Giao tiếp khách hàng xuất sắc là yếu tố cốt lõi của bất kỳ hoạt động kinh doanh thành công nào. Trên thực tế, sự hài lòng của khách hàng — và do đó là doanh số bán hàng của bạn — phụ thuộc vào việc đáp ứng các yêu cầu và truy vấn của khách hàng càng nhanh và chính xác càng tốt.
Quản lý email và các hình thức liên lạc khác từ khách hàng gây áp lực lớn cho nhóm dịch vụ khách hàng của bạn, nhưng có những cách để giảm bớt gánh nặng và cải thiện tinh thần đồng đội cũng như năng suất email — ví dụ như phần mềm hộp thư đến chung. ?
Các công cụ hộp thư đến chung cho phép nhiều thành viên trong nhóm truy cập tài khoản email của nhóm và xử lý các tin nhắn đến một cách hợp tác. Điều này tập trung và đơn giản hóa việc quản lý công việc email để các email của khách hàng được xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Dưới đây, chúng tôi sẽ xem xét những điều cần lưu ý khi bạn cân nhắc sử dụng hộp thư đến cộng tác để tăng năng suất của nhóm và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Sau đó, chúng tôi sẽ so sánh một số công cụ hộp thư đến được chia sẻ và tùy chọn năng suất tuyệt vời để bạn có thể tìm ra công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong phần mềm hộp thư đến chung?
Nhiều loại tính năng và chức năng giúp quản lý email trở nên dễ dàng. Các công cụ hộp thư đến chung khác nhau có thể cung cấp cho bạn:
- Công cụ quản lý hộp thư đến lọc và sắp xếp email đến theo tiêu chí như từ khóa hoặc tên người gửi
- Tự động hóa giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại để đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn có thể tập trung vào những việc thực sự cần thiết, ví dụ như chatbot cung cấp các câu trả lời sẵn có cho các câu hỏi thường gặp ?
- Các tính năng cộng tác phân bổ mỗi cuộc hội thoại của khách hàng cho thành viên nhóm cụ thể có đủ năng lực nhất để xử lý
- Các công cụ viết email như trợ lý AI cung cấp các gợi ý và chỉnh sửa email cho bạn ?
- Phần mềm quản lý dự án email liên kết các cuộc hội thoại với khách hàng với các công việc có thể theo dõi và đơn giản hóa việc theo dõi
- Tích hợp với các công cụ khác để mọi phần của hệ thống công nghệ của bạn hoạt động cùng nhau
10 phần mềm hộp thư đến chung tốt nhất để sử dụng trong năm 2024
Với tất cả những khả năng đó, bạn nên tạo một danh sách ngắn các tính năng lý tưởng của phần mềm hộp thư đến chung mà bạn muốn cho doanh nghiệp của mình. Sau đó, so sánh danh sách đó với danh sách các công cụ hộp thư đến chung tốt nhất cho năm 2024 của chúng tôi.
1. ClickUp
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, đồng thời cũng thay đổi cách bạn làm việc với email. Loại phần mềm hộp thư đến chung này là một trong những lựa chọn thay thế email truyền thống tốt nhất hiện nay.
Tính năng Hộp thư đến của ClickUp tập trung tất cả các giao tiếp của bạn trên một nền tảng tiện dụng, đồng thời hợp lý hóa quy trình quản lý dự án email của bạn. Gửi và nhận email từ nền tảng ClickUp, chuyển email thành nhiệm vụ hoặc đính kèm chúng vào các chủ đề nhiệm vụ hiện có.
Phần mềm quản lý dự án miễn phí này cũng đơn giản hóa việc quản lý công việc, cho phép bạn gán email cho nhiều người dùng trực tiếp trên nền tảng và bao gồm ngày đáo hạn và bất kỳ nhận xét nội bộ nào.
Tiết kiệm thời gian hơn nữa bằng cách yêu cầu trợ lý viết AI của ClickUp soạn thảo và chỉnh sửa các email hấp dẫn, có mục tiêu cho bạn. Hoặc tạo các mẫu email của riêng bạn để có thể sử dụng lại nhiều lần. Hoặc làm cả hai. Sau đó, sử dụng tự động hóa để gửi email tự động vào đúng thời điểm. ?
