Càng hiểu rõ các tính năng cốt lõi của ClickUp, bạn càng khai thác được nhiều năng suất làm việc hơn.
Dù bạn là freelancer hay thành viên của một nhóm doanh nghiệp, các hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn học ClickUp nhanh hơn, xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian thực sự.
Hãy cùng khám phá những hướng dẫn ClickUp tốt nhất.
Tại sao việc học ClickUp lại đáng giá?
Một người dùng Reddit tóm tắt trải nghiệm sử dụng ClickUp như sau:
Xin chào, tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong quản lý các công việc, dự án và cơ sở kiến thức (KB). Tôi đã thử hầu hết các công cụ thương mại nghiêm túc có sẵn trên thị trường. Điều tôi thích ở ClickUp chính là điều họ quảng cáo: một ứng dụng cho mọi thứ. Tôi thực sự thích mức độ tùy chỉnh trong quản lý công việc, và hệ thống KB cũng rất ổn định. Gần đây, họ đã phát hành một cải tiến lớn cho tính năng trò chuyện, vì vậy chúng tôi cũng đang thay thế Slack.
Xin chào, tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong quản lý các công việc, dự án và cơ sở kiến thức (KB). Tôi đã thử hầu hết các công cụ thương mại nghiêm túc có sẵn trên thị trường. Điều tôi thích ở ClickUp chính là điều họ quảng cáo: một ứng dụng cho mọi thứ. Tôi thực sự thích mức độ tùy chỉnh trong quản lý công việc, và hệ thống KB cũng rất ổn định. Gần đây, họ đã phát hành một cải tiến lớn cho tính năng trò chuyện, vì vậy chúng tôi cũng đang thay thế Slack.
Tóm lại, ClickUp là công cụ hiểu rõ cách bạn thực hiện công việc.
Vậy ClickUp có gì đặc biệt khiến nó trở thành công cụ không thể thiếu cho cả mục đích cá nhân và chuyên nghiệp?
- Một hệ thống cho nhiều quy trình làm việc: Giúp bạn tránh phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau cho các công việc, tài liệu, mục tiêu và trò chuyện. Với ClickUp, bạn có thể tập trung mọi thứ vào một nền tảng duy nhất. Điều này giúp dễ dàng theo dõi cách công việc kết nối giữa các nhóm và giảm thiểu thời gian lãng phí khi chuyển đổi ngữ cảnh.
- Độ tùy chỉnh cao: Mỗi nhóm có phong cách làm việc riêng. Các chế độ xem, trường dữ liệu và tự động hóa của ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh nền tảng theo quy trình làm việc của mình mà không ép buộc bạn vào một cấu trúc chung cho tất cả.
- Quản lý kiến thức tích hợp: Các tính năng Docs và Wiki tích hợp cho phép bạn lưu trữ các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), bản tóm tắt dự án và tài liệu cùng với các công việc đang thực hiện. Điều này giúp kết nối khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh: Khoảng cách giữa kết quả đầu ra của AI và bối cảnh thực tế là rào cản lớn nhất đối với năng suất. Trí tuệ nhân tạo bối cảnh của ClickUp Brain hiểu công việc của bạn, công cụ của bạn, dữ liệu doanh nghiệp của bạn và bối cảnh của bạn, và sử dụng điều đó để cung cấp những thông tin nhanh chóng và có thể hành động hơn.
- Các trợ lý AI thông minh tích hợp: Trợ lý AI của ClickUp biến các quy trình thủ công thành các luồng công việc thông minh trên mọi chức năng. Chúng là các công cụ không cần mã, nghĩa là bạn không cần phụ thuộc vào nhóm kỹ thuật và được thiết kế để hoạt động bên trong Không gian Làm việc của bạn.
- Phát triển liên tục: ClickUp thường xuyên phát hành các bản cập nhật dựa trên phản hồi của người dùng. Việc học nền tảng này một lần không phải là nỗ lực lãng phí vì tính năng của nó liên tục được mở rộng theo cách củng cố giá trị cốt lõi: tập trung hóa.
❗Kẻ giết chết năng suất thầm lặng: Nhân viên văn phòng trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web gần 1.200 lần mỗi ngày. Điều này tương đương với dưới 4 giờ mỗi tuần, thời gian họ phải điều chỉnh lại sau khi chuyển đổi — chiếm dưới 9% thời gian công việc của họ.
