Các nhóm sử dụng các bảng tính rời rạc để theo dõi hóa đơn có thể phải mất thêm 3-5 giờ mỗi tuần để tổng hợp lịch sử thanh toán. Đây là khoảng thời gian quý báu mà lẽ ra có thể được dành để thực sự thu hồi nợ.
Để giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát, chúng tôi đã tổng hợp năm mẫu biểu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn miễn phí. Dù bạn muốn một công cụ kết nối với các công việc hàng ngày của nhóm hay một bảng tính đơn giản để bắt đầu, những lựa chọn này sẽ giúp bạn loại bỏ sự lộn xộn và nhận thanh toán đúng hạn.
Tổng quan về 5 mẫu biểu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn miễn phí
| Tên mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp nhất cho | Các tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu hóa đơn của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm quản lý khối lượng hóa đơn lớn từ nhiều khách hàng | Theo dõi dựa trên trạng thái; Trường Tùy chỉnh cho dữ liệu hóa đơn; nhiều chế độ xem (Danh sách, Bảng, Lịch); thiết lập quy trình làm việc định kỳ | Không gian làm việc đa chế độ xem với quy trình xử lý hóa đơn có cấu trúc |
| Mẫu Quản lý Nợ Phải Trả của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm tài chính và vận hành phụ trách quản lý thanh toán và phê duyệt cho nhà cung cấp | Đang theo dõi giai đoạn phê duyệt; lập lịch ngày đáo hạn; báo cáo trên bảng điều khiển; mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để sắp xếp thứ tự thanh toán | Quy trình làm việc dựa trên danh sách công việc với các giai đoạn phê duyệt và chế độ xem báo cáo |
| Mẫu Lịch sử thanh toán của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các freelancer và nhóm cần một hệ thống ghi chép đáng tin cậy về các khoản thanh toán và tranh chấp với khách hàng | Nhật ký giao dịch tập trung; Chế độ xem theo dòng thời gian để phân tích xu hướng; lọc theo khách hàng/loại thanh toán; các Trường Tùy chỉnh chi tiết | Danh sách công việc có cấu trúc kèm theo dòng thời gian và các chế độ xem lọc |
| Mẫu theo dõi hóa đơn của Vertex42 | Tải xuống mẫu này | Các freelancer và nhóm nhỏ đang sử dụng bảng tính để theo dõi hóa đơn | Công thức tính tuổi hóa đơn tích hợp sẵn; tính năng lọc theo khách hàng; định dạng có điều kiện cho các hóa đơn quá hạn; bố cục sẵn sàng để in | Bảng tính dựa trên bảng tính với tóm tắt tình trạng quá hạn |
| Mẫu báo cáo tuổi nợ của CFI | Tải xuống mẫu này | Các chuyên gia tài chính đang chuẩn bị báo cáo cho các cuộc kiểm toán hoặc đánh giá của các bên liên quan | Các nhóm tuổi hóa đơn tiêu chuẩn; tính toán các tài khoản khó đòi; định dạng báo cáo tài chính rõ ràng; tương thích với Excel | Bảng tính báo cáo tài chính có cấu trúc |
🔎 Bạn có biết không? Dữ liệu từ Cục Dự trữ Liên bang (Federal Reserve) cho thấy 51% doanh nghiệp sử dụng lao động tại Mỹ gặp khó khăn với dòng tiền không ổn định chỉ đơn giản vì việc thu hồi các khoản nợ rất khó khăn.
Mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn là gì?
Bảng theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn là một công cụ chuyên dụng giúp sắp xếp các hóa đơn chưa thanh toán của bạn thành các nhóm theo thời gian, được gọi là “nhóm thời gian quá hạn”. Công cụ này cho bạn biết chính xác mỗi hóa đơn đã quá hạn bao lâu. Hãy coi nó như một bản đồ tài chính giúp bạn xác định những khoản thanh toán nào an toàn và những khoản nào cần được xử lý ngay lập tức.
