Các bản demo sản phẩm nội bộ không nên để các nhóm phải đoán mò.
Tuy nhiên, trong các bộ phận bán hàng, sản phẩm và hỗ trợ, những câu hỏi tương tự liên tục xuất hiện. Các tính năng được giải thích lại, các trường hợp đặc biệt được xem xét lại, và các nhóm cuối cùng phải xem cùng một bản demo nhiều lần.
Vấn đề không phải là bản demo itself. Vấn đề là kiến thức bị phân tán.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ClickUp SyncUp có thể thay thế Google Meet cho các cuộc họp nội bộ và giữ cho thông tin sản phẩm luôn sẵn sàng truy cập ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc.
Tại sao các bản demo sản phẩm nội bộ truyền thống lại lãng phí thời gian?
Các bản demo sản phẩm nội bộ giúp chia sẻ tầm nhìn chung. Chúng đảm bảo rằng tất cả mọi người - từ nhóm sản phẩm và phát triển đến các bên liên quan và bộ phận bán hàng - đều hiểu rõ các tính năng của sản phẩm.
Vì vậy, nếu nhân viên của bạn vẫn còn thiếu kiến thức về sản phẩm, ngay cả sau khi tổ chức các cuộc họp demo sản phẩm định kỳ, thì vấn đề cốt lõi có thể là. 👇
Xung đột lịch trình
Khi các thành viên trong nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, việc lên lịch cuộc họp sao cho thuận tiện cho lịch trình và giờ công việc của tất cả mọi người là một thách thức. Một thành viên trong nhóm của bạn sẽ phải làm thêm giờ sau giờ công việc để tham gia buổi demo.
Nếu demo là thứ bạn có thể ghi lại và để nhóm xem theo tốc độ của họ, tại sao phải ép họ tham gia một cuộc gọi duy nhất?
Các bản demo không đồng bộ giúp tiết kiệm thời gian và bảo vệ năng suất làm việc.
👀 Bạn có biết? Một nhân viên làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều trung bình bị gián đoạn mỗi 2 phút bởi các cuộc họp, email hoặc thông báo. Nếu tính cả các hoạt động ngoài giờ công việc chính, tổng số gián đoạn trong ngày là 275 lần.
Các công ty mong đợi giao tiếp đồng bộ đang mất hàng tỷ đô la mỗi năm vì nhân viên của họ không có không gian để thực hiện công việc sâu và tập trung.
Mất tập trung
Hiểu rõ về sản phẩm là yếu tố quan trọng cho thành công của nhóm. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn tham gia một cuộc gọi demo sau khi vừa kết thúc bốn cuộc họp liên tiếp, họ chắc chắn sẽ không có sức chứa để hiểu rõ tính năng mới của sản phẩm.
Kết quả?
- Bộ phận bán hàng sẽ không có câu trả lời khi khách hàng đặt truy vấn.
- Các bên liên quan sẽ không có ý kiến đóng góp hoặc phản hồi cho việc cải tiến tính năng.
- Có sự hiểu lầm về sản phẩm giữa các bộ phận.
👀 Bạn có biết? Nhân viên dành 392 giờ mỗi năm cho các cuộc họp. Khi tính toán chi tiết, con số này tương đương với hơn 16 ngày làm việc đầy đủ dành cho các cuộc họp hàng năm. Sự đầu tư thời gian đáng kể này nhấn mạnh nhu cầu đảm bảo các cuộc họp vừa cần thiết vừa hiệu quả.
Các vòng phản hồi không nhất quán
Phản hồi từ một phiên Google Meet hiếm khi được lưu trữ tại một nơi duy nhất.
Một người chia sẻ ý kiến trên Slack. Ai đó khác thêm bình luận vào Tài liệu Google hai ngày sau. Một quản lý dự án ghi chú một phần.
Một người phụ trách hỗ trợ bán hàng nhớ lại một đề xuất bằng lời nói nhưng không thể xác định nguồn gốc của nó. Đến khi nhóm cố gắng hành động, phản hồi đã bị phân mảnh và không đầy đủ.
