Trong vài năm qua, công việc liên quan đến tri thức đã tăng trưởng theo cấp số nhân, hơn bất kỳ ngành nào khác. Một số công ty có giá trị nhất thế giới, như Apple, Alphabet, Amazon và Microsoft, đều là các doanh nghiệp công nghệ.
Sự tăng trưởng về số lượng việc làm cũng như mức lương cao nhất đều tập trung vào các vai trò liên quan đến công nghệ. “Các vai trò có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất so với kích thước hiện tại của chúng được thúc đẩy bởi công nghệ, số hóa và tính bền vững,” theo báo cáo của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF).
Trên thực tế, theo nghiên cứu của WEF, các kỹ năng nhận thức như tư duy phân tích, tư duy sáng tạo, khả năng phục hồi, nhận thức bản thân, sự tò mò và kiến thức công nghệ đứng đầu danh sách công việc được yêu cầu nhiều nhất.
Về bản chất, giá trị thực sự trong nền kinh tế tri thức chính là... tri thức. Tuy nhiên, nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận nó. Gartner gần đây đã phát hiện ra rằng 47% nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình. Có tới 32% đã đưa ra quyết định sai lầm vì lý do này.
Một số lý do phổ biến nhất cho điều này là:
Sự phân tán ứng dụng: Thông tin được phân tán trên quá nhiều ứng dụng mà không có cách thức tập trung để truy cập chúng.
Dữ liệu lộn xộn: Bạn đã bao giờ cảm thấy mình có quá nhiều bảng tính cho cùng một báo cáo nhưng lại không tin tưởng vào bất kỳ bảng nào trong số đó chưa? Chính là điều đó!
Quyền truy cập giới hạn: Mạng lưới phức tạp của các ứng dụng gây ra các vấn đề về kiểm soát truy cập; và nhân viên thường không muốn mất thời gian để vượt qua các thủ tục rườm rà nhằm được cấp quyền truy cập.
Thiếu đào tạo: Các tổ chức thường cho rằng nhân viên của họ biết cách tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. Thực ra, họ đã nhầm.
Quản lý kiến thức: Trên hết, kiến thức tổ chức không phải lúc nào cũng được ghi chép, gắn thẻ, sắp xếp, lưu trữ và cập nhật một cách hiệu quả.
Một giải pháp mới nổi để giải quyết những thách thức này chính là cơ sở kiến thức AI. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tổng quan và các chi tiết sâu hơn về việc ứng dụng AI cho cơ sở kiến thức của tổ chức bạn. Chúng tôi cũng sẽ giải thích cách xây dựng và duy trì cơ sở kiến thức này ở trạng thái tối ưu.
Cơ sở kiến thức AI là gì?
Cơ sở kiến thức AI là trung tâm tập trung thông tin của tổ chức, được cung cấp cho người dùng theo yêu cầu thông qua giao diện trò chuyện thông minh. Nói tóm lại, đây là một chatbot có thể trả lời các câu hỏi của bạn dựa trên toàn bộ dữ liệu của bạn, ngay cả khi dữ liệu đó nằm rải rác ở nhiều nguồn khác nhau.
Cơ sở kiến thức AI bao gồm những gì?
Một số thành phần chính của các công cụ AI trong quản lý kiến thức bao gồm:
- Dữ liệu: Việc hợp nhất dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu không có cấu trúc có sẵn trong toàn tổ chức
- Học máy: Khả năng của công cụ trong việc xử lý, hiểu và trình bày thông tin liên quan theo yêu cầu
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Khả năng của công cụ trong việc hiểu các câu hỏi/yêu cầu của người dùng được trình bày bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Chatbot: Cơ sở kiến thức AI thường là một chatbot hoặc giao diện cuộc hội thoại mà người dùng tương tác
Cơ sở kiến thức AI hoạt động như thế nào?
Về bản chất, cơ sở kiến thức AI tương tự như cơ sở kiến thức truyền thống. Nói cách khác, cả hai loại cơ sở kiến thức đều thu thập/tạo ra, tổ chức và trình bày thông tin để nhân viên sử dụng. Tuy nhiên, AI giúp nâng cao hiệu quả và tính tiện dụng của nó lên gấp nhiều lần.
Các mô hình học máy phân tích dữ liệu và tự động sắp xếp chúng. Dựa trên các từ khóa, các mô hình này gắn thẻ thông tin từ các bài viết, bảng tính, tài liệu và các định dạng khác cho các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý dự án, nhân sự, v.v.
