Chúng ta đều biết rằng chúng ta sử dụng quá nhiều ứng dụng để hoàn thành các việc cần làm.
Nhưng đây là thông tin sẽ khiến bạn ngạc nhiên: Chúng ta hiện chuyển đổi giữa các ứng dụng khoảng 1.200 lần mỗi ngày. 🤯
Điều đó có nghĩa là chúng ta đang mất gần 4 giờ mỗi tuần chỉ để làm quen lại với tất cả các công cụ khác nhau này. Đó là gần một phần mười thời gian công việc trong tuần!!!
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp làm việc từ xa phụ thuộc vào nhiều công cụ hợp tác, điều này giống như một khoản thuế năng suất mà bạn phải trả hàng ngày. Khác với các công ty lớn, bạn không có sự sang trọng của việc tăng thêm nhân sự để vá các lỗ hổng.
Đó là lý do tại sao hợp tác từ xa hiện đại không thể chỉ dừng lại ở Slack và email. Những công cụ này rất tuyệt vời cho việc giao tiếp, nhưng chúng không được thiết kế để quản lý dự án, theo dõi trách nhiệm hoặc duy trì sự đồng bộ khi mọi người không ở cùng một nơi.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách hợp nhất các quy trình công việc phân tán của nhóm thành một hệ thống hợp tác thống nhất—với các công cụ hợp tác từ xa dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Hãy bắt đầu!
Công cụ hợp tác từ xa cho nhóm là gì?
Các công cụ hợp tác cho nhóm làm việc từ xa là các nền tảng kỹ thuật số dành cho các nhóm phân tán, giúp bạn giao tiếp, quản lý dự án và chia sẻ tệp tin trong một không gian tổ chức duy nhất. Là hệ thống thần kinh trung ương của môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp, các công cụ này vượt xa chức năng nhắn tin đơn giản. Chúng cung cấp một môi trường có cấu trúc nơi công việc thực sự được hoàn thành.
Các loại công cụ hợp tác từ xa bao gồm:
- Nền tảng giao tiếp: Cho trò chuyện và cuộc gọi video thời gian thực (đồng bộ)
- Phần mềm quản lý dự án: Để tổ chức, phân công và theo dõi công việc một cách không đồng bộ.
- Trung tâm hợp tác tài liệu: Để tạo và chỉnh sửa chung kiến thức, kế hoạch và ghi chú
- Bảng hợp tác trực quan: Dùng để brainstorming và vạch ra ý tưởng một cách trực quan.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Mặc dù bạn có thể sử dụng các công cụ riêng biệt cho từng mục đích, một Không gian Làm việc tích hợp —một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu và cuộc hội thoại được tích hợp cùng nhau—như ClickUp kết hợp các danh mục này vào một nền tảng duy nhất. Với công cụ như vậy, bạn không cần phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng, giúp nhóm của bạn tập trung và đồng bộ.
Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần hơn cả Slack và email?
Nếu bạn đã sử dụng email và có thể một ứng dụng trò chuyện như Slack, công việc không nên cảm thấy… lộn xộn, đúng không?
Um…sai rồi.
Đúng vậy, Slack và email rất tuyệt vời trong việc họ làm. Nhưng chúng được thiết kế cho một mục đích duy nhất: cuộc hội thoại. Chúng rất tuyệt vời cho các cập nhật nhanh chóng và trao đổi qua lại, nhưng chúng không biến những cuộc hội thoại này thành các bước rõ ràng.
Kết quả?
- Quyết định bị chôn vùi trong các chủ đề thảo luận
- Các công việc bị bỏ sót
- Trách nhiệm biến mất
Điều này dẫn đến tình trạng " Work Sprawl". Nhóm của bạn buộc phải sử dụng nhiều ứng dụng không tương thích với nhau… chỉ để hoàn thành một dự án duy nhất.
📌 Đối với một nhóm 5 người, đó là 20+ giờ mỗi tuần dành cho việc điều phối. Điều đó giống như mất đi nửa nhân viên vì sự hỗn loạn hành chính.
Đây là lý do tại sao bạn cần một hệ thống hợp tác chuyên dụng vượt ra ngoài email và Slack, giúp kết nối khoảng cách giữa nói và việc cần làm.