Một mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn hiệu quả thường bao gồm:
- Thông tin khách hàng: Tên và thông tin liên hệ cần thiết để thực hiện các hoạt động theo dõi
- Chi tiết hóa đơn: Số hóa đơn, ngày phát hành và điều khoản thanh toán
- Các nhóm thời gian quá hạn: Các nhóm phân loại theo thời gian thể hiện mức độ quá hạn của từng hóa đơn (ví dụ: Hiện tại, 1–30 ngày, 31–60 ngày)
- Số tiền đang theo dõi: Số tiền ban đầu, các thanh toán đã nhận và số dư còn nợ
🧠Thông tin thú vị: 56% doanh nghiệp nhỏ có hóa đơn chưa thanh toán, với số tiền nợ trung bình là 17.500 USD mỗi doanh nghiệp. Việc chủ động theo đuổi các khoản thanh toán này một cách phản ứng có nghĩa là dự báo dòng tiền của bạn chỉ là phỏng đoán, và các hóa đơn quan trọng chắc chắn sẽ bị bỏ qua.
Cách tiếp cận thiếu tổ chức này dẫn đến tình trạng công việc lan man, khiến bạn lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin trên các bảng tính và chủ đề email khác nhau. Trên thực tế, Chỉ số Xu hướng Làm việc (Work Trend Index) của Microsoft cho thấy 62% nhân viên gặp khó khăn với thời gian dành cho việc tìm kiếm dữ liệu.
Mẫu theo dõi thời gian quá hạn giúp hệ thống hóa các tài khoản phải thu của bạn, cho bạn biết chính xác những tài khoản nào đã quá hạn để bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên thu hồi nợ một cách hiệu quả.
📮 ClickUp Insight: Trung bình, mỗi chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc — tức là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí vào việc lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp sẵn trong không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó. Hãy làm quen với ClickUp Brain. Công cụ này cung cấp thông tin chi tiết và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — nhờ đó, bạn có thể ngừng tìm kiếm và bắt tay vào công việc ngay.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần nhờ ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những thành quả gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
🔎Bạn có biết? Hóa đơn quá hạn ảnh hưởng đến trung bình 43% doanh số bán hàng B2B dựa trên tín dụng của các công ty tại Hoa Kỳ. Điều này cho thấy một bức tranh phân mảnh, trong đó các doanh nghiệp gặp khó khăn về thanh khoản chỉ vì hệ thống thu hồi nợ của họ không thể theo kịp khối lượng công việc.
5 mẫu biểu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn tốt nhất
Điều quan trọng là tìm được một mẫu phù hợp với quy trình làm việc của bạn, dễ sử dụng cho nhóm của bạn và có thể tùy chỉnh khi doanh nghiệp phát triển.
Chúng tôi đã lựa chọn ra năm mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn tốt nhất để giúp bạn đưa ra quyết định. Ba mẫu được tích hợp sẵn trong ClickUp để tạo ra quy trình làm việc kết nối, trong khi hai mẫu còn lại là bảng tính truyền thống dành cho các nhóm ưa chuộng tùy chọn đơn giản và có thể tải xuống.
1. Mẫu hóa đơn của ClickUp
Mẫu ClickUp Invoices biến các hóa đơn từ những bản ghi tĩnh thành các đơn vị có thể theo dõi. Thay vì phải kiểm tra thủ công từng hóa đơn, bạn sẽ có được một quy trình làm việc kết nối với các giai đoạn rõ ràng và khả năng hiển thị toàn diện đối với tất cả khách hàng. Bạn có thể phân loại các khoản thanh toán theo trạng thái, nhóm chúng theo khách hàng và thúc đẩy tiến độ mà không cần phải xây dựng một hệ thống mới từ đầu mỗi tháng.
Sử dụng mẫu này để:
- Sắp xếp hóa đơn theo khách hàng, trạng thái hoặc ngày đáo hạn để luôn hiển thị được các tài khoản có giá trị cao
- Phân chia các khoản thanh toán thành các giai đoạn rõ ràng để bạn luôn biết được những khoản nào đang chờ xử lý, đã thanh toán hoặc bị chậm trễ
- Quản lý các chu kỳ lập hóa đơn định kỳ mà không cần phải xây dựng lại quy trình làm việc mỗi lần
- Thu thập và lọc dữ liệu hóa đơn bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp để theo dõi và báo cáo hiệu quả hơn
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của ClickUp, như Chế độ xem Bảng hoặc Chế độ xem Lịch, để theo dõi dòng thời gian và luồng thanh toán
💰Phù hợp nhất cho: Các nhóm phải xử lý khối lượng hóa đơn ngày càng tăng từ nhiều khách hàng và các chu kỳ thanh toán khác nhau.
🦸🏻♀️ Các hoạt động lập hóa đơn đang làm chậm tiến độ công việc của nhóm bạn? Hãy để Trợ lý Tự động hóa Xử lý Hóa đơn đảm nhận công việc này!