Vì Google Meet không kết nối với hệ thống công việc của bạn, nên không có nguồn thông tin chính xác duy nhất cho:
- Phản hồi nào đã được chia sẻ
- Ai đã chia sẻ nó
- Những gì đã được quyết định so với những gì chỉ được thảo luận
- Những đầu vào nào thực sự cần hành động
Vấn đề ở đây là: Các nhóm hoặc quá tập trung vào những ý kiến ồn ào từ cuộc gọi, hoặc bỏ qua những phản hồi im lặng nhưng quan trọng mà không bao giờ được ghi vào ghi chú.
📚 Đọc thêm: Cách viết mục tiêu SMART hiệu quả (kèm ví dụ)
Mất khả năng hiển thị
Giả sử một nhân viên bán hàng nêu ra một vấn đề trong quá trình demo, và người phụ trách sản phẩm hứa sẽ phản hồi trong vòng 48 giờ với giải pháp.
Làm thế nào để đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng thực sự giải quyết được truy vấn trong khung thời gian đó?
Vấn đề với các cuộc họp demo riêng lẻ là các cuộc thảo luận sẽ biến mất sau cuộc gọi. Không có cách nào để chuyển đổi những cuộc thảo luận đó thành các công việc có thể thực hiện được và làm cho mọi người chịu trách nhiệm.
Nhóm của bạn tiếp tục làm việc hàng ngày và sẽ không nhớ đến một truy vấn nào cho đến khi công việc của họ bị gián đoạn bởi cùng một vấn đề chưa được giải quyết.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tổ chức ghi chú của cuộc họp, video này dành cho bạn 👇
📮 ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có trung bình 8 hoặc nhiều hơn 8 người tham gia. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp lớn này có thể dẫn đến kết quả ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp độ tổ chức.
Nếu bạn có thể rút gọn nó? ClickUp thay đổi cách các nhóm làm việc! Thay vì các cuộc họp dài dòng, hãy hợp tác trực tiếp trong các công việc bằng cách sử dụng bình luận, tệp đính kèm, ghi chú giọng nói, clip video và nhiều hơn nữa—tất cả trong một nơi.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Bảo mật đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng tất cả trong một cho công việc của chúng tôi!
ClickUp SyncUp là gì và cách nó tập trung các bản demo sản phẩm nội bộ
ClickUp SyncUp là công cụ cuộc họp và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép bạn bắt đầu các cuộc gọi âm thanh và video một đối một hoặc nhóm ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của mình.
Đây là một phần của ClickUp Chat và có thể được khởi tạo từ tin nhắn riêng tư (DMs), kênh (Channels) hoặc các chế độ xem (views). Sử dụng nó để trình diễn sản phẩm trực tiếp, kết nối các cuộc thảo luận với các công việc và nhận tóm tắt do AI tạo ra để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng.
SyncUp có sẵn trên tất cả các kế hoạch ClickUp, bao gồm kế hoạch miễn phí.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng SyncUp để tập trung các bản demo sản phẩm và biến chúng thành hành động 👇
Ghi lại các bản cập nhật không đồng bộ
Sử dụng ClickUp Clips để ghi lại các hướng dẫn âm thanh/hình ảnh về sản phẩm của bạn.
Chia sẻ màn hình và giải thích cách hoạt động của một tính năng từng bước một. Hãy xem đây như một thiết lập tương tự như Loom. Tất cả các clip đã ghi lại có thể truy cập từ Clips Hub, và bạn cũng có thể chia sẻ liên kết ghi lại trong các kênh sản phẩm cụ thể hoặc cuộc hội thoại để mọi người xem xét.
Các đoạn video đi kèm với tính năng điều chỉnh tốc độ và phát lại. Nhờ đó, bạn có thể tua lại và hiểu rõ quy trình hướng dẫn sản phẩm phức tạp theo tốc độ của riêng mình. Để lại bình luận có dấu thời gian để hướng dẫn một cuộc hội thoại cụ thể.
