Bạn quản lý nhiều tài khoản email cùng lúc và đôi khi bỏ lỡ email quan trọng?
Việc liên tục chuyển đổi tab và không nhận được thông báo email kịp thời là một vấn đề thực sự.
Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể quản lý tất cả email quan trọng trong một hộp thư đến và giảm bớt tải trọng, phải không? Kích hoạt tính năng chuyển tiếp tự động của Gmail, phương pháp hoàn hảo để tập hợp tất cả email của bạn vào một nơi.
Chuyển tiếp Gmail tự động gửi email đến từ một địa chỉ Gmail đến một địa chỉ khác đã chỉ định. Tính năng này giúp hộp thư đến của bạn hoạt động trơn tru, ngay cả khi bạn không quản lý tích cực.
Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách thiết lập chuyển tiếp tự động trong Gmail!
Lợi ích của chuyển tiếp email tự động
⭐ Mẫu nổi bật
Bị ngập trong email? Hãy thử Mẫu Tiếp thị qua Email miễn phí của ClickUp để sắp xếp công việc và tiết kiệm thời gian.
Chuyển tiếp email chuyển hướng các thư đến bằng máy chủ email. Khi thiết lập, bạn chỉ định địa chỉ email gốc và địa chỉ email mục tiêu. Máy chủ email nhận thư đến từ email nguồn và chuyển tiếp chúng đến địa chỉ mục tiêu.
Quá trình này đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được kịp thời tất cả các thư đến từ các tài khoản khác nhau vào một địa chỉ Gmail duy nhất. Một số lợi ích đáng chú ý của tính năng chuyển tiếp tự động bao gồm:
1. Tiện lợi và tổ chức tốt hơn
Tất cả chúng ta đều mong muốn có một hộp thư đến được sắp xếp gọn gàng, nhưng chỉ một số ít người có thể thực hiện chiến lược "Hộp thư đến trống" một cách hiệu quả. Hộp thư đến trống có nghĩa là dọn dẹp email của bạn bằng cách lưu trữ, xóa, trả lời, thực hiện hoặc ủy thác các công việc cho đến khi tổng số email chưa đọc của bạn là, bạn đoán đúng rồi, không còn một cái nào. Hãy tưởng tượng bạn làm việc này cho nhiều hộp thư đến.
Chuyển tiếp email tự động giúp bạn không phải chuyển tất cả email quan trọng đến hộp thư đến chính. Tính năng này giúp quản lý hộp thư đến dễ dàng hơn bằng cách giúp bạn sắp xếp email bằng bộ lọc và nhãn.
2. Lọc email
Cài đặt bộ lọc chuyển tiếp tự động trong Gmail có thể giúp quản lý email hiệu quả hơn bằng cách lọc các email không hiệu quả, spam hoặc có hại và gửi chúng vào thư mục rác. Điều này giúp hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng, giúp bạn dễ dàng tập trung vào các email ưu tiên cao.
3. Truy cập nhanh chóng vào thông tin quan trọng
Chuyển tiếp email giúp bạn truy cập email từ nhiều tài khoản một cách thuận tiện trong một hộp thư đến. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra bất kỳ chủ đề hoặc tệp đính kèm email nào, ngay cả khi bạn đang sử dụng thiết bị có tài khoản email khác.
Làm thế nào để tự động chuyển tiếp email trong Gmail?
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để cài đặt chuyển tiếp tự động trong Gmail:
Bước 1: Đăng nhập vào Gmail
Mở Gmail trong trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản mà bạn muốn chuyển tiếp thư.
Bước 2: Mở cài đặt
Nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt.
Truy cập Chuyển tiếp và POP/IMAP.
Bước 3: Thêm địa chỉ chuyển tiếp
Trong phần 'Chuyển tiếp', nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp.
Nhập địa chỉ email của người nhận mà bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn, sau đó nhấp vào Tiếp theo, Tiếp tục và OK.
Bước 4: Xác minh địa chỉ chuyển tiếp
Bạn sẽ nhận được một liên kết xác minh kèm mã xác nhận đến địa chỉ chuyển tiếp đã chỉ định. Nhấp vào liên kết xác minh.
Bước 5: Truy cập tab chuyển tiếp và POP/IMAP
Quay lại trang cài đặt và làm mới trình duyệt. Quay lại tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.
