Trong vài năm gần đây, công việc tri thức đã phát triển theo cấp số nhân, hơn bất kỳ ngành nào khác. Một số công ty có giá trị nhất thế giới, như Apple, Alphabet, Amazon và Microsoft, đều là các doanh nghiệp công nghệ.
Sự tăng trưởng về việc làm, cũng như mức lương cao nhất, đều thuộc về các vai trò liên quan đến công nghệ. "Các vai trò phát triển nhanh nhất so với kích thước hiện tại của chúng được thúc đẩy bởi công nghệ, số hóa và tính bền vững", theo nhận định của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF).
Trên thực tế, theo nghiên cứu của WEF, các kỹ năng nhận thức như tư duy phân tích, tư duy sáng tạo, khả năng phục hồi, tự nhận thức, tò mò và hiểu biết về công nghệ đứng đầu danh sách các kỹ năng được yêu cầu nhiều nhất.
Về bản chất, giá trị thực sự trong nền kinh tế tri thức sẽ là, chính là tri thức. Tuy nhiên, nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận tri thức. Gartner gần đây phát hiện ra rằng 47% nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để thực hiện công việc. 32% trong số đó đã đưa ra quyết định sai lầm vì lý do này.
Một số lý do phổ biến nhất cho điều này là:
Sự phân tán ứng dụng: Thông tin được phân tán trên quá nhiều ứng dụng mà không có cách thức thống nhất để truy cập chúng.
Dữ liệu lộn xộn: Bạn đã bao giờ cảm thấy mình có quá nhiều bảng tính cho cùng một báo cáo nhưng không tin tưởng vào bất kỳ bảng nào trong số đó? Đó chính là vấn đề!
Truy cập giới hạn: Mạng lưới ứng dụng phức tạp gây ra các vấn đề về kiểm soát truy cập; và nhân viên thường không muốn mất thời gian làm các thủ tục rườm rà để được truy cập.
Thiếu đào tạo: Các tổ chức thường cho rằng nhân viên của họ biết cách tìm kiếm và thu thập thông tin một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, điều này là sai lầm.
Quản lý kiến thức: Trên hết, kiến thức tổ chức không phải lúc nào cũng được ghi chép, gắn thẻ, sắp xếp, lưu trữ và cập nhật một cách hiệu quả.
Một giải pháp mới nổi cho những khoảng trống này là cơ sở kiến thức AI. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tổng quan và chi tiết sâu hơn về việc tận dụng AI cho cơ sở kiến thức của tổ chức. Chúng ta cũng sẽ giải thích cách xây dựng và duy trì cơ sở kiến thức này để luôn tối ưu.
Cơ sở kiến thức AI là gì?
Cơ sở kiến thức AI là một trung tâm tập trung thông tin của tổ chức, cho phép người dùng truy cập theo yêu cầu thông qua giao diện trò chuyện thông minh. Nói tóm lại, đây là một chatbot có thể trả lời các câu hỏi của bạn dựa trên tất cả dữ liệu của bạn, ngay cả khi dữ liệu đó được phân tán trên nhiều nguồn.
Cơ sở kiến thức AI bao gồm những gì?
Một số thành phần khóa của công cụ AI cho quản lý kiến thức là:
- Dữ liệu: Việc hợp nhất dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc có sẵn trong toàn tổ chức
- Học máy: Khả năng của công cụ trong việc xử lý, hiểu và trình bày thông tin liên quan theo yêu cầu
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Khả năng của công cụ để hiểu các câu hỏi/yêu cầu của người dùng được trình bày bằng ngôn ngữ của con người
- Chatbot: Cơ sở kiến thức AI thường là một chatbot hoặc giao diện hội thoại mà người dùng tương tác với
Cơ sở kiến thức AI hoạt động như thế nào?
Ở cốt lõi, một cơ sở kiến thức AI tương tự như một cơ sở kiến thức truyền thống. Tức là cả hai đều thu thập/tạo ra, tổ chức và trình bày thông tin cho nhân viên sử dụng. Tuy nhiên, AI nâng cao hiệu quả và tính tiện dụng của nó một cách đáng kể.
Các mô hình học máy phân tích dữ liệu và sắp xếp chúng tự động. Dựa trên các từ khóa, các mô hình gắn thẻ thông tin từ các bài báo, bảng tính, tài liệu và các định dạng khác cho các công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý dự án, nhân sự, v.v.
