Bạn có nhận thấy tình trạng vắng mặt thường xuyên tại nơi làm việc? Hay việc nhân viên không đến làm việc vào phút chót đang gây gián đoạn cho quy trình làm việc?
Nếu có, tổ chức của bạn cần một chính sách chấm công cho nhân viên rõ ràng.
Một chính sách rõ ràng và công bằng sẽ đặt ra các kỳ vọng phù hợp, đảm bảo trách nhiệm giải trình, tăng mức độ hài lòng chung trong công việc và duy trì hoạt động trơn tru mà không gây quá tải cho các thành viên khác trong nhóm.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra một chính sách chấm công nhân viên rõ ràng và hiệu quả cho tổ chức của bạn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Chính sách chấm công của nhân viên đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về giờ làm việc, vắng mặt không báo trước và thủ tục nghỉ phép, đảm bảo trách nhiệm, năng suất và tuân thủ
- Chính sách đi làm của nhân viên nên bao gồm các thành phần như phạm vi và mục đích, kỳ vọng về việc đi làm, quy trình báo cáo vắng mặt, các loại vắng mặt, chính sách nghỉ phép và hậu quả của việc không tuân thủ, v.v. Các bước để viết chính sách đi làm của công ty bao gồm: Đánh giá nhu cầu kinh doanh và các yêu cầu pháp lý Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về việc đi làm và nghỉ phép
- Các bước để viết chính sách chấm công của công ty bao gồm:
- Đánh giá nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý
- Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về việc đi làm và nghỉ phép
- Thông báo chính sách cho nhân viên
- Các công cụ Bảng chấm công và Quản lý kiến thức của ClickUp giúp các tổ chức hợp lý hóa việc theo dõi chấm công, tự động hóa mục nhập thời gian và tập trung tài liệu chính sách để dễ dàng truy cập và cập nhật.
- Các bước để viết chính sách chấm công của công ty bao gồm:
- Đánh giá nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý
- Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về việc đi làm và nghỉ phép
Chính sách chấm công cho nhân viên là gì?
Chính sách đi làm của nhân viên là một bộ hướng dẫn rõ ràng, quy định các yêu cầu về giờ làm việc, đi muộn và xin nghỉ. Chính sách này nêu rõ giờ làm việc, các trường hợp vắng mặt được chấp nhận, thủ tục xin nghỉ và các hậu quả khi vi phạm chính sách.
Kết quả là sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, tăng cường trách nhiệm và hiệu quả hoạt động, tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên và doanh nghiệp cùng phát triển.
Dưới đây là lý do tại sao một chính sách chấm công công ty có cấu trúc là quan trọng:
- Dành cho tổ chức: Tiêu chuẩn hóa quản lý nghỉ phép, thực thi chính sách công ty một cách nhất quán và đảm bảo tuân thủ luật lao động
- Dành cho các nhà quản lý nhân sự: Khuyến khích tính đúng giờ và trách nhiệm, đồng thời thiết lập các tiêu chuẩn chấm công thống nhất để tránh sự thiên vị
- Dành cho quản lý dự án và trưởng nhóm: Theo dõi tình trạng sẵn có của tài nguyên, cân bằng khối lượng công việc và giảm xung đột do nhân viên vắng mặt không báo trước
- Đối với nhân viên: Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về việc đi làm và nghỉ phép để tạo môi trường làm việc công bằng, cải thiện kế hoạch cá nhân và sự hài lòng trong công việc.
Tại sao chính sách chấm công cho nhân viên lại quan trọng?
Một chính sách vững chắc giúp tạo ra một nơi làm việc nơi sự đáng tin cậy không chỉ được đánh giá cao mà còn là tiêu chuẩn. Chính sách này đảm bảo nhân viên không phải vất vả thay thế cho các thành viên nhóm vắng mặt, quản lý không phải đóng vai thám tử và mọi người đều có cơ hội công bằng trong việc cân bằng cuộc sống và công việc.