| Yếu tố | Slack | Công cụ hợp tác chuyên dụng | |
|---|---|---|---|
| Khả năng tìm kiếm | Giới hạn và bị chôn vùi trong các chủ đề thảo luận | Các cuộc hội thoại sẽ biến mất theo thời gian | Có tổ chức, bền vững và có thể tìm kiếm |
| Theo dõi công việc | Không có tính năng theo dõi tích hợp sẵn | Yêu cầu các giải pháp thủ công | Công việc gốc với người được giao và hạn chót |
| Quản lý tệp tin | Được đính kèm dưới dạng tệp đính kèm | Chia sẻ tệp cơ bản mà không có bối cảnh | Tập trung với các liên kết trực tiếp đến các dự án |
| Trách nhiệm | Sự không rõ ràng về quyền sở hữu và việc theo dõi | Không có công việc giao nhiệm vụ chính thức | Xác định rõ người được giao, trạng thái và ưu tiên. |
📮ClickUp Insight: Gần một nửa số người tham gia khảo sát cho biết bước thêm lớn nhất mà trò chuyện mang lại là việc phải di chuyển thủ công các công việc sang công cụ khác. 20% còn lại mất thời gian đọc lại các chủ đề chỉ để tìm ra mục thực sự cần thực hiện. Những gián đoạn nhỏ này tích tụ lại vì mỗi lần chuyển giao là một sự lãng phí nhỏ về thời gian, năng lượng và sự rõ ràng.
ClickUp thay thế cuộc đua tiếp sức bằng một thao tác duy nhất. Trong ClickUp Chat , các chủ đề cuộc hội thoại của bạn có thể được chuyển đổi ngay lập tức thành các công việc có thể theo dõi. Bạn không mất đà khi chuyển đổi ngữ cảnh vì Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp giữ nguyên nó cho bạn.
Lợi ích của việc sử dụng công cụ hợp tác ngoài email và Slack
Vượt qua email không chỉ là một "cải tiến tiện lợi"—nó giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn. Các dự án tiến triển nhanh hơn, mọi người đều đồng lòng, và bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để giải quyết những hiểu lầm.
Và điều tuyệt vời nhất? Bạn không cần một nhóm IT để thực hiện điều đó. Công cụ hợp tác phù hợp có thể mang lại cấu trúc mà không làm phức tạp thêm.
Dưới đây là những lợi ích chính bạn có thể mong đợi ✨
- Thông tin tập trung: Hãy ngừng việc lục lọi qua hàng loạt chuỗi email và nhật ký trò chuyện. Một công cụ chuyên dụng sẽ cung cấp cho bạn một nơi duy nhất để tìm kiếm mọi cập nhật dự án, tệp tin và quyết định, tạo ra một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy cho nhóm của bạn.
- Quyền sở hữu công việc rõ ràng: Bạn có thể loại bỏ hoàn toàn vấn đề kinh điển “Chờ đã… Tôi nghĩ bạn đang làm việc đó”. Mỗi công việc được giao cho một người được giao trách nhiệm cụ thể, có ngày đáo hạn và trạng thái rõ ràng, giúp mọi người biết ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc.
- Tiến độ minh bạch: Thay vì phải theo dõi cập nhật suốt cả ngày (hoặc tham gia thêm một cuộc họp trạng thái nữa), bạn có thể nhanh chóng xem những gì đang tiến triển, những gì bị tắc nghẽn và những gì cần được chú ý.
- Quy trình làm việc linh hoạt: Cập nhật async giúp dễ dàng duy trì sự đồng bộ giữa các múi giờ, lịch trình linh hoạt hoặc những ngày bận rộn. Khi nhóm của bạn ở các múi giờ khác nhau không thể trực tuyến cùng lúc, việc hợp tác không nên bị gián đoạn.
- Giảm tải cuộc họp: Giảm một nửa số cuộc họp hàng tuần. Khi trạng thái dự án được hiển thị theo thời gian thực, những cuộc họp "đồng bộ nhanh" trở nên không cần thiết.
👀 Bạn có biết? 92% nhân viên văn phòng có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trên trò chuyện, email và bảng tính! 😱
Các công cụ hợp tác từ xa tốt nhất cho nhóm nhỏ
Trong một thế giới lý tưởng, bạn sẽ có một ứng dụng duy nhất có thể giải quyết mọi vấn đề hợp tác của nhóm. Nhưng trên thực tế, bạn có thể cần một số ứng dụng để đạt năng suất cao nhất: nhắn tin, theo dõi dự án, tài liệu, thậm chí cả Bảng trắng để lập kế hoạch.
Bạn có thể nghĩ rằng việc tìm kiếm các công cụ tốt là một thách thức. Nhưng điều khó khăn hơn là tránh được " mệt mỏi do quá nhiều ứng dụng " khi sử dụng quá nhiều ứng dụng không liên kết với nhau.
Để giúp bạn lựa chọn tốt hơn (và tránh tình trạng quá tải ứng dụng), chúng tôi sẽ phân tích các loại chính của công cụ hợp tác nhóm trực tuyến dưới đây.
👉🏼 Và nếu bạn đang cố gắng đơn giản hóa lâu dài, việc xem xét các nền tảng được thiết kế cho việc tích hợp công cụ — như ClickUp — là đáng giá, vì chúng có thể bao quát nhiều danh mục trong một không gian làm việc kết nối (với tích hợp khi bạn vẫn cần chúng).
