Cách xây dựng quy trình sản xuất nội dung trên Google Drive

Việc tạo nội dung trong marketing cũng giống như việc một dàn nhạc lớn biểu diễn trên sân khấu. Tuy nhiên, trong khi một buổi biểu diễn có thể thành công nhờ những buổi tập luyện vất vả, các nhóm marketing lại cần điều khác biệt: ít cản trở hơn và luồng trôi chảy hơn nhiều.

Các ý tưởng nên được chuyển tiếp một cách trơn tru từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, với công việc phối hợp hài hòa giữa tất cả các bên liên quan.

Thật không may, nhiều nhóm lại tiếp cận vấn đề này theo cách sai lầm. Quy trình của họ thường diễn ra như sau: cập nhật bảng tính thủ công → chuỗi email kéo dài vô tận → lời nhắc nhở trên Slack → các tài liệu Google Docs nằm rải rác → nỗ lực gấp rút để cuối cùng đưa mọi thứ lên trực tuyến.

Nhưng thực tế là, quy trình này chỉ có thể hoạt động theo hướng ngược lại.

Để đạt được điều này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết kế quy trình sản xuất nội dung mượt mà và có cấu trúc trên Google Drive — nơi mà hầu hết các nhóm tiếp thị đã quen thuộc.

Quy trình sản xuất nội dung là gì?

Quy trình sản xuất nội dung là một chuỗi các giai đoạn lặp lại và có thể dự đoán được mà nội dung của bạn trải qua, từ giai đoạn hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi xuất bản.

Mọi người đều nắm rõ quy trình này, và các bên liên quan phù hợp (nhà văn, nhà thiết kế, quản lý, nhóm SEO, trình chỉnh sửa nội dung, v.v.) đều được thông báo kịp thời. Mọi thứ đều tập trung tại một nơi, được kết nối chặt chẽ, giúp bạn không bao giờ phải loay hoay tìm kiếm thông tin nữa.

Cách thức hoạt động của quy trình sản xuất nội dung trong Google Drive

Nếu mỗi khi ai đó cần cập nhật, một tệp tin hoặc một phản hồi, bạn lại thở dài và bắt đầu lục lọi trong một mớ hỗn độn, thì bạn đang gặp rắc rối nhiều hơn bạn muốn thừa nhận.

Trong ngắn hạn, bạn có thể kiểm soát tình trạng hỗn loạn. Bạn có thể giải quyết các vấn đề khẩn cấp và bằng cách nào đó duy trì mọi thứ hoạt động. Nhưng kết cục chỉ có một: bạn sẽ kiệt sức.

Hầu hết các nhóm đều dựa vào những gì họ đã có sẵn: Google Không gian Làm việc. Mặc dù rất hữu ích, nhưng nó lại bị phân mảnh và không có cơ chế thống nhất để tập hợp mọi thứ vào một nơi. Do đó, bạn sẽ rơi vào vòng luẩn quẩn khi các hệ thống không kết nối với nhau và bạn phải cập nhật từng hệ thống một mỗi khi có tiến triển mới.

Hệ thống tự xây dựng của bạn, sử dụng các tính năng gốc của Google Drive, được xây dựng dựa trên logic hợp lý:

Cách tiếp cận này có thể mang lại một chút trật tự, nhưng đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công và kỷ luật nghiêm ngặt từ nhóm. Đây là điểm khởi đầu, nhưng chỉ là giải pháp tạm thời, không phải là giải pháp được thiết kế chuyên biệt.

Cách cài đặt quy trình sản xuất nội dung trên Google Drive

Bạn đã sẵn sàng xây dựng quy trình làm việc tự thiết kế của riêng mình trên Google Drive chưa?

Hướng dẫn thực tế, từng bước này sẽ hướng dẫn bạn qua năm thành phần chính: cấu trúc thư mục, mẫu, lịch nội dung, quyền truy cập và tự động hóa để xây dựng quy trình làm việc DIY của riêng bạn trên Google Drive. Đây là một công việc đòi hỏi sự nỗ lực thực sự và phù hợp với các nhóm nhỏ.

Nếu bạn đang có kế hoạch mở rộng quy mô trong thời gian ngắn, hoặc đã có một nhóm từ trung bình đến lớn, bạn có thể gặp phải một số rào cản trên hành trình này (chúng tôi sẽ đề cập chi tiết về những vấn đề này sau)

Tạo cấu trúc thư mục của bạn

Cách bạn tổ chức cấu trúc thư mục chính là nền tảng của quy trình làm việc. Nếu nó lộn xộn, các tệp sẽ bị thất lạc và mọi người sẽ bắt đầu hỏi trên Slack: “Phiên bản mới nhất ở đâu?”

Khóa nằm ở sự nhất quán. Mỗi thành viên trong nhóm cần biết chính xác nơi tìm kiếm và lưu trữ tệp ở từng giai đoạn sản xuất. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo thiết lập một quy trình logic cho việc lưu trữ tệp.

Dù phương pháp nào mà đội ngũ của bạn chắc chắn sẽ tuân thủ lâu dài, đó chính là cấu trúc lưu trữ của bạn.