Những yếu tố cần tìm kiếm trong một hướng dẫn ClickUp chất lượng
ClickUp là một công cụ tự phục vụ với các hướng dẫn giúp bạn sử dụng nó một cách hiệu quả hơn theo phong cách tự làm. Các đặc điểm chính bao gồm:
| Lĩnh vực tập trung | Những gì một hướng dẫn ClickUp tuyệt vời mang lại | Tầm quan trọng |
| Hành trình học tập | Một lộ trình từng bước từ cơ bản đến các tính năng nâng cao | Đảm bảo bạn có thể phát triển cùng ClickUp, dù bạn bắt đầu từ đâu. |
| Sự rõ ràng trong cấu trúc phân cấp | Giải thích rõ ràng về các không gian làm việc, thư mục, danh sách công việc, công việc và các việc con lồng nhau trong ClickUp. | Giúp bạn tự tin tổ chức dự án một cách rõ ràng và có thể mở rộng. |
| Cảm hứng cho quy trình làm việc | Các ví dụ thực tế về quy trình hoàn thành (ví dụ: lịch nội dung, sprint agile, quy trình onboarding khách hàng) | Giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh các quy trình làm việc đã được chứng minh để phù hợp với nhu cầu của riêng bạn. |
| Sức mạnh tùy chỉnh | Hướng dẫn về đặt mục tiêu, Trường Tùy chỉnh, trạng thái, bảng điều khiển, trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa. | Cho phép bạn tùy chỉnh ClickUp để phù hợp với cách làm việc của bạn trong công việc. |
| Thành công của nhóm | Các phương pháp tốt nhất cho hợp tác, vai trò, quyền truy cập và giao tiếp | Giúp các nhóm dễ dàng áp dụng ClickUp và làm việc cùng nhau hiệu quả. |
| Mở rộng và phát triển | Các video hướng dẫn giới thiệu bảng điều khiển, mục tiêu và các chế độ xem nâng cao. | Đảm bảo ClickUp phát triển cùng bạn, từ các dự án cá nhân đến hệ thống toàn công ty. |
| Quy trình làm việc kết nối | Ví dụ về việc tích hợp ClickUp với các công cụ như Figma, Google Drive hoặc Zapier | Hướng dẫn cách ClickUp tích hợp mượt mà vào hệ sinh thái hiện có của bạn. |
| Nguồn tài nguyên thực tiễn | Mẫu, danh sách kiểm tra và các ví dụ sẵn sàng sử dụng | Tiết kiệm thời gian và giúp bạn áp dụng kiến thức vào thực tế ngay lập tức. |
Nếu bạn là một người dùng thành thạo ClickUp, người sống và hít thở cùng ClickUp, bạn đã có nền tảng để trở thành một chuyên gia tư vấn ClickUp. Hãy biến kiến thức của bạn thành sản phẩm và hỗ trợ khách hàng với:
- Thiết lập không gian làm việc: Xác định cấu trúc phân cấp (Không gian, Thư mục, Danh sách công việc, Công việc) dựa trên cấu trúc tổ chức của công ty.
- Thiết kế quy trình làm việc: Chuyển đổi quy trình kinh doanh thành trạng thái công việc, tự động hóa, phụ thuộc và bảng điều khiển.
- Tạo mẫu: Xây dựng các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), tài liệu và khung công việc lặp lại có thể tái sử dụng.
- Tự động hóa: Cài đặt các điều kiện kích hoạt, hành động và tích hợp (như Slack, Gmail, HubSpot hoặc Lịch Google)
- Đào tạo và hướng dẫn: Hướng dẫn các nhóm sử dụng ClickUp hiệu quả và hình thành thói quen.
- Báo cáo: Tạo bảng điều khiển, chế độ xem khối lượng công việc và thẻ báo cáo hiển thị các chỉ số hiệu suất.
Và sau khi đã hoàn thành 3-4 thiết lập, hãy cân nhắc biến chúng thành các mẫu trả phí để bán trên Gumroad, các khóa học/dịch vụ tư vấn nhỏ, hoặc các gói dịch vụ định kỳ cho việc bảo trì Không gian Làm việc hàng tháng.
Các video hướng dẫn ClickUp tốt nhất
💥 Trung tâm Học tập Miễn phí: Nếu bạn nghiêm túc muốn thành thạo ClickUp, hãy bắt đầu với ClickUp University. Đây là trung tâm đào tạo chính thức, tự học với các bài học ngắn gọn, bài kiểm tra và demo ứng dụng thực tế. Bạn có thể tiến từ người mới bắt đầu đến chuyên gia quản lý không gian làm việc theo tốc độ của riêng mình và thậm chí nhận chứng chỉ để nâng cao uy tín của mình như một người dùng thành thạo ClickUp hoặc chuyên gia tư vấn.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh tài khoản ClickUp của mình theo nhu cầu, đây là một số hướng dẫn tốt nhất để bạn bắt đầu.
Xem các video hướng dẫn ClickUp này để bắt đầu. Điều quan trọng nhất là bạn có thể tận dụng tối đa chúng một cách nhanh chóng.
Bắt đầu ngay 👇
Hướng dẫn ClickUp cho người mới bắt đầu
1. Bản demo theo yêu cầu của ClickUp
Bắt đầu với ClickUp chỉ mất chưa đầy một phút. Đăng ký bằng email của bạn, nhập mã xác minh và bạn đã sẵn sàng khám phá Không gian Làm việc ClickUp của mình ngay lập tức.
ClickUp là ứng dụng "tất cả trong một" cho công việc, và buổi demo theo yêu cầu sẽ giải thích lý do tại sao. Trong vòng chưa đầy năm phút, video sẽ giới thiệu các tính năng cốt lõi của nền tảng, bao gồm Tasks, Chế độ xem, Tài liệu, Bảng trắng và Bảng điều khiển. Video sẽ hướng dẫn chi tiết cách các tính năng này kết nối với nhau. Đây là một trong những video hướng dẫn ClickUp hay nhất mà bạn có thể tìm thấy.
Hành trình bắt đầu với ClickUp Views. Bao quát tất cả 17 chế độ xem, nó cho phép các nhóm (và thậm chí cả sinh viên sử dụng ClickUp ) nhìn nhận công việc từ góc độ phù hợp với nhu cầu của họ.
Ví dụ:
- Xem dạng danh sách hiển thị các công việc cùng thông tin chi tiết như người được giao, trạng thái và ngày đáo hạn. Bạn luôn biết công việc tiếp theo là gì và ai là người chịu trách nhiệm.
- Chế độ xem Bảng trong ứng dụng ClickUp biến công việc thành một luồng theo phong cách Kanban. Di chuyển các thẻ giữa các cột và theo dõi tiến độ công việc.