Nhận ngay cẩm nang mà hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng để tối ưu hóa hệ thống công nghệ, tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc quý giá và loại bỏ tình trạng phân tán công việc. ⬇️
Các nền tảng giao tiếp và nhắn tin
Các công cụ giao tiếp là nơi công việc từ xa diễn ra hàng ngày. Chúng được thiết kế để đồng bộ hóa nhanh chóng: “Bạn có thể xem qua điều này không?” “Trạng thái hiện tại là gì?” “Chúng ta có cuộc họp hôm nay không?”
Slack, Microsoft Teams và Discord được ưa chuộng vì chúng giúp duy trì cuộc hội thoại một cách dễ dàng—đặc biệt với các kênh dự án cụ thể, chủ đề thảo luận và cuộc gọi nhanh được tích hợp sẵn.
Nhưng đây là vấn đề: tin nhắn không có cấu trúc tích hợp sẵn. Một chuỗi trò chuyện có thể cảm thấy có năng suất trong khi công việc thực tế vẫn mơ hồ, không có quyền sở hữu hoặc thời hạn cụ thể được gán cho nó.
Bạn cần một công cụ giao tiếp giúp duy trì các cuộc hội thoại được tổ chức gọn gàng và kết nối với các dự án của bạn.
Chọn công cụ giao tiếp sau khi xem xét các tính năng sau:
- Cuộc hội thoại theo chủ đề để giữ cho các cuộc hội thoại tập trung và dễ theo dõi.
- Kênh để tổ chức cuộc hội thoại theo chủ đề, dự án hoặc nhóm
- Tin nhắn trực tiếp cho cuộc trò chuyện một đối một hoặc nhóm nhỏ
- Tìm kiếm nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy để nhanh chóng tìm lại tin nhắn và tệp tin cũ.
- Hội nghị video và chia sẻ màn hình cho hợp tác thời gian thực
- Thông báo, đề cập và chỉ báo trạng thái để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
- Lịch sử trò chuyện và tìm kiếm tin nhắn để các quyết định không bị mất tích
- Liên kết dễ dàng đến công việc (công việc, tài liệu, tệp tin) để các cuộc hội thoại dẫn đến kết quả hữu ích.
Và nếu bạn muốn chúng tôi gợi ý một công cụ làm được tất cả những điều này (và hơn thế nữa!), hãy thử ClickUp Chat! Đây là một trong những lựa chọn mạnh mẽ nhất cho các nhóm muốn giao tiếp ngay trong không gian làm việc dự án của họ.
Trong ClickUp Trò chuyện, bạn có thể:
- Tạo kênh theo dự án (Không gian, thư mục hoặc Danh sách công việc)
- Chuyển đổi bất kỳ tin nhắn nào thành nhiệm vụ ClickUp có thể theo dõi và giao nhiệm vụ trực tiếp từ trò chuyện.
- Kéo tài liệu hoặc dự án phù hợp vào chủ đề mà không cần tìm kiếm liên kết, và giữ các cập nhật liên quan đến công việc thực tế mà chúng đề cập.
Thay vì sao chép các mục vào một công cụ riêng biệt, cuộc trò chuyện của bạn sẽ trở thành một lớp bối cảnh sạch sẽ, có thể tìm kiếm—chính xác nơi nhóm của bạn đã có kế hoạch, phát triển và triển khai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi cuộc hội thoại trở nên quá phức tạp cho trò chuyện (hoặc bạn sắp mất 20 phút để gõ “vậy để xác nhận…”), hãy tạo một cuộc gọi ClickUp SyncUp ngay trong kênh. Đó là cuộc gọi trực tiếp nhanh chóng mà không cần rời khỏi không gian làm việc của bạn.
Bạn cũng có thể mời Trợ lý Ghi chú AI ClickUp để tự động ghi lại cuộc họp SyncUp, tạo ghi chú và lưu chúng dưới dạng tài liệu ClickUp riêng tư — để các mục không biến mất ngay khi cuộc gọi kết thúc. Đối với cuộc họp SyncUp trong kênh, ClickUp thậm chí còn đăng tài liệu ghi chú cuộc họp trở lại vào chủ đề cuộc họp SyncUp khi bạn hoàn thành.
Học cách sử dụng nó với video này:
Bonus: Nhóm của bạn có thể tìm thấy các bản ghi âm và bản chép lời trong ClickUp’s Clips Hub, chia sẻ chúng công khai và thậm chí bình luận trực tiếp trên bản ghi âm.
Công cụ quản lý dự án và theo dõi công việc
Công cụ quản lý dự án là những gì biến "việc cần làm" thành "đây là kế hoạch, đây là người chịu trách nhiệm, đây là thời hạn". Chúng giúp nhóm theo dõi các công việc, phân công công việc, mối quan hệ phụ thuộc, dòng thời gian và quy trình làm việc mà không cần dựa vào trí nhớ.
