Bạn đã từng bắt đầu một dự án phát triển sản phẩm và phát hiện ra rằng một nửa nhóm đang thảo luận về việc xây dựng gì, trong khi nửa còn lại đã bắt tay vào việc thực hiện cách xây dựng nó?
Trong các nhóm làm việc nhanh chóng, sự nhầm lẫn trong tài liệu sản phẩm như vậy có thể dẫn đến thảm họa. Tuy nhiên, ngay cả những chuyên gia có kinh nghiệm cũng thường nhầm lẫn giữa Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) và Tài liệu Yêu cầu Hàm (FRD).
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết về PRD và FRD, bao gồm định nghĩa, sự khác biệt giữa hai khái niệm này và thời điểm mỗi loại tài liệu trở nên quan trọng nhất. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách ClickUp hỗ trợ bạn soạn thảo các tài liệu này. 🏁
Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) là gì?
Một Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) là một tài liệu chi tiết mô tả tất cả các thông số kỹ thuật, tính năng, hàm và hành vi mong đợi của sản phẩm cần phát triển.
PRD đóng vai trò là nguồn thông tin chính xác duy nhất cho các nhóm đa chức năng, bao gồm phát triển, thiết kế, kiểm thử chất lượng (QA) và các bên liên quan kinh doanh, trong suốt vòng đời sản phẩm. Nó được thiết kế chiến lược để kết nối các mục tiêu kinh doanh, nhu cầu người dùng và các tính năng cấp cao.
Tài liệu này xác định các đối tượng, như tăng cường tương tác hoặc thúc đẩy doanh thu, và tạo bản đồ liên kết từng tính năng với các vấn đề thực tế của người dùng và kết quả mong muốn.
Dựa trên tác động kinh doanh và tính liên quan, PRD giúp các nhóm tập trung vào việc xây dựng các giải pháp phục vụ cả thị trường và chiến lược tổng thể của công ty.
Các ví dụ phần trong một PRD
Dưới đây là một số ví dụ về phần thường thấy trong một PRD:
- Tổng quan về sản phẩm tóm tắt sản phẩm hoặc tính năng là gì, lý do tại sao nó được phát triển và cách nó phù hợp với chiến lược tổng thể.
- Mục tiêu và mục đích xác định mục đích kinh doanh và tiêu chí thành công.
- Đối tượng mục tiêu mô tả đối tượng mà sản phẩm hướng đến, nhu cầu, hành vi và những vấn đề họ gặp phải.
- Các câu chuyện người dùng và trường hợp sử dụng giải thích cách người dùng sẽ tương tác với sản phẩm thông qua các tình huống thực tế.
- Danh sách công việc liệt kê các tính năng cốt lõi và hành vi dự kiến của sản phẩm.
- Giả định và phụ thuộc trình bày các giả định kế hoạch và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc triển khai.
- Dòng thời gian và cột mốc là bản đồ các giai đoạn chính, sản phẩm đầu ra và mục tiêu phát hành.
Các khía cạnh khác cần ghi chú bao gồm tiêu chí chấp nhận, yêu cầu dự án không hàm, chỉ số hiệu suất và KPI, cũng như bất kỳ câu hỏi hoặc rủi ro nào liên quan.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm ClickUp là một khung làm việc sẵn sàng sử dụng để thúc đẩy sự đồng bộ, hợp tác và rõ ràng trong suốt chu kỳ phát triển sản phẩm.
Được tích hợp trong ClickUp Docs, mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm hướng dẫn các nhóm qua tất cả các phần quan trọng, bao gồm mục tiêu, đối tượng người dùng, câu chuyện người dùng, tính năng, tiêu chí chấp nhận và dòng thời gian. Nó hỗ trợ chỉnh sửa thời gian thực, phân công công việc và bình luận trực tiếp trong tài liệu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đưa các điểm kiểm tra đánh giá vào khi viết PRD. Đánh dấu các cột mốc mà đội ngũ thiết kế, kỹ thuật và lãnh đạo sản phẩm cần xác nhận sự hiểu biết trước khi tiếp tục, đảm bảo sự đồng bộ chặt chẽ giữa các nhóm kinh doanh.