Bước 6: Đặt tùy chọn chuyển tiếp
Trong phần Chuyển tiếp, chọn Chuyển tiếp bản sao thư đến.
Bước 7: Chọn hành động cho bản sao Gmail
Chọn cách xử lý bản sao email của bạn trong Gmail. Bạn có thể xử lý tin nhắn gốc trong hộp thư đến của mình theo bốn cách.
- Giữ bản sao trong hộp thư đến: Bạn sẽ nhận được bản sao email trong tài khoản Gmail ban đầu của mình
- Đánh dấu bản sao của tôi là đã đọc: Nó sẽ không xuất hiện dưới dạng tin nhắn mới trong tài khoản Gmail của bạn
- Lưu bản sao của tôi: Chức năng này sẽ chuyển email ra khỏi hộp thư đến chính của bạn
- Xóa bản sao trong Gmail: Nếu bạn không muốn giữ lại bản sao này
Bước 8: Lưu thay đổi
Nhấp vào Lưu thay đổi để áp dụng cài đặt chuyển tiếp tự động trong Gmail.
Cách lọc và chuyển tiếp các email cụ thể trong Gmail?
Bạn đã chuyển tiếp tất cả email của mình sang một tài khoản khác và giờ tài khoản đó ngập tràn tin nhắn? Bộ lọc sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này! Bạn có thể áp dụng bộ lọc nếu chỉ muốn chuyển tiếp một số loại email nhất định. Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Mở Gmail
Truy cập tài khoản Gmail của bạn qua trình duyệt.
Bước 2: Truy cập tùy chọn tìm kiếm
Đi đến đầu trang và nhấp vào nút Hiển thị tùy chọn tìm kiếm trong trường Tìm kiếm thư.
Bước 3: Chỉ định tiêu chí lọc
Xác định tiêu chí lọc. Dù bạn lọc theo người gửi, từ khóa hay tiêu đề, bộ lọc của Gmail có thể sắp xếp tất cả. Sau khi cấu hình, nhấp vào Tạo bộ lọc.
Bước 4: Đặt địa chỉ chuyển tiếp
Trên trang tiếp theo, chọn hộp Chuyển tiếp đến và chọn nhóm email hoặc địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp các tin nhắn cụ thể.
Bước 5: Tạo bộ lọc
Nhấp vào Tạo bộ lọc, và thế là xong! Thiết lập chuyển tiếp email theo yêu cầu của bạn đã sẵn sàng.
Cách tắt tính năng chuyển tiếp tự động?
Tính năng chuyển tiếp tự động trong Gmail có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, nhưng bạn không bao giờ biết khi nào mình cần tắt tính năng này. Có thể bạn không còn cần email được gửi đến tài khoản khác hoặc bạn đang tăng cường bảo mật.
Dù lý do của bạn là gì, đây là các bước để tắt tính năng chuyển tiếp tự động trong Gmail:
Bước 1: Đăng nhập vào Gmail
Mở tài khoản Gmail mà bạn muốn ngừng chuyển tiếp tin nhắn.
Bước 2: Mở cài đặt
Nhấp vào Cài đặt ở trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt.
Bước 3: Chuyển đến cài đặt chuyển tiếp
Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP trong trang cài đặt.
Bước 4: Tắt chuyển tiếp
Tắt tính năng chuyển tiếp trong phần 'Chuyển tiếp'.
Bước 5: Lưu thay đổi
Nhấn Lưu thay đổi để tắt tính năng chuyển tiếp tự động trong Gmail.
Cách quản lý thông báo chuyển tiếp trong Gmail?
Hoàn toàn bình thường nếu bạn thấy thông báo chuyển tiếp trong hộp thư đến sau khi thiết lập chuyển tiếp email — đây chỉ là lời nhắc nhở thân thiện. Tuy nhiên, nếu bạn thấy thông báo này mà không thiết lập chuyển tiếp, có thể có sự cố. Dưới đây là những việc bạn cần làm ngay lập tức:
- Bảo mật tài khoản của bạn: Thay đổi mật khẩu để chặn truy cập trái phép vào tài khoản Gmail của bạn
- Tắt chuyển tiếp: Thực hiện các bước trên để tắt chuyển tiếp
Các biện pháp này sẽ bảo vệ tài khoản của bạn và ngăn chặn việc chuyển tiếp email trái phép.
