Các kỹ thuật ra quyết định nhóm có khả năng vượt qua khả năng cá nhân và tạo nên bản giao hưởng của trí tuệ tập thể.
Các phương pháp này tôn vinh sự đa dạng và mở đường cho các ý tưởng luồng tự do, hướng nhóm của bạn đến các quyết định và thành công.
Từ các phiên brainstorming sôi nổi đến các phương pháp có cấu trúc khai thác sức mạnh của các quan điểm đa dạng, ra quyết định nhóm là cốt lõi của tinh thần đồng đội hiện đại. 🤝
Hướng dẫn này khám phá các kỹ thuật ra quyết định nhóm tốt nhất để thống nhất các thành viên trong nhóm của bạn trong một sự kết hợp hài hòa giữa các ý tưởng sáng tạo và giải pháp tiềm năng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là 10 kỹ thuật và công cụ ra quyết định nhóm để tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho nhóm của bạn:
- Phiên brainstorming
- Phương pháp thảo luận biện chứng
- Cây quyết định
- Lập luận phản biện
- Quyết định dân chủ
- Kỹ thuật nhóm danh nghĩa
- Kỹ thuật Delphi
- Quyết định nhất trí
- Cuộc họp đứng
- Công cụ ra quyết định kỹ thuật số
Quyết định nhóm là gì?
Ra quyết định nhóm là một phương pháp hợp tác trong đó mọi người cùng nhau thảo luận, phân tích và đánh giá các lựa chọn khác nhau để giải quyết vấn đề và tìm ra giải pháp tốt nhất. Phương pháp này được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau, bao gồm các cuộc họp kinh doanh, môi trường học thuật, tổ chức cộng đồng và các nhóm xã hội.
Còn được gọi là quá trình ra quyết định tập thể, kỹ thuật này được đặc trưng bởi việc một nhóm trao đổi ý tưởng, quan điểm và thông tin. Các thành viên trong nhóm hợp tác với nhau để tìm kiếm các giải pháp khả thi và phương pháp giải quyết vấn đề nhằm đạt được sự đồng thuận hoặc thỏa thuận của đa số.
Ví dụ, một nhóm nhỏ có thể làm việc cùng nhau để phân tích một vấn đề cụ thể trong tổ chức của họ, hoàn thành các phiên động não và các cuộc họp sôi nổi.
Sau khi xem xét kỹ lưỡng các ý tưởng, ý kiến và lựa chọn khác nhau, nhóm sẽ chọn ra giải pháp có khả năng giải quyết vấn đề cao nhất.
Hãy lưu ý rằng động lực của việc ra quyết định nhóm liên quan đến sự tương tác giữa các ý kiến, sở thích và chuyên môn của từng cá nhân trong nhóm, và mỗi khía cạnh này đều có thể ảnh hưởng đến kết quả.
Tầm quan trọng của việc ra quyết định nhóm
Tầm quan trọng của việc ra quyết định nhóm đến từ việc vượt qua sự xuất sắc của cá nhân và sử dụng trí tuệ tập thể để thúc đẩy sự đổi mới và thành công.
Dưới đây là một số cách mà các kỹ thuật ra quyết định nhóm mang lại lợi ích cho các nhóm và tổ chức:
- Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề sáng tạo và hợp lý hóa các quy trình trong tổ chức của bạn bằng cách thu thập ý tưởng từ tất cả các thành viên trong nhóm, không chỉ từ các nhà lãnh đạo và chuyên gia
- Tăng sự ủng hộ và nhiệt tình của các thành viên trong nhóm và các bên liên quan bằng cách khuyến khích họ tham gia và khiến họ cảm thấy được tôn trọng
- Giảm thiểu rủi ro và phát hiện sớm các điểm yếu tiềm ẩn bằng cách xem xét nhiều góc độ về ưu và nhược điểm của từng lựa chọn
- Tận dụng thế mạnh và chuyên môn của nguồn nhân lực bằng cách chia sẻ quy trình và trách nhiệm của các phương pháp ra quyết định với mọi người
Danh sách này còn có thể tiếp tục, nhưng bạn đến đây để tìm hiểu các kỹ thuật, vì vậy chúng tôi sẽ dừng ở đây. Tóm lại, điều kỳ diệu sẽ xảy ra khi một nhóm người đa dạng cùng nhau hợp sức.
Thách thức phổ biến trong ra quyết định nhóm
Giống như việc ra quyết định cá nhân, việc nhận thức được những nhược điểm tiềm ẩn của việc ra quyết định nhóm là rất quan trọng. Cuối cùng, không có gì là hoàn hảo, và hầu hết mọi thứ đều có thể được thực hiện một cách kém hiệu quả.
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là tư duy nhóm. Khi điều này xảy ra, nhóm sẽ ưu tiên sự hài hòa hơn là tư duy phản biện, thường dẫn đến những quyết định sai lầm và phi lý.
Một vấn đề phổ biến khác trong ra quyết định hợp tác là sự thiếu hài hòa trong hợp tác nhóm thường tốn nhiều thời gian. Nói cách khác, ra quyết định nhóm đôi khi dẫn đến những quyết định sai lầm và lãng phí thời gian.
Sử dụng các kỹ thuật ra quyết định nhóm đã được chứng minh là một cách tuyệt vời để tránh những sai lầm phổ biến và thu được lợi ích như tăng cường sự sáng tạo, giảm thiểu rủi ro và nâng cao sự tham gia.
10 Kỹ thuật ra quyết định nhóm hiệu quả
Mọi thành viên trong nhóm đều được hưởng lợi từ việc tìm ra công thức phù hợp cho khả năng ra quyết định của nhóm. Quan trọng là xác định sự kết hợp phù hợp mà nhóm của bạn cần để đưa ra quyết định tốt hơn.
Bạn sẽ cần các kỹ thuật và công cụ ra quyết định khác nhau tùy thuộc vào vấn đề, tổ chức, mục tiêu và thành viên trong nhóm của bạn.
Xem lại 10 kỹ thuật và công cụ ra quyết định nhóm này để hiểu những gì phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
1. Phiên brainstorming
Brainstorming là một kỹ thuật ra quyết định nhóm khuyến khích việc phát triển ý tưởng đa dạng một cách tự phát và hợp tác.
Khi làm vậy, các thành viên trong nhóm sẽ thúc đẩy các giải pháp sáng tạo và khuyến khích khám phá các khả năng mà không bị cản trở bởi những thành kiến.
Không phải là fan của phương pháp brainstorming truyền thống? Không sao cả!
Bảng trắng của ClickUp đã định nghĩa lại quá trình động não và ra quyết định nhóm bằng cách cung cấp cho các nhóm một khung tương tác để biến ý tưởng thành hành động có tác động. Nó phá vỡ rào cản giao tiếp và khuyến khích luồng ý tưởng miễn phí.
Chú thích, bình luận và phản hồi giúp phản hồi tức thì, biến Bảng trắng của bạn thành một không gian nơi ý kiến của mọi thành viên trong nhóm đều được đánh giá cao.
ClickUp Collaboration Detection cho phép mọi người, ngay cả các nhóm làm việc từ xa, cùng nhau brainstorming trên cùng một Bảng trắng, tạo ra một bản giao hưởng trực quan đầy sáng tạo.
2. Thảo luận biện chứng
Đối thoại biện chứng là một quá trình có cấu trúc, chia các thành viên trong nhóm thành hai nhóm nhỏ. Mỗi nhóm nhỏ sau đó lập và khám phá một loạt quan điểm trái ngược và đối số tương phản.
Sau khi cả hai bên trình bày các giải pháp thay thế của mình, nhóm sẽ thảo luận để thống nhất một quan điểm chung. Quyết định cuối cùng có thể kết hợp các yếu tố từ một phương pháp, cả hai phương pháp hoặc không kết hợp phương pháp nào.
Đây là một cách hay để lập chương trình họp, ngăn chặn hiện tượng suy nghĩ theo đám đông làm hỏng các quyết định quan trọng.
Bằng cách khám phá một cách có hệ thống các quan điểm trái ngược, phương pháp thảo luận biện chứng nhằm mục đích phát hiện những giả định ẩn, xác định các rủi ro tiềm ẩn và khuyến khích tư duy phê phán. Phương pháp này tận dụng sức mạnh của xung đột xây dựng, tạo ra một môi trường nơi sự bất đồng là chất xúc tác cho sự đổi mới.
3. Cây quyết định
Cây quyết định giống như một bảng brainstorming có tổ chức, cung cấp một biểu diễn trực quan có cấu trúc về các lựa chọn và kết quả tiềm năng liên quan đến một loạt các lựa chọn hoặc hành động. 🌳
Cây quyết định thường bắt đầu với một nút duy nhất phân nhánh thành nhiều kết quả tiềm năng. Mỗi kết quả đóng vai trò là một nút, tiếp tục phân nhánh thành các khả năng bổ sung và tạo ra một bản đồ toàn diện về các con đường quyết định tiềm năng.
Cách tiếp cận này trở nên dễ dàng hơn khi bạn sử dụng Bảng trắng của ClickUp. Bảng trắng giúp tạo cây quyết định trực quan một cách đơn giản và lập bản đồ các cuộc thảo luận nhóm phù hợp. Nhờ giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, mọi người đều có cái nhìn rõ hơn về những hiểu biết và khả năng đang được khám phá.
4. Lập luận phản biện
Đóng vai trò người phản biện là điều có lợi khi được thực hiện đúng, đặc biệt là trong việc ra quyết định nhóm.
Bạn sẽ bắt đầu bằng cách chỉ định một người hoặc một nhóm trở thành người phê bình mỗi ý tưởng được đưa ra trên bảng. Điều này có thể ngăn chặn suy nghĩ theo nhóm, cải thiện động lực nhóm và nêu bật những quyết định có thể rủi ro hoặc tốn kém.
Sử dụng phần mềm hợp tác nhóm như ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cho các nhóm nhiều cách để truyền đạt suy nghĩ và ý tưởng của họ. Kỹ thuật này cũng hiệu quả cho hầu hết các loại cuộc họp.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một tình huống trong đó nhóm của bạn sử dụng Bảng trắng ClickUp cho phiên brainstorming. Tại đây, những người phản biện có thể bày tỏ ý kiến phê bình của mình một cách trơn tru thông qua các bình luận, phản ứng và chú thích được liên kết trực tiếp với các ý tưởng và suy nghĩ cụ thể.
Điều này cho phép toàn bộ nhóm xem xét và thảo luận trước khi đi đến quyết định hành động chiến lược và sáng suốt nhất.
5. Quyết định dân chủ
Quyết định dân chủ loại bỏ ý tưởng về người ra quyết định được chỉ định. Đây là hệ thống bỏ phiếu và đa số quyết định.
Kỹ thuật này có một vài cách thức hoạt động khác nhau. Ứng dụng rõ ràng nhất là đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên kết quả bỏ phiếu của cả nhóm.
Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm bỏ phiếu cho một quyết định khác với quyết định "chiến thắng" đôi khi không cảm thấy nhiệt tình trong việc hỗ trợ quyết định đó. Nếu trưởng nhóm được chỉ định nghĩ rằng điều này có thể xảy ra, việc ra quyết định dân chủ cũng hữu ích trong việc thu hẹp các phương án thay thế tiềm năng mà các cuộc họp nhóm của bạn đang thảo luận.
Các bảng câu hỏi được gửi đến người điều phối nhóm giúp mọi người bỏ phiếu ẩn danh và khuyến khích mọi người bỏ phiếu trung thực, từ đó giảm rủi ro xảy ra hiện tượng suy nghĩ theo đám đông.
Bỏ phiếu dân chủ cũng có thể giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định nhóm khi bạn đã đạt đến điểm bão hòa.
Chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp có thể hợp lý hóa việc thu thập phiếu bầu bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm gửi ý kiến và sở thích của họ trong vài giây.
6. Kỹ thuật nhóm danh nghĩa
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (NGT) tận dụng những ý tưởng tập thể của các cá nhân đồng thời duy trì một phương pháp có cấu trúc. Nói cách khác, nó biến quá trình brainstorming thành một quy trình tiêu chuẩn hóa hơn.
Các thành viên trong nhóm được khuyến khích đưa ra ý tưởng một cách độc lập và sau đó chia sẻ với cả nhóm. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định và đạt được sự đồng thuận trong nhóm, đặc biệt là đối với các dự án đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận.
Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến của mình mà không cần thảo luận. Sau khi mọi người đã trình bày ý tưởng của mình, cả nhóm sẽ thảo luận để làm rõ các điểm. Sau đó, một quy trình bỏ phiếu có cấu trúc sẽ xếp hạng các đề xuất theo mức độ ưu tiên và khả thi.
7. Kỹ thuật Delphi
Kỹ thuật Delphi tổng hợp trí tuệ tập thể từ các chuyên gia trong lĩnh vực đồng thời duy trì tính ẩn danh. Nhóm chỉ định một người điều phối để đặt các câu hỏi mở cho một hội đồng chuyên gia để họ trả lời một cách độc lập và ẩn danh.
Sau đó, nhóm hoặc người điều phối sẽ tổng hợp, tóm tắt và chia sẻ các phản hồi này với nhóm chuyên gia để nhận thêm phản hồi. Quá trình tổng hợp, tóm tắt và chia sẻ này được lặp lại cho đến khi đạt được quyết định.
Phương pháp Delphi nhằm mục đích giảm thiểu ảnh hưởng của cá nhân có ảnh hưởng mạnh, hành vi tổ chức và động lực nhóm, để các chuyên gia có thể đóng góp mà không gặp phải sự đối đầu.
Việc trao đổi thông tin và ý kiến một cách có hệ thống này đặc biệt hiệu quả đối với việc ra quyết định phức tạp, lập kế hoạch chiến lược và các tình huống khác mà sự đa dạng về chuyên môn là rất quan trọng.
8. Quyết định nhất trí
Sự nhất trí trong ra quyết định nhóm đề cập đến điều kiện mà mọi người đều đồng ý và hỗ trợ một hướng hành động được đề xuất. 🙌
Các nhóm thường áp dụng kỹ thuật nhất trí như một cuộc thảo luận mở, chia sẻ thông tin hoặc phiên brainstorming. Quyết định cuối cùng được đưa ra khi mọi người đạt được sự đồng thuận với sự ủng hộ tập thể và quan điểm chung.
Đạt được sự hài hòa và gắn kết trong một nhóm là điều tuyệt vời, nhưng thường tốn nhiều thời gian. Bất kỳ ai đã từng dành nhiều ngày làm nhiệm vụ bồi thẩm đoàn để cố gắng đưa ra phán quyết nhất trí có thể (dễ hiểu) cảm thấy khó chịu khi đề cập đến kỹ thuật này.
Với yếu tố thời gian, quyết định nhất trí là tốt nhất cho những tình huống đòi hỏi sự đồng thuận hoàn toàn để thành công hoặc chấp nhận hướng hành động đã chọn.
Tuy nhiên, bạn có thể thử các kỹ thuật ra quyết định nhóm khác trong danh sách này cho các quyết định nhỏ hơn.
9. Cuộc họp đứng
Cuộc họp đứng là kỹ thuật ra quyết định nhóm ngược lại với kỹ thuật ra quyết định nhất trí. Cuộc họp này được thiết kế ngắn gọn, hiệu quả, không lãng phí thời gian, vì vậy thường được tổ chức trong tư thế đứng (hoặc đôi khi đi bộ).
Trong các cuộc họp này, mỗi thành viên trong nhóm lần lượt tham gia thảo luận theo kiểu vòng tròn, trả lời các câu hỏi đơn giản như sau:
- Bạn đã làm gì hôm qua?
- Bạn có kế hoạch làm gì hôm nay?
- Có điều gì cản trở tiến độ của bạn không?
Điều chỉnh và mở rộng các câu hỏi này để giải quyết quyết định cụ thể mà nhóm của bạn đang cố gắng đưa ra. Sau đó, sử dụng các ý tưởng và thông tin thu thập được từ cuộc họp đứng này để đưa ra quyết định trong một cuộc họp chính thức hơn.
Mục đích của cuộc họp hàng ngày là hỗ trợ sự phối hợp trong nhóm. Vòng phản hồi nhanh này giúp các nhóm thống nhất và đi đúng hướng, tương tự như cuộc họp chiến thuật trong bóng đá. Nếu có vấn đề phát sinh, bạn có thể giải quyết nhanh chóng và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Mẫu Cuộc họp hàng ngày của ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch, ghi chú và theo dõi tiến độ dự án. Kết hợp mẫu này với Mẫu chương trình cuộc họp hàng ngày của ClickUp để loại bỏ việc phỏng đoán và cải thiện quá trình ra quyết định nhóm của nhóm bạn.
10. Công cụ ra quyết định kỹ thuật số
Các công cụ và ứng dụng ra quyết định phù hợp có thể cải thiện mọi kỹ thuật trong danh sách này. 🛠️
Mặc dù chúng tôi đã đưa ra một số ví dụ về cách ClickUp có thể được sử dụng cho các kỹ thuật khác trong danh sách này, nhưng nó còn hữu ích hơn thế rất nhiều. Sử dụng ClickUp cho Nhóm để hỗ trợ các thành viên trong nhóm của bạn trong hầu hết mọi khía cạnh của quản lý dự án và ra quyết định, bất kể bộ phận hay quy mô công ty của bạn lớn hay nhỏ.
Ví dụ, chế độ xem ClickUp Chat tập hợp tất cả các thông tin liên lạc và cuộc hội thoại về quyết định trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp bạn dễ dàng xem lại thông tin, ý tưởng và đóng góp hiện có một cách hiệu quả hơn.
Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp là một công cụ tuyệt vời khác để tận dụng. Sử dụng nó để cải thiện bất kỳ (hoặc tất cả) các kỹ thuật này với giao tiếp tốt hơn, cho dù nhóm của bạn làm việc từ xa, kết hợp hay tại chỗ.
Đó chỉ là một trong hơn 1.000 mẫu mà ClickUp cung cấp để giúp bạn ra quyết định, quản lý dự án và tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng các mẫu danh sách công việc của chúng tôi để tạo cấu trúc cho cuộc họp ra quyết định trước hoặc làm việc theo nhóm để tối ưu hóa danh sách công việc cho một dự án nhất định.
Các công cụ ra quyết định kỹ thuật số như ClickUp cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các công việc hàng ngày, tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI, theo dõi tiến độ dự án và giữ các thành viên trong nhóm luôn đồng bộ.
Tối ưu hóa quy trình ra quyết định nhóm của bạn
Chọn quy trình ra quyết định nhóm phù hợp là điều tối quan trọng để đưa ra những lựa chọn sáng tạo và thành công.
Hãy nhớ rằng, mỗi thành viên trong nhóm đều đóng một vai trò riêng biệt trong việc tạo ra một tác phẩm tập thể, đó là một quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng. Sử dụng các kỹ thuật ra quyết định nhóm ở trên để thúc đẩy các thành viên trong nhóm (và tổ chức) của bạn hướng tới một tương lai hạnh phúc, hài hòa.
Đã đến lúc áp dụng các kỹ thuật như brainstorming, bỏ phiếu dân chủ, phương pháp NGT và phương pháp Delphi để tạo ra một môi trường khuyến khích ra quyết định và chiến lược mang tính tầm nhìn.
Trải nghiệm sức mạnh biến đổi của một nền tảng giúp hợp lý hóa các nỗ lực hợp tác và biến những ý kiến đa dạng của nhóm bạn thành một tác phẩm hài hòa. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay — miễn phí!