Bạn có thể lựa chọn từ các tùy chọn được thiết kế chuyên biệt như ClickUp cho Nhóm Dự án, Asana, Trello và Monday.com, cùng nhiều lựa chọn khác. Chúng đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm nhỏ cần sự rõ ràng mà không làm phức tạp hóa mọi thứ.
Nhược điểm? Ngoài ClickUp, nhiều công cụ vẫn phụ thuộc vào ứng dụng giao tiếp riêng biệt—vì vậy bạn sẽ phải lập kế hoạch công việc ở một nơi và thảo luận ở nơi khác. Đó là cách mà sự phân mảnh lại len lỏi trở lại.
ClickUp Nhiệm vụ giải quyết vấn đề này bằng cách kết hợp theo dõi dự án mạnh mẽ với tính năng hợp tác tích hợp sẵn. Nhóm của bạn có thể lập kế hoạch công việc trên các chế độ xem khác nhau trong khi các bình luận theo chủ đề trên công việc giúp cuộc hội thoại luôn gắn liền với công việc cụ thể.
Bạn sẽ có hơn 15 chế độ xem ClickUp để quản lý dự án tùy theo cách làm việc của nhóm, chẳng hạn như:
- Xem dạng danh sách cho việc theo dõi công việc có cấu trúc
- Chế độ xem Bảng (Kanban) để theo dõi các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc
- Biểu đồ Gantt để xác định các mối quan hệ phụ thuộc và dòng thời gian thực hiện.
Theo dõi tiến độ trở nên đơn giản với bảng điều khiển ClickUp. Thêm thẻ tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số KPI như công việc đã hoàn thành so với công việc quá hạn, khối lượng công việc của nhóm và biểu đồ tiến độ sprint.
Với ClickUp Automations, bạn có thể loại bỏ công việc lặp đi lặp lại trong việc cập nhật dự án. Thiết lập tự động hóa một lần bằng công cụ if-then builder, và xem các công việc tự động được phân công khi trạng thái thay đổi và chủ sở hữu được thông báo khi rủi ro được phát hiện.
Các tính năng chính cần đánh giá trong công cụ quản lý dự án:
- Tạo và phân công công việc với người chịu trách nhiệm rõ ràng
- Ngày đáo hạn, ưu tiên và công việc lặp lại
- Các công việc con và cột mốc để chia nhỏ các dự án lớn
- Trường Tùy chỉnh để theo dõi những thông tin quan trọng (ngân sách, nỗ lực, khách hàng, trạng thái, v.v.)
- Phụ thuộc vào công việc để công việc được thực hiện theo thứ tự đúng.
- Bảng Kanban để theo dõi quy trình làm việc một cách trực quan
- Biểu đồ Gantt cho kế hoạch dòng thời gian
- Hỗ trợ kế hoạch sprint (nếu bạn sử dụng quy trình làm việc agile)
- Quản lý khối lượng công việc để tránh quá tải cho một người
- Tự động hóa quy trình làm việc để giảm bớt công việc lặp đi lặp lại.
- Bình luận và hợp tác trong các công việc (để bối cảnh luôn được gắn liền)
Các doanh nghiệp nhỏ yêu thích ClickUp cho quản lý dự án:
Với ClickUp, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi. Khách hàng của tôi có thể trở thành người dùng, tạo tác vụ, hạn chót và nhập nội dung, yếu tố cho công việc – hạn chót sẽ được tự động thêm và đồng bộ với lịch của tôi khi họ nhập ngày. Trước đây, việc theo dõi công việc được hoàn thành qua email và các tài liệu giấy tờ lộn xộn, nhưng giờ đây mọi thứ đều được quản lý thông qua tác vụ. ClickUp đã thay đổi cuộc sống của doanh nghiệp nhỏ của tôi, đặc biệt là với tư cách là một người tự kinh doanh.
Với ClickUp, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi. Khách hàng của tôi có thể trở thành người dùng, tạo công việc, hạn chót và nhập nội dung, yếu tố cho công việc – hạn chót sẽ được tự động thêm và đồng bộ với lịch của tôi khi họ nhập ngày. Trước đây, việc theo dõi công việc được thực hiện qua email và các tài liệu giấy tờ lộn xộn, nhưng giờ đây mọi thứ đều được quản lý thông qua công việc. ClickUp đã thay đổi cuộc sống của doanh nghiệp nhỏ của tôi, đặc biệt là với tư cách là một người tự kinh doanh.
