Cách sử dụng Google Chat để giao tiếp nhóm hiệu quả

Đối với các nhóm ngày nay, cải thiện giao tiếp là yếu tố quan trọng để duy trì kết nối và năng suất.

Một trong những công cụ đó là Google Chat, đã phát triển từ Google Hangouts và Google Talk thành một trung tâm giao tiếp mạnh mẽ. Là một phần của Google Workspace, Google Chat cung cấp một nền tảng đa năng cho các cuộc hội thoại văn bản và cuộc họp video.

Vậy, Google Chat hoạt động như thế nào và nó có thể cải thiện giao tiếp trong nhóm của bạn ra sao? Hiểu các tính năng của ứng dụng này sẽ cho bạn thấy sự khác biệt so với các ứng dụng trò chuyện nhóm khác.

Hiểu về Google Chat

Google Chat là dịch vụ giao tiếp giúp mọi người kết nối với nhau và cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Bất kể bạn ở đâu, dù ở các văn phòng khác nhau hay trên các lục địa khác nhau, Google Chat vẫn là trung tâm cho các tin nhắn trực tiếp, phòng trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp và cuộc gọi video.

Bạn cũng có thể chia sẻ tệp và liên kết đến Tài liệu Google để nhận phản hồi nhanh chóng, rất lý tưởng cho các cuộc thảo luận thông thường và việc ra quyết định quan trọng. Ngoài ra, nó còn hoạt động trên cả thiết bị Android và iOS.

Điểm khác biệt của Google Chat là tích hợp các công cụ hỗ trợ AI. Ví dụ: bạn có thể nhận được các đề xuất tin nhắn hỗ trợ AI dựa trên bối cảnh của cuộc hội thoại. Sử dụng AI, Google Chat cải thiện giao tiếp và năng suất theo các cách sau:

Tích hợp Google Chat

Google Chat tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong bộ Google Workspace, chẳng hạn như Tài liệu Google, Trình chiếu Google và Google Dysk.

Chức năng này cho phép chia sẻ, bình luận và cộng tác trong thời gian thực một cách dễ dàng. Nó giúp các nhóm làm việc cùng nhau mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Một tính năng nổi bật là tích hợp Google Chat trong ứng dụng Gmail, giúp bạn có thể truy cập trực tiếp từ giao diện email. Tính năng này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ứng dụng và giữ tất cả các giao tiếp, cho dù qua email hay tin nhắn trực tiếp, trong một cửa sổ.

Ngoài ra, Google Chat còn tích hợp với các ứng dụng giao tiếp của bên thứ ba dành cho kinh doanh. Các tích hợp này cho phép các nhóm đưa các công cụ như Trello, Asana và các công cụ khác trực tiếp vào không gian làm việc của họ, giúp mọi thứ luôn đồng bộ.

Bây giờ bạn đã hiểu về Google Chat, hãy thiết lập để sử dụng công cụ này.

Bắt đầu sử dụng Google Chat

Để bắt đầu sử dụng Google Chat, tải xuống ứng dụng từ App Store cho iOS hoặc Google Play Store cho Android. Sau khi cài đặt, đăng nhập bằng địa chỉ Gmail của bạn và bạn có thể bắt đầu trò chuyện trên các thiết bị.

Google Chat trên Gmail

Google Chat cũng được tích hợp vào Gmail, cho phép bạn truy cập các cuộc hội thoại trực tiếp từ hộp thư đến Gmail. Sau khi bật, bạn sẽ thấy tab 'Trò chuyện' ở phía bên trái Gmail, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa quản lý email và tham gia các cuộc hội thoại, tất cả ở một nơi.

Không giống như ứng dụng Google Chat độc lập, tích hợp này cung cấp giao diện trò chuyện tập trung hơn mà không bị email làm phiền.

Google Chat trên ứng dụng web

Bạn không cần tải xuống bất kỳ thứ gì để truy cập trên web. Chỉ cần truy cập chat.google.com, đăng nhập bằng địa chỉ Gmail của bạn và sử dụng Google Chat như trong ứng dụng di động hoặc máy tính. Giao diện trên ứng dụng web có thể hơi khác, nhưng tất cả trò chuyện, không gian và công việc của bạn sẽ được đồng bộ liền mạch trên các nền tảng.

Làm quen với các tính năng của Google Chat

Sau khi thiết lập, bạn sẽ dễ dàng học cách sử dụng Google Chat. Cách tốt nhất để làm quen là khám phá các tính năng chính của nó. Hãy thử bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, tạo không gian cho cuộc hội thoại nhóm và chia sẻ tệp trực tiếp trong các cuộc trò chuyện.

Một tính năng đặc biệt hữu ích là khả năng phân công công việc trong không gian, giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và quản lý dự án hiệu quả.

Sau khi hoàn thành các bước cơ bản này, bạn có thể khám phá cách Google Chat tích hợp với các ứng dụng khác trong Google Workspace.

Tích hợp Google Meeting và Google Workspace

Ứng dụng trò chuyện mà không có công cụ họp thì có gì hay? Giống như bánh mì không có bơ vậy! Đó là lúc Google Meet phát huy tác dụng.

Google Chat và Google Meet hoạt động cùng nhau một cách hoàn hảo — cho dù bạn đang trò chuyện trong nhóm hay lên lịch trò chuyện video, sự tích hợp này giúp mọi việc trở nên dễ dàng.

Với các tùy chọn Google Meet được tích hợp vào Google Chat, bạn có thể dễ dàng chuyển cuộc trò chuyện thành cuộc họp video.

Ngoài ra, nếu bạn đã sử dụng Google Workspace, Google Chat sẽ bổ sung một cách tự nhiên cho các công cụ như Tài liệu Google, Trình chiếu Google và Drive. Công cụ này cho phép bạn chia sẻ tệp, cộng tác và bình luận trên tài liệu, ngay cả khi đang trò chuyện, mà không cần rời khỏi cuộc hội thoại.

Bạn có tệp tin trên Google Drive cần chia sẻ? Chỉ cần kéo và thả tệp tin hoặc sử dụng tích hợp Google Drive để tải tài liệu trực tiếp vào trò chuyện. Thật tiện lợi, phải không?

Ưu và nhược điểm của Google Chat

Không có công cụ nào là hoàn hảo, phải không? Hãy cùng xem điều gì khiến Google Chat trở thành công cụ hàng đầu và những điểm cần cải thiện.

Mặt tích cực: Ưu điểm của Google Chat

Mặt trái: Nhược điểm của Google Chat

Một giải pháp thay thế tốt hơn cho Google Chat

Google Chat rất tuyệt vời, nhưng có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho những người có nhu cầu cao hơn.

ClickUp — một công cụ quản lý dự án và cộng tác — thêm một chút gia vị cho năng suất làm việc. Nó cung cấp các công cụ giao tiếp tiên tiến được thiết kế dành riêng cho quản lý dự án, trở thành giải pháp lý tưởng cho các nhóm đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho Google Chat.

Trò chuyện ClickUp

ClickUp Chat hợp nhất giao tiếp và quản lý công việc tại một nơi.

Không giống như Google Chat, chủ yếu tập trung vào nhắn tin, ClickUp Chat giữ các cuộc hội thoại và nhiệm vụ dự án ở một địa điểm thống nhất. Các thành viên trong nhóm có thể chuyển đổi giữa các cuộc trò chuyện và mục hành động trong cùng một quy trình quản lý dự án mà không mất tập trung hoặc bối cảnh.

Với Trò chuyện, giờ đây bạn có thể tạo công việc trực tiếp từ chủ đề trò chuyện và khởi chạy tin nhắn trò chuyện từ công việc. Với các công việc được giao được kết nối với các chủ đề trò chuyện có liên quan, không ai sẽ mất bối cảnh.

Ngoài ra, với AI được tích hợp vào Chat, bạn có thể nhận câu trả lời nhanh cho các câu hỏi, thiết lập tự động hóa và nhanh chóng tìm thấy các công việc và cuộc trò chuyện liên quan.

Bạn muốn đăng thông báo mà các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tìm thấy sau này? Chỉ cần sử dụng tùy chọn Bài đăng để tạo bài đăng dễ tìm kiếm.

Và đó chưa phải là tất cả. SyncUps trong ClickUp Chat cho phép bạn bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video từ bất kỳ kênh trò chuyện hoặc tin nhắn trực tiếp nào.

Tích hợp với Google Chat

ClickUp cũng tích hợp với Google Chat, cho phép người dùng nhận thông báo trực tiếp trong môi trường Google Chat của họ. Tích hợp này hỗ trợ thông báo ClickUp cho các hoạt động như tạo/lập nhiệm vụ, thay đổi người được giao, cập nhật trạng thái nhiệm vụ, tệp đính kèm mới và nhận xét.

Tích hợp này hoạt động trên tất cả các gói ClickUp nhưng chủ yếu là một chiều, có nghĩa là người dùng không thể tạo hoặc sửa đổi nhiệm vụ ClickUp từ trong Google Chat.

Như bạn có thể thấy, ClickUp kết hợp trò chuyện, quản lý dự án và nhắn tin video. Điều này khiến nó trở thành một ứng dụng mạnh mẽ cho các nhóm đang tìm kiếm giao tiếp hiệu quả đồng thời giữ công việc được tổ chức và có thể thực hiện được.

Các tính năng khác của ClickUp

Ngoài chức năng trò chuyện, ClickUp còn bao gồm nhiều tính năng khác hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.

ClickUp Clips cho phép bạn ghi lại và chia sẻ tin nhắn video trực tiếp trên nền tảng. Tính năng này đặc biệt hữu ích để giải thích các chủ đề phức tạp hoặc cung cấp hướng dẫn trực quan.

Không giống như trò chuyện truyền thống, nơi các giải thích có thể bị mất đi trong quá trình dịch, Clips cho phép bạn truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng và trực quan.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng Clips để giới thiệu thành viên mới cho nhóm bằng cách quay một loạt video hướng dẫn ngắn. Bạn có thể trình bày trực quan các quy trình khóa, giúp quá trình giới thiệu diễn ra nhanh hơn và giảm số lượng câu hỏi sau đó.

Ngoài ra, ClickUp còn cho phép bạn tạo nhiệm vụ từ bình luận và phân công chúng bằng cách sử dụng @đề cập và các mẫu kế hoạch giao tiếp sẵn sàng sử dụng.

Với phương pháp tất cả trong một của ClickUp, nhóm của bạn có thể giao tiếp, quản lý công việc và theo dõi tiến độ dự án. Điều này làm cho ClickUp trở thành một sự thay thế mạnh mẽ cho Google Chat và có khả năng là một sự thay thế khả thi cho Google Workspace.

Lắng nghe Rosana Hungria, Giám đốc dự án, chia sẻ về cách tính năng Trò chuyện mang lại lợi ích cho nhóm của cô:

ClickUp đã chuyển tất cả các thông tin liên lạc từ các kênh khác nhau, như email, trò chuyện và WhatsApp, sang một nơi. Vì vậy, bạn biết nơi để tìm thông tin mình cần .

Mang Chatter đến nơi cần thiết với ClickUp!

Google Chat là một công cụ giao tiếp hữu ích cho những người đã sử dụng hệ sinh thái Google Workspace. Tuy nhiên, ClickUp là giải pháp tối ưu cho các nhóm cần khả năng giao tiếp và quản lý dự án toàn diện hơn.

ClickUp Chat liên kết các cuộc hội thoại với các dự án một cách liền mạch. Điều này đảm bảo rằng các cuộc thảo luận được chuyển trực tiếp thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được mà không có nguy cơ các điểm quan trọng bị mất trong một công cụ nhắn tin riêng biệt.

Một tính năng đáng chú ý, Clips, nâng cao trải nghiệm này bằng cách cung cấp tin nhắn trực quan. Những tin nhắn này rất phù hợp để giải thích các ý tưởng phức tạp hoặc cung cấp phản hồi chi tiết. Đây chỉ là một trong nhiều tính năng khiến ClickUp trở thành một lựa chọn thay thế mạnh mẽ.

Ngoài ra, với tích hợp Slack và Google Chat, ClickUp giúp bạn hoàn thành mọi việc từ một ứng dụng công việc kết hợp.

Hãy thử ClickUp và xem điều gì phù hợp nhất với nhóm của bạn! Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!