Dưới đây là cách nó giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ:
- Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng: Giúp nhân viên hiểu và tuân thủ các yêu cầu về giờ làm việc, quy trình nghỉ phép và hướng dẫn báo cáo vắng mặt, giảm thiểu sự nhầm lẫn và hiểu lầm
- Cải thiện trách nhiệm giải trình: Đảm bảo nhân viên chịu trách nhiệm về công việc của mình đồng thời cung cấp cho quản lý một phương pháp có cấu trúc để xử lý công việc khi họ vắng mặt
- Nâng cao năng suất: Giảm thiểu sự gián đoạn do vắng mặt không có kế hoạch, giúp các nhóm duy trì hoạt động kinh doanh liên tục với quy trình làm việc ổn định
- Hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự: Giúp bộ phận nhân sự và quản lý theo dõi xu hướng chấm công, dự đoán nhu cầu nhân sự và tránh xung đột lịch trình bằng phân tích nhân sự
- Tạo văn hóa làm việc tích cực: Xây dựng môi trường làm việc công bằng và minh bạch, nơi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và hỗ trợ, dẫn đến tinh thần làm việc và sự gắn bó cao hơn
🔍 Bạn có biết? Theo một cuộc khảo sát nghiên cứu của SHRM,
- 1 trong 3 nhân viên cho biết công việc của họ đã ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần của họ trong sáu tháng qua
- 30% nhân viên cảm thấy quá tải do công việc
- 29% nhân viên cảm thấy lo lắng ít nhất một lần mỗi tuần vì công việc của họ
- 27% nhân viên thế hệ Z cho biết họ cảm thấy chán nản ít nhất một lần mỗi tuần do công việc
Các thành phần chính của chính sách chấm công hiệu quả cho nhân viên
Một chính sách chấm công hiệu quả cho nhân viên cần phải nêu rõ các kỳ vọng, quy trình và hậu quả liên quan đến việc chấm công.
Dưới đây là các thành phần khóa:
1. Phạm vi và mục đích
Phần này giải thích lý do tại sao việc đi làm có ý nghĩa quan trọng, liên kết nó với năng suất, sự công bằng và thành công trong kinh doanh. Trả lời câu hỏi Điều này áp dụng cho ai và Tại sao điều này quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ ngay từ đầu rằng chính sách này nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ và khối lượng công việc cân bằng.
Để đảm bảo tính rõ ràng:
✅ Giải thích lý do tại sao chính sách này tồn tại và tầm quan trọng của nó trong việc duy trì năng suất và sự công bằng của nhân viên
✅ Xác định đối tượng áp dụng chính sách (ví dụ: tất cả nhân viên, các bộ phận cụ thể, loại công việc)
2. Yêu cầu về chấm công
Tại đây, bạn nêu rõ ý nghĩa của "đi làm" tại nơi làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là không còn những lý do "tôi không biết" nữa, chỉ có những quy tắc rõ ràng về giờ làm việc, vắng mặt và mọi thứ khác.
Để đặt ra kỳ vọng phù hợp:
✅ Chỉ định giờ làm việc, giờ nghỉ và yêu cầu về tính đúng giờ
✅ Bao gồm các hướng dẫn cho các thỏa thuận làm việc từ xa hoặc kết hợp
Xem thêm: Phần mềm lập lịch làm việc cho nhân viên tốt nhất
3. Quy trình báo cáo vắng mặt
Chính sách này cho nhân viên biết chính xác cách thức, thời điểm và người cần thông báo khi họ không thể đến làm việc. Các hướng dẫn rõ ràng giúp loại bỏ sự nhầm lẫn do văn bản mơ hồ, email bị bỏ sót hoặc tin nhắn được chuyển qua năm người khác nhau.
Để đảm bảo sự thuận tiện:
✅ Chi tiết cách nhân viên nên báo cáo vắng mặt (ví dụ: thông báo cho người giám sát, sử dụng ứng dụng lịch )
✅ Bao gồm thời hạn báo cáo (ví dụ: ít nhất 2 giờ trước khi ca làm việc bắt đầu)
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng bảng chấm công tự động để ghi lại thời gian vào ca, giờ nghỉ và tan ca theo thời gian thực, đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác mà không cần nhập liệu thủ công.
4. Các loại vắng mặt
Chính sách chấm công không nên trở thành một trò chơi đoán mò. Phần này phân tích những trường hợp được coi là vắng mặt có lý do, những trường hợp không được coi là vắng mặt có lý do và cách thức hoạt động của các loại nghỉ phép khác nhau. Một hệ thống vắng mặt có cấu trúc giúp giảm thiểu các trường hợp không rõ ràng và đơn giản hóa việc theo dõi, phê duyệt và điều chỉnh bảng lương.
