Vào những năm 1980, nhà tâm lý học Edward de Bono đã đặt ra một vấn đề phổ biến: Làm thế nào để các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn mà không rơi vào những đối số cũ rích và bế tắc?
Câu trả lời của anh ấy là kỹ thuật Six Thinking Hats.
Phương pháp này khuyến khích các cách suy nghĩ khác nhau, như sáng tạo, thận trọng và phân tích phê phán, để cùng nhau làm việc một cách có tổ chức.
Hãy cùng xem kỹ thuật này có thể biến những cuộc họp hỗn loạn thành những phiên họp hiệu quả như thế nào. 💪
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là danh sách kiểm tra hữu ích để áp dụng kỹ thuật Sáu chiếc mũ tư duy vào các cuộc họp của bạn:
- Chuẩn bị: Xác định vấn đề và chỉ định người điều hành để hướng dẫn cuộc họp
- Cộng tác trong thời gian thực: Sử dụng ClickUp Docs để tạo và chia sẻ chương trình làm việc, cho phép các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến trước và trong cuộc họp
- Phân công nhiệm vụ: Tạo Nhiệm vụ ClickUp cho mỗi 'mũ' và phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm
- Tạo điều kiện cho thảo luận: Di chuyển qua từng mũ, đảm bảo mọi góc nhìn đều được đề cập
- Hình dung ý tưởng: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để ghi lại và sắp xếp ý tưởng
- Thu thập phản hồi: Sử dụng Công việc và Bảng trắng để nhập và phân tích thông tin theo thời gian thực
- Tóm tắt và hành động: Sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để chỉ định các mục có thể thực hiện được
- Theo dõi và đánh giá: Lên lịch theo dõi và theo dõi tiến độ bằng bảng điều khiển ClickUp và chế độ xem lịch
Six Thinking Hats là gì?
Kỹ thuật Sáu chiếc mũ tư duy là một phương pháp có cấu trúc để giải quyết vấn đề từ nhiều góc độ. Được phát triển bởi Tiến sĩ Edward de Bono, kỹ thuật này quy định rằng mỗi 'chiếc mũ' đại diện cho một phương thức tư duy khác nhau, và các thành viên trong nhóm đảm nhận các vai trò này (hoặc đội các 'chiếc mũ' này) để hướng dẫn việc ra quyết định.
Hãy cùng tìm hiểu từng chiếc mũ mang ý nghĩa gì. 🎩
1. Mũ xanh
Mũ xanh là về lập kế hoạch và dẫn dắt cuộc thảo luận.
Người điều phối, thường là quản lý hoặc lãnh đạo, sẽ thiết lập chương trình, xác định vấn đề và quản lý luồng cuộc hội thoại. Công việc của họ là đảm bảo trình tự suy nghĩ chính xác và tóm tắt những điểm chính cho người ra quyết định.
2. Mũ xanh
Mũ xanh khuyến khích suy nghĩ sáng tạo.
Những người đeo mũ này đưa ra những ý tưởng sáng tạo mà không lo lắng về tính khả thi. Mặc dù không phải tất cả ý tưởng đều có thể áp dụng ngay lập tức, nhưng chúng có thể khơi gợi ra những giải pháp khả thi hơn khi được nghiên cứu sâu hơn.
3. Mũ đỏ
Mũ đỏ đại diện cho cảm xúc và直觉.
Những người đảm nhận vai trò này bày tỏ cảm nhận trực quan của họ về các ý tưởng hoặc giải pháp mà không cần phải biện minh. Tất cả là về cảm nhận hoặc phản ứng cảm xúc của họ đối với một đề xuất.
4. Mũ vàng
Mũ vàng tập trung vào tinh thần lạc quan và logic.
Những người tham gia ở đây tìm kiếm lợi ích và cơ hội trong các giải pháp đề xuất. Họ giúp biến ý tưởng sáng tạo thành các giải pháp thực tiễn bằng cách phân tích logic.
5. Mũ Đen
Mũ đen tập trung vào tư duy phê phán và phát hiện rủi ro.
Những người sử dụng kỹ thuật này sẽ xác định các điểm yếu tiềm ẩn trong ý tưởng, chẳng hạn như rào cản hoặc điểm yếu. Họ chỉ ra những gì có thể xảy ra và lý do tại sao.
6. Mũ Trắng
Mũ trắng tập trung vào sự thật.
Những người đeo mũ này tập trung vào việc thu thập và phân loại dữ liệu đáng tin cậy. Họ xác minh tính chính xác của thông tin và tìm kiếm các khoảng trống thông tin để hướng dẫn cuộc thảo luận.
Các nhà quản lý dự án phải luân phiên các chiếc mũ này để các nhóm có thể khám phá kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định cân bằng, hiệu quả hơn.
📖 Xem thêm: Tóm tắt sách Six Thinking Hats cho sự hợp tác hiệu quả hơn
Cách sử dụng kỹ thuật Sáu chiếc mũ tư duy trong các cuộc họp
Sáu chiếc mũ tư duy là một kỹ thuật ra quyết định nhóm hiệu quả, giúp thay đổi cách tiếp cận giải quyết vấn đề của nhóm bạn.
Dưới đây là cách thực hiện từng bước với ClickUp Meetings. 💁
Tạo tiền đề cho cuộc thảo luận
Bắt đầu bằng cách xác định rõ vấn đề hoặc quyết định, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.
Sau đó, chỉ định một người điều phối để quản lý cuộc thảo luận và hướng dẫn nhóm thông qua quan điểm của từng chiếc mũ.
ClickUp Docs là một công cụ trực quan để tạo chương trình làm việc chung trước cuộc họp. Bạn cũng có thể tạo tài liệu "Cuộc họp nhóm hàng tuần" được cập nhật trước, cho phép nhóm của bạn chuẩn bị hiệu quả. Sau đó, thêm không giới hạn các tài liệu phụ dưới dạng chuỗi để ghi lại chương trình làm việc cho mỗi cuộc họp hàng tuần.
Mẫu chương trình nghị sự ClickUp phác thảo các mục tiêu, chủ đề và mục đích, đồng thời phân chia các công việc và mục hành động. Nó cũng cho phép bạn phân công trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm trên tài liệu.
Bạn có thể tạo các định dạng khác nhau, chẳng hạn như chương trình làm việc, wiki và cơ sở kiến thức, điều chỉnh cấu trúc để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ nhóm nào. Các tính năng cộng tác thời gian thực của Tài liệu cho phép các thành viên trong nhóm chỉnh sửa cùng nhau, gắn thẻ cho nhau và thêm nhận xét, đảm bảo ý kiến của mọi người đều được phản ánh trong chương trình làm việc.
Ngoài ra, bạn có thể nhúng công việc, biểu đồ và các chế độ xem khác trực tiếp vào tài liệu để chia sẻ ngay lập tức những thông tin quan trọng về dự án.
✨ Ví dụ: Nhóm của bạn đang brainstorming các chiến lược tiếp thị cho việc ra mắt một sản phẩm. Người điều hành sử dụng ClickUp Docs để tạo một chương trình nghị sự chung, nêu rõ mục tiêu, chủ đề và kết quả mong đợi của cuộc họp. Các thành viên trong nhóm thêm các ý tưởng sơ bộ, đảm bảo một khởi đầu có cấu trúc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc bắt đầu cuộc họp bằng các hoạt động phá băng hoặc bài tập để khơi dậy năng lượng của nhân viên. Bắt đầu cuộc hội thoại bằng các hoạt động hấp dẫn giúp cải thiện sự sáng tạo và khuyến khích sự đổi mới trong quá trình suy nghĩ.
Giới thiệu từng mũ và mục đích của nó
Trước khi phân công mũ cho các thành viên trong nhóm, hãy giải thích mục đích của từng loại mũ để đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình.
ClickUp Tasks cung cấp một cách đơn giản để tổ chức Sáu chiếc mũ tư duy.
Bắt đầu bằng cách tạo danh sách công việc với mỗi chiếc mũ là một công việc. Thêm mô tả ngắn gọn để giải thích vai trò của mỗi chiếc mũ. Ví dụ, công việc của Mũ Trắng có thể là "Tập trung thu thập thông tin và xác định những lỗ hổng trong thông tin". Điều này giúp mục đích của mỗi chiếc mũ trở nên rõ ràng và dễ tham khảo.
Khi công việc đã sẵn sàng, hãy phân công cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể phân công vai trò phù hợp với thế mạnh của từng cá nhân hoặc kết hợp để khuyến khích những góc nhìn mới.
Để tập trung vào vấn đề chính, hãy bao gồm các công việc con cho từng vai trò. Các công việc này có thể bao gồm nghiên cứu thông tin liên quan, động não ý tưởng sáng tạo hoặc liệt kê các rủi ro và thách thức.
Ngoài ra, bạn có thể liên kết Tài liệu với các công việc này để giữ mọi thứ ở một nơi.
✨ Ví dụ: Trong một cuộc họp thiết kế sản phẩm, nhóm giao Mũ Xanh cho người có tư duy sáng tạo nhất để đưa ra những ý tưởng đổi mới, trong khi Mũ Đen được giao cho người chú ý đến chi tiết và giỏi phát hiện sai sót.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu từ những việc nhỏ bằng cách giới thiệu từng chiếc mũ một để tránh làm nhóm của bạn cảm thấy quá tải. Luân phiên sử dụng các chiếc mũ để giúp mọi người cảm thấy thoải mái với các quan điểm suy nghĩ khác nhau.
Hướng dẫn thảo luận bằng cách sử dụng các mũ
Di chuyển qua từng mũ một cách có hệ thống, dành thời gian để thảo luận từ mỗi góc độ.
Edward De Bono khuyến nghị dành cho mỗi thành viên một phút cho mỗi mũ để mọi người đều có cơ hội đóng góp. Người điều phối nên hướng dẫn nhóm, tập trung vào mũ hiện tại.
Tốt nhất là ghi chép lại cuộc họp trong khi diễn ra.
Bảng trắng ClickUp cung cấp một cách năng động để trình bày các cuộc thảo luận một cách trực quan và tạo ra một bảng ý tưởng, thúc đẩy sự tham gia hợp tác.
Là một khung vẽ ảo, Bảng trắng giúp dễ dàng thực hiện brainstorming, chia sẻ ghi chú và hình dung ý tưởng. Đây là công cụ lý tưởng cho các cuộc họp cần tổng hợp nhiều quan điểm khác nhau.
Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng phác thảo ý tưởng, thêm hình dạng và kết nối các điểm một cách trực quan, giúp mọi người cùng hiểu nhau.
✨ Ví dụ: Trong một phiên lập kế hoạch ngân sách, nhóm sử dụng Mũ vàng để nêu bật các cơ hội tiết kiệm chi phí. Những ý tưởng này được ghi lại trên Bảng trắng, liên kết trực quan các ý tưởng lạc quan và kịch bản tốt nhất với các kế hoạch có thể thực hiện được. Sau đó, Mũ đen đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, như vượt quá ngân sách, và cũng được vẽ bản đồ để rõ ràng hơn.
📖 Đọc thêm: 16 phần mềm bảng trắng kỹ thuật số tốt nhất
Thu thập và tổ chức phản hồi
Để thu thập ý kiến, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp, chẳng hạn như khảo sát, công cụ phản hồi thời gian thực và báo cáo sau cuộc họp. Sau khi thu thập, phân loại và định lượng các phản hồi để xác định xu hướng và những hiểu biết quan trọng.
Chia sẻ báo cáo tóm tắt với tất cả những người tham dự để thúc đẩy sự minh bạch và đối thoại cởi mở.
✨ Ví dụ: Các thành viên trong nhóm cung cấp phản hồi về công việc được giao sau khi thảo luận về từng chiếc mũ. Người điều hành sử dụng Bảng trắng để nhóm các ý tưởng tương tự, xác định các chủ đề lặp lại như "mở rộng quảng cáo kỹ thuật số" hoặc "đầu tư vào quan hệ đối tác với người có ảnh hưởng"
Bạn cũng có thể ghi chú trong cuộc họp hoặc sử dụng Bảng trắng để ghi lại những ý kiến sâu sắc từ mỗi chiếc mũ trong cuộc thảo luận. Điều này giúp thúc đẩy việc tạo ra ý tưởng và chuẩn bị cho việc tóm tắt sau này.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mũ Xanh (quản lý quá trình suy nghĩ) để hướng dẫn chuyển đổi giữa các mũ. Người điều hành có thể đảm bảo các cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ và chế độ suy nghĩ phù hợp được áp dụng vào đúng thời điểm, giữ cho quá trình có cấu trúc.
Để thu thập phản hồi hiệu quả, hãy tận dụng cả ClickUp Assign Comments và Bảng trắng. Những công cụ này cho phép hợp tác thời gian thực, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ ý kiến và cung cấp phản hồi chi tiết.
Gán nhận xét cho các công việc để khuyến khích phản hồi, cho phép các thành viên trong nhóm trả lời bằng ý kiến của mình, đặt câu hỏi và gắn thẻ người khác để có thêm ý kiến đóng góp.
Tương tự, Bảng trắng giúp các nhóm phân tích phản hồi một cách sáng tạo hơn. Bạn có thể kết nối các ý tưởng và ý kiến để phân tích phản hồi sâu sắc và xác định những gì cần áp dụng.
📖 Xem thêm: Hiểu về Thang suy luận để đưa ra quyết định tốt hơn
Tóm tắt và quyết định các bước tiếp theo
Vào cuối cuộc thảo luận, người điều hành phải tóm tắt các điểm chính từ mỗi chiếc mũ.
Tóm tắt này sẽ giúp nhóm đưa ra quyết định sáng suốt và thống nhất các bước hoặc hành động tiếp theo dựa trên ý kiến chung. Tại đây, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để giúp tóm tắt tài liệu.
Sau cuộc họp, sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để tạo các mục hành động và phân công trách nhiệm cụ thể cho các thành viên trong nhóm của bạn. Bạn có thể chia nhỏ các công việc lớn thành các mục có thể thực hiện, phân công trách nhiệm và đặt thời hạn, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo trách nhiệm.
Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp các công việc này theo mức độ ưu tiên bằng cách kéo và thả, giúp điều chỉnh hiệu quả nếu có sự thay đổi về mức độ ưu tiên.
Bạn cũng có thể lồng các công việc phụ vào các mục danh sách kiểm tra, lý tưởng cho các nhiệm vụ phức tạp với nhiều bước.
✨ Ví dụ: Đối với việc ra mắt sản phẩm mới, người điều hành tóm tắt cuộc thảo luận: "Chúng ta sẽ thử nghiệm ba chiến lược quảng cáo dựa trên ý tưởng của Mũ Xanh, với kế hoạch chi tiết được vạch ra bởi Mũ Vàng. " Nhiệm vụ ClickUp được cập nhật với ngày đáo hạn và được giao cho các thành viên nhóm tiếp thị.
Theo dõi và đánh giá
Sau cuộc họp, lên lịch một phiên họp tiếp theo để xem xét tiến độ thực hiện các mục hành động. Điều này đảm bảo trách nhiệm giải trình và hỗ trợ cải tiến liên tục trong quá trình ra quyết định.
Tiếp theo, sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để tổng hợp thông tin chi tiết và xác định các bước tiếp theo dựa trên phản hồi của từng chiếc mũ. Công cụ này giúp nhóm có được bản tóm tắt thời gian thực về tất cả thông tin chi tiết đã thu thập được.
Họ cũng có thể đánh giá các hành động được thực hiện dưới mỗi chiếc mũ sáng tạo và đo lường tiến độ và hiệu quả của các quyết định được đưa ra.
Với các tiện ích có thể tùy chỉnh như danh sách công việc, biểu đồ và chỉ số hiệu suất, Bảng điều khiển cung cấp định dạng trực quan có tổ chức để theo dõi công việc của nhóm, cập nhật trạng thái và tiến độ dự án tổng thể.
Tiến hành các cuộc đánh giá này hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp. Xem tất cả các nhiệm vụ của bạn ở định dạng lịch để có cái nhìn tổng thể. Hơn nữa, bạn có thể đặt nhắc nhở cho các phiên theo dõi và đánh giá để không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào.
⚙️ Phần thưởng: Khám phá các mô hình tư duy khác như Ma trận Eisenhower để sắp xếp thứ tự ưu tiên hoặc Tư duy Nguyên tắc Cơ bản để giải quyết các vấn đề phức tạp. Kết hợp các mô hình khác nhau có thể mang lại cho bạn một góc nhìn rộng hơn và cải thiện khả năng ra quyết định của bạn.
Lợi ích của kỹ thuật Six Thinking Hats
Kỹ thuật Sáu chiếc mũ suy nghĩ giúp các cuộc họp hiệu quả, tập trung và thú vị hơn. Kỹ thuật này giúp bạn suy nghĩ lại cách tiếp cận của mình đối với việc động não. Hãy cùng xem một số lợi ích khác của kỹ thuật này. 👀
- Khuyến khích tư duy sáng tạo: Tạo ra môi trường nơi mọi người được khuyến khích khám phá những ý tưởng không truyền thống và tiếp cận vấn đề từ những góc độ mới mẻ, sáng tạo
- Cải thiện giao tiếp giữa nhân viên: Với mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận một vai trò cụ thể dựa trên "mũ" của mình, mọi người đều có thể bày tỏ ý kiến, giảm thiểu hiểu lầm và tạo không gian cho những ý kiến đóng góp cân bằng
- Tăng cường khả năng ra quyết định: Tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, cho phép các thành viên trong nhóm đóng góp những ý kiến khác nhau, thách thức những ý tưởng mới và làm cho cuộc thảo luận trở nên sâu sắc hơn
- Giảm thiểu thiên vị: Vì quá trình ra quyết định không dựa trên cùng một góc nhìn, nó giúp giảm thiểu thiên vị cá nhân
- Thúc đẩy sự phát triển của tổ chức: Phong cách ra quyết định mạnh mẽ, cân nhắc kỹ lưỡng giúp sử dụng thời gian, nguồn lực và năng suất hiệu quả hơn, thúc đẩy thành công trong ngắn hạn và tăng trưởng trong dài hạn
📖 Xem thêm: Sự khác biệt giữa tư duy hội tụ và tư duy phân tán là gì?
Những chỉ trích và giới hạn của kỹ thuật Sáu chiếc mũ tư duy
Mặc dù phương pháp Sáu chiếc mũ tư duy được đánh giá cao vì thúc đẩy các cuộc thảo luận có cấu trúc và sáng tạo, nhưng nó cũng không tránh khỏi những chỉ trích và giới hạn.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về những điều này.
⚠️ Có thể trở thành một quá trình tốn nhiều thời gian
Việc áp dụng kỹ thuật Six Thinking Hats có thể tốn nhiều thời gian, tiềm ẩn nguy cơ gây mệt mỏi cho người tham gia.
Để tránh các phiên trở nên quá dài và quá tải, hãy chia quá trình thành các đoạn ngắn hơn, chỉ định mỗi chiếc mũ cho một kỳ cụ thể và cài đặt giới hạn thời gian nghiêm ngặt. Khuyến khích người điều hành giữ cho các cuộc thảo luận ngắn gọn, chỉ tập trung vào các khía cạnh thiết yếu của mỗi quan điểm.
⚠️ Có thể đặt người tham gia vào tình huống khó khăn
Một số người tham gia có thể cảm thấy khó xử khi sử dụng những chiếc mũ trái ngược với phong cách suy nghĩ tự nhiên của họ. Bạn có thể giúp họ cảm thấy thoải mái hơn bằng cách hướng dẫn vai trò của từng chiếc mũ trước phiên họp và đưa ra ví dụ về cách áp dụng từng quan điểm.
Nhiệm vụ ClickUp cho phép người tham gia chọn chiếc mũ mà họ cảm thấy thoải mái nhất ban đầu, sau đó luân phiên vai trò để giới thiệu dần dần những góc nhìn mới mẻ cho họ.
⚠️ Một số cá nhân có thể chiếm ưu thế trong cuộc thảo luận
Các cá nhân cũng có thể lạm dụng phương pháp này để chi phối cuộc thảo luận, kìm hãm sự hợp tác trong nhóm. Để tránh điều này, người điều hành có thể hòa giải cuộc thảo luận, ghi nhận ý kiến của từng thành viên, giảm khả năng lạm dụng và thúc đẩy cách tiếp cận cân bằng.
⚠️ Có thể thiếu các thông tin kỹ thuật chi tiết
Phương pháp này có thể bỏ qua các thông tin kỹ thuật trong các tình huống yêu cầu chuyên môn sâu.
Trong các tình huống yêu cầu kiến thức kỹ thuật hoặc chuyên môn, hãy mời các chuyên gia trong lĩnh vực đó để đóng góp thêm ý kiến.
ClickUp giúp bạn phân công nhiệm vụ cho các chuyên gia trong lĩnh vực, thêm ý kiến chuyên môn trực tiếp vào bình luận hoặc nhiệm vụ, đồng thời tích hợp với các công cụ khác như Lịch Google hoặc Zoom để hợp tác thời gian thực.
'Đáp ứng' mong đợi của bạn với ClickUp
Kỹ thuật Six Thinking Hats cung cấp một phương pháp có cấu trúc và linh hoạt để giải quyết vấn đề và ra quyết định. Chia suy nghĩ thành sáu "mũ" ẩn dụ giúp đảm bảo mọi khía cạnh được xem xét và ý tưởng được phát triển đầy đủ.
Điểm nổi bật? Kỹ thuật Six Thinking Hats thể hiện tư duy song song, với khung làm việc cho phép mọi người cùng lúc tập trung vào một khía cạnh cụ thể của vấn đề, từ đó tạo ra quá trình tư duy hợp tác hiệu quả hơn.
Tích hợp phương pháp này với ClickUp giúp quản lý các quan điểm khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sắp xếp công việc, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ tất cả ở một nơi.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!