Chỉ cần nhấp vào video nơi bạn muốn để lại câu hỏi, sau đó giao nó cho người có thể trả lời cho bạn.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Kết nối tài khoản Lịch Google của bạn để hiển thị các sự kiện trong lịch của bạn thông qua tích hợp Lịch Google.
Dưới đây là cách sử dụng tích hợp này một cách hiệu quả:
- Truy cập và tham gia các sự kiện lịch từ ClickUp: Chế độ xem, tạo hoặc tham gia các sự kiện Lịch Google trực tiếp từ ClickUp — không cần chuyển tab khi cần thảo luận trực tiếp.
- Tạo và cập nhật sự kiện lịch với ClickUp AI: Sau khi tích hợp được cài đặt, sử dụng AI để lên lịch hoặc điều chỉnh sự kiện Lịch Google dựa trên ngữ cảnh công việc hoặc kết quả của các bản demo không đồng bộ.
- Xem mọi thứ trong một chế độ xem lịch duy nhất: Các sự kiện Lịch Google sẽ hiển thị bên trong ClickUp, giúp các buổi demo không đồng bộ, các cuộc theo dõi và thỉnh thoảng các phiên trực tiếp vẫn hiển thị tại một nơi duy nhất.
Phiên họp trực tiếp để giải đáp truy vấn
Khởi chạy SyncUp để giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến sản phẩm trong một lần. Để cuộc họp hỏi đáp trở nên hiệu quả và tương tác, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm chia sẻ các vấn đề của họ trong kênh chat trước đó.
Đảm bảo gửi lịch trình cuộc họp cho tất cả người tham dự — điều này giúp mọi người nắm bắt bối cảnh.
Ngay cả khi ai đó không thể tham gia cuộc họp, họ vẫn sẽ được giải quyết các thắc mắc của mình.
Bạn có thể tạo một bản tóm tắt AI chi tiết sau khi cuộc họp kết thúc.
Đặt tóm tắt này vào một tài liệu ClickUp và chia sẻ với bất kỳ ai, để họ có thể xem các mục cần thực hiện mà không cần xem lại SyncUp.
Nếu bạn có một nhóm đa ngôn ngữ, họ có thể sử dụng ClickUp AI trong Không gian Làm việc ClickUp của mình hoặc ứng dụng ClickUp Brain để dịch các ghi chú cuộc họp sang ngôn ngữ địa phương.
Tập trung giao tiếp của nhóm với ClickUp Chat
ClickUp Chat thống nhất tất cả giao tiếp của nhóm thông qua các chủ đề trò chuyện, kênh và tin nhắn riêng tư.
Ghi chú: SyncUp là một phần của ClickUp Trò chuyện và chỉ có thể sử dụng khi bạn kích hoạt Trò chuyện.
Đối với các dự án liên bộ phận, tạo một kênh chuyên dụng trong ClickUp Chat làm trung tâm điều phối. Nếu dự án đã có Danh sách công việc hoặc Thư mục liên kết, hãy sử dụng kênh Chat của Danh sách công việc hoặc Thư mục đó! Chia sẻ tất cả các cuộc thảo luận, công việc, tệp tin và cuộc gọi SyncUp liên quan đến dự án trong kênh này.
Vì mọi thứ đều được tập trung, điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh.
Nhật ký video có thể tìm kiếm
Liệu bản demo sản phẩm đã ghi lại có thể được chuyển đổi thành một cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm không?
Hoàn toàn. Tạo một tài liệu ClickUp để tổ chức các bản ghi này từ ClickUp Clips như một khóa học có cấu trúc.
Thêm liên kết đến các bản demo cụ thể theo thứ tự—tổng quan về tính năng trước tiên, sau đó là các tính năng nâng cao, rồi đến các trường hợp đặc biệt. Bất kỳ ai cũng có thể theo dõi quy trình từng bước một thay vì phải đoán xem nên xem video nào tiếp theo.
Khi học viên xem video, họ có thể để lại bình luận có dấu thời gian kèm theo câu hỏi của mình. Tuy nhiên, họ cũng có thể tham khảo các bình luận trước đó do người khác để lại và xem các phản hồi tương ứng trong chế độ xem.
