theo Khảo sát về Công việc và Sức khỏe của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, 71% nhân viên cho biết họ cảm thấy căng thẳng trong công việc. Không chỉ là kiệt sức về tinh thần, 44% nhân viên cho biết họ cảm thấy mệt mỏi về thể chất.
Để đáp lại, các công ty bắt đầu triển khai các phúc lợi cho nhân viên như nghỉ phép không giới hạn và làm việc bốn ngày một tuần để khuyến khích họ nghỉ ngơi.
Tuy nhiên, người Mỹ trung bình (với PTO không giới hạn) chỉ nghỉ 10 ngày mỗi năm .
Các công ty có thể nói: "Cứ nghỉ đi!" Nhưng thực tế hoạt động thường khiến nhân viên khó có thể ngắt kết nối và nạp lại năng lượng đầy đủ. Khối lượng công việc quá lớn, sự kỳ thị khi xin nghỉ phép và các yếu tố khác khiến nhân viên ngại xin nghỉ.
Giải pháp: quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn hóa — với (các) mẫu xin nghỉ phép — giúp giảm bớt căng thẳng khi xin và phê duyệt nghỉ phép, đồng thời đảm bảo tất cả nhân viên được đối xử công bằng khi xin nghỉ phép.
Bài viết này khám phá chủ đề này và cung cấp 10 mẫu miễn phí để giúp bạn tạo quy trình nghỉ phép suôn sẻ và không căng thẳng cho tất cả mọi người.
Mẫu yêu cầu nghỉ phép là gì?
Mẫu yêu cầu nghỉ phép là tài liệu chuẩn hóa mà nhân viên sử dụng để yêu cầu nghỉ phép chính thức. Bằng cách tạo mẫu yêu cầu nghỉ phép, các công ty có thể đẩy nhanh quá trình phê duyệt, giảm lỗi và quan trọng nhất là đảm bảo tuân thủ chính sách nghỉ phép.
Mẫu yêu cầu nghỉ phép thường bao gồm ba phần sau:
- Thông tin chi tiết về nhân viên: Thông tin cơ bản về nhân viên, chẳng hạn như tên, số ID, bộ phận và tiêu đề công việc
- Chi tiết yêu cầu: Ngày bắt đầu và kết thúc, loại nghỉ phép (nghỉ phép, ốm, cá nhân, v.v.) và lý do vắng mặt ngắn gọn
- Phần phê duyệt: Khu vực này dành cho chữ ký và ngày tháng để ghi lại quá trình phê duyệt, bao gồm chữ ký của nhân viên, phê duyệt của người giám sát và đôi khi là xác nhận của bộ phận nhân sự
Ngoài ra, mặc dù cấu trúc cơ bản của biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép vẫn nhất quán, có thể có sự khác biệt tùy theo kích thước công ty, ngành nghề và chính sách nghỉ phép cụ thể. Ví dụ, một số công ty có thể yêu cầu bạn cho biết phương thức liên lạc ưa thích trong thời gian nghỉ phép hoặc đề cập đến người chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI) cho các dự án của bạn khi bạn không có mặt.
Điều gì tạo nên một mẫu yêu cầu nghỉ phép tốt?
Mẫu yêu cầu nghỉ phép phù hợp rất quan trọng để quá trình nhân sự diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Mẫu này nên đơn giản hóa công việc, không làm tăng khối lượng công việc của bạn.
Dưới đây là các yếu tố khóa cần xem xét khi chọn mẫu:
- Dấu vết kiểm tra: Mẫu phải bao gồm các tính năng theo dõi trạng thái yêu cầu, bao gồm ngày nộp/gửi, cấp phê duyệt và lịch sử phiên bản — điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn coi tính minh bạch là giá trị cốt lõi của công ty
- Ba gồm tất cả thông tin: Phải bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng cần thiết cho cả nhân viên và người phê duyệt để giảm thiểu việc trao đổi thông tin qua lại
- Có thể điều chỉnh: Ngoài thông tin cơ bản, một mẫu tốt nên có thể tùy chỉnh cho các loại nghỉ phép khác nhau
- Có thể mở rộng: Bạn có thể sử dụng cùng một mẫu (có thể với một số sửa đổi nhỏ) trong ít nhất vài năm hoặc nếu số lượng nhân viên của công ty tăng lên
- Khả năng tích hợp: Tìm mẫu tích hợp với phần mềm nhân sự và tính lương của bạn để theo dõi ngày nghỉ của nhân viên
Tùy chọn, tìm các mẫu có thể gắn logo công ty và thân thiện với thiết bị di động. Điều này giúp tạo vẻ chuyên nghiệp và đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng truy cập khi đang di chuyển.