- Lịch, Dòng thời gian và Chế độ xem Gantt giúp cố định các dự án vào các khoảng thời gian cụ thể. Hạn chót và mối quan hệ phụ thuộc được hiển thị rõ ràng, giúp việc lập lịch trở nên tự nhiên hơn.
Hướng dẫn ClickUp sau đó sẽ giới thiệu về nhiệm vụ ClickUp — cách chúng gom các cuộc hội thoại, tệp tin và cập nhật vào một chủ đề duy nhất.
Nhưng làm thế nào để khuyến khích ai đó thực hiện một hành động nhỏ mà không cần tạo công việc mới?
Giới thiệu tính năng Bình luận Được Giao của ClickUp. Tính năng này hoàn hảo cho các tác vụ theo dõi nhỏ, chẳng hạn như yêu cầu đồng nghiệp xem xét một dòng trong tài liệu hoặc xác nhận một số trong công việc. Mỗi bình luận được giao sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của người nhận, thông báo sẽ hiển thị cho đến khi được giải quyết, và đảm bảo trách nhiệm mà không làm lộn xộn không gian làm việc của bạn với các công việc không cần thiết.
Các tài liệu hợp tác của ClickUp—gọi là Docs—cho phép bạn brainstorm, viết và liên kết trực tiếp với các công việc, giữ mọi thứ kết nối. ClickUp Docs có thể chỉnh sửa và tùy chỉnh.
Buổi demo kết thúc với các bảng điều khiển. Bảng điều khiển ClickUp là lớp hiển thị của không gian làm việc của bạn. Chúng có thể tùy chỉnh và hiển thị tiến độ dự án trực tiếp, khối lượng công việc của nhóm và mục tiêu của công ty trong một trung tâm điều khiển trực quan duy nhất.
⭐ Bonus: Các thẻ AI của ClickUp cho phép bạn thêm báo cáo được hỗ trợ bởi AI trực tiếp vào bảng điều khiển của mình. Chúng biến dữ liệu thô thành những thông tin hữu ích ngay lập tức. Bạn có thể chạy các lệnh tùy chỉnh thông qua thẻ AI. Bạn không bị giới hạn bởi các bản tóm tắt có sẵn. Bạn có thể hỏi AI những câu hỏi cụ thể liên quan đến không gian làm việc và thiết lập của mình.
👀 Bạn có biết? ClickUp, được tạo ra bởi Zeb Evans, ban đầu chỉ được thiết kế cho mục đích sử dụng nội bộ. Anh ấy không ngờ rằng giải pháp nội bộ mà anh ấy bắt đầu có thể giúp khắc phục các quy trình làm việc bị hỏng trên toàn thế giới, cho các nhóm có kích thước khác nhau và trong mọi ngành nghề.
Theo lời anh ấy, “Ban đầu, chúng tôi nghĩ đây chỉ là một công cụ nội bộ nhằm tiết kiệm thời gian cho chính mình. Nhưng sau đó, chúng tôi đã chuyển hướng sang mục tiêu tiết kiệm thời gian cho cả thế giới khi nhận ra rằng có một nhu cầu lớn đối với điều này.”
2. Cấu trúc phân cấp ClickUp
Hệ thống phân cấp của ClickUp là nền tảng giúp tổ chức mọi thứ và hỗ trợ các nhóm quản lý công việc ở mọi cấp độ.
Ở cấp độ cao nhất, bạn sẽ có Không gian Làm việc. ClickUp tổ chức không gian làm việc chung của công ty trong giai đoạn này. Bên trong đó, bạn thiết lập các Spaces của ClickUp để đại diện cho các bộ phận hoặc chức năng lớn. Trong các Spaces đó, bạn tạo các Thư mục để nhóm các dự án liên quan lại với nhau.
Cấu trúc sẽ thu hẹp dần khi bạn tiến hành:
- Danh sách công việc chia các thư mục thành các dự án hoặc quy trình làm việc cụ thể.
- Công việc nằm trong các danh sách công việc và đóng vai trò là đơn vị công việc chính.
- Các công việc con và danh sách kiểm tra giúp phân chia các công việc thành các bước hành động cụ thể.
Cấu trúc phân cấp thích ứng với cách công việc của bạn, nhưng logic vẫn giữ nguyên.
Nếu bạn đang chuyển từ công cụ quản lý dự án khác, bạn có thể nhập các công việc trực tiếp vào ClickUp. Tính năng nhập dữ liệu hỗ trợ định dạng CSV và thậm chí các công cụ như Asana hoặc Trello, giúp dữ liệu hiện có của bạn được chuyển đổi một cách trơn tru vào Danh sách công việc và Thư mục mà không cần thiết lập thủ công.
📮 ClickUp Insight: 48% nhân viên cho rằng mô hình làm việc kết hợp là tốt nhất cho sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, với 50% vẫn làm việc chủ yếu tại văn phòng, việc duy trì sự đồng bộ giữa các địa điểm có thể là một thách thức. Nhưng ClickUp được thiết kế cho mọi loại nhóm: làm việc từ xa, kết hợp, không đồng bộ và mọi mô hình giữa hai cực đó.
Với ClickUp Chat & Assigned Comments, các nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ cập nhật, đưa ra phản hồi và biến các cuộc thảo luận thành hành động — mà không cần những cuộc họp kéo dài. Hợp tác thời gian thực qua ClickUp Docs và ClickUp Bảng trắng, gán bình luận cho người dùng và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ thông tin dù làm việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã ghi nhận sự gia tăng 80% về mức độ hài lòng trong hợp tác đội ngũ nhờ các công cụ hợp tác mượt mà của ClickUp.