Dưới đây là một cấu trúc đơn giản và hiệu quả để bắt đầu:

Một mẹo nhanh khác: hãy giữ phân cấp thư mục ở mức đơn giản. Việc lồng ghép quá nhiều hoặc tạo quá nhiều thư mục con sẽ khiến việc tìm kiếm tệp trở nên khó khăn hơn và làm chậm tiến độ của mọi người.

Thiết lập các mẫu nội dung trong Tài liệu Google

Các mẫu giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và là cách dễ nhất để mọi người tuân theo cùng một phương pháp cho một công việc cụ thể. Mỗi thành viên trong nhóm không cần phải có phong cách riêng cho bản tóm tắt hoặc bản nháp.

Khi điều đó xảy ra, thông tin quan trọng sẽ bị bỏ sót và định dạng sẽ trở nên lộn xộn.

Tạo các mẫu bản tóm tắt và bản nháp nội dung có thể tái sử dụng trong Tài liệu Google. Điều này đảm bảo mọi nội dung đều bắt đầu với cùng một cấu trúc và bao gồm tất cả thông tin cần thiết.

Lưu các mẫu này vào một thư mục “Mẫu” riêng biệt và hướng dẫn nhóm của bạn tạo một bản sao cho mỗi nhiệm vụ mới. Bạn cũng có thể sử dụng Smart Chips để dễ dàng thêm ngày tháng, liên kết đến các tệp khác hoặc @đề cập đồng nghiệp trực tiếp trong tài liệu.

Tạo lịch nội dung trong Google Trang tính

Lịch nội dung trên Google Trang tính có thể đóng vai trò là trung tâm theo dõi — nơi duy nhất bạn có thể truy cập để xem trạng thái của tất cả nội dung chỉ trong nháy mắt.

Tạo một bảng tính với các cột chứa thông tin cần thiết như Tiêu đề nội dung, Tác giả, Trạng thái, Ngày đáo hạn, Ngày đăng và Liên kết đến Tài liệu Google. Để làm cho quy trình này linh hoạt hơn:

Giới hạn lớn ở đây là mọi thứ đều phải thực hiện thủ công. Google Trang tính sẽ không gửi thông báo nhắc nhở về ngày đáo hạn hoặc tự động cập nhật trạng thái. Ai đó trong nhóm của bạn phải chịu trách nhiệm cập nhật thông tin, điều này thực chất khiến bạn quay lại điểm xuất phát, khi toàn bộ quy trình phụ thuộc vào con người.

Cấu hình chia sẻ và quyền truy cập

Việc nhiều thành viên trong nhóm có quyền chỉnh sửa tài liệu là một cơn ác mộng.

Bạn không thể kiểm soát hoàn toàn lịch sử thay đổi, và bạn phải quay lại kiểm tra thủ công xem ai đã chỉnh sửa nội dung gì, đặc biệt là đối với bản nháp đã được phê duyệt.

Áp dụng phương pháp phân cấp quyền chia sẻ để đảm bảo mọi người chỉ có quyền truy cập cần thiết:

Thêm tính năng tự động hóa bằng các công cụ của bên thứ ba

Công việc thủ công trong quy trình làm việc trên Google Drive thật là phiền phức. Việc liên tục nhắn tin cho người duyệt trên Slack, di chuyển tệp từ thư mục “Bản nháp” sang thư mục “Đang duyệt” và cập nhật bảng tính trạng thái là những công việc tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi.

Nhưng bạn không cần phải tự mình vật lộn. Bạn có các công cụ tự động hóa của bên thứ ba làm trợ thủ đắc lực để giúp quy trình diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Các công cụ này có thể giảm bớt một số công việc thủ công, nhưng chúng cũng làm tăng thêm mức độ phức tạp cho thiết lập của bạn. Hãy lưu ý rằng các quy trình tự động hóa dựa trên cấu trúc thư mục rất dễ bị gián đoạn; nếu ai đó đổi tên hoặc di chuyển một thư mục, toàn bộ quy trình tự động hóa có thể bị hỏng.

Các công cụ để tự động hóa quy trình làm việc nội dung trên Google Drive

Việc chọn sai công cụ có thể dẫn đến việc bạn sở hữu một hệ thống quá đơn giản để giải quyết các vấn đề hoặc một hệ thống quá phức tạp khiến nhóm của bạn khó có thể áp dụng.

Mỗi công cụ tự động hóa phục vụ các nhu cầu và trình độ kỹ năng khác nhau. Dưới đây là một phân tích nhanh để giúp bạn chọn công cụ phù hợp nhất cho nhóm của mình. 🛠️

Ngay cả khi sử dụng các công cụ này, hãy nhớ rằng quy trình làm việc của bạn vẫn tập trung vào tệp tin. Bạn đang tự động hóa các thao tác xung quanh các tệp tin, chứ không phải quản lý công việc một cách có cấu trúc.