Tài liệu Yêu cầu Hàm (FRD) là gì?
Một Tài liệu Yêu cầu Chức năng (FRD) là một tài liệu chính thức mô tả chi tiết các chức năng, tính năng và hành vi cụ thể mà hệ thống hoặc phần mềm phải có để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Nó lấy các mục tiêu và tính năng cấp cao từ PRD và chuyển đổi chúng thành các yêu cầu hệ thống chi tiết.
FRD xác định việc sản phẩm hoặc hệ thống cần làm, mô tả các hoạt động dự kiến, tương tác của người dùng, xử lý dữ liệu và đầu ra mà không chỉ định cách thức thực hiện các hàm này.
Ngoài ra, nó còn đóng vai trò như một thỏa thuận giữa các bên liên quan kinh doanh và nhóm phát triển, đảm bảo sự chia sẻ hiểu biết chung về các tính năng hàm của sản phẩm.
Các phần ví dụ trong một FRD
Dưới đây là một số ví dụ về phần thường gặp trong tài liệu phân tích yêu cầu:
- Giới thiệu và mục đích: Giải thích mục tiêu của tài liệu, phạm vi áp dụng và đối tượng mục tiêu.
- Tổng quan hệ thống mô tả kiến trúc hệ thống và cách nó phù hợp với sản phẩm tổng thể.
- Quy trình làm việc và luồng quy trình là bản đồ các bước thực hiện và tương tác của người dùng theo từng bước.
- Luồng dữ liệu và yêu cầu xác định các đầu vào, đầu ra, định dạng, nguồn dữ liệu và quy tắc xử lý.
- Yêu cầu giao diện người dùng và bản vẽ sơ đồ minh họa các màn hình và tương tác.
- Yêu cầu tích hợp mô tả cách hệ thống tương tác với các hệ thống khác hoặc API.
Các phần khác bao gồm yêu cầu không hàm, tiêu chí chấp nhận, giả định và phụ thuộc, và từ điển thuật ngữ.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Mẫu Yêu cầu Chức năng ClickUp giúp chuyển đổi các ý tưởng sản phẩm cấp cao thành các yêu cầu hệ thống chi tiết và có thể thực hiện được.
Mẫu thông số kỹ thuật chức năng được thiết kế dành cho các nhóm kỹ thuật, quản lý sản phẩm và chuyên viên kiểm thử chất lượng (QA). Mẫu này cung cấp cho tất cả các bên liên quan cái nhìn rõ ràng về các yếu tố quan trọng, bao gồm thông số kỹ thuật chức năng, luồng dữ liệu, yêu cầu giao diện người dùng và tiêu chí chấp nhận.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bảo đảm bao gồm các mô phổng trường hợp đặc biệt. Đối với tính năng tải lên tệp, hãy xác định kích thước tệp tối đa, các định dạng không được hỗ trợ và hành vi khi đạt giới hạn lưu trữ. Kỹ sư có thể lập trình một cách chắc chắn, và QA có thể kiểm thử chính xác.
Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) so với Tài liệu Yêu cầu Hàm (FRD): Những điểm khác biệt khóa
Dưới đây là phân tích chi tiết về PRD và FRD để tránh tình trạng ưu tiên không đồng nhất, nhóm làm việc lúng túng và chậm trễ trong triển khai:
| Tiêu chí | PRD | FRD |
| Đối tượng | Các bên liên quan trong kinh doanh, quản lý sản phẩm, các nhóm chức năng đa ngành | Chuyên viên phân tích hệ thống, nhóm kỹ thuật/kỹ sư, nhà phát triển |
| Tập trung | Mục tiêu kinh doanh, nhu cầu của người dùng, giá trị sản phẩm, 'gì' và 'tại sao' | Hành vi hệ thống, cách yêu cầu được chuyển đổi thành các tính năng kỹ thuật |
| Định dạng | Tập trung vào người dùng, định hướng tầm nhìn, các tính năng cấp cao, trường hợp sử dụng. | Các thông số kỹ thuật hàm chi tiết, tập trung vào hệ thống, luồng dữ liệu và bản thiết kế demo. |
| Mức độ chi tiết | Tổng quan, phạm vi rộng, có thể bao gồm một số yêu cầu không hàm. | Các thông số kỹ thuật chi tiết, có thể thực hiện được cho bộ phận kỹ thuật, cụ thể cho một phiên bản phát hành. |
| Chủ sở hữu | Quản lý sản phẩm, đôi khi là phân tích viên kinh doanh | Chuyên viên phân tích hệ thống, Trưởng nhóm kỹ thuật, đôi khi là Chuyên viên phân tích kinh doanh |
| Giai đoạn chu kỳ | Giai đoạn ý tưởng ban đầu, kế hoạch và thống nhất mục tiêu. | Thiết kế giải pháp, chuẩn bị cho quá trình phát triển và kiểm thử chất lượng (QA). |
| Mục đích sử dụng | Đồng bộ hóa tầm nhìn kinh doanh, truyền đạt các ưu tiên. | Chuyển đổi mục tiêu sản phẩm thành các thông số kỹ thuật và giải pháp kỹ thuật. |
| Tần suất thay đổi | Thay đổi ít thường xuyên hơn; liên quan đến các quyết định chiến lược kinh doanh. | Có thể được cập nhật trong suốt quá trình phát triển khi các giải pháp kỹ thuật thay đổi. |
| Ví dụ nội dung | Mục đích, mục tiêu, câu chuyện người dùng, danh sách tính năng, trường hợp sử dụng và các hạn chế. | Luồng hàm, luồng kinh doanh, bản vẽ sơ đồ và tích hợp dữ liệu |
Khi nào nên sử dụng PRD so với FRD
Việc biết khi nào nên sử dụng PRD so với FRD phụ thuộc vào giai đoạn của dự án và mức độ chi tiết mà nhóm của bạn cần.
Bắt đầu với PRD ngay từ giai đoạn đầu của chu kỳ đời sản phẩm. Sử dụng nó để xác định mục tiêu mà sản phẩm cần đạt được và lý do tại sao, tập trung vào mục tiêu kinh doanh, nhu cầu của người dùng và các tính năng cấp cao.
Điều này rất phù hợp để thống nhất các bên liên quan, cài đặt ưu tiên và đảm bảo mọi người hiểu rõ mục đích và kết quả mong đợi của sản phẩm hoặc tính năng.
Chuyển sang FRD sau khi PRD đã được thiết lập và nhóm sẵn sàng chuyển đổi mục tiêu thành các thông số kỹ thuật.
Bản mô tả yêu cầu phần mềm này cần mô tả chi tiết cách hệ thống nên hàm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án kỹ thuật phức tạp, môi trường được quy định chặt chẽ hoặc khi nhiều nhóm phát triển cần một bản thiết kế rõ ràng để tuân theo.
Dưới đây là một số câu hỏi cần trả lời để xác định xem bạn có nên kết hợp cả hai tài liệu hay không:
- Dự án có đủ nhỏ hoặc linh hoạt để hợp nhất các mục tiêu cấp cao với chi tiết kỹ thuật không?
- Việc kiểm soát phiên bản và hợp tác sẽ được xử lý như thế nào nếu một tài liệu phục vụ cả hai mục đích?
- Liệu một tài liệu duy nhất có thể giữ cho cả mục tiêu kinh doanh và chi tiết chức năng rõ ràng cho tất cả các bên liên quan?
🔍 Bạn có biết? Khái niệm về FRD trở nên phổ biến trong các dự án quân sự, đặc biệt là vào thập niên 1980. Tiêu chuẩn MIL-STD-2167A của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, được giới thiệu vào năm 1985, nhấn mạnh sự cần thiết của các tài liệu yêu cầu phần mềm chi tiết, đánh dấu một bước chuyển đổi quan trọng hướng tới việc sử dụng tài liệu có cấu trúc trong các dự án phần mềm quốc phòng.