Hướng dẫn ClickUp cho người dùng trung cấp
3. Thiết lập và tùy chỉnh các dự án của bạn trong ClickUp
ClickUp Custom Statuses và ClickUp Trường Tùy chỉnh là hai công cụ quan trọng nhất để định hình cách các dự án được thực hiện trong Không gian Làm việc ClickUp, bất kể kích thước nhóm. Khi được sử dụng hiệu quả, chúng biến danh sách công việc thành các quy trình làm việc rõ ràng, có thể đo lường được, phù hợp với cách nhóm của bạn thực hiện công việc.
Một ví dụ điển hình là hướng dẫn ClickUp này, giúp bạn biết cách sử dụng chúng.
Trạng thái tùy chỉnh xác định quá trình di chuyển của các công việc trong quy trình của bạn. ClickUp cho phép bạn sử dụng các bộ trạng thái mặc định hoặc thiết kế bộ trạng thái của riêng mình.
Sức mạnh nằm ở việc tùy chỉnh chúng một cách chính xác cho các giai đoạn quan trọng trong môi trường của bạn, như:
- Trong một dự án phần mềm, các trạng thái có thể là: Danh sách công việc → Đang phát triển → Kiểm tra mã → Kiểm tra chất lượng → Phát hành.
- Đối với quy trình nội dung, các bước có thể là: Ý tưởng → Soạn thảo → Chỉnh sửa → Được phê duyệt → Đăng tải
Để tạo hoặc điều chỉnh chúng, hãy mở Cài đặt Không gian/Thư mục/Danh sách công việc → Trạng thái. Từ đó, tạo một bộ trạng thái tùy chỉnh và áp dụng nó một cách nhất quán trên các dự án. Đối với các thiết lập hướng đến khách hàng, như khi xây dựng cổng thông tin khách hàng ClickUp, các yếu tố này giúp trải nghiệm trở nên có cấu trúc và minh bạch.
Bạn có thể cài đặt các trạng thái khác nhau cho từng Space, thư mục hoặc Danh sách công việc, bao quát mọi khía cạnh của mọi quy trình làm việc, từ việc phê duyệt thiết kế đến các chu kỳ sprint. Các giai đoạn tiến độ của bạn luôn phù hợp với thực tế của nhóm.
Trường Tùy chỉnh, mặt khác, thu thập thông tin mà các trạng thái đơn thuần không thể cung cấp. Ví dụ: các điểm dữ liệu cung cấp bối cảnh, phân loại hoặc đang theo dõi định lượng, như:
- Sử dụng trường menu thả xuống trong dự án marketing để phân loại loại chiến dịch: Email, Mạng xã hội, Quảng cáo trả phí.
- Thêm trường công thức (Formula field) vào quy trình làm việc tài chính để tính toán biên lợi nhuận từ các trường doanh thu và chi phí. Công thức sẽ cập nhật động khi giá trị thay đổi.
- Áp dụng trường Checkbox cho các công việc cần xem xét hoặc phê duyệt. Điều này sẽ kích hoạt các quy trình tự động hóa mà không cần tạo thêm trạng thái.
⭐ Bonus: Các trường AI của ClickUp mang trí tuệ nhân tạo trực tiếp vào các cột công việc của bạn, tự động tóm tắt, dịch, phân loại hoặc ước tính công việc mà không cần nỗ lực thủ công. Khác với các trường Tùy chỉnh truyền thống, các trường AI không chỉ lưu trữ dữ liệu. Chúng tạo ra dữ liệu.
Bạn có thể tạo các bản tóm tắt được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, cập nhật tiến độ, phân tích cảm xúc, dịch thuật, danh sách mục cần làm và nhiều tính năng khác.
🧠 Thú vị: Lần đầu tiên từ "tự động hóa" được ghi nhận là vào những năm 1940 tại Công ty Ford Motor. Nó mô tả các máy móc có thể tự động chuyển các bộ phận giữa các bước sản xuất—một ý tưởng đã cách mạng hóa ngành sản xuất và sau đó lan rộng ra mọi ngành công nghiệp.
4. Cách quản lý công việc của bạn với tư cách là khách ClickUp
Khách truy cập thường chỉ có quyền truy cập vào các Thư mục, Danh sách công việc và công việc cụ thể, vì vậy bạn có thể chia sẻ chỉ những gì liên quan. Hướng dẫn ClickUp hướng dẫn cách đọc bối cảnh công việc, nhận quyền sở hữu, theo dõi thời gian và hiển thị trong nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích trong ClickUp cho các Agency, nơi quyền truy cập của khách hàng cần được kiểm soát chính xác và giới hạn chỉ những gì liên quan.
Mọi thứ bắt đầu từ cấp độ công việc. Tất cả những gì bạn cần đều nằm trong một nơi, vì vậy hãy xem xét bối cảnh trước khi hành động:
- Mô tả cho phạm vi và hướng dẫn
- Trạng thái để xem giai đoạn hiện tại
- Ước lượng thời gian để hiểu rõ nỗ lực cần thiết
- Ưu tiên để đánh giá mức độ khẩn cấp
Bạn cũng có thể thêm Người theo dõi cho các bên liên quan cần cập nhật mà không cần tham gia vào mọi chủ đề.
Theo dõi thời gian trong ClickUp là một thành phần quan trọng khác trong quy trình làm việc của vai trò này. Bắt đầu đồng hồ đếm giờ trên công việc hoặc ghi lại thời gian sau đó, đánh dấu các mục nhập là có thể tính phí hoặc không thể tính phí, thêm mô tả ngắn gọn và lưu lại. Bạn cũng có thể xem lại và nộp các mục nhập trên bảng chấm công để xác nhận độ chính xác.
