực tế, về quản lý kiến thức được hỗ trợ bởi AI với sự trợ giúp của ClickUp.
Bước #1: Kiểm tra hệ sinh thái kiến thức hiện tại và xác định các điểm yếu.
Trước khi có thể cải thiện, bạn cần hiểu rõ giai đoạn hiện tại của kiến thức trong tổ chức của mình:
- Bản đồ kiến thức ẩn: Kiểm tra các chuỗi trò chuyện, email và ghi chú dán trên bàn làm việc của nhân viên để phát hiện thông tin hướng dẫn thực tế.
- Hỏi 'Ai biết? Nó ở đâu?': Các cuộc phỏng vấn nhanh hoặc khảo sát giúp xác định kiến thức mà mọi người thực sự sử dụng so với những gì bị bỏ qua
- Phát hiện các điểm nghẽn cấu trúc: Tìm kiếm các tài liệu trùng lặp, hạn chế truy cập, tệp tin lỗi thời và chuỗi phê duyệt dài gây cản trở việc chia sẻ kiến thức
Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp AI Quản lý Kiến thức có thể hỗ trợ bằng cách đánh dấu các bản sao trùng lặp và liên kết các tệp liên quan.
Phần mềm quản lý kiến thức AI cho phép bạn nhập tài liệu từ các công cụ của bên thứ ba mà nhóm của bạn đã sử dụng, chẳng hạn như Google Drive, Confluence hoặc Notion.
Quy trình rất đơn giản: bạn lựa chọn nguồn, cấu hình trình nhập dữ liệu và đưa các tệp đó vào ClickUp mà không làm mất cấu trúc của chúng. Điều đó có nghĩa là công việc hiện tại của bạn vẫn được giữ nguyên, nhưng nay đã trở thành một phần của hệ thống tập trung mà mọi người đều có thể truy cập.
Mẫu Cơ sở Kiến thức của ClickUp
Sau đó, xây dựng cấu trúc xung quanh nội dung này bằng mẫu ClickUp Knowledge Base Template. Mẫu này cung cấp cho bạn một khung sườn sẵn có với các phần dành cho hướng dẫn onboarding, chính sách, tài liệu sản phẩm và tài liệu đào tạo.
Giả sử nhóm nhân sự của bạn đang chuẩn bị tài liệu cho nhân viên mới. Họ sử dụng danh sách kiểm tra onboarding cũ từ Tài liệu Google và tài liệu đào tạo từ PowerPoint. Trong mẫu cơ sở kiến thức này, họ có thể tạo các danh mục như ‘Quyền lợi’, ‘Thiết lập IT’ và ‘Lịch trình tuần đầu tiên’ để quá trình onboarding diễn ra suôn sẻ.
📮 ClickUp Insight: Công việc không nên là một trò chơi đoán mò—nhưng quá thường xuyên, nó lại như vậy. Cuộc khảo sát về quản lý kiến thức của chúng tôi cho thấy nhân viên thường lãng phí thời gian tìm kiếm trong các tài liệu nội bộ (31%), cơ sở kiến thức của công ty (26%) hoặc thậm chí là ghi chú cá nhân và ảnh chụp màn hình (17%) chỉ để tìm kiếm thông tin cần thiết. Với tính năng Tìm kiếm Kết nối của ClickUp, mọi tệp tin, tài liệu và cuộc hội thoại đều có thể truy cập ngay lập tức từ trang chủ của bạn — giúp bạn tìm thấy câu trả lời trong vài giây, không phải vài phút.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
⚡ Mẫu lưu trữ: Mẫu Bản đồ Hành trình Khách hàng ClickUp giúp bạn hình dung và tối ưu hóa từng giai đoạn của trải nghiệm khách hàng. Mẫu hành trình khách hàng này tập trung dữ liệu liên quan từ các nhóm bán hàng, tiếp thị và đội ngũ hỗ trợ để đảm bảo kiến thức ngầm được ghi chép đầy đủ.
Bước #2: Xác định mục tiêu và phân công quyền sở hữu
Mục tiêu rõ ràng và quyền sở hữu dẫn đến kết quả ít hỗn loạn hơn và việc áp dụng nhanh hơn. Đặt mục tiêu SMART bằng cách thay thế mục tiêu mơ hồ “Cải thiện tìm kiếm” bằng “Giảm thời gian tìm kiếm trung bình xuống 40% bằng cách sử dụng thẻ hỗ trợ AI vào quý 2.”