Và số đã nói lên tất cả:
Hợp tác tài liệu và chia sẻ tệp
Kiến thức của công ty bạn có bị phân tán trên Tài liệu Google, Dropbox và các ổ cứng cục bộ không? Khi các bản tóm tắt dự án, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và ghi chú cuộc họp nằm rải rác trên các hệ thống khác nhau, nhóm của bạn sẽ phải chuyển đổi giữa các công cụ, cố gắng nhớ xem phiên bản cuối cùng nằm ở đâu.
Bằng cách này, bạn không chỉ tạo ra các "hộp đen thông tin" mà còn ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh quan trọng. Việc đào tạo nhân viên mới trở nên khó khăn, và mọi người có thể phải thực hiện công việc dựa trên thông tin đã lỗi thời.
Không thể phủ nhận rằng các công cụ như Google Không gian Làm việc, Notion, Dropbox Paper và Confluence rất tuyệt vời cho việc tạo/lập nội dung, chia sẻ kiến thức và xây dựng một wiki nội bộ hoặc cơ sở kiến thức.
Nhưng tất cả thông tin này nên được lưu trữ tại nơi bạn làm công việc. ClickUp Docs giúp tài liệu được kết nối với quá trình thực thi. Tài liệu có thể được lưu trữ ngay bên cạnh các công việc và dự án của bạn, giúp việc chuyển đổi từ kế hoạch → viết → thực hiện trở nên dễ dàng hơn mà không cần phải chuyển đổi công cụ liên tục.
Và đối với các nhóm muốn có sự hỗ trợ để đưa nội dung từ đầu óc ra trang, ClickUp Brain, trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn và nhận biết ngữ cảnh của ClickUp, sẽ cung cấp tất cả sự hỗ trợ bạn cần. Sử dụng nó để viết, tóm tắt và tìm câu trả lời nhanh hơn — đặc biệt khi bạn cần tìm kiếm qua tài liệu, công việc và cuộc hội thoại chỉ trong một lần.
Hãy nhớ rằng một công cụ hợp tác tài liệu tốt nên cung cấp:
- Chỉnh sửa đồng thời theo thời gian thực để nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc.
- Công cụ bình luận và phản hồi để tối ưu hóa quy trình đánh giá.
- Lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi và quay lại phiên bản trước nếu cần thiết
- Mẫu để đảm bảo tính nhất quán trong tất cả tài liệu của bạn
- Kết nối tài liệu để tài liệu được liên kết với công việc và dự án một cách gọn gàng.
- Wikis/cơ sở kiến thức hỗ trợ cho việc lưu trữ tài liệu lâu dài
- Quyền truy cập để kiểm soát quyền truy cập cho nhóm và khách hàng
Hợp tác trực quan và Bảng trắng
Đôi khi cách nhanh nhất để hợp tác không phải là viết thêm tin nhắn—mà là trình bày ý tưởng một cách trực quan.
Đó chính là lúc các công cụ Bảng trắng phát huy tác dụng. Chúng hoàn hảo cho việc brainstorming, vẽ bản đồ quy trình, lập kế hoạch ra mắt sản phẩm, phác thảo wireframe hoặc biến những ý tưởng lộn xộn thành thứ mà cả nhóm có thể nhìn thấy.
Các công cụ như Miro, FigJam và Lucidchart rất phù hợp cho:
- Bản đồ Tư duy
- Sơ đồ luồng công việc
- Sơ đồ và bản đồ quy trình
- Mẫu thiết kế sản phẩm
- Các phiên lập kế hoạch hợp tác
Vấn đề là những gì xảy ra sau phiên làm việc trên bảng trắng.
Thường xuyên, bảng trở thành "bảo tàng ý tưởng hay" và công việc thực sự vẫn phải được tái tạo ở nơi khác.
Bạn cần một công cụ giúp kết nối khoảng cách giữa ý tưởng và hành động. Đó chính xác là mục đích của ClickUp Bảng trắng. Nhóm của bạn có thể brainstorm trên một bảng trắng vô tận, sau đó chuyển đổi các hình dạng thành công việc — kèm theo người được giao và ngày đáo hạn — mà không cần phải làm lại công việc trong hệ thống khác.
Video này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện:
Một công cụ hợp tác trực quan mạnh mẽ —như ClickUp Bảng trắng—bao gồm:
- Một không gian làm việc linh hoạt cho việc brainstorming và lập kế hoạch một cách linh hoạt.
- Thư viện các hình dạng, kết nối và ghi chú dán
- Mẫu cho các sơ đồ thông dụng như sơ đồ luồng và Bản đồ Tư duy
- Khả năng chuyển đổi các yếu tố trực quan thành các mục có thể thực hiện được
✅ Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều thông tin, đừng lo lắng. Điểm chính vẫn rất đơn giản: Các công cụ hợp tác tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa không chỉ "tốt" trong từng lĩnh vực riêng lẻ; chúng thực sự hoạt động tốt khi kết hợp với nhau.
