Bạn đã bao giờ bị mắc kẹt trong những cuộc tranh luận bất tận về các yêu cầu của dự án chưa?
Các nhà phát triển yêu cầu thông số kỹ thuật chi tiết, nhà thiết kế UX tập trung vào trải nghiệm người dùng, còn các bên liên quan chỉ muốn kết quả. Sự mất kết nối thường bắt đầu từ cách xây dựng yêu cầu.
Các trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng đều xác định những việc cần làm của một sản phẩm, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau.
Kết hợp chúng với nhau, bạn có nguy cơ gây ra sự nhầm lẫn, phạm vi dự án bị mở rộng và sản phẩm không đạt được mục tiêu. Trên thực tế, 70% dự án phần mềm thất bại do thu thập yêu cầu kém và thông tin truyền đạt không rõ ràng.
Hãy phân tích những điểm khác biệt chính giữa trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng, khi nào nên tập trung vào từng loại và cách chúng phối hợp với nhau để phát triển sản phẩm tốt hơn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các trường hợp sử dụng cung cấp mô tả chi tiết, có cấu trúc về cách thức hoạt động của hệ thống — lý tưởng cho quy trình công việc phức tạp, nhu cầu tuân thủ và xác thực sâu sắc
- Câu chuyện người dùng là những mô tả ngắn gọn về tính năng, tập trung vào người dùng — hoàn hảo cho các dự án Agile, phát triển lặp đi lặp lại và mang lại giá trị cho người dùng một cách nhanh chóng
- Trong khi trường hợp sử dụng tập trung vào quy trình làm việc kỹ thuật, câu chuyện người dùng tương ứng sẽ nhấn mạnh nhu cầu và kết quả của người dùng
- Cách tiếp cận tốt nhất là bắt đầu với câu chuyện người dùng để nắm bắt nhu cầu của người dùng, sau đó sử dụng trường hợp sử dụng để xác định chi tiết triển khai kỹ thuật
- Để triển khai hiệu quả, hãy bắt đầu bằng việc thu thập các yêu cầu, tạo các trường hợp sử dụng hoặc câu chuyện người dùng, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phát triển và thử nghiệm lặp đi lặp lại
- ClickUp đơn giản hóa quá trình này với các tính năng như trường tùy chỉnh, công việc con, danh sách kiểm tra, tự động hóa, mẫu và bảng điều khiển
Trường hợp sử dụng là gì?
Trường hợp sử dụng là mô tả chi tiết về cách người dùng tương tác với hệ thống để đạt được mục tiêu cụ thể. Nó phác thảo các bước liên quan đến một quy trình, nắm bắt các tình huống khác nhau, bao gồm các trường hợp ngoại lệ và ngoại lệ.
Hãy coi đó là một bản thiết kế tương tác người dùng từng bước giúp các nhóm phát triển, các bên liên quan và người kiểm tra luôn thống nhất với nhau. Ví dụ: nếu một mục hết hàng, hệ thống sẽ thông báo cho người dùng và đề xuất các lựa chọn thay thế.
🌻 Ví dụ về trường hợp sử dụng
Hãy tưởng tượng bạn đang thiết kế một ứng dụng giao đồ ăn trực tuyến. Một trong những trường hợp sử dụng chính có thể là 'Đặt hàng'. Dưới đây là cách phân tích:
Diễn viên: Khách hàng
Điều kiện tiên quyết: Người dùng đăng nhập vào ứng dụng
Các bước:
- Người dùng chọn các mục thực phẩm và thêm chúng vào giỏ hàng
- Người dùng tiến hành thanh toán
- Hệ thống hiển thị các tùy chọn thanh toán có sẵn
- Người dùng chọn phương thức thanh toán và xác nhận đơn đặt hàng
- Hệ thống xử lý thanh toán và tạo xác nhận đơn đặt hàng
- Người dùng nhận được thông báo xác nhận
Các bước này bao gồm luồng lý tưởng, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch?
Mức độ chi tiết này dự đoán mọi tình huống có thể xảy ra để giảm thiểu sự hiểu lầm, giảm các vấn đề bất ngờ trong quá trình phát triển và đảm bảo hệ thống hoạt động như dự định.
Sơ đồ trường hợp sử dụng: thành phần và tầm quan trọng
Sơ đồ trường hợp sử dụng bản đồ hóa trực quan cách các tác nhân (người dùng hoặc hệ thống) tương tác với hệ thống, giúp các nhóm phát hiện lỗ hổng, tinh chỉnh quy trình làm việc và đảm bảo tất cả các hành động khóa được bao phủ.
Các thành phần của sơ đồ trường hợp sử dụng:
1. Diễn viên: Người dùng hoặc các yếu tố bên ngoài tương tác với hệ thống (ví dụ: khách hàng, cổng thanh toán và đối tác giao hàng)
2. Trường hợp sử dụng: Các hành động hoặc tính năng cụ thể mà hệ thống hỗ trợ (ví dụ: đặt hàng, xử lý thanh toán và đang theo dõi giao hàng)
3. Mối quan hệ: Các kết nối giữa các tác nhân và trường hợp sử dụng, chẳng hạn như:
- Bao gồm ('includes'): Một chức năng mong muốn trong một quy trình lớn hơn
- Extends ('extends'): Một hàm chỉ được kích hoạt trong một số điều kiện nhất định
- Mối quan hệ: Các tương tác chung giữa các đối tượng và trường hợp sử dụng
🌻 Ví dụ: Sơ đồ trường hợp sử dụng cho ứng dụng giao đồ ăn
Một sơ đồ trường hợp sử dụng cơ bản cho "Đặt hàng" trong ứng dụng giao đồ ăn có thể bao gồm:
- Diễn viên: Khách hàng, Nhà hàng và Hệ thống
- Trường hợp sử dụng: Chọn mục, Đặt hàng, Xử lý đơn đặt hàng và thanh toán, Thông báo cho khách hàng và Theo dõi giao hàng
- Mối quan hệ: Hệ thống bao gồm xử lý thanh toán và quản lý hàng tồn kho khi có đơn đặt hàng
Sơ đồ trường hợp sử dụng cung cấp một biểu diễn trực quan rõ ràng về phản hồi và tương tác của người dùng. Chúng giúp xác định các chức năng còn thiếu trong giai đoạn đầu của quá trình phát triển và hỗ trợ xác thực yêu cầu và kiểm tra hệ thống.
Vai trò của trường hợp sử dụng trong kiểm thử và xác nhận phần mềm
Các trường hợp sử dụng rất quan trọng trong thử nghiệm phần mềm vì chúng đảm bảo hệ thống hoạt động như mong đợi trong các tình huống người dùng khác nhau. Chúng giúp các nhóm xác thực chức năng, tích hợp và trải nghiệm người dùng bằng cách cung cấp một phương pháp thử nghiệm có cấu trúc.
1. Kiểm thử đơn vị (cho nhà phát triển)
Các trường hợp sử dụng chia nhỏ chức năng thành các bước rõ ràng, giúp viết các bài kiểm tra đơn vị cho từng thành phần dễ dàng hơn.
🌻 Ví dụ:
- Một nhà phát triển viết một bài kiểm tra để kiểm tra xem việc thêm mục vào giỏ hàng có cập nhật tổng giá chính xác hay không
- Một thử nghiệm khác đảm bảo nút thanh toán chỉ xuất hiện khi có ít nhất một mục trong giỏ hàng
2. Kiểm thử tích hợp (cho nhà phát triển và kiểm thử viên)
Chúng giúp xác nhận rằng các mô-đun khác nhau, chẳng hạn như xử lý thanh toán và thực hiện đơn đặt hàng, hoạt động cùng nhau một cách liền mạch.
🌻 Ví dụ:
- Sau khi người dùng xác nhận đơn đặt hàng, hệ thống có gửi chi tiết thanh toán đến cổng thanh toán một cách chính xác không?
- Nếu thanh toán thành công, hệ thống có kích hoạt thông báo xác nhận đơn đặt hàng không?
3. Kiểm tra chấp nhận của người dùng (UAT) (dành cho Giám đốc sản phẩm, Nhà phân tích kinh doanh và Kiểm tra viên)
Các trường hợp sử dụng giúp xác thực xem hệ thống có đáp ứng nhu cầu và mong đợi thực tế của người dùng hay không.
🌻 Ví dụ:
- Người kiểm tra tuân theo toàn bộ trường hợp sử dụng "Đặt hàng" để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ
- Kiểm tra các trường hợp ngoại lệ, như thông tin thẻ không chính xác, ứng dụng bị treo giữa chừng khi thanh toán hoặc kết nối internet chậm
Các trường hợp sử dụng cung cấp cấu trúc, sự rõ ràng và khả năng kiểm tra, đặc biệt là trong các hệ thống phức tạp liên quan đến nhiều tương tác của người dùng, quy tắc kinh doanh và xác thực hệ thống.
✨Thông tin thú vị: Thuật ngữ "trường hợp sử dụng" lần đầu tiên được Ivar Jacobson giới thiệu vào những năm 1980 như một phần của kỹ thuật phần mềm hướng đối tượng.
Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu câu chuyện người dùng là gì và nó khác với trường hợp sử dụng như thế nào.
Câu chuyện người dùng là gì?
Câu chuyện người dùng là một mô tả ngắn gọn, tập trung vào người dùng về một tính năng, nêu rõ người dùng cần gì và tại sao điều đó lại quan trọng. Không giống như trường hợp sử dụng, tập trung vào hành vi của hệ thống và các tương tác chi tiết, câu chuyện người dùng nhấn mạnh hành vi, nhu cầu, mục tiêu và kết quả của người dùng.
Trong phát triển phần mềm Agile, câu chuyện người dùng là các khối xây dựng của các sản phẩm tồn đọng. Chúng giúp các nhóm tập trung vào việc mang lại giá trị cho người dùng thay vì chỉ thực hiện các tính năng kỹ thuật.
Khi viết câu chuyện người dùng, bạn cần tuân theo một mẫu chuẩn:
Là một [loại người dùng], tôi muốn [mục tiêu] để [lý do/lợi ích]
Cấu trúc này đảm bảo tính rõ ràng bằng cách định nghĩa:
- Người dùng là ai
- Những gì họ cần
- Tại sao điều này quan trọng
"Là một quản lý dự án, tôi muốn phân công công việc cho các thành viên trong nhóm kèm theo thời hạn để có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành đúng hạn. "
Câu chuyện người dùng này mô tả yêu cầu tính năng mà không đi vào chi tiết kỹ thuật. Nó tập trung vào nhu cầu của người dùng, giúp nhà thiết kế và nhà phát triển dễ dàng chuyển chúng thành các tính năng chức năng.
Câu chuyện người dùng và tiêu chí chấp nhận
Mô tả câu chuyện người dùng cung cấp thêm bối cảnh bằng cách phân tích chi tiết các tương tác, giúp các nhóm hiểu tính năng phù hợp với hành trình của người dùng như thế nào. Tuy nhiên, để đảm bảo câu chuyện rõ ràng và có thể kiểm tra được, các nhóm xác định tiêu chí chấp nhận — các điều kiện cụ thể phải được đáp ứng để tính năng được coi là 'hoàn thành'
Câu chuyện người dùng: Là một khách hàng, tôi muốn lưu các nhà hàng yêu thích của mình để có thể nhanh chóng đặt hàng từ họ trong tương lai.
Tiêu chí chấp nhận:
- Người dùng phải đăng nhập để lưu nhà hàng
- Nút "Lưu vào mục yêu thích" sẽ xuất hiện trên trang của mỗi nhà hàng
- Khi nhấp vào, nhà hàng sẽ được thêm vào danh sách 'Yêu thích' trong hồ sơ của người dùng
- Người dùng phải có thể xóa một nhà hàng khỏi danh sách
Vai trò của câu chuyện người dùng trong các khung công tác nhanh như Scrum và Kanban
Các kỹ thuật câu chuyện người dùng rất cần thiết trong các phương pháp Agile như Scrum và Kanban, vốn tập trung vào nhu cầu của người dùng trong khi vẫn duy trì tính linh hoạt. Dưới đây là cách chúng phù hợp với từng khung công tác:
Scrum:
Trong Scrum, câu chuyện người dùng giúp các nhóm lập kế hoạch và thực hiện công việc trong các sprint có cấu trúc:
- Xếp hạng ưu tiên công việc tồn đọng: Câu chuyện người dùng được thêm vào công việc tồn đọng của sản phẩm, một danh sách xếp hạng các tính năng và công việc trong bảng Scrum
- Lập kế hoạch sprint: Trước khi bắt đầu sprint, nhóm sẽ lựa chọn các câu chuyện người dùng để thực hiện công việc
- Phân chia công việc: Mỗi câu chuyện được chia thành các công việc, ước tính và theo dõi trên bảng sprint
- Thực hiện và đánh giá sprint: Nhóm làm việc trên các câu chuyện và, khi sprint kết thúc, trình bày công việc đã hoàn thành cho các bên liên quan
🌻 Ví dụ: Trong một sprint kéo dài hai tuần, nhóm phát triển có thể cam kết triển khai tính năng "Lưu vào mục yêu thích". Vào cuối sprint, nhóm sẽ trình bày cách người dùng có thể đánh dấu và truy cập các nhà hàng yêu thích của họ.
Kanban:
Trong Kanban, câu chuyện người dùng luồng liên tục qua đường ống phát triển:
- Hình dung công việc: Các câu chuyện xuất hiện trên bảng Kanban, thường có các cột như Việc cần làm → Đang tiến hành → Đang thử nghiệm → Đã hoàn thành
- Quy trình làm việc dựa trên kéo: Các nhà phát triển kéo các câu chuyện khi họ có sức chứa, đảm bảo tốc độ ổn định mà không làm quá tải bất kỳ ai
- Phân phối liên tục: Khi một câu chuyện đáp ứng tất cả các tiêu chí, nó sẽ chuyển sang Đã xong và sẵn sàng để phát hành
🌻 Ví dụ:
- Một nhà phát triển chọn câu chuyện người dùng "Lưu vào mục yêu thích" từ cột Việc cần làm
- Sau khi được mã hóa, nó sẽ chuyển sang giai đoạn Thử nghiệm , nơi bộ phận QA đảm bảo nó đáp ứng các tiêu chí chấp nhận
- Khi được xác minh, nó sẽ chuyển sang cột Đã xong và sẵn sàng để phát hành
Đối với các nhà quản lý sản phẩm, nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển và nhà thiết kế UX, câu chuyện người dùng được định nghĩa rõ ràng sẽ:
- Điều chỉnh các nhóm theo nhu cầu của người dùng, không chỉ theo thông số kỹ thuật
- Ưu tiên các tính năng mang lại giá trị thực sự
- Đảm bảo khả năng kiểm thử và thực thi trơn tru
- Tăng tính linh hoạt để thích ứng với thay đổi
Trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng
Mặc dù cả trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng đều nhằm mục đích xác định các yêu cầu hệ thống, nhưng chúng có các đặc điểm riêng biệt và được sử dụng trong các bối cảnh khác nhau. Hãy phân tích chúng và xem chúng khác nhau như thế nào.
| Aspect | Trường hợp sử dụng | Câu chuyện người dùng |
| Định nghĩa | Một tương tác từng bước giữa người dùng và hệ thống để đạt được mục tiêu | Một yêu cầu ngắn gọn, tập trung vào người dùng, mô tả một tính năng từ góc độ của người dùng |
| Cấu trúc | Bao gồm các tác nhân, điều kiện tiên quyết, luồng chính, luồng thay thế và các trường hợp ngoại lệ | Theo định dạng đơn giản: "Là một [người dùng], tôi muốn [mục tiêu] để [lý do]" |
| Mức độ chi tiết | Rất chi tiết, thường bao gồm sơ đồ luồng và hành vi hệ thống | Súc tích và cao cấp, tập trung vào ý định của người dùng hơn là hành vi của hệ thống |
| Phù hợp nhất cho | Thiết kế tương tác phức tạp giữa các hệ thống, kiểm thử phần mềm và xác thực | Phát triển nhanh, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng và lặp lại tính năng nhanh chóng |
| Ví dụ | "Một người dùng đăng nhập vào ứng dụng giao đồ ăn, chọn các mục và hoàn thành thanh toán. Hệ thống xác minh thanh toán và xác nhận đơn đặt hàng" | "Là khách hàng, tôi muốn lưu các nhà hàng yêu thích của mình để có thể đặt hàng nhanh chóng trong tương lai" |
🧠 Bạn có biết? Khái niệm câu chuyện người dùng bắt nguồn từ Extreme Programming (XP), một phương pháp Agile ban đầu
Cách trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng bổ sung cho nhau
Câu chuyện người dùng tập trung vào những gì người dùng muốn và tại sao. Chúng không bao gồm các chi tiết kỹ thuật, điều này khiến chúng trở nên tuyệt vời cho các nhóm Agile cần ưu tiên công việc một cách nhanh chóng.
Mặt khác, trường hợp sử dụng xác định cách thức hệ thống hoạt động. Khi câu chuyện người dùng được chấp nhận, trường hợp sử dụng sẽ đi sâu hơn vào các tương tác kỹ thuật, đảm bảo các nhà phát triển xây dựng chức năng phù hợp.
Các trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng có thể có cấu trúc khác nhau, nhưng khi kết hợp với nhau, chúng cung cấp chế độ xem toàn diện về hệ thống. Dưới đây là cách sử dụng cả hai có thể giúp ích:
1. Thu thập yêu cầu
- Use cases giúp bạn ghi lại các yêu cầu kỹ thuật, cấp hệ thống một cách chi tiết
- Câu chuyện người dùng tập trung vào giá trị người dùng và khả năng thích ứng theo thời gian thực, đảm bảo các tính năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh
2. Nâng cao hiệu quả giao tiếp
- Trường hợp sử dụng làm rõ quy trình làm việc phức tạp, giúp các nhóm kỹ thuật hiểu được các tương tác của hệ thống
- Câu chuyện người dùng cung cấp các yêu cầu dễ hiểu, dễ thực hiện, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin
3. Đảm bảo quá trình phát triển hiệu quả
- Các trường hợp sử dụng ngăn ngừa sự sai lệch bằng cách xác định hành vi của hệ thống theo một định dạng có cấu trúc
- Câu chuyện người dùng cho phép các nhóm duy trì sự linh hoạt, điều chỉnh theo phản hồi của người dùng và đảm bảo cung cấp nhanh các tính năng mang lại lợi ích trực tiếp cho người dùng
Tác động đến việc thu thập yêu cầu và giao tiếp
Việc lựa chọn phương pháp phù hợp ảnh hưởng đến cách các nhóm thu thập và truyền đạt các yêu cầu:
Use cases giúp tăng cường sự rõ ràng về kỹ thuật
Đối với các dự án có tương tác hệ thống phức tạp hoặc luồng thay thế, trường hợp sử dụng cung cấp tài liệu rõ ràng, chi tiết về cách hệ thống nên hoạt động trong các tình huống khác nhau. Chúng đảm bảo tất cả các bước, trường hợp ngoại lệ và xác thực hệ thống được xác định rõ ràng, giúp các nhóm tránh sự mơ hồ và xây dựng hệ thống một cách chính xác.
Tác động:
🛠️ Hướng dẫn kỹ thuật rõ ràng cho các nhà phát triển, người kiểm tra và nhà phân tích kinh doanh
📋 Các bước chi tiết cho mỗi tương tác hệ thống, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi
🔄 Lý tưởng cho các quy trình làm việc phức tạp, chẳng hạn như ứng dụng tài chính hoặc quy trình nhiều bước
🌻 Ví dụ: Quy trình phê duyệt khoản vay của một ứng dụng ngân hàng yêu cầu nhiều tương tác (người dùng nhập dữ liệu, hệ thống xác minh tín dụng, ngân hàng xem xét và phê duyệt cuối cùng). Câu chuyện người dùng sẽ không nắm bắt được tất cả các chi tiết này, nhưng sơ đồ trường hợp sử dụng sẽ xác định từng bước, đảm bảo các nhà phát triển thực hiện chính xác.
Câu chuyện người dùng tăng cường sự hợp tác nhanh nhạy
Trong môi trường quản lý dự án Agile, câu chuyện người dùng thúc đẩy sự hợp tác bằng cách giữ cho mọi thứ gọn gàng và dễ thích ứng. Chúng tập trung vào nhu cầu của người dùng, cho phép các nhóm dễ dàng điều chỉnh theo các ưu tiên kinh doanh thay đổi. Câu chuyện người dùng ngắn gọn, giúp các nhóm thống nhất trong việc mang lại giá trị mà không bị sa lầy vào các chi tiết kỹ thuật.
Tác động:
⚡ Thúc đẩy quá trình lặp lại nhanh chóng dựa trên phản hồi của người dùng theo thời gian thực
🎯 Giữ cho quá trình phát triển tập trung vào giá trị người dùng thay vì sự phức tạp về mặt kỹ thuật
🤝 Tạo điều kiện thuận lợi cho sự thống nhất trong nhóm và giao tiếp rõ ràng trong quá trình lập kế hoạch sprint và các cuộc họp hàng ngày
🌻 Ví dụ: Một khách hàng yêu cầu một cách dễ dàng hơn để theo dõi đơn đặt hàng của họ. Nhóm có thể nhanh chóng tạo một câu chuyện người dùng:
"Là khách hàng, tôi muốn có một trang theo dõi để có thể xem trạng thái đơn đặt hàng của mình trong thời gian thực"
Khi nào nên dựa vào trường hợp sử dụng và khi nào nên dựa vào câu chuyện người dùng?
Hãy tưởng tượng bạn là một đầu bếp đang chuẩn bị một bữa ăn. Đôi khi, bạn cần một công thức chi tiết với các số đo chính xác (trường hợp sử dụng), và đôi khi, bạn chỉ cần một ý tưởng nhanh về những gì cần nấu (câu chuyện người dùng). Khóa là biết khi nào sử dụng từng phương pháp để tạo ra món ăn hoàn hảo — hoặc trong trường hợp này, sản phẩm hoàn hảo.
Các tình huống lý tưởng để lựa chọn trường hợp sử dụng
Các trường hợp sử dụng đi sâu vào hành vi của hệ thống và giúp các nhóm hiểu tất cả các tương tác, ngoại lệ và luồng hệ thống có thể xảy ra của người dùng. Chúng rất cần thiết khi:
1. Hệ thống phức tạp với nhiều tương tác
Nếu dự án của bạn liên quan đến nhiều vai trò người dùng, quy trình backend và các trường hợp ngoại lệ, trường hợp sử dụng là phương pháp tốt nhất. Trường hợp sử dụng vạch ra tất cả các tương tác khác nhau của người dùng và phản hồi của hệ thống, đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
🌻 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng một hệ thống ATM. Một câu chuyện người dùng đơn giản như: "Là người dùng, tôi muốn rút tiền mặt để có thể sử dụng tiền của mình" không đủ chi tiết cho nhóm phát triển hoặc nhóm thử nghiệm của bạn.
Một trường hợp sử dụng sẽ vạch ra từng bước, chẳng hạn như:
- Người dùng chèn một thẻ
- Hệ thống xác minh thông tin đăng nhập
- Người dùng chọn số tiền rút
- Hệ thống kiểm tra số dư
- Máy ATM phát tiền mặt và in hóa đơn
Các trường hợp sử dụng cũng giúp bạn xác định phản ứng của hệ thống đối với các điều kiện khác nhau:
- Điều gì sẽ xảy ra nếu người dùng nhập mã PIN sai?
- Nếu máy ATM hết tiền thì sao?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu kết nối mạng bị mất?
2. Bạn đang làm việc với nhiều bên liên quan
Đối với các dự án có sự tham gia của các nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển, người kiểm tra, nhóm tuân thủ và đối tác bên ngoài, trường hợp sử dụng đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm về chức năng của hệ thống.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trường hợp sử dụng hoạt động hiệu quả cho phần mềm doanh nghiệp, ứng dụng ngân hàng, hệ thống chăm sóc sức khỏe và bất kỳ ứng dụng nào mà tuân thủ là khóa và mọi quy trình cần có thể kiểm tra và theo dõi được.
Khi nào nên ưu tiên câu chuyện người dùng trong quy trình làm việc nhanh?
Câu chuyện người dùng là động lực thúc đẩy các nhóm Agile. Chúng tập trung vào trải nghiệm của người dùng cuối, khiến chúng trở nên hoàn hảo khi:
1. Nhóm làm việc theo phương pháp phát triển nhanh
Các nhóm Agile phát triển mạnh nhờ tính linh hoạt, lặp lại nhanh và phản hồi liên tục. Vì câu chuyện người dùng nhẹ và dễ cập nhật, chúng cho phép các nhóm nhanh chóng thay đổi hướng đi mà không bị mắc kẹt trong các tài liệu chi tiết.
🌻 Ví dụ: Một nhóm làm việc trên ứng dụng theo dõi thể dục có thể viết: "Là người dùng, tôi muốn đặt mục tiêu bước chân hàng ngày để theo dõi tiến độ và duy trì động lực. "
Điều này giúp các nhà phát triển tập trung vào việc cung cấp tính năng giúp tăng cường sự tham gia của người dùng một cách trực tiếp mà không bị lạc vào sự phức tạp về mặt kỹ thuật.
2. Tính năng này nhỏ và có thể được triển khai trong một sprint
Nếu một tính năng đơn giản và có thể được thiết kế, phát triển và thử nghiệm trong một sprint (thường là 1–2 tuần), thì user story là đủ. Điều này giúp công việc trở nên nhẹ nhàng và cho phép nhóm tập trung vào việc mang lại giá trị nhanh chóng.
🌻 Ví dụ: Một nhóm làm việc trên sản phẩm SaaS có thể ưu tiên: "Là người dùng, tôi muốn có tùy chọn chế độ tối để giảm mỏi mắt. "
Đây là một tính năng nhỏ, tập trung và không cần trường hợp sử dụng đầy đủ. Mục tiêu rất rõ ràng: cung cấp trải nghiệm người dùng tốt hơn mà không cần luồng hệ thống chi tiết.
3. Trọng tâm là giá trị người dùng, không phải chi tiết kỹ thuật
Câu chuyện người dùng giúp ưu tiên những gì quan trọng nhất đối với người dùng, trong khi các nhà phát triển sẽ tìm ra cách thực hiện kỹ thuật sau.
🌻 Ví dụ: Đối với nhóm ứng dụng di động, câu chuyện người dùng có thể là: "Là người dùng, tôi muốn nhận thông báo khi đơn đặt hàng của tôi đã sẵn sàng để nhận để không bỏ lỡ. "
Câu chuyện làm rõ nhu cầu của người dùng nhưng để lại các chi tiết kỹ thuật (cách gửi thông báo) cho nhóm phát triển tìm hiểu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Câu chuyện người dùng rất hữu ích cho việc cải tiến tính năng, cải thiện UI/UX và phát triển lặp đi lặp lại
Kết hợp cả hai phương pháp để phát triển sản phẩm hiệu quả
Tại sao phải chọn một trong hai khi bạn có thể có cả hai? Kết hợp trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng có thể tạo ra một cách tiếp cận cân bằng, toàn diện cho phát triển sản phẩm. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Bắt đầu với câu chuyện người dùng để nắm bắt nhu cầu
Bắt đầu với câu chuyện người dùng để xác định những gì người dùng muốn và tại sao. Điều này giúp các cuộc thảo luận tập trung vào giá trị người dùng. Không có thuật ngữ kỹ thuật, chỉ có giá trị thuần túy tập trung vào người dùng. Câu chuyện người dùng hướng dẫn tầm nhìn tổng thể của sản phẩm, đảm bảo rằng tính năng vẫn tập trung vào việc giải quyết các vấn đề thực tế.
🌻 Ví dụ: "Là một giáo viên, tôi muốn tạo các bài kiểm tra tự động để tiết kiệm thời gian soạn bài kiểm tra. "
Bước 2: Mở rộng sang các trường hợp sử dụng cho các tính năng phức tạp
Khi tính năng bắt đầu trở nên phức tạp hơn với nhiều bước, tương tác hệ thống hoặc các trường hợp ngoại lệ, trường hợp sử dụng sẽ phát huy tác dụng. Chúng giúp xác định quy trình công việc chi tiết, các trường hợp ngoại lệ, phụ thuộc và phản hồi của hệ thống mà câu chuyện người dùng không thể nắm bắt được. Trường hợp sử dụng rất cần thiết khi bạn cần đảm bảo hệ thống hoạt động như mong đợi trong các điều kiện khác nhau.
🌻 Ví dụ:
- Giáo viên chọn mẫu câu hỏi trắc nghiệm
- Hệ thống truy xuất các câu hỏi dựa trên chủ đề và mức độ khó
- Giáo viên tùy chỉnh bài kiểm tra
- Hệ thống tạo ra một liên kết kiểm thử có thể chia sẻ
Bước 3: Triển khai, thử nghiệm và lặp lại
- Lập trình viên sử dụng trường hợp sử dụng để định nghĩa logic phía server, quy trình làm việc và xử lý các trường hợp ngoại lệ, nhằm đảm bảo tương tác hệ thống rõ ràng
- Nhà thiết kế sử dụng câu chuyện người dùng để tinh chỉnh UI/UX, tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm trực quan, tiết kiệm thời gian và phù hợp với mục tiêu của người dùng
- Các nhóm QA sử dụng trường hợp sử dụng để kiểm tra các trường hợp ngoại lệ và hành vi của hệ thống, đảm bảo tất cả các tình huống — như lỗi mẫu hoặc mạng chậm — đều được bao phủ
Câu chuyện người dùng giúp các nhóm thống nhất mục tiêu của người dùng. Trường hợp sử dụng đảm bảo độ tin cậy và tính mạnh mẽ của hệ thống. Cùng nhau, chúng cung cấp một kế hoạch chi tiết để phát triển hiệu quả.
📖 Đọc thêm: Epic, tính năng và câu chuyện người dùng: Sự khác biệt là gì?
Triển khai trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng
Vậy là bạn đã quyết định sử dụng cả trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng trong dự án của mình — một lựa chọn tuyệt vời!
Nhưng làm thế nào để triển khai chúng mà không bị chìm trong bảng tính, cuộc họp dài vô tận hoặc quản lý công việc hỗn loạn? Hãy cùng tìm hiểu hướng dẫn từng bước để triển khai trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng.
Bước 1: Xác định và nắm bắt rõ ràng các yêu cầu
Trước khi bắt tay vào phát triển, điều quan trọng là phải xác định những gì cần được xây dựng và lý do tại sao. Để làm được điều này, bạn cần lập bản đồ hành trình của khách hàng. Bản đồ này cung cấp cái nhìn tổng quan về cách khách hàng tương tác với sản phẩm của bạn, những điểm khó khăn và kỳ vọng của khách hàng.
Sau khi lập bản đồ hành trình của khách hàng, chia nhỏ thành các kịch bản cụ thể thể hiện các tương tác chính giữa người dùng và hệ thống.
Sau đó, bạn có thể xác định các trường hợp sử dụng, phác thảo hành vi hệ thống từng bước, bao gồm hành động của người dùng, phản hồi của hệ thống và các trường hợp ngoại lệ có thể xảy ra. Sau khi xác định các trường hợp sử dụng, hãy tạo câu chuyện người dùng, tập trung vào nhu cầu của người dùng theo định dạng đơn giản, hướng đến mục tiêu để hướng dẫn quá trình phát triển.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI mạnh mẽ của ClickUp, để lập bản đồ hành trình của khách hàng và xác định các tương tác quan trọng.
Câu chuyện người dùng: Bắt đầu từ góc nhìn của người dùng
Câu chuyện người dùng giúp các nhóm Agile tập trung vào nhu cầu của người dùng thay vì thiết kế hệ thống. Chúng tập trung vào người dùng cuối, trả lời cái gì và tại sao bằng những thuật ngữ đơn giản.
Sử dụng định dạng đơn giản "Là một [người dùng], tôi muốn [mục tiêu], để [lý do]" để đảm bảo sự rõ ràng.
🌻 Ví dụ về ứng dụng thương mại điện tử: "Là khách hàng, tôi muốn nhận thông tin cập nhật về đơn đặt hàng đang theo dõi theo thời gian thực, để biết chính xác khi nào gói hàng của tôi sẽ đến"
Trường hợp sử dụng: Lập bản đồ tương tác hệ thống
Giờ đây, chúng ta có thể dựa vào các trường hợp sử dụng để vẽ bản đồ tương tác, xác định các phụ thuộc, ngoại lệ và quy trình làm việc của ứng dụng thương mại điện tử. Trong khi câu chuyện người dùng xác định những gì người dùng muốn, các trường hợp sử dụng chi tiết cách hệ thống phản hồi các đầu vào khác nhau.
🌻 Ví dụ về trường hợp sử dụng để theo dõi đơn đặt hàng:
- Người dùng đặt đơn hàng
- Hệ thống tạo ra một số theo dõi
- Người giao hàng cập nhật địa điểm gói hàng tại mỗi điểm kiểm tra
- Người dùng nhận thông báo qua email/SMS
Mẫu câu chuyện người dùng ClickUp giúp các nhóm dễ dàng cấu trúc, sắp xếp ưu tiên và theo dõi nhu cầu của người dùng. Nó cung cấp các trường được xác định trước như 'Vai trò người dùng', 'Mục tiêu', 'Tiêu chí chấp nhận' và 'Ưu tiên' để đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán trong tất cả các câu chuyện người dùng.
Ví dụ, hãy xem xét ví dụ về ứng dụng thương mại điện tử ở trên. Với Mẫu câu chuyện người dùng ClickUp, bạn có thể:
✅ Chuẩn hóa tài liệu:
- Điền vào Vai trò người dùng là "Khách hàng"
- Định nghĩa Mục tiêu là "Nhận thông tin cập nhật theo dõi đơn đặt hàng theo thời gian thực"
- Thêm Tiêu chí chấp nhận như: Cập nhật phải được gửi qua email và thông báo ứng dụng Theo dõi phải bao gồm thời gian giao hàng ước lượng và địa điểm trực tiếp
- Các bản cập nhật nên được gửi qua email và thông báo ứng dụng
- Việc theo dõi nên bao gồm thời gian giao hàng ước lượng và địa điểm hiện tại
- Các bản cập nhật nên được gửi qua email và thông báo ứng dụng
- Việc theo dõi nên bao gồm thời gian giao hàng ước lượng và địa điểm hiện tại
✅ Điều chỉnh các công việc phát triển:
- Chia câu chuyện thành các công việc con như "Tích hợp API theo dõi", "Thiết kế giao diện người dùng thông báo" và "Kiểm tra cập nhật thời gian thực"
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để chỉ định ưu tiên và thời hạn
- Theo dõi tiến độ bằng cách đánh dấu các công việc con là đã hoàn thành và giám sát tiến độ tổng thể của câu chuyện người dùng
Bước 2: Tổ chức và cấu trúc quy trình làm việc
Trong quá trình phát triển sản phẩm, nhiều trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng xuất hiện ở các giai đoạn khác nhau — từ xác định nhu cầu của người dùng đến tinh chỉnh quy trình làm việc và đảm bảo thực thi suôn sẻ.
Ví dụ: trong một ứng dụng thương mại điện tử, hành trình của khách hàng bao gồm lựa chọn sản phẩm, đặt hàng, thanh toán và theo dõi giao hàng — mỗi hành trình này yêu cầu một trường hợp sử dụng và một số câu chuyện người dùng.
Việc quản lý chúng giữa các nhóm có thể trở nên hỗn loạn, nhưng Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn mang lại sự cấu trúc và rõ ràng.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi mức độ Ưu tiên, Trạng thái, Số sprint và Thành viên nhóm được chỉ định cho từng trường hợp sử dụng
- Phân chia quy trình làm việc phức tạp bằng cách sử dụng công việc con của ClickUp
- Đảm bảo thực thi suôn sẻ với Danh sách kiểm tra ClickUp, giúp các nhóm thử nghiệm hoàn thành các bước thiết yếu như xác minh xử lý thanh toán và xác nhận tính năng gửi đơn đặt hàng
🌻 Ví dụ: Nếu trường hợp sử dụng của bạn là 'Quy trình đăng ký người dùng', bạn có thể thêm:
- Công việc con: 'Xác thực email', 'Thiết lập hồ sơ người dùng' và 'Gán vai trò người dùng'
- Danh sách kiểm tra: Đảm bảo xử lý lỗi cho mật khẩu không chính xác, triển khai xác thực đa yếu tố
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Bước 3: Tự động hóa quy trình làm việc để tăng năng suất
Việc theo dõi thủ công từng trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng có thể rất tốn thời gian, đặc biệt là trong các dự án phức tạp với nhiều phụ thuộc. Tự động hóa giúp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu lỗi và đảm bảo các nhóm làm việc đúng tiến độ.
Dưới đây là cách tự động hóa quy trình làm việc của bạn một cách hiệu quả:
- Xác định các yếu tố kích hoạt khóa: Xác định các hành động lặp đi lặp lại, như cập nhật trạng thái công việc hoặc gửi nhắc nhở
- Đặt điều kiện định sẵn: Ví dụ: tự động chuyển đơn đặt hàng sang trạng thái "Đã giao" sau khi thanh toán được xử lý
- Tạo quy trình phê duyệt: Đảm bảo rằng các công việc quan trọng, chẳng hạn như xác thực yêu cầu hoàn tiền, được xem xét trước khi tiếp tục
- Lên lịch thông báo: Giữ cho các nhóm được thông báo về các hành động đang chờ xử lý, thời hạn đã qua hoặc các phụ thuộc
Với ClickUp Automations, bạn có thể:
- Cập nhật trạng thái công việc khi một công việc con (ví dụ: 'Xây dựng tính năng xác nhận thanh toán') được hoàn thành
- Gửi nhắc nhở tự động cho các thành viên trong nhóm về các thời hạn sắp tới
- Di chuyển các công việc phát triển qua các giai đoạn khác nhau (ví dụ: từ 'Đang tiến hành' sang 'Hoàn thành') dựa trên các điều kiện được xác định trước
🌻 Ví dụ:
- Nếu nhà phát triển hoàn thành việc triển khai trường hợp sử dụng, nhóm QA sẽ tự động nhận được thông báo để bắt đầu thử nghiệm
- Nếu một câu chuyện người dùng đã ở trạng thái 'Đang tiến hành' trong hơn một tuần, bạn sẽ nhận được cảnh báo tự động để tránh sự chậm trễ
Bước 4: Theo dõi tiến độ bằng bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh
Theo dõi các trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng trong các giai đoạn phát triển đảm bảo các nhóm đáp ứng thời hạn, cân bằng khối lượng công việc và thực hiện các sprint hiệu quả. Bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để giữ cho dự án đi đúng hướng.
Hãy lấy ví dụ về ứng dụng thương mại điện tử:
- Một người quản lý sản phẩm cần theo dõi số lượng câu chuyện người dùng đã hoàn thành trong mỗi sprint
- Một nhà phát triển muốn xem các công việc đang chờ xử lý để 'theo dõi đơn đặt hàng theo thời gian thực'
- Một scrum master phải theo dõi tốc độ sprint và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn theo dõi tiến độ thời gian thực. Thiết lập bảng điều khiển tùy chỉnh để xác định số lượng câu chuyện người dùng được triển khai cho mỗi trường hợp sử dụng, câu chuyện nào đang được thử nghiệm, số lượng trường hợp sử dụng đang chờ xử lý so với đã hoàn thành và các phần khác của quy trình làm việc của bạn.
Với Bảng điều khiển ClickUp, các nhóm có thể chọn từ hơn 50 tiện ích tùy chỉnh để:
- Hình dung tiến độ sprint bằng biểu đồ burndown, đảm bảo giao hàng đúng hạn
- Đo lường tốc độ phát triển bằng báo cáo tốc độ để tối ưu hóa các sprint trong tương lai
- Cân bằng khối lượng công việc bằng chế độ xem Khối lượng công việc, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và thiếu hiệu quả
📖 Đọc thêm: Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án Scrum
Bước 5: Cộng tác và cải tiến liên tục
Phát triển sản phẩm là một quá trình liên tục đòi hỏi sự lặp lại, phản hồi và sự phối hợp liên tục giữa các nhóm. Nếu không có sự hợp tác hiệu quả, sự hiểu lầm có thể dẫn đến các tính năng không phù hợp, phạm vi dự án bị mở rộng hoặc phát hành bị trì hoãn.
Cải tiến liên tục đảm bảo rằng nhu cầu của người dùng luôn được đáp ứng và sản phẩm phát triển dựa trên phản hồi thực tế.
Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn:
- Các nhà phát triển, người kiểm tra và các bên liên quan có thể bình luận trực tiếp về câu chuyện người dùng và trường hợp sử dụng với ClickUp Comments
- Các nhà quản lý sản phẩm có thể đính kèm bản mô phỏng và sơ đồ vào nhiệm vụ bằng ClickUp Docs
- Các nhóm có thể tổ chức các buổi tổng kết sprint và cải thiện quy trình làm việc trong tương lai với ClickUp Docs
- Để thảo luận chi tiết, các nhóm có thể thiết lập các kênh dựa trên chủ đề qua ClickUp Chat
Đó chưa phải là tất cả! ClickUp Agile Team cung cấp các không gian và quy trình làm việc được thiết kế sẵn dành riêng cho các nhóm Agile, tích hợp các công cụ agile cho người dùng như lập kế hoạch sprint, họp hàng ngày và cuộc họp tổng kết.
Ngoài ra, Nhóm Phần mềm ClickUp cung cấp một không gian làm việc tập trung để theo dõi lỗi, lập kế hoạch sprint và quản lý phát hành. Nó giữ mọi thứ được tổ chức và dễ truy cập, từ quản lý yêu cầu tính năng, thử nghiệm quy trình làm việc đến lịch trình triển khai.
Với các tài sản sẵn sàng sử dụng như Mẫu trường hợp thử nghiệm ClickUp, các nhóm có thể chuẩn hóa quy trình thử nghiệm, ghi lại kết quả mong đợi và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi phát hành. Mẫu trường hợp sử dụng chi tiết này giúp các nhà phát triển và nhóm QA hợp lý hóa quá trình thử nghiệm, giảm lỗi và cải thiện độ tin cậy của hệ thống phần mềm nói chung.
📖 Đọc thêm: Cách sử dụng ba trụ cột Scrum để phát triển sản phẩm
Đơn giản hóa trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng với ClickUp
Cân bằng giữa trường hợp sử dụng và câu chuyện người dùng là rất quan trọng để xây dựng các sản phẩm thành công — trường hợp sử dụng xác định hành vi của hệ thống, trong khi câu chuyện người dùng nắm bắt nhu cầu của người dùng. ClickUp đơn giản hóa quá trình này bằng cách cung cấp các mẫu có cấu trúc, quy trình làm việc tự động và các công cụ cộng tác thời gian thực để giữ cho các nhóm làm việc thống nhất.
Với Trường Tùy chỉnh để theo dõi các ưu tiên, Bảng điều khiển để có thông tin chi tiết theo thời gian thực và Tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc, ClickUp đảm bảo sự rõ ràng, hiệu quả và thực thi liền mạch cho các quy trình kinh doanh.
Đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng năng suất của nhóm. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để quản lý các trường hợp sử dụng, câu chuyện người dùng và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi!