Bạn đang tập trung vào việc lập kế hoạch cho các sprint của tuần tới thì ding!, một email khác lại làm bạn mất tập trung. 📧
Nhưng không chỉ có một. Hộp thư đến của bạn chứa đầy email: liên kết tài liệu, cập nhật công việc và bản tin mà bạn không nhớ mình đã đăng ký.
Notion Mail hứa hẹn sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách kết hợp email với không gian làm việc của bạn. Tuy nhiên, Gmail không hoàn toàn lỗi thời; nó nhanh, đáng tin cậy và vẫn là lựa chọn của hàng triệu người.
Vậy, ai sẽ chiến thắng trong cuộc đối đầu giữa Notion Mail và Gmail? Hãy cùng tìm hiểu. 🎯
Notion Mail là gì?
Notion Mail là một công cụ email tích hợp giúp hợp lý hóa việc quản lý email trực tiếp trong không gian làm việc Notion của bạn. Nó cho phép bạn xem, gửi và sắp xếp email trực tiếp mà không cần rời khỏi nền tảng.
Công cụ này kết nối tài khoản Gmail của bạn để đồng bộ hóa giao tiếp với các công việc. Bạn có thể nhúng email vào trang, liên kết chúng với các công việc hoặc biến các chủ đề thành các mục có thể thực hiện được.
🔍 Bạn có biết? 77% nhà tiếp thị email cho biết việc cá nhân hóa dòng tiêu đề giúp cải thiện hiệu suất email một cách trực tiếp.
Tính năng của Notion Mail
Dưới đây là một số tính năng của phần mềm quản lý email này có thể giúp tăng năng suất. 💁
Tính năng #1: Tự động gắn nhãn bằng AI
Bạn có thể thiết lập Notion AI để tự động gắn nhãn cho các email đến bằng các hướng dẫn đơn giản, giống như con người. Chỉ cần yêu cầu, "Gắn nhãn cho các email gửi trực tiếp cho tôi, không phải bản tin", và nó sẽ bắt đầu công việc.
Sau khi gắn nhãn, bạn có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh trong thanh bên, sắp xếp email theo bất kỳ tiêu chí nào, từ người gửi đến mức độ khẩn cấp. Đây là cách thông minh để kiểm soát hộp thư đến của bạn, vượt xa các thư mục và bộ lọc thông thường.
🔍 Bạn có biết? Vào tháng 8 năm 1991, phi hành gia Shannon Lucid đã gửi email đầu tiên từ không gian trên tàu con thoi Atlantis, sử dụng phần mềm AppleLink.
Tính năng #2: Thuộc tính và bộ lọc kiểu cơ sở dữ liệu
Giống như các tính năng khác của Notion, Notion Mail cũng xử lý email như dữ liệu. Bạn có thể thêm các thuộc tính vào mỗi email (như trạng thái, ưu tiên hoặc thậm chí là thẻ), sau đó sắp xếp, nhóm hoặc lọc dựa trên các thuộc tính đó.
Cần theo dõi các thư tiếp theo hoặc giữ các thư ưu tiên cao trong chế độ xem? Không có vấn đề gì. Bạn có thể lọc theo bất kỳ tiêu chí nào: người gửi, từ khóa, tệp đính kèm hoặc thuộc tính tùy chỉnh của bạn.
Tính năng #3: Định dạng phong phú và viết bằng AI
Viết email trong Notion Mail giống như tạo một tài liệu Notion. Bạn có thể sử dụng tiêu đề lớn, hộp kiểm, chú thích và thậm chí cả màu sắc.
Điều này giúp bạn dễ dàng sắp xếp ý tưởng, chia sẻ các mục hành động hoặc chỉ đơn giản là làm cho tin nhắn của bạn trở nên hấp dẫn hơn, đặc biệt là trong giao tiếp nhóm.
Ngoài ra, Notion AI lấy dữ liệu từ không gian làm việc của bạn để giúp viết các email trả lời bằng AI nghe giống như bạn hoặc thương hiệu của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập để tự động đề xuất các câu trả lời khi có email đến và cải thiện kỹ năng viết của mình.