Họ tạo ra một mạng lưới dữ liệu kết nối để hiển thị các câu trả lời khi được hỏi một câu hỏi.
Cơ sở kiến thức AI khác với cơ sở kiến thức truyền thống như thế nào?
Cơ sở kiến thức AI là phiên bản nâng cấp của cơ sở kiến thức truyền thống. Dưới đây là cách thực hiện.
Cấu trúc
Đầu tiên, phần mềm quản lý kiến thức truyền thống thường bao gồm một loạt các bài viết hoặc tài liệu liên kết với nhau. Sách hướng dẫn sử dụng của bất kỳ sản phẩm nào bạn từng mua chính là ví dụ hoàn hảo về một cơ sở kiến thức đơn giản.
Cơ sở kiến thức AI là một kho dữ liệu được tổ chức và gắn thẻ một cách hợp lý. Tuy nhiên, người dùng không cần phải xem xét tất cả các dữ liệu đó để truy cập thông tin, và đây chính là điểm tiếp theo.
Truy cập
Các cơ sở kiến thức truyền thống được truy cập thông qua một cổng thông tin hoặc một thư mục. Người dùng được kỳ vọng sẽ thực hiện thao tác ‘tìm kiếm’ nếu dữ liệu có thể tìm kiếm được, hoặc lướt qua các tài liệu/trang web để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Trong cơ sở kiến thức, việc truy cập được thực hiện thông qua một chatbot tương tác, nơi bạn có thể đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời đơn giản.
Xử lý
Trong một cơ sở kiến thức truyền thống, bạn nhận được thông tin và phải tự xử lý nó. Ví dụ, nếu bạn muốn biết giá của một công cụ cho 52 người dùng, cơ sở kiến thức truyền thống sẽ trả lời: “Giá mỗi người dùng là 15 đô la cho tối đa 50 người dùng và 12 đô la mỗi người dùng sau đó.” Bạn cần tự thực hiện các phép tính.
Cơ sở kiến thức AI sẽ tính toán giá và cung cấp cho bạn một số.
Có những loại nội dung cơ sở kiến thức nào?
Khác với các cơ sở kiến thức truyền thống, các cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI có khả năng xử lý khối lượng, đa dạng và tốc độ nội dung lớn hơn. Một số loại nội dung phổ biến hỗ trợ cơ sở kiến thức AI bao gồm:
Nội dung có cấu trúc: Đây thường là loại nội dung mà các cơ sở kiến thức truyền thống của bạn sẽ sử dụng. Nó bao gồm các bài viết, câu hỏi thường gặp (FAQ), hướng dẫn sử dụng, v.v.
Nội dung không có cấu trúc: Ngoài nội dung có cấu trúc, cơ sở kiến thức AI có thể thu thập thông tin từ email, tin nhắn trò chuyện, các công cụ CRM/quản lý dự án, bài đăng trên mạng xã hội, v.v., ngay cả khi nội dung đó không được định dạng nhất quán. Một số công cụ AI cũng có thể hiểu hình ảnh và các tệp đa phương tiện khác.
Đây là lợi thế lớn nhất khi sử dụng cơ sở kiến thức AI. Tuy nhiên, đó không phải là lợi thế duy nhất. Hãy cùng xem thêm những lợi ích khác của cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI.
Lợi ích của cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI
Cơ sở kiến thức AI là một phương pháp làm việc mới. Nó thay đổi cách tiếp cận của nhân viên trong việc tìm kiếm thông tin, từ việc lục lọi các bài viết hay xem video sang việc đặt ra những câu hỏi đúng đắn. Đây có thể là một chiến lược quản lý kiến thức mang tính đột phá với đường cong học tập dốc. Vậy tại sao lại làm điều này?
Tốc độ
Cơ sở kiến thức AI giúp truy cập thông tin và tìm kiếm câu trả lời nhanh hơn đáng kể. Nó loại bỏ nhu cầu phải lục lọi các tài liệu, thử nhiều từ khóa tìm kiếm khác nhau, đánh giá xem đó có phải là thông tin bạn cần hay không, v.v. AI sẽ đưa bạn trực tiếp đến câu trả lời.
