Các nhóm nhân sự làm tất cả mọi việc — tuyển dụng, tính lương, đánh giá hiệu suất — nhưng nếu không có công cụ phù hợp, ngay cả những công việc cơ bản cũng trở thành những việc cần làm không bao giờ kết thúc. Bạn đang theo dõi thời gian nghỉ phép bằng tay? Theo đuổi các thủ tục giấy tờ? Không ai có thời gian để làm việc đó. ⏳
Các tính năng phù hợp của phần mềm quản lý nhân sự giúp đơn giản hóa hoạt động, giảm bớt công việc bận rộn và giúp các nhóm tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên và cải thiện năng suất.
Blog này khám phá các tính năng phần mềm nhân sự hàng đầu giúp công việc nhân sự trở nên dễ dàng, nhanh chóng và ít gây frustrations hơn. Chúng ta cũng sẽ xem xét cách ClickUp cải thiện hiệu suất tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu! 🧐
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là một giải pháp kỹ thuật số giúp các doanh nghiệp xử lý các công việc nhân sự thiết yếu. Phần mềm này tự động hóa việc tuyển dụng, tính lương, theo dõi chấm công và quản lý hiệu suất, giảm nỗ lực thủ công và tối thiểu hóa lỗi.
Phần mềm này tập trung dữ liệu nhân viên, giúp lưu trữ, truy cập và quản lý các hồ sơ quan trọng một cách dễ dàng. Hệ thống có cấu trúc đảm bảo tuân thủ chính sách công ty và yêu cầu pháp lý đồng thời nâng cao độ chính xác tổng thể trong các quy trình nhân sự.
🔍 Bạn có biết? Thị trường phần mềm nhân sự toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm [CAGR] là 12,2% trong giai đoạn 2024-2030, nhờ sự gia tăng của các giải pháp dựa trên đám mây.
Lợi ích chính của phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý các công việc nhân sự có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Hãy cùng tìm hiểu cách phần mềm quản lý nhân sự giúp công việc trở nên dễ quản lý và hiệu quả hơn. 💪🏼
- Công việc hành chính được hợp lý hóa: Tự động hóa việc tính lương, theo dõi ngày nghỉ và đánh giá hiệu suất, cho phép các nhóm nhân sự tập trung vào việc gắn kết, duy trì và phát triển nhân viên
- Quản lý lực lượng lao động được cải thiện: Tập trung dữ liệu nhân viên để truy cập nhanh, giúp các nhóm nhân sự giám sát sự tham gia, theo dõi giờ làm việc và quản lý tuân thủ hiệu quả
- Giảm khối lượng công việc: Thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm thiếu nhân sự và 57% chuyên gia nhân sự làm việc vượt quá giới hạn bằng cách tự động hóa các công việc hành chính và cho phép các nhóm tập trung vào các sáng kiến chiến lược
- Dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên: Cho phép nhân viên cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu nghỉ phép và truy cập các phúc lợi nhân viên một cách độc lập, giảm bớt gánh nặng hành chính
- Tăng cường tuân thủ và bảo mật: Tự động hóa việc lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tuân thủ luật lao động và chính sách công ty, đồng thời lưu trữ dữ liệu an toàn để bảo vệ thông tin nhân viên và giảm rủi ro tuân thủ
🧠 Thực tế thú vị: Bộ phận nhân sự chính thức đầu tiên được thành lập vào năm 1901 tại Công ty Máy Đếm Tiền Quốc Gia sau một cuộc đình công lớn. Bộ phận này tập trung vào các khiếu nại của nhân viên, an toàn lao động và đào tạo.
Các tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý nhân sự
Khi nói đến phần mềm quản lý nhân sự và nhân viên, một số tính năng là không thể thiếu. Hãy cùng khám phá những tính năng cần tìm để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của nhóm bạn. 👇
1. Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên
Cơ sở dữ liệu nhân viên tập trung giúp lưu trữ mọi thứ ở một nơi — thông tin cá nhân, vai trò công việc, mức lương, hồ sơ hiệu suất — bất cứ thứ gì bạn muốn. Các nhóm nhân sự có thể nhanh chóng thu thập hồ sơ chính xác, cập nhật bằng tính năng tìm kiếm và lọc nâng cao, loại bỏ việc phải lọc qua vô số bảng tính.
Không phải ai cũng cần truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, và các biện pháp kiểm soát dựa trên vai trò đảm bảo rằng chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa các hồ sơ quan trọng. Tuân thủ cũng được tăng cường, vì các hợp đồng, chứng nhận và lịch sử công việc được lưu trữ đầy đủ và an toàn.
Lưu trữ trên đám mây cho phép các chuyên gia nhân sự truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Đúng vậy, điều đó có nghĩa là không còn phải tìm kiếm tài liệu lung tung nữa. 😉
Chế độ xem bảng trong ClickUp cho phép bạn sắp xếp mọi thứ — vai trò, bộ phận, ngày bắt đầu, mức lương — bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp phù hợp với thiết lập của bạn. Thêm thẻ để nhóm người theo địa điểm hoặc loại hình việc làm và lưu trữ các tài liệu như hợp đồng trong mỗi hàng.
Bạn cũng được bảo vệ về quyền bảo mật: quyền truy cập dựa trên vai trò đảm bảo các thông tin nhạy cảm chỉ hiển thị với những người có quyền.
2. Xử lý lương và tuân thủ thuế
Tính lương thủ công là một vấn đề đau đầu — tính toán sai, lỗi thuế và trừ nhầm dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng. Phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm bớt căng thẳng trong quá trình tính lương, tự động tính lương, thưởng và các khoản trừ theo chính sách của công ty và quy định thuế.
Luật thuế thay đổi liên tục, và việc cập nhật kịp thời có thể gặp nhiều khó khăn.
Các công cụ tuân thủ tích hợp sẵn tự động điều chỉnh cấu trúc tính lương, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tránh bị phạt. Tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán giúp báo cáo tài chính trơn tru hơn, trong khi nhân viên có thể truy cập ngay vào phiếu lương và các tài liệu thuế thông qua cổng thông tin tự phục vụ. Thanh toán lương kịp thời, chính xác giúp mọi thứ vận hành trơn tru, không có sự chậm trễ hay tắc nghẽn.
Bạn có thể tạo Nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp để xử lý mọi thứ, từ xử lý lương hàng tháng đến nộp thuế hàng quý. Thêm công việc con cho tiền thưởng, khấu trừ hoặc cập nhật thuế. Sau đó, sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để xem tất cả các ngày trả lương và thời hạn tuân thủ sắp tới.
Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn nhận được nhắc nhở trước ngày đáo hạn và lịch trả lương của bạn luôn hiển thị ở một nơi.
3. Tuyển dụng và theo dõi ứng viên
Việc tuyển dụng có thể trở thành một cơn ác mộng về hậu cần nếu không có hệ thống phù hợp. Việc phân loại hàng loạt hồ sơ, theo dõi đơn xin việc và điều phối các cuộc phỏng vấn tốn rất nhiều thời gian quý báu và làm chậm trễ mọi công việc. Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn bằng cách sắp xếp các thông báo tuyển dụng, đơn xin việc và hồ sơ ứng viên một cách gọn gàng.
Hệ thống sàng lọc dựa trên AI sẽ so sánh ứng viên với yêu cầu công việc trong vài giây, giúp nhóm nhân sự nhanh chóng chọn ra những ứng viên tài năng nhất.
Khi đã có ứng viên phù hợp, tính năng lên lịch phỏng vấn tự động sẽ giúp bạn không phải gửi email qua lại nhiều lần, giúp công việc phối hợp trở nên dễ dàng. Quy trình công việc có thể tùy chỉnh sẽ hướng dẫn nhà tuyển dụng qua từng giai đoạn tuyển dụng, từ sàng lọc ban đầu đến đề nghị cuối cùng, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Việc hợp tác cũng trở nên dễ dàng hơn — các nhà quản lý tuyển dụng có thể chia sẻ phản hồi theo thời gian thực, giúp quá trình ra quyết định diễn ra suôn sẻ mà không có sự chậm trễ không cần thiết.
🎥 Tuyển dụng giờ đây thông minh hơn – khám phá cách AI đang thay đổi quy trình tuyển dụng và giúp bạn tìm kiếm ứng viên phù hợp nhanh chóng hơn.
Sử dụng Chế độ xem danh sách trong ClickUp, bạn có thể xem tất cả các ứng viên và vị trí của họ trong quy trình tuyển dụng mà không gặp bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Tự động hóa sẽ lo việc chuyển các ứng viên qua các giai đoạn khác nhau và gửi nhắc nhở để bạn có thể tập trung vào việc tìm kiếm ứng viên phù hợp thay vì quản lý công việc.
Ngoài ra, ClickUp AI Notetaker tự động ghi lại và tóm tắt các cuộc hội thoại phỏng vấn, giúp việc xem xét phản hồi trở nên dễ dàng hơn và mọi người luôn có cùng thông tin.
🔍 Bạn có biết? Google từng sử dụng một phương pháp tuyển dụng kỳ lạ: Họ đặt các phương trình toán học trên các bảng quảng cáo. Chỉ những người giải đúng mới được tiếp tục đến giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển dụng. Cách làm này đã giúp công ty thu hút được những nhân tài giỏi giải quyết vấn đề.
4. Quản lý chấm công và nghỉ phép
Việc theo dõi chấm công thủ công rất tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi.
Phần mềm HRMS tự động ghi lại giờ làm việc, giờ nghỉ và giờ làm thêm thông qua máy quét sinh trắc học hoặc đăng ký kỹ thuật số. Điều này đảm bảo tính chính xác của hồ sơ mà không cần phải mất thời gian theo dõi bảng chấm công.
Yêu cầu nghỉ phép cũng trở nên dễ quản lý hơn. Nhân viên có thể gửi yêu cầu trong vài giây và quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối ngay lập tức. Hệ thống tự động cập nhật số ngày nghỉ phép còn lại, đảm bảo mọi thứ tuân thủ chính sách công ty và luật lao động. Theo dõi thời gian thực giúp nhóm nhân sự xác định sớm các mẫu vắng mặt, giúp quản lý khối lượng công việc và ngăn ngừa gián đoạn dễ dàng hơn.
Vì bảng lương được đồng bộ hóa liền mạch với hồ sơ chấm công, việc tính lương luôn chính xác mà không cần điều chỉnh thủ công thêm.
Mẫu Bảng chấm công của ClickUp giúp bạn dễ dàng ghi lại số giờ làm việc, giờ nghỉ và giờ làm thêm tại một nơi, cung cấp cho bạn dữ liệu đáng tin cậy mà không cần giấy tờ thủ tục thông thường. Khi nói đến thời gian nghỉ, Mẫu Yêu cầu Nghỉ phép của ClickUp cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép nhanh chóng, trong khi quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối mà không bị chậm trễ.
Cả hai mẫu đều tự động cập nhật hồ sơ, do đó số dư nghỉ phép luôn chính xác với thông tin chi tiết theo thời gian thực để quản lý tình trạng sẵn sàng của nhóm.
5. Quản lý hiệu suất và đánh giá
Quản lý hiệu suất nên là lộ trình cho sự phát triển, không chỉ là công việc thường ngày. Phần mềm quản lý nhân sự giúp việc này trở nên dễ dàng hơn bằng cách hỗ trợ các nhà quản lý đặt mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi liên tục để hỗ trợ sự phát triển.
Đánh giá hiệu suất tự động giúp giảm áp lực trong chu kỳ đánh giá, thu thập thông tin chi tiết từ nhân viên, đồng nghiệp và cấp trên để tạo ra các bản đánh giá toàn diện. Các mẫu có thể tùy chỉnh đảm bảo các bản đánh giá phù hợp với mục tiêu của công ty, giữ cho việc đánh giá có cấu trúc và minh bạch. Phân tích thời gian thực giúp dễ dàng phát hiện nhân viên có hiệu suất cao nhất và xác định các lĩnh vực mà nhân viên cần hỗ trợ.
Những hiểu biết sâu sắc hơn sẽ dẫn đến các kế hoạch phát triển tốt hơn, sự tham gia cao hơn và lực lượng lao động có động lực hơn.
Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được giúp nhân viên đi đúng hướng và quản lý biết chính xác nơi cần tập trung hỗ trợ. Với ClickUp Goals, mọi người có thể xem tiến độ trong nháy mắt, giúp việc kiểm tra và đánh giá trở nên ý nghĩa hơn. Nó giúp duy trì sự phát triển rõ ràng và liên tục, thay vì chờ đợi cuộc họp đánh giá hiệu suất hàng năm.
6. Cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên
Không ai muốn gửi email cho bộ phận nhân sự để hỏi mọi thứ, từ kiểm tra số ngày phép, cập nhật thông tin cá nhân hay tìm kiếm phiếu lương cũ. Cổng thông tin tự phục vụ giúp nhân viên kiểm soát mọi thứ, cho phép họ xử lý các công việc này một cách độc lập. Cần xin nghỉ phép? Chỉ cần vài cú nhấp chuột là xong. Muốn kiểm tra hồ sơ chấm công hay xem đánh giá hiệu suất? Rất dễ dàng. Không cần chờ đợi, không cần qua lại nhiều lần.
Các nhóm nhân sự không còn phải trả lời những câu hỏi thường ngày, từ đó có thêm thời gian cho những công việc ưu tiên quan trọng hơn. Hệ thống đăng nhập an toàn bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, trong khi tính năng truy cập di động cho phép nhân viên quản lý mọi thứ từ mọi nơi.
Cổng thông tin tự phục vụ cũng giúp cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách kiểm soát trực tiếp các hàm nhân sự.
Sử dụng Mẫu Cơ sở kiến thức ClickUp, bạn có thể tạo một nơi lưu trữ mọi thứ, từ chính sách nghỉ phép đến chi tiết lương. Mẫu này rất đơn giản cho nhân viên và giúp bạn không bị ngập trong các yêu cầu thường ngày.
🧠 Thú vị: Cụm từ ‘human resources’ lần đầu tiên được sử dụng trong một cuốn sách năm 1893 của nhà kinh tế học người Mỹ John R. Commons.
7. Tuân thủ và quản lý tài liệu
Luật lao động, chính sách công ty và quy định ngành là những điều bạn không thể bỏ qua, nhưng theo dõi mọi thứ bằng tay là một cơn ác mộng. Làm mất tài liệu quan trọng hoặc bỏ lỡ thời hạn gia hạn có thể dẫn đến căng thẳng không cần thiết và các vấn đề lớn hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp bạn dễ dàng tuân thủ các quy định mà không bị ngập trong giấy tờ.
Mọi thứ — hợp đồng, chứng nhận, chính sách và báo cáo kiểm toán — đều được lưu trữ an toàn ở một nơi, nên không có gì bị thất lạc. Cảnh báo tự động thông báo cho nhóm nhân sự về các gia hạn, kiểm toán hoặc cập nhật chính sách sắp tới, giúp tránh được tình trạng gấp rút vào phút chót. Chữ ký số giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt, còn lưu trữ được mã hóa giúp bảo mật thông tin nhạy cảm.
ClickUp giúp bạn sắp xếp các tài liệu tuân thủ và dễ dàng truy cập mà không bị lộn xộn như thường lệ. Bạn có thể sử dụng Docs Hub để tập trung các hợp đồng và chính sách, sau đó liên kết chúng trực tiếp với các nhiệm vụ để gia hạn, kiểm tra hoặc phê duyệt. Quyền truy cập dựa trên vai trò bảo mật các tệp nhạy cảm, vì vậy chỉ những người phù hợp mới có thể xem hoặc chỉnh sửa chúng. Và vì mọi thứ đều ở một nơi — được đính kèm vào quy trình công việc và cập nhật theo thời gian thực — bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ nội dung nào cần xem xét, ký hoặc gửi.
8. Đang theo dõi đào tạo và phát triển
Việc theo dõi đào tạo thủ công rất lộn xộn và kém hiệu quả. Các khóa học bị mất, chứng chỉ hết hạn và một nửa nhóm quên mất những gì họ đã đăng ký. Phần mềm quản lý nhân sự khắc phục sự lộn xộn đó bằng cách tập hợp mọi thứ vào một nơi — các chương trình đào tạo, chứng chỉ và công cụ phát triển kỹ năng ở đúng vị trí của chúng.
Nhân viên có thể tìm kiếm thông tin cần thiết, đăng ký tham gia các khóa đào tạo và hoàn thành các khóa đào tạo bắt buộc mà không cần phải liên hệ với bộ phận nhân sự để cập nhật thông tin.
Các nhóm nhân sự không cần phải lục lọi các bảng tính để xem ai đang học gì — báo cáo hiển thị tiến độ, nêu rõ những điểm còn thiếu và giữ cho mọi thứ luôn tiến triển. Các lộ trình học tập đảm bảo nhân viên được đào tạo những kiến thức thực sự cần thiết cho vai trò của họ, không chỉ là một mục nữa cần đánh dấu. Vì tất cả đều liên quan đến quản lý hiệu suất, nên dễ dàng hơn để biết ai cần nâng cao kỹ năng trước khi vấn đề phát sinh.
Việc theo dõi ai đã hoàn thành khóa đào tạo nào có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Danh sách kiểm tra nhiệm vụ trong ClickUp chia các khóa học thành các bước dễ quản lý mà nhân viên có thể đánh dấu khi hoàn thành. Các nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ trong thời gian thực, giúp dễ dàng duy trì chứng chỉ và hiệu quả đào tạo.
9. Công cụ tương tác và phản hồi của nhân viên
Một nhóm thiếu gắn kết là một nhóm làm việc chậm chạp.
Khi nhân viên cảm thấy không được lắng nghe, không được đánh giá cao hoặc bị loại khỏi vòng thông tin, năng suất sẽ giảm sút. Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ gắn kết của nhân viên bằng các công cụ tích hợp sẵn như khảo sát, biểu mẫu phản hồi và chương trình ghi nhận.
Các cuộc khảo sát ẩn danh cho phép các nhóm nhân sự thấy được những vấn đề đang xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Các công cụ phản hồi tức thì cho phép nhân viên chia sẻ mối quan tâm hoặc đề xuất mà không cần chờ đến cuộc họp lớn tiếp theo. Các chương trình ghi nhận, đặc biệt là những chương trình có yếu tố trò chơi, giúp dễ dàng khen thưởng những nhân viên có thành tích xuất sắc và duy trì động lực làm việc cao.
Phân tích tương tác cũng giúp bộ phận nhân sự phát hiện xu hướng và triển khai các sáng kiến có ý nghĩa nhằm nâng cao sự hài lòng tại nơi làm việc.
Tạo Biểu mẫu ClickUp để thực hiện khảo sát tham gia ẩn danh hoặc kiểm tra nhịp đập. Các phản hồi sẽ được gửi trực tiếp đến không gian làm việc của bạn, sẵn sàng để xem xét và theo dõi. Khi đến lúc hành động, Tính năng Gán bình luận trong ClickUp cho phép bạn gắn thẻ đúng người để không có thông tin nào bị bỏ sót hoặc quên. Bằng cách này, nhân viên cảm thấy được lắng nghe và nhóm nhân sự có thể phản hồi nhanh hơn.
🔍 Bạn có biết? Thứ Sáu bình thường bắt đầu ở Hawaii vào những năm 1960 với tên gọi "Thứ Sáu Aloha" để quảng bá áo sơ mi Hawaii tại nơi làm việc. Xu hướng này sau đó lan rộng ra toàn cầu, trở thành một truyền thống phổ biến tại nơi làm việc.
10. Phân tích và báo cáo nhân sự
Quyết định tốt đến từ dữ liệu tốt; các nhóm nhân sự cần nhiều hơn bảng tính để luôn dẫn đầu. Phần mềm phân tích nhân sự cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng lực lượng lao động, tỷ lệ thay đổi nhân sự, thành công trong tuyển dụng và hiệu suất tổng thể, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt.
Báo cáo có thể tùy chỉnh nêu bật các mẫu về tỷ lệ giữ chân nhân viên, năng suất và khoảng cách kỹ năng, giúp lập kế hoạch cho nhu cầu nhân lực trong tương lai dễ dàng hơn. Công cụ trực quan hóa dữ liệu tự động phân tích các con số phức tạp thành các định dạng rõ ràng, dễ đọc để các bên liên quan không phải đào sâu vào dữ liệu thô. Phân tích dự đoán giúp xác định các rủi ro như tỷ lệ nghỉ việc tăng hoặc thiếu hụt kỹ năng trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Các quyết định tốt cần dữ liệu rõ ràng, không phải phỏng đoán. Tính năng Theo dõi thời gian trong ClickUp ghi lại số giờ làm việc và nỗ lực của dự án mà không cần thêm thủ tục rườm rà. Bảng điều khiển kết hợp dữ liệu đó với các chỉ số doanh thu và hiệu suất để nhóm nhân sự có thể phát hiện xu hướng sớm và lập kế hoạch tốt hơn.
Cách chọn phần mềm quản lý nhân sự
Chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp là một quyết định quan trọng, nhưng không nhất thiết phải căng thẳng. Hãy cùng xem các yếu tố khóa giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp cho nhóm của mình. 💻
Đánh giá yêu cầu kinh doanh
Hiểu rõ nhu cầu của tổ chức giúp thu hẹp phạm vi lựa chọn phần mềm.
Bạn nên đánh giá các thách thức nhân sự hiện tại, chẳng hạn như quản lý lương không hiệu quả, rủi ro tuân thủ hoặc khối lượng công việc hành chính cao. Xác định các tính năng bắt buộc sẽ đảm bảo phần mềm giải quyết được các vấn đề quan trọng. Cũng rất quan trọng để xem xét sự phát triển và khả năng mở rộng trong tương lai để tránh phải chuyển đổi hệ thống khi nhu cầu thay đổi.
So sánh các tính năng và chức năng
Không phải tất cả các phần mềm quản lý nhân sự đều cung cấp các tính năng giống nhau. So sánh các tính năng cốt lõi, chẳng hạn như tự động hóa tính lương, công cụ tuyển dụng và quản lý hiệu suất, sẽ giúp bạn xác định phần mềm phù hợp nhất.
Hãy thử ưu tiên các giải pháp tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có, đảm bảo luồng dữ liệu trơn tru giữa các bộ phận.
Đánh giá trải nghiệm người dùng
Giao diện trực quan giúp bạn và nhóm của bạn nhanh chóng làm quen. Phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công sẽ cải thiện hiệu quả. Khám phá bản demo, yêu cầu dùng thử miễn phí và thu thập phản hồi từ người dùng tiềm năng trước khi quyết định.
Xem xét khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các quy trình nhân sự trở nên phức tạp hơn. Phần mềm có thể mở rộng sẽ thích ứng với nhu cầu thay đổi của bạn mà không cần nâng cấp thường xuyên. Các tùy chọn tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh các tính năng, quy trình công việc và báo cáo để phù hợp với các yêu cầu hoạt động riêng biệt của bạn.
Xem giá và hỗ trợ
Ngân sách là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm.
Bạn sẽ muốn so sánh các mô hình giá, bao gồm phí đăng ký, chi phí triển khai và các khoản phí ẩn. Ngoài ra, đừng bỏ qua hỗ trợ khách hàng — hỗ trợ tốt sẽ giúp quá trình làm quen dễ dàng hơn và giải quyết vấn đề nhanh chóng, điều này rất quan trọng cho thành công lâu dài.
📮ClickUp Insight: Thứ Hai buồn chán? Hóa ra thứ Hai là ngày có năng suất thấp nhất trong tuần (không có ý chơi chữ), với 35% nhân viên cho rằng đây là ngày họ làm việc kém hiệu quả nhất. Sự sụt giảm này có thể là do thời gian và năng lượng dành cho việc tìm kiếm thông tin cập nhật và các ưu tiên hàng tuần vào sáng thứ Hai.
Một ứng dụng toàn diện cho công việc, như ClickUp, có thể giúp bạn ở đây. Ví dụ, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, có thể 'cập nhật' cho bạn tất cả các thông tin quan trọng và ưu tiên trong vài giây. Ngoài ra, mọi thứ bạn cần cho công việc, bao gồm các ứng dụng tích hợp, đều có thể tìm kiếm được với Tìm kiếm kết nối của ClickUp. Với Quản lý kiến thức của ClickUp, việc xây dựng một điểm tham chiếu chung cho tổ chức của bạn trở nên dễ dàng! 💁
📖 Đọc thêm: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
Cách sử dụng ClickUp cho quản lý nhân sự
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện vào một nền tảng hỗ trợ AI, giúp các nhóm làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp HR tập trung các hoạt động nhân sự, hợp lý hóa quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và quản lý chính sách, đồng thời duy trì kết nối giữa giao tiếp và công việc.
Dưới đây là cách các nhóm nhân sự có thể sử dụng ClickUp để duy trì sự tổ chức và hiệu quả. 🗂️
Lưu trữ và quản lý tài liệu nhân sự tại một nơi duy nhất
Các nhóm nhân sự phải xử lý một luồng tài liệu liên tục, từ chính sách công ty đến sổ tay nhân viên. Việc giữ mọi thứ được tổ chức có thể là một thách thức, đặc biệt là khi phải cập nhật thường xuyên.
ClickUp Docs cung cấp một không gian tập trung để tạo, chỉnh sửa và lưu trữ các tài liệu nhân sự. Các nhóm có thể cộng tác, thêm nhận xét và liên kết các nhiệm vụ có liên quan đến từng tài liệu trong thời gian thực.
Ví dụ: một giám đốc nhân sự triển khai chương trình đào tạo nhân viên mới có thể tạo một tài liệu bao gồm các chính sách của công ty, các lợi ích và giới thiệu về nhóm.
Nhân viên mới có thể truy cập bất cứ lúc nào và các bản cập nhật được đồng bộ ngay lập tức, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin.
ClickUp Brain, trợ lý kiến thức được hỗ trợ bởi AI, đưa điều này tiến thêm một bước nữa.
Nó có thể tóm tắt chính sách ngay lập tức, tạo hướng dẫn onboarding và trả lời câu hỏi của nhân viên dựa trên tài liệu hiện có.
Thay vì tìm kiếm trong nhiều tệp, các nhóm nhân sự có thể yêu cầu ClickUp Brain cung cấp thông tin cụ thể, như chính sách PTO hoặc chi tiết về phúc lợi, và nhận được phản hồi ngay lập tức.
Tối ưu hóa việc thu thập dữ liệu cho các quy trình nhân sự
Việc thu thập thông tin nhân viên, đơn xin việc hoặc phản hồi thường liên quan đến nhiều công cụ và email. Một phương pháp có cấu trúc hơn sẽ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
ClickUp Forms cho phép các nhóm nhân sự tạo biểu mẫu tùy chỉnh để tự động chuyển phản hồi thành công việc có thể thực hiện được.
Các biểu mẫu có thể thu thập thông tin chi tiết về ứng viên, yêu cầu phê duyệt nghỉ phép hoặc thu thập phản hồi của nhân viên, tất cả đều trong ClickUp.
Ví dụ: nhà tuyển dụng có thể thiết kế biểu mẫu đơn xin việc với các trường để điền thông tin liên hệ, sơ yếu lý lịch và thư xin việc. Khi ứng viên gửi biểu mẫu, một nhiệm vụ mới sẽ xuất hiện trong ClickUp, đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ.
🔍 Bạn có biết? HR đã đóng vai trò quan trọng trong việc khám phá không gian. NASA có các chính sách để quản lý sức khỏe của các phi hành gia, bao gồm đào tạo giải quyết xung đột, đánh giá động lực nhóm và thậm chí hỗ trợ tâm lý cho các nhiệm vụ dài ngày.
Theo dõi các chỉ số nhân sự quan trọng trong thời gian thực
Việc theo dõi tiến độ tuyển dụng, mức độ hài lòng của nhân viên và thời hạn tuân thủ đòi hỏi khả năng hiển thị rõ ràng.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số nhân sự theo thời gian thực. Các nhóm có thể tạo thẻ để theo dõi tiến độ tuyển dụng, tỷ lệ hoàn thành đào tạo hoặc điểm số hài lòng của nhân viên.
Ví dụ: giám đốc nhân sự có thể thiết lập bảng điều khiển theo dõi các vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng và hiệu suất của nhân viên mới. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc xác định xu hướng, tối ưu hóa quy trình và báo cáo thông tin chi tiết về lãnh đạo.
Đồng bộ hóa các cuộc hội thoại và công việc
Các nhóm nhân sự phụ thuộc vào giao tiếp liên tục, cho dù đó là phối hợp với nhà tuyển dụng, giải quyết các mối quan tâm của nhân viên hay quản lý các cập nhật chính sách. Khi các cuộc hội thoại diễn ra trong một công cụ riêng biệt, bối cảnh sẽ bị mất, dẫn đến các bước theo dõi và sự chậm trễ không cần thiết.
ClickUp Chat giúp loại bỏ những vấn đề này bằng cách đưa giao tiếp trực tiếp vào không gian làm việc. Trò chuyện trực tiếp trong Danh sách công việc, Thư mục và Không gian, để các nhóm nhân sự có thể thảo luận về ứng viên, hoàn thiện chính sách và xử lý yêu cầu của nhân viên — tất cả mà không cần chuyển đổi công cụ.
Các thông điệp quan trọng có thể được chuyển đổi thành Nhiệm vụ ClickUp, liên kết với Tài liệu hoặc được chỉ định làm Theo dõi, đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót.
Ví dụ: nhân viên tuyển dụng và quản lý tuyển dụng có thể trò chuyện về một ứng viên trong Danh sách tuyển dụng trong chu kỳ tuyển dụng. Nếu quyết định đã được đưa ra, nhân viên tuyển dụng có thể chuyển tin nhắn thành công việc cho các bước tiếp theo, như lên lịch phỏng vấn hoặc gửi thư mời làm việc.
Các tính năng hỗ trợ AI tạo bản tóm tắt và đánh dấu các mục cần hành động, giúp mọi người luôn đi đúng hướng.
Mẫu để bắt đầu các quy trình nhân sự
ClickUp cũng cung cấp các mẫu miễn phí dành riêng cho nhân sự để chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Hãy xem một số mẫu dưới đây. 👇
1. Mẫu kế hoạch hành động tuyển dụng ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động tuyển dụng của ClickUp đơn giản hóa quá trình tuyển dụng bằng cách cung cấp cho bạn một phương pháp rõ ràng, có tổ chức để tìm kiếm, đánh giá và đào tạo nhân viên mới. Nó giúp bạn luôn chủ động, phân bổ nguồn lực hiệu quả và giữ mọi giai đoạn của quá trình tuyển dụng ở một nơi.
Mẫu này nổi bật với các chế độ xem được cấu hình sẵn, mỗi chế độ được thiết kế để xử lý một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng:
- Không phù hợp: Theo dõi các ứng viên bị từ chối đồng thời lưu lại hồ sơ của những ứng viên tiềm năng cho các vai trò trong tương lai
- Danh sách tuyển dụng: Theo dõi tất cả ứng viên và tiến độ của họ trong quy trình tuyển dụng
- Theo vai trò: Có cái nhìn tổng quan về tất cả các vị trí tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng
- Biểu mẫu đăng ký: Đơn giản hóa quy trình đăng ký và thu thập thông tin ứng viên tại một nơi
2. Mẫu SOP nhân sự ClickUp
Mẫu SOP nhân sự của ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để tạo, theo dõi và quản lý các quy trình nhân sự. Nó giúp các nhóm nhân sự:
- Đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các quy trình nhân sự
- Giảm thời gian đào tạo cho nhân viên mới
- Cung cấp lộ trình rõ ràng để xử lý các vấn đề liên quan đến nhân viên
- Nâng cao tuân thủ và độ chính xác trong các hoạt động nhân sự
Sử dụng mẫu rất đơn giản. Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của SOP, sau đó tiến hành phân tích khoảng cách để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Trước khi soạn thảo SOP, hãy lập kế hoạch phác thảo các công việc chính, dòng thời gian và trách nhiệm.
Sau khi hoàn thành, hãy chia sẻ với nhóm nhân sự để đảm bảo sự thống nhất. Thường xuyên theo dõi và cải tiến SOP để giữ cho nó thực tế và phù hợp.
🔍 Bạn có biết? Ý tưởng về cuối tuần là thời gian nghỉ ngơi sau một tuần làm việc chỉ trở nên phổ biến vào đầu thế kỷ 20. Trước đó, nhiều nhân viên làm việc sáu ngày một tuần, chỉ có Chủ nhật là ngày nghỉ duy nhất. Cuối tuần hai ngày trở nên phổ biến hơn sau khi các phong trào lao động thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Thách thức phổ biến và cách phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ
HR luôn đi kèm với những thách thức, nhưng phần mềm phù hợp có thể giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến của các nhóm HR và cách các công cụ phù hợp có thể giúp đỡ. 🚧
Quá nhiều công việc quản trị, không đủ chiến lược
Các nhóm nhân sự thường bị mắc kẹt trong các công việc lặp đi lặp lại như xử lý bảng lương, phê duyệt nghỉ phép và cập nhật dữ liệu nhân viên. Điều này khiến họ không có nhiều thời gian cho các công việc ưu tiên hơn như phát triển nhân viên, xây dựng văn hóa và lập kế hoạch chiến lược.
🛠️ Sửa lỗi: Tự động hóa đảm nhận việc tính lương, theo dõi chấm công và lưu trữ hồ sơ, giúp các nhóm nhân viên có thể tập trung vào các mục tiêu dài hạn và kế hoạch nhân sự thay vì công việc quản trị hàng ngày.
Quản lý các nhóm làm việc từ xa và kết hợp là một công việc rất hỗn loạn
Các mô hình làm việc từ xa và kết hợp tạo ra những thách thức mới trong việc theo dõi sự tham gia, hợp tác nhóm và quản lý hiệu suất nhân viên. Nếu không có các công cụ phù hợp, việc giữ mọi người đồng nhất sẽ trở nên khó khăn.
🛠️ Sửa lỗi: Phần mềm nhân sự dựa trên đám mây cho phép các nhóm làm việc từ xa truy cập các hàm nhân sự từ mọi nơi, đảm bảo theo dõi chấm công liền mạch, nhập môn ảo và giao tiếp liên tục.
Quản lý phúc lợi nhân viên phức tạp
Nhân viên gặp khó khăn trong việc hiểu và quản lý các quyền lợi của mình, dẫn đến sự thất vọng và bỏ lỡ thời hạn đăng ký. Các nhóm nhân sự cũng phải đối mặt với những thách thức trong việc theo dõi tính đủ điều kiện và tuân thủ các quyền lợi.
🛠️ Sửa lỗi: Cổng thông tin phúc lợi tự phục vụ giúp nhân viên dễ dàng xem xét các kế hoạch, cập nhật sở thích và theo dõi điều kiện đủ điều kiện, trong khi các nhóm nhân sự nhận được thông báo tự động về việc theo dõi đăng ký và tuân thủ.
Quá nhiều công cụ HR không kết nối với nhau
Việc sử dụng nhiều nền tảng khác nhau cho tính lương, quản lý hiệu suất, tuyển dụng và tuân thủ quy định gây ra sự kém hiệu quả và tạo ra các silo dữ liệu, khiến các quy trình nhân sự trở nên khó quản lý hơn.
🛠️ Sửa lỗi: Hệ thống quản lý nhân sự thống nhất kết nối tất cả các hàm nhân sự tại một nơi, loại bỏ sự cần thiết của nhiều công cụ và đảm bảo luồng dữ liệu trơn tru giữa các quy trình.
Quản lý quy trình nhân sự từ xa và kết hợp với ClickUp
Các đội ngũ nhân sự hiện đại hỗ trợ nhân viên tại văn phòng, nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc kết hợp, điều phối lực lượng lao động phân phối trên nhiều múi giờ. Nếu không có các công cụ phù hợp, việc quản lý tất cả có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn.
ClickUp hỗ trợ quản lý nhân sự phân phối bằng cách cung cấp:
- Cộng tác không đồng bộ: ClickUp Docs, Tasks và Whiteboards cho phép các nhóm làm việc trên cùng một quy trình nhân sự mà không cần phải trực tuyến cùng lúc
- Trò chuyện thời gian thực + bối cảnh: Cuộc hội thoại diễn ra trực tiếp tại nơi công việc được thực hiện, giúp các thành viên nhóm làm việc từ xa không bao giờ bỏ lỡ các cập nhật hoặc quyết định quan trọng
- Lập kế hoạch theo múi giờ: Lên lịch phỏng vấn, sự kiện giới thiệu nhân viên mới và các phiên đào tạo với Chế độ xem Lịch và các nhắc nhở được đồng bộ hóa giữa các địa điểm
- Bảng điều khiển thống nhất: Xem tổng quan về hiệu suất, phản hồi, các giai đoạn nhập việc và quy trình tuyển dụng, bất kể nhóm của bạn đang ở đâu
- Đào tạo nhân viên mới từ mọi nơi: Sử dụng các mẫu và Biểu mẫu ClickUp để tự động hóa danh sách kiểm tra nhân viên mới, thu thập tài liệu và hướng dẫn định hướng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đang tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa? Kết hợp ClickUp Docs + Nhắc nhở + Bảng điều khiển để tạo ra một quá trình tuyển dụng ảo liền mạch ngay từ ngày đầu tiên.
ClickUp và HR: Sự kết hợp hoàn hảo cho hiệu quả
Quản lý các yêu cầu nghỉ phép qua hàng loạt email? Cập nhật hồ sơ nhân viên thủ công? Theo dõi các phê duyệt? Đó là con đường nhanh nhất dẫn đến sự kém hiệu quả.
Một hệ thống quản lý nhân sự mạnh mẽ như ClickUp biến những thách thức này thành quy trình làm việc hợp lý. Nó tập trung mọi thứ vào một nền tảng trực quan, từ theo dõi ứng viên và đánh giá hiệu suất đến quản lý tuân thủ và tự phục vụ của nhân viên.
Các thông tin chi tiết dựa trên AI của ClickUp Brain hỗ trợ việc ra quyết định thông minh hơn, trong khi quy trình làm việc tự động giảm bớt gánh nặng hành chính và Bảng điều khiển thời gian thực cung cấp khả năng hiển thị hoàn toàn các hoạt động nhân sự.
Cuối cùng, nhân sự nên tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên và thúc đẩy thành công của công ty, chứ không phải chìm đắm trong đống giấy tờ. ClickUp giúp bạn thực hiện điều đó. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay! ✅