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Xem các công việc email của bạn ở các định dạng tùy chọn, bao gồm Danh sách, Bảng, Bảng kiểu Kanban hoặc Lịch
- Luôn theo dõi công việc quan trọng nhất của bạn với các thông báo nhắc nhở thông minh, tự động hiển thị ngay bên cạnh công việc của bạn
- Tận dụng phạm vi mẫu kế hoạch giao tiếp để tạo ra chiến lược giao tiếp toàn diện
- Điều phối các hoạt động tiếp thị và đơn giản hóa việc lập lịch với Mẫu Tiếp thị qua Email ClickUp tích hợp sẵn
- Xem tất cả các chỉ số dự án của bạn trong thời gian thực trên Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
- Tích hợp với các nền tảng giao tiếp phổ biến khác như Gmail, Microsoft Outlook, Office 365 và Slack
Giới hạn của ClickUp
- ClickUp AI chỉ có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung trong các gói trả phí
- Ứng dụng di động chưa có tất cả các tính năng của ứng dụng máy tính
ClickUp giá
- Miễn phí vĩnh viễn: Miễn phí
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain: Có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4. 7/5 (9.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (3.900+ đánh giá)
2. Help Scout
Các công cụ hộp thư đến chung của Help Scout giúp lưu trữ tất cả các tương tác với khách hàng, cũng như các cuộc hội thoại với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp của bạn trên một nền tảng trung tâm. Được thiết kế dành riêng cho các nhóm dịch vụ khách hàng, người dùng có địa chỉ email riêng và cũng có thể truy cập các email gửi đến địa chỉ hộp thư đến chung của nhóm như help@ hoặc info@.
Help Scout cũng cung cấp công cụ nhắn tin trò chuyện trực tiếp và có thể giúp bạn bắt đầu với chiến lược hỗ trợ trên mạng xã hội. Hướng dẫn, khóa học và các tài nguyên khác giúp nhóm của bạn nhanh chóng bắt tay vào công việc.
Các tính năng tốt nhất của Help Scout
- Tăng cường sự hợp tác trong nhóm và cải thiện thời gian phản hồi với hộp thư đến email chung
- Tránh trùng lặp (hoặc xung đột) trong giao tiếp với tính năng Phát hiện xung đột, giúp tạm dừng các phản hồi email để bạn có thể xem các cập nhật mà thành viên nhóm đang thực hiện ?
- Giảm lượng email bằng cách tạo cơ sở kiến thức tự phục vụ của riêng bạn — không cần mã
- Tiết kiệm thời gian với hơn 75 phím tắt bàn phím
Giới hạn của Help Scout
- Không có nhiều mẫu sẵn có
- Các tính năng của ứng dụng di động khá cơ bản
Help Scout giá cả
- Tiêu chuẩn: 25 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Cộng thêm: 50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Ưu điểm: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của Help Scout
- G2: 4. 4/5 (400+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (200+ đánh giá)
3. Missive
Giải pháp hộp thư đến chung này cung cấp chức năng email và trò chuyện trực tiếp cho nhóm, đồng thời có thể xử lý tin nhắn trên mạng xã hội.
