Bạn đã từng gặp tình huống này. Một nhân viên gọi nghỉ ốm vào sáng ca làm việc bận rộn, một người khác lại đến muộn 30 phút, và bây giờ bạn phải vội vàng tìm người thay thế.
Nếu không có chính sách chấm công rõ ràng, sẽ xảy ra tình trạng hỗn loạn. Việc đi làm không đều đặn có thể trở thành thói quen và trước khi bạn nhận ra, sự vắng mặt của nhân viên sẽ bắt đầu làm giảm tinh thần và năng suất của nhóm.
Nếu bạn muốn giải quyết vấn đề mà không cần quản lý chi tiết từng lần chấm công, mẫu chính sách chấm công nhân viên có cấu trúc sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Blog này cung cấp chính xác những gì bạn cần: mẫu sẵn sàng sử dụng, tuân thủ pháp luật và thiết thực cho mọi quy mô công ty. Hãy bắt đầu ngay.
Mẫu chính sách chấm công của nhân viên là gì?
Mẫu chính sách chấm công của nhân viên là tài liệu được định dạng sẵn giúp bạn thực hiện những việc sau:
- Xác định các quy định và kỳ vọng của công ty về việc chấm công và tính đúng giờ của nhân viên
- Gồm các hướng dẫn rõ ràng về ca làm việc theo lịch, báo cáo vắng mặt và yêu cầu nghỉ phép
- Giải thích cách xử lý vắng mặt không có lý do, vắng mặt quá mức và vi phạm quy định về chấm công
- Xác định các thuật ngữ như vắng mặt có lý do, bỏ việc, ra về sớm và số ngày vắng mặt liên tiếp
- Tham khảo các quy định tuân thủ luật liên bang như Đạo luật về Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA) và Đạo luật về Người khuyết tật Hoa Kỳ (ADA) để giúp các nhóm nhân sự luôn tuân thủ các quy định
Các mẫu thường được sử dụng để tạo tài liệu nhất quán trong sổ tay nhân viên, hướng dẫn nhân sự và chính sách nội bộ. Chúng cũng hỗ trợ quy trình kỷ luật tiến bộ, bao gồm cảnh báo bằng lời nói, cảnh báo bằng văn bản và cảnh báo cuối cùng bằng văn bản.
🔍 Bạn có biết? Cục Thống kê Lao động báo cáo tỷ lệ vắng mặt trên toàn quốc là 3,2% vào năm 2024, tăng so với tỷ lệ vắng mặt 3,1% của năm 2023. Nguyên nhân chính dẫn đến vắng mặt là chấn thương và bệnh tật.
Điều gì tạo nên một mẫu chính sách chấm công nhân viên tốt
Mẫu chính sách chấm công hiệu quả phải rõ ràng, cụ thể và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Mẫu này xác định các kỳ vọng về việc đi làm thường xuyên, nêu rõ cách báo cáo vắng mặt bất ngờ và thiết lập các quy tắc để tuân thủ ca làm việc đã định.
Các yếu tố khóa của mẫu chính sách chấm công nhân viên tốt bao gồm:
- Định nghĩa về vắng mặt có lý do và vắng mặt không có lý do
- Quy tắc về thời gian ca làm việc và giờ làm việc theo lịch trình
- Báo cáo vắng mặt và yêu cầu thông báo trước
- Hướng dẫn về yêu cầu nghỉ phép, nghĩa vụ bồi thẩm đoàn và các ngày lễ tôn giáo
- Quy trình xử lý nghỉ ốm quá mức, ra về sớm và vắng mặt đột xuất
- Quy tắc theo dõi qua ứng dụng chấm công, hệ thống theo dõi chấm công hoặc hệ thống theo dõi sự hiện diện
- Các bước trong chính sách kỷ luật tiến bộ (ví dụ: cảnh báo bằng lời nói, cảnh báo bằng văn bản, cảnh báo cuối cùng bằng văn bản)
- Chính sách cho nhân viên được miễn trừ và không được miễn trừ
- Tham chiếu đến các luật liên bang, bao gồm FMLA và ADA
- Ghi chú về yêu cầu giấy chứng nhận của bác sĩ và các điều chỉnh hợp lý
- Tính linh hoạt cho các thỏa thuận công việc thay thế và hệ thống chấm công từ xa
- Quy trình rõ ràng để giải quyết các vấn đề về chấm công theo từng trường hợp cụ thể
Các tùy chọn mẫu chính sách chấm công nhân viên đáng lưu giữ
Nếu bạn muốn bỏ qua những trang trống và bắt tay ngay vào việc triển khai, các mẫu chính sách chấm công nhân viên sẵn sàng sử dụng này là điểm khởi đầu vững chắc. Hãy cùng tìm hiểu:
1. Mẫu Chính sách Công ty ClickUp
Mẫu Chính sách Công ty của ClickUp cung cấp một không gian tập trung để viết, chỉnh sửa và quản lý các chính sách. Bạn có thể liên kết các tài nguyên liên quan, gắn thẻ thành viên nhóm và lưu trữ chính sách chấm công, quy định về thời gian làm việc được trả lương và ghi chú về tuân thủ FMLA tại một nơi.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tích hợp hơn nữa, ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn!