Nếu vấn đề gây nhầm lẫn là phổ biến, khả năng cao là đã có ai đó giải thích rõ ràng. Họ không cần phải chờ đợi phản hồi hoặc làm gián đoạn công việc của người khác để nhận câu trả lời.
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp
Bối cảnh tích hợp
Các bản demo trong ClickUp SyncUp không tồn tại độc lập. Bạn có thể chia sẻ liên kết ghi lại trong nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, kênh và tin nhắn trực tiếp. Các bản ghi cũng có sẵn cho người tham gia cuộc họp trong Clips Hub.
Bạn cũng có thể kết nối các công việc trực tiếp với SyncUps từ kênh hoặc tin nhắn riêng tư (DM) nơi SyncUp được bắt đầu. Chỉ cần di chuột qua tin nhắn SyncUp, nhấp vào biểu tượng ba chấm … và chọn Thêm mối quan hệ.
📌 Ví dụ: Bạn đang hướng dẫn nhóm về tích hợp thanh toán mới. Kết nối công việc phát triển chính với SyncUp để người khác có thể dễ dàng truy cập các tệp, bình luận và bối cảnh liên quan.
Mọi cuộc thảo luận, câu hỏi và theo dõi đều được liên kết với công việc nơi công việc thực sự diễn ra. Các nhóm không mất thời gian tìm kiếm qua các thư mục, cuộc hội thoại hoặc công cụ để tái tạo bối cảnh sau này. Bản demo, phản hồi và việc thực hiện đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất.
Tổng hợp và duy trì tiến độ công việc.
⭐ Bonus: Với ClickUp Enterprise Search, bạn có thể tra cứu thông tin trong vài giây bằng các lệnh tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Ví dụ, nếu bạn đã vắng mặt trong một tuần, bạn có thể yêu cầu trợ lý AI tóm tắt các mục cần thực hiện và các cuộc thảo luận quan trọng từ tuần trước.
Đối với tất cả các bản ghi SyncUp, bạn có thể tạo một bản tóm tắt do AI hỗ trợ của cuộc gọi, nêu rõ các công việc và mục tiêu quan trọng.
Cách thay thế các bản demo trên Google Meet bằng ClickUp SyncUp
Dưới đây là cách bạn có thể tích hợp ClickUp SyncUp cho các bản demo sản phẩm của mình:
Bước 1. Kiểm tra lịch trình demo hiện tại của bạn
Xem lại các sự kiện trong Lịch Google và phân loại các bản demo sản phẩm hiện có thành 2 danh mục:
Các bản demo có thể hưởng lợi từ tính năng đồng bộ:
- Các bản demo yêu cầu brainstorming hoặc ra quyết định chiến lược
- Các phiên họp mà các bên liên quan cần thảo luận về các lựa chọn thay thế hoặc ưu tiên.
- Các cuộc họp khởi động nơi sự đồng thuận về tầm nhìn quan trọng hơn chi tiết.
Ví dụ: Cuộc họp OKR, phiên lập kế hoạch chiến lược và các cuộc thảo luận brainstorming.
Các bản demo có thể thực hiện theo cách không đồng bộ:
- Hướng dẫn tính năng nơi mọi người chủ yếu lắng nghe và đặt câu hỏi sau đó.
- Cập nhật tiến độ không yêu cầu phản hồi ngay lập tức
- Các bản demo có số lượng người tham gia thấp do xung đột múi giờ hoặc vấn đề lịch trình.
Ví dụ: Hướng dẫn tính năng mà hầu hết mọi người theo dõi, và cập nhật tiến độ nội bộ.
Tiếp theo, giảm tần suất các cuộc họp không yêu cầu tương tác thời gian thực.
Ngoài ra, hãy đặt ra các mục tiêu giao tiếp rõ ràng. Các nhóm cần có sự hiểu biết rõ ràng về thời điểm sử dụng SyncUp, Clips hoặc Trò chuyện để phản hồi trong môi trường làm việc không đồng bộ.