Missive cho phép bạn gán các cuộc hội thoại từ hộp thư đến email cho các nhóm hoặc thành viên cụ thể trong nhóm và áp dụng nhãn để dễ dàng lọc. Nó cũng giảm tải tin nhắn bằng cách hợp nhất các cuộc hội thoại có liên quan thành một chủ đề email duy nhất. Nhóm của bạn có thể giao tiếp trong thời gian thực bằng cách sử dụng phòng trò chuyện nội bộ và có thể cộng tác trên các phản hồi email được chia sẻ. ?♀️
Các tính năng tốt nhất của Missive
- Gửi các câu trả lời sẵn có cho các câu hỏi thường gặp để nhóm của bạn có thể dành thời gian xử lý các truy vấn phức tạp hơn
- Đảm bảo mọi người đều cập nhật thông tin bằng các ghi chú nội bộ đính kèm email
- Nhận cập nhật trạng thái thường xuyên để bạn biết những gì đang xảy ra với tất cả các nhiệm vụ email
- Tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất của nhóm
Hạn chế của thư tín
- Phần mềm hộp thư đến chung này không cung cấp tùy chọn để xây dựng nền tảng tự phục vụ
- Bạn sẽ cần một kế hoạch trả phí để tự động hóa quy trình làm việc và có quyền truy cập API
Missive giá cả
- Miễn phí
- Bắt đầu: 14 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Năng suất: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 26 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Missive
- G2: 4. 8/5 (30+ đánh giá)
- Capterra: 4.9/5 (50+ đánh giá)
4. Gmelius
Gmelius là tiện ích bổ sung của Gmail cho phép bạn chia sẻ hộp thư đến cộng tác của Google, Google Group hoặc địa chỉ email như help@. Bạn có thể gắn thẻ và phân loại email theo nội dung của chúng và đặt kỳ vọng bằng cách gửi tự động trả lời để cho khách hàng biết email của họ đã được nhận.
Bắt đầu email trong công cụ hộp thư đến chung này bằng cách sử dụng mẫu Gmail hoặc đoạn email. Sau đó, tạo thư viện các câu trả lời email được phân loại và sử dụng thư viện đó để nhanh chóng gửi email cho khách hàng mà không cần bắt đầu lại từ đầu mỗi lần, giúp dễ dàng đáp ứng mọi thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA). ✅
Các tính năng tốt nhất của Gmelius
- Tự động phân bổ email đến theo các quy tắc — ví dụ: theo Round Robin hoặc Load Balancer
- Cộng tác trả lời và giao tiếp nội bộ bằng ghi chú riêng tư
- Thiết lập các chuỗi thông minh để cấu trúc và tự động hóa các chiến dịch tiếp cận và nhỏ giọt qua email
- Tích hợp trong Google Workspace hoặc với các công cụ khác như Slack và Trello
Giới hạn của Gmelius
- Có một quá trình học tập và một số người dùng cảm thấy rằng sẽ hữu ích nếu có thêm tài liệu đào tạo
- Gói Growth chỉ cung cấp báo cáo trong vòng ba tháng, khiến bạn khó có thể nhìn thấy xu hướng dài hạn
Gmelius giá cả
- Tăng trưởng: 29 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Ưu điểm: 45 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của Gmelius
- G2: 4. 4/5 (760+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (40+ đánh giá)
5. Groove
Groove cho phép bạn gửi Gmail hoặc các email được chuyển tiếp khác đến một hộp thư chung tập trung. Sau đó, bạn có thể thêm thẻ, gán cuộc hội thoại cho các thành viên trong nhóm và trò chuyện riêng tư nội bộ về các email cụ thể.
Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng Quy tắc để tự động hóa quy trình làm việc hoặc thiết lập Trả lời tức thì cho các câu hỏi thường gặp. Sau đó, theo dõi hiệu suất của nhóm so với KPI của bạn trên bảng điều khiển trung tâm. ?
Các tính năng tốt nhất của Groove
- Tránh nhầm lẫn và trả lời trùng lặp với tính năng phát hiện xung đột tích hợp
- Tạo thư mục tùy chỉnh cho các loại cuộc hội thoại cụ thể
- Đưa các thành viên trong nhóm vào vòng kết nối nhanh chóng với @ đề cập
- Tích hợp phần mềm hộp thư đến chung với các công cụ như Shopify và Stripe
Giới hạn của Groove
- Gói Standard chỉ cung cấp cho bạn sáu tháng lịch sử tìm kiếm
- Một số người dùng muốn thấy sự tích hợp nhiều hơn với hệ thống CRM của họ
Groove giá cả
- Tiêu chuẩn: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 25 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: 45 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét Groove
- G2: 4. 6/5 (170+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (60+ đánh giá)
6. Front
Với mục đích giúp các doanh nghiệp mở rộng quy mô, Front cung cấp các công cụ hộp thư đến chung như một phần của bộ công cụ quản lý email. Các cuộc hội thoại được liên kết với lịch sử khách hàng, giúp dễ dàng điều chỉnh tất cả các thông tin liên lạc. ?