Chúng tạo ra một mạng lưới dữ liệu được kết nối để hiển thị câu trả lời khi được hỏi.
Cơ sở kiến thức AI khác với cơ sở kiến thức truyền thống như thế nào?
Cơ sở kiến thức AI là phiên bản nâng cấp của cơ sở kiến thức truyền thống. Dưới đây là cách thực hiện.
Cấu trúc
Đối với người mới bắt đầu, phần mềm quản lý kiến thức truyền thống thường bao gồm một loạt các bài viết hoặc tài liệu liên kết với nhau. Hướng dẫn sử dụng của bất kỳ sản phẩm nào bạn từng mua là ví dụ hoàn hảo về một cơ sở kiến thức đơn giản.
Cơ sở kiến thức AI là nền tảng dữ liệu được tổ chức và gắn thẻ phù hợp. Tuy nhiên, người dùng không cần phải xem qua tất cả để truy cập thông tin, đó là điểm tiếp theo.
Truy cập
Cơ sở kiến thức truyền thống được truy cập thông qua một cổng thông tin hoặc một thư mục. Người dùng phải 'tìm kiếm' nếu dữ liệu có thể tìm kiếm được hoặc quét qua các tài liệu/trang web để tìm thấy những gì họ cần.
Trong một cơ sở kiến thức, truy cập được thực hiện thông qua một chatbot tương tác, nơi bạn có thể đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời đơn giản.
Xử lý
Trong cơ sở kiến thức truyền thống, bạn nhận được thông tin và phải tự xử lý. Ví dụ: nếu bạn muốn biết giá của một công cụ cho 52 người dùng, cơ sở kiến thức truyền thống sẽ cho biết: "Giá cho mỗi người dùng là 15 đô la cho tối đa 50 người dùng và 12 đô la cho mỗi người dùng sau đó. " Bạn cần tự tính toán.
Cơ sở kiến thức AI sẽ tính toán giá và cung cấp cho bạn một con số.
Có những loại nội dung cơ sở kiến thức nào?
Không giống như cơ sở kiến thức truyền thống, cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI có khả năng xử lý khối lượng, sự đa dạng và tốc độ nội dung cao hơn. Một số loại nội dung phổ biến hỗ trợ cơ sở kiến thức AI là:
Nội dung có cấu trúc: Đây là loại nội dung thường được sử dụng trong cơ sở kiến thức truyền thống. Nó bao gồm các bài viết, câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng, v.v.
Nội dung không có cấu trúc: Ngoài nội dung có cấu trúc, cơ sở kiến thức AI có thể sử dụng thông tin từ email, trò chuyện, CRM/công cụ quản lý dự án, bài đăng trên mạng xã hội, v.v., ngay cả khi chúng không được định dạng nhất quán. Một số công cụ AI cũng có thể hiểu hình ảnh và các tệp đa phương tiện khác.
Đây là lợi ích lớn nhất của việc sử dụng cơ sở kiến thức AI. Tuy nhiên, đó không phải là lợi ích duy nhất. Hãy cùng tìm hiểu thêm về các lợi ích khác của cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI.
Lợi ích của một cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Cơ sở kiến thức AI là một cách làm việc mới. Nó thay đổi cách tiếp cận của nhân viên trong việc tìm kiếm thông tin, từ việc lục lọi các bài báo hoặc xem video đến việc đặt ra những câu hỏi phù hợp. Đây có thể là một chiến lược quản lý kiến thức mang tính đột phá với đường cong học tập dốc. Vậy, tại sao phải làm điều đó?
Tốc độ
Hệ thống cơ sở kiến thức AI giúp truy cập thông tin và tìm kiếm câu trả lời nhanh chóng hơn đáng kể. Nó loại bỏ nhu cầu phải lục lọi qua các tài liệu, thử nhiều từ khóa tìm kiếm, đánh giá xem đó có phải là thông tin cần thiết hay không, v.v. AI sẽ đưa bạn trực tiếp đến câu trả lời.
Bonus: Tám mẹo để quản lý thời gian hiệu quả hơn với cơ sở kiến thức
Đơn giản
Đối với những người quen thuộc với thời đại internet, cơ sở kiến thức AI cực kỳ đơn giản để sử dụng. Giống như tìm kiếm trên Google, bạn có thể đặt câu hỏi một cách tự nhiên như khi nói chuyện với người khác. Ứng dụng của công nghệ này trong các lĩnh vực như đào tạo nhân viên mới và đào tạo tại chỗ có thể rất lớn.
Năng suất
Cơ sở kiến thức AI giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Chúng giảm đáng kể 30% thời gian mà nhân viên tri thức dành cho việc tìm kiếm thông tin, từ đó cải thiện năng suất và hiệu quả công việc.
Trải nghiệm người dùng
Bạn đã bao giờ cố gắng khắc phục sự cố với điện thoại hoặc tài khoản email của mình chưa? Bạn còn nhớ cảm giác phải lướt qua hàng trang thông tin để giải quyết một vấn đề đơn giản không?
Cơ sở kiến thức AI sẽ thay đổi điều đó. Chúng cung cấp cho người dùng giao diện thông minh, dễ sử dụng và tương tác. Chúng giữ cho cuộc hội thoại phù hợp với ngữ cảnh, dựa trên các câu hỏi trước đó của người dùng. Loại cá nhân hóa này có thể mang lại sự thay đổi đặc biệt cho dịch vụ khách hàng!
Nếu những lợi ích này đã thuyết phục bạn thử sử dụng cơ sở kiến thức AI, thì đây là một số công cụ phần mềm tốt nhất để hỗ trợ bạn.
Phần mềm cơ sở kiến thức AI tốt nhất
Phần mềm bạn chọn để xây dựng cơ sở kiến thức sẽ quyết định tất cả. Dưới đây là một số công cụ phần mềm cơ sở kiến thức tốt nhất mà bạn có thể tham khảo.
1. ClickUp: Cơ sở kiến thức AI tốt nhất cho các dự án
ClickUp là phần mềm quản lý nơi làm việc tất cả trong một được tăng cường bởi sức mạnh của AI. ClickUp Brain là mạng lưới thần kinh đầu tiên kết nối các công việc, tài liệu và con người của bạn một cách thông minh.
Điểm khác biệt lớn nhất của ClickUp Brain là trình quản lý kiến thức AI cung cấp câu trả lời tức thì từ bất kỳ công việc nào trong nền tảng hoặc được tích hợp vào nền tảng.
Ví dụ: trong ClickUp, nó có thể trả lời các câu hỏi về ai đang làm việc gì hoặc burndown cho sprint này như thế nào. Mặt khác, nếu bạn đã tích hợp Lịch Google vào ClickUp, AI có thể trả lời các câu hỏi về lịch trình của bạn.
Ngoài AI Knowledge Manager, ClickUp Brain còn tự động hóa các cập nhật, báo cáo tiến độ, hiệu đính, tạo bản ghi từ video, v.v.
Giá: Bạn có thể thêm ClickUp Brain vào bất kỳ gói trả phí nào với giá 7 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng.
2. Zendesk: Tốt nhất cho hỗ trợ khách hàng
Zendesk là một nền tảng dịch vụ khách hàng tích hợp các hình thức liên lạc qua email, trò chuyện, mạng xã hội và tự phục vụ. Công cụ AI thu thập thông tin từ tất cả các nguồn này để đưa ra các câu trả lời phù hợp với ngữ cảnh.
Nó có thể xác định các chủ đề cần thêm thông tin bằng cách xem xét các truy vấn, phiếu yêu cầu và khiếu nại của khách hàng. Các tính năng AI tạo nội dung hỗ trợ tạo/lập nội dung, xây dựng bản nháp đầu tiên để các chuyên gia xem xét và chỉnh sửa.
Ở cấp độ giao diện, chatbot của Zendesk rất dễ triển khai và cho phép bạn định nghĩa nhân cách của nó, biến nó thành một trợ lý kỹ thuật số tuyệt vời cho các nhóm dịch vụ khách hàng.
Giá Các tính năng AI được tích hợp vào gói đăng ký Zendesk, với giá khởi điểm là 55 USD/người dùng/tháng.
3. Slite: Tốt nhất cho các nhóm làm việc từ xa
Slite là cơ sở kiến thức AI được thiết kế để chia sẻ thông tin dễ dàng hơn giữa các nhóm làm việc từ xa. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép các doanh nghiệp tạo wiki công ty, lưu trữ ghi chú cuộc họp, thiết kế quy trình làm việc, tài liệu hóa các quy trình, v.v.
Các tính năng AI của nó cải thiện khả năng viết bằng cách tóm tắt và kiểm tra ngữ pháp. Nó hỗ trợ dịch thuật giữa các ngôn ngữ. Nó cho phép bạn nhập tài liệu từ Notion, Tài liệu Google hoặc các định dạng khác. Nó cũng tích hợp với Slack, Trello, Figma và các công cụ khác để chia sẻ thông tin.
GiáKế hoạch bắt đầu từ 8 USD/thành viên/tháng.
4. Tettra: Giải pháp tốt nhất cho quản lý kiến thức nội bộ
Tettra là cơ sở kiến thức nội bộ giúp hợp lý hóa dữ liệu tổ chức và hỗ trợ nhân viên tốt hơn. Sự tích hợp với Slack cho phép người dùng tìm thấy câu trả lời ngay từ công cụ mà họ cảm thấy thoải mái nhất.
Giống như hầu hết các công cụ khác, bạn có thể nhập nội dung từ Tài liệu Google, Notion, tệp notepad, v.v. Bạn có thể đánh dấu thông tin lỗi thời, xác định lỗ hổng kiến thức và cập nhật cơ sở kiến thức mọi lúc.
GiáTettra bắt đầu từ 4 USD/người dùng/tháng cho gói cơ bản.
5. Notion: Công cụ hợp tác dựa trên kiến thức
Notion kết hợp kiến thức của ChatGPT với thông tin tổ chức của bạn để tạo ra một giao diện toàn diện cho người dùng. Trợ lý AI tích hợp giúp bạn tìm kiếm câu trả lời, tạo nội dung, viết tốt hơn, tóm tắt tài liệu và hơn thế nữa.
Nền tảng này cũng có thể tóm tắt báo cáo tiến độ, tạo mục hành động và xác định thông tin chi tiết để đưa ra các quyết định quan trọng.
GiáBạn có thể thêm AI vào không gian làm việc Notion của mình với giá từ 8 USD/thành viên/tháng.
Mỗi phần mềm cơ sở kiến thức AI cung cấp các tính năng khác nhau và phục vụ các mục đích khác nhau. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp và xây dựng dựa trên đó sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc kiến thức của bạn. Dưới đây là phương pháp toàn diện để xây dựng cơ sở kiến thức AI của riêng bạn.
Cách xây dựng cơ sở kiến thức AI
Xây dựng cơ sở kiến thức AI không chỉ đơn thuần là chọn phần mềm và tải lên tệp tin. Để tận dụng tối đa AI, bạn cần có một phương pháp có cấu trúc. Khung công tác dưới đây là điểm khởi đầu tốt để cài đặt cơ sở kiến thức bằng công cụ quản lý kiến thức như ClickUp.
1. Xác định mục tiêu và phạm vi
Bạn có thể thiết lập cơ sở kiến thức cho bất kỳ số mục đích nào, chẳng hạn như tự phục vụ cho khách hàng, hỗ trợ đại lý cho các nhóm của bạn, trải nghiệm nhân viên cho các nhà phát triển, kiến thức chung cho các nhà văn, v.v. Mỗi mục đích này cần có đầu vào, phần mềm và đào tạo khác nhau. Vì vậy, trước khi thiết lập cơ sở kiến thức, hãy xác định mục đích của nó.
Mục tiêu
Vạch ra một mục tiêu đơn giản cho cơ sở kiến thức AI của bạn. Xác định rõ mục tiêu của bạn. Đặt ra các mục tiêu hợp lý và có thể đo lường được.
Phạm vi
Mặc dù cơ sở kiến thức AI rất mạnh mẽ, nhưng chúng không phải là liều thuốc chữa bách bệnh cho tất cả các vấn đề. Để cơ sở kiến thức AI phát huy hiệu quả, hãy đặt ra ranh giới ứng dụng của nó. Biết những gì thuộc phạm vi và không thuộc phạm vi của cơ sở kiến thức.
Người dùng
Xác định đối tượng sử dụng cơ sở kiến thức và loại thông tin họ cần. Sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định trong suốt vòng đời của cơ sở kiến thức.
2. Chọn phần mềm và mô hình AI phù hợp
Khi đã xác định mục tiêu, hãy chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên hỏi nhà cung cấp phần mềm.
- AI bao gồm những gì? Một phần mềm cơ sở kiến thức tốt phải tích hợp học máy và NLP để trả lời câu hỏi của người dùng một cách hiệu quả
- Tính năng nào được cung cấp? Ngoài việc trả lời câu hỏi, nó có thể kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp, tóm tắt báo cáo, điền biểu mẫu, v.v. không?
- Giao diện trông như thế nào? Chatbot có thân thiện với người dùng không? Nó có thể thích ứng với giọng điệu và phong cách của tổ chức bạn không?
- Nó tích hợp với gì? Một cơ sở kiến thức tích hợp và tận dụng thông tin từ các công cụ không gian làm việc khác nhau có thể là một lợi thế đặc biệt
- Có thể mở rộng quy mô không? Khi tổ chức và lượng thông tin của bạn phát triển, công cụ AI có thể mở rộng quy mô cùng với bạn không?
Ví dụ, nếu bạn đã xác định mục tiêu là cải thiện hiệu quả quản lý dự án, phạm vi là thực tiễn kỹ thuật của tổ chức và người dùng là quản lý dự án, nhà phát triển và scrum master, thì ClickUp Brain là một công cụ tuyệt vời cho việc này.
Tuy nhiên, câu hỏi quan trọng nhất bạn cần đặt ra về bất kỳ công nghệ AI nào là liệu nó có đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra hay không. Hầu hết các công cụ AI không nêu rõ nguồn của mình, trừ ClickUp Brain.
Theo báo cáo của Tech Crunch hồi đầu năm nay, "Điều thú vị ở đây là ClickUp đã xây dựng hệ thống không chỉ trích dẫn tất cả các nguồn mà còn chủ động hỏi người dùng xem có nên tạo tài liệu liên quan cho họ dựa trên kết quả truy vấn hay không. "
3. Thu thập và tổ chức dữ liệu
Quản lý kiến thức tốt gần như hoàn toàn phụ thuộc vào dữ liệu bạn cung cấp. Vì vậy, trước khi triển khai cơ sở kiến thức, hãy chuẩn bị dữ liệu của bạn.
Chọn lọc dữ liệu
Thu thập các câu hỏi thường gặp, tài liệu sản phẩm, email hướng dẫn, v.v. Xem xét tất cả các công cụ bạn sử dụng và dữ liệu mà chúng có thể chứa.
Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng cơ sở kiến thức cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể muốn sử dụng dữ liệu từ các tương tác với khách hàng trên CRM, email, trò chuyện trực tiếp, v.v.
Tạo dữ liệu
Một số thông tin có thể chỉ tồn tại trong trí nhớ của con người. Thông thường, nhân viên cấp cao nắm rõ quy trình và các phương pháp tốt nhất, nhưng những thông tin này có thể chưa được tài liệu hóa. Trong trường hợp này, hãy ghi chép lại.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu đối với người dùng mục tiêu
- Đơn giản hóa các thuật ngữ mà người dùng có thể không quen thuộc
- Bao gồm các công cụ hỗ trợ trực quan như bảng, sơ đồ, hình ảnh, v.v.
Bonus: Cách tạo một wiki
ClickUp Docs là một cách hợp tác, gọn gàng và thân thiện với người dùng để tạo dữ liệu cho cơ sở kiến thức. Nhúng dấu trang, bảng, hình ảnh và hơn thế nữa để làm cho tài liệu của bạn trở nên sinh động hơn. Chia sẻ tài liệu với các bên liên quan để nhận ý kiến và cập nhật. Chuyển đổi các mục trong tài liệu thành nhiệm vụ và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
Organize data
Đặt thông tin vào các thư mục phù hợp và gắn thẻ cho chúng một cách thích hợp. Tập trung các tài nguyên kiến thức trong Trung tâm tài liệu. Xác minh bất kỳ tài liệu ClickUp nào và chuyển đổi nó thành cơ sở kiến thức chính thức cho công ty của bạn. Nếu điều đó nghe có vẻ như rất nhiều công việc, ClickUp có một số mẫu cơ sở kiến thức để bạn lựa chọn.
Mẫu Cơ sở kiến thức của ClickUp có thể giúp bạn thực hiện quá trình này dễ dàng hơn. Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, thân thiện với người mới bắt đầu và giúp bạn tạo và sắp xếp kiến thức theo danh mục, bộ phận, quy trình và hơn thế nữa.
Để tổ chức dữ liệu nhanh hơn, hãy chọn một công cụ AI có thể tự động hóa công việc này cho bạn. ClickUp Brain dễ dàng tối ưu hóa cơ sở kiến thức của bạn bằng cách tự động phân loại, gắn thẻ và tổ chức thông tin.
4. Triển khai AI và kiểm thử
Tải tất cả dữ liệu bạn đã thu thập lên nền tảng AI để đào tạo. Các nền tảng như ClickUp Brain được đào tạo sẵn với khả năng lấy dữ liệu của bạn và tạo ra câu trả lời ngay lập tức. Để triển khai nhanh hơn, hãy chọn một công cụ tương tự.
Sau khi thiết lập cơ sở kiến thức AI, hãy thử nghiệm nó. Đặt những câu hỏi mà bạn nghĩ người dùng sẽ hỏi. Tạo một nhóm nhỏ người thử nghiệm beta từ dân số người dùng của bạn để thử nghiệm. Tận dụng cơ hội này để xác định các lỗi, thiếu sót thông tin hoặc sự không chính xác, nếu có.
Mặc dù có một số sản phẩm tuyệt vời để triển khai cơ sở kiến thức AI của bạn, nhưng bạn không thể hoàn toàn tránh khỏi những thách thức. Dưới đây là một số trở ngại mà bạn có thể gặp phải và cách khắc phục chúng.
Thách thức và Cơ hội trong việc triển khai cơ sở kiến thức AI
Việc triển khai một cơ sở kiến thức AI hiện nay đơn giản hơn, dễ tiếp cận hơn và tiết kiệm chi phí hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nó dễ dàng. Một số thách thức thường gặp bao gồm:
Thiếu dữ liệu
Hầu hết các tổ chức không tích cực ghi chép kiến thức về các quy trình và dự án của mình. Rất ít tổ chức có hệ thống đã sử dụng đủ lâu để thu thập đủ dữ liệu về các hoạt động hàng ngày. Nếu không có dữ liệu, cơ sở kiến thức dựa trên AI sẽ gặp khó khăn.
Đầu tư thời gian vào việc thu thập, tạo dựng và tổ chức dữ liệu để triển khai cơ sở kiến thức AI một cách hiệu quả hơn.
Nội dung lỗi thời
Kiến thức tổ chức cần được cập nhật thường xuyên, nếu không AI sẽ chia sẻ kiến thức lỗi thời với người dùng.
Đặt lịch cập nhật dữ liệu thường xuyên. Đánh thẻ thời gian cập nhật cho từng tài liệu để bạn có thể xem lại khi cần. Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình này bằng cách cài đặt nhắc nhở cập nhật. Ví dụ: bạn có thể quy định tất cả các tài liệu liên quan đến tuân thủ phải được cập nhật hàng năm.
Công cụ không phù hợp
Không phải mọi công cụ đều được thiết kế để làm tất cả mọi việc. Một phần mềm được thiết kế với mục đích tự phục vụ khách hàng có thể không phù hợp để tăng cường sự tham gia của nhân viên nội bộ.
Hãy dành thời gian đánh giá các công cụ khác nhau. Chọn một công cụ phù hợp chính xác với nhu cầu của bạn. Nếu công cụ đó không phù hợp với bạn ngay từ đầu, hãy hỏi nhà cung cấp xem họ có thể tùy chỉnh công cụ cho bạn không.
Không cần phải tái phát minh lại bánh xe
Cơ sở kiến thức AI hoạt động hiệu quả nếu nó bổ sung cho các hệ thống hiện có của bạn. Nếu bạn đã có cơ sở kiến thức, đừng vứt bỏ nó và bắt đầu lại từ đầu. Hãy phát triển dựa trên cơ sở đó.
Sử dụng phân cấp thông tin để cấu trúc nội dung cơ sở kiến thức AI của bạn. Cập nhật tài liệu và tải chúng lên công cụ mới của bạn.
Những gì chúng ta đang chứng kiến trên thị trường hiện nay chỉ là bước đầu tiên của những tiềm năng mà cơ sở kiến thức AI mang lại. Tương lai hứa hẹn sẽ tươi sáng hơn.
Tương lai của các cơ sở kiến thức AI
Cơ sở kiến thức AI đang ngày càng phổ biến và sẽ tiếp tục phát triển để có tác động lớn hơn trong tương lai gần.
Hành trình AI toàn diện
Cho dù đó là khách hàng muốn mua sản phẩm hay nhân viên mới gia nhập tổ chức, tương lai của cơ sở kiến thức AI là chăm sóc toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối.
AI sẽ hướng dẫn người dùng trong toàn bộ hành trình và hỗ trợ họ ở mỗi bước, giúp họ cài đặt để đạt được thành công.
Không còn công việc về công việc nữa
Ngày nay, các doanh nghiệp có rất nhiều "công việc về công việc". Ví dụ, các quản lý dự án dành thời gian để viết ghi chú hàng ngày, theo dõi ai đã làm gì và khi nào, v.v. Tương lai của AI sẽ giảm thiểu những việc đó.
Tự động hóa việc tạo ra kiến thức
Trong tương lai, các cơ sở kiến thức AI sẽ có khả năng hiểu các quy trình và tạo tài liệu hướng dẫn cho chúng.
Ví dụ, nếu một nhân viên giải quyết một khiếu nại cụ thể của khách hàng theo một cách nhất định mà không có mục nhập nào trong cơ sở kiến thức, AI trong tương lai sẽ tạo mục đó và đánh dấu để chờ phê duyệt.
Chuyển đổi mượt mà từ kiến thức sang hành động
Các trường hợp sử dụng AI ở cấp độ cao hơn trong quản lý kiến thức sẽ chuyển từ thông tin sang hành động một cách nhanh chóng. Ví dụ: nếu ai đó truy vấn về chính sách cho vay của công ty đối với nhân viên, AI sẽ có thể hướng dẫn họ về quy trình nộp đơn, các tài liệu cần thiết, dòng thời gian, v.v.
Cho đến nay, công nghệ AI đã bắt đầu một hành trình mạnh mẽ với việc tạo/lập nội dung, tự động hóa và xử lý thông tin. Giai đoạn tiếp theo có thể là bất cứ điều gì, từ trợ lý kích hoạt bằng giọng nói đến công cụ tự động mã hóa. Trong tương lai, AI sẽ là những gì chúng ta tạo ra.
Tận dụng kiến thức của bạn với ClickUp Brain
Tác động của công việc tri thức đối với thế giới đang ngày càng tăng. Tự động hóa và tri thức đang trở thành tiền tệ và nhanh chóng thay thế công việc thủ công. Trong một thế giới như vậy, truy cập, phân tích và sử dụng thông tin là kỹ năng quý giá nhất. Cơ sở kiến thức AI giúp bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng.
Một phần mềm chia sẻ kiến thức AI tốt sẽ đơn giản hóa sự phức tạp của dữ liệu tổ chức để kết nối các điểm và cung cấp cho người dùng một bức tranh toàn cảnh hơn. Nó tự động hóa các công việc nặng nhọc và giải phóng thời gian — cũng như tâm trí — để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
Một công cụ đủ mạnh để đạt được tất cả những điều này cần phải được thiết kế một cách chu đáo. ClickUp Brain chính là công cụ như vậy. Được thiết kế dựa trên dữ liệu liên quan đến dự án trong ClickUp và tất cả các công cụ khác mà bạn đã tích hợp với nó, AI có được sự hiểu biết về bối cảnh của không gian làm việc của bạn và cung cấp các câu trả lời rõ ràng, chính xác.
Từ "Hôm nay tôi có những công việc gì?" đến "Giải thích quy trình QA cho tôi", ClickUp Brain có thể xử lý mọi câu hỏi một cách dễ dàng. Hơn thế nữa, nó sẽ hiển thị nguồn thông tin, xây dựng lòng tin và sự minh bạch trong mối quan hệ của bạn với AI.
Hãy dùng thử ClickUp Brain và xem cách nó hoạt động. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.