Ngoài ra, bạn cũng phải chỉ định một chủ sở hữu kỹ thuật (quản lý tích hợp) và một đại diện kiến thức (đại diện cho nhu cầu của người dùng). Sự quyền sở hữu kép này thúc đẩy việc áp dụng.
Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp Mục tiêu cho phép bạn đặt ra các mục tiêu cấp cao và chia nhỏ chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đo lường được.
Giả sử mục tiêu của bạn là nâng cao hiệu quả truy xuất kiến thức. Trong ClickUp, bạn có thể tạo một Mục tiêu có tiêu đề ‘Nâng cao hiệu quả truy xuất kiến thức lên 40% trong quý 2’. Dưới Mục tiêu này, hãy đặt các Mục tiêu cụ thể như:
- Triển khai gắn thẻ hỗ trợ AI cho 80% tài liệu trước cuối quý 1
- Giảm thời gian tìm kiếm trung bình xuống 40% bằng cách sử dụng công nghệ gắn thẻ hỗ trợ AI vào quý 2
- Đạt 90% sự hài lòng của người dùng với tính năng tìm kiếm mới vào quý 2
Mỗi mục tiêu đều có thể đo lường được và có thời hạn, tuân thủ các tiêu chí SMART. Giao các mục tiêu này cho các thành viên nhóm liên quan và theo dõi tiến độ thông qua bảng điều khiển ClickUp.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp Docs là không gian làm việc động, nơi bạn có thể bình luận, giao công việc thường xuyên và cập nhật tài sản kiến thức ngay lập tức.
Giả sử đội ngũ sản phẩm của bạn nhận ra khách hàng gặp khó khăn với một bước thiết lập. Thay vì chờ đợi bản cập nhật hướng dẫn định kỳ hàng quý, bạn ngay lập tức vào tài liệu hướng dẫn onboarding và điều chỉnh các bước. Bạn cũng @đề cập đến đội ngũ hỗ trợ để xem xét và kết nối trực tiếp với dự án đào tạo.
Giờ đây, cơ sở kiến thức AI của bạn phản ánh thực tế.
Bước #3: Xác định và ưu tiên các trường hợp sử dụng cho AI
Tập trung vào những lĩnh vực mà AI có thể tạo ra tác động lớn nhất một cách nhanh chóng. Dưới đây là phân tích chi tiết:
- Bắt đầu với các công việc có rủi ro thấp nhưng tác động cao như tự động hóa việc gắn thẻ, yêu cầu nó đề xuất các tài liệu liên quan và trả lời các câu hỏi thường gặp
- Thử nghiệm với nội dung quan trọng, kiểm tra AI trên kiến thức có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc
- Xếp hạng các trường hợp sử dụng bằng ma trận quyết định với các tiêu chí khả thi, tác động và cấp bách được đánh giá bởi sự kết hợp của các bên liên quan
Hỏi: Những công việc nào chậm chạp, dễ lỗi hoặc lặp đi lặp lại? Chọn hai công việc để ưu tiên hỗ trợ từ AI kết nối.
Cách ClickUp hỗ trợ
Sau khi đã chọn các lĩnh vực ưu tiên, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của nền tảng, giúp bạn biến những ưu tiên này thành các quy trình làm việc có thể thực hiện được. Trợ lý Quản lý Dự án AI của nó tự động phân tích không gian làm việc của bạn, đề xuất các bước tiếp theo và thậm chí tạo công việc hoặc phân công chủ sở hữu dựa trên mục tiêu của bạn.
Giả sử bạn quyết định bắt đầu sử dụng AI để trả lời các truy vấn mà nhóm thường đặt ra. ClickUp Brain, nhờ khả năng truy cập vào không gian làm việc của bạn, có thể trở thành trợ lý AI luôn sẵn sàng trả lời các truy vấn đó.
Ví dụ, một quản lý bán hàng cần chiến lược định giá mua hàng trước cuộc gọi với khách hàng có thể chỉ cần hỏi ClickUp Brain và nhận ngay phần thông tin chính xác, tiết kiệm thời gian quý báu.
✅ Thử gợi ý này: Các kế hoạch giá của chúng ta cho chiến lược mua sắm là gì?*
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Chính sách thay đổi, quy trình phát triển và nội dung cần được xem xét định kỳ. Cài đặt ClickUp Tự động hóa để quản lý chu kỳ đó.