👀 Bạn có biết? NASA đã sử dụng các vòng lặp âm thanh trong các sứ mệnh Apollo. Đây là hệ thống âm thanh đa kênh liên tục, thời gian thực, cho phép các nhóm khác nhau nghe các cuộc hội thoại chồng chéo. Đây là một trong những biểu mẫu phối hợp đồng bộ sớm nhất giữa các lĩnh vực.
Bước 2. Khởi chạy và ghi lại một SyncUp
Bắt đầu SyncUp trực tiếp từ:
- Một kênh
- Một tin nhắn trực tiếp (DM)
- Xem chế độ xem tại một địa điểm có kênh trò chuyện liên kết với nó.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các bản demo mà toàn bộ nhóm cần xem, hãy tạo một kênh #Product trong ClickUp Trò chuyện. Tổ chức tất cả các cuộc họp demo sản phẩm toàn công ty từ đây. Tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm đều có thể truy cập tại một nơi duy nhất.
Sau khi giải thích sản phẩm thông qua các buổi hướng dẫn trực quan và phiên tương tác, bạn cũng cần có tài liệu ghi chép về sản phẩm đó.
Với ClickUp BrainGPT, một không gian làm việc AI thống nhất, bạn có thể xử lý và chuyển đổi tóm tắt bản ghi demo thành hướng dẫn văn bản đầy đủ các bước, điểm chính và mục cần thực hiện. Dưới đây là những gì nó có thể làm:
- Truy cập thông tin từ các ứng dụng kết nối: Lấy dữ liệu từ Google Drive, Slack và các công cụ khác để xây dựng tài liệu sản phẩm toàn diện mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng.
- Chuyển đổi giữa các mô hình AI: Chọn Claude cho viết kỹ thuật, ChatGPT cho giải thích sáng tạo, hoặc Gemini cho định dạng có cấu trúc, tùy thuộc vào nhu cầu tài liệu của bạn.
- Dictate thay vì gõ: Sử dụng Talk-to-Text để tiết kiệm thời gian khi đặt câu hỏi hoặc trả lời tin nhắn, giúp phản hồi không đồng bộ nhanh chóng và tự nhiên hơn.
- Sử dụng Tìm kiếm Doanh nghiệp để tìm kiếm các bản demo trước đây: Tìm các hướng dẫn tính năng tương tự, các phiên hỏi đáp trước đây hoặc các câu hỏi lặp lại trong tất cả các bản ghi âm và tài liệu của bạn.
👀 Bạn có biết? Picturephone II của AT&T là hệ thống hội nghị video đầu tiên được thương mại hóa. Người dùng phải đến một trong các trạm Picturephone ở Mỹ — New York, Washington, D.C. và Chicago — và trả ít nhất $16 để thực hiện cuộc gọi kéo dài ba phút. Dịch vụ này không phát triển mạnh, nhưng nó đánh dấu sự khởi đầu của công nghệ giao tiếp ảo dễ dàng tiếp cận như ngày nay.
Bước 3. Nhúng và thu thập phản hồi không đồng bộ.
Các bản ghi SyncUp và Clips sẽ được lưu trữ vĩnh viễn trong Clips Hub. Để đóng vòng phản hồi một cách hiệu quả, hãy yêu cầu các nhóm xác nhận các video demo mới và đưa ra phản hồi trong khung thời gian đã định.
Các vấn đề được giải quyết nhanh hơn và sự hiểu biết về sản phẩm được củng cố sâu sắc hơn giữa các bộ phận khi có một khung thời gian rõ ràng để phản hồi.
📌 Ví dụ: Bạn đang hướng dẫn nhóm về tích hợp thanh toán mới. Kết nối công việc phát triển chính với SyncUp để người khác có thể dễ dàng truy cập các tệp, bình luận và bối cảnh liên quan.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Super Agents là các trợ lý AI tích hợp trong ClickUp, hoạt động liên tục trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Chúng hiểu các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và các công cụ kết nối, và có thể thực hiện các quy trình làm việc nhiều bước mà không cần nhắc nhở hoặc theo dõi thủ công.