Tuyệt vời! Giờ đây, bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào và quản lý hộp thư đến Gmail của mình mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
Các trường hợp sử dụng chuyển tiếp email
Chuyển tiếp email không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn thay đổi cách bạn quản lý email. Dưới đây là cách tính năng này giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc với email và tăng hiệu quả:
1. Tiếp thị qua email hiệu quả
Nếu nhóm của bạn sử dụng nhiều email để gửi các chiến dịch tiếp thị được cá nhân hóa, tính năng chuyển tiếp tự động có thể giúp bạn theo dõi và giám sát tất cả các chiến dịch từ một nơi tập trung. Bằng cách này, bạn có thể trả lời các truy vấn ngay lập tức và xử lý yêu cầu của khách hàng một cách dễ dàng.
Hãy thử Mẫu Tiếp thị qua Email ClickUp để hợp lý hóa việc quản lý chiến dịch. Nó giúp bạn lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi email của mình một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể tự động hóa việc tiếp cận qua email dựa trên hành vi của người dùng và gửi tin nhắn mục tiêu vào đúng thời điểm.
Sử dụng các tính năng như trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ chiến dịch và trường tùy chỉnh để quản lý các chi tiết quan trọng để dễ dàng truy cập và sắp xếp.
2. Tích hợp với phần mềm CRM và phần mềm bán hàng
Chuyển tiếp email hoạt động liền mạch với hệ thống Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và phần mềm bán hàng bằng cách giúp các nhóm tạo hộp thư đến chung để hợp tác hiệu quả.
Bằng cách thiết lập quy tắc chuyển tiếp, bạn đảm bảo rằng các email quan trọng của khách hàng sẽ tự động được chuyển đến CRM hoặc phần mềm bán hàng của bạn. Điều này giúp bạn quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn, theo dõi các cuộc hội thoại với khách hàng và hợp lý hóa quy trình bán hàng.
Chuyển tiếp tự động sẽ chuyển email đến người hoặc hệ thống thích hợp ngay lập tức. Điều này có nghĩa là thời gian phản hồi nhanh hơn, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng cao hơn và hiệu quả bán hàng tổng thể được cải thiện.
3. Tích hợp với phần mềm tiếp thị và tự động hóa
Bằng cách chuyển tiếp email liên quan đến tiếp thị đến các nhóm phù hợp, bạn có thể nâng cao nỗ lực tiếp thị của mình. Việc quản lý chiến dịch và theo dõi các chỉ số tiếp thị trở nên dễ dàng hơn.
ClickUp có thể giúp tự động chuyển tiếp email và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn như thế nào?
Mặc dù tính năng tự động chuyển tiếp trong Gmail giúp theo dõi tất cả email tại nơi làm việc, bạn vẫn cần lọc và sắp xếp các chủ đề. Một số email có thể bị mất do xáo trộn, khiến bạn bỏ lỡ các cuộc thảo luận quan trọng.
Hãy dùng thử ClickUp, một trong những lựa chọn thay thế Google Workspace tốt nhất, để tránh quá tải email và nâng cao hiệu quả. ClickUp là phần mềm năng suất, cộng tác và quản lý dự án giúp bạn đặt mục tiêu, phân công công việc, theo dõi tiến độ và brainstorm ý tưởng — tất cả chỉ trong một nơi.
Giải pháp quản lý dự án qua email ClickUp giúp bạn quản lý email trực tiếp trong ClickUp. Bạn có thể nhận email, gửi trả lời, đính kèm email vào nhiệm vụ và liên kết email với nhiệm vụ.
Dễ dàng tạo công việc
Điều tuyệt vời nhất là bạn thậm chí có thể tạo và phân công nhiệm vụ qua email và tự động thông báo cho nhóm của mình. Sử dụng Tích hợp ClickUp Gmail để thêm email được đánh dấu sao vào nhiệm vụ trong ClickUp.
Để sử dụng email để tạo nhiệm vụ, hãy chuyển đến bất kỳ nhiệm vụ nào trong ClickUp:
- Nhấp vào biểu tượng ba chấm …
- Chọn Gửi email đến công việc
- Sao chép địa chỉ liên kết và đặt nó làm địa chỉ chuyển tiếp trong Gmail (như thể hiện ở bước 3 ở trên)
Thêm bình luận và trả lời
Dễ dàng thêm nhận xét và trả lời tin nhắn liên quan đến nhiệm vụ qua email, giữ tất cả thông tin liên lạc và tệp đính kèm của bạn ở một nơi. Sử dụng email trong ClickUp để tập trung và giảm thiểu sự phân tâm bằng cách trả lời thông báo trực tiếp trong email của bạn.