Cách chọn phần mềm hợp tác phù hợp cho nhóm của bạn
Vậy là bạn đã sẵn sàng để vượt qua email và Slack. Thật tuyệt vời cho bạn. 😄
Nhưng bây giờ bạn đang đối mặt với hàng triệu công cụ đều hứa hẹn sẽ “tối ưu hóa hợp tác” và “tăng cường năng suất”.
Để lựa chọn đúng đắn (và tránh hối hận vì chọn công cụ mới mẻ), hãy sử dụng khung tham chiếu nhanh này:
Khả năng tích hợp
Nhóm của bạn đã sử dụng một số công cụ cơ bản—có thể là Lịch Google, QuickBooks, GitHub, Zoom, Google Drive, Figma, v.v. Công cụ hợp tác của bạn không nên bắt bạn từ bỏ những công cụ đó. Nó nên kết nối chúng lại với nhau.
Nếu không thể tích hợp, bạn sẽ gặp lại vấn đề tương tự nhưng dưới một hình thức khác: tệp tin ở một nơi, công việc ở nơi khác, cuộc hội thoại ở đâu đó… và không ai biết đâu là “nguồn thông tin chính xác”.
🧠 Thông tin thú vị: Hệ sinh thái tích hợp của ClickUp kết nối với hơn 1.000 công cụ bạn sử dụng hàng ngày, bao gồm Slack, Google Drive và Figma, thông qua ClickUp. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm thông tin trên tất cả các ứng dụng kết nối từ thanh lệnh duy nhất bằng tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp.
Dễ sử dụng và dễ áp dụng
Chúng tôi hiểu rằng các doanh nghiệp nhỏ như của bạn không có thời gian cho một quy trình triển khai phức tạp—hoặc một video hướng dẫn 47 phút. 🤷🏻♀️
Bạn muốn một công cụ mà nhóm của bạn có thể nhanh chóng làm quen, và phát triển theo thời gian. Giao diện người dùng (UI) sạch sẽ, trực quan cùng với quy trình thiết lập đơn giản cho các công việc cốt lõi (dự án, công việc, tài liệu) sẽ mang lại nhiều lợi ích. Thậm chí tốt hơn là các mẫu có sẵn giúp bạn bắt đầu mà không cần phải tái tạo lại quy trình cho mỗi lần sử dụng.
Phần mềm mạnh mẽ nhất trên thế giới cũng vô dụng nếu nhóm của bạn thấy nó quá phức tạp để sử dụng. Các doanh nghiệp nhỏ không thể dành hàng tuần cho việc đào tạo và triển khai. Bạn cần một công cụ dễ sử dụng ngay từ ngày đầu tiên và giúp nhóm của bạn tăng năng suất kinh doanh ngay lập tức.
✅ ClickUp hoạt động hiệu quả ở đây vì bạn có thể áp dụng nó một cách từ từ: bắt đầu với Công việc + Tài liệu, sau đó thêm Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa khi nhóm của bạn đã quen thuộc. Và thư viện tích hợp sẵn với hơn 1.000 mẫu giúp bạn dễ dàng thiết lập các quy trình làm việc lặp lại chỉ trong vài phút.
Khách hàng của ClickUp đồng ý:
ClickUp có nhiều tính năng độc đáo và tiện ích bổ sung mà bạn có thể không thấy trong các tùy chọn quản lý dự án khác, như theo dõi thời gian, trò chuyện tích hợp và khả năng quản lý tài nguyên toàn diện. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc startup linh hoạt, ClickUp cung cấp nhiều mẫu sẵn có và cách thức đơn giản để bắt đầu mà không cần mất hàng giờ để thiết lập tùy chỉnh. Bạn sẽ có cảm giác như đang sử dụng một sản phẩm cao cấp nhưng với giao diện thân thiện và dễ tiếp cận hơn.
ClickUp có nhiều tính năng độc đáo và tiện ích bổ sung mà bạn có thể không thấy trong các tùy chọn quản lý dự án khác, như theo dõi thời gian, trò chuyện tích hợp và khả năng quản lý tài nguyên toàn diện. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc startup linh hoạt, ClickUp cung cấp nhiều mẫu sẵn có và cách thức đơn giản để bắt đầu mà không cần mất hàng giờ để thiết lập tùy chỉnh. Bạn sẽ có cảm giác như đang sử dụng một sản phẩm cao cấp nhưng với giao diện thân thiện và dễ tiếp cận hơn.
Giao diện trực quan giúp bạn dễ dàng bắt đầu sử dụng ngay từ đầu, nhưng vẫn vô cùng mạnh mẽ khi bạn khám phá và tận dụng thêm các tính năng. Ngoài ra, khả năng tích hợp mượt mà với email, lịch và phần mềm CRM của tôi giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Tôi cũng thấy các mẫu có sẵn cực kỳ hữu ích, giúp đơn giản hóa quá trình thiết lập và tiết kiệm thời gian cho tôi.