Các Super Agents giỏi trong các quy trình làm việc như:
- Bản tóm tắt sáng tạo: Soạn thảo bản tóm tắt sáng tạo dựa trên ngữ cảnh của một công việc hoặc trò chuyện, bao gồm các cải tiến có thể thực hiện để tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và đẩy nhanh quá trình phê duyệt.
- Tóm tắt tính năng: Chuyển đổi yêu cầu tính năng thành các bản tóm tắt có cấu trúc, giúp các nhóm Agile đồng bộ phạm vi, ước lượng thời gian hiệu quả và giảm thiểu công việc làm lại.
- Email theo dõi: Chuyển đổi kết quả cuộc họp từ AI Notetaker thành email theo dõi sẵn sàng cho khách hàng, ghi lại các quyết định, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn để có các bước tiếp theo rõ ràng.
- Xử lý vấn đề: Duy trì một tài liệu tóm tắt xử lý vấn đề tập trung cho mỗi công việc, giúp các nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng và rõ ràng hơn.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp SyncUp so với Google Meet
Google Meet là một công cụ giao tiếp âm thanh-video đa tính năng; tuy nhiên, nó vẫn là một công cụ độc lập không tích hợp với công việc của bạn.
Sau khi đăng một cuộc họp demo, các bản ghi âm của bạn sẽ được lưu trữ trong Drive, trong khi phản hồi lại được phân tán khắp các email hoặc chủ đề trên Slack. Không có hệ thống nào để chuyển đổi các cuộc thảo luận trong cuộc họp thành các công việc thực tế.
SyncUp loại bỏ các rào cản bằng cách hoạt động trong không gian làm việc của bạn. Lợi ích của việc sử dụng SyncUp so với Google Meet là 👇
- Cơ sở kiến thức vĩnh viễn: Tất cả các cuộc thảo luận, phản hồi và tài liệu liên quan đều được lưu trữ tại một nơi, liên kết với bản demo SyncUp hoặc Clip tương ứng. Bất kỳ ai xem lại bản ghi sau nhiều tháng vẫn có thể nắm bắt toàn bộ bối cảnh mà không cần tìm kiếm qua các ứng dụng khác nhau.
- Giảm mệt mỏi trong cuộc họp: Các nhóm có thể xem trước các bản demo vào thời gian rảnh rỗi mà không làm gián đoạn các khoảng thời gian dành cho công việc tập trung. Mô hình giao tiếp tương tác của ClickUp Chat hỗ trợ quản lý cuộc họp hiệu quả hơn qua các múi giờ khác nhau.
- Tích hợp chặt chẽ hơn: SyncUp không chỉ tích hợp với ClickUp mà còn với tất cả các công cụ kết nối của nó. Tất cả tài liệu, phản hồi và bối cảnh công việc đều có thể truy cập—giúp bạn tránh tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ.
- Tiết kiệm chi phí: SyncUp có sẵn để thử nghiệm trên tất cả các kế hoạch miễn phí.
- Chất lượng phản hồi tốt hơn: Các nhóm có thể ghi lại các đoạn âm thanh/video để nêu ra các vấn đề khi xem xét bản demo và để lại các bình luận có dấu thời gian. Tất cả phản hồi đang được theo dõi và giải quyết trong một quy trình khép kín mà không bị lãng quên.
- Tìm kiếm và trả lời dựa trên AI: Chỉ cần yêu cầu Brain "tìm bản demo nơi giới hạn tốc độ API được thảo luận" hoặc "Cho tôi biết liệu công cụ CRM của chúng ta có thể tự động hóa bài đăng trên mạng xã hội không", và nhận câu trả lời ngay lập tức từ tên và tóm tắt bản ghi, bình luận và chủ đề trò chuyện.