ClickUp có hơn 650 Super Agents được tạo sẵn có thể giúp bạn mở rộng quy mô công việc một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể tự tạo Super Agents của riêng mình. Xem cách thực hiện.
2. Mẫu Quản lý Nợ Phải Trả của ClickUp
Các khoản thanh toán đi thường được xử lý theo đợt — được rà soát vào cuối tuần hoặc ngay trước hạn chót. Điều này khiến bạn dễ bỏ lỡ các ưu đãi giảm giá khi thanh toán sớm, thanh toán trùng lặp các hóa đơn hoặc mất kiểm soát dòng tiền.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Mẫu Quản lý Nợ Phải Trả của ClickUp để tổ chức các khoản phải trả theo quy trình từng bước. Mỗi hóa đơn sẽ trải qua các giai đoạn xác minh, phê duyệt và thanh toán với các mốc kiểm tra rõ ràng.
Bạn có thể theo dõi xem khoản thanh toán đang bị tắc nghẽn ở đâu, ai cần phải hành động và những việc cần làm tiếp theo là gì, mà không cần phải dựa vào việc theo dõi thủ công hay các hồ sơ rời rạc.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi hóa đơn của nhà cung cấp qua các giai đoạn đã xác định như nhận hóa đơn, xác minh và thanh toán để tránh các điểm tắc nghẽn
- Lập lịch thanh toán các tài khoản phải trả dựa trên ngày đáo hạn và trạng thái phê duyệt để tránh phí chậm thanh toán hoặc việc xử lý gấp gáp
- Tiêu chuẩn hóa quy trình xem xét và phê duyệt hóa đơn để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước kiểm tra nào
- Tạo chế độ xem tổng quan về các khoản thanh toán sắp tới và đã hoàn thành bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để lập kế hoạch hiệu quả hơn
- Tạo mối quan hệ giữa các công việc bằng tính năng Phụ thuộc (Dependencies) của ClickUp để sắp xếp thứ tự các công việc tài chính, đảm bảo các khoản thanh toán đi khớp với dòng tiền vào
💰Phù hợp nhất cho: Các nhóm tài chính và vận hành cần quy trình phê duyệt và thanh toán có cấu trúc để quản lý hóa đơn nhà cung cấp mà không bị chậm trễ hay lỗi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Theo thời gian, dữ liệu về các khoản phải trả sẽ dần bộc lộ những xu hướng mà bạn có thể tận dụng — chẳng hạn như các nhà cung cấp thường xuyên gửi hóa đơn trễ hạn hoặc những tháng có số tiền thanh toán tăng đột biến. Vấn đề là những thông tin này sẽ bị chôn vùi nếu không có ai thường xuyên trích xuất và phân tích chúng.
Các bảng điều khiển ClickUp trình bày dữ liệu đó dưới định dạng dễ xem mà bạn không cần phải tìm kiếm kỹ lưỡng. Bạn có thể theo dõi số tiền đã thanh toán cho từng nhà cung cấp theo thời gian và luôn nắm rõ tình trạng các khoản thanh toán chưa thanh toán so với các khoản đã thanh toán.
Điều này giúp bạn có một bản ghi rõ ràng để tham khảo trong quá trình đàm phán hoặc lập kế hoạch ngân sách, mà không cần phải xây dựng lại phân tích mỗi lần.
AI Thẻ giúp bạn tìm ra câu trả lời nhanh hơn. Bạn có thể tạo bản tóm tắt hiệu suất của nhà cung cấp trước cuộc họp đánh giá, hoặc đặt các câu hỏi trực tiếp như ‘Những nhà cung cấp nào đã tăng doanh thu trong quý vừa qua?’
Kết quả được liên kết với dữ liệu thanh toán thực tế của bạn, do đó bạn đang thực hiện công việc dựa trên số liệu thực tế, chứ không phải ước tính.
Điều này rất hữu ích trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, đàm phán với nhà cung cấp và lên lịch thanh toán. Bạn sẽ đưa ra các quyết định đó với chế độ xem rõ ràng về tình hình thực tế thay vì phải cố gắng tái hiện lại mọi thứ dưới áp lực.
3. Mẫu Lịch sử thanh toán của ClickUp
Nếu không có hồ sơ thanh toán rõ ràng, bạn có thể phải mất thời gian ghép nối các dòng thời gian từ hóa đơn, mục nhập ngân hàng và các tin nhắn cũ. Mẫu Lịch sử Thanh toán của ClickUp giúp bạn duy trì hồ sơ rõ ràng và đầy đủ.