Giao diện trực quan giúp bạn dễ dàng bắt đầu sử dụng ngay từ đầu, nhưng vẫn vô cùng mạnh mẽ khi bạn khám phá và tận dụng thêm các tính năng. Ngoài ra, khả năng tích hợp mượt mà với email, lịch và phần mềm CRM của tôi giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Tôi cũng thấy các mẫu có sẵn cực kỳ hữu ích, giúp đơn giản hóa quá trình thiết lập và tiết kiệm thời gian cho tôi.
Khả năng mở rộng và giá cả
Doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ không mãi mãi nhỏ bé. Công cụ hợp tác mà bạn chọn hôm nay cần có khả năng hỗ trợ bạn khi kinh doanh phát triển. Điều cuối cùng bạn muốn là cuối cùng cũng tổ chức được mọi thứ… rồi lại gặp khó khăn vì công cụ của bạn không thể xử lý các nhóm mới, quy trình làm việc mới hoặc các dự án phức tạp hơn.
Hãy chú ý kỹ đến các kế hoạch giá và những gì chúng bao gồm. Nhiều kế hoạch "miễn phí" có giới hạn ẩn về số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ hoặc tính năng, buộc bạn phải nâng cấp sớm hơn dự kiến. Chọn nền tảng cung cấp lộ trình nâng cấp rõ ràng và công bằng.
Bảo mật và tuân thủ
Bảo mật không chỉ là vấn đề của các doanh nghiệp lớn. Nếu bạn đang thực hiện công việc với khách hàng, nhà thầu, thông tin nhân viên, hóa đơn hoặc tài sản trí tuệ nội bộ, bạn đã có dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ.
Làm việc từ xa cũng mang lại thêm rủi ro—tệp tin được chia sẻ giữa các thiết bị, đăng nhập từ mọi nơi, và việc “gửi nhanh qua WhatsApp” trở thành thói quen.
Tìm kiếm:
- Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (để mọi người chỉ xem những gì họ cần)
- Các tùy chọn SSO cho việc đăng nhập sạch sẽ và an toàn hơn
- Cài đặt quyền truy cập mạnh mẽ cho khách và nhà thầu
- Tập trung giao tiếp để thông tin không bị phân tán trên nhiều công cụ
Xây dựng hệ thống hợp tác từ xa cho doanh nghiệp nhỏ của bạn với ClickUp
Các nhóm nhỏ thường mất nhiều thời gian xây dựng lại bối cảnh hơn là đẩy mạnh tiến độ dự án.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách hoạt động như một không gian làm việc tích hợp — một nền tảng an toàn nơi nhóm của bạn có thể lập kế hoạch dự án, hợp tác thời gian thực, ghi chép quyết định và theo dõi tiến độ. Với trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp vào luồng công việc, bạn có thể làm việc nhanh hơn mà không phải chịu chi phí và rủi ro bảo mật từ việc mở rộng AI không kiểm soát.
Dưới đây là cách thức áp dụng trong thực tế:
| Nhu cầu hợp tác | Tính năng của ClickUp | Lợi ích chính |
|---|---|---|
| Giao tiếp | ClickUp Trò chuyện, Bình luận, Clip ghi âm | Giữ cho các cuộc hội thoại được tổ chức gọn gàng và liên kết trực tiếp với công việc của bạn. |
| Quản lý dự án | Nhiệm vụ ClickUp, tự động hóa, phụ thuộc | Có chế độ xem tổng quan rõ ràng về tất cả các dự án của bạn và tự động hóa các cập nhật định kỳ. |
| Tài liệu | ClickUp Tài liệu, Bảng trắng | Tập trung kiến thức của nhóm và kết nối ý tưởng với hành động |
| Tìm kiếm | Tìm kiếm doanh nghiệp, ClickUp Brain | Tìm kiếm mọi thứ trong toàn bộ không gian làm việc và các ứng dụng kết nối của bạn chỉ trong nháy mắt. |
Khi nào nên sử dụng Trò chuyện so với Bình luận so với Tài liệu
Ngay cả khi sử dụng công cụ tất cả trong một như ClickUp, nhóm của bạn có thể bối rối về việc nên đặt thông tin ở đâu. Một cập nhật nhanh nên là tin nhắn trò chuyện hay bình luận công việc? Nơi nào để ghi chép quyết định cuối cùng?
Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp nhóm của bạn luôn sử dụng kênh phù hợp mỗi lần 🛠️
| Kênh | Phù hợp nhất cho | Sự kiên trì | Bối cảnh |
|---|---|---|---|
| ClickUp Trò Chuyện | Các câu hỏi và thông báo nhanh chóng, không chính thức hoặc cần xử lý gấp | Tạm thời | Chung hoặc theo kênh cụ thể |
| ClickUp Comments | Phản hồi, quyết định và cập nhật trạng thái theo từng công việc | Vĩnh viễn | Đính kèm trực tiếp vào một công việc |
| ClickUp Tài liệu | Tài liệu tham khảo cố định, quy trình và bản mô tả dự án | Vĩnh viễn | Cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm |
Nguyên tắc cơ bản rất đơn giản: thông tin càng quan trọng hoặc lâu dài, nó càng nên được lưu trữ gần với công việc mà nó tham chiếu. Vì tất cả các kênh này đều tồn tại trong ClickUp, nhóm của bạn có thể chuyển đổi giữa chúng một cách dễ dàng.
Các thực hành tốt nhất cho hợp tác không đồng bộ trong các nhóm nhỏ
Làm việc từ xa (và lịch trình linh hoạt) đã thay đổi cách thức giao tiếp phải hoạt động, đặc biệt khi gần một phần ba các cuộc họp hiện nay diễn ra qua nhiều múi giờ khác nhau. Bạn không thể chỉ đơn giản là vỗ vai ai đó để có câu trả lời nhanh chóng nữa. Hợp tác asynchronous (hoặc "async") giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ và có năng suất cao, bất kể họ làm việc ở đâu hay vào thời gian nào.
Áp dụng tư duy ưu tiên làm việc không đồng bộ có nghĩa là xây dựng thói quen xung quanh việc giao tiếp rõ ràng và được ghi chép đầy đủ.
- Thông tin chi tiết: Bao gồm các liên kết đến tài liệu ClickUp hoặc nhiệm vụ ClickUp liên quan trong tin nhắn của bạn và sử dụng ClickUp Clips để cung cấp hướng dẫn trực quan.
- Đặt kỳ vọng rõ ràng: Sử dụng ngày đáo hạn hoặc cờ ưu tiên cho các công việc để thông báo thời điểm cần hoàn thành, giúp nhóm của bạn ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
- Ghi chép quyết định của bạn: Ghi lại lý do đằng sau mỗi quyết định trong phần Bình luận của công việc hoặc trong tài liệu ClickUp chuyên dụng, để có thể tìm kiếm và tham khảo trong tương lai.
- Sử dụng cập nhật trạng thái: Một bình luận nhanh hoặc thay đổi trạng thái của công việc thường là tất cả những gì cần thiết để mọi người luôn cập nhật thông tin.
Hợp tác từ xa hiệu quả không chỉ đến từ việc chọn đúng công cụ. Nó đến từ việc nhóm của bạn xây dựng những thói quen phù hợp xung quanh chúng. Với một số thực hành async có chủ đích, doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể duy trì sự đồng bộ khi phát triển — mà không biến mỗi cập nhật thành một cuộc họp khác.
ClickUp hỗ trợ công việc cho cả các nhóm nhỏ lẫn các công ty lớn như Siemens, Chick-fil-A và Wayfair. Với hơn 25.000 đánh giá và điểm đánh giá trung bình 4,6 sao, đây là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn duy trì sự gọn nhẹ, hành động nhanh chóng và hoàn thành nhiều công việc hơn mà không cần thêm công cụ mới.
Sẵn sàng hợp nhất giao tiếp, công việc và tài liệu của nhóm trong một không gian làm việc duy nhất? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Phần mềm quản lý dự án tập trung vào việc tổ chức công việc và quy trình làm việc, trong khi công cụ hợp tác nhóm bao quát phạm vi giao tiếp rộng hơn. Các nền tảng hiện đại như ClickUp kết hợp cả hai tính năng này, giúp bạn không cần phải lựa chọn.
Đúng vậy, một không gian làm việc tích hợp như ClickUp được thiết kế để tập trung các hoạt động trò chuyện nội bộ, quản lý tài liệu và quản lý công việc. Bạn vẫn có thể sử dụng email cho giao tiếp bên ngoài, nhưng tất cả công việc nội bộ có thể được quản lý tại một nơi duy nhất.
Bắt đầu với một vấn đề cụ thể, như theo dõi công việc, thay vì cố gắng chuyển đổi mọi thứ cùng một lúc. Sử dụng công cụ mới song song với hệ thống cũ trong một thời gian ngắn để nhóm của bạn làm quen và nhận thấy lợi ích.
Các kế hoạch cơ bản rất phù hợp để bắt đầu, nhưng các doanh nghiệp đang phát triển thường cần các tính năng nâng cao như tích hợp không giới hạn hoặc bảo mật được cải thiện. Hãy tìm một nền tảng có lộ trình nâng cấp rõ ràng, cho phép bạn mở rộng quy mô mà không gặp phải rào cản.