Ví dụ, bạn có thể tạo một quy trình tự động hóa để gắn thẻ tài liệu tuân thủ để xem xét mỗi sáu tháng, giao cho chủ sở hữu phù hợp và thông báo cho nhóm khi cần cập nhật. Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, đảm bảo cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI của bạn luôn đáng tin cậy.
Bước #4: Chọn công cụ phù hợp và triển khai thử nghiệm
Lựa chọn và thử nghiệm AI một cách đúng đắn sẽ giúp tránh được sự thất vọng sau này. Hãy tìm kiếm các công cụ đã sẵn sàng tích hợp API, dễ dàng kết nối với wiki, intranet hoặc nền tảng hợp tác hiện có của bạn hơn là bắt đầu từ đầu. Sau đó, bạn có thể thử nghiệm với các tài liệu thực tế (được ẩn danh nếu cần thiết) để nhận được kết quả chính xác.
Dưới đây là một bảng câu hỏi ngắn để trả lời:
- Nó có tích hợp với các nền tảng quản lý kiến thức hiện có của tôi (ví dụ: wiki, intranet) không?
- Nó có thể xử lý các loại nội dung mà chúng ta sử dụng (tài liệu, PDF, bình luận mã nguồn, nhật ký trò chuyện) không?
- Độ tùy chỉnh của các đề xuất AI hoặc quy tắc gắn thẻ của nó như thế nào?
- Nó có thể áp dụng các biện pháp bảo mật và kiểm soát truy cập cho nội dung nhạy cảm không?
- Nó có cung cấp phân tích hoặc phản hồi về việc sử dụng AI và độ chính xác không?
- Độ dễ dàng cho người dùng không chuyên môn khi áp dụng là như thế nào?
- Công cụ có thể mở rộng quy mô khi lượng kiến thức và kích thước nhóm tăng lên không?
Dưới đây là những chia sẻ của Thomas Clifford, Quản lý Sản phẩm tại TravelLocal:
Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án và công việc, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được áp dụng để theo dõi và cập nhật khung OKR của chúng tôi và nhiều trường hợp sử dụng khác, bao gồm sơ đồ luồng công việc và biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép cùng quy trình làm việc. Thật tuyệt vời khi có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu này trong một sản phẩm duy nhất, vì các thành phần có thể được liên kết với nhau một cách dễ dàng.
Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án và công việc, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được áp dụng để theo dõi và cập nhật khung OKR của chúng tôi và nhiều trường hợp sử dụng khác, bao gồm sơ đồ luồng công việc và biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép cùng quy trình làm việc. Thật tuyệt vời khi có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu này trong một sản phẩm duy nhất, vì các thành phần có thể được liên kết với nhau một cách dễ dàng.
📖 Xem thêm: Các ví dụ hàng đầu về hệ thống quản lý kiến thức
Bước #5: Kiểm tra, thu thập phản hồi, hoàn thiện, mở rộng
Nếu bạn lặp lại nhanh chóng, bạn sẽ học tốt hơn. Đừng quên:
- Lên lịch các vòng phản hồi thường xuyên, chẳng hạn như các cuộc khảo sát nhỏ hoặc các cuộc thăm hỏi nhanh, để thu thập thông tin có thể hành động
- Ba gồm các trường hợp ngoại lệ như người dùng cao cấp và những người hoài nghi để phát hiện các điểm mù
- thực hiện theo các giai đoạn nhỏ, *chẳng hạn như triển khai quản lý kiến thức theo từng bộ phận hoặc hàm, để điều chỉnh nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro
🚀 Lợi thế của ClickUp: AI hoạt động hiệu quả nhất khi nó luôn sẵn sàng hỗ trợ mà bạn không cần phải suy nghĩ. Đó chính là vai trò của ClickUp Brain MAX. Hãy xem nó như một trợ lý trên desktop luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Giả sử bạn vừa kết thúc cuộc gọi đánh giá dự án. Với Brain MAX, bạn không cần phải chuyển tab. Nhấn vào thanh công cụ nổi, nói tóm tắt của bạn, và Brain MAX sẽ chuyển đổi giọng nói thành văn bản, chỉnh sửa văn bản và cho phép bạn dán trực tiếp vào ClickUp Tài liệu hoặc tạo thành công việc mới.