Quy trình công việc tự động xử lý việc phân công tin nhắn, trả lời và, khi cần thiết, chuyển tin nhắn lên cấp trên. Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ bản nháp email, để lại nhận xét và gửi tin nhắn cho đồng nghiệp trong nền tảng.
Các tính năng tốt nhất của Front
- Quản lý một phạm vi các loại hình giao tiếp, từ email hoặc trò chuyện trực tiếp đến ghi chú bằng giọng nói
- Phân loại tin nhắn bằng thẻ để bạn có thể tìm thấy và báo cáo chúng
- Phân công tin nhắn dựa trên nội dung hoặc tiêu chí bạn cài đặt
- Tích hợp với các công cụ khác như WhatsApp, Facebook và X
Giới hạn của Front
- Có nhiều tính năng, vì vậy người dùng mới có thể gặp khó khăn trong quá trình học sử dụng
- Đôi khi Front hợp nhất nhầm các cuộc hội thoại không liên quan với nhau
Front giá
- Bắt đầu: 19 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tăng trưởng: 59 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Quy mô: 99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premier: 229 USD/tháng cho mỗi người dùng
Front xếp hạng và đánh giá
- G2: 4. 7/5 (1.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (250+ đánh giá)
7. HubSpot
Mặc dù HubSpot được biết đến nhiều nhất với các giải pháp bán hàng và tiếp thị, nhưng nó cũng cung cấp Trung tâm dịch vụ cho các đội ngũ hỗ trợ khách hàng. ?
Service Hub bao gồm phần mềm hộp thư đến chung cơ bản và trò chuyện trực tiếp cho tất cả các quy mô kinh doanh, từ cá nhân và nhóm nhỏ đến doanh nghiệp. Điều này đặc biệt thuận tiện nếu bạn đã sử dụng HubSpot.
Các tính năng tốt nhất của HubSpot
- Tập trung tất cả các cuộc hội thoại với khách hàng trong các nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ của bạn
- Truy cập dữ liệu khách hàng thông qua tích hợp với CRM miễn phí của HubSpot
- Sử dụng các mẫu để thiết lập các câu trả lời sẵn cho các câu hỏi thường gặp
- Tận dụng hộp thư đến trên thiết bị di động khi bạn đang di chuyển
Giới hạn của HubSpot
- Bạn sẽ cần một kế hoạch trả phí để xóa thương hiệu HubSpot trên tính năng trò chuyện trực tiếp
- Các doanh nghiệp nhỏ có thể thấy giá hơi cao so với khả năng của họ
HubSpot giá
- Miễn phí
- Bắt đầu: Từ 30 USD/tháng cho hai người dùng
- Chuyên nghiệp: Từ 500 USD/tháng cho năm người dùng
- Enterprise: Từ 1.200 USD/tháng cho 10 người dùng
HubSpot xếp hạng và đánh giá
- G2: 4. 4/5 (2.100+ đánh giá)
- Capterra: 4. 1/5 (150+ đánh giá)
8. Helpwise
Helpwise là một nền tảng dịch vụ khách hàng tập trung cung cấp hỗ trợ trên nhiều kênh, bao gồm các công cụ email chung, SMS, mạng xã hội và trò chuyện trực tiếp. Giảm tải cho bộ phận hỗ trợ của bạn hơn nữa với trung tâm tự phục vụ, các câu trả lời có sẵn và chatbot trả lời các câu hỏi thường gặp.