Để tránh nhầm lẫn:
✅ Phác thảo các loại nghỉ phép, cùng với các tiêu chí đủ điều kiện, quy trình yêu cầu và phê duyệt, cũng như hướng dẫn sử dụng cho từng loại, chẳng hạn như PTO không giới hạn và nghỉ phép dài hạn
✅ Cung cấp ví dụ về các trường hợp vắng mặt được chấp nhận (ví dụ: ốm, khẩn cấp gia đình) và các tài liệu cần thiết
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu yêu cầu nghỉ phép để tạo quy trình nghỉ phép suôn sẻ và không căng thẳng.
5. Chính sách nghỉ phép
Phần này là quy tắc cơ bản về việc nghỉ phép. Phần này nêu rõ ai được nghỉ, nghỉ bao lâu, nghỉ khi nào và cách xin nghỉ. Các hướng dẫn rõ ràng về kỳ hạn phê duyệt và thông báo giúp giảm thiểu tình trạng xin nghỉ gấp rút vào phút chót và những rắc rối về lịch trình.
Để đảm bảo các chính sách được thiết lập chặt chẽ và dễ dàng tuân thủ:
✅ Phác thảo cách nhân viên nên nộp đơn xin nghỉ phép (ví dụ: cổng thông tin nhân sự, email, phê duyệt của quản lý)
✅ Xác định cách xử lý các trường hợp vắng mặt khẩn cấp, không lường trước (ví dụ: ốm đột ngột, sự cố gia đình)
✅ Giải thích cách thời gian nghỉ phép được tích lũy và liệu thời gian nghỉ phép chưa sử dụng có được chuyển sang kỳ sau hay hết hạn
✅ Đảm bảo chính sách tuân thủ luật lao động và quy định về các loại nghỉ phép bắt buộc (ví dụ: nghỉ ốm, nghỉ thai sản/nghỉ sinh con)
Dưới đây là tóm tắt nhanh về các loại nghỉ phép khác nhau, liệu chúng có được trả lương hay không, có cần sự phê duyệt hay không, và thời gian thông báo trước cần thiết.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Chính sách này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh và môi trường làm việc riêng biệt. *
| Loại nghỉ phép | Trả lương/Không trả lương | Cần phê duyệt? | Thời gian thông báo |
| Nghỉ phép | Được trả lương | ✅ | 2-3 tuần trước |
| Nghỉ ốm | Được trả lương | ❌ | Càng sớm càng tốt |
| Vắng mặt không có lý do | Không được trả lương | ❌ | Không có thông báo trước |
| Chế độ nghỉ thai sản | Được trả lương | ✅ | 30 ngày trước |
| Chế độ nghỉ phép tang lễ | Được trả lương | ✅ | Càng sớm càng tốt |
6. Hậu quả của việc không tuân thủ
Trả lời phần "nếu không tuân thủ quy định thì sẽ xảy ra gì" trong chính sách chấm công của bạn. Nhân viên sẽ biết chính xác hậu quả nếu họ thường xuyên đi trễ, nghỉ phép không được phê duyệt quá mức hoặc vắng mặt mà không thông báo trước. Không có bất ngờ, không có vùng xám.
Để đảm bảo việc thực thi công bằng và nhất quán:
✅ Quy định rõ ràng các biện pháp kỷ luật đối với việc vắng mặt quá nhiều, đi trễ hoặc không tuân thủ quy trình
✅ Bao gồm quy trình kỷ luật tiến bộ (ví dụ: cảnh báo bằng miệng, cảnh báo bằng văn bản, chấm dứt hợp đồng)
7. Sự linh hoạt và các chính sách hỗ trợ
Đây là nơi chính sách chấm công gặp gỡ thực tế. Chính sách này thừa nhận rằng nhân viên không phải là robot và đôi khi, sự linh hoạt là cần thiết.