⭐ Tăng cường năng suất: ClickUp BrainGPT là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), được thiết kế để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn và giúp bạn tập trung. Thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, Brain MAX tập hợp công việc của bạn vào một nơi duy nhất, được hỗ trợ bởi thông tin từ các công việc, tài liệu và dự án của bạn.
Với Enterprise Search và Talk-to-Text, việc ghi chép ý tưởng, tìm kiếm thông tin và hành động nhanh chóng chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa các mô hình AI như GPT-4.1, Claude và Gemini tùy theo công việc cụ thể.
Dưới đây là một số việc cần làm với BrainPGT:
- Tìm kiếm ngay lập tức trên ClickUp, Google Drive, GitHub và nhiều nền tảng khác.
- Sử dụng tính năng Talk-to-Text để tạo công việc, ghi chú hoặc tin nhắn nhanh gấp 4 lần so với gõ văn bản.
5. Kiểm tra quy trình làm việc trong ClickUp
Nếu bạn đang nghĩ rằng việc tạo quy trình làm việc trong ClickUp đòi hỏi sự phụ thuộc nặng nề vào công nghệ, thì thực tế nó đơn giản hơn bạn nghĩ.
Như đã thấy trong hướng dẫn ClickUp này, đây là một quy trình từng bước. Bất kỳ ai trong nhóm của bạn, kể cả đồng nghiệp mới vào nghề, đều có thể thực hiện được.
Thiết lập này đặc biệt hữu ích trong quá trình onboarding ClickUp, khi các thành viên mới cần một quy trình rõ ràng để tuân theo. Trong thiết lập này, Danh sách công việc Đầu vào sẽ ghi nhận các công việc mới riêng biệt với các công việc đang hoạt động. Các công việc được tạo thông qua việc nộp biểu mẫu.
Khi các công việc được thêm vào danh sách tiếp nhận, chúng sẽ trải qua quá trình phân loại. Đây là giai đoạn yêu cầu được xác minh, làm rõ và chuẩn bị cho hành động. Khi công việc sẵn sàng, việc thay đổi trạng thái của nó sẽ kích hoạt giai đoạn tiếp theo. Việc thay đổi trạng thái hoạt động như các trigger tự động hóa trong thiết lập này.
🎯 Ví dụ: Khi một yêu cầu chuyển sang trạng thái Đang thực hiện và được đánh dấu là ‘Website’ làm loại công việc, ClickUp có thể tự động:
- Giao công việc cho nhà thiết kế phù hợp.
- Thêm vào danh sách Website List để phân loại tốt hơn.
- Áp dụng mẫu trang đích ClickUp có sẵn, bao gồm các công việc con, bình luận và người được giao nhiệm vụ bổ sung.
Mẫu nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn tránh khỏi rắc rối của việc thiết lập thủ công. Lưu bất kỳ nhiệm vụ nào dưới dạng mẫu, sau đó áp dụng nó cho công việc mới để tự động thêm các công việc con, danh sách kiểm tra, bình luận hoặc người được giao nhiệm vụ.
🤝 Từ Cộng đồng: Hướng dẫn do người dùng tạo trên ClickUp Brain.
Hướng dẫn ClickUp này cung cấp một hướng dẫn chi tiết về Brain, lớp AI biến không gian làm việc của bạn thành một hệ thống tự quản lý. Nó giới thiệu ba trụ cột của Brain: Quản lý Kiến thức AI, Quản lý Dự án AI và Viết AI cho Công việc. Mỗi tính năng được thiết kế để giảm bớt công việc thủ công và cung cấp bối cảnh phù hợp ngay lập tức.
AI Knowledge Manager hoạt động như công cụ tìm kiếm nội bộ của bạn, lấy câu trả lời trực tiếp từ tài liệu ClickUp, công việc ClickUp và bảng điều khiển của bạn.
AI Project Manager đi xa hơn nữa, tóm tắt tiến độ, đang theo dõi các rào cản và tự động hóa các cập nhật lặp đi lặp lại thông qua các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Trong khi đó, AI Writer for Work giúp tăng tốc quá trình ghi chú và viết báo cáo bằng cách chuyển đổi dữ liệu trong không gian làm việc thành các tóm tắt có cấu trúc hoặc bản tóm tắt ngắn gọn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Phần mở rộng Chrome của ClickUp mang quản lý công việc đến trình duyệt của bạn. Với nó, bạn có thể:
- Tạo công việc ngay lập tức từ bất kỳ trang web nào
- Theo dõi thời gian, bắt đầu đồng hồ đếm giờ và ghi lại nỗ lực mà không cần rời khỏi tab hiện tại.
- Chụp ảnh chụp màn hình hoặc cắt một phần cụ thể của màn hình, đánh dấu bằng mũi tên hoặc văn bản, và tạo tệp đính kèm cho các công việc.
- Gắn email vào công việc trực tiếp từ hộp thư đến Gmail của bạn.
Hướng dẫn ClickUp cho người dùng nâng cao
6. Các tính năng nâng cao của ClickUp Trò chuyện
ClickUp Chat đã phát triển thành hơn cả một giải pháp trò chuyện đơn giản. Video hướng dẫn cách tổ chức tin nhắn trực tiếp, thêm bối cảnh với các tab công việc và lịch, và khởi chạy SyncUps nhanh chóng mà không cần rời khỏi ứng dụng.
Bắt đầu với các phần DM. Thay vì cuộn qua một danh sách dài, bạn có thể nhóm các cuộc hội thoại vào các danh mục tùy chỉnh.