Cách các nhóm đang sử dụng ClickUp SyncUp ngày nay
Các bản demo sản phẩm không phải là "một kích thước phù hợp cho tất cả". Các nhóm khác nhau cần thông tin khác nhau, ở mức độ chi tiết khác nhau, cho các mục đích khác nhau. Một số ví dụ về việc sử dụng SyncUps để tùy chỉnh các bản demo sản phẩm là:
1. Các nhóm sản phẩm trình diễn các tính năng mới cho các bên liên quan.
✅ Thử ngay:
- Phân chia các hướng dẫn tính năng thành các video ngắn từ 2-5 phút mà các nhóm có thể xem trước theo tốc độ của riêng họ.
- Chèn tất cả các bản demo liên quan vào cùng một công việc hoặc tài liệu. Tốt nhất là khởi tạo chúng từ cùng một kênh để duy trì ngữ cảnh.
- Tổ chức một phiên hỏi đáp trực tiếp, nơi bạn giải đáp các thắc mắc của nhóm theo thứ tự, dựa trên các câu hỏi được thu thập qua giao tiếp không đồng bộ.
2. Các nhóm hỗ trợ bán hàng chuẩn bị cho nhân viên bán hàng trước các đợt ra mắt sản phẩm.
✅ Thử ngay:
- Yêu cầu nhân viên bán hàng bình luận với câu hỏi thay vì lên lịch các cuộc gọi đào tạo khu vực.
- Ghi lại một SyncUp giải thích những thay đổi, đối tượng sử dụng tính năng và vị trí trình bày nó trong các cuộc hội thoại với khách hàng. Chèn liên kết ghi âm SyncUp vào công việc hoặc tài liệu liên quan nhất.
- Gắn các ghi chú xử lý phản đối và dấu thời gian của bản demo trực tiếp vào cùng một công việc hoặc tài liệu.
3. Nhóm RevOps và ops xác minh tác động của quy trình.
✅ Thử ngay:
- Theo dõi các bước tiếp theo dưới dạng công việc thay vì lên lịch cuộc gọi điều phối khác.
- Ghi lại một SyncUp để minh họa cách một tính năng mới ảnh hưởng đến quy trình làm việc nội bộ, báo cáo hoặc quá trình bàn giao.
- Yêu cầu các nhà lãnh đạo vận hành bình luận về các rủi ro hoặc phụ thuộc ở giai đoạn sau.
4. Các nhóm đa chức năng đồng bộ hóa trong các giai đoạn ra mắt bận rộn.
✅ Thử ngay:
- Cho phép các nhóm làm việc đồng bộ một cách linh hoạt mà vẫn duy trì sự đồng nhất.
- Sử dụng SyncUps để ghi lại các cập nhật nhanh trong tuần ra mắt thay vì các cuộc gọi đồng bộ hàng ngày.
- Giữ tất cả các cập nhật trong một kênh liên kết với việc ra mắt.
5. Các nhóm thiết kế trình bày các bản thiết kế và mẫu thử nghiệm.
✅ Thử ngay:
- Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt tất cả phản hồi và phân loại theo mức độ ưu tiên trước khi bắt đầu vòng lặp tiếp theo.
- Ghi lại một đoạn video hướng dẫn qua thiết kế kèm theo bình luận về các quyết định quan trọng và sự đánh đổi.
- Chia sẻ tệp Figma và công việc thiết kế trong chủ đề SyncUp.
Những sai lầm thường gặp khi chuyển từ cuộc họp Google Meet sang các bản demo không đồng bộ
Tuy nhiên, mục tiêu không phải là loại bỏ các cuộc họp đồng bộ mà là tìm kiếm các cơ hội mà các bản demo không đồng bộ mang lại lợi ích tốt hơn cho các nhóm.