Thêm vào đó: Tám mẹo giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn với cơ sở kiến thức
Đơn giản
Đối với những ai đã quen thuộc với thời đại internet, cơ sở kiến thức AI cực kỳ dễ sử dụng. Giống như việc tìm kiếm trên Google, bạn có thể đặt câu hỏi một cách tự nhiên như khi trò chuyện với một người khác. Ứng dụng của công nghệ này trong các lĩnh vực như đào tạo nhân viên mới và đào tạo tại chỗ có thể mang lại lợi ích to lớn.
Năng suất
Cơ sở kiến thức AI giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Chúng giúp giảm đáng kể 30% thời gian mà nhân viên làm việc với kiến thức dành cho việc tìm kiếm thông tin, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả quy trình làm việc.
Trải nghiệm người dùng
Bạn đã bao giờ thử khắc phục sự cố với điện thoại hoặc tài khoản email của mình chưa? Bạn còn nhớ cảm giác phải lướt qua hàng trang thông tin chỉ để giải quyết một vấn đề đơn giản không?
Cơ sở kiến thức AI sẽ thay đổi điều đó. Chúng cung cấp cho người dùng một giao diện thông minh, dễ sử dụng và tương tác. Chúng duy trì tính bối cảnh của cuộc hội thoại, dựa trên các câu hỏi trước đó của người dùng. Loại hình cá nhân hóa này có thể mang lại sự thay đổi đáng kể cho dịch vụ khách hàng!
Nếu những lợi ích này đã thuyết phục bạn thử sử dụng cơ sở kiến thức AI, đây là một số công cụ phần mềm tốt nhất để hỗ trợ bạn.
Phần mềm cơ sở kiến thức AI tốt nhất
Phần mềm bạn chọn để xây dựng cơ sở kiến thức sẽ quyết định tất cả. Dưới đây là một số công cụ phần mềm cơ sở kiến thức tốt nhất để bạn tham khảo.
1. ClickUp: Cơ sở kiến thức AI tốt nhất cho các dự án
ClickUp là phần mềm quản lý nơi làm việc tất cả trong một được hỗ trợ bởi sức mạnh của AI. ClickUp Brain là mạng thần kinh đầu tiên kết nối các công việc, tài liệu và con người của bạn theo những cách thông minh.
Điểm khác biệt lớn nhất của ClickUp Brain là công cụ quản lý kiến thức AI này cung cấp câu trả lời tức thì từ bất kỳ công việc nào nằm trong nền tảng hoặc được tích hợp vào nền tảng.
Ví dụ, trong ClickUp, nó có thể trả lời các câu hỏi về ai đang làm công việc gì hoặc tiến độ hoàn thành của sprint này như thế nào. Mặt khác, nếu bạn đã tích hợp Lịch Google vào ClickUp, AI có thể trả lời các câu hỏi về lịch trình của bạn.
Ngoài Trình quản lý kiến thức AI, ClickUp Brain còn tự động hóa các tác vụ như cập nhật, cuộc họp hàng ngày, báo cáo tiến độ, hiệu đính, tạo bản ghi từ video, v.v.
Giá: Bạn có thể thêm ClickUp Brain vào bất kỳ kế hoạch trả phí nào với mức giá 7 USD mỗi thành viên Không gian Làm việc mỗi tháng.
2. Zendesk: Phù hợp nhất cho hỗ trợ khách hàng
Zendesk là một nền tảng dịch vụ khách hàng tích hợp các kênh giao tiếp qua email, trò chuyện trực tuyến, mạng xã hội và tự phục vụ. Công cụ AI này thu thập thông tin từ tất cả các nguồn này để đưa ra các câu trả lời phù hợp với ngữ cảnh.
Nó có thể xác định các chủ đề cần thêm thông tin bằng cách phân tích các truy vấn, phiếu yêu cầu và khiếu nại của khách hàng. Các tính năng AI tạo nội dung của nó hỗ trợ việc tạo/lập nội dung, xây dựng bản nháp ban đầu để các chuyên gia xem xét và chỉnh sửa.
Ở cấp độ giao diện, chatbot của Zendesk rất dễ triển khai và cho phép bạn định hình tính cách của nó, biến nó thành một trợ lý kỹ thuật số tuyệt vời cho các nhóm dịch vụ khách hàng.
Giá Các tính năng AI được tích hợp vào gói đăng ký Zendesk, với mức giá khởi điểm là 55 USD mỗi đại lý mỗi tháng.
3. Slite: Phù hợp nhất cho các nhóm làm việc từ xa
Slite là một cơ sở kiến thức AI được thiết kế để giúp việc chia sẻ thông tin giữa các nhóm làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn. Giao diện thân thiện với người dùng của nó cho phép các doanh nghiệp tạo wiki công ty, lưu trữ ghi chú từ cuộc họp, thiết kế quy trình onboarding, tài liệu hóa quy trình, v.v.
Các tính năng AI của nó giúp cải thiện chất lượng văn bản thông qua tóm tắt và kiểm tra ngữ pháp. Nó hỗ trợ dịch thuật đa ngôn ngữ. Bạn có thể nhập tài liệu từ Notion, Tài liệu Google hoặc các định dạng khác. Ngoài ra, nó còn tích hợp với Slack, Trello, Figma và các công cụ khác để chia sẻ thông tin.
Giá: Các kế hoạch bắt đầu từ $8 mỗi thành viên mỗi tháng.
4. Tettra: Phù hợp nhất cho quản lý kiến thức nội bộ
Tettra là một cơ sở kiến thức nội bộ nhằm hợp lý hóa dữ liệu tổ chức và hỗ trợ nhân viên tốt hơn. Việc tích hợp với Slack cho phép người dùng tìm kiếm câu trả lời ngay từ công cụ mà họ cảm thấy thoải mái nhất.
Giống như hầu hết các công cụ khác, bạn có thể nhập nội dung từ Tài liệu Google, Notion, tệp notepad, v.v. Bạn có thể đánh dấu thông tin đã lỗi thời, xác định những lỗ hổng kiến thức và luôn cập nhật cơ sở kiến thức.
Giá: Tettra có giá khởi điểm là 4 USD/người dùng/tháng cho kế hoạch cơ bản.
5. Notion: Dành cho hợp tác dựa trên kiến thức
Notion kết hợp kiến thức của ChatGPT với thông tin tổ chức của bạn để tạo ra một giao diện toàn diện cho người dùng. Trợ lý AI tích hợp của nó giúp bạn tìm kiếm câu trả lời, tạo nội dung, viết tốt hơn, tóm tắt tài liệu và nhiều hơn nữa.
Nó cũng có thể tóm tắt báo cáo tiến độ, tạo danh sách các mục cần thực hiện và xác định các thông tin chi tiết để đưa ra các quyết định quan trọng.
GiáBạn có thể tích hợp AI vào không gian làm việc Notion của mình với mức giá từ 8 USD/thành viên/tháng.
Mỗi phần mềm cơ sở kiến thức AI đều cung cấp các tính năng khác nhau và phục vụ các mục đích khác nhau. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp và phát triển dựa trên nền tảng đó sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc quản lý kiến thức của bạn. Dưới đây là một phương pháp toàn diện để xây dựng cơ sở kiến thức AI của riêng bạn.
Cách xây dựng cơ sở kiến thức AI
Xây dựng cơ sở kiến thức AI không chỉ đơn thuần là chọn phần mềm và tải lên tệp tin. Để tận dụng tối đa AI, cần có một phương pháp tiếp cận có cấu trúc. Khung làm việc dưới đây cung cấp một điểm khởi đầu tốt để cài đặt cơ sở kiến thức bằng công cụ quản lý kiến thức như ClickUp.
1. Xác định mục tiêu và phạm vi
Bạn có thể thiết lập cơ sở kiến thức cho số mục đích khác nhau, chẳng hạn như tự phục vụ cho khách hàng, hỗ trợ nhân viên cho các nhóm của bạn, trải nghiệm nhân viên cho các nhà phát triển, kiến thức chung cho các nhà văn, v.v. Mỗi mục đích này đòi hỏi các đầu vào, phần mềm và quá trình đào tạo khác nhau. Vì vậy, trước khi thiết lập cơ sở kiến thức, hãy xác định rõ mục đích của nó.
Mục tiêu
Xác định mục tiêu đơn giản cho cơ sở kiến thức AI của bạn. Xác định rõ ràng các mục tiêu của bạn. Đảm bảo chúng hợp lý và có thể đo lường được.
Phạm vi
Mặc dù cơ sở kiến thức AI rất mạnh mẽ, nhưng nó không phải là giải pháp thần kỳ cho mọi vấn đề. Để cơ sở kiến thức này phát huy hiệu quả, hãy xác định rõ phạm vi ứng dụng của nó. Hãy biết rõ những gì nằm trong và ngoài phạm vi.