Giá cả của Notion Mail
- Kế hoạch miễn phí
- Thêm: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 24 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
(Notion Mail có sẵn trong gói Notion của bạn, không phải là gói đăng ký riêng)*
🧠 Thông tin thú vị: Kiểm tra email có thể khiến bạn thực sự mất hơi thở. Hụt hơi khi nhìn màn hình là khi bạn vô thức nín thở trong khi đọc tin nhắn, đặc biệt là những tin nhắn căng thẳng. Đây là hiện tượng có thật và nó ảnh hưởng đến sự tập trung và năng lượng của bạn.
Gmail là gì?
Gmail là nền tảng email được sử dụng rộng rãi của Google, được xây dựng để liên lạc nhanh chóng, đáng tin cậy với tính năng tìm kiếm mạnh mẽ và tổ chức thông minh. Nó tạo điều kiện cho việc liên lạc liền mạch với các tính năng như tìm kiếm email và lọc spam.
Công cụ này kết nối với các dịch vụ khác của Google như Google Drive, Lịch và Meet, và có thể truy cập qua trình duyệt web, ứng dụng di động và ứng dụng email của bên thứ ba.
Gmail cũng hỗ trợ nhiều tài khoản và cung cấp trải nghiệm hộp thư đến được tối ưu hóa.
🧠 Thông tin thú vị: Thuật ngữ "email" được sử dụng lần đầu tiên vào năm 1979 bởi một lập trình viên người Mỹ tên là Shiva Ayyadurai, người cũng tuyên bố đã phát minh ra phiên bản đầu tiên của hệ thống mà chúng ta sử dụng ngày nay. Tuyên bố của ông vẫn còn gây tranh cãi, nhưng thuật ngữ này đã được sử dụng rộng rãi.
Tính năng của Gmail
Dưới đây là một số tính năng của Gmail mà bạn có thể khám phá. 👇
Tính năng #1: Trả lời bằng AI và dọn dẹp hộp thư đến
Tính năng mới nhất của Gmail là trợ lý viết văn bản nhận biết ngữ cảnh từ Gemini, trợ lý AI của Gmail. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi hộp thư đến của bạn đầy ắp và bạn phải tiếp tục các cuộc hội thoại.
Bạn cũng có thể thiết lập chuyển tiếp tự động trên nền tảng này.
Cần dọn dẹp mùa xuân? Yêu cầu Gemini xóa "tất cả các quảng cáo chưa đọc từ năm ngoái" hoặc lưu trữ các bản tin bạn đã đọc qua. Trợ lý sẽ thực hiện những công việc nhàm chán đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhấp vào "xóa".
Tính năng #2: Lập lịch liền mạch và hiển thị linh hoạt
Khi một email bắt đầu chuyển sang lịch, Gmail sẽ thông báo. Một bảng nhỏ sẽ xuất hiện với các khoảng trống miễn phí, sẵn sàng để dán vào chủ đề. Khách hàng chọn thời gian, bạn nhấp vào xác nhận và lịch của mọi người sẽ được cập nhật.
Ngoài ra, bạn còn có tùy chọn chế độ xem linh hoạt.
Chọn chế độ xem Mặc định, Thoải mái hoặc Nhỏ gọn để hiển thị bao nhiêu tin nhắn tùy thích trên màn hình. Bật Tấm xem trước để đọc tin nhắn trong khi vẫn quét danh sách. Ít nhấp chuột hơn, phân loại nhanh hơn.
Tính năng #3: Tổ chức email và quản lý công việc mạnh mẽ
Nhãn hoạt động giống như thư mục, nhưng tốt hơn. Bạn có thể gắn thẻ một email với nhiều nhãn, mã màu và ẩn những email bạn không cần hôm nay. Dấu sao đánh dấu bất kỳ thứ gì quan trọng và bộ lọc tự động ẩn spam và những thứ không ưu tiên.
Và chỉ với một lần nhấn, bạn có thể chuyển email thành công việc, công việc này sẽ được chuyển đến Google Tasks và Lịch của bạn. Hạn chót, nhắc nhở và theo dõi sẽ luôn theo bạn; không có thông tin nào bị mất giữa các ứng dụng.
