Cách xây dựng chiến lược hợp tác với khách hàng hiệu quả hơn

Bạn có thể mang lại kết quả tuyệt vời cho khách hàng, nhưng mối quan hệ với khách hàng sẽ không bền lâu nếu bạn không thể giao tiếp với họ.

Đó là lý do tại sao ngày càng nhiều nhóm từ bỏ quy trình làm việc lộn xộn để chuyển sang nền tảng hợp tác với khách hàng, giúp hiển thị, cấu trúc và giao tiếp tập trung tại một nơi.

Thay vì chuyển đổi giữa 25 công cụ khác nhau để theo dõi cập nhật, quản lý tệp và phân công công việc, sử dụng nền tảng hợp tác với khách hàng được hỗ trợ bởi AI sẽ giúp bạn giữ mọi thứ ở một nơi.

Hãy cùng khám phá một số cách hiệu quả để xây dựng mối quan hệ và sự hợp tác bền chặt với khách hàng.

Hợp tác với khách hàng trong thời gian thực là gì?

Hợp tác với khách hàng chính xác là như tên gọi của nó — quá trình mà một nhóm và khách hàng tích cực làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.

Thông thường, điều này đòi hỏi sự giao tiếp nhất quán, cập nhật thời gian thực và ra quyết định chung trong toàn bộ vòng đời dự án. Tuy nhiên, dưới đây là một số chi tiết khác cần xem xét khi bạn muốn hợp tác hiệu quả với khách hàng:

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như ClickUp và CCH Axcess Client Collaboration để quản lý các yêu cầu về hợp tác và giao tiếp với khách hàng.

⭐️ Mẫu nổi bật

Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp cung cấp một lộ trình rõ ràng và điều phối các nhóm bán hàng và hỗ trợ khách hàng của bạn, đảm bảo trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.

Tải mẫu miễn phí

Tại sao hợp tác với khách hàng lại quan trọng

Dưới đây là góc nhìn nhanh về ngành, nêu rõ tầm quan trọng của sự hợp tác với khách hàng.

Khi Microsoft mở rộng nền tảng truyền thông của mình, Microsoft Teams, họ đã hợp tác với các khách hàng lớn như Accenture và EY để thử nghiệm cách thức hoạt động của phần mềm nhắn tin thời gian thực, chia sẻ tệp và khả năng tích hợp liền mạch của họ.

Những thông tin chi tiết này đã giúp Microsoft tối ưu hóa Microsoft Teams cho sự hợp tác quy mô lớn, liên bộ phận, dẫn đến việc áp dụng rộng rãi hơn trong doanh nghiệp.

Đó là giá trị thực sự của việc hợp tác. Nói một cách đơn giản, hợp tác với khách hàng giúp:

Cách hợp tác hiệu quả với khách hàng

Như Jeff Bezos, nhà sáng lập Amazon, từng nói

Chúng tôi xem khách hàng như những vị khách được mời đến dự tiệc, và chúng tôi là những người chủ nhà. Công việc của chúng tôi là làm cho trải nghiệm của khách hàng trở nên tốt hơn một chút.

Tư duy đó cũng áp dụng cho sự hợp tác với khách hàng. Dưới đây là một số chiến lược chắc chắn để mang lại giá trị thực sự ngoài các chủ đề email và các cuộc họp rời rạc.

1. Xác định mục tiêu rõ ràng cho khách hàng

Thông thường, các nhóm dựa vào các hợp đồng đầy thuật ngữ chuyên môn hoặc các cuộc gọi khởi động một lần để phác thảo mục tiêu dự án. Kết quả tất yếu là sự nhầm lẫn, phạm vi dự án bị mở rộng và những cuộc hội thoại đáng sợ như "đây không phải là những gì chúng ta đã thảo luận" ngay trước thời hạn trên bất kỳ thiết bị nào.