Nếu bạn đang chuyển từ các bản demo trên Google Meet sang chế độ async, đây là những sai lầm phổ biến cần tránh:
| Lỗi ❌ | Giải pháp ✅ |
| Xử lý các bản demo không đồng bộ như các cuộc họp đã ghi lại | Chia các bản demo thành các đoạn ngắn, có mục đích rõ ràng, mỗi đoạn có một thông điệp chính. |
| Không cài đặt kỳ vọng cho phản hồi | Cài đặt khung thời gian phản hồi rõ ràng và yêu cầu phản hồi cụ thể, không phải là những bình luận mở. |
| Thay thế các cuộc họp vẫn cần thảo luận trực tiếp. | Giữ các mục tiêu OKR, chiến lược và các phiên khởi động trực tiếp; chuyển các bản demo thông tin sang chế độ async. |
| Xem các bản demo không đồng bộ như chế độ xem tùy chọn | Kết nối các bản demo với các công việc, quyết định hoặc sản phẩm đầu ra để việc xem có mục đích rõ ràng. |
| Quên bối cảnh liên chức năng | Bắt đầu mỗi bản demo bằng cách nêu rõ những thay đổi, đối tượng bị ảnh hưởng và lý do tại sao điều đó quan trọng. |
| Giả định rằng async có nghĩa là không có sự điều phối. | Sử dụng tóm tắt và theo dõi trong ClickUp để hoàn tất quy trình. |
👀Bạn có biết? Gần 47% nhân viên cảm thấy khó chịu vì người trình bày không chuẩn bị kỹ lưỡng để điều hành cuộc họp một cách chiến lược. Và hơn 55% nhân viên cảm thấy bực bội vì các cuộc họp có thể được giải quyết qua email.
Tập trung các bản demo nội bộ với ClickUp SyncUp
Xây dựng văn hóa làm việc hợp tác không đồng bộ đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải giao tiếp một cách có ý thức.
Nếu một ý tưởng hoặc demo có thể được truyền đạt một cách đầy đủ mà không làm gián đoạn công việc tập trung của mọi người, hãy chọn phương án đó.
Cho phép các phiên trực tiếp là tùy chọn và cung cấp tài nguyên đầy đủ. Những người xem bản ghi sau này sẽ không cảm thấy mình bỏ lỡ bối cảnh hoặc cuộc thảo luận quan trọng.
Giới thiệu: ClickUp SyncUps — công cụ giao tiếp kết hợp. Nó thích ứng với cách làm việc của các nhóm.
Với trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh, các cuộc thảo luận được chuyển đổi thành các mục và công việc cụ thể.
Đăng ký ClickUp và tập trung các bản demo nội bộ của bạn với SyncUp.
Câu hỏi thường gặp
ClickUp SyncUp là công cụ cuộc họp và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép bạn bắt đầu các cuộc gọi âm thanh và video một đối một hoặc nhóm trực tiếp trong không gian làm việc ClickUp của mình. Đây là một phần của ClickUp Chat và có thể được khởi tạo từ tin nhắn riêng tư (DMs), kênh (Channels) hoặc các chế độ xem (views).
SyncUp là công cụ họp AI hợp tác được tích hợp sẵn trong ClickUp, kết nối với toàn bộ hệ sinh thái không gian làm việc của bạn. Không gian làm việc AI tích hợp thống nhất các công cụ và quy trình làm việc, giảm thiểu sự phân tán công việc. Google Meet là công cụ họp video độc lập chỉ kết nối với hệ sinh thái Google của bạn, với các bản ghi được lưu trữ trong Drive.
Có. Bạn có thể ghi lại bản demo sản phẩm bằng âm thanh hoặc video thông qua ClickUp Clips hoặc tổ chức một phiên SyncUp trực tiếp và hướng dẫn các thành viên trong nhóm qua sản phẩm. Các phiên SyncUp có thể được ghi lại kèm theo chia sẻ màn hình và bình luận trực tiếp. Những người xem bản ghi có thể tạo bản tóm tắt AI của cuộc họp hoặc để lại bình luận có dấu thời gian.
Các thành viên trong nhóm có thể để lại bình luận có dấu thời gian trực tiếp trên bản ghi SyncUp hoặc đặt câu hỏi trong phần trò chuyện hoặc kênh nơi SyncUp được tổ chức. Phản hồi sẽ được gắn liền với bản ghi để dễ dàng tham khảo và theo dõi.
Có. SyncUp có sẵn để thử nghiệm trên tất cả các kế hoạch ClickUp, bao gồm cả kế hoạch miễn phí.