Quản lý nhóm từ xa không còn là điều mới mẻ đối với các nhóm phát triển. Các nhà phát triển không còn cần phải ngồi cạnh nhau để hoàn thành công việc. Các nhóm phát triển phần mềm từ xa không chỉ có năng suất cao mà còn làm việc hiệu quả hơn cả một nhóm làm việc tại văn phòng.
Trong hướng dẫn về quản lý nhóm phát triển phần mềm từ xa này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn những ưu và nhược điểm của việc điều hành một nhóm từ xa, cách xây dựng và quản lý nhóm của bạn, cũng như cách tiếp cận tốt nhất trong giao tiếp và bảo mật. 💻
Ảnh hưởng ngày càng lớn của công việc từ xa đối với phát triển phần mềm
Mặc dù các nhóm phát triển phần mềm đã được thành lập để làm việc từ xa thành công, nhưng sự thay đổi này đã được đẩy nhanh bởi đại dịch COVID-19. Kể từ đó, các nhóm làm việc kết hợp và từ xa vẫn duy trì sự phổ biến vì nhiều lý do chính đáng.
Ưu điểm và thách thức của công việc từ xa trong phát triển phần mềm
Làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, đặc biệt là khi bạn xem xét nguồn nhân lực dồi dào trên toàn thế giới.
Một số lợi thế chính của công việc từ xa trong phát triển phần mềm bao gồm:
- Có thể tuyển dụng những nhân tài xuất sắc nhất, bất kể họ làm việc ở quốc gia hay múi giờ nào
- Bao gồm phạm vi thời gian và lịch trình công việc rộng hơn, để hỗ trợ sản phẩm toàn diện hơn
- Áp dụng giao tiếp không đồng bộ làm mặc định, dành nhiều thời gian hơn cho công việc chuyên sâu 💡
- Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Tuy nhiên, các nhóm phát triển phần mềm từ xa cũng có những nhược điểm. Dưới đây là một số thách thức mà trưởng nhóm có thể gặp phải:
- Không thể kiểm tra công việc của các thành viên trong nhóm trực tiếp hoặc theo thời gian thực, thay vì không đồng bộ
- Bạn đang gặp khó khăn trong việc lên lịch cuộc họp và cập nhật trực tiếp cho toàn bộ nhân viên ở nhiều múi giờ khác nhau 🌍
- Khó khăn trong việc đảm bảo rằng công nghệ và không gian làm việc của mọi người được thiết lập và duy trì chính xác
- Khó khăn trong việc tổ chức các sự kiện và hoạt động xây dựng nhóm, đặc biệt là khi có sự kết hợp giữa các thành viên trong công ty và thành viên từ xa
Vai trò của phát triển phần mềm Agile, DevOps và Scrum trong phát triển từ xa
Một nhóm phát triển từ xa sẽ phát triển mạnh trong môi trường phân phối nhờ các công cụ và phương pháp quản lý dự án mà nó có thể áp dụng. Các công ty khởi nghiệp và phát triển phần mềm áp dụng Agile, Scrum hoặc DevOps nhận thấy rằng các phương pháp làm việc này tự nhiên phù hợp với mô hình làm việc kết hợp hoặc từ xa.
Phương pháp Agile (bao gồm Scrum) chia công việc thành các sprint, yêu cầu các nhóm nhanh chóng thiết kế, phát triển, thử nghiệm và triển khai các phiên bản sản phẩm và dịch vụ. Các sprint này bao gồm các cuộc họp hàng ngày (hoặc hàng tuần) trong đó các thành viên nhóm Agile cập nhật thông tin và cố gắng giải quyết các trở ngại. Tất cả điều này không chỉ có thể thực hiện được trong môi trường làm việc từ xa mà còn thường dễ dàng hơn nhiều nhờ ít bị phân tâm và ít cuộc họp trực tiếp hơn.
Các nhóm áp dụng DevOps độc lập hoặc song song với Agile sẽ có nhiều cơ hội hơn để phá vỡ rào cản và tiến nhanh hơn nhờ sự tích hợp hiệu quả hơn giữa nhóm phát triển và nhóm vận hành. 🔗
Xây dựng và quản lý nhóm kỹ sư phần mềm từ xa
Công việc từ xa là một xu hướng sẽ tiếp tục tồn tại, vì vậy đây là thời điểm lý tưởng để học cách quản lý nhóm phát triển phần mềm từ xa. Dưới đây là những lời khuyên hữu ích nhất của chúng tôi về cách xây dựng, quản lý và nuôi dưỡng nhóm của bạn để họ làm việc với hiệu suất cao nhất.
1. Tuyển dụng các thành viên nhóm từ xa phù hợp 🤝
Để lãnh đạo một nhóm tốt nhất, trước tiên bạn phải tuyển dụng đúng người. Nếu bạn có quyền tham gia vào quá trình tuyển dụng, hãy ưu tiên đảm bảo rằng quá trình này diễn ra thuận lợi để tuyển dụng được những ứng viên xuất sắc nhất.
Khi tuyển dụng các nhà phát triển từ xa cho nhóm ảo của bạn, hãy làm việc với bộ phận nhân sự và tuyển dụng để hướng dẫn họ về những gì bạn đang tìm kiếm. Viết mô tả công việc và đặt các công việc phỏng vấn phù hợp với nhu cầu của bạn. Đề xuất các giá trị quan trọng, chẳng hạn như tinh thần đồng đội hoặc khả năng phục hồi, và tìm cách khám phá những giá trị này trong quá trình phỏng vấn.
Nếu bạn không tìm được ứng viên chất lượng, hãy cố gắng tìm hiểu vấn đề nằm ở đâu. Xem xét mức lương có phù hợp hay không, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng thu hút nhân tài chất lượng từ các khu vực có chi phí cao. Đảm bảo danh sách công việc của bạn bao gồm tất cả các lợi ích quan trọng, đề cập đến văn hóa công ty và cho các thành viên tiềm năng cơ hội tưởng tượng mình là một phần của nhóm.
2. Nâng cao quy trình onboarding 🎉
Cuộc hành trình không kết thúc khi bạn tìm được các thành viên phù hợp cho nhóm phát triển. Hãy cải thiện quy trình đào tạo nhân viên mới để họ có thể hiểu rõ về công ty, công việc cần làm và cách thức làm việc.
Ngay cả khi ai đó đã làm việc từ xa trong một thời gian, công ty của bạn có thể sẽ có cách làm việc khác với công ty trước đó của họ. Chuẩn bị một lộ trình nhập môn mà bạn có thể tùy chỉnh cho từng nhân viên mới, phản ánh kinh nghiệm của họ, đáp ứng yêu cầu của bạn và giúp họ hòa nhập vào tổ chức một cách nhẹ nhàng.
Trong khi quản lý các nhóm từ xa, hãy tạo cơ hội để lên lịch các cuộc họp trực tuyến với các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp ở các bộ phận khác. Mời nhân viên mới tham gia các cuộc họp toàn thể và các sự kiện tập trung vào văn hóa công ty. Đảm bảo họ có mọi thứ cần thiết để có một khởi đầu tốt nhất.
3. Đặt mục tiêu thực tế 🎯
Có mục tiêu để phấn đấu sẽ giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm và đặt ra kỳ vọng rõ ràng về những việc họ cần làm tiếp theo. Hãy đặt ra các mục tiêu rõ ràng với thời hạn và cột mốc thực tế để tăng động lực và thúc đẩy dự án của bạn tiến lên.
Để có cách tốt hơn để thiết lập và theo dõi tiến độ so với mục tiêu, hãy sử dụng ClickUp Goals. ClickUp Goals được cấu trúc để giúp nhóm phát triển của bạn dễ dàng đạt được mục tiêu thông qua dòng thời gian rõ ràng, KPI và mục tiêu có thể đo lường được, cũng như tính năng tự động theo dõi tiến độ.
Đặt mục tiêu sprint nhanh hơn bằng cách biến các công việc đang hoạt động thành các mục tiêu có thể đạt được. Theo dõi tiến độ của bạn theo cách phù hợp với nhóm của bạn, bằng cờ đúng/sai hoặc giá trị số. Xem tất cả các mục tiêu ở một nơi hoặc xem các thư mục tùy chỉnh để chỉ tập trung vào các mục tiêu bạn muốn xem.
4. Sử dụng các công cụ hàng đầu ⚒️
Các nhóm phát triển phần mềm từ xa hiệu suất cao không phải vật lộn để hoàn thành công việc với các công cụ phần mềm cổ lỗ, không phù hợp với công việc. Thay vào đó, họ sử dụng các công cụ phần mềm tốt nhất trong lớp như nền tảng quản lý dự án ClickUp.
ClickUp có mọi thứ mà nhóm phân tán của bạn cần để làm việc hiệu quả, năng suất và thành công. Nó kết hợp phần mềm quản lý dự án với các công cụ nhắm mục tiêu để phát triển phần mềm, cộng tác và làm việc từ xa.
Các nhóm phần mềm có mọi thứ họ cần về chức năng trong ClickUp. Hợp lý hóa toàn bộ vòng đời phát triển từ đầu đến cuối với quy trình công việc tự động, sprint backlog, theo dõi vấn đề, lộ trình và bảng điều khiển Agile. Bạn có thể sử dụng ClickUp AI để tạo ý tưởng sản phẩm và lộ trình nhanh hơn.
Nhóm của bạn không cần phải phân tán sự chú ý vào nhiều công cụ khác nhau nhờ vào sự tích hợp của ClickUp với hơn 1.000 công cụ khác. Hợp nhất mọi thứ trong công cụ phát triển phần mềm tốt nhất để có quy trình làm việc tập trung hơn, giúp nhóm của bạn phát huy hết khả năng của mình.
5. Kiểm tra thường xuyên 💬
Mọi người thường nghĩ rằng nhân viên làm việc từ xa chỉ làm việc độc lập và tự lo liệu mọi việc. Mặc dù điều đó có thể đúng, nhưng các trưởng nhóm phần mềm từ xa giỏi nhất sẽ cố gắng liên lạc với các thành viên trong nhóm thường xuyên.
Kiểm tra thường xuyên giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy kết nối hơn và là một phần cần thiết trong phát triển phần mềm, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng khung Agile. Các cuộc họp thường xuyên, như họp hàng ngày, cho phép bạn giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Ngoài các vấn đề thực tế về phát triển sản phẩm và phần mềm, kiểm tra thường xuyên là điều bắt buộc đối với các nhà lãnh đạo giỏi. Hãy dành thời gian để lên lịch các cuộc họp riêng với các thành viên trong nhóm để hỏi họ về công việc, xem có điều gì bạn có thể giúp đỡ và thảo luận về kế hoạch phát triển của họ, từ đó bạn có thể nhận được phản hồi quý giá và hỗ trợ mục tiêu phát triển sự nghiệp của họ.
6. Sử dụng khung quản lý dự án 🧰
Bắt đầu từ con số không với phương pháp quản lý dự án của bạn thường là một ý tưởng tồi. Mặc dù bạn có thể đạt được quy trình làm việc cực kỳ tùy chỉnh, nhưng áp dụng phương pháp đã được thử nghiệm và kiểm chứng và cá nhân hóa theo nhu cầu của bạn sẽ hợp lý hơn.
Hầu hết các nhóm phát triển phần mềm đều làm việc theo phương pháp Agile, vì phương pháp này rất hợp lý, đặc biệt là đối với các nhóm hỗn hợp hoặc từ xa. Khung công việc này cho phép bạn giao hàng nhanh chóng, kiểm tra hiệu quả và tiến độ nhanh chóng để đạt được mục tiêu cuối cùng. Nó cũng bao gồm nhiều cuộc họp ngắn và giao tiếp, điều cần thiết cho bất kỳ nhóm phát triển phần mềm từ xa nào.
ClickUp được xây dựng dành riêng cho các nhóm kỹ sư Agile. Bạn sẽ không cần phải mất hàng tuần để tạo quy trình làm việc của riêng mình từ đầu trong công cụ quản lý dự án (mặc dù bạn có thể làm vậy nếu muốn). Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các mẫu phát triển phần mềm và mẫu kỹ thuật có sẵn để bắt đầu làm việc ngay lập tức.
7. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp ✨
Các nhóm phần mềm từ xa tốt nhất không tồn tại một cách tình cờ. Họ được hỗ trợ bởi văn hóa công ty vững chắc và thân thiện, thúc đẩy các giá trị, thực tiễn tốt nhất, quy trình làm việc và phẩm chất phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của nhóm.
Có văn hóa công ty và nhóm phù hợp là điều bắt buộc trong bất kỳ môi trường làm việc từ xa nào. Sự cân bằng lành mạnh giữa tinh thần đồng đội và phản hồi trung thực thường kết hợp với nhau một cách tốt nhất để tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy được chào đón, hỗ trợ, trao quyền và thách thức để làm việc tốt nhất.
Các nhà lãnh đạo cá nhân không phải lúc nào cũng có nhiều đóng góp vào văn hóa công ty, nhưng hãy đảm bảo sử dụng mọi ảnh hưởng của bạn để thực hiện những thay đổi có lợi cho nhóm của bạn. Thúc đẩy giao tiếp cởi mở, ra quyết định nhanh hơn, áp dụng các ứng dụng xây dựng nhóm và bất kỳ tính năng nào khác giúp nhóm phát triển phần mềm từ xa của bạn làm việc thoải mái hơn.
Giao tiếp và hợp tác trong các nhóm làm việc từ xa
Bạn không thể lãnh đạo một nhóm mạnh mẽ và hiệu quả nếu không có sự giao tiếp có chủ đích. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất biết những gì cần truyền đạt, khi nào và tần suất truyền đạt, để đạt được sự cân bằng giữa quá nhiều và quá ít.
Giao tiếp quá mức so với giao tiếp rõ ràng: Tìm kiếm sự cân bằng
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là điều cần thiết khi lãnh đạo một nhóm phát triển phần mềm từ xa. Một số nhà lãnh đạo đi quá xa theo một hướng, khiến các thành viên hiện tại và mới của nhóm bị quá tải với quá nhiều chi tiết. Điều này được gọi là giao tiếp quá mức. 🗨️
Để đạt được sự cân bằng, trưởng nhóm phát triển nên:
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở và chia sẻ tất cả các cập nhật liên quan trong các kênh của nhóm thay vì trong tin nhắn riêng tư
- Đặt ra hướng dẫn về cách giao tiếp hiệu quả trong nhóm
- Tránh quản lý vi mô và trao quyền cho các thành viên trong nhóm để giải quyết vấn đề một cách độc lập với sự hỗ trợ
- Chọn một nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom hoặc Google Meet và sử dụng nó một cách nhất quán
- Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về cách giao tiếp hiệu quả khi thảo luận và quản lý các yêu cầu hợp nhất trong các công cụ phát triển như GitHub
- Sử dụng giao tiếp không đồng bộ để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và súc tích, mà không cần mọi người phải chờ đợi thêm chi tiết
- Giới thiệu các công cụ cộng tác từ xa và công cụ giao tiếp bổ sung cho phong cách làm việc và sở thích của nhóm, như Slack hoặc Microsoft Teams
- Sử dụng phản hồi để cải thiện các quy trình hiện có, luồng công việc và thói quen giao tiếp
Bạn sẽ không thể luôn đạt được sự cân bằng hoàn hảo, nhưng điều quan trọng là áp dụng các nguyên tắc và thể hiện chúng hàng ngày. Cung cấp hướng dẫn rõ ràng, thiết lập quy tắc và hợp tác với nhóm để phát triển phương pháp giao tiếp phù hợp với mọi người.
Bảo mật và tuân thủ trong phát triển phần mềm từ xa
Bảo mật và tuân thủ là những ưu tiên hàng đầu của các nhóm phát triển phần mềm, và điều này càng trở nên quan trọng hơn nếu bạn đang quản lý một nhóm từ xa. 🔐
Với một nhóm nội bộ, bộ phận CNTT của bạn sẽ dễ dàng giám sát và bảo vệ chặt chẽ hơn để tránh lạm dụng hoặc vi phạm vô ý. Nếu phần mềm của bạn triển khai bản sửa lỗi hoặc bản vá quan trọng, nhóm CNTT có thể trực tiếp đảm bảo tất cả các thiết bị đã được cập nhật.
Trong môi trường từ xa, bạn sẽ không có quyền truy cập vật lý vào tất cả phần cứng hoặc phần mềm mà nhóm của bạn sử dụng. Tuy nhiên, bạn có thể bảo mật thiết bị từ xa, giúp bạn chủ động đảm bảo môi trường an toàn và bảo mật, đồng thời đóng vai trò bảo vệ trong trường hợp xảy ra sự cố.
Các nhóm làm việc từ xa cũng phải xem xét các vấn đề tuân thủ khác, đặc biệt là nếu tuyển dụng trên toàn thế giới. Mặc dù bộ phận nhân sự và pháp lý của bạn sẽ đảm nhận phần lớn trách nhiệm này, nhưng các trưởng nhóm chủ động sẽ muốn biết những việc họ có thể và không thể làm liên quan đến việc thuê ngoài nhân tài, quản lý hành vi và cho thành viên nhóm nghỉ việc.
Trao quyền cho nhóm của bạn để làm việc hiệu quả nhất
Biết cách quản lý đội ngũ phát triển phần mềm từ xa sẽ luôn hữu ích, đặc biệt là khi các đội ngũ kết hợp và từ xa đang trở nên phổ biến. Sử dụng hướng dẫn này để hỗ trợ sự phát triển của bạn với tư cách là người quản lý và lãnh đạo, từ đó bạn có thể hỗ trợ và trao quyền cho đội ngũ phát triển của mình để họ làm việc tốt nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng cho phép bạn quản lý dự án và quy trình phát triển phần mềm, đồng thời được thiết kế dành riêng cho các nhóm Agile, hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay. Không có gì có thể đánh bại nó trong việc quản lý nhóm phần mềm. 🤖