Điều này có nghĩa là mọi thông tin, quyết định và nhiệm vụ mục từ các cuộc họp của bạn có thể được ghi chép trong phần mềm quản lý kiến thức ngay cả trước khi bạn rời khỏi bàn làm việc.
🤩 Bước bonus: Giữ cho kiến thức chính xác và dễ tìm kiếm
Một cơ sở kiến thức chỉ có thể thực hiện công việc hiệu quả khi mọi người tin tưởng vào nó.
Điều đó có nghĩa là hai điều: nội dung cần được cập nhật thường xuyên và phiên bản chính xác phải dễ dàng tìm thấy tại địa điểm. Tài liệu lỗi thời gây ra sự nhầm lẫn, và công cụ tìm kiếm kém hiệu quả buộc mọi người phải hỏi đồng nghiệp thay vì tự tìm câu trả lời.
AI hỗ trợ trên cả hai mặt bằng cách đánh dấu nội dung lỗi thời và hướng dẫn người dùng đến các nguồn tin đáng tin cậy nhất.
Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp AI Enterprise Search hỗ trợ điều này: nó tìm kiếm trên toàn bộ không gian làm việc và các ứng dụng kết nối như Google Drive, Slack và Gmail. Công cụ này hiểu bối cảnh công việc của bạn và hướng dẫn bạn trực tiếp đến phần quan trọng.
Điều làm cho điều này trở nên mạnh mẽ là cách nó phù hợp với vòng lặp lớn hơn:
- Các tài liệu được cập nhật theo thời gian thực khi các nhóm chỉnh sửa chính sách hoặc hướng dẫn
- ClickUp Brain đảm bảo các cập nhật này xuất hiện trong các câu trả lời nhanh chóng trong quá trình công việc hàng ngày
- Tìm kiếm Doanh nghiệp đảm bảo phiên bản mới nhất luôn dễ dàng truy cập, ngay cả khi tài liệu gốc nằm sâu trong một thư mục
Các gợi ý AI cho quản lý kiến thức
Dưới đây là các mẫu gợi ý AI đã được kiểm chứng giúp bạn tổ chức, truy xuất và tối ưu hóa kiến thức chung của nhóm. 🧑💻
Phân tích và tổ chức tài liệu
- Quét qua 50 bản đánh giá dự án và xác định 10 vấn đề hàng đầu xuất hiện trong nhiều dự án. Đối với mỗi vấn đề, hãy cho tôi biết các nhóm nào đã gặp phải nó và các giải pháp nào đã hiệu quả.
- Xem lại tài liệu hướng dẫn onboarding của chúng ta và so sánh với các câu hỏi mà nhân viên mới đã đặt ra trong trò chuyện trong sáu tháng qua. Tài liệu của chúng ta chưa giải quyết được những vấn đề thực tế nào?
- Phân tích các mẫu giao tiếp với khách hàng của chúng tôi và xác định các mẫu ngôn ngữ nào liên quan đến kết quả dự án thành công so với các mối quan hệ gặp vấn đề
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Các tài liệu trong ClickUp có thể được chuyển đổi thành wiki, cung cấp cho bạn một nguồn thông tin duy nhất, được tổ chức gọn gàng và dễ sử dụng. Bạn có thể tạo các danh mục cho chính sách, đào tạo hoặc kiến thức sản phẩm, và cập nhật chúng theo thời gian thực khi có thay đổi.
📖 Xem thêm: Phần mềm hỗ trợ khách hàng tốt nhất cho nhóm IT
Tìm kiếm thông tin nâng cao
- Tìm tất cả các quyết định đã được đưa ra liên quan đến [tính năng cụ thể] trong năm qua. Bao gồm ghi chú cuộc họp, thảo luận văn bản, chủ đề email, và tài liệu kỹ thuật. Cho tôi biết nếu có bất kỳ quyết định nào sau đó bị hủy bỏ hoặc sửa đổi
- Khi các nhóm đề cập đến "vấn đề tích hợp" trong báo cáo của họ, họ đang đề cập đến những vấn đề kỹ thuật cụ thể nào? Nhóm các vấn đề tương tự và hiển thị cho tôi các mẫu giải quyết
- Trích xuất tất cả các đề cập về vấn đề ngân sách, thay đổi dòng thời gian và hạn chế nguồn lực từ tài liệu dự án. Hãy chỉ ra những yếu tố nào thường xuyên làm chệch hướng các dự án của chúng ta.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Các nhóm lãng phí thời gian khi phải trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại trong trò chuyện. Trợ lý Trả lời Tự động giải quyết vấn đề này bằng cách trả lời trực tiếp trong các kênh của bạn khi ai đó đặt câu hỏi.
Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm nhập câu hỏi “Ai là người chịu trách nhiệm khởi động dự án?”, ClickUp Prebuilt Autopilot Agent sẽ trả lời ngay lập tức với tên của người phụ trách dự án và trích dẫn tài liệu nguồn. Điều này có nghĩa là mọi người sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức, và các chuyên gia của bạn không phải mất thời gian trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại.
Tổng hợp và tạo/lập kiến thức
- Tạo hướng dẫn khắc phục sự cố bằng cách phân tích các phiếu hỗ trợ, báo cáo lỗi và thảo luận về giải pháp. Tổ chức theo triệu chứng thay vì danh mục kỹ thuật, để người dùng không có kiến thức kỹ thuật có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin.
- Xây dựng ma trận quyết định cho việc lựa chọn nhà cung cấp bằng cách trích xuất các tiêu chí, sự đánh đổi và kết quả từ các quy trình mua sắm trước đây và đánh giá nhà cung cấp của chúng tôi
- Tạo mẫu đánh giá rủi ro dựa trên các vấn đề phát sinh trong các dự án đã hoàn thành của chúng ta. Bao gồm cả các rủi ro chúng ta đã dự đoán và những rủi ro bất ngờ
🌟 Bonus: Các trường tùy chỉnh và trường AI trong ClickUp thay đổi cách nhóm của bạn thu thập và tận dụng kiến thức. Các trường tùy chỉnh cho phép bạn đang theo dõi các chi tiết quan trọng như loại chiến dịch, người chịu trách nhiệm nhiệm vụ hoặc phản hồi của khách hàng ngay trong quy trình làm việc của bạn. Các trường AI nâng cao điều này bằng cách tự động tạo ra các phân tích và tóm tắt, giúp cơ sở kiến thức của bạn luôn được cập nhật.
Ví dụ, sau khi nhóm marketing hoàn thành một chiến dịch, trường AI Tóm tắt sẽ tự động tạo ra một bản tóm tắt rõ ràng, súc tích về kết quả của chiến dịch, giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo thủ công.
Trong khi đó, Trường Hành động AI quét chi tiết và bình luận của công việc, sau đó tạo ra danh sách các bước tiếp theo hoặc các công việc cần theo dõi cho nhóm. Với sự kết hợp giữa AI và Trường Tùy chỉnh, bạn đảm bảo mọi dự án đều được ghi chép đầy đủ, có thể thực hiện được và dễ dàng tra cứu — giúp kiến thức tổ chức của bạn vừa có cấu trúc vừa linh hoạt.
Dưới đây là video sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về AI Trường:
Phân tích khoảng cách và cải tiến
- So sánh các câu hỏi được đặt ra trong các cuộc họp toàn thể với các chủ đề được đề cập trong wiki nội bộ. Những khoảng trống kiến thức nào gây ra sự nhầm lẫn lặp đi lặp lại?
- Phân tích các báo cáo sau dự án thất bại và các trường hợp thành công của dự án. Thông tin nào mà các nhóm thành công ghi chép mà các nhóm gặp khó khăn lại bỏ qua?
- Đang theo dõi các quy trình nội bộ nào tạo ra nhiều yêu cầu làm rõ và phiếu hỗ trợ nhất. Quy trình của chúng ta thiếu chi tiết ở đâu?
🧠 Thông tin thú vị: Peter Drucker thường được gọi là "cha đẻ của quản lý hiện đại". Ông đã đặt ra thuật ngữ " nhân viên tri thức " vào những năm 1960, điều này đã dẫn đến việc quản lý kiến thức trở thành một khái niệm chính thức.
Khai thác kiến thức xuyên nhóm
- Xác định các giải pháp mà một nhóm đã phát triển, nhưng các nhóm khác vẫn tiếp tục xây dựng lại từ đầu. Chúng ta đang lãng phí nỗ lực ở đâu do các "hàng rào kiến thức"?