Công cụ này giúp lưu trữ mọi khoản thanh toán cùng với hóa đơn, ngày tháng và bối cảnh liên quan tại một nơi duy nhất. Bạn có thể nhanh chóng xem lại lịch sử thanh toán của khách hàng theo thời gian, kiểm tra các khoản thanh toán một phần và tra cứu các giao dịch cụ thể khi cần thiết.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi các khoản thanh toán một phần, chậm trễ và đã hoàn thành với hồ sơ chính xác cho từng giao dịch
- Quản lý nhật ký thanh toán tập trung liên kết với các hóa đơn để xác minh nhanh chóng
- Phát hiện các xu hướng theo mùa với chế độ xem Dòng thời gian (Timeline View) của ClickUp
- Lọc và phân tích các giao dịch trong quá khứ hoặc hành vi thanh toán cụ thể của từng khách hàng bằng ClickUp Brain
- Ghi lại chi tiết thanh toán như phương thức, số tham chiếu và ghi chú bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp
💰Phù hợp nhất cho: Các freelancer và nhóm cần có hồ sơ thanh toán đáng tin cậy để tự tin xử lý các cuộc hội thoại với khách hàng, giải quyết tranh chấp và lập kế hoạch thanh toán.
Arnold Rogers, Quản lý Hỗ trợ Khách hàng tại Launch Control, quản lý tài chính bằng ClickUp:
“Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này giúp chúng tôi theo dõi tình hình tài chính, tỷ lệ giữ chân khách hàng, báo cáo và thông tin chi tiết về khách hàng trong một không gian duy nhất, vì chúng tôi có thể trích xuất thông tin từ tất cả các công cụ đang sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần phải huy động tất cả các bộ phận và làm mất thời gian của họ.”
“Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này giúp chúng tôi theo dõi tình hình tài chính, tỷ lệ giữ chân khách hàng, báo cáo và thông tin chi tiết về khách hàng trong một không gian duy nhất, vì chúng tôi có thể trích xuất thông tin từ tất cả các công cụ đang sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần phải huy động tất cả các bộ phận và làm mất thời gian của họ.”
4. Mẫu theo dõi hóa đơn cho Excel của Vertex42
Không phải nhóm nào cũng cần một hệ thống hoàn chỉnh để quản lý hóa đơn. Đôi khi, ưu tiên chỉ đơn giản là: tập hợp tất cả hóa đơn vào một nơi, xác định các khoản quá hạn và tránh làm phức tạp hóa quy trình.
Trong trường hợp đó, Mẫu theo dõi hóa đơn Vertex42 cho Excel có thể là giải pháp lý tưởng. Mẫu này cung cấp cho bạn một phương pháp có cấu trúc để ghi chép hóa đơn, theo dõi ngày đáo hạn và xem tình trạng nợ quá hạn ngay lập tức mà không cần cài đặt quy trình làm việc hay học cách sử dụng phần mềm mới. Với các công thức và tính năng lọc tích hợp sẵn, bạn có thể sắp xếp theo khách hàng, đánh dấu các khoản thanh toán quá hạn và tạo báo cáo tóm tắt nhanh chóng khi cần thiết.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi tất cả các hóa đơn trong một sổ làm việc duy nhất để tránh tình trạng hồ sơ bị phân tán trong nhiều tệp khác nhau
- Theo dõi các khoản thanh toán quá hạn bằng cách sử dụng các nhóm thời gian quá hạn tích hợp sẵn và tính toán tự động
- Lọc hóa đơn theo khách hàng hoặc trạng thái để nhanh chóng xem xét các tài khoản cụ thể
- Tạo bảng sao kê thanh toán đơn giản bằng cách tách riêng dữ liệu cụ thể của từng khách hàng
- Duy trì hồ sơ gọn gàng, sẵn sàng in để báo cáo hoặc sử dụng ngoại tuyến
⚠️Tuy nhiên, cần ghi chú những giới hạn của các mẫu này. Chúng không có tính năng cộng tác thời gian thực, tất cả dữ liệu phải được nhập thủ công và bạn không thể sử dụng tự động hóa quy trình làm việc để theo dõi. Đây là một lựa chọn đáng tin cậy nếu bạn ưa chuộng quy trình làm việc quen thuộc trên bảng tính và không cần các tính năng kết nối, tự động hóa.