Đối với các nhóm sẵn sàng theo dõi sự tham gia mà không cần bảng tính cồng kềnh, ClickUp Timesheets là một tính năng tuyệt vời. Nó cung cấp một cách tích hợp để quản lý các vi phạm về sự tham gia của nhân viên, nhật ký thời gian, phê duyệt và báo cáo, ngay từ nền tảng bạn đã sử dụng cho các dự án.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Soạn thảo và lưu trữ tài liệu chính sách trong tài liệu hợp tác
- Đánh dấu các trưởng bộ phận nhân sự để xem xét và cập nhật nhanh chóng, hiệu quả
- Kiểm soát phiên bản đầy đủ để thay đổi chính sách một cách minh bạch
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm muốn có một không gian làm việc đơn giản cho các chính sách, công việc và cập nhật.
📑 Nghiên cứu điển hình: RevPartners đã cắt giảm 64% thời gian cung cấp dịch vụ bằng cách sử dụng các mẫu hướng dẫn cung cấp dịch vụ cho khách hàng của ClickUp. Bằng cách biến các quy trình công việc phức tạp, lặp đi lặp lại thành các mẫu có cấu trúc, họ đã loại bỏ sự hỗn loạn do việc chuyển giao thủ công và giao tiếp rời rạc.
Các công việc giờ đây được tự động phân công, thông báo cho đúng người vào đúng thời điểm và theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Sự thay đổi này giúp giảm thời gian tổ chức công việc và đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.
2. Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách và Quy trình của ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách & Quy trình là một công cụ quy trình làm việc toàn diện được thiết kế để tổ chức và quản lý các chính sách nhân viên chi tiết.
Nếu lịch chia sẻ của bạn theo dõi giờ làm việc, mẫu sổ tay nhân viên này sẽ ghi lại các kỳ vọng đằng sau đó. Mẫu này giúp bạn xác định cách phân định ca làm việc, cách xử lý sự chậm trễ và những trường hợp được coi là nghỉ phép hợp lý.
Sử dụng nó để tích hợp chính sách chấm công vào một khung quy định rộng hơn, có thể thi hành, rõ ràng, dễ tiếp cận và linh hoạt.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm để viết hoặc xem xét nội dung
- Tạo môi trường làm việc an toàn bằng cách đảm bảo nhân viên biết tất cả các chính sách
- Quản lý sổ tay nhân viên, chính sách và các quy trình khác nhau
- Sử dụng thẻ trạng thái để theo dõi các sửa đổi về quy tắc thời gian và chấm công
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự xây dựng sổ tay nhân viên đầy đủ, không chỉ bao gồm thông tin về sự hiện diện mà còn bao gồm các chính sách về PTO, bảng lương và các thủ tục.
🔍 Bạn có biết? Gần một nửa ( 47% ) tổng số giờ làm thêm được sử dụng để bù cho thời gian nghỉ việc của nhân viên. Điều này không chỉ làm tăng chi phí nhân công mà còn khiến các thành viên còn lại trong nhóm bị kiệt sức.
3. Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên của ClickUp được thiết kế để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và giao tiếp nội bộ suôn sẻ. Các nhóm nhân sự có thể thêm các chính sách của mình, chỉnh sửa các phần trong thời gian thực và cập nhật nhanh chóng.
Mẫu này bao gồm các phần được tạo sẵn, chẳng hạn như Giờ làm việc và Hướng dẫn giao tiếp, để nêu chi tiết các kỳ vọng về tính đúng giờ, làm việc từ xa và nghỉ phép.
Với bảng nội dung tích hợp và các công cụ cộng tác nhóm, mọi thứ trở nên rõ ràng và dễ truy cập. Đối với các công ty muốn sự nhất quán và tốc độ, tài liệu này sẽ hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Truy cập và chỉnh sửa các quy tắc chấm công trong Giờ làm việc
- Sử dụng bình luận thời gian thực để giải quyết các vấn đề về chấm công một cách nhanh chóng
- Thêm các trang lồng nhau cho PTO, đi muộn và chi tiết lịch trình
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý nhân sự muốn biến nội dung sổ tay khô khan thành tài liệu tương tác, dễ bảo trì và chia sẻ.
Nói về chức năng của ClickUp, một người dùng cho biết:
Chúng tôi sử dụng ClickUp như một danh sách việc cần làm cao cấp. Nó đặc biệt hữu ích cho các quy trình nhiều bước mà chúng tôi thực hiện lặp đi lặp lại và liên quan đến nhiều người khác nhau. Chúng tôi tạo một mẫu cho quy trình đó, giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào và dễ dàng truyền đạt (tự động) giữa các nhân viên khi họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình.
Chúng tôi sử dụng ClickUp như một danh sách việc cần làm, về cơ bản. Nó đặc biệt hữu ích cho các quy trình nhiều bước mà chúng tôi thực hiện lặp đi lặp lại và liên quan đến nhiều người khác nhau. Chúng tôi tạo một mẫu cho quy trình đó, giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào và dễ dàng truyền đạt (tự động) giữa các nhân viên khi họ có thể thực hiện công việc của mình.
4. Mẫu nâng cao Sổ tay nhân viên ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên (Nâng cao) của ClickUp vượt xa các tài liệu chính sách cơ bản. Mẫu này được thiết kế cho các nhóm nhân sự cần cấu trúc và khả năng mở rộng.
Bạn có thể phân công công việc, theo dõi thời hạn và quản lý toàn bộ quá trình tạo/lập sổ tay như một dự án, với các chế độ xem có thể tùy chỉnh như Danh sách, Lịch và Gantt. Nó cũng hỗ trợ cộng tác thời gian thực và quy trình công việc tự động, giúp giảm thiểu việc quản lý vi mô và triển khai nhanh hơn.
Ngoài ra, ClickUp Docs cho phép bạn tạo, cộng tác và kết nối tài liệu trực tiếp với quy trình làm việc của mình. Từ soạn thảo chính sách đến chỉnh sửa trực tiếp và phản hồi thời gian thực, bạn có thể biến các tài liệu tĩnh thành kế hoạch hành động. Phân công nhiệm vụ, thêm tiện ích tùy chỉnh, nhúng phương tiện truyền thông và lưu trữ mọi thứ ở một nơi tập trung.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Đánh dấu các phần và gắn thẻ nhân viên mới vào các câu hỏi để giải đáp thắc mắc nhanh chóng
- Thiết lập chế độ xem Lịch hoặc Gantt để quản lý trực quan dòng thời gian triển khai các cập nhật chính sách chấm công và đào tạo liên quan
- Làm cho sổ tay trở nên hấp dẫn với GIF, biểu đồ và các hình ảnh khác
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm hoặc tổ chức đang phát triển với nhiều bộ phận cần một cuốn sổ tay nhân viên hấp dẫn và được quản lý tốt, có thể mở rộng theo quy mô của họ.
5. Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên của ClickUp được thiết kế cho các công ty muốn có một tài liệu hấp dẫn, không phải là một tệp PDF tĩnh chỉ để thu bụi. Mẫu này cho phép bạn tạo một sổ tay phát triển cùng với nhóm của bạn. Nó kết hợp định dạng phong phú, theo dõi nhiệm vụ và tự động hóa để các chính sách luôn cập nhật và mọi người luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.
Để hỗ trợ sự linh hoạt này, ClickUp tích hợp các tính năng mạnh mẽ giúp biến tài liệu hướng dẫn của bạn thành một nguồn tài nguyên động.
Quản lý Kiến thức AI của ClickUp biến toàn bộ không gian làm việc của bạn thành một bộ não có thể tìm kiếm. Từ chính sách đến wiki, nó sử dụng AI để cung cấp câu trả lời tức thì trên tất cả các Tài liệu, nhiệm vụ và bình luận — không còn phải tìm kiếm nữa. Bạn có thể nhập tệp cũ, quản lý lịch sử phiên bản và khóa quyền truy cập, giúp cơ sở kiến thức nội bộ của bạn thông minh hơn và dễ quản lý hơn.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Vạch ra các kỳ vọng với các phần và cột mốc được tổ chức rõ ràng
- Theo dõi các cập nhật với trạng thái tùy chỉnh để giữ cho các sửa đổi chính sách chấm công được tổ chức và hiển thị rõ ràng
- Đảm bảo rằng các chính sách chấm công tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn của công ty, và cập nhật chúng khi luật pháp thay đổi
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự và vận hành muốn có một hướng dẫn dễ chỉnh sửa, tích hợp quy trình làm việc, phản ánh các quy trình hiện tại và có thể mở rộng theo sự thay đổi của tổ chức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng bảng chấm công tự động với quy trình phê duyệt để khóa giờ làm việc ngay lập tức và tránh các lỗi tính lương vào phút chót. Điều này đảm bảo rằng bạn không còn phải theo dõi các lần chấm công bị bỏ sót hoặc xử lý các bảng tính lộn xộn.
6. Mẫu Sổ tay Nhân sự ClickUp
Mẫu Sổ tay Nhân sự của ClickUp được thiết kế cho các nhóm cần một hướng dẫn tập trung, luôn có thể truy cập, bao gồm mọi thứ từ chế độ nghỉ phép đến quy tắc ứng xử của nhân viên.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các bộ phận nhân sự quản lý sự phát triển nhanh chóng hoặc nhiều địa điểm. Không giống như các sổ tay truyền thống tĩnh và dễ bị lãng quên, mẫu chính sách nhân sự này tồn tại trong quy trình làm việc của bạn.
Bạn có thể sắp xếp nội dung bằng bảng, theo dõi các chỉnh sửa và chia sẻ ngay lập tức các cập nhật với nhân viên.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Phác thảo chính sách với các phần được cấu trúc sẵn và định dạng tài liệu
- Phân loại nội dung bằng Trường Tùy chỉnh để điều hướng nhanh chóng
- Giao quyền quản lý cho các phần cụ thể trong sổ tay hướng dẫn
- Cộng tác với trưởng nhóm bằng cách sử dụng nhận xét và công việc được chia sẻ
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự tạo hoặc cập nhật sổ tay hướng dẫn để cải thiện tính minh bạch trong toàn công ty, giảm thiểu việc trao đổi thủ công và giúp mọi người tuân thủ các chính sách hiện hành.
📮 ClickUp Insight: 12% nhân viên cho rằng làm việc từ xa hoàn toàn là lý tưởng, trong khi 48% thích thiết lập kết hợp. Tuy nhiên, để hợp tác phát triển trong môi trường từ xa hoặc kết hợp, bạn cần có các công cụ phù hợp. Là ứng dụng làm việc toàn diện, ClickUp loại bỏ sự cô lập. Giữ các công việc, tài liệu, trò chuyện và dự án của bạn tập trung và có thể tìm kiếm trong một không gian làm việc duy nhất, để các nhóm luôn đồng bộ, bất kể họ làm việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Security đã tăng 80% mức độ hài lòng về tinh thần đồng đội nhờ các công cụ hợp tác liền mạch của ClickUp.
7. Mẫu bản ghi nhớ chính sách ClickUp
Mẫu Thông báo Chính sách của ClickUp được thiết kế cho các nhà quản lý cần triển khai nhanh chóng và rõ ràng các thay đổi chính sách nội bộ.
Nếu chính sách chấm công của công ty bạn thường xuyên thay đổi, mẫu này cung cấp định dạng đáng tin cậy để ban hành các quy tắc mới một cách rõ ràng và nhanh chóng. Mẫu này được thiết kế để đảm bảo tính rõ ràng và có cấu trúc, giúp lưu trữ các hướng dẫn về ca làm việc, quy tắc nghỉ phép và kỳ vọng về chấm công tại một nơi.
Bạn có thể gắn thẻ người, đặt thời hạn và theo dõi xác nhận ngay trong bản ghi nhớ. Không giống như các công cụ lịch chia sẻ truyền thống, định dạng này hoạt động hiệu quả trong việc ghi chép và thực thi các quyết định chính sách.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo các thông báo thống nhất với các phần tùy chỉnh
- Đánh thẻ các bên liên quan trực tiếp trong bản thảo chính sách để xem xét
- Đính kèm lịch làm việc hoặc biểu mẫu xin nghỉ phép ngay vào bản ghi nhớ
- Sử dụng nhắc nhở để theo dõi việc xác nhận chính sách
🔑 Lý tưởng cho: Trưởng nhóm và quản lý nhân sự cần truyền đạt các cập nhật chính sách hoặc kỳ vọng mới cho nhân viên mà không gây nhầm lẫn hoặc tài liệu phân tán.
🔍 Bạn có biết? Các doanh nghiệp ở Mỹ mất 225,8 tỷ đô la mỗi năm do nhân viên vắng mặt. Con số này tương đương 1.685 đô la cho mỗi nhân viên, chủ yếu do vắng mặt không báo trước, thay ca đột xuất và mất năng suất.
8. Mẫu văn hóa công ty ClickUp
Mẫu Văn hóa công ty của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm muốn thống nhất không chỉ về thời hạn. Mẫu này là một không gian có cấu trúc, có thể chỉnh sửa để ghi lại các giá trị cốt lõi, mục tiêu và kỳ vọng của nhóm trong tổ chức của bạn.
Mẫu này cho phép bạn kiểm soát các sáng kiến xây dựng văn hóa theo kiểu dự án, với các tính năng như trường tùy chỉnh, tài liệu chia sẻ, bảng trắng và chỉnh sửa thời gian thực. Cho dù bạn đang mở rộng quy mô nhanh chóng hay xem xét lại các quy tắc nội bộ, mẫu này sẽ giúp chiến lược văn hóa của bạn có cấu trúc thực tế.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi lại giá trị, sứ mệnh và kỳ vọng của công ty
- Gán các quy tắc của nhóm như đúng giờ hoặc thay ca làm việc thành công việc
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi việc áp dụng các hành vi liên quan đến chấm công
- Đặt nhắc nhở đánh giá để cập nhật chính sách dựa trên phản hồi hoặc hiệu suất
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm đang phát triển muốn xác định bản sắc công ty một cách thực tế và giữ cho mọi người, từ nhân sự đến lãnh đạo, thống nhất về các giá trị và kỳ vọng chung.
9. Mẫu yêu cầu nghỉ phép ClickUp
Mẫu Yêu cầu Nghỉ phép của ClickUp được thiết kế để loại bỏ những rắc rối trong quản lý nghỉ phép. Không còn email rải rác, bỏ sót phê duyệt hay những bất ngờ vào phút chót. Đây là một hệ thống tương tác hoàn toàn, cho phép nhân viên yêu cầu nghỉ phép có lương, theo dõi thay đổi trạng thái và nhận thông báo.
Việc thiết lập mẫu yêu cầu nghỉ phép này bao gồm các trạng thái tùy chỉnh như Đã được phê duyệt, Đang xem xét và Đã bị từ chối. Mẫu này cung cấp các trường để theo dõi ngày bắt đầu và kết thúc, loại yêu cầu và thậm chí cả chữ ký điện tử.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Gửi và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép trong biểu mẫu có cấu trúc
- Tự động thông báo cho trưởng nhóm khi có yêu cầu được gửi
- Chế độ xem tất cả các yêu cầu đang chờ xử lý, đã được phê duyệt và bị từ chối trong bảng điều khiển được sắp xếp gọn gàng
- Giữ lại nhật ký có thể tìm kiếm về lịch sử nghỉ phép của nhân viên
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm cần một hệ thống rõ ràng, tự động hóa để quản lý sự vắng mặt của nhân viên, đảm bảo sự nhất quán trong việc phê duyệt và kiểm soát xung đột lịch trình.
10. Mẫu thư xin phép vắng mặt ClickUp
Mẫu thư xin phép của ClickUp cung cấp cho nhân viên và quản lý một định dạng sẵn sàng sử dụng để thông báo chính thức về việc vắng mặt của nhân viên. Cho dù là nghỉ ốm, khẩn cấp cá nhân hay làm nhiệm vụ bồi thẩm, tài liệu này sẽ giúp bạn giữ mọi thứ rõ ràng và tuân thủ quy định.
Mẫu này giúp chuẩn hóa việc báo cáo vắng mặt. Điều này giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi và lưu trữ tài liệu trong hồ sơ của nhân viên, đảm bảo tính nhất quán với chính sách chấm công.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Điền nhanh thông tin vắng mặt với định dạng tài liệu có hướng dẫn
- Bao gồm lý do, ngày tháng và bất kỳ tài liệu hỗ trợ cần thiết nào
- Tùy chỉnh thư cho trường học, công việc hoặc sử dụng cá nhân
- Lưu trữ các thư đã gửi trong thư mục ClickUp được chia sẻ
🔑 Lý tưởng cho: Bộ phận nhân sự hoặc trưởng nhóm muốn chính thức hóa quy trình quản lý vắng mặt và tránh các tài liệu mơ hồ hoặc không nhất quán khi xảy ra trường hợp vắng mặt không có lý do.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo phiên bản danh sách kiểm tra tham khảo nhanh cho các nhà quản lý xử lý các vấn đề về chấm công. Chính sách là rất tốt, nhưng không ai muốn lật qua 12 trang giữa ca làm việc. Tạo danh sách kiểm tra tóm tắt các hành động quan trọng để trưởng nhóm sử dụng khi phát sinh vấn đề về chấm công.
11. Mẫu kế hoạch thay thế khi vắng mặt của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Phủ sóng khi Vắng mặt tại Văn phòng của ClickUp là lưới an toàn cho bạn khi các thành viên trong nhóm vắng mặt. Mẫu này giúp bạn phác thảo việc phân công nhiệm vụ, dòng thời gian và trách nhiệm mà không làm mất đà.
Với các chế độ xem chuyên dụng như Lịch vắng mặt và Quy trình phê duyệt trước, mọi người đều biết ai đang phụ trách công việc gì và khi nào. Bạn có thể theo dõi chi tiết yêu cầu, chẳng hạn như loại nghỉ phép, số ngày nghỉ và bất kỳ công việc nào đang chờ được phân công, tất cả trong một hệ thống hợp lý.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên nhóm sao lưu
- Sử dụng lịch chung để lập bản đồ dòng thời gian phủ sóng
- Đặt nhắc nhở và theo dõi liên quan đến các ngày quan trọng
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý và trưởng nhóm muốn hoạt động diễn ra suôn sẻ trong thời gian vắng mặt theo kế hoạch mà không có những tình huống gấp rút vào phút chót hoặc công việc bị bỏ dở.
12. Mẫu nhiệm vụ kế hoạch thay thế khi vắng mặt của ClickUp
Mẫu nhiệm vụ Kế hoạch thay thế khi vắng mặt của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để lập kế hoạch ca làm việc hàng ngày và đảm bảo công việc dự án không bị gián đoạn khi các thành viên trong nhóm vắng mặt.
Phiên bản cấp công việc này chi tiết hơn, cho phép bạn phân chia trách nhiệm theo các kết quả cụ thể, chỉ định người sao lưu và theo dõi tiến độ bằng cách sử dụng thẻ phụ thuộc và ưu tiên.
Công việc này rất hiệu quả đối với các trường hợp vắng mặt ngắn, nghỉ phép bất ngờ hoặc ca làm việc luân phiên, khi cần thay đổi nhân sự thường xuyên.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Chỉ định người phụ trách sao lưu cho các công việc quan trọng liên quan đến chấm công
- Sử dụng chế độ xem Lịch để lên lịch đăng ký và thời hạn
- Tự động hóa nhắc nhở về các ngày nghỉ sắp tới
🔍 Bạn có biết? Mức giảm năng suất trung bình liên quan đến việc vắng mặt không có kế hoạch là cao nhất, đạt 36,6%, trong khi mức giảm năng suất trung bình liên quan đến việc vắng mặt có lên kế hoạch là 22,6%.
13. Mẫu lịch PTO ClickUp
Mẫu Lịch PTO của ClickUp giúp đơn giản hóa việc theo dõi ai đang làm việc, ai đang nghỉ và khi nào. Được thiết kế cho các nhóm nhân sự và quản lý, mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem, bao gồm cơ sở dữ liệu PTO, biểu mẫu yêu cầu và lịch hiển thị các ngày nghỉ sắp tới.
Với Trường Tùy chỉnh cho lý do PTO, người phê duyệt và ngày nghỉ, bạn có thể hiển thị đầy đủ tình trạng sẵn sàng của nhóm và yêu cầu nghỉ phép mà không cần theo dõi thủ công.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự quản lý lực lượng lao động hỗn hợp hoặc phân phối, cần một giải pháp rõ ràng, có thể theo dõi và chia sẻ để xử lý thời gian nghỉ có lương và vắng mặt bất ngờ.
📚 Đọc thêm: Cách tạo chính sách PTO (với ví dụ)
14. Mẫu lịch làm việc của nhân viên ClickUp
Mẫu Lịch làm việc của nhân viên của ClickUp được thiết kế cho các nhóm phải điều phối ca làm việc, thời gian rảnh và cân bằng khối lượng công việc mà không cần sử dụng bảng tính lộn xộn. Cho dù bạn đang quản lý nhân viên làm việc theo giờ hay các nhóm đa chức năng, mẫu này sẽ giúp bạn lập kế hoạch thông minh hơn.
Nó bao gồm các chế độ xem chuyên dụng như Lịch hàng tuần, Sức chứa nhân viên và Bảng trạng thái, cùng với các trường để theo dõi chi phí nhân công, mức lương theo giờ và quản lý ca làm việc.
Bạn cũng có được các tính năng theo dõi thời gian và tự động hóa tích hợp để tránh lập lịch quá tải và quản lý ca làm việc theo lịch dễ dàng hơn.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Lập kế hoạch ca làm việc dựa trên tình trạng sẵn sàng và sức chứa của nhân viên
- Phân công công việc gắn với các khối thời gian cụ thể hoặc mục tiêu hàng tuần
- Theo dõi chi phí nhân công và các vấn đề về lịch trình đã được đánh dấu
- Sử dụng bảng trực quan để xem xét và điều chỉnh lịch trình trong nháy mắt
🔑 Lý tưởng cho: Trưởng nhóm và quản lý nhân sự cần kiểm soát kế hoạch ca làm việc, thời gian nghỉ và công việc hàng ngày, đặc biệt là khi phải điều phối nhiều bộ phận hoặc lịch làm việc luân phiên.
🎐 Mẹo bổ sung: Tạo các SOP liên kết cho các trường hợp đặc biệt. Thay vì nhồi nhét mọi tình huống giả định vào tài liệu chính, hãy liên kết đến các SOP ngắn cho các trường hợp phức tạp, chẳng hạn như nghỉ ốm dài ngày, điều chỉnh nơi làm việc hoặc yêu cầu FMLA. Điều này giúp tài liệu chính gọn gàng nhưng vẫn đầy đủ.
15. Mẫu nghỉ thai sản ClickUp
Mẫu Nghỉ thai sản của ClickUp giúp bạn không còn phải đoán mò khi chuẩn bị cho thời gian nghỉ việc dài ngày. Mẫu này giúp các thành viên nhóm đang mang thai sắp xếp các ngày quan trọng, phân công trách nhiệm và thông báo chi tiết về việc nghỉ phép với ít căng thẳng nhất. Vì vậy, bạn có thể tận hưởng thời gian với thành viên mới trong gia đình mà không phải lo lắng về công việc!
Được xây dựng trên bảng trắng và hệ thống công việc, mẫu này hỗ trợ theo dõi cột mốc, chuyển đổi khối lượng công việc và lập kế hoạch trở lại làm việc.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Lập bản đồ các ngày nghỉ phép quan trọng và kế hoạch trở lại làm việc
- Sắp xếp danh sách kiểm tra để lập kế hoạch trước và sau khi nghỉ phép
- Giữ liên lạc với các bên liên quan thông qua cập nhật thời gian thực
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự và nhân viên đang mang thai muốn có một cách có cấu trúc, không phức tạp để quản lý nghỉ thai sản mà không làm gián đoạn hoạt động của nhóm.
16. Mẫu bảng chấm công ClickUp
Mẫu Bảng chấm công của ClickUp là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để ghi lại sự tham gia của nhân viên. Mặc dù được thiết kế cho việc chấm công ở trường học, nhưng nó có thể dễ dàng tùy chỉnh để đánh dấu các trường hợp vắng mặt không phép và xem xét xu hướng theo thời gian.
Nó bao gồm các Trường Tùy chỉnh như bài học trong ngày, tên lớp học và email, mà bạn có thể đổi tên thành “Tên bộ phận, Nhóm, v.v.”. Điều này làm cho nó hiệu quả cho các chương trình đào tạo cũng như cho việc chấm công hàng ngày của nhân viên.
Cho dù bạn đang theo dõi việc tham gia ca làm việc theo lịch trình hay sự chậm trễ, mẫu bảng chấm công này cung cấp cho bạn khả năng hiển thị rõ ràng, có thể tìm kiếm về những gì đang diễn ra tại nơi làm việc.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi lại sự tham gia bằng cách cập nhật trạng thái chỉ với một cú nhấp chuột (Có mặt, Vắng mặt, Trễ, Đã lên lịch)
- Thu thập chi tiết liên hệ và ghi chú nhiệm vụ cho từng cá nhân
- Hình dung nhật ký chấm công qua chế độ xem lịch hoặc danh sách
- Phát hiện các mẫu chấm công và kích hoạt các hoạt động theo dõi nếu cần
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự, giảng viên hoặc trưởng nhóm muốn có một cách nhanh chóng, có tổ chức để theo dõi sự tham gia, báo cáo các vấn đề về sự tham gia và duy trì hồ sơ rõ ràng mà không cần chuyển đổi công cụ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phần mềm lập lịch làm việc với cập nhật tình trạng sẵn sàng theo thời gian thực và cảnh báo xung đột để lấp đầy ca làm việc nhanh hơn và tránh trùng lịch, đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc khi thiếu nhân viên.
17. Mẫu chính sách chấm công greytHR
Mẫu Chính sách Chấm công của greytHR là một tài liệu chính thức, tuân thủ các quy định về nhân sự. Mẫu này hoàn hảo cho các tổ chức cần sự rõ ràng về việc vắng mặt của nhân viên, ca làm việc theo lịch, mất lương (LOP) và các thủ tục kỷ luật.
Được cung cấp dưới dạng tài liệu Word có thể tải xuống, mẫu này nêu rõ các quy tắc theo dõi sự tham gia, hậu quả của việc đến muộn và các trường hợp vắng mặt được chấp nhận theo hệ thống phạt tiến bộ. Chính sách này cũng bao gồm các chi tiết cụ thể về việc bỏ việc, tuân thủ giờ làm việc và những trường hợp được coi là vắng mặt không có lý do.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Thông báo quy tắc chấm công và điều kiện LOP
- Thiết lập ngưỡng cho việc đi muộn và về sớm
- Áp dụng quy trình kỷ luật tiến bộ gắn liền với các vi phạm
- Xác định cách xử lý nghỉ phép theo Đạo luật FMLA, nghỉ phép không báo trước và nghỉ phép vì lý do y tế
🔑 Lý tưởng cho: Chuyên gia nhân sự hoặc trưởng bộ phận vận hành cần mẫu chính sách chấm công sẵn sàng sử dụng, phù hợp với luật pháp địa phương và quy trình nội bộ.
✨ Mẹo bổ sung: Thêm các tình huống thực tế vào tài liệu chính sách của bạn. Các quy tắc trừu tượng sẽ không được tuân thủ. Bao gồm các ví dụ như "Điều gì được coi là vắng mặt có lý do?" hoặc "Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó không báo cáo vắng mặt trong hai ca làm việc liên tiếp?" để làm rõ hơn các kỳ vọng và dễ dàng thực thi hơn.
18. Mẫu chính sách chấm công nhân viên Workable
Mẫu Chính sách Chấm công của Nhân viên của Workable là một tài liệu toàn diện được thiết kế để xử lý các trường hợp đi muộn, vắng mặt, bỏ việc và kỷ luật tăng dần.
Trong khi lịch chia sẻ có thể hiển thị ai đang làm việc và khi nào, mẫu này giải thích lý do và cách thức, chẳng hạn như cách báo cáo vắng mặt, những trường hợp được coi là đi muộn và khi nào việc vắng mặt trở thành vấn đề.
Nếu tổ chức của bạn phụ thuộc vào các công cụ lập lịch, chính sách này sẽ bổ sung cấu trúc đằng sau hậu trường, cho phép quản lý sự tham dự một cách nhất quán.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định rõ các khái niệm như vắng mặt, đi trễ và hiện diện nhưng không làm việc
- Thiết lập các quy trình báo cáo vắng mặt và xin nghỉ phép có lương
- Xác định hậu quả đối với việc vắng mặt thường xuyên hoặc không thông báo vắng mặt
- Cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ để xử lý các vấn đề về sự hiện diện một cách xây dựng
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự hoặc chủ doanh nghiệp muốn có mẫu chính sách chấm công toàn diện, đặt con người lên hàng đầu và thực thi trách nhiệm giải trình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu được kiểm soát phiên bản với lịch sử phê duyệt. Chính sách có thể bị thay đổi bất cứ lúc nào — theo dõi ai đã thay đổi gì và khi nào. Sử dụng ClickUp Docs để xem lịch sử phiên bản và kiểm soát quyền truy cập để bộ phận nhân sự luôn làm việc với phiên bản mới nhất.
19. Mẫu chính sách chấm công của nhân viên do Forbes.com cung cấp
Mẫu Chính sách Chấm công của Forbes được thiết kế cho các nhóm nhân sự cần một khuôn khổ sẵn sàng để điền với các quy tắc đơn giản về việc vắng mặt, đi muộn và các biện pháp kỷ luật. Mẫu này nêu rõ các kỳ vọng cơ bản, từ giờ làm việc và thời gian gia hạn đến các yếu tố kích hoạt việc bỏ việc và các yêu cầu về giấy chứng nhận của bác sĩ.
Cấu trúc của biểu mẫu là plug-and-play, lý tưởng để tùy chỉnh bằng cách chèn giá trị cho thời gian chậm trễ, thời hạn thông báo và ngưỡng kỷ luật. Biểu mẫu này cũng bao gồm biểu mẫu xác nhận của nhân viên để ghi lại sự tuân thủ một cách chính thức.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định quy định rõ ràng về vắng mặt có lý do và không có lý do
- Tùy chỉnh ngưỡng cho việc chấm dứt hợp đồng, cảnh báo và cuộc họp kỷ luật
- Đặt các quy trình nghỉ phép có cấu trúc cho ngày nghỉ ốm, nghỉ phép và về sớm
- Bao gồm xác nhận đã ký để đảm bảo nhân viên đồng ý với các điều khoản về sự tham gia
🔑 Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn có một khung quy định về sự tham gia làm việc đơn giản, có thể thêm các chi tiết cụ thể của riêng mình và triển khai ngay lập tức cho tất cả các nhóm.
📚 Cũng nên đọc: Lịch làm việc 9/80 là gì và nó hoạt động như thế nào?
20. Mẫu Chính sách Chấm công AIHR
Mẫu Chính sách Chấm công của AIHR mang lại sự rõ ràng, trách nhiệm và nền tảng pháp lý cho việc quản lý chấm công của công ty bạn. Mẫu này được thiết kế cho các nhóm nhân sự muốn vượt qua các quy tắc mơ hồ và xây dựng chính sách có thể mở rộng và dễ thực thi.
Mẫu này bao gồm các vấn đề pháp lý, phương pháp theo dõi thời gian, các biện pháp kỷ luật và thậm chí cả phân tích dự đoán về lực lượng lao động để giúp xác định xu hướng vắng mặt. Mẫu này cũng hỗ trợ sức khỏe của nhân viên bằng cách tích hợp quyền truy cập tư vấn và khung phản hồi linh hoạt.
⭐ Lý do bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi sự tham gia qua hệ thống điện tử, đồng hồ chấm công hoặc ứng dụng di động
- Áp dụng các bước kỷ luật theo cấp độ, bao gồm PIP và kích hoạt chấm dứt hợp đồng
- Bảo mật hồ sơ nhân viên do bộ phận Nhân sự quản lý với quyền truy cập cấp quản lý
- Tích hợp tuân thủ FMLA và ADA với các lộ trình hỗ trợ được ghi lại
🔑 Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo nhân sự cần một khung quy định chấm công chính thức, tuân thủ quy định và có tính linh hoạt cao.
Xây dựng, theo dõi và thực thi chính sách chấm công của bạn với ClickUp
Việc tạo ra chính sách chấm công nhân viên vững chắc không chỉ giúp bạn tránh được tình trạng nhân viên vắng mặt mà còn thiết lập một quy tắc rõ ràng về trách nhiệm, tính nhất quán và sự hợp tác trong nhóm.
Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hay mở rộng quy mô trên các bộ phận, việc có mẫu phù hợp có thể giúp bạn triển khai chính sách nhanh chóng và không gặp khó khăn.
Với 20 mẫu chính sách chấm công sẵn sàng sử dụng này, bạn có thể xác định kỳ vọng, hợp lý hóa quy trình phê duyệt và duy trì tuân thủ mà không cần bắt đầu từ đầu.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để truy cập các mẫu, tự động hóa việc theo dõi sự tham gia và biến các chính sách của bạn thành quy trình công việc thực tế, có thể theo dõi được.