Các tính năng tốt nhất của Helpwise
- Giúp nhóm của bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm trong các cuộc hội thoại với khách hàng để giải quyết vấn đề nhanh chóng
- Tích hợp với các ứng dụng quản lý công việc, CRM và lịch ?️
- Sử dụng ứng dụng Android hoặc iOS để truy cập Helpwise khi bạn đang ở ngoài
Giới hạn của Helpwise
- Mặc dù có sẵn cho trình duyệt web và thiết bị di động, nhưng vẫn chưa có ứng dụng máy tính để bàn
- Chức năng tìm kiếm có thể được cải thiện hơn nữa
Helpwise giá cả
- Tiêu chuẩn: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 29 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: 49 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của Helpwise
- G2: 4.5/5 (160+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (20+ đánh giá)
9. Kéo
Drag quản lý các địa chỉ email được chia sẻ như help@ hoặc support@ qua hộp thư đến trung tâm trong Gmail. Phần mềm hộp thư đến được chia sẻ trực quan cho phép bạn cộng tác giữa các miền với các nhà thầu hoặc khách hàng. Bạn có thể chọn bảng Drag giống Trello mà mỗi người dùng có thể truy cập và những việc họ có thể làm với các bảng đó.
Kéo tính năng tốt nhất
- Kết nối Google Groups hoặc tài khoản email để kéo bảng để chia sẻ với nhóm của bạn ?
- Xem các công việc liên quan đến email dưới dạng danh sách có thể tùy chỉnh hoặc bảng
- Tạo danh sách việc cần làm, viết ghi chú hoặc đính kèm tệp, tất cả trên nền tảng Drag
- Tận dụng hỗ trợ từng đoạt giải thưởng của Drag để đặt bất kỳ câu hỏi nào bạn có về hệ thống
Giới hạn kéo
- Gmail tải chậm hơn một chút khi bạn sử dụng tính năng kéo và thả
- Tính năng báo cáo chỉ có sẵn trong các gói trả phí
*Giá cả
- Miễn phí
- Bắt đầu: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Thêm: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Ưu điểm: 16 USD/tháng cho mỗi người dùng
Kéo đánh giá và nhận xét
- G2: 4.5/5 (240+ đánh giá)
- Capterra: 4. 4/5 (120+ đánh giá)
10. Hiver
Hiver cho phép bạn vận hành một bộ phận hỗ trợ đa kênh — bao gồm email, liên lạc bằng giọng nói và trò chuyện trực tiếp — bằng cách sử dụng các công cụ hộp thư đến chung trong Gmail. Bạn cũng có thể thiết lập một cơ sở kiến thức để cung cấp hỗ trợ tự phục vụ cho khách hàng. ?
Các tính năng tốt nhất của Hiver
- Bắt đầu nhanh chóng với giao diện trực quan và quen thuộc
- Xem trạng thái truy vấn và khối lượng công việc của nhóm trong thời gian thực
- Viết ghi chú cho đồng nghiệp bằng cách sử dụng @ đề cập và liên kết nó với một chủ đề email
- Sử dụng hệ thống phiếu yêu cầu để chuyển các truy vấn kỹ thuật đến bộ phận CNTT của bạn
Hạn chế của Hiver
- Email chỉ có thể được gán cho một người
- Giá cả có thể hơi cao đối với các công ty nhỏ
Hiver giá cả
- Lite: 19 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Ưu điểm: 49 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Elite: 69 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Hiver
- G2: 4. 6/5 (900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (100+ đánh giá)
Nâng tầm dịch vụ khách hàng với Phần mềm hộp thư đến chung
Quản lý email và các tin nhắn đến khác tốn rất nhiều thời gian, nhưng có những công cụ có thể giúp bạn. Các công cụ hộp thư đến chung và các giải pháp thay thế cho hệ thống email truyền thống giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm và giảm thời gian phản hồi, từ đó mang lại sự hài lòng cho khách hàng. ?
Để có kết quả tốt hơn, hãy chọn một công cụ có tính năng quản lý dự án, ví dụ như ClickUp. Bạn sẽ hợp lý hóa tất cả các quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, tăng cường sự hợp tác và quan trọng nhất là có thể cung cấp dịch vụ khách hàng ở cấp độ cao hơn.
Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay và nhận phần thưởng là những khách hàng hài lòng hơn, nhóm làm việc hạnh phúc hơn và lợi nhuận kinh doanh cao hơn. ?