- Di chuyển tin nhắn trực tiếp (DMs) vào các mục như Nhóm, Dự án hoặc Khẩn cấp
- Nhấp chuột phải vào một cuộc hội thoại để gán nó vào một phần.
- Giữ những thành viên quan trọng nhất của bạn ở vị trí hàng đầu để các cập nhật của họ luôn hiển thị.
Các tab ở đầu cửa sổ DM cung cấp thêm bối cảnh:
- Chat hiển thị cuộc hội thoại đang diễn ra
- Lịch hiển thị tình trạng sẵn sàng và các sự kiện đã được lên lịch.
- Giao nhiệm vụ danh sách các công việc mà đồng nghiệp của bạn đang thực hiện.
Hướng dẫn ClickUp kết thúc với SyncUps, tính năng tích hợp sẵn của ClickUp giúp chuyển đổi từ văn bản sang hợp tác trực tiếp.
Từ cửa sổ trò chuyện, bạn có thể:
- Bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video
- Chia sẻ màn hình để xem xét thiết kế hoặc tài liệu.
- Tổ chức các cuộc thảo luận một đối một nhanh chóng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cho phép bạn ghi lại SyncUps trực tiếp từ trình phát mini hoặc chế độ toàn màn hình. Nhấp vào biểu tượng ghi âm để ghi lại phiên làm việc — một chỉ báo ghi âm sẽ xuất hiện trong quá trình ghi. Ghi lại cuộc gọi ngay lập tức trong các phiên ClickUp trò chuyện SyncUps trực tiếp
Sau khi cuộc gọi kết thúc, hãy truy cập vào Clips Hub để:
- Mở, chia sẻ và bình luận về các bản ghi trước đó.
- Chế độ xem bản ghi chép liên quan đến kênh nơi SyncUp diễn ra
- Chia sẻ liên kết công khai với bất kỳ ai bên ngoài Không gian Làm việc của bạn.
- Sử dụng ClickUp Brain để tạo ngay lập tức các bản tóm tắt cuộc họp.
7. Cách cài đặt nhân viên đầu tiên của bạn trong ClickUp
Trước khi bắt đầu các bước thiết lập, hãy dành 2 phút để xem qua tổng quan về Super Agents:
Đây là cách nhanh nhất để hiểu ClickUp định nghĩa "agents" như thế nào khi chúng hoạt động như những đồng đội thực sự trong không gian làm việc của bạn. Điểm mấu chốt ở đây là bối cảnh.
Các công cụ hỗ trợ trở nên hữu ích hơn nhiều khi có thể làm việc với những gì đã có sẵn trong ClickUp, như công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và các quy ước mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. Video này giúp bạn suy nghĩ theo hướng “Tôi sẽ giao phó điều gì cho một đồng nghiệp thông minh” thay vì “Tôi có thể tự động hóa điều gì”.
Bây giờ đến phần thực hành:
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt một Autopilot Agent, nơi bạn sẽ bắt đầu thấy tiết kiệm thời gian ngay lập tức. Autopilot Agents được thiết kế để hoạt động trong luồng công việc và xử lý các tác vụ lặp lại dựa trên chuỗi logic đơn giản: Kích hoạt → Điều kiện → Hành động.
Các đại lý tự động ClickUp Autopilot hoạt động như những đồng nghiệp tự động ngay trong tài khoản ClickUp của bạn.
Video hướng dẫn cách cấu hình tài khoản ClickUp đầu tiên của bạn để có thể xử lý các công việc thường xuyên như soạn thảo phản hồi, giao công việc và tạo báo cáo theo lịch trình.
Bước 1: Cài đặt kích hoạt
Triggers xác định thời điểm nhân viên hỗ trợ nên thực hiện hành động. Ví dụ: mỗi khi một công việc mới được tạo trong Danh sách công việc của khách hàng, hoặc vào một thời điểm cố định hàng tuần. Bạn có thể tinh chỉnh triggers để nhân viên hỗ trợ chỉ hoạt động khi một biểu mẫu cụ thể được gửi hoặc khi một trường dữ liệu đáp ứng các tiêu chí cụ thể.
Bước 2: Thêm điều kiện (lọc tùy chọn)
Điều kiện quyết định liệu tác nhân có nên chạy sau khi một sự kiện kích hoạt được kích hoạt hay không. Chúng có thể đơn giản như “chỉ khi mức độ ưu tiên là khẩn cấp” hoặc “chỉ khi ngôn ngữ của vé là tiếng Pháp”. Để trống các điều kiện này sẽ thông báo cho tác nhân luôn thực hiện hành động.
Bước 3: Viết hướng dẫn (phần quyết định thành bại)
Đây là nơi bạn chỉ định vai trò cho agent, các nguồn dữ liệu mà nó có thể sử dụng, và kết quả đầu ra nên trông như thế nào. Các hướng dẫn rõ ràng là yếu tố quyết định giữa "Wow, điều này thật hữu ích" và "Tại sao bạn lại như vậy."
Ví dụ hướng dẫn:
- Soạn một email trả lời lịch sự cho các yêu cầu của khách hàng mới về các tính năng của ClickUp.
- Tham khảo câu trả lời từ không gian làm việc ClickUp, wiki nội bộ và Trung tâm Hỗ trợ ClickUp.
- Đăng bản nháp dưới dạng bình luận trên công việc sắp tới.
Từ đó, bạn có thể kết nối công cụ với các nguồn kiến thức như tài liệu, Wikis hoặc Trung tâm Hỗ trợ ClickUp. Càng nhiều kiến thức được tích lũy, kết quả đầu ra càng chính xác và hữu ích.