Giá cả của Gmail
- Kế hoạch miễn phí
- Business Starter: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Gói Business Standard: 14 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 20 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
(Giá Gmail đã bao gồm trong các gói giá Google Workspace)*
🔍 Bạn có biết? Năm 2012, nhóm vận động tranh cử của Barack Obama đã sử dụng hơn 50 thử nghiệm dòng tiêu đề cho mỗi email để tối ưu hóa tỷ lệ đóng góp. Dòng tiêu đề thành công nhất? Chỉ một từ: ‘Hey. ’
So sánh tính năng của Notion Mail và Gmail
Nếu bạn đang so sánh Notion Mail và Gmail để đơn giản hóa giao tiếp, rõ ràng là hai ứng dụng này hoạt động theo cách khác nhau. Một ứng dụng tập trung vào tích hợp và tùy chỉnh không gian làm việc, trong khi ứng dụng kia nổi trội hơn nhờ AI và độ tin cậy.
Hãy cùng phân tích những điểm khác biệt giữa hai công cụ năng suất email này. ⚒️
| Tiêu chí | Notion Mail | Gmail |
| Hỗ trợ nền tảng | Web, ứng dụng Mac | Web, Android, iOS, khách hàng máy tính để bàn như Outlook, Apple Mail và Thunderbird |
| Hỗ trợ tài khoản | Chỉ hoạt động với tài khoản Gmail hoặc Google | Hỗ trợ Gmail và tài khoản bên ngoài qua IMAP/POP |
| Giao diện và thiết kế | Giao diện người dùng gọn gàng theo phong cách Notion, trình chỉnh sửa khối, chế độ xem kiểu cơ sở dữ liệu có thể tùy chỉnh | Giao diện Gmail cổ điển, chủ đề tùy chỉnh và chủ đề cuộc hội thoại |
| Tổ chức hộp thư đến | Chế độ xem có thể tùy chỉnh với bộ lọc và nhóm, nhãn tự động AI và không có hộp thư đến chung | Nhãn, danh mục như Chính, Mạng xã hội và Khuyến mãi, bộ lọc tùy chỉnh, tab và hộp thư đến thống nhất |
| Tính năng AI | AI để sắp xếp, gắn nhãn, soạn thảo trả lời, tham chiếu các trang Notion | Gemini AI để soạn thảo, tóm tắt, tìm kiếm và đề xuất cuộc họp |
| Tích hợp | Tích hợp sâu với Lịch Notion và không gian làm việc Notion, @đề cập cho các trang Notion | Tích hợp với Google Workspace, bao gồm Lịch, Drive, Meet, Trò chuyện, Tài liệu, Trang tính và hơn thế nữa |
| Phím tắt | Thanh lệnh (CMD/CTRL+K); hỗ trợ hầu hết các phím tắt của Gmail; không hoàn toàn ưu tiên bàn phím | Phím tắt phong phú; được tối ưu hóa cho người dùng cao cấp |
| Tự động lưu trữ và hoãn | Không tự động lưu trữ sau khi gửi và không có tính năng "gửi và tạm hoãn" | Gửi và lưu trữ, hoãn gửi, gửi và hoãn gửi, và nhắc nhở đều có sẵn |
| Các tính năng độc đáo | Trình chỉnh sửa khối Notion trong email, @đề cập đến các trang Notion, chế độ xem hộp thư đến tùy chỉnh | Chế độ bảo mật, soạn thảo thông minh, phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc (di động), hỗ trợ tài khoản bên ngoài, tìm kiếm tốt nhất trong cùng loại |
| Giá cả | Có kế hoạch miễn phí; kế hoạch trả phí bắt đầu từ 12 USD/tháng cho mỗi người dùng (Mail được gói cùng với các ứng dụng Notion khác) | Có kế hoạch miễn phí; kế hoạch trả phí bắt đầu từ 7 USD/tháng cho mỗi người dùng (Gmail được gói cùng với các kế hoạch Google Workspace trả phí) |
Tính năng #1: Tổ chức email
Giữ hộp thư đến gọn gàng bắt đầu từ cách sắp xếp email. Hãy xem mỗi công cụ xử lý việc này như thế nào.
Notion Mail
Notion Mail tập trung vào tùy chỉnh. Bạn có thể tạo nhãn riêng như 'Khách hàng', 'Bản tin' hoặc 'Khẩn cấp' và để AI tự động sắp xếp chúng. Nó rất linh hoạt và có thể thích ứng với các quy trình làm việc chuyên biệt, cho phép bạn tạo 'hộp thư đến nhỏ' trong hộp thư đến chính của mình.