10 mẫu yêu cầu nghỉ phép miễn phí
Chúng tôi đã chọn ra 10 mẫu biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép miễn phí để bạn có thể đơn giản hóa các hoạt động nhân sự và bắt tay ngay vào công việc:
1. Mẫu yêu cầu nghỉ phép ClickUp
Mẫu Yêu cầu Nghỉ phép của ClickUp được thiết kế để đơn giản hóa toàn bộ quy trình quản lý nghỉ phép, từ yêu cầu của nhân viên đến phê duyệt của quản lý. Mẫu này giúp bạn theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và biết ai vắng mặt tại văn phòng và khi nào, để bạn có thể lập kế hoạch khối lượng công việc phù hợp trong thời gian họ vắng mặt.
Được xây dựng trên ClickUp Projects (bộ quản lý nhiệm vụ của ClickUp), mẫu này cho phép nhân viên dễ dàng gửi yêu cầu nghỉ phép, xem trạng thái yêu cầu của họ và thậm chí nhận thông báo khi yêu cầu được chấp thuận hoặc từ chối.
Điểm hay nhất của mẫu này là nó đi kèm với Biểu mẫu Yêu cầu Nghỉ phép có các trường tùy chỉnh cho loại nghỉ phép, số giờ/ngày, ngày bắt đầu và kết thúc, và lý do yêu cầu chính thức. Nó cũng có các phần riêng biệt để người yêu cầu và người giám sát có thể thêm chữ ký điện tử của họ.
Sau khi nhân viên gửi biểu mẫu, bạn có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để chuyển biểu mẫu đến người quản lý trực tiếp của họ, người có thể xem xét yêu cầu. Người quản lý cũng có thể sử dụng chế độ xem Bảng và Danh sách để xem ai đang nghỉ phép và lọc các yêu cầu dựa trên trạng thái của chúng — mới, đã được phê duyệt hoặc bị từ chối.
Với các trường được chỉ định cho mọi thứ, mẫu này tự động hóa toàn bộ quy trình yêu cầu nghỉ phép và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ. Ngoài ra, tính khách quan của biểu mẫu cho phép nhân viên tự do yêu cầu nghỉ phép mà không cảm thấy bị hạn chế hoặc bị quản lý quá chặt chẽ.
Đọc thêm: Một ngày trong cuộc sống của một giám đốc nhân sự: Vai trò, trách nhiệm và thách thức
2. Mẫu lịch PTO của ClickUp
Có thể có rất nhiều ứng dụng và công cụ theo dõi thời gian hấp dẫn, nhưng không có gì có thể đánh bại lịch công ty khi nói đến việc tổ chức thời gian. Cho dù bạn đang theo dõi công việc, cuộc họp hay ngày nghỉ phép của nhân viên, lịch cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng mà không hệ thống nào khác có thể sánh được.
Nếu bạn thích sự đơn giản và rõ ràng của lịch calendar, Mẫu Lịch PTO của ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn. Mẫu này tạo chế độ xem lịch có thể chia sẻ cho tất cả thời gian nghỉ của nhân viên để mọi người biết ai đang làm việc hay nghỉ.
Lịch không chỉ hiển thị ai đang vắng mặt mà còn theo dõi số ngày nghỉ của từng nhân viên. Tính năng này đặc biệt hữu ích để khuyến khích các thành viên trong nhóm sử dụng thời gian nghỉ phép của mình.
Công việc này được thực hiện như sau:
- Đầu tiên, tạo một tài liệu trong ClickUp Docs và phác thảo thời gian nghỉ phép của nhân viên và cách xử lý
- Tạo biểu mẫu yêu cầu PTO bằng ClickUp Forms
- Sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để hiển thị thời gian nghỉ phép có lương của nhân viên
- Kết nối ClickUp với phần mềm nhân sự của bạn để theo dõi số ngày nghỉ của nhân viên và cập nhật chúng
Cuối cùng, bạn có thể công khai lịch để tăng tính hiển thị và minh bạch cho tất cả nhân viên.
Đọc thêm: Áp dụng tính linh hoạt tại nơi làm việc: Phát triển nhóm của bạn từ xa!
3. Mẫu biểu mẫu yêu cầu ClickUp
Đây không phải là mẫu yêu cầu nghỉ phép trực tiếp mà là nền tảng cho quá trình xin nghỉ phép suôn sẻ. Mẫu biểu mẫu yêu cầu ClickUp đơn giản hóa quá trình nhập việc bằng cách thu thập tất cả thông tin cần thiết từ nhân viên mới cùng một lúc.
Bất cứ khi nào có thành viên mới gia nhập nhóm, nhân viên (hoặc trưởng nhóm của họ) và nhóm của họ có thể dễ dàng yêu cầu nhóm People Ops thiết lập hồ sơ nhân viên và cấp cho họ quyền truy cập biểu mẫu PTO và lịch.
Mặc dù biểu mẫu có một số trường cơ bản, bạn có thể thêm các trường bổ sung cho chi tiết ca làm việc, thông tin dựa trên địa điểm hoặc dữ liệu liên quan khác. Ví dụ: nếu bạn có các chính sách nghỉ phép khác nhau cho các khu vực khác nhau và các loại nghỉ phép khác nhau, chẳng hạn như ngày nghỉ phép và ngày nghỉ ốm, bạn có thể chỉ định chính sách nào áp dụng cho nhân viên mới.
Bằng cách này, bạn thể hiện cam kết của mình đối với sức khỏe và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên.
Xem thêm: 10 Phần mềm đào tạo nhân viên trực tuyến tốt nhất
4. Mẫu yêu cầu của nhóm ClickUp
Việc xử lý nhiều biểu mẫu cho các yêu cầu khác nhau có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn, đặc biệt nếu bạn là một công ty khởi nghiệp hoặc SMB (doanh nghiệp vừa và nhỏ) với quá nhiều việc phải làm. Trong những trường hợp như vậy, một biểu mẫu duy nhất cho tất cả các yêu cầu của nhân viên có thể giúp ích.
Mẫu Yêu cầu của nhóm ClickUp là biểu mẫu chung mà nhân viên gửi để yêu cầu bất kỳ điều gì, từ thiết bị phần cứng và quyền truy cập công cụ đến nghỉ phép. Điều này cũng giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn vì họ không phải kiểm tra nhiều biểu mẫu để xem có yêu cầu mới hay không.
Tất cả những gì bạn cần làm là thêm một danh mục mới cho 'nghỉ phép' trong biểu mẫu, cùng với các trường tùy chỉnh cho chi tiết nghỉ phép, và bạn đã hoàn tất. Vì ClickUp Forms có các trường có điều kiện, bạn có thể chỉ hiển thị cho nhân viên các trường có liên quan đến từng loại yêu cầu.
Trong khi Chế độ xem Bảng cho phép trưởng nhóm phân loại các yêu cầu, bạn có thể đặt các yêu cầu nghỉ phép thành ưu tiên cao bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp để họ giải quyết càng sớm càng tốt.
Điều này giúp bạn tạo ra một hệ thống duy nhất, hiệu quả cho tất cả các yêu cầu nội bộ.
5. Mẫu lịch trình nhóm ClickUp
Quản lý khối lượng công việc trong thời gian nhân viên vắng mặt là rất quan trọng để đảm bảo tất cả các quy trình kinh doanh trong tổ chức của bạn diễn ra suôn sẻ. Nó giúp các nhà quản lý phân phối lại công việc để đảm bảo các dự án vẫn tiến triển đúng tiến độ, ngay cả khi các thành viên trong nhóm vắng mặt. Bằng cách này, nhân viên có thể tận hưởng thời gian nghỉ ngơi mà không phải lo lắng về công việc chồng chất — một trong những lý do chính khiến hầu hết nhân viên ngại xin nghỉ phép.
Mẫu Lịch trình Nhóm ClickUp là một mẫu công việc đơn giản mà trưởng nhóm và quản lý có thể sao chép và sử dụng bất cứ lúc nào khi họ phê duyệt ngày nghỉ được yêu cầu. Danh sách kiểm tra bao gồm bốn mục hành động:
- Xem lại dòng thời gian và ngày đáo hạn của các công việc trong lịch trình của nhân viên
- Xem ai khác tham gia dự án (hoặc có thể tham gia)
- Kiểm tra lịch trình hiện tại và tương lai của họ
- Xác nhận với họ xem họ có thể đảm nhận bất kỳ công việc ưu tiên nào không
Bằng cách cung cấp phương pháp phân phối lại công việc có cấu trúc, hệ thống này đảm bảo tính liên tục của dự án, ngăn ngừa tắc nghẽn và quan trọng nhất là giảm căng thẳng cho nhân viên nghỉ phép và đồng nghiệp của họ.
Đọc thêm: 10 phần mềm theo dõi PTO tốt nhất để quản lý yêu cầu nghỉ phép
6. Mẫu lịch làm việc của ClickUp
Nếu việc quản lý khối lượng công việc cho nhân viên làm việc theo giờ hành chính từ 9 giờ đến 5 giờ đã phức tạp, thì đối với các công ty có nhiều ca làm việc, việc này còn phức tạp gấp đôi. Lịch làm việc theo ca được cấu trúc tốt, giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tình trạng sẵn sàng của nhóm, có thể giúp bạn đảm bảo việc lập kế hoạch và phê duyệt nghỉ phép hiệu quả.
Mẫu Lịch làm việc của ClickUp giúp đơn giản hóa công việc này một cách đáng kể
Mẫu giúp phân chia vai trò thành các ca làm việc, phân công cho người chịu trách nhiệm và theo dõi sự vắng mặt. Điều này cho phép bạn:
- Xem ai đang làm việc khi nào chỉ trong nháy mắt
- Dễ dàng theo dõi ai đang vắng mặt và lý do
- Điều chỉnh ca làm việc dựa trên tình trạng sẵn sàng của nhóm
- Dự đoán nhu cầu nhân sự và tình trạng thiếu hụt tiềm ẩn
Bằng cách tập trung thông tin ca làm việc, mẫu này cải thiện chiến lược giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
Bạn cảm thấy quy trình này có thể được cải thiện hơn nữa? ClickUp Goals có thể giúp bạn đánh giá hiệu quả của các ca làm việc và phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có thể đặt các cột mốc và mục tiêu để đo lường hiệu quả của các quy trình và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ: bạn có thể sử dụng mục tiêu Đúng/Sai trong ClickUp để kiểm tra xem bạn có đáp ứng yêu cầu nhân sự hàng ngày hay không.
Nói cách khác, bạn không chỉ quản lý lịch ca làm việc mà còn tối ưu hóa chúng để đạt hiệu quả cao nhất.
7. Mẫu lịch trình nhóm ClickUp
Mẫu Lịch làm việc của nhóm ClickUp giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bàn giao công việc từ nhân viên nghỉ phép, đảm bảo các công việc và thông tin quan trọng được chia sẻ trước khi họ vắng mặt. Điều này giúp giảm thiểu sự chậm trễ của dự án, cho phép quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ và nhân viên có thể hoàn toàn nghỉ ngơi trong thời gian nghỉ phép.
Mẫu này có bốn chế độ xem:
- Hoạt động dự án: Chế độ xem dạng danh sách cho phép bạn xem tổng quan tất cả các công việc được giao cho nhóm, đồng thời tạo và quản lý các công việc mới
- Lịch hàng tuần: Bảng kiểu Kanban sắp xếp công việc một cách trực quan dựa trên ngày đáo hạn
- Khối lượng công việc: Chế độ xem này cung cấp một bức tranh tổng quan rõ ràng về khối lượng công việc của từng cá nhân và nhóm, giúp cân bằng nhiệm vụ và tránh tình trạng quá tải. Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể sửa đổi thời lượng của chế độ xem thành một tháng, hai tuần hoặc một tuần và chủ động lập kế hoạch nghỉ phép cho nhân viên
- Lịch trình nhóm: Đây là Chế độ xem Lịch hiển thị thời lượng và thời gian trùng lặp của các công việc, cho phép quản lý thời gian và phân bổ nguồn lực hiệu quả
Điều này giúp các thành viên trong nhóm phối hợp nỗ lực của mình, cho dù là đảm nhận thêm trách nhiệm trong thời gian đồng nghiệp vắng mặt hay xác định các mối phụ thuộc tiềm ẩn. Đồng thời, các nhà quản lý có thể phân phối lại công việc một cách hiệu quả mà không gây quá tải cho bất kỳ ai.