Người dùng
Xác định đối tượng sẽ sử dụng cơ sở kiến thức và loại thông tin mà họ cần. Sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định trong suốt vòng đời của dự án.
2. Chọn phần mềm và mô hình AI phù hợp
Khi đã xác định được mục tiêu của mình, hãy chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên đặt ra cho nhà cung cấp phần mềm.
- AI bao gồm những gì? Một phần mềm cơ sở kiến thức tốt phải tích hợp học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để trả lời câu hỏi của người dùng một cách hiệu quả
- Nó cung cấp những tính năng nào? Ngoài việc trả lời câu hỏi, nó có thể kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp, tóm tắt báo cáo, điền vào biểu mẫu, v.v. không?
- Giao diện trông như thế nào? Chatbot có thân thiện với người dùng không? Nó có thể thích ứng với giọng điệu và phong cách của tổ chức bạn không?
- Nó tích hợp với những gì? Một cơ sở kiến thức có khả năng tích hợp và khai thác thông tin từ các công cụ trong không gian làm việc khác nhau có thể mang lại lợi ích to lớn
- Nó có khả năng mở rộng không? Khi tổ chức và lượng thông tin của bạn phát triển, công cụ AI có thể mở rộng cùng với bạn không?
Ví dụ, nếu bạn đã xác định mục tiêu là nâng cao hiệu quả quản lý dự án, phạm vi là các hoạt động kỹ thuật của tổ chức, và đối tượng người dùng là các quản lý dự án, nhà phát triển và scrum master, thì ClickUp Brain là một công cụ tuyệt vời cho mục đích này.
Tuy nhiên, câu hỏi quan trọng nhất bạn cần đặt ra đối với bất kỳ công nghệ AI nào là liệu nó có đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm toán hay không. Hầu hết các công cụ AI không công bố nguồn dữ liệu của mình, khác với ClickUp Brain.
Như Tech Crunch đã đưa tin hồi đầu năm nay, “Điều thú vị ở đây là ClickUp đã xây dựng hệ thống theo cách không chỉ trích dẫn tất cả các nguồn mà còn chủ động hỏi người dùng xem có nên tạo các tài liệu liên quan cho họ dựa trên kết quả truy vấn hay không.”
3. Thu thập và sắp xếp dữ liệu
Quản lý kiến thức hiệu quả phụ thuộc gần như hoàn toàn vào dữ liệu mà bạn cung cấp. Vì vậy, trước khi triển khai cơ sở kiến thức, hãy chuẩn bị dữ liệu của bạn.
Chọn lọc dữ liệu
Thu thập các câu hỏi thường gặp (FAQ), tài liệu sản phẩm, email hướng dẫn, v.v. Xem xét tất cả các công cụ bạn đang sử dụng và dữ liệu mà chúng có thể chứa.
Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng một cơ sở kiến thức cho các đội ngũ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể muốn sử dụng dữ liệu từ các tương tác với khách hàng trên hệ thống CRM, email, trò chuyện trực tuyến, v.v.
Tạo dữ liệu
Một số thông tin có thể chỉ tồn tại trong trí nhớ của mọi người. Thông thường, các nhân viên cấp cao nắm rõ các quy trình và phương pháp hay nhất, nhưng những thông tin này có thể chưa được ghi chép lại. Trong những trường hợp như vậy, hãy ghi chép lại chúng.
- Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu đối với người dùng mục tiêu
- Giải thích các thuật ngữ chuyên ngành mà người dùng có thể chưa quen thuộc
- Sử dụng các tài liệu trực quan như bảng, sơ đồ, hình ảnh, v.v.
Thêm: Cách tạo một trang wiki
ClickUp Docs là một công cụ gọn gàng, thân thiện với người dùng và hỗ trợ cộng tác để tạo dữ liệu cho cơ sở kiến thức. Chèn dấu trang, bảng, hình ảnh và nhiều nội dung khác để làm cho tài liệu của bạn trở nên sinh động. Chia sẻ tài liệu với các bên liên quan để nhận phản hồi và cập nhật. Chuyển đổi các mục trong tài liệu thành công việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp thông tin vào các thư mục phù hợp và gắn thẻ cho chúng một cách thích hợp. Tập trung các tài nguyên kiến thức tại Docs Hub. Xác minh bất kỳ tài liệu ClickUp nào và chuyển đổi nó thành cơ sở kiến thức chính thức cho công ty của bạn. Nếu điều đó nghe có vẻ là một công việc tốn nhiều công sức, ClickUp cung cấp số mẫu cơ sở kiến thức để bạn lựa chọn.