Để đảm bảo công bằng trong khi vẫn kiểm soát nhu cầu kinh doanh:
✅ Phác thảo các quy tắc về điều kiện làm việc cho nhân viên khuyết tật, có tình trạng sức khỏe hoặc nhu cầu đặc biệt khác, phù hợp với các yêu cầu pháp lý
✅ Đảm bảo nhân viên hiểu rằng sự linh hoạt đi kèm với trách nhiệm và phải phù hợp với trách nhiệm công việc
Cái nào tốt hơn?
Chính sách chấm công không có lỗi cân bằng hơn và được sử dụng rộng rãi hơn, vì chúng cung cấp một hệ thống có cấu trúc nhưng vẫn cho phép nhân viên có một số linh hoạt.
Một chính sách chấm công không khoan nhượng, mặt khác, là rất nghiêm ngặt và có thể dẫn đến sự bất mãn cao của nhân viên và tỷ lệ nghỉ việc cao.
8. Đang theo dõi và giám sát
Xem phần này như là nền tảng của chính sách chấm công của bạn. Nó đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, công bằng và minh bạch.
Để đảm bảo tính chính xác và công bằng:
✅ Xác định cách bạn sẽ theo dõi sự tham gia của nhân viên (ví dụ: phần mềm theo dõi thời gian, nhật ký thủ công, hệ thống tham gia từ xa )
✅ Xác định cách theo dõi và ghi chép việc đi trễ và ra về sớm
✅ Giải thích cách nhân viên nên ghi lại giờ làm việc của mình, bao gồm cả thiết lập công việc từ xa và kết hợp
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng các mẫu bảng chấm công để theo dõi thời gian nhân viên làm việc cho các công việc và với khách hàng. Quản lý cũng có thể thiết lập nhắc nhở bảng chấm công để đảm bảo các mục nhập được gửi đúng hạn, giảm thiểu lỗi và chậm trễ trong việc trả lương.
9. Rà soát và cập nhật chính sách
Với sự xuất hiện của công việc từ xa, lịch làm việc linh hoạt hoặc công nghệ mới, các chính sách cần được cải tiến để luôn mới mẻ, phù hợp và đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của nơi làm việc. Hơn nữa, nhân viên sẽ đánh giá cao khi chính sách được xem xét cẩn thận, không chỉ được đặt ra một lần rồi bị lãng quên.
Để đảm bảo chính sách luôn phù hợp và hiệu quả:
✅ Đề cập đến tần suất chính sách sẽ được xem xét và cập nhật để phản ánh những thay đổi trong luật pháp hoặc nhu cầu của tổ chức
✅ Chỉ định người chịu trách nhiệm xem xét và cập nhật chính sách (bộ phận nhân sự, nhóm pháp lý, lãnh đạo)
✅ Giải thích cách thu thập phản hồi để cập nhật chính sách và cách chia sẻ các bản cập nhật (ví dụ: email công ty, cuộc họp, cổng thông tin nhân sự)
10. Thông tin liên hệ
Phần này là hướng dẫn tham khảo cho những người cần liên hệ khi có câu hỏi hoặc vấn đề liên quan đến việc đi làm. Có thông tin liên hệ trực tiếp của bộ phận nhân sự, quản lý hoặc bộ phận tính lương giúp nhân viên nhanh chóng nhận được hướng dẫn phù hợp và cảm thấy được hỗ trợ hơn.
Để giải quyết vấn đề nhanh hơn:
✅ Thêm tên, địa chỉ email và số điện thoại của những người mà nhân viên có thể liên hệ để hỏi hoặc làm rõ về chính sách
✅ Xác định thời gian mà bộ phận Nhân sự hoặc các bộ phận liên quan có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến chấm công
✅ Bao gồm một người liên hệ cụ thể cho các tình huống nghỉ phép khẩn cấp (ví dụ: trường hợp khẩn cấp về y tế hoặc gia đình)
Đọc thêm: Cách tạo chính sách PTO (với ví dụ)
Các bước để tạo chính sách chấm công của công ty
1. Đánh giá nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý
Trước khi soạn thảo chính sách chấm công, hãy lùi lại một bước và đánh giá những gì doanh nghiệp của bạn thực sự cần. Xem xét bản chất ngành nghề, môi trường làm việc và yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
Tiếp theo, đảm bảo chính sách của bạn tuân thủ luật lao động và quy định địa phương về giờ làm việc, làm thêm giờ, quyền nghỉ phép và quyền của nhân viên. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến rắc rối pháp lý, vì vậy tham khảo ý kiến của chuyên gia nhân sự hoặc chuyên gia pháp lý là một bước đi thông minh.