📖 Xem thêm: Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm: Hướng dẫn chuyên sâu
Cách ClickUp hỗ trợ tạo và quản lý PRD và FRD
Phần mềm Quản lý Sản phẩm ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Phần mềm quản lý tài liệu cung cấp cho các nhóm mọi công cụ cần thiết để ghi chép, hợp tác và thực thi một cách hiệu quả.
Tạo tài liệu sống
Với ClickUp Docs, việc tạo ra các tài liệu PRD và FRD có cấu trúc trở nên dễ dàng.
Giả sử một quản lý sản phẩm đang triển khai một ứng dụng di động mới. Họ có thể lập kế hoạch tổng quan về sản phẩm, đối tượng mục tiêu và các câu chuyện người dùng trong một tài liệu chia sẻ.
Muốn giữ nhóm đang theo dõi hiệu quả? Sử dụng danh sách kiểm tra tương tác cho yêu cầu tính năng, sử dụng bảng để ưu tiên các công việc và thêm chế độ xem Bảng hoặc Bảng điều khiển để trực quan hóa dòng thời gian và phụ thuộc.
Ở phía FRD, cùng một nhóm có thể đi sâu vào các quy trình làm việc chi tiết, thông số kỹ thuật hàm và luồng dữ liệu thông qua các tài liệu lồng nhau.
Sử dụng tài liệu với các tính năng định dạng văn bản phong phú, khối mã, nhúng đa phương tiện, mẫu kỹ thuật và bình luận thời gian thực.
Viết các tài liệu PRD xuất sắc với ClickUp:
Kết nối các công việc với quy trình làm việc
ClickUp Docs cho phép bạn liên kết các phần của PRD trực tiếp với các nhiệm vụ ClickUp trong FRD trong không gian làm việc của bạn, tạo ra một kết nối rõ ràng giữa các mục tiêu cấp cao và chi tiết triển khai kỹ thuật.
Đối tượng, nếu PRD quy định một luồng thanh toán nhiều bước, mỗi bước có thể được liên kết với các công việc tương ứng trong FRD, bao gồm đầu vào/đầu ra hệ thống và hành vi giao diện người dùng.
Bất kỳ cập nhật nào trong PRD sẽ tự động được đồng bộ hóa với các công việc liên quan, đảm bảo tài liệu và quá trình thực thi luôn đồng bộ trên toàn nhóm.
📮 ClickUp Insight: 40% các nhà quản lý định nghĩa thành công thông qua việc hoàn thành hoặc vượt qua các mục tiêu, trong khi những người khác đề cập đến dòng thời gian (23%), sự phát triển của nhóm (11%) hoặc phản hồi từ các bên liên quan (13%).
Nhưng kết quả dự án thành công không tự nhiên mà có. Chúng được tạo ra nhờ các quy trình xuất sắc.
Với ClickUp, bạn có thể xây dựng một dự án đáp ứng cả hai yêu cầu. Sử dụng Bảng điều khiển để theo dõi tiến độ theo thời gian thực, và ClickUp Tài liệu + Nhiệm vụ ClickUp để duy trì sự rõ ràng và kết nối trong mọi bước của quá trình.
💫 Kết quả thực tế: Boardriders đã hoàn thành các tài sản nhanh hơn 4 tuần, nhờ vào các công cụ quản lý dòng thời gian và hợp tác của ClickUp.
🌟 Bonus: Các trợ lý AI của ClickUp có thể tự động hóa, tối ưu hóa và nâng cao quy trình lập kế hoạch và phát triển sản phẩm. Tùy chỉnh các trợ lý để:
- Tạo hoặc chỉnh sửa các phần của PRD, tóm tắt yêu cầu hoặc chuyển đổi phản hồi của các bên liên quan thành các mục có thể thực hiện được
- Xây dựng lộ trình sản phẩm, phân chia công việc, phân bổ tài nguyên và đang theo dõi tiến độ
- Trích xuất thông tin liên quan từ tài liệu, tác vụ và cuộc trò chuyện để hỗ trợ quyết định lập kế hoạch
- Kết nối với các công cụ bên ngoài (như GitHub, GitLab, Bitbucket và Figma) để tối ưu hóa luồng thông tin và tự động hóa các công việc phát triển thường xuyên
- Trả lời các câu hỏi về mã nguồn và thậm chí tạo các yêu cầu hợp nhất (pull requests) sẵn sàng cho sản xuất (với các tích hợp như Codegen)
Nhận sự hỗ trợ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp Brain hoạt động như một trợ lý AI, hỗ trợ các nhóm soạn thảo, tóm tắt và hoàn thiện nội dung trên các tài liệu PRD và FRD.
AI Writer for Work tận dụng ngữ cảnh từ tất cả tài liệu, công việc và cuộc hội thoại, đảm bảo tài liệu của bạn chính xác, súc tích và có thể thực hiện được. Nó thậm chí có thể đề xuất chỉnh sửa, tạo nội dung hoặc chỉ ra những thiếu sót trong yêu cầu.
Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể sử dụng:
- Tóm tắt tài liệu PRD này thành một bản tóm tắt một trang dành cho các nhà lãnh đạo cấp cao
- Trích xuất tất cả các yêu cầu hàm liên quan đến quy trình thanh toán từ FRD này
- Soạn thảo tiêu chí chấp nhận cho hàm tìm kiếm dựa trên các câu chuyện người dùng này
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp Brain MAX, trợ lý AI trên desktop, là một công cụ tăng cường năng suất toàn diện giúp kết nối mọi khía cạnh công việc của bạn. Bạn không cần phải quản lý nhiều ứng dụng AI như ChatGPT, Claude hay Gemini; nó tập trung mọi thứ vào một gói đăng ký, một giao diện và một nguồn thông tin duy nhất cho nhóm của bạn.
Dưới đây là những gì nó mang lại:
- Tự động hóa đa ứng dụng: Kích hoạt quy trình làm việc và tìm kiếm thông tin trên ClickUp, Google Drive, Notion, GitHub, OneDrive, SharePoint và nhiều nền tảng khác
- Giao diện ưu tiên giọng nói: Tương tác qua văn bản hoặc giọng nói để chỉ định công việc, tóm tắt và quy trình làm việc
- Trí tuệ nhân tạo đa mô hình: Lựa chọn giữa ChatGPT, Claude và Gemini, đảm bảo mô hình phù hợp nhất cho mọi tình huống
Đảm bảo tính hiển thị cho các bên liên quan
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tập trung về tất cả công việc PRD và FRD của bạn, biến dữ liệu dự án phức tạp thành các biểu đồ đơn giản, dễ hành động. Với các thẻ tùy chỉnh, các nhóm có thể theo dõi công việc, dòng thời gian và tiến độ trong thời gian thực.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng các loại thẻ khác nhau trong thực tế:
- Danh sách công việc: Đang theo dõi tất cả các tính năng sản phẩm được nêu trong tài liệu yêu cầu phần mềm và giám sát các tác vụ cho từng thành phần chức năng
- biểu đồ thanh/đường:* Phân tích tiến độ hoàn thành tính năng theo thời gian cho PRD hoặc so sánh thời gian phát triển dự kiến với thời gian thực tế cho các công việc FRD để làm nổi bật các khoảng cách về hiệu quả
- Thẻ văn bản: Thêm tóm tắt mục tiêu của PRD hoặc ghi chú làm rõ các yêu cầu kỹ thuật cụ thể của FRD cho nhóm
Dưới đây là chia sẻ của Raúl Becerra, Quản lý Sản phẩm tại Atrato, về việc sử dụng công cụ quản lý danh sách công việc sản phẩm:
Chúng tôi nhận ra rằng mình thiếu một cách hiệu quả để đang theo dõi các công việc và không có chế độ xem rõ ràng về những gì đội ngũ sản phẩm đang làm, vì vậy chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một nền tảng mới. Sau đó, chúng tôi tìm thấy ClickUp. Nền tảng này là sự kết hợp hoàn hảo – không quá phức tạp và khó hiểu, cũng không quá đơn giản. Nó mang lại cho chúng tôi sự linh hoạt để tạo, di chuyển và tổ chức các nhóm và dự án theo cách riêng của họ.
Chúng tôi nhận ra rằng mình thiếu một cách hiệu quả để theo dõi các công việc và không có chế độ xem rõ ràng về những gì đội ngũ sản phẩm đang làm, vì vậy chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một nền tảng mới. Sau đó, chúng tôi tìm thấy ClickUp. Nền tảng này là sự kết hợp hoàn hảo – không quá phức tạp và khó hiểu, cũng không quá đơn giản. Nó mang lại cho chúng tôi sự linh hoạt để tạo, di chuyển và tổ chức các nhóm và dự án theo cách riêng của họ.
Bạn đang tìm kiếm các mẹo sử dụng AI cho tài liệu kỹ thuật? Hãy xem video này:
Thêm ClickUp vào quy trình làm việc sản phẩm của bạn với tư cách là 'Yêu cầu'!
PRD và FRD có mục đích khác nhau, nhưng chúng là hai mặt của cùng một vấn đề. PRD mô tả "cái gì" và "tại sao", trong khi FRD xác định "cách thức"
ClickUp tối ưu hóa cả hai tài liệu trong một không gian làm việc AI tích hợp, một môi trường kỹ thuật số thống nhất tích hợp nhiều công cụ và quy trình làm việc vào một nền tảng duy nhất.
Lập kế hoạch PRD, chuyển đổi chúng thành FRD chi tiết, phân công công việc, đang theo dõi các phụ thuộc và hợp tác với nhóm mà không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Ngoài ra, với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo từ ClickUp Brain, quá trình lập tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Không phải lúc nào cũng vậy. Đối với các dự án nhỏ hoặc các nhóm sử dụng phương pháp Agile, bạn có thể chỉ cần một tài liệu PRD, hoặc thậm chí một tài liệu kết hợp. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn phức tạp, chịu sự quản lý chặt chẽ hoặc có nhiều nhóm làm việc song song, việc có cả hai tài liệu có thể giúp tránh nhầm lẫn.
PRD thường được lập bởi quản lý sản phẩm, với sự đóng góp từ các nhà thiết kế, nhà phát triển và các bên liên quan. Các nhà phân tích kinh doanh hoặc nhà phân tích hệ thống thường chịu trách nhiệm về FRD, chuyển đổi PRD thành các yêu cầu kỹ thuật chi tiết, quy trình làm việc và hành vi của hệ thống.
Đúng vậy, đặc biệt là đối với các dự án nhỏ hoặc các sprint Agile. Bạn có thể tạo một tài liệu duy nhất, toàn diện bao gồm cả nội dung mà sản phẩm thực hiện (PRD) và cách thức hoạt động của nó (FRD). Tuy nhiên, trong các dự án lớn hoặc phức tạp hơn, thường tốt hơn là giữ chúng tách biệt.
Mặc dù bạn có thể bắt đầu với Microsoft Word hoặc Tài liệu Google, việc hợp tác và quản lý phiên bản có thể trở nên phức tạp khi làm việc với nhóm lớn. ClickUp nổi bật là một trong những lựa chọn tốt nhất để tạo cả PRD và FRD. ClickUp Docs cho phép bạn tạo các tài liệu có cấu trúc, dễ dàng điều hướng với bảng, danh sách kiểm tra và hình ảnh nhúng. Ngoài ra, ClickUp Brain giúp bạn viết nhanh hơn, tóm tắt các ghi chú dài và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.