Đó là lý do tại sao bước đầu tiên trong hợp tác hiệu quả với khách hàng là sự rõ ràng. Xác định thành công là gì, công việc nào cần hoàn thành và tài liệu hoặc nguồn lực nào cần thiết ở mỗi giai đoạn của dự án để tối đa hóa lợi nhuận.

Tránh chỉ dựa vào hợp đồng để truyền đạt thông tin này — việc trình bày các cột mốc của dự án một cách trực quan sẽ giúp mọi người dễ dàng đồng bộ hơn.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào:

Với ClickUp Goals, người dùng có thể:

Thay vì sử dụng quá nhiều công cụ không liên kết với nhau hoặc trao đổi email qua lại, các nhóm có thể cung cấp cho khách hàng một cái nhìn tổng quan minh bạch về những gì đã hoàn thành, những gì đang tiến độ và những gì sắp tới. Nếu bạn cần trợ giúp quản lý KPI trên ClickUp, đây là hướng dẫn video toàn diện:

Tuy nhiên, hợp tác dự án không chỉ là giao tiếp, mà còn là chia sẻ trách nhiệm. Và khi khách hàng có thể thực sự thấy mục tiêu của họ được theo dõi trong thời gian thực, toàn bộ quy trình làm việc sẽ trở nên hiệu quả hơn.

2. Tạo trung tâm hợp tác chung và mời khách hàng một cách dễ dàng

Chúng ta đều đã trải qua tình huống này: một khách hàng mới gia nhập, và đột nhiên bạn phải quản lý một mớ hỗn hợp các thư mục Google Drive, tin nhắn Slack và chủ đề email chỉ để chia sẻ cập nhật và tài nguyên.

Tuy nhiên, không có cách nào đơn giản để theo dõi rõ ràng những gì họ đã xem hoặc đảm bảo phản hồi thời gian thực về tiến độ dự án.

Đó chính là lý do tại sao việc xây dựng một trung tâm hợp tác khách hàng chung là một bước đi thông minh — nó tập trung giao tiếp, tệp tin và kiến thức vào một nơi.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Ví dụ: với ClickUp, thay vì di chuyển tệp từ thư mục nội bộ sang thư mục bên ngoài, bạn chỉ cần cập nhật trạng thái nhiệm vụ hoặc hoàn thành các phê duyệt nội bộ, sau đó mời khách hàng với quyền truy cập tùy chỉnh.

Công việc diễn ra như sau:

Nhóm của bạn vẫn có thể làm việc riêng tư và khi công việc đã sẵn sàng hoặc sản phẩm đã hoàn thiện, bạn có thể cấp quyền truy cập cho khách hàng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

3. Xác định phạm vi dự án

Những hiểu lầm về kết quả công việc thường bắt nguồn từ một vấn đề: kỳ vọng không được ghi rõ.

Khi không có bằng chứng rõ ràng về công việc hoặc dấu vết kiểm tra, ngay cả sự hợp tác tốt nhất với khách hàng cũng có thể dẫn đến việc đổ lỗi lẫn nhau. Đây là lúc việc ghi chép thông tin trở nên hữu ích.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Với ClickUp Docs, bạn có thể hợp tác trong thời gian thực với khách hàng để soạn thảo và hoàn thiện mọi thứ, từ thư cam kết đến tài liệu về phạm vi dự án, thậm chí cả danh sách kiểm tra để quản lý quy trình chuẩn bị thuế phức tạp.

Không giống như các tệp tĩnh nằm rải rác trên các ổ đĩa và email, ClickUp Docs tương tác và kết nối sâu với quy trình làm việc của bạn.

Đây là những yếu tố giúp công việc thành công:

4. Sử dụng bình luận và trò chuyện để khuyến khích đối thoại cởi mở

Chờ đến giai đoạn cuối cùng của dự án mới yêu cầu khách hàng phản hồi là một bước đi mạo hiểm. Lúc đó, có thể đã quá muộn để điều chỉnh hướng đi, và những khách hàng im lặng có thể tiết lộ những ý kiến quan trọng mà lẽ ra có thể hữu ích hơn nhiều nếu được đưa ra sớm hơn.

Tuy nhiên, không phải mọi khách hàng đều chủ động bày tỏ ý kiến. Do đó, bạn phải tạo nhiều cơ hội để khách hàng phản hồi ở mọi giai đoạn của dự án.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Tính năng Gán nhận xét và Trò chuyện của ClickUp giúp giao tiếp luôn phù hợp với ngữ cảnh và có thể thực hiện được:

5. Phân công công việc và theo dõi kết quả một cách minh bạch

Càng để phản hồi nằm lâu trong một chủ đề email, càng có nhiều khả năng nó mất đi tính liên quan và tệ hơn nữa, khiến khách hàng cảm thấy không được lắng nghe.

Để xây dựng lòng tin và duy trì tiến độ dự án, phản hồi của khách hàng cần được chuyển thành các bước tiếp theo có thể thực hiện nhanh chóng.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Đây là nơi nhiệm vụ ClickUp phát huy tác dụng. Bạn có thể biến nhận xét của khách hàng thành các mục hành động có thể theo dõi trực tiếp trong Tài liệu ClickUp hoặc Trò chuyện ClickUp, giao chúng cho các thành viên nhóm phù hợp và gắn chúng với thời hạn.

Cập nhật tiến độ diễn ra theo thời gian thực và khách hàng có thể xem trạng thái công việc, thêm nhận xét hoặc đính kèm tệp — tất cả trong một nền tảng an toàn.

ClickUp giúp đỡ theo nhiều cách, ngay từ khi tạo/lập nhiệm vụ và giúp chúng tôi theo dõi mọi nhiệm vụ.

6. Tự động hóa việc phê duyệt của khách hàng và cập nhật trạng thái

Mục đích của việc sử dụng hệ thống là để không còn phụ thuộc vào công việc thủ công, và hợp tác với khách hàng cũng không ngoại lệ.

Khi việc phê duyệt của khách hàng, bao gồm thanh toán và cập nhật, được xử lý thủ công, bạn có nguy cơ gặp phải sự chậm trễ, bỏ lỡ tin nhắn và kỳ vọng không phù hợp. Tự động hóa việc phê duyệt giúp loại bỏ những rủi ro đó.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Với ClickUp Automations, bạn có thể cài đặt kích hoạt để thông báo cho khách hàng khi sản phẩm đã sẵn sàng, yêu cầu ký xác nhận hoặc tự động cập nhật trạng thái dự án, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào và thời hạn được tuân thủ nghiêm ngặt.

Cập nhật trạng thái cũng diễn ra trong thời gian thực. Ngay sau khi một nhiệm vụ được phê duyệt hoặc hoàn thành, ClickUp có thể chuyển nó sang giai đoạn tiếp theo, thông báo cho nhóm và thậm chí kích hoạt các nhiệm vụ tiếp theo, đảm bảo bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà không gặp trở ngại hay tắc nghẽn.

6. Ghi lại các cập nhật nhanh của khách hàng

Rất hiếm để tìm thấy ai đó thực sự thích những cuộc họp dài lê thê. Và hóa ra 70% cuộc họp cản trở nhân viên thực hiện công việc có ý nghĩa! Nhưng có một cách dễ dàng để giảm thiểu điều này. Sự thật là — hầu hết các báo cáo trạng thái có thể được thay thế bằng một bản cập nhật ngắn gọn, rõ ràng.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Thay vì đặt lịch một cuộc họp khác, hãy sử dụng ClickUp Clips để ghi lại các hướng dẫn nhanh trên màn hình và cập nhật dự án.

Khách hàng có thể xem chúng khi thuận tiện, giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại, loại bỏ các trở ngại về múi giờ và giúp họ luôn cập nhật thông tin mà không cần phải theo dõi lịch của bạn.

Ngoài ra, ClickUp thậm chí còn chuyển video thành văn bản bằng AI, để bạn có thể tìm kiếm, chia sẻ và thực hiện ngay các cập nhật. Bạn có thể chia sẻ các cập nhật này qua các công cụ ClickUp khác như ClickUp Docs và ClickUp Chat.

7. Sử dụng ghi chú hỗ trợ AI để tóm tắt cuộc họp

Đối với những cuộc họp không thể bỏ qua, biên bản cuộc họp (MoM) thường bị bỏ qua hoặc tệ hơn là trở thành điểm gây nhầm lẫn.

Tuy nhiên, ghi chép lại các cuộc thảo luận là điều không thể thiếu nếu bạn muốn theo dõi các cam kết. Khi các nhóm không ghi lại được những điểm chính, các mục hành động dễ bị bỏ sót và các quyết định không được ghi lại.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

AI Notetaker của ClickUp giúp bạn giảm bớt gánh nặng bằng cách biến mọi cuộc họp thành hành động ngay lập tức:

Vì vậy, thay vì tự hỏi những gì đã được nói hoặc ai chịu trách nhiệm về việc gì, khách hàng và thành viên nhóm sẽ ra về với kiến thức rõ ràng, có thể chia sẻ và các bước tiếp theo được ghi chép lại — mọi lúc, mọi nơi.

9. Sử dụng phần mềm hợp tác với khách hàng để chia sẻ tiến độ dự án bằng bảng điều khiển

Không còn những chuỗi email hỏi "Có cập nhật gì về chiến dịch không?" Với bảng điều khiển được chia sẻ, khách hàng không cần phải theo đuổi thông tin — họ có thể xem những gì quan trọng, khi nào quan trọng.

Cho dù bạn đang chạy chiến dịch quảng cáo trả phí, giám sát hiệu suất trang web hay quản lý dự án nhiều giai đoạn, hiển thị thời gian thực sẽ giúp xây dựng lòng tin.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn tạo tổng quan phù hợp về mọi chỉ số dự án quan trọng:

Với khả năng truy cập ngay lập tức vào các thông tin chi tiết cấp cao, khách hàng cảm thấy được trao quyền và kết nối, mà không cần phải tìm kiếm trong các tệp tin hoặc chờ đợi báo cáo hàng tuần.

10. Chuẩn hóa việc chuyển giao công việc bằng các mẫu

Không có gì phá vỡ lòng tin nhanh hơn việc chuyển giao công việc không thành công. Chỉ trong một phút, khách hàng của bạn ký kết thỏa thuận, và ngay sau đó, nhóm của bạn phải gấp rút đáp ứng những kỳ vọng chưa bao giờ được ghi lại. Vấn đề không phải là vấn đề giao tiếp, mà là vấn đề quy trình. Và cách khắc phục rất đơn giản: sử dụng mẫu chuyển giao công việc tiêu chuẩn.

Với một cấu trúc nhất quán, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng — mục tiêu, dòng thời gian, tệp tin và yêu cầu đặc biệt — được ghi lại và sẵn sàng để triển khai liền mạch từ bán hàng đến giao hàng.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Bạn cần Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp. Với cấu trúc nhất quán, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng — mục tiêu, dòng thời gian, tệp tin và yêu cầu đặc biệt — được ghi lại và sẵn sàng để triển khai liền mạch từ bán hàng đến giao hàng.

Tải mẫu miễn phí

Mẫu này cho phép các nhóm điều hướng quá trình chuyển đổi từ bán hàng sang giới thiệu sản phẩm đến giao dự án. Kết quả là, các nhóm bán hàng và sản xuất của bạn sẽ được điều phối theo quy trình làm việc chung, thúc đẩy tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và trải nghiệm khách hàng suôn sẻ hơn.

Mẫu quản lý khách hàng này cho phép bạn:

11. Đặt nhắc nhở và theo dõi tự động

Bước cuối cùng trong quản lý khách hàng là nơi mọi người thường mắc sai lầm: theo dõi.

Việc theo dõi kịp thời cho thấy rằng bạn đã đầu tư hơn cả việc giao hàng ban đầu. Chúng củng cố cam kết của bạn và giúp bạn:

Nhưng làm việc đó bằng tay? Đó là nơi mọi thứ trở nên rối loạn.

💜 ClickUp giúp bạn như thế nào

Với ClickUp Reminders, bạn có thể tự động hóa các hoạt động theo dõi ở mọi giai đoạn, cho dù đó là nhắc nhở tải lên tài liệu thuế, hoàn tất tờ khai thuế, xem xét thư cam kết hoặc phê duyệt cột mốc.

Đặt nhắc nhở định kỳ, kích hoạt thông báo dựa trên trạng thái công việc và giữ cho khách hàng và nhóm nội bộ của bạn luôn đồng bộ mà không cần phải liên tục theo dõi.

Khách hàng nhận được thông báo kịp thời. Nhóm của bạn duy trì đà phát triển. Và dự án tiến triển thuận lợi.

Mẹo quản lý mối quan hệ khó khăn với khách hàng

Cuối cùng, khách hàng cũng là con người. Và đôi khi, hành vi của con người có thể khó hiểu.

Tuy nhiên, với sự chuẩn bị và thực hành, chúng ta có thể chinh phục bất kỳ cuộc hội thoại khó khăn nào.

Thách thức 1: Khách hàng đang tức giận, nhưng bạn không chắc điều gì đã kích hoạt điều đó

✅ Giải pháp: Tiếp cận tình huống với sự tò mò chân thành. Hãy để họ bày tỏ lo lắng mà không bị ngắt lời — thường thì việc được lắng nghe đã giúp xoa dịu căng thẳng.

Thách thức 2: Có sự căng thẳng ngầm đang ảnh hưởng đến quy trình làm việc

✅ Giải pháp: Nói ra một cách tôn trọng. Nói một câu như "Có vẻ như chúng ta đang đi chệch hướng" sẽ mở ra không gian cho cuộc hội thoại trung thực mà không đổ lỗi cho ai.

Thách thức 3: Khách hàng liên tục thay đổi kỳ vọng trong quá trình thực hiện dự án

✅ Giải pháp: Tạm dừng và thiết lập lại. Thiết lập lại ranh giới dự án, ghi rõ phạm vi dự án và đảm bảo cả hai bên đồng ý với các điều khoản cập nhật.

Thách thức 4: Khách hàng mong đợi kết quả vượt quá phạm vi hoặc ngân sách

✅ Giải pháp: Đặt ra những kỳ vọng thực tế. Giải thích rõ ràng những gì có thể đạt được và đề xuất các phương án thay thế thông minh mà vẫn phù hợp với mục tiêu của họ.

Thách thức 5: Mối quan hệ căng thẳng hơn là hiệu quả

✅ Giải pháp: Biết khi nào nên từ bỏ. Từ bỏ một khách hàng không phù hợp có thể bảo vệ thời gian, năng lượng và thành công lâu dài của nhóm bạn.

Hợp tác với khách hàng một cách xuất sắc với ClickUp

50% các công ty có hiệu suất cao có hơn 60% khách hàng ký hợp đồng dài hạn.

Khi bạn nghĩ về điều đó, một phần lớn doanh thu của bạn phụ thuộc vào mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Vì vậy, hợp tác với khách hàng không phải là điều bạn có thể xem nhẹ.

Với ClickUp, bạn có mọi thứ cần thiết để thực hiện lời hứa đó — từ cập nhật thời gian thực và bảng điều khiển được chia sẻ đến ghi chú cuộc họp được hỗ trợ bởi AI, theo dõi tự động và trung tâm hợp tác có thể tùy chỉnh.

Đây là nền tảng duy nhất kết hợp dịch vụ khách hàng, thực hiện dự án và điều phối nhóm.

Đăng ký ClickUp ngay bây giờ và biến giao tiếp với khách hàng thành thành công lâu dài.