- Tìm các đối tượng/kỳ/phiên bản mà phản hồi của khách hàng đã dẫn đến thay đổi quy trình nội bộ. Làm thế nào chúng ta có thể hệ thống hóa vòng phản hồi này?
- Bản đồ chuyên môn giữa các nhóm bằng cách xem xét ai đóng góp giải pháp cho các loại vấn đề khác nhau. Chúng ta nên kết nối với ai để chuyển giao kiến thức?
Hiệu suất và ROI đang theo dõi
- Đánh giá thành công truy xuất kiến thức bằng cách đang theo dõi tần suất người dùng tìm thấy thông tin liên quan trong lần tìm kiếm đầu tiên so với việc phải thực hiện nhiều lần tìm kiếm hoặc hỏi đồng nghiệp
- Xác định tài liệu nào được tham khảo nhiều nhất và tài liệu nào không được sử dụng. Những mẫu nào phân biệt các nguồn kiến thức có giá trị?
🔍 Bạn có biết? Vào những năm 1990, quản lý kiến thức (KM) đã trở thành xu hướng chính nhờ những nhà tư tưởng như Tom Stewart. Ông nhấn mạnh rằng kiến thức là yếu tố then chốt tạo ra lợi thế cạnh tranh. Nhà tiên phong này cho rằng đầu tư vào vốn trí tuệ tạo ra một chu kỳ tự củng cố của sự đổi mới và giá trị.
Các phương pháp tốt nhất để sử dụng AI trong quản lý kiến thức
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất cần lưu ý khi sử dụng AI cho quản lý kiến thức:
- Xây dựng quản trị kiến thức, với các chính sách rõ ràng về quyền sở hữu dữ liệu, xác thực nội dung và tần suất cập nhật
- Cung cấp một cơ chế đơn giản cho người dùng để đánh giá chất lượng của các câu trả lời do AI tạo ra. Điều này giúp xác định các lĩnh vực mà AI cần cải thiện
- Yêu cầu các chuyên gia (SMEs) kỳ kiểm tra và xác minh độ chính xác của các câu trả lời hoặc tóm tắt do AI tạo ra cho các chủ đề quan trọng
- Theo dõi phân tích sử dụng để theo dõi các tài nguyên nào được sử dụng, cập nhật hoặc bị bỏ qua — sử dụng AI để phát hiện các lỗ hổng kiến thức
- Tạo ra một quy trình rõ ràng cho trường hợp AI không thể trả lời một truy vấn. Hệ thống nên có khả năng chuyển truy vấn đó đến một chuyên gia con người. Câu trả lời của chuyên gia sau đó nên được sử dụng để cập nhật cơ sở kiến thức
- Đảm bảo rằng AI tuân thủ tất cả các quyền truy cập và kiểm soát truy cập hiện có trong hệ thống quản lý kiến thức của bạn. Các quy trình bảo mật và bảo mật dữ liệu mạnh mẽ là yếu tố quan trọng
- Đào tạo lại các mô hình AI thường xuyên khi có dữ liệu, sản phẩm hoặc quy trình mới xuất hiện để tránh các thông tin lỗi thời
🔍 Bạn có biết? Vào những năm 1950, máy tính còn rất mới mẻ đến mức NASA thường phải dựa vào những 'máy tính' con người. Đây là những 'nhóm phụ nữ tài năng' đã tính toán thủ công quỹ đạo phóng tên lửa.
Biến kiến thức thành hành động với ClickUp
Kiến thức chỉ thực sự hữu ích khi mọi người có thể tìm thấy nó, tin tưởng vào nó và áp dụng nó mà không gặp trở ngại. Các công cụ quản lý kiến thức AI giúp điều đó trở nên khả thi, giữ cho thông tin được tổ chức gọn gàng, cập nhật và luôn trong tầm tay.
ClickUp tập hợp tất cả các thành phần của quy trình quản lý kiến thức của bạn vào một nền tảng duy nhất.
Bạn có thể tạo cơ sở kiến thức với các mẫu sẵn sàng sử dụng, duy trì tài liệu phát triển cùng nhóm của mình và tin tưởng vào ClickUp Brain để cung cấp câu trả lời tức thì khi có câu hỏi. Brain MAX luôn đồng hành cùng bạn suốt cả ngày, trong khi Enterprise Search và Automations đảm bảo mọi thứ chính xác mà không cần phải làm việc vất vả liên tục.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