8. Mẫu lịch làm việc theo giờ của ClickUp
Việc theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên làm việc theo giờ có thể trở nên hỗn loạn nếu bạn không có một hệ thống chính xác. Không giống như nhân viên làm việc theo lương cố định, nhân viên làm việc theo giờ được trả lương dựa trên số giờ làm việc thực tế. Điều này có nghĩa là bạn không chỉ phải theo dõi 'ngày nghỉ' mà còn phải theo dõi 'giờ nghỉ'
Mẫu Lịch làm việc theo giờ của ClickUp cung cấp một khung để quản lý nhân viên làm việc theo giờ bằng cách kết hợp chế độ xem lịch và theo dõi thời gian. Điều này giúp bạn theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ lương.
Mẫu này có Chế độ xem Lịch hàng tuần, nơi bạn có thể lập kế hoạch lịch trình của nhân viên để quản lý thời gian hiệu quả.
Bất cứ khi nào nhân viên muốn nghỉ một giờ (hoặc một ngày), bạn có thể chặn khối thời gian cụ thể đó thành "Vắng mặt" và thêm ghi chú giải thích lý do họ nghỉ. Rất tiện lợi, phải không?
Đọc thêm: 15 kỹ thuật quản lý thời gian để tăng năng suất của nhóm
9. Mẫu hồ sơ nghỉ phép của Template.net
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc thích cách tiếp cận đơn giản để theo dõi các yêu cầu nghỉ phép, thì Mẫu hồ sơ nghỉ phép của Template.net có thể giúp bạn. Chỉ cần sao chép mẫu này cho từng nhân viên và cập nhật mỗi khi có người nghỉ phép. Đây là cách đơn giản để theo dõi ngày nghỉ phép và các trường hợp vắng mặt khác.
Mẫu này bao gồm các chi tiết cần thiết như thông tin nhân viên, số ngày phép, loại nghỉ phép, số ngày phép còn lại và lịch sử nghỉ phép. Việc thêm chính sách vào hồ sơ của từng nhân viên có thể hữu ích nếu bạn có các chính sách và loại nghỉ phép khác nhau, chẳng hạn như nhân viên toàn thời gian, nhân viên bán thời gian, v.v.
Vì vậy, bạn không chỉ tập trung quản lý hồ sơ nghỉ phép của nhân viên mà còn đảm bảo tuân thủ chính sách nghỉ phép của công ty.
Xem thêm: Cách tránh quản lý quá chi tiết trong môi trường làm việc
10. Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép cho nhân viên khởi nghiệp của Template.net
Mẫu cuối cùng trong danh sách của chúng tôi cũng rất đơn giản. Mẫu Đơn xin nghỉ phép của nhân viên startup của Template.net là một biểu mẫu đơn giản mà nhân viên có thể chia sẻ với quản lý của mình khi xin nghỉ phép.
Mẫu này có bốn phần: thông tin chi tiết về nhân viên, thông tin chi tiết về ngày nghỉ, phê duyệt của quản lý (và nhận xét) và phê duyệt của bộ phận nhân sự. Bạn cũng có thể đính kèm tệp nếu chính sách của công ty yêu cầu giấy chứng nhận của bác sĩ khi nghỉ ốm.
Mẫu này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và startup, nơi cần một hệ thống quản lý nghỉ phép đơn giản.
Quản lý thời gian nghỉ của nhân viên với ClickUp
Hệ thống quản lý nghỉ phép được cấu trúc tốt không chỉ giúp bạn theo dõi sự vắng mặt và quản lý khối lượng công việc, mà còn đảm bảo bạn tuân thủ các quy định lao động tại địa phương. Và ClickUp có thể giúp bạn.
Bộ công cụ quản lý công việc của nó — mẫu yêu cầu nghỉ phép, lịch trình nhóm, theo dõi thời gian và tính năng quản lý khối lượng công việc — có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu việc trao đổi qua lại và tạo ra văn hóa ưu tiên cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ngoài ra, vì ClickUp tích hợp với hơn 1000 ứng dụng và nền tảng (bao gồm hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự và lương), bạn có thể tự động theo dõi ngày nghỉ và đảm bảo thanh toán chính xác.
Vậy tại sao không thử? Đăng ký ClickUp miễn phí và chuẩn hóa quy trình yêu cầu (và phê duyệt) nghỉ phép của bạn.