Ba tỷ quyết định mỗi năm: Đó là số lượng quyết định mà các nhà quản lý và lãnh đạo đưa ra trong công việc hàng ngày của họ.
Ra quyết định là một phần quan trọng trong công việc của mọi nhà quản lý, nhưng hầu hết họ không làm tốt việc này. Họ dựa vào bản năng và trực giác để ra quyết định, với 98% trong số họ không tận dụng các phương pháp hay nhất.
Các quyết định sai lầm có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức, chẳng hạn như kết quả tài chính kém (chi phí bằng 3% lợi nhuận hàng năm!), mất uy tín, nhân viên nghỉ việc, các vấn đề tuân thủ, v.v. Các quyết định sáng suốt có thể ngăn chặn những điều này.
Trong bài viết này, hãy cùng xem cách bạn có thể sử dụng bốn phong cách ra quyết định thường được sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
Phong cách ra quyết định là gì?
Phong cách ra quyết định là cách tiếp cận mà bạn, với tư cách là người quản lý, sử dụng để giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình hoặc giải quyết tranh chấp. Cách tiếp cận của bạn phụ thuộc vào vấn đề đang giải quyết, thời gian hạn chế, nguồn lực hạn chế và nhiều yếu tố khác.
⭐ Mẫu nổi bật
Ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn! Sử dụng Mẫu Khung Quyết Định của ClickUp để duy trì sự tổ chức và tự tin — miễn phí! 🚀
Khi nói đến quyết định, chúng ta không chỉ đề cập đến những quyết định lớn như chiến lược tiếp thị cho cả năm hay sa thải nhân viên kém hiệu quả. Đó có thể là những việc tưởng chừng như không quan trọng như tiêu đề email hay thời điểm thích hợp cho cuộc họp 1-1.
Xây dựng phong cách ra quyết định chu đáo và có thể lặp lại có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với những người phải ra hàng ngàn quyết định mỗi ngày. Tuy nhiên, trước khi xây dựng quy trình ra quyết định, bạn cần xem xét cách tiếp cận, sở thích, tính cách và phản ứng của nhóm mình.
Hiểu phong cách ra quyết định của nhóm bạn
Người ta không rời bỏ tổ chức. Họ rời bỏ nhà quản lý.
Mỗi quyết định bạn đưa ra đều có tác động đến nhóm và đồng nghiệp của bạn. Vì vậy, trước khi phát triển phong cách của mình, điều quan trọng là bạn phải hiểu phong cách của họ.
1. Hiểu rõ nhóm của bạn
Nói chuyện với các thành viên trong nhóm để hiểu họ như những cá nhân riêng biệt. Khuyến khích họ nói về ưu tiên và sở thích của mình. Ví dụ, nếu bạn đang ra quyết định về chiến lược làm việc kết hợp, hãy hiểu
- Họ đang sống ở múi giờ nào?
- Họ thích làm việc vào giờ nào
- Khi họ có thể nhận cuộc gọi
- Họ có con đi học và phải đưa đón con đi học không?
Không có thông tin nào là nhỏ nhặt. Hiểu rõ động cơ, đam mê và tính cách tổng thể của từng cá nhân giúp nhà quản lý biết cách quản lý họ.
2. Quan sát nhóm của bạn
Không phải ai cũng diễn đạt theo cùng một cách. Một số thành viên trong nhóm có thể không dám nói lên ý kiến của mình. Vì vậy, hãy quan sát phong cách ra quyết định của họ trong một khoảng thời gian. Khi bạn biết cách họ ra quyết định, bạn có thể bắt chước phong cách của họ để tác động đến họ.
- Họ có trình bày dữ liệu cụ thể trong các cuộc đánh giá hàng tháng không? Điều này cho thấy họ tập trung vào dữ liệu khách quan
- Họ thường xuyên đến tìm bạn để xin ý kiến không? Họ tìm kiếm sự đồng thuận và xác nhận
- Họ có thay đổi quy trình cá nhân của mình mỗi tháng không? Họ có thể là những người vội vàng, hành động hoặc thích thử nghiệm
3. Đánh giá nhóm của bạn
Có hàng tá cách đã được chứng minh để kiểm tra và hiểu phong cách ra quyết định của nhóm bạn. Chỉ số loại tính cách Myers-Briggs (MBTI) giúp xác định sở thích tự nhiên của một người trong bốn khía cạnh của tính cách.
Hồ sơ phong cách ra quyết định của Impact Associates đánh giá con người dựa trên năm yếu tố khóa: sự rõ ràng, thông tin, cam kết, sự thống nhất và thời gian. Bài kiểm tra phong cách ra quyết định của Truity khám phá cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu khác nhau và cách chúng ảnh hưởng đến quyết định của bạn.
Sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về động lực của nhóm mình. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có một số vấn đề pháp lý liên quan đến việc sử dụng các bài kiểm tra tính cách tại nơi làm việc. Hãy xem xét các luật liên bang, tiểu bang và địa phương trước khi chọn một bài kiểm tra.
Bây giờ bạn đã có nền tảng kiến thức cơ bản, hãy cùng khám phá bốn phong cách ra quyết định và cách bạn có thể tận dụng chúng trong công việc.
4 Phong cách ra quyết định khác nhau
1. Chỉ đạo
Phong cách ra quyết định chỉ đạo ưa chuộng việc sử dụng thông tin đã biết và xu hướng trong quá khứ để lựa chọn con đường trong tương lai. Phong cách này hợp lý, dựa trên dữ liệu và logic. Những người ra quyết định theo phong cách chỉ đạo chọn:
- Tự mình đưa ra quyết định
- Sử dụng dữ liệu và quy trình trong quá khứ thay vì thử những cách mới
- Ưu tiên tốc độ hành động
- Trực tiếp và rõ ràng trong quá trình suy nghĩ
- Tránh sự mơ hồ
Ra quyết định chỉ đạo là hoàn hảo cho các quyết định nhanh chóng, lặp đi lặp lại hoặc ngắn hạn. Nó cũng hoàn hảo cho các tình huống mà mục tiêu rõ ràng. Trước khi ra quyết định, hãy thử mẫu cài đặt mục tiêu này để bắt đầu đúng đắn.
Khi bạn đã đặt mục tiêu, việc thu thập và phân tích dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, nếu bạn là một quản lý dự án ước lượng thời gian cho từng công việc, ra quyết định chỉ đạo sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao.
Phong cách này đôi khi được coi là thiếu hợp tác hoặc mang tính áp đặt. Do đó, nó không phù hợp cho những quyết định quan trọng hoặc thay đổi có ảnh hưởng đến cuộc sống của mọi người.
Giả sử bạn là một giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm về chiến lược làm việc từ xa. Nếu bạn đưa ra quyết định rằng mọi người phải đến văn phòng từ Monday đến Friday, từ 9 giờ đến 6 giờ, thì quyết định đó sẽ bị coi là thiếu linh hoạt và không được hoan nghênh, ngay cả khi bạn dựa trên suy nghĩ hợp lý và dữ liệu.
Phong cách ra quyết định này cũng không phù hợp nếu bạn đang quản lý những nhân viên có kỹ năng cao và độc lập, những người muốn có tự do sáng tạo. Họ sẽ không thích bị chỉ bảo việc cần làm.
2. Phân tích
Phong cách ra quyết định phân tích mang tính khám phá. Ở đây, bạn xem xét tất cả các sự kiện, ý kiến, kịch bản có thể xảy ra, rủi ro, chi phí và hậu quả trước khi đưa ra quyết định. Bạn cũng dành thời gian cần thiết cho quá trình này.
Phong cách ra quyết định phân tích được áp dụng khi có nhiều lựa chọn và không có câu trả lời duy nhất đúng
Ví dụ, nếu bạn là giám đốc mua hàng có công việc mua một công cụ quản lý dự án cho nhóm kỹ thuật, bạn sẽ áp dụng phương pháp ra quyết định phân tích. Những người ra quyết định phân tích sẽ:
- Khám phá tất cả các công cụ có sẵn
- Lựa chọn các công cụ tiềm năng dựa trên tính năng và lợi ích
- So sánh giá cả và tính tiện dụng
- Nghiên cứu các điều khoản, điều kiện và chính sách gia hạn của hợp đồng
- Đàm phán giảm giá và thỏa thuận với nhà cung cấp
Phương pháp ra quyết định phân tích giúp bạn đánh giá các lựa chọn và chọn ra phương án phù hợp nhất dựa trên thông tin có sẵn.
Phong cách ra quyết định phân tích cũng không cho phép nhiều không gian cho sự mơ hồ. Để có thể phân tích, điều cần thiết là phải có tất cả thông tin rõ ràng trong tay. Đôi khi, đó có thể là kiến thức của chính bạn. Do đó, phong cách này chỉ áp dụng cho các quyết định phức tạp, khi các lựa chọn/khả năng được xác định rõ ràng.
Đây không phải là cách tiếp cận phù hợp nếu quyết định liên quan đến quá nhiều biến số hoặc không thể dự đoán, như cảm xúc của các thành viên trong nhóm. Cách này chắc chắn không phù hợp với các vấn đề cần giải quyết ngay lập tức.
3. Khái niệm
Phong cách ra quyết định dựa trên tư duy khái niệm đòi hỏi một cách tiếp cận sáng tạo trong giải quyết vấn đề. Khi đối mặt với một vấn đề phức tạp đòi hỏi việc tưởng tượng các kịch bản tiềm năng khác nhau và đưa ra các giải pháp sáng tạo, đây là phong cách phù hợp nhất.
Những người ra quyết định mang tính khái niệm:
- Yêu thích mạo hiểm
- Đánh giá cao sự sáng tạo hơn các quy trình định sẵn
- Hỏi những câu hỏi mở và khám phá các khả năng
- Xem xét toàn diện, bao gồm cả những hậu quả gián tiếp
- Hãy linh hoạt khi đối mặt với những khả năng mới
Hãy lấy ví dụ về một giám đốc sản phẩm đang thiết kế lộ trình cho phần mềm của họ. Quá trình ra quyết định này là hoàn hảo. Họ sẽ bắt đầu bằng việc ghi chép các nhu cầu, sau đó hợp tác trên bảng trắng, thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi và lập kế hoạch kịch bản trước khi đưa ra quyết định.
Người ra quyết định theo khái niệm có tinh thần hợp tác và sẽ tập hợp toàn bộ nhóm để đổi mới quá trình ra quyết định. Điều này thúc đẩy nhóm sáng tạo và xem xét các tác động lâu dài.
Phong cách ra quyết định dựa trên khái niệm rất phù hợp với các tình huống phức tạp, mơ hồ; nhưng không phù hợp với các quyết định nhỏ hoặc đơn giản. Nếu bạn bắt đầu lấy bảng trắng ra và tham gia vào quá trình ra quyết định nhóm về việc "đi ăn trưa ở đâu?" thì bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng!
4. Hành vi
Nếu bạn tiếp cận mọi quyết định với phương pháp lấy con người làm trung tâm, bạn có phong cách ra quyết định dựa trên hành vi. Trong phong cách này, bạn sẽ:
- Cân nhắc cảm xúc và tình cảm của nhóm bạn
- Khuyến khích sự tham gia tích cực của từng thành viên trong nhóm
- Ảnh hưởng đến quyết định của người khác một cách từ từ và có chủ đích
- Ưu tiên lợi ích của số đông hơn số ít
Phong cách này thường được áp dụng trong các nhóm quản lý nhân sự hoặc quản lý con người. Các nhà quản lý dự án cũng sử dụng phong cách này khi đưa ra quyết định cuối cùng có thể gây xáo trộn hoặc khó chịu.
Khi chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp, sa thải nhân viên, thay đổi cơ cấu nhóm, v.v., phong cách này là phù hợp nhất.
Tuy nhiên, các nhà quản lý có phong cách ra quyết định mang tính khái niệm có nguy cơ quan tâm quá nhiều đến cảm xúc/phản ứng của mọi người, điều này ảnh hưởng đến quyết định của họ. Việc tập trung quá mức vào việc xây dựng sự đồng thuận cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ quá mức và khiến các thành viên trong nhóm bất mãn. Việc đặt ra các mục tiêu giao tiếp phù hợp cũng rất quan trọng khi áp dụng phương pháp này.
Như bạn thấy, không có phong cách ra quyết định đúng hay sai. Tùy thuộc vào tình huống và hậu quả, một phong cách có thể hiệu quả hơn những phong cách khác. Một nhà quản lý giỏi sẽ học hỏi và áp dụng tất cả các phong cách một cách phù hợp trong suốt sự nghiệp của mình.
Dù bạn chọn phong cách nào, bạn đều có thể tận dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để đưa ra quyết định đúng đắn. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Cách quản lý phong cách ra quyết định của nhóm
Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để đưa ra quyết định đúng đắn.
Nếu tình huống đòi hỏi phong cách ra quyết định chỉ đạo, bạn cần dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển của ClickUp để tạo báo cáo tùy chỉnh cho bất kỳ thông tin nào bạn cần.
Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh về sử dụng tài nguyên, tiến độ sprint, ước lượng thời gian, xu hướng bán hàng, mục tiêu và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể chuyển bảng điều khiển thành máy tính để lập dự báo.
Nếu bạn định sử dụng phong cách ra quyết định phân tích, bạn cần một cách để ghi chép và đánh giá nhiều lựa chọn. Biểu mẫu đơn giản nhất là so sánh các tính năng tốt nhất và tệ nhất — dưới đây là một số mẫu ưu và nhược điểm để giúp bạn thực hiện quá trình này dễ dàng hơn.
Đối với các quyết định phức tạp hơn, Chế độ xem của ClickUp được thiết kế để đánh giá các tùy chọn theo bất kỳ định dạng nào phù hợp với bạn.
Chế độ xem danh sách hoặc bảng hiển thị tất cả các tùy chọn dưới dạng danh sách. Bạn cũng có thể so sánh trạng thái, giá cả, v.v. với chế độ xem này.
Chế độ xem bảng có thể được sử dụng để theo dõi các tùy chọn theo trạng thái hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào. Ví dụ: nếu bạn so sánh các công cụ quản lý dự án, bạn có thể đặt một trường tùy chỉnh cho tính khả dụng của ứng dụng như Android, iOS, Web, v.v.
Nếu Web là một nền tảng quan trọng đối với bạn, bạn có thể sắp xếp theo đó và loại bỏ những nền tảng không khả dụng. Chế độ xem lịch là hoàn hảo để đưa ra quyết định về thời gian. Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để lập lịch. Chế độ xem Khối lượng công việc và Box rất hữu ích trong các quyết định phân bổ nguồn lực, đặc biệt là khi quản lý nhiều dự án.
Nếu vấn đề bạn đang giải quyết đòi hỏi một phong cách khái niệm, bạn cần các công cụ sáng tạo. Bảng trắng ClickUp được thiết kế chính xác cho mục đích này.
Bạn có thể động não trên một trang giấy trắng hoặc sử dụng một trong nhiều mẫu ra quyết định của ClickUp. Theo dõi hoạt động của mọi người, thêm ghi chú và cộng tác trong thời gian thực để tập hợp cả nhóm lại một nơi.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu khung ra quyết định của ClickUp để bắt đầu.
Quyết định dựa trên hành vi có thể rất phức tạp. Nhưng ClickUp cũng có thể giúp bạn trong việc này. Khi bạn làm quen với nhóm của mình, hãy sử dụng các biểu mẫu trên ClickUp để thu thập thông tin và sở thích. Nếu bạn phải quản lý kỳ vọng của khách hàng, các mẫu đánh giá nhu cầu này sẽ giúp bạn lập bản đồ các ưu tiên của họ.
Ra quyết định tốt hơn mọi lúc với ClickUp
Cho dù bạn có phải đưa ra ba tỷ quyết định hay không, ra quyết định là trách nhiệm cơ bản của mọi nhà quản lý. Khả năng ra quyết định tốt hơn sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý đáng tin cậy và hiệu quả.
Những người ra quyết định theo kiểu chỉ đạo cần dữ liệu. Là người phân tích, bạn cần hiển thị. Là người ra quyết định theo ý tưởng, bạn cần nuôi dưỡng sự sáng tạo. Và là người ra quyết định theo hành vi, bạn cần hiểu rõ về nhóm của mình. ClickUp là nơi duy nhất để bạn có được tất cả những điều này và hơn thế nữa.
ClickUp giúp bạn thu thập, sắp xếp và phân tích dữ liệu theo cách phù hợp với công việc của bạn. Theo dõi bằng bảng Kanban, so sánh bằng chế độ xem bảng, đo lường bằng báo cáo/bảng điều khiển, cộng tác bằng bảng trắng, thực hiện hành động bằng nhiệm vụ và nhiều hơn nữa! Dùng thử ClickUp miễn phí ngay bây giờ!