Ví dụ, Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) quy định mức lương tối thiểu, tiền làm thêm giờ và việc lưu trữ hồ sơ cho nhân viên toàn thời gian và bán thời gian trong khu vực riêng tư và chính phủ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc khám phá các mô hình lịch làm việc linh hoạt. Nếu công ty của bạn muốn mang lại sự linh hoạt trong khi vẫn duy trì cấu trúc, lịch làm việc 8/90 có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Lịch làm việc này đảm bảo nhân viên có ngày nghỉ cố định trong khi vẫn đáp ứng số giờ làm việc yêu cầu.
2. Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về việc đi làm và nghỉ phép
✅ Bạn đã hoàn thành việc nghiên cứu về luật lao động và các yêu cầu kinh doanh.
✅ Đã nhận được sự đồng ý từ nhóm pháp lý và nhân sự.
✅ Xây dựng hệ thống quản lý vắng mặt.
Bước tiếp theo là gì?
Bây giờ là lúc đưa tất cả vào các hướng dẫn rõ ràng, cụ thể mà nhân viên có thể dễ dàng tuân thủ. Một chính sách chấm công được định nghĩa rõ ràng sẽ loại bỏ sự mơ hồ và đảm bảo tính nhất quán trên toàn tổ chức.
Với ClickUp Docs, chính sách chấm công của bạn sẽ luôn được tổ chức, minh bạch và dễ duy trì, đồng thời đảm bảo tính tuân thủ và rõ ràng cho nhóm của bạn.
Bạn có thể:
- Thêm danh sách kiểm tra cho các bước xin nghỉ phép hoặc quy trình theo dõi chấm công
- Sắp xếp các loại nghỉ phép, dòng thời gian thông báo và yêu cầu phê duyệt trong bảng
- Cho phép các nhà quản lý và bộ phận nhân sự để lại phản hồi hoặc đề xuất chỉnh sửa trực tiếp trong tài liệu với các tính năng chỉnh sửa và cộng tác thời gian thực
- Tạo và phân công công việc cho bộ phận nhân sự để cập nhật chính sách hoặc đào tạo nhân viên
ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, giúp quá trình này nhanh hơn, thông minh hơn và hiệu quả hơn. Nó tận dụng AI để cung cấp một bản phác thảo có cấu trúc với các phần chính, điều chỉnh chính sách cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn, đề xuất các phương pháp hay nhất để theo dõi sự tham gia và tuân thủ, đồng thời cô đọng các thuật ngữ pháp lý thành ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu cho nhân viên.
ClickUp Brain cũng quét thông tin lỗi thời và đề xuất cập nhật dựa trên luật lao động mới. Điều này giúp phát triển các chính sách toàn diện, có tính đến luật pháp địa phương và các yếu tố văn hóa nếu bạn có một nhóm làm việc phân tán về mặt địa lý.
3. Thông báo chính sách cho nhân viên
Một chính sách chấm công được soạn thảo tốt sẽ vô dụng nếu nhân viên không biết về sự tồn tại của nó. Giao tiếp rõ ràng, chủ động trong một cơ sở dữ liệu tập trung đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ, giảm thiểu sự nhầm lẫn và các vấn đề tuân thủ trong quá trình làm việc.
Với Giải pháp quản lý kiến thức của ClickUp, chính sách chấm công của bạn sẽ trở thành một nguồn tài nguyên sống động, dễ tiếp cận mà nhân viên có thể tham khảo bất cứ lúc nào.
Không còn tình trạng PDF bị thất lạc, tài liệu lỗi thời hoặc nhầm lẫn. Được hỗ trợ bởi AI, hệ thống này tạo ra một hệ thống hợp lý, dễ theo dõi, giúp nhân viên của bạn luôn tuân thủ các kỳ vọng và có trách nhiệm trong mọi lúc.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc.
Điều này có nghĩa là liên hệ với 6 kết nối cốt lõi hàng ngày để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển. Đây là một thách thức thực sự — việc liên tục theo dõi, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với tính năng Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp thông tin ngay lập tức trong tầm tay bạn.