Mẫu Cơ sở Kiến thức của ClickUp có thể giúp bạn thực hiện quy trình này dễ dàng hơn. Mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh và thân thiện với người mới bắt đầu, giúp bạn tạo và sắp xếp kiến thức theo danh mục, bộ phận, quy trình và nhiều tiêu chí khác.
Để tổ chức dữ liệu nhanh hơn, hãy chọn một công cụ AI có thể tự động hóa quy trình này cho bạn. ClickUp Brain dễ dàng tối ưu hóa cơ sở kiến thức của bạn bằng cách tự động phân loại, gắn thẻ và sắp xếp thông tin.
4. Triển khai AI và kiểm thử
Tải lên tất cả dữ liệu bạn đã thu thập vào nền tảng AI để đào tạo. Các nền tảng như ClickUp Brain đã được đào tạo sẵn với khả năng xử lý dữ liệu của bạn và tạo ra câu trả lời ngay lập tức. Để triển khai nhanh hơn, hãy chọn một công cụ tương tự.
Sau khi đã cài đặt xong cơ sở kiến thức AI, hãy tiến hành thử nghiệm. Hãy đặt ra những câu hỏi mà bạn dự đoán người dùng sẽ hỏi. Tạo một nhóm nhỏ người thử nghiệm beta từ dân số người dùng của bạn để họ trải nghiệm thử. Hãy tận dụng cơ hội này để phát hiện các lỗi, lỗ hổng thông tin hoặc sự không chính xác (nếu có).
Mặc dù có nhiều sản phẩm tuyệt vời để triển khai cơ sở kiến thức AI của bạn, nhưng bạn vẫn không thể tránh khỏi những thách thức. Dưới đây là một số rào cản bạn có thể gặp phải và cách vượt qua chúng.
Thách thức và cơ hội trong việc triển khai cơ sở kiến thức AI
Việc triển khai cơ sở kiến thức AI hiện nay đơn giản, dễ tiếp cận và tiết kiệm chi phí hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là việc này dễ dàng. Một số thách thức thường gặp bao gồm những điều sau đây.
Thiếu dữ liệu
Hầu hết các tổ chức không chủ động ghi chép kiến thức về các quy trình và dự án của mình. Số lượng tổ chức có hệ thống đã được sử dụng đủ lâu để thu thập đủ dữ liệu về các hoạt động hàng ngày lại càng ít hơn. Thiếu dữ liệu, các cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI sẽ gặp khó khăn.
Hãy đầu tư thời gian vào việc tuyển chọn, tạo ra và tổ chức dữ liệu để triển khai cơ sở kiến thức AI hiệu quả hơn.
Nội dung lỗi thời
Kiến thức tổ chức cần được cập nhật thường xuyên; nếu không, AI sẽ chia sẻ kiến thức lỗi thời với người dùng.
Đặt lịch cập nhật dữ liệu định kỳ. Gắn thẻ thời gian cập nhật cho từng tài liệu để bạn có thể xem lại khi cần thiết. Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình này bằng cách cài đặt lời nhắc cập nhật. Ví dụ, bạn có thể quy định rằng tất cả các tài liệu liên quan đến tuân thủ phải được cập nhật hàng năm.
Công cụ không phù hợp
Không phải công cụ nào cũng được thiết kế để làm được tất cả những việc cần làm. Một phần mềm được thiết kế với mục tiêu hỗ trợ tự phục vụ cho khách hàng có thể không phù hợp lắm để tăng cường sự tham gia của nhân viên nội bộ.
Hãy dành thời gian để đánh giá các công cụ khác nhau. Chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Nếu công cụ đó không phù hợp ngay từ đầu, hãy hỏi nhà cung cấp xem họ có thể tùy chỉnh công cụ đó cho bạn hay không.
Làm lại từ đầu
Cơ sở kiến thức AI sẽ hoạt động rất hiệu quả nếu nó được tích hợp vào các hệ thống hiện có của bạn. Nếu bạn đã có một cơ sở kiến thức, đừng vứt bỏ nó và bắt đầu lại từ đầu. Hãy phát triển dựa trên nền tảng đó.
Sử dụng hệ thống phân cấp thông tin để cấu trúc nội dung cơ sở kiến thức AI của bạn. Cập nhật tài liệu và tải chúng lên công cụ mới của bạn.
Những gì chúng ta đang chứng kiến trên thị trường hiện nay chỉ là bước khởi đầu cho những tiềm năng mà cơ sở kiến thức AI mang lại. Tương lai hứa hẹn sẽ tươi sáng hơn.
Tương lai của cơ sở kiến thức AI
Các cơ sở kiến thức AI đang ngày càng trở nên phổ biến và sẽ phát triển để tạo ra tác động lớn hơn trong tương lai gần.
AI toàn diện
Cho dù đó là khách hàng muốn mua sản phẩm hay nhân viên mới gia nhập tổ chức, tương lai của cơ sở kiến thức AI nằm ở việc quản lý quy trình từ đầu đến cuối.
AI sẽ đồng hành cùng người dùng trong suốt hành trình của họ và hỗ trợ họ ở mọi bước đi, giúp họ đạt được thành công.
Không còn phải lo lắng về công việc
Ngày nay, các doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian cho những công việc hành chính. Ví dụ, các quản lý dự án phải dành thời gian ghi chép các cuộc họp hàng ngày, theo dõi ai đã làm gì và khi nào, v.v. Tương lai của AI sẽ giúp giảm thiểu những công việc đó.
Tự động hóa việc tạo kiến thức
Trong tương lai, các cơ sở kiến thức AI sẽ có khả năng hiểu các quy trình và tạo tài liệu hướng dẫn cho chúng.
Ví dụ, nếu một nhân viên giải quyết một khiếu nại cụ thể của khách hàng theo một cách nhất định mà không có mục nhập nào trong cơ sở kiến thức đề cập đến trường hợp đó, thì AI trong tương lai sẽ tự động tạo ra mục nhập đó và đánh dấu để chờ phê duyệt.
Chuyển đổi mượt mà hơn từ kiến thức sang hành động
Các đối tượng/kỳ/phiên bản ứng dụng AI ở cấp độ tiếp theo trong quản lý kiến thức sẽ chuyển từ thông tin sang hành động một cách nhanh chóng. Ví dụ, nếu ai đó truy vấn về chính sách cho vay dành cho nhân viên của công ty, AI sẽ có thể hướng dẫn họ về quy trình đăng ký, các tài liệu cần thiết, dòng thời gian, v.v.
Cho đến nay, công nghệ AI đã bắt đầu một hành trình mạnh mẽ với việc tạo nội dung, tự động hóa và xử lý thông tin. Giai đoạn tiếp theo có thể là bất cứ điều gì, từ trợ lý kích hoạt bằng giọng nói đến các công cụ tự động lập mã. Trong tương lai, AI sẽ trở thành những gì chúng ta tạo ra.
Tận dụng kiến thức của bạn với ClickUp Brain
Tác động của công việc dựa trên kiến thức đối với thế giới đang ngày càng gia tăng. Tự động hóa và kiến thức đang trở nên phổ biến và nhanh chóng thay thế công việc thủ công. Trong thế giới như vậy, khả năng truy cập, phân tích và sử dụng thông tin là kỹ năng quý giá nhất. Cơ sở kiến thức AI giúp việc này trở nên dễ dàng.
Một phần mềm chia sẻ kiến thức AI tốt sẽ đơn giản hóa sự phức tạp của dữ liệu tổ chức để kết nối các thông tin lại với nhau và cung cấp cho người dùng một bức tranh toàn cảnh hơn. Nó tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và giải phóng thời gian — cũng như tâm trí — để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
Một công cụ đủ mạnh mẽ để thực hiện tất cả những điều này cần phải được thiết kế một cách chu đáo. ClickUp Brain chính là công cụ như vậy. Được thiết kế dựa trên dữ liệu liên quan đến dự án trong ClickUp và tất cả các công cụ khác mà bạn đã tích hợp với nó, AI này có được sự hiểu biết theo ngữ cảnh về không gian làm việc của bạn và đưa ra các câu trả lời rõ ràng, chính xác.
Từ “Hôm nay tôi có những công việc gì?” đến “Giải thích quy trình kiểm tra chất lượng cho tôi”, ClickUp Brain có thể xử lý mọi câu hỏi một cách dễ dàng. Hơn thế nữa? Nó sẽ hiển thị nguồn thông tin, giúp xây dựng niềm tin và sự minh bạch trong mối quan hệ của bạn với AI.
Hãy thử ClickUp Brain và xem nó hoạt động như thế nào. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.