⭐ Bonus: Cấu hình các Trợ lý Tự động Hóa Tùy chỉnh để phản hồi các tác vụ kích hoạt cụ thể và thực hiện hành động tại một địa điểm nhất định. Hãy lấy ví dụ về kênh của nhóm Nhân sự, nơi nhận được nhiều câu hỏi. Để giải phóng thời gian cho nhóm, họ sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để trả lời các câu hỏi này. Trợ lý Tùy chỉnh trong kênh được lập trình để trả lời câu hỏi nếu câu trả lời có trong cơ sở kiến thức mà nó có thể truy cập.
Hướng dẫn sử dụng ClickUp theo từng trường hợp cụ thể
8. Hướng dẫn về bảng điều khiển quản lý dự án
Hướng dẫn ClickUp này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một bảng điều khiển quản lý dự án, giúp tổng hợp các cập nhật phân tán thành một chế độ xem tổng quan duy nhất về tiến độ, hạn chót và hiệu suất.
Bắt đầu bằng việc xác định các chỉ số KPI. Một số ví dụ phổ biến bao gồm:
- Tỷ lệ hoàn thành công việc để xem có bao nhiêu công việc được hoàn thành đúng hạn.
- Tốc độ sprint đo lường sản lượng trong mỗi chu kỳ.
- Báo cáo lỗi hoặc các rào cản đang được theo dõi song song với chất lượng và tốc độ giao hàng.
Sau khi cài đặt các chỉ số KPI, video sẽ hướng dẫn cách tạo bảng điều khiển. Trong bất kỳ tài khoản ClickUp nào, bảng điều khiển được tạo thành từ các thẻ, mỗi thẻ được liên kết với một nguồn dữ liệu (nguồn dữ liệu chính xác).
- Một thẻ danh sách công việc hiển thị các công việc đang hoạt động, đã hoàn thành hoặc bị chặn.
- Một thẻ biểu đồ Gantt hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc và hạn chót.
- Thẻ theo dõi thời gian hiển thị số giờ đã ghi lại trong dự án.
- Biểu đồ và thanh tiến độ tóm tắt các chỉ số KPI để xu hướng được hiển thị ngay lập tức.
Video kết thúc với các ví dụ về tự động hóa và cập nhật. Vì các bảng điều khiển trong công cụ quản lý dự án này được liên kết trực tiếp với các công việc, chúng sẽ được cập nhật theo thời gian thực khi công việc tiến triển. Bạn cũng có thể kết nối chúng với các quy trình làm việc để các thay đổi trạng thái hoặc trễ hẹn được tự động phản ánh trên bảng điều khiển.
⚡ Điểm nhấn mẫu: Trong video này, bạn cũng sẽ được giới thiệu các mẫu để bắt đầu ngay lập tức. Ví dụ, mẫu Bảng điều khiển Quản lý Dự án ClickUp cung cấp các cấu trúc sẵn có mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu dự án của mình.
Nó đi kèm với các thẻ, bố cục và phong cách đã được xây dựng sẵn mà bạn có thể tinh chỉnh khi dự án phát triển.
🧠 Thông tin thú vị: Biểu đồ Gantt quen thuộc ngày nay được đặt tên theo kỹ sư Henry Gantt vào đầu thế kỷ 20, người đã thiết kế nó để theo dõi năng suất và hiệu suất, với các biểu đồ trực quan mang lại sự rõ ràng từ lâu trước khi các ứng dụng xuất hiện.
9. Hướng dẫn cho nhóm sản phẩm và phát triển
Bảng trắng ClickUp cung cấp cho các nhóm sản phẩm một không gian làm việc chung để chuyển đổi mượt mà từ giai đoạn brainstorming sang thực thi mà không làm gián đoạn quy trình làm việc. Hướng dẫn bắt đầu với một bảng trắng trống làm điểm khởi đầu cho nhóm. Các ý tưởng được ghi lại dưới dạng ghi chú dán, thường sau các buổi đánh giá sprint hoặc các phiên lập kế hoạch.
Phiên làm việc chuyển sang việc tổ chức các ghi chú theo chủ đề. Nhiều thành viên trong nhóm tập trung vào các chủ đề lặp lại như tính năng sử dụng hoặc yêu cầu tính năng.
Bước quan trọng nhất là tạo công việc (điều bạn không nên bỏ qua)! Bất kỳ ghi chú dán hay ý tưởng nhóm nào cũng có thể được chuyển đổi thành nhiệm vụ ClickUp ngay lập tức. Những công việc này bao gồm mô tả, ngày đáo hạn, người được giao, theo dõi thời gian, ưu tiên và nhiều tính năng khác.
Đối với các nhóm sản phẩm và phát triển, điều này có nghĩa là 👇
- Yêu cầu tính năng mới sẽ trở thành một công việc được theo dõi với dòng thời gian riêng.
- Một vấn đề về tính thân thiện với người dùng được nêu ra trong buổi retro sprint có thể được giao cho một thành viên cụ thể trong nhóm.
- Một chủ đề như ‘cải thiện luồng onboarding’ có thể nhánh thành nhiều công việc trực tiếp từ Bảng trắng kỹ thuật số.
Vì các công việc đồng bộ ngay lập tức với không gian làm việc của bạn, Bảng trắng trở thành một trung tâm hoạt động động. Nhóm có thể quay lại để thêm phản hồi mới, xem xét tiến độ và xem cách các ý tưởng ban đầu đã được chuyển đổi thành các sản phẩm hoàn thành.