Những giới hạn của Google Drive đối với quy trình sản xuất nội dung

Quy trình công việc trên Google Drive của bạn có thể đã hoạt động tốt ban đầu. Nhưng khi nhóm phát triển, những hạn chế bắt đầu lộ ra, và chính quy trình đó bắt đầu đòi hỏi nhiều sự chú ý hơn cả nội dung mà bạn đang cố gắng sản xuất. Đây chính là giới hạn tự nhiên của phương pháp tự làm.

Google Drive là một công cụ tuyệt vời để lưu trữ tệp và hợp tác tại nơi làm việc, nhưng nó chưa bao giờ được thiết kế dành riêng cho các hoạt động quản lý nội dung.

Bạn đã gặp phải những giới hạn của hệ thống lưu trữ tệp và cần một nền tảng được thiết kế chuyên biệt để quản lý công việc.

Cách ClickUp đơn giản hóa quy trình sản xuất nội dung

Vì việc dựa vào Google Drive để quản lý quy trình sản xuất nội dung của bạn đang tỏ ra không còn lý tưởng, đã đến lúc tập trung vào giải pháp tốt nhất tiếp theo. Bạn cần chuyển từ hệ thống các tệp rời rạc sang một không gian làm việc thống nhất, nơi toàn bộ chu trình sản xuất nội dung của bạn được tập trung tại một nơi duy nhất. Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng. ✨

Với ClickUp, bạn có thể tập trung các công việc, tài liệu và giao tiếp vào một nơi duy nhất — loại bỏ tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ khác nhau vốn là vấn đề thường gặp của các nhóm nội dung.

Dưới đây là cách ClickUp trực tiếp khắc phục những giới hạn của quy trình làm việc trên Google Drive:

Một người dùng ClickUp trên G2 chia sẻ:

Điều hữu ích nhất về ClickUp là nó thực sự điều hành toàn bộ công ty của chúng tôi. Chúng tôi sử dụng ClickUp cả ngày, để quản lý công việc, Super Agents, giao tiếp nội bộ trong nhóm, lịch nội dung, tài liệu, theo dõi chiến dịch và nhiều hơn thế nữa. Đối với chúng tôi, nó không chỉ là một công cụ quản lý dự án, mà còn là hệ điều hành của chúng tôi. Super Agents là một lợi thế rất lớn. Vì toàn bộ quy trình làm việc của chúng tôi nằm trong ClickUp, các Super Agents có thể hỗ trợ hầu hết mọi thứ chúng tôi cần. Họ giúp chúng tôi làm việc nhanh hơn, suy nghĩ rõ ràng hơn và thực hiện hiệu quả hơn mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Dễ dàng triển khai là một lợi thế lớn khác. Việc cài đặt và hướng dẫn sử dụng cho cả thành viên nhóm và khách hàng vô cùng đơn giản. Chúng tôi xây dựng lịch nội dung trong ClickUp và mời cả những khách hàng ít am hiểu công nghệ nhất tham gia với tư cách khách để xem xét và để lại ghi chú. Họ liên tục cho chúng tôi biết rằng công cụ này rất trực quan và dễ sử dụng, giúp cho việc hợp tác trở nên suôn sẻ.

🎥 Xem cách chúng tôi sử dụng Super Agents để vận hành quy trình làm việc nội dung trên ClickUp:

Hơn nữa, bạn luôn có thể đính kèm tệp vào các công việc và tạo tài liệu Docs hoặc bảng tính Sheets mới ngay trong ClickUp thông qua tích hợp Google Drive — hoàn hảo cho các nhóm chưa sẵn sàng từ bỏ Google Drive hoàn toàn.

Khi bạn đã sẵn sàng vượt qua hệ thống tự làm và xây dựng một quy trình làm việc thực sự hiệu quả, hãy dùng thử ClickUp miễn phí và trải nghiệm sự khác biệt mà một không gian làm việc thực sự tích hợp có thể mang lại.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Lịch nội dung đang theo dõi những gì bạn có trong kế hoạch xuất bản và thời điểm xuất bản, trong khi quy trình làm việc nội dung xác định các bước cụ thể để tạo, xem xét và phê duyệt nội dung đó.

Quy trình làm việc trên Google Drive là một hệ thống thủ công, tự xây dựng, trong khi công cụ quản lý dự án chuyên dụng cung cấp một cấu trúc được thiết kế riêng với các tính năng như quản lý công việc và tự động hóa để tối ưu hóa quy trình.

Hầu hết các nhóm đều sử dụng Google Trang tính với cột trạng thái phải cập nhật thủ công, và việc phê duyệt thường được xử lý qua bình luận hoặc các chủ đề email riêng biệt, mà không có hệ thống đang theo dõi chính thức.

Mặc dù về mặt lý thuyết, Google Drive có thể quản lý toàn bộ vòng đời nội dung, nhưng khi nhóm phát triển, hệ thống này trở nên kém hiệu quả và dễ xảy ra lỗi. Điều này thường dẫn đến thông tin bị phân tán, trễ hạn và thiếu tính hiển thị – những vấn đề mà các công cụ chuyên dụng được thiết kế để giải quyết.