Nhân viên có thể sử dụng AI để truy xuất thông tin rải rác trong các tài liệu, công việc và nhận xét trong không gian làm việc để nhận được câu trả lời chính xác cho các truy vấn. Tất cả các nguồn kiến thức được lưu trữ trong Trung tâm Tài liệu tập trung, với các tính năng tìm kiếm, sắp xếp và lọc tài liệu để dễ dàng truy cập.
Đối với nhân viên mới, hãy sử dụng Mẫu Đào tạo nhân viên mới của ClickUp để xác định rõ các kỳ vọng, hướng dẫn và quy trình về việc đi làm.
Mẫu này giúp bạn:
- Thêm tài liệu Chính sách chấm công và chỉ định chúng làm công việc đọc bắt buộc cho nhân viên mới
- Thiết lập bảng điều khiển để theo dõi xu hướng chấm công, giúp bộ phận nhân sự phát hiện sớm các vấn đề thường xuyên xảy ra
- Duy trì lịch chung hiển thị các ngày nghỉ đã được phê duyệt để lập kế hoạch nhân sự tốt hơn
📌 Ví dụ
Chính sách chấm công của Netflix
Chính sách chấm công của Netflix không phải là thiết lập kiểu chấm công, tính ngày nghỉ phép thông thường dành cho nhân viên lương tháng.
Thay vào đó, chính sách này khuyến khích nhân viên dành thời gian cần thiết, dựa trên đánh giá cá nhân và thảo luận với quản lý, để đảm bảo họ cống hiến hết mình cho công việc.
Các khía cạnh chính bao gồm:
- Không có giờ làm việc cố định: Không ai theo dõi đồng hồ. Nhân viên tự quản lý lịch trình của mình để hoàn thành công việc
- Nghỉ phép không giới hạn: Không cần bảng tính ngày nghỉ phép hay tích lũy ngày phép. Cần nghỉ ngơi? Hãy nghỉ đi, và chỉ cần thông báo cho nhóm của bạn biết là được
Ý tưởng rất đơn giản: khi mọi người có quyền tự do quản lý thời gian của mình, họ sẽ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn, năng động hơn và năng suất hơn. Netflix đặt cược vào sự tự chủ và trách nhiệm cá nhân hơn là quản lý chi tiết.
Đọc thêm: Cách tính giờ làm việc hiệu quả với các công cụ hiện đại
Vai trò của phần mềm lập lịch làm việc cho nhân viên
Việc tạo ra một chính sách chấm công rõ ràng và hiệu quả chỉ là một nửa của cuộc chiến. Đảm bảo nhân viên tuân thủ chính sách này một cách liền mạch là nhiệm vụ của phần mềm lập lịch làm việc cho nhân viên. Một công cụ lập lịch làm việc được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp hợp lý hóa việc theo dõi chấm công, giảm xung đột lịch làm việc và tối ưu hóa việc quản lý nghỉ phép.
ClickUp Timesheets cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý quá trình theo dõi thời gian, nộp bài và phê duyệt trong một nền tảng thống nhất. Nó theo dõi thời gian trực tiếp trong các nhiệm vụ, đảm bảo rằng tất cả các mục nhập thời gian được liên kết với các nhiệm vụ và dự án cụ thể.
Bảng điều khiển trực tiếp giám sát các mục nhập thời gian khi chúng được phê duyệt, cung cấp khả năng hiển thị ngay lập tức các hoạt động của nhóm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý khối lượng công việc và tài nguyên hiệu quả.
Mẫu bảng chấm công hàng ngày của ClickUp cung cấp cho bạn một khung cấu trúc để theo dõi thời gian dành cho các công việc và quản lý phân bổ nguồn lực cho nhiều dự án từ một giao diện duy nhất.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Hình dung xu hướng và mô hình chấm công bằng biểu đồ và đồ thị
- Chuyển sang chế độ xem Danh sách tóm tắt nhân viên để xem tổng quan về các bài nộp/gửi và phê duyệt hoặc thay đổi trạng thái của một bảng chấm công cụ thể
- Theo dõi mức lương theo giờ, tổng số giờ làm việc có thể tính phí, số giờ nghỉ phép có lương và hơn thế nữa với Trường Tùy chỉnh
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu Lịch làm việc của ClickUp để sắp xếp ca làm việc và nhiệm vụ bằng chức năng kéo và thả dễ dàng để đảm bảo sự phủ sóng và tính liên tục trong kinh doanh.
Tạo chính sách chấm công hiệu quả: Các thực hành tốt nhất
1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật
Luật lao động không phải là bất di bất dịch. Chúng luôn thay đổi, và chính sách chấm công của bạn cũng vậy. Luôn cập nhật các quy định của FMLA, ADA, luật về người khuyết tật, USERRA và các quy định khác để đảm bảo tuân thủ, tránh bị phạt và giữ sự công bằng cho mọi người. Kiểm tra pháp lý nhanh chóng hôm nay sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối lớn về nhân sự trong tương lai.
2. Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Một chính sách đi làm tuyệt vời phải phù hợp với ngành và văn hóa công ty của bạn, không giống như một cuốn sách quy tắc cứng nhắc. Chính sách không đến làm việc của nhà hàng? Không thể thương lượng. Một công ty tiếp thị với giờ làm việc linh hoạt? Một câu chuyện hoàn toàn khác. Mục tiêu? Hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
3. Đảm bảo chính sách dễ tiếp cận và dễ hiểu
Thông báo rõ ràng về các yêu cầu của chính sách và đưa chúng vào sổ tay nhân viên, cơ sở kiến thức nội bộ của công ty và tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới.
Khóa là làm cho chính sách dễ tìm và dễ hiểu. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn và viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Không ai muốn giải mã câu đố của công ty chỉ để tìm hiểu cách xin nghỉ ốm có lương.
4. Thiết lập cơ chế phản hồi và đánh giá
Chính sách chấm công không nên là một thỏa thuận đặt ra một lần rồi quên đi. Kiểm tra với nhóm của bạn, thực hiện các cuộc khảo sát nhanh và tạo không gian để thảo luận thực tế về việc đi muộn, vắng mặt và những gì thực sự hiệu quả.
Khi môi trường làm việc thay đổi, chính sách của bạn cũng cần thay đổi theo. Điều chỉnh, hoàn thiện và cập nhật dựa trên phản hồi để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi của nhân viên và tạo khảo sát chấm công có cấu trúc. Chế độ này tập trung các phản hồi, tự động hóa việc thu thập dữ liệu và giúp bộ phận nhân sự hoàn thiện chính sách dựa trên nhu cầu thực tế của nhân viên.
5. Khuyến khích sự tham gia đều đặn
Một chút công nhận sẽ mang lại hiệu quả lớn. Thật sự, ai lại không thích được vỗ vai khen ngợi khi xứng đáng? Mặc dù dễ dàng tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về sự tham gia, nhưng đừng quên khen ngợi những người luôn có mặt và giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Một số cách để khen thưởng sự tham gia đều đặn:
- Công nhận công khai: Khen ngợi những nhân viên có thành tích xuất sắc trong các cuộc họp nhóm, bản tin công ty hoặc trên nền tảng truyền thông nội bộ của bạn
- Ưu đãi: Kết nối các phần thưởng về chấm công vào chương trình thưởng của công ty
- Thời gian nghỉ phép bổ sung: Cung cấp thêm một ngày nghỉ phép hoặc một ngày thứ Sáu ngắn hơn cho những nhân viên có thành tích tham gia làm việc tốt
Tạo chính sách chấm công thành công cho công ty với ClickUp
Việc xây dựng một chính sách chấm công hiệu quả là yếu tố quan trọng để duy trì một môi trường làm việc đáng tin cậy, hiệu quả và công bằng.
Bằng cách cài đặt các hướng dẫn rõ ràng và giữ cho các chính sách dễ tiếp cận và cập nhật, các doanh nghiệp có thể giảm tình trạng vắng mặt, cải thiện sự tuân thủ và thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực.
Sử dụng ClickUp Docs để tạo các tài liệu chính sách dễ truy cập và toàn diện, ClickUp Knowledge Management để cung cấp câu trả lời dựa trên AI cho các truy vấn của nhân viên và ClickUp Timesheets để theo dõi thời gian và sự tham gia.
Đăng ký ClickUp miễn phí để giữ cho nhóm của bạn luôn gắn kết, có trách nhiệm và năng suất.