💰Phù hợp nhất cho: Các freelancer hoặc nhóm nhỏ ưa chuộng hệ thống đơn giản dựa trên bảng tính mà không có thêm sự phức tạp.
💡Sử dụng ClickUp Brain MAX để đẩy nhanh quy trình thu hồi nợ. Yêu cầu nó soạn thảo email nhắc nhở thanh toán cho một số tiền hóa đơn cụ thể và khoảng thời gian quá hạn (30, 60, 90+ ngày). Bạn thậm chí có thể sử dụng tính năng "Talk to Text" để đọc nội dung ra (ví dụ: “soạn email nhắc nhở thanh toán lần thứ hai cho Acme Corp, $4,200, quá hạn 60 ngày”) và có ngay email sẵn sàng gửi chỉ trong vài giây.
5. Mẫu báo cáo tuổi nợ của CFI
Nếu bạn là chuyên gia tài chính cần trình bày dữ liệu công nợ phải thu cho các bên liên quan, Mẫu Báo cáo Tuổi nợ của CFI chính là giải pháp dành cho bạn.
Công cụ này sắp xếp các khoản phải thu vào các nhóm thời gian quá hạn tiêu chuẩn và tuân thủ các định dạng kế toán thông dụng, giúp bạn trình bày dữ liệu một cách dễ dàng để xem xét và đưa ra quyết định. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ các tính toán như xác định các tài khoản khó đòi, giúp bạn chuyển từ việc đang theo dõi sang phân tích tài chính.
Sử dụng mẫu này để:
- Phân loại các khoản phải thu vào các nhóm theo thời gian quá hạn để làm nổi bật rõ ràng rủi ro liên quan đến các khoản quá hạn
- Chuẩn bị các báo cáo có cấu trúc rõ ràng, sẵn sàng để trình bày cho các bên liên quan hoặc phục vụ cho quá trình kiểm toán
- Ước tính các tài khoản khó đòi dựa trên thời gian hóa đơn chưa được thanh toán
- So sánh số dư của khách hàng theo các khoảng thời gian để xác định các tài khoản có rủi ro cao
- Duy trì định dạng gọn gàng, chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo tài chính
⚠️Những hạn chế ở đây tương tự như các giải pháp dựa trên bảng tính khác. Đây là mẫu tĩnh, yêu cầu cập nhật thủ công, thiếu tính năng quản lý quy trình làm việc và không hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực. Đây là lựa chọn tuyệt vời khi việc trình bày và tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán là ưu tiên hàng đầu của bạn.
💰Phù hợp nhất cho: Các nhóm tài chính và chuyên viên phân tích cần các báo cáo tuổi nợ có cấu trúc để ra quyết định, kiểm toán hoặc trình bày cho các bên liên quan.
Cách sử dụng các mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn
Tải xuống mẫu là việc đơn giản. Giá trị thực sự nằm ở việc bạn sử dụng nó một cách nhất quán để theo dõi, rà soát và xử lý các hóa đơn quá hạn. Chỉ cần một vài quyết định nhỏ trong quá trình thiết lập cũng có thể biến nó thành một hệ thống mà nhóm của bạn tin cậy sử dụng hàng tuần.
- Xác định các phạm vi phân loại: Cài đặt các phạm vi rõ ràng như Hiện tại, 1–30, 31–60 và trên 60 ngày dựa trên điều khoản thanh toán của bạn
- Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn: Nhập thông tin khách hàng, ngày lập hóa đơn, ngày đáo hạn và số tiền để đảm bảo tính chính xác khi đang theo dõi
- Cài đặt tính toán các khoản quá hạn: Tự động hóa quy trình tính toán các khoản chậm thanh toán để tránh lỗi do nhập liệu thủ công và sự không nhất quán
- Tạo chế độ xem theo vai trò: Lọc hóa đơn theo khách hàng, số tiền hoặc trạng thái để mỗi thành viên trong nhóm chỉ nhìn thấy những thông tin quan trọng
- Tự động hóa nhắc nhở: Kích hoạt thông báo nhắc nhở khi hóa đơn vượt quá ngưỡng thời gian quá hạn thay vì chỉ dựa vào trí nhớ
- Thực hiện đánh giá hàng tuần: Kiểm tra báo cáo tuổi nợ thường xuyên để phát hiện các trường hợp chậm thanh toán trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Tăng tốc quá trình theo dõi bằng AI: Tạo email nhắc nhở và bản tóm tắt để duy trì sự nhất quán trong giao tiếp
📌 Lợi thế của ClickUp: Tự động hóa quy trình theo dõi
Hầu hết các nhóm chỉ dừng lại ở việc gửi nhắc nhở. Vẫn cần có người kiểm tra hóa đơn, quyết định việc cần làm tiếp theo và cập nhật bảng theo dõi. Tính năng tự động hóa của ClickUp thực sự phát huy hiệu quả trong trường hợp này.
Bạn có thể cài đặt các quy tắc như: khi một hóa đơn chuyển sang khoảng thời gian 31–60 ngày, gán hóa đơn đó cho chủ tài khoản, nâng mức độ ưu tiên và đăng bình luận nhắc nhở.
Nếu thời gian quá hạn vượt quá 60 ngày, hãy chuyển lên cấp trên hoặc kích hoạt thông báo cập nhật tự động qua email. Những nhắc nhở này giúp công việc tiến triển mà không cần thực hiện các bước thủ công.
Với các mẫu tự động hóa có sẵn hoặc công cụ AI Automation Builder, bạn có thể thiết lập quy trình này chỉ trong vài phút. Khi hệ thống đã hoạt động, các hóa đơn sẽ không còn bị bỏ ngỏ giữa các lần xem xét. Chúng sẽ tự động tiến độ qua các giai đoạn nhắc nhở, quyền sở hữu và nâng cấp xử lý dựa trên các điều kiện thực tế, mà không cần ai đang theo dõi từng bước một.
📚 Xem thêm: Nắm vững quy trình theo dõi hóa đơn với ClickUp
Theo dõi hóa đơn và nhận thanh toán nhanh hơn với ClickUp
Vấn đề thực sự trong việc theo dõi hóa đơn không chỉ nằm ở việc đang theo dõi mà còn ở sự phân mảnh công việc giữa nhiều công cụ không kết nối với nhau. Sự phân mảnh này khiến bạn luôn phải làm việc mà không có được bức tranh toàn cảnh.
Việc liên tục phải chuyển đổi giữa các bối cảnh này làm chậm quá trình thu hồi nợ, dẫn đến công việc trùng lặp và khiến việc duy trì một nguồn thông tin chính xác duy nhất trở nên bất khả thi. Kết quả là nhóm của bạn phải dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm thông tin thay vì thực sự thu hồi được các khoản thanh toán.
ClickUp giải quyết tình trạng lộn xộn này nhờ không gian làm việc AI tích hợp. Đây là một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được kết hợp cùng với AI bối cảnh, giúp hiểu rõ công việc của bạn.
Thay vì chỉ có một danh sách tĩnh các khoản thanh toán quá hạn, bạn sẽ có được một luồng làm việc kết nối và tự động hóa. Xem các hóa đơn quá hạn, xem các công việc liên quan, xem lại lịch sử trao đổi với khách hàng và truy cập các hợp đồng gốc — tất cả đều được thực hiện ngay trong ClickUp. Đây chính là cách bạn chuyển từ việc chủ động đòi nợ sang quản lý dòng tiền chủ động.
Bắt đầu quản lý dòng tiền của bạn một cách toàn diện bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí ClickUp ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa việc theo dõi thời gian quá hạn của các tài khoản phải thu và các tài khoản phải trả là gì?
Theo dõi tuổi nợ phải thu giúp bạn nắm bắt số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ quản lý dòng tiền vào. Theo dõi tuổi nợ phải trả giúp bạn theo dõi số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, qua đó hỗ trợ quản lý dòng tiền ra và tránh các khoản phí chậm thanh toán.
Các nhóm nên xem xét báo cáo tuổi hóa đơn bao lâu một lần?
Hầu hết các nhóm tài chính đều xem xét báo cáo tuổi hóa đơn hàng tuần để theo dõi các hóa đơn quá hạn trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, việc xem xét hàng ngày có thể mang lại hiệu quả cao hơn.
Tôi có thể theo dõi thời gian quá hạn của hóa đơn mà không cần sử dụng bảng tính Excel không?
Đúng vậy, bạn có thể tải các mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn với các tính năng mạnh mẽ mà bảng tính thông thường không có từ các nền tảng quản lý công việc như ClickUp. Các tính năng này bao gồm các quy trình tự động hóa tích hợp sẵn cho việc nhắc nhở, khả năng cộng tác thời gian thực cho nhóm của bạn và các phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) để đẩy nhanh quy trình làm việc.