Gmail
Gmail cũng cung cấp các công cụ tổ chức hiệu quả, chẳng hạn như nhãn, bộ lọc và danh mục, nhưng hầu hết đều phải thực hiện thủ công. Gmail rất đáng tin cậy nhưng kém linh hoạt hơn nếu bạn muốn một giải pháp thích ứng hơn hoặc dựa trên AI.
🏆 Người chiến thắng: Notion Mail nhờ các tùy chọn tùy chỉnh và tổ chức nâng cao.
🧠 Thông tin thú vị: Khi Gmail ra mắt, nó cung cấp 1 GB dung lượng lưu trữ miễn phí, gấp khoảng 500 lần so với các đối thủ cạnh tranh tại thời điểm đó. Mọi người nghĩ rằng đó là một trò đùa ngày Cá tháng Tư vì nó ra mắt vào ngày 1 tháng 4.
Tính năng #2: AI và tự động hóa
Hãy cùng khám phá cách cả hai công cụ này sử dụng AI và tự động hóa để làm cho email thông minh và nhanh hơn.
Notion Mail
Notion Mail rất coi trọng AI trong email.
Nó có thể soạn thảo email, tạo phản hồi thông minh, tóm tắt các chủ đề và thậm chí sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các email đến hộp thư đến của bạn.
Công cụ này cũng hỗ trợ các đoạn mã có thể tái sử dụng và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, khiến nó trở thành một trợ lý công việc hơn là chỉ một ứng dụng email.
Gmail
Gmail có các tính năng thông minh tích hợp sẵn như lọc spam, trả lời thông minh và nhắc nhở theo dõi. Chúng đáng tin cậy nhưng ít tùy chỉnh, phù hợp hơn cho sử dụng chung thay vì các quy trình làm việc phức tạp.
Với Gemini, Gmail cung cấp trợ giúp dựa trên AI để viết, tóm tắt và hiểu ngữ cảnh, mặc dù nó vẫn giống như một tiện ích bổ sung hơn là một công cụ quy trình làm việc gốc.
🏆 Người chiến thắng: Notion Mail cho tự động hóa quy trình làm việc và tùy chỉnh nâng cao.
Tính năng #3: Tích hợp và hệ sinh thái
Hãy xem từng công cụ phù hợp với không gian làm việc và hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn hơn như thế nào.
Notion Mail
Notion Mail tích hợp chặt chẽ với bộ ứng dụng Notion, bao gồm lịch, tài liệu và dự án. Bạn có thể tham chiếu các trang Notion trong email và lên lịch cuộc họp từ hộp thư đến. Tuy nhiên, tính năng liên kết email trực tiếp với cơ sở dữ liệu Notion chưa khả dụng, điều này giới hạn khả năng tích hợp sâu hơn.
Gmail
Tích hợp Gmail phát triển mạnh mẽ trong hệ sinh thái Google.
Tất cả mọi thứ, từ Lịch Google đến Drive đến Meet, chỉ cách bạn một cú nhấp chuột. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các nhóm đã sử dụng Google Workspace.
🏆 Người chiến thắng: Gmail nhờ tích hợp rộng rãi và hoàn thiện hơn với Google Workspace và các công cụ khác.
🔍 Bạn có biết? Cụm từ " mệt mỏi vì email " đã trở thành một chủ đề nghiên cứu chính thức trong thời kỳ đại dịch, khi công việc từ xa khiến hộp thư đến trở nên bận rộn và mệt mỏi hơn bao giờ hết.
Tính năng #4: Bảo mật và quyền riêng tư
Bảo mật rất quan trọng, đặc biệt là trong hộp thư đến của bạn. Dưới đây là cách mỗi công cụ bảo vệ dữ liệu của bạn.
Notion Mail
Notion Mail an toàn, tuân thủ SOC 2 Loại 1 và HIPAA. Tuy nhiên, gần đây, Notion Mail đã loại bỏ mã hóa đầu cuối sau khi mua lại Skiff, khiến một số người dùng quan tâm đến bảo mật cảm thấy thất vọng.
Gmail
Gmail dẫn đầu về bảo mật cấp doanh nghiệp hoàn thiện. Bạn được hưởng xác thực hai yếu tố (2FA), bảo vệ chống lừa đảo nâng cao và các bản vá bảo mật thường xuyên.
Tuy nhiên, là một sản phẩm của Google, những người chỉ trích về bảo mật thường chỉ ra mô hình kinh doanh dựa trên quảng cáo của nó.
🏆 Người chiến thắng: Gmail nhờ tính bảo mật và độ tin cậy cao.
So sánh Notion Mail và Gmail trên Reddit
Vẫn chưa quyết định? Có thể những đánh giá thực tế từ Reddit sẽ giúp bạn!
Mặc dù không có chủ đề cụ thể nào so sánh hai ứng dụng này, nhưng đây là ý kiến của một người dùng về Notion Mail:
Ấn tượng đầu tiên của tôi là nó giống Notion và có nhiều chức năng hơn so với các trình bao bọc Gmail khác mà tôi đã thử trước đây. Tôi nghĩ rằng điều này phần lớn liên quan đến các tính năng tùy chỉnh chế độ xem (bộ lọc, nhóm, thuộc tính)… Hiện tại, điều duy nhất khiến tôi bối rối là các thuộc tính này là chung hay chỉ gắn với một chế độ xem? Tôi liên tục thấy thuộc tính “Ưu tiên” và “Trạng thái”, mà theo tôi thì chúng nên giống nhau. Tôi chỉ không chắc chúng là mặc định của ứng dụng/hệ thống hay không.
Ấn tượng đầu tiên của tôi là nó giống Notion và có nhiều chức năng hơn so với các trình bao bọc Gmail khác mà tôi đã thử trước đây. Tôi nghĩ phần lớn điều này có liên quan đến khả năng tùy chỉnh chế độ xem (bộ lọc, nhóm, thuộc tính)… Hiện tại, điều duy nhất khiến tôi bối rối là các thuộc tính này là chung hay chỉ gắn với một chế độ xem? Tôi liên tục thấy thuộc tính “Ưu tiên” và “Trạng thái”, mà theo tôi thì chúng nên giống nhau. Tôi chỉ không chắc chúng là mặc định trong ứng dụng/hệ thống hay không.
Mặc dù một số người dùng đề cập rằng đây là một giải pháp thay thế cho giao diện người dùng của Gmail:
Sau khi thử nghiệm Notion Mail mới, tôi nghĩ rằng chúng ta đã hiểu sai về nó. Đây không phải là một ứng dụng email mới thay đổi cuộc sống – nó chỉ là một giao diện thay thế cho Gmail… Trông đẹp hơn nhiều. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan đơn giản về thư của bạn. Nó giúp bạn sắp xếp email bằng các nhãn tự động (chế độ xem). Nhưng đó là tất cả… Tôi sẽ tiếp tục sử dụng nó vì không có nhược điểm đáng kể – nhưng cho đến khi có tích hợp giữa Notion Mail và cơ sở dữ liệu Notion, không có lý do chính đáng để sử dụng nó.
Sau khi thử nghiệm Notion Mail mới, tôi nghĩ rằng chúng ta đã hiểu sai về nó. Đây không phải là một ứng dụng email mới thay đổi cuộc sống – nó chỉ là một giao diện Gmail thay thế… Trông đẹp hơn nhiều. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan đơn giản về thư của bạn. Nó giúp bạn sắp xếp email bằng nhãn tự động (chế độ xem). Nhưng đó là tất cả… Tôi sẽ tiếp tục sử dụng nó vì không có nhược điểm đáng kể – nhưng cho đến khi có tích hợp giữa Notion Mail và cơ sở dữ liệu Notion, không có lý do chính đáng để sử dụng nó.
Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion Mail và Gmail
Bạn đang phân vân giữa tính tùy chỉnh của Notion Mail và độ tin cậy của Gmail? Có lẽ đã đến lúc bạn không cần phải lựa chọn giữa các hộp thư đến nữa.
ClickUp là ứng dụng làm việc toàn diện kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm, tất cả trong một nền tảng — được tăng tốc bằng tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
Hãy xem công cụ quản lý công việc email này so sánh như thế nào với hai công cụ trên. ⚖️
ClickUp vượt trội hơn #1: Quản lý dự án qua email
Email và quản lý dự án không phải lúc nào cũng đi cùng nhau. Bạn có thể nhận được yêu cầu của khách hàng qua email, chuyển sang trình quản lý công việc để ghi lại, gắn thẻ đồng nghiệp trên kênh liên lạc để theo dõi, và sau đó quên mất tab nào có tệp đính kèm.
Quản lý dự án qua email của ClickUp giúp loại bỏ vấn đề này.
Công cụ quản lý dự án email đưa hộp thư đến của bạn vào quy trình làm việc của bạn, theo nghĩa đen.
- Loại bỏ chi phí chuyển đổi bằng cách gửi và nhận email trực tiếp từ không gian làm việc của bạn
- Hành động ngay lập tức bằng cách chuyển tin nhắn thành Nhiệm vụ ClickUp
- Thu hút sự chú ý của các thành viên nhóm có liên quan bằng cách gắn thẻ họ
- Giảm nỗ lực thủ công bằng cách cài đặt trả lời tự động cho các kích hoạt khác nhau
Giả sử bạn là thành viên của một nhóm khởi nghiệp từ xa phụ trách việc tiếp nhận khách hàng. Một khách hàng gửi email cho bạn một số câu hỏi và yêu cầu. Chỉ cần liên kết email với một nhiệm vụ trong ClickUp, giao nhiệm vụ đó cho đồng nghiệp của bạn và đính kèm tất cả các tệp liên quan.
Bạn đã có một bộ công cụ email cố định? Bạn không cần phải từ bỏ chúng.
Tích hợp Gmail của ClickUp cho phép bạn biến hộp thư đến thành một công cụ năng suất. Bạn có thể tạo nhiệm vụ trực tiếp từ Gmail, đính kèm email vào nhiệm vụ hiện có và thậm chí bình luận về nhiệm vụ bằng nội dung email.
Điều này giúp bạn dễ dàng nắm bắt các yêu cầu quan trọng, phân công công việc và cài đặt thời hạn trong thời gian thực.
Bạn cũng có thể thiết lập Tự động hóa ClickUp để kích hoạt tạo/lập nhiệm vụ hoặc trả lời email dựa trên hoạt động Gmail.
Tích hợp ClickUp và Outlook cung cấp cho người dùng Microsoft cùng một quy trình làm việc được tối ưu hóa. Bạn cũng có thể trả lời hoặc gửi email từ trong ClickUp bằng địa chỉ Outlook của mình.
Hãy xem Samantha Dengate, Giám đốc dự án cấp cao, nói gì về Diggs khi sử dụng ClickUp:
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
ClickUp vượt trội hơn #2: Trợ lý AI theo ngữ cảnh
Trong khi Gmail và Notion có trợ lý hỗ trợ AI, ClickUp tái định nghĩa cách hoàn thành công việc thông qua AI được thiết kế chuyên dụng, vượt xa hộp thư đến của bạn.
ClickUp Brain là công cụ AI thần kinh của nền tảng này để quản lý công việc.
Không giống như các trợ lý AI thông thường, ClickUp Brain được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, cung cấp hỗ trợ thông minh, phù hợp với ngữ cảnh cho các dự án, tài liệu và nhóm.
Giả sử bạn đang dẫn đầu một dự án ra mắt sản phẩm và xử lý hàng tá công việc: nghiên cứu thị trường, soạn thảo bản nháp, phê duyệt thiết kế và phản hồi của các bên liên quan. ClickUp Brain sẽ đóng vai trò là Trình quản lý kiến thức AI của bạn để tìm kiếm ngay các tài liệu hoặc cập nhật có liên quan.
Chỉ cần hỏi, "Phiên bản mới nhất của dòng thời gian ra mắt là gì?" và nó sẽ tìm chính xác những gì bạn cần.
Sau đó, nó sẽ hoạt động như Quản lý dự án AI của bạn, tóm tắt tiến độ dự án, tạo bản cập nhật cho nhóm và tạo bản nháp nội dung cho chiến dịch tiếp thị. Với hơn 100 công cụ AI dành riêng cho từng vai trò được tích hợp sẵn, ClickUp Brain giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn.
Trên cùng là ClickUp AI Notetaker, một trợ lý cuộc họp giúp mọi cuộc hội thoại trở nên ý nghĩa, ngay cả khi bạn không có mặt trong phòng.
Giả sử nhóm UX của bạn có một phiên họp phản hồi với các bên liên quan. Trong khi cuộc họp diễn ra, AI Notetaker ghi chép toàn bộ cuộc hội thoại theo thời gian thực, ghi lại mọi ý kiến phản hồi.
Khi cuộc gọi kết thúc, người ghi chép đã tạo bản tóm tắt, xác định các mục hành động chính và phân công các công việc như 'sửa đổi khung dây' hoặc 'cập nhật luồng người dùng' cho các thành viên nhóm phù hợp trong ClickUp.
ClickUp vượt trội hơn #3: Công cụ cộng tác
Trong khi ClickUp Brain xử lý tự động hóa, các công cụ cộng tác của ClickUp giúp mọi người luôn đồng bộ trên cùng một trang.
Hãy bắt đầu với ClickUp Chat, một trung tâm nhắn tin tích hợp giúp giữ các cuộc hội thoại của nhóm bạn ngay tại nơi công việc diễn ra.
Ví dụ: giả sử nhóm tiếp thị của bạn đang brainstorming ý tưởng chiến dịch trong kênh trò chuyện và ai đó đề xuất: "Hãy thực hiện khảo sát phản hồi khách hàng". Bạn có thể biến tin nhắn này thành công việc, phân công, đặt ngày đáo hạn và liên kết đến Danh sách chiến dịch quý 2 mà không cần rời khỏi Trò chuyện!
Hơn nữa, ClickUp Brain tóm tắt toàn bộ chủ đề trò chuyện, đề xuất các bước tiếp theo và thậm chí cung cấp bản tóm tắt nhanh nếu bạn tham gia trò chuyện muộn. Trưởng nhóm cũng có thể thực hiện cuộc gọi âm thanh hoặc video nhanh chóng với SyncUps.
Cần câu trả lời nhanh chóng mà không biết tìm ở đâu? Hãy hỏi một trong các Trợ lý AI Tự động, và bạn không cần phải chờ đồng nghiệp ở múi giờ khác trả lời.
Bạn cần một giải pháp cho hợp tác có cấu trúc hơn, như tạo đề xuất hoặc soạn thảo tài liệu onboarding?
ClickUp Docs chiếm vị trí trung tâm.
Cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực bằng ClickUp Docs
Giả sử bạn là một quản lý dự án đang ra mắt một sản phẩm mới. Bạn mở tài liệu ClickUp để soạn thảo kế hoạch ra mắt. Trong khi viết, bạn có thể nhúng danh sách công việc với ngày đáo hạn, gắn thẻ nhà thiết kế để phê duyệt bản mẫu và chèn bảng Kanban trực tiếp hiển thị tiến độ thời gian thực.
Các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau, bình luận, chỉnh sửa, định dạng và theo dõi các thay đổi.
Và với các mẫu có sẵn có thể tùy chỉnh cho mọi thứ, từ đề xuất đến wiki nhóm, bạn sẽ không bao giờ phải bắt đầu từ đầu. Cần truy cập nhanh? Docs Hub giúp bạn tìm kiếm mọi thứ một cách dễ dàng.
📮ClickUp Insight: Gần 42% nhân viên tri thức thích sử dụng email để giao tiếp trong nhóm. Nhưng điều này có một cái giá phải trả. Vì hầu hết các email chỉ đến tay một số thành viên trong nhóm, kiến thức vẫn bị phân mảnh, cản trở sự hợp tác và ra quyết định nhanh chóng.
Để cải thiện hiển thị và tăng tốc độ hợp tác, hãy tận dụng một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, ứng dụng này sẽ biến email của bạn thành các nhiệm vụ có thể thực hiện trong vài giây!
Hợp lý hóa giao tiếp tại nơi làm việc với ClickUp
Khi so sánh Gmail và Notion Mail, lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào ưu tiên của bạn. Bạn muốn hệ sinh thái đã được kiểm chứng của Gmail hay cách tiếp cận mới mẻ của Notion Mail với giao tiếp tối giản và tập trung?
Nhưng vấn đề là: cả hai đều không xử lý bất kỳ thứ gì khác ngoài email.
Đó là lúc ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, ra đời. Ứng dụng này kết nối hộp thư đến, nhiệm vụ, tệp tin và ghi chú cuộc họp của bạn với AI và các công cụ cộng tác, giúp tạo sự rõ ràng giữa các nhóm về mọi công việc.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