📌 Mẹo tăng năng suất: Trong ClickUp Bảng trắng, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để tạo hình ảnh ngay lập tức. Nếu một ghi chú dán hoặc ý tưởng cần một bản vẽ minh họa (ví dụ: sơ đồ luồng, biểu đồ hoặc phác thảo khái niệm), hãy tạo nó trực tiếp trên bảng để nhóm có thể xem cả ghi chú và minh họa bên cạnh nhau.
Chúng tôi đã viết rất nhiều về cách sử dụng ClickUp Brain để tối ưu hóa các công việc của bạn.
Với trí tuệ nhân tạo (AI) nhận thức ngữ cảnh, nó hiểu công việc của bạn và kết nối kiến thức phân tán trong các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại thành một nguồn thông tin đáng tin cậy có thể tìm kiếm.
🔴 Khái niệm về sự phân tán công việc: Sự phân tán các hoạt động trên nhiều công cụ, nền tảng và hệ thống không kết nối với nhau được gọi là sự phân tán công việc. Tại sao điều này quan trọng? Bởi vì nó dẫn đến sự kém hiệu quả, các silo thông tin và suy giảm năng suất trên toàn tổ chức.
10. Hướng dẫn về Bán hàng và CRM
ClickUp có thể hoạt động như một hệ thống CRM đầy đủ, giúp bạn tập trung quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội kinh doanh và hồ sơ khách hàng trong một giao diện duy nhất.
Video bắt đầu với mẫu danh sách CRM đơn giản của ClickUp, giúp tạo ra một hệ thống nhẹ nhàng ngay từ đầu.
Mỗi liên hệ được thể hiện dưới dạng một công việc, với các Trường Tùy chỉnh cho giá trị giao dịch, tên công ty và giai đoạn ống dẫn. Các chế độ xem có thể chuyển đổi giữa Xem dạng danh sách, Bảng và Bảng tính, giúp bạn chuyển đổi mượt mà từ bố cục kiểu bảng tính sang ống dẫn Kanban.
Từ đó, hướng dẫn chi tiết sẽ chỉ cho bạn cách mở rộng thành một hệ thống mạnh mẽ hơn:
- Tách biệt các thư mục và danh sách để phân chia dữ liệu của bạn. Một thư mục CRM có thể theo dõi khách hàng hiện tại, trong khi thư mục Sales Pipeline chứa các cơ hội, khách hàng tiềm năng và thậm chí là cơ sở dữ liệu về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Trường Tùy chỉnh giúp thu thập thêm thông tin chi tiết, như kích thước giao dịch dự kiến, tỷ lệ tin cậy hoặc lĩnh vực ngành. Trường mối quan hệ kết nối khách hàng tiềm năng trực tiếp với các dự án hoặc sản phẩm liên quan đến họ.
- Biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng được tích hợp trực tiếp vào hệ thống CRM của bạn. Mỗi lần gửi biểu mẫu sẽ tự động tạo ra một công việc mới trong Danh sách công việc Khách hàng tiềm năng của bạn.
- Tự động hóa giúp dữ liệu của bạn luôn nhất quán. Khi đánh dấu một giao dịch là Đã đóng/Đã thắng, nó sẽ tự động được chuyển vào Danh sách khách hàng của bạn và tạo ra một công việc Cơ hội liên quan.
Đối với báo cáo, bạn có thể tạo các bảng điều khiển ClickUp để hiển thị giá trị của quy trình làm việc, tiến độ giao dịch và tỷ lệ chuyển đổi theo thời gian thực. Và vì dữ liệu CRM được lưu trữ trong cùng không gian làm việc với các dự án của bạn, việc giao tiếp và thực thi luôn được kết nối chặt chẽ.
🤝 Từ cộng đồng: Hướng dẫn do người dùng tạo về ClickUp AI Notetaker.
Trợ lý ghi chú AI của ClickUp không chỉ đơn thuần ghi lại nội dung cuộc họp. Nó biến mọi cuộc hội thoại thành công việc có thể thực hiện được. Video này hướng dẫn cách tự động hóa ghi chú cuộc họp bằng cách kết hợp Ask AI, Automations và AI Fields để tóm tắt cuộc thảo luận, nhấn mạnh các điểm chính và cập nhật công việc tự động.
Trợ lý ghi chú AI tích hợp với Zoom, Google Meet và Microsoft Teams để tự động tham gia cuộc gọi, tạo bản ghi chép và tổng hợp tóm tắt cuộc họp với các mục hành động và quyết định rõ ràng. Mỗi bản ghi âm được lưu trữ dưới dạng tài liệu riêng tư trong ClickUp, giúp nhóm của bạn tham khảo lại cuộc thảo luận, phân công các bước tiếp theo và duy trì bối cảnh đầy đủ.
Hướng dẫn ClickUp: Giúp bạn trở thành người dùng thành thạo
Thử nghiệm có thể hữu ích khi bạn tò mò. Nhưng khi ClickUp quản lý công việc thực tế của bạn, bạn không có thời gian để dùng thử và mắc lỗi.
Mười phút với hướng dẫn phù hợp có thể thay thế hàng giờ đoán mò.
Và nếu bạn kiên trì, điều thú vị sẽ xảy ra: bạn sẽ ngừng "sử dụng" ClickUp và bắt đầu thiết kế hệ thống bên trong nó. Đó chính là lúc bạn trở thành người dùng thành thạo — và khi ClickUp trở thành lợi thế cạnh tranh thay vì chỉ là một công cụ thông thường.
Sẵn sàng áp dụng ngay? Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng các quy trình làm việc có thể mở rộng.