Đặt thông báo và đính kèm email
Đính kèm email vào nhiệm vụ để đưa toàn bộ cuộc hội thoại vào không gian làm việc ClickUp của bạn. Bạn cũng có thể lên lịch nhiệm vụ bằng cách cài đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn trực tiếp từ hộp thư đến, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn.
Tự động hóa email
Tự động hóa email để quản lý quy trình làm việc liền mạch với Mẫu Tự động hóa email với ClickUp.
Tính năng này giúp bạn hình dung toàn bộ quá trình tự động hóa, sắp xếp và quản lý các công việc email để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ, đồng thời tự động kích hoạt email vào thời điểm thích hợp nhất, giảm bớt nỗ lực thủ công của bạn. Bạn cũng có thể theo dõi các chiến dịch email bằng cách cài đặt các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như "tiêu đề email" và "người nhận"
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu:
- Thiết lập tự động hóa: Kết nối tài khoản email của bạn, tạo kích hoạt và lập bản đồ các email bạn muốn gửi
- Soạn email: Cá nhân hóa từng tin nhắn và thêm nội dung và hình ảnh phù hợp
- Lên lịch email: Lập kế hoạch thời gian gửi email bằng chế độ xem Lịch
- Theo dõi và điều chỉnh: Theo dõi hiệu suất của các chiến dịch email bằng cách xem các chỉ số như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột và số lượng hủy đăng ký
Các cân nhắc và thực tiễn tốt nhất cho chuyển tiếp email tự động
Khi thiết lập chuyển tiếp tự động trong Gmail, điều quan trọng là sử dụng các chiến lược quản lý email phù hợp để bạn có thể tận dụng tính năng chuyển tiếp email như một chuyên gia:
1. Các biện pháp phòng ngừa bảo mật và bảo mật dữ liệu
Chuyển tiếp email rất tiện lợi. Nhưng bạn biết gì không? Nó còn tiện lợi hơn cho tin tặc. Khi bạn chuyển tiếp tin nhắn, bạn có thể để lộ thông tin nhạy cảm của mình cho những người dùng không được phép.
Nếu kẻ xâm nhập mạng truy cập vào tài khoản email của bạn, chúng có thể thay đổi cài đặt chuyển tiếp để gửi các email này cho chính chúng, dẫn đến rủi ro vi phạm dữ liệu. Vì vậy, hãy thận trọng và bảo mật tài khoản email của bạn nếu bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn.
May mắn thay, các bước sau đây có thể đảm bảo an toàn cho bạn:
- Kiểm tra và quét thường xuyên: Kiểm tra thường xuyên các quy tắc chuyển tiếp tự động để phát hiện và khắc phục các cấu hình không được phép hoặc đáng ngờ. Sử dụng các công cụ để phát hiện rủi ro bảo mật, chẳng hạn như địa chỉ chuyển tiếp bất thường hoặc hoạt động chuyển tiếp quy mô lớn
- Phát hiện chủ động: Thiết lập theo dõi thời gian thực để nhanh chóng xác định và xử lý mọi hành vi chuyển tiếp tự động bất thường. Tạo cảnh báo để nhóm bảo mật có thể hành động ngay lập tức trước các mối đe dọa tiềm ẩn
- Mã hóa thông tin nhạy cảm: Áp dụng mã hóa cho thông tin nhạy cảm. Điều này sẽ yêu cầu kẻ tấn công tiềm ẩn phải có chứng chỉ riêng tư và khóa mã hóa trước khi giải mã tin nhắn, thêm một lớp bảo mật bổ sung
- Tắt tính năng chuyển tiếp email: Nếu bạn không còn cần tính năng chuyển tiếp tự động, hãy tắt tính năng này
2. Theo dõi và quản lý email được chuyển tiếp tự động
Sau khi thiết lập chuyển tiếp email tự động, bạn cần theo dõi và quản lý quá trình này một cách cẩn thận để tránh bỏ lỡ các email quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách theo dõi và quản lý email được chuyển tiếp tự động:
Kiểm tra toàn diện các quy tắc chuyển tiếp email:
- Khi bạn thiết lập chuyển tiếp tự động trong Gmail lần đầu tiên và bất cứ khi nào bạn thay đổi cài đặt, hãy kiểm tra kỹ lưỡng mọi thứ. Gửi email thử nghiệm từ các tài khoản khác nhau bằng cách sử dụng các mẫu Gmail và xác minh xem chúng có đến đúng địa chỉ dự định hay không
- Quản lý tài khoản email chính của bạn một cách chủ động. Đừng bỏ qua hộp thư đến chính của bạn, vì điều này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ tin nhắn nếu chuyển tiếp bị gián đoạn
- Kiểm tra tài khoản chính của bạn thường xuyên và thiết lập thông báo để sao lưu
Xử lý email trùng lặp trong chuyển tiếp
- Đặt chuyển tiếp để gửi email dưới dạng tệp đính kèm thay vì văn bản. Điều này giúp nội dung email không bị trùng lặp trong nội dung thư mới
- Tắt tùy chọn giữ bản sao email đã chuyển tiếp trong hộp thư đến ban đầu. Điều này giúp bạn không nhận được hai bản sao của mỗi email
- Đảm bảo bạn không có nhiều quy tắc chuyển tiếp gửi email đến cùng một địa chỉ. Xóa bất kỳ quy tắc dư thừa nào để tránh trùng lặp
- Yêu cầu người nhận kiểm tra thư mục spam để tìm các bản sao email, vì email trùng lặp đôi khi bị đánh dấu là spam
Thực hiện các bước sau sẽ giúp hộp thư đến của bạn gọn gàng và đảm bảo bạn chỉ nhận được một bản sao của mỗi email.
3. Hiểu về Giao thức Truy cập Tin nhắn Internet (IMAP) và Giao thức Bưu điện (POP)
IMAP (Internet Message Access Protocol) và POP (Post Office Protocol) là các giao thức email được thiết kế để lấy email từ máy chủ.
Email là một hệ thống gồm hai phần: ứng dụng email (một ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn) và máy chủ email. Để hai phần này đồng bộ hóa đúng cách, chúng cần sử dụng cùng một ngôn ngữ hoặc giao thức.
Đó là lúc POP và IMAP phát huy tác dụng. Chúng là các tiêu chuẩn phổ biến cho phép các ứng dụng email và máy chủ hiểu nhau.
IMAP và POP đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển tiếp email tự động bằng cách xác định cách truy cập và lưu trữ email:
Giao thức truy cập tin nhắn Internet
IMAP cho phép bạn truy cập email từ nhiều thiết bị vì nó lưu trữ email trên máy chủ. Khi thiết lập chuyển tiếp email tự động, IMAP đảm bảo rằng các tin nhắn được chuyển tiếp nhất quán trên tất cả các thiết bị của bạn, giúp bạn dễ dàng quản lý hộp thư đến ở mọi nơi.
Giao thức Bưu điện (Post Office Protocol)
POP tải email xuống thiết bị của bạn và thường xóa chúng khỏi máy chủ sau đó. Nếu bạn sử dụng POP với chuyển tiếp tự động, bạn có thể chỉ chuyển tiếp email trên thiết bị nơi bạn thiết lập tính năng này. Điều này có thể giới hạn khả năng truy cập từ các thiết bị khác.
Bằng cách hiểu cách thức hoạt động của IMAP và POP, bạn có thể thiết lập chuyển tiếp email tự động phù hợp với mình. Điều này sẽ đảm bảo email được quản lý nhất quán và thuận tiện trên tất cả các thiết bị của bạn.
Tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ qua email với ClickUp
Vậy là xong! Giờ bạn đã biết cách chuyển tiếp email trên Gmail cả thủ công và tự động. Đây là một tính năng thay đổi hoàn toàn cách quản lý hộp thư đến của bạn mà không cần thực hiện công việc sao chép, dán hoặc chuyển tiếp từng email một.
Để quản lý dự án tốt hơn, hãy tích hợp ClickUp với Gmail. Bằng cách đánh dấu các mục hành động, bạn có thể tự động tạo nhiệm vụ mới trong ClickUp, giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng ở một nơi.
Đăng ký ClickUp để thiết lập chuyển tiếp email tự động và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn!