Trước khi có tin nhắn tức thời, cuộc gọi Zoom và bảng điều khiển kỹ thuật số, hạt giống của quản lý dự án ảo đã được gieo mầm trong Dự án Apollo của NASA.
Các kỹ sư và nhà khoa học ở nhiều địa điểm khác nhau phối hợp với các phi hành gia trong không gian mà không có sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại. Nếu họ có thể hạ cánh trên mặt trăng với hệ thống giao tiếp sơ khai, hãy tưởng tượng bạn có thể làm được gì với các công cụ ngày nay!
Cơ hội là vô tận. Nếu bạn là một nhà quản lý dự án ảo đang muốn nâng cấp quy trình của mình hoặc có kế hoạch chuyển từ thiết lập truyền thống sang quản lý dự án ảo, bài viết này là dành cho bạn.
Chúng tôi sẽ chia sẻ các chiến lược khả thi để quản lý nhóm ảo hiệu quả, các công cụ quản lý dự án ảo thiết yếu mà bạn phải có trong bộ công cụ công nghệ của mình và các cách xử lý những thách thức quan trọng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Cách thành thạo quản lý dự án ảo cho các nhóm làm việc từ xa:
- Xác định mục tiêu và phân chia công việc: Đặt mục tiêu rõ ràng và chia nhỏ các dự án ảo thành các công việc có thể quản lý được
- Chọn công nghệ phù hợp: Sử dụng kết hợp các công cụ để giao tiếp (ClickUp Chat, Slack, Zoom), chia sẻ tệp (Dropbox), theo dõi thời gian (Toggl) hoặc có mọi thứ bạn cần trên một nền tảng để quản lý dự án với ClickUp
- Thiết lập hướng dẫn giao tiếp: Lên lịch các cuộc họp thường xuyên, cài đặt thời gian phản hồi trên các kênh khác nhau và áp dụng giao tiếp không đồng bộ với các công cụ quản lý dự án
- Tạo môi trường hợp tác: Sử dụng ClickUp để phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang. Bảng Kanban, Xem dạng danh sách và Tài liệu giúp hình dung dự án và thúc đẩy tinh thần đồng đội
- Giúp nhóm dự án ảo của bạn làm việc thông minh hơn: Giải phóng thời gian cho các công việc sáng tạo bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại với ClickUp Automations
- Ưu tiên sức khỏe tinh thần: Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống với ranh giới rõ ràng và các nguồn lực hỗ trợ sức khỏe tinh thần
- Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất: Sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban để trực quan hóa tiến độ
- Khuyến khích văn hóa nhóm tích cực: Công nhận thành tích, kỷ niệm các cột mốc quan trọng và tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm ảo để nâng cao tinh thần và kết nối
Quản lý dự án ảo là gì?
Quản lý dự án ảo là quá trình dẫn dắt một dự án trong đó nhóm làm việc từ xa và sử dụng các công cụ kỹ thuật số để hợp tác, giao tiếp và theo dõi tiến độ.
Tại sao quản lý dự án ảo lại quan trọng?
Quản lý dự án ảo giúp bạn vượt ra khỏi giới hạn của không gian văn phòng truyền thống. Sự sắp xếp này giúp bạn có thể xây dựng các nhóm kết hợp hoặc từ xa và quản lý dự án một cách dễ dàng mặc dù không ở cùng một nơi.
Chuyển sang quản lý dự án ảo cũng sẽ cho phép bạn chăm sóc sức khỏe của nhóm. Một cuộc khảo sát của McKinsey cho thấy, khi có cơ hội, 87% người Mỹ chọn làm việc trong một môi trường linh hoạt.
Với công việc ảo, nhóm của bạn có thể duy trì năng suất trong khi vẫn dành thời gian chất lượng cho gia đình.
Đọc thêm: 7 lợi ích chính của nhóm ảo
Sự khác biệt chính so với quản lý dự án truyền thống
Dưới đây là điểm khác biệt giữa quản lý dự án ảo và quản lý dự án truyền thống:
| Yếu tố | Quản lý dự án ảo | Quản lý dự án truyền thống |
| Địa điểm của nhóm | Các nhóm phân tán về mặt địa lý, làm việc từ xa | Các nhóm làm việc trong cùng một văn phòng hoặc địa điểm |
| Giao tiếp | Dựa trên các công cụ quản lý dự án ảo | Chủ yếu là các cuộc họp trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại |
| Thời gian | Giờ làm việc và địa điểm linh hoạt, thường ở các múi giờ khác nhau | Giờ làm việc cố định và phải có mặt tại văn phòng |
| Hợp tác | Các nền tảng hợp tác trực tuyến cho công việc nhóm thời gian thực | Hợp tác trực tiếp tại văn phòng |
| Hiệu quả về chi phí | Có thể giảm chi phí liên quan đến đi lại và không gian văn phòng | Chi phí cao hơn do tiền thuê văn phòng, chi phí đi lại và các cuộc họp trực tiếp |
👀 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát của remote.co cho thấy 63% số người được hỏi sẽ 'chắc chắn' tìm kiếm một công việc mới nếu họ không thể tiếp tục làm việc từ xa.
Lợi ích của quản lý dự án ảo
Hãy cùng điểm qua những lợi thế của quản lý dự án ảo hoặc từ xa:
🌍 Truy cập vào nguồn nhân lực quốc tế
Quản lý dự án ảo phá vỡ rào cản địa lý để bạn có thể tuyển dụng nhân tài tốt nhất bất kể địa điểm và cải thiện chất lượng công việc.
🏁 Tăng cường tính tự chủ
Không phải di chuyển và kiểm soát thời gian tốt hơn, nhân viên làm việc từ xa được hưởng sự linh hoạt. Tự chủ thúc đẩy động lực và năng suất, đồng thời giữ cho nhóm của bạn luôn gắn bó. Thực tế, theo khảo sát của McKinsey, 83% nhân viên Mỹ cho biết họ có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn, đây là lợi ích chính của làm việc từ xa.
💸 Tiết kiệm chi phí (cho cả công ty và nhân viên)
Các công ty có thể tiết kiệm chi phí quản lý như không gian văn phòng, tiện ích và cơ sở hạ tầng vật chất. Nhân viên của bạn cũng được hưởng lợi vì họ không phải chuyển nơi làm việc, loại bỏ chi phí đi lại hàng ngày và tiết kiệm thời gian.
🔍 Thiết lập hệ thống quản lý công việc minh bạch
Cập nhật thời gian thực, phân công công việc và dòng thời gian dự án cho phép bạn nhanh chóng xác định các điểm nghẽn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.
Vì các công việc/kết quả được giao được ghi chép lại và dễ dàng truy cập để xem xét (thông qua các công cụ quản lý dự án ảo ), các quản lý dự án có thể đánh giá hiệu suất của các thành viên trong nhóm một cách rõ ràng và minh bạch hơn.
Đọc thêm: 10 lợi ích của phần mềm quản lý dự án cho các nhóm
Triển khai quản lý dự án ảo
Hãy cùng phân tích những yếu tố cơ bản trong quản lý nhóm và dự án ảo. Chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ, từ cài đặt mục tiêu rõ ràng đến tận dụng các công cụ mạnh mẽ để giữ cho nhóm của bạn kết nối và làm việc hiệu quả.
1. Xác định mục tiêu và mục đích
Bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu, kết quả cụ thể và kết quả mong đợi của dự án. Bạn phải đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu mục đích và tầm nhìn của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp để sắp xếp các mục tiêu của bạn và tiến gần hơn một bước đến việc hoàn thành những điều bạn đã hình dung!
Sau khi đã đặt mục tiêu, hãy chia dự án thành các giai đoạn/cột mốc có thể quản lý được (hoặc sprint nếu bạn đang sử dụng phương pháp Agile).
Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng và đặt thời hạn để theo dõi tiến độ dự án và dễ dàng ngăn chặn sự chậm trễ.
Công cụ Quản lý dự án của ClickUp sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho nhóm ảo của bạn.
Nó cho phép bạn tạo danh sách công việc, đặt ưu tiên, phân công thành viên nhóm và theo dõi tiến độ một cách trực quan. Bạn cũng có thể xác định thời hạn, người phụ trách và các yếu tố phụ thuộc cụ thể cho từng công việc và giữ cho quy trình làm việc của bạn được tổ chức.
2. Lựa chọn bộ công cụ công nghệ phù hợp
Toàn bộ hệ thống quản lý dự án ảo hoạt động dựa trên các công cụ kỹ thuật số.
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án ảo thiết yếu cần có trong bộ công cụ công nghệ của bạn:
- Quản lý dự án: Các công cụ làm việc từ xa như ClickUp, Monday.com và Jira cung cấp các tính năng theo dõi công việc, hợp tác và quản lý tài nguyên mạnh mẽ
- Giao tiếp: Sử dụng Slack hoặc Microsoft Teams để nhắn tin thời gian thực. Tạo các kênh cho các chủ đề, nhóm hoặc giai đoạn dự án cụ thể để tổ chức các cuộc thảo luận. Zoom hoặc Google Meet rất hữu ích cho các cuộc họp video
- Chia sẻ tệp: Sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive để lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn
- Theo dõi thời gian: Toggl hoặc Harvest là những công cụ tuyệt vời để theo dõi thời gian dành cho các công việc. Chúng giúp các nhà quản lý dự án ảo giữ dự án trong ngân sách, xác định các trở ngại và hiểu cách các thành viên nhóm từ xa phân bổ thời gian của họ
Tuy nhiên, việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng có thể rất tẻ nhạt. Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng phần mềm làm việc từ xa như ClickUp. Nhờ khả năng tích hợp mạnh mẽ, bạn có thể quản lý toàn bộ công nghệ của mình từ một nơi.
Ví dụ: ClickUp tích hợp với Slack và MS Teams; ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp gốc của ClickUp, như ClickUp Chat và ClickUp Clips, mang giao tiếp video và văn bản vào hệ thống quản lý dự án của bạn (chúng tôi sẽ đi vào chi tiết trong thời gian ngắn).
Bạn có thể tích hợp ClickUp với Zoom, Toggl, Harvest, EvenHour, Google Drive và Dropbox.
3. Xây dựng các nguyên tắc giao tiếp
Giao tiếp rõ ràng là khóa để quản lý dự án ảo.
Dưới đây là cách tổ chức:
- Lên lịch các cuộc họp thường xuyên (ví dụ: họp hàng ngày để cập nhật nhanh hoặc đánh giá hàng tuần để theo dõi tiến độ). Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các mẫu chương trình họp để giữ cho cuộc họp tập trung và hiệu quả
- Đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi trên các kênh giao tiếp khác nhau. Ví dụ: Slack có thể có thời gian phản hồi là một giờ, trong khi email có thể là 24 giờ
- Xác định khi nào sử dụng các công cụ cụ thể (ví dụ: ClickUp Chat/Slack để cập nhật nhanh, email để giao tiếp chính thức và Zoom để thảo luận sâu)
Khi quản lý một nhóm phân phối, bạn phải lưu ý đến chênh lệch múi giờ.
Cố gắng lên lịch các cuộc họp trong giờ trùng nhau cho các nhóm ở các múi giờ khác nhau. Các công cụ như World Time Buddy có thể giúp bạn tìm ra giờ làm việc chung.
Để duy trì quy trình làm việc suôn sẻ cho các nhóm làm việc từ xa hoặc ảo, hãy áp dụng giao tiếp đồng bộ. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để chia sẻ thông tin cập nhật, phản hồi và báo cáo tiến độ mà không cần phản hồi ngay lập tức.
Trò chuyện trên ClickUp
Trên ClickUp, công việc và trò chuyện không còn bị cô lập. ClickUp Chat kết hợp cả hai và hợp lý hóa giao tiếp cho nhóm ảo của bạn. Từ tin nhắn trực tiếp nhanh chóng đến thông báo toàn công ty, ClickUp Chat cung cấp tất cả.
Bạn có thể kết nối công việc trực tiếp với tin nhắn để đảm bảo mọi cuộc hội thoại đều có bối cảnh. Với FollowUps, bạn có thể ngay lập tức biến nhận xét thành công việc và hành động nhanh hơn.
Clip ClickUp
Ngoài giao tiếp thời gian thực, bạn có thể hỗ trợ công việc không đồng bộ với ClickUp Clips và nhận xét công việc.
Ví dụ: ClickUp Clips cho phép bạn ghi lại màn hình và truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng mà không cần phải gọi điện thoại.
Nếu bạn cần chia sẻ/tìm kiếm phản hồi hoặc có truy vấn về một nhiệm vụ, bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp bằng tính năng bình luận nhiệm vụ của ClickUp và họ sẽ nhận được thông báo.
Từ quy trình công việc có thể tùy chỉnh và nhiều kênh giao tiếp đến các mẫu quản lý dự án sẵn sàng sử dụng, nhiều lợi ích khiến ClickUp trở nên độc đáo.
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi giao tiếp trong một nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau và biết được tình hình dự án mà không cần phải tổ chức các cuộc họp không cần thiết hoặc yêu cầu mọi người cung cấp thông tin qua email hoặc Slack.
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi giao tiếp trong một nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau và biết được tình hình dự án mà không cần phải tổ chức các cuộc họp không cần thiết hoặc yêu cầu mọi người cung cấp thông tin qua email hoặc Slack.
4. Tạo môi trường hợp tác
Hợp tác trở nên dễ dàng hơn nhiều khi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau dưới một mái nhà, và đây là một trong những thách thức lớn nhất của công việc từ xa.
Đúng vậy, sự tiện lợi khi có thể nhờ đồng nghiệp ngồi bên cạnh giúp đỡ có thể không gì sánh bằng, nhưng với các công cụ phù hợp trong bộ công cụ của mình, bạn có thể tái tạo trải nghiệm tương tự và hợp tác theo thời gian thực.
Dưới đây là cách bạn có thể khuyến khích tinh thần đồng đội trong môi trường làm việc từ xa:
- Sử dụng các công cụ quản lý dự án để phân công công việc, đặt thời hạn và giữ cho mọi người cùng hiểu về công việc đang được thực hiện và ai chịu trách nhiệm về việc gì
- Tích hợp các công cụ vào quy trình làm việc của bạn để các nhóm có thể hợp tác trong các dự án theo thời gian thực
- Khuyến khích nhân viên chia sẻ phản hồi và hành động để giải quyết các vấn đề họ đang gặp phải
Nếu bạn đang sử dụng nền tảng Làm việc từ xa của ClickUp, bạn sẽ có quyền truy cập vào một loạt các công cụ hợp tác. Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa phần mềm này:
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo định dạng tuyến tính đơn giản với Chế độ xem danh sách của ClickUp và quản lý mức độ ưu tiên của nhiệm vụ bằng bộ lọc và Trường Tùy chỉnh
- Hình dung các dự án với bảng kiểu Kanban bằng cách sử dụng Chế độ xem Bảng của ClickUp. Kéo và thả các nhiệm vụ giữa các giai đoạn để theo dõi tiến độ trong thời gian thực
- Luôn cập nhật thời hạn bằng cách xem các nhiệm vụ trên lịch với Chế độ xem Lịch của ClickUp và tạo không gian để điều chỉnh nhanh chóng
- Ghi lại chi tiết nhiệm vụ thông qua các biểu mẫu có thể tùy chỉnh bằng Chế độ xem biểu mẫu của ClickUp. Thu thập phản hồi từ nhân viên làm việc từ xa và tự động chuyển bài nộp/gửi thành nhiệm vụ
- Hợp nhất các chỉ số chính và dữ liệu dự án vào các báo cáo trực quan có thể tùy chỉnh với Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi hiệu suất và tiến độ dự án trong thời gian thực
- Tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu trực tiếp với ClickUp Docs ( lý tưởng cho ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án hoặc cơ sở kiến thức được liên kết với các công việc và quy trình làm việc của bạn)
- Động não, vạch ra ý tưởng và hợp tác trực quan với các thành viên nhóm ảo của bạn trong thời gian thực trên Bảng trắng ClickUp, một khung vẽ tương tác ảo
5. Giúp nhóm của bạn làm việc thông minh hơn
Trong quản lý dự án ảo, tương tác trực tiếp thường rất ít. Công việc vất vả, tẻ nhạt trong nhiều giờ có thể khiến công việc trở thành một nhiệm vụ nhàm chán thay vì một điều mà nhóm của bạn thích thú. Với các công cụ giúp tăng tốc công việc, các thành viên trong nhóm có thể duy trì sự sáng tạo mà không cảm thấy mệt mỏi.
Giải phóng lịch trình của nhóm để tập trung vào công việc có giá trị cao, sáng tạo hoặc chiến lược, và để các công việc thường ngày chạy tự động.
Đào tạo và huấn luyện nhóm của bạn về các công cụ AI mới nhất và khuyến khích họ áp dụng (theo hướng dẫn nội bộ) trong quy trình làm việc hàng ngày. Ví dụ: trên ClickUp, bạn có thể nhận trợ giúp từ trợ lý AI gốc của công cụ này, ClickUp Brain. Sử dụng Brain để:
- Đặt câu hỏi về công việc, tài liệu và mọi người trong không gian làm việc của bạn
- Nhận thông tin cập nhật dự án và báo cáo trạng thái tự động
- Soạn thảo tin nhắn với giọng điệu mong muốn, tạo tóm tắt từ văn bản dài và chỉnh sửa tài liệu để sửa lỗi chính tả
- Chuyển ghi chú giọng nói từ ClickUp Clips thành văn bản
- Mô tả công việc của bạn bằng tiếng Anh đơn giản và tạo tự động hóa quy trình làm việc ngay lập tức cho bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào
Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể kích hoạt các hành động cụ thể dựa trên các điều kiện đặt trước. Từ thay đổi trạng thái nhiệm vụ/người được giao/ưu tiên đến trả lời email của khách hàng, bạn có thể tự động hóa nhiều công việc lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian.
Đọc thêm: 20 mẹo quản lý dự án để tăng năng suất
Các phương pháp hay nhất cho quản lý dự án ảo
Quản lý dự án ảo đòi hỏi sự giao tiếp rõ ràng trong nhóm, theo dõi nhất quán và duy trì sự tham gia của nhóm. Hãy xem một số phương pháp hay nhất để quản lý dự án từ xa thành công:
1. Phân công vai trò và trách nhiệm
Đảm bảo mọi người đều rõ ràng về trách nhiệm của mình.
Sử dụng công cụ như Ma trận RACI (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo) cho từng công việc. Đảm bảo rằng mỗi người hiểu rõ công việc, thời hạn và kỳ vọng của mình để dự án tiến triển suôn sẻ.
2. Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất
Để theo dõi các cột mốc và sự phụ thuộc của công việc một cách trực quan, hãy sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, bảng Kanban hoặc bảng điều khiển tiến độ dự án.
Kiểm tra thường xuyên (hàng tuần hoặc hàng tháng) giúp nhóm thống nhất và cho phép bạn giải quyết sớm các trở ngại. Theo dõi tiến độ hiệu quả cho phép bạn điều chỉnh lịch trình hoặc nguồn lực và duy trì thời hạn.
3. Giữ vững động lực và sự tham gia của nhân viên
Công nhận những thành tựu nhỏ và lớn của nhóm ảo của bạn và ăn mừng các cột mốc quan trọng để nâng cao tinh thần.
Tích hợp các hoạt động xây dựng nhóm ảo, như trò chơi trực tuyến hoặc giờ giải lao ảo, để tăng cường kết nối, chống lại sự cô lập và tái tạo phần nào niềm vui của những cuộc hội thoại thân mật.
Bạn cũng có thể lên kế hoạch cho các chuyến đi nghỉ dưỡng ngoài công ty hoặc các sự kiện xây dựng đội ngũ (ảo hoặc trực tiếp) để củng cố mối quan hệ và văn hóa đội ngũ.
Các chiến lược để vượt qua thách thức trong quản lý từ xa
Mặc dù công việc ảo mang lại nhiều lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên, bạn cũng phải giải quyết những nhược điểm của nó. Theo nghiên cứu của Gallup, những nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn cảm thấy ít kết nối nhất với sứ mệnh hoặc mục đích của tổ chức.
Nếu nhóm của bạn cảm thấy thiếu gắn kết, điều này có thể làm giảm tinh thần của nhóm, giảm năng suất và ảnh hưởng đến sự hài lòng trong công việc. Đây là cơn ác mộng tồi tệ nhất của người quản lý.
Dưới đây là một số thách thức phổ biến trong quản lý ảo mà bạn cần lưu ý và một số chiến lược cụ thể để giảm thiểu chúng.
Thách thức 1: Tích hợp và đào tạo
Trong môi trường ảo, nhân viên mới sẽ bỏ lỡ các tương tác trực tiếp giúp họ hiểu văn hóa công ty và các quy trình nội bộ. Kết quả là, quá trình nhập môn từ xa trở nên thiếu thân thiện và thậm chí có thể dẫn đến khoảng cách về kiến thức.
✅ Giải pháp:
- Tạo kế hoạch đào tạo nhân viên mới có cấu trúc: Phát triển quy trình đào tạo nhân viên mới rõ ràng, từng bước với một loạt các mô-đun đào tạo/hướng dẫn ảo giới thiệu cho nhân viên mới về giá trị, văn hóa, công cụ và quy trình làm việc của công ty
- Thiết lập hệ thống bạn thân: Ghép đôi nhân viên mới với một thành viên có kinh nghiệm trong nhóm để làm người hướng dẫn, trả lời các truy vấn và hỗ trợ tinh thần. Với hệ thống này, bạn có thể thu hẹp khoảng cách vật lý và tạo cảm giác kết nối trong nhóm
- Phát triển cơ sở kiến thức: Đầu tư thời gian vào việc quay video trước và tạo cơ sở kiến thức với các câu hỏi thường gặp và quy trình làm việc phổ biến. Những tài nguyên này sẽ giúp nhân viên mới tự phục vụ khi họ cần làm rõ về các quy trình
- Kiểm tra thường xuyên: Lên lịch kiểm tra thường xuyên với nhân viên mới trong vài tuần đầu tiên để đảm bảo họ không cảm thấy lạc lõng. Việc kiểm tra này có thể dưới dạng cuộc họp 1:1, phiên phản hồi hoặc cuộc họp ảo toàn nhóm, nơi nhân viên mới có thể đặt câu hỏi và nhận hướng dẫn
Thách thức 2: Theo dõi năng suất mà không cần quản lý chi tiết
Rất khó để đánh giá năng suất khi nhân viên làm việc từ xa. Là một quản lý dự án ảo, bạn có thể đang quản lý nhóm của mình quá chi tiết (ví dụ: kiểm tra tiến độ công việc quá thường xuyên) mà không hề nhận ra.
Quản lý vi mô có thể dẫn đến sự thất vọng, cản trở sự tự chủ của nhân viên và khiến họ cảm thấy bạn không tin tưởng họ.
✅ Giải pháp:
- Chuyển trọng tâm sang kết quả, không phải số giờ làm việc: Thay vì tập trung vào số giờ nhân viên làm việc, hãy nhấn mạnh kết quả hữu hình, ví dụ như kết quả dự án
- Sử dụng phần mềm quản lý dự án: Sử dụng công cụ quản lý dự án ảo toàn diện như ClickUp để giữ cho nhóm của bạn luôn có tổ chức mà không cần phải liên tục kiểm tra.
- Cung cấp quyền tự chủ với các cuộc kiểm tra thường xuyên: Lên lịch các cuộc họp cá nhân hàng tuần hoặc hai tuần một lần để xem xét tiến độ, trả lời câu hỏi và cung cấp phản hồi. Trong các cuộc họp ảo này, tập trung vào hợp tác và giải quyết vấn đề, không phải quản lý chi tiết
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đặt mục tiêu bằng cách sử dụng các khung như OKR (Mục tiêu và Kết quả chính) hoặc KPI (Chỉ số hiệu suất chính) để liên kết đóng góp của từng cá nhân với kết quả lớn hơn và theo dõi năng suất một cách hiệu quả.
Thách thức 3: Mệt mỏi của nhân viên
Mặc dù mang lại sự linh hoạt, công việc từ xa thường làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Giờ làm việc dài có thể gây căng thẳng và họ có thể khó tắt máy vào cuối ngày, dẫn đến kiệt sức.
✅ Giải pháp:
- Khuyến khích phân biệt ranh giới giữa công việc và cuộc sống: Khuyến khích tầm quan trọng của việc cài đặt ranh giới rõ ràng giữa công việc và thời gian cá nhân. Khuyến khích nhân viên sử dụng phương pháp phân chia thời gian để lên lịch làm việc và bảo vệ thời gian cá nhân của họ.
- Chương trình chăm sóc sức khỏe hoặc ngày nghỉ cho sức khỏe tinh thần: Ưu tiên sức khỏe tinh thần bằng cách cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe, tài nguyên hỗ trợ sức khỏe tinh thần, dịch vụ tư vấn trực tuyến và ngày nghỉ cho sức khỏe tinh thần. Tạo môi trường mở nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thách thức
- Hãy là tấm gương cho hành vi lành mạnh: Là người lãnh đạo, hành động của bạn sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Nếu bạn thường xuyên làm việc muộn hoặc gửi email sau giờ làm việc, nhân viên của bạn có thể cảm thấy buộc phải làm theo. Hãy là tấm gương tích cực bằng cách đăng xuất vào giờ hợp lý và ưu tiên thời gian cá nhân
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đặt ra những ngày 'không họp' hoặc dành ra những giờ cụ thể mà nhân viên không phải làm việc (ví dụ: không gửi email sau 7 giờ tối) để giúp nhân viên thiết lập ranh giới này
Đọc thêm: Các phương pháp hay nhất trong quản lý dự án phần mềm: Mẹo để thành công
Nói "Có" với sự hợp tác ảo liền mạch với ClickUp
Cho dù bạn đang quản lý một nhóm phát triển phần mềm, nhóm tiếp thị hay một công ty quảng cáo kỹ thuật số, phần mềm quản lý dự án ảo mạnh mẽ có thể giúp kinh doanh của bạn hoạt động trơn tru hơn rất nhiều.
Và đối với các nhóm làm việc từ xa, còn có lựa chọn nào tốt hơn ClickUp? Nền tảng này hợp nhất các loại công cụ quản lý dự án khác nhau, cung cấp giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, cho phép bạn tự động hóa các quy trình lặp lại, dễ dàng theo dõi tiến độ và hơn thế nữa.
Hãy biến ClickUp thành trụ sở ảo của bạn và đưa các dự án của bạn đến thành công — bắt đầu miễn phí ngay hôm nay!