Bạn đã bao giờ hối hận về một quyết định nào đó chưa? Đó có thể là việc tuyển dụng ai đó, mua một thứ gì đó, chuyển sang công việc khác, hoặc thậm chí chỉ là một kiểu tóc xấu! Trong thế giới thực, không có gì đảm bảo rằng quyết định của bạn luôn đúng.
Tuy nhiên, với thông tin và công cụ phù hợp, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn với khả năng thành công cao hơn. Có hàng tá mẫu và khung quyết định giúp bạn thực hiện điều này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một công cụ như vậy: Thang suy luận.
Thang suy luận là gì?
Thang suy luận là một quá trình từng bước mà bạn tự nhiên thực hiện khi đưa ra quyết định. Bảy bước của quá trình ra quyết định này là quan sát, lựa chọn dữ liệu, giải thích, giả định, kết luận, niềm tin và hành động.
Thang suy luận là một mô hình ẩn dụ về nhận thức và hành động được thiết kế bởi nhà lý luận kinh doanh người Mỹ, Chris Argyris, vào những năm 1970. Ông tạo ra nó để giúp mọi người hiểu quá trình ra quyết định và tránh đưa ra kết luận sai lầm. Sau đó, nó được Peter Senge phổ biến trong cuốn sách "The Fifth Discipline" (Kỷ luật thứ năm).
Chúng ta sẽ đi vào chi tiết sau, nhưng trước tiên, hãy làm rõ khái niệm này với một thuật ngữ tương tự khác.
Thang suy luận so với thiên kiến vô thức
Cả thang suy luận và thành kiến vô thức đều là các mô hình nhận thức trong lĩnh vực ra quyết định. Cả hai đều mang tính ngầm định, có nghĩa là người ra quyết định không sử dụng chúng một cách có ý thức. Tuy nhiên, chúng là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, phục vụ các hàm khác nhau.
Thang suy luận là một công cụ giúp vạch ra quá trình ra quyết định điển hình. Mặt khác, thành kiến vô thức là những liên tưởng và kết nối mà chúng ta tạo ra mà không nhận thức được, cũng ảnh hưởng đến quyết định.
| Thang suy luận | Sự thiên vị vô thức |
|---|---|
| Một quá trình gồm nhiều bước | Sự kết hợp của các yếu tố |
| Ảnh hưởng bởi các đặc điểm hành vi | Bị ảnh hưởng bởi các đặc điểm xã hội, văn hóa và hành vi |
| Hỗ trợ ra quyết định hiệu quả | Cản trở việc đưa ra quyết định hiệu quả |
| Giúp theo dõi | Giúp tránh |
Nói một cách đơn giản, chúng ta cần loại bỏ thành kiến vô thức ở mỗi bước của thang để đưa ra quyết định tốt hơn.
Các bậc thang trong kỹ thuật thang suy luận là gì?
Thang suy luận được sử dụng phổ biến nhất bắt đầu từ một tập hợp dữ liệu quan sát được và bao gồm các bậc sau:
1. Quan sát
Bậc thấp nhất là quan sát. Ở giai đoạn này, bạn nhìn thấy mọi thứ và tiếp thu dữ liệu có sẵn mà không thêm ý nghĩa hay gán giá trị cho chúng.
Ví dụ, nếu bạn cần đưa ra quyết định về phân bổ ngân sách cho tất cả các hoạt động tiếp thị, bạn sẽ thu thập và xem xét các dữ liệu như:
- Ngân sách và chi phí của các năm trước
- Lợi nhuận từ chi phí của các năm trước
- Kế hoạch và hoạt động tiếp thị cho năm tới
- Tổng ngân sách tiếp thị có sẵn
- Chính sách đãi ngộ nhân viên
2. Lựa chọn dữ liệu
Không phải tất cả dữ liệu đều quan trọng hoặc liên quan như nhau đến quyết định bạn đang đưa ra. Vì vậy, trước khi giải thích dữ liệu, chúng ta có xu hướng lựa chọn những dữ liệu phù hợp. Đây là bậc thang thứ hai của thang suy luận.
Khi đưa ra quyết định phân bổ ngân sách, bạn có thể chọn tất cả dữ liệu từ danh sách trên, ngoại trừ có thể là tiền lương của nhân viên, vì khoản này có thể thuộc ngân sách nhân sự/nhân viên.
Quá trình loại trừ này giúp làm rõ quyết định.
3. Giải thích
Bây giờ bạn đã có dữ liệu cần thiết, đã đến lúc nghiên cứu và phân tích chúng. Dù với bất kỳ ý định nào, mọi người đều diễn giải dữ liệu dựa trên kinh nghiệm chủ quan của mình. Thang suy luận cho rằng đây là quá trình tự nhiên và người ra quyết định không thể ảnh hưởng đến nó theo bất kỳ cách nào.
Ví dụ, việc bạn xem xét dữ liệu trong quá khứ để đưa ra quyết định về ngân sách trong tương lai cho thấy sự chủ quan. Ngược lại, nếu bạn tin rằng người chịu trách nhiệm về quảng cáo trả tiền có năng lực hơn người phụ trách mạng xã hội, bạn có thể đang đánh giá hiệu suất của các kênh một cách chủ quan.
4. Giả định
Bất kể bạn cố gắng thế nào, tất cả các quyết định đều dựa trên những giả định nhất định. Để khách quan nhất có thể, bạn có thể sử dụng dữ liệu để hỗ trợ chúng, biến chúng thành những gì được gọi là "giả định hợp lý"
Sau đó, bạn sử dụng bối cảnh từ bước trước cùng với các giả định trong bước này để đưa ra kết luận.
Trong ví dụ trên, nếu bạn luôn cho rằng mạng xã hội là miễn phí, bạn có thể sẽ không cân nhắc phân bổ ngân sách cho nó, ngay cả khi thực tế hoàn toàn ngược lại.
5. Kết luận
Bước tiếp theo trong thang suy luận là kết luận, nơi chúng ta quyết định hành động mà tình huống đòi hỏi dựa trên dữ liệu, bối cảnh và giả định.
Ví dụ: nếu dữ liệu được lựa chọn cho thấy bạn không tạo ra bất kỳ khách hàng tiềm năng nào qua mạng xã hội; nếu bạn giải thích điều này dựa trên quan điểm của mình về giám đốc mạng xã hội; và giả định rằng kênh này là miễn phí, bạn sẽ kết luận rằng không nên phân bổ bất kỳ ngân sách nào cho kênh này trong năm nay.
6. Quan điểm
Trong một khoảng thời gian, kết luận sẽ trở thành niềm tin của chúng ta. Và niềm tin ảnh hưởng đến hành động.
Bạn có thể tin rằng một kết luận luôn đúng vì bạn đã từng đưa ra quyết định đó và nó đã mang lại kết quả tốt. Bạn cũng rơi vào vòng lặp khi áp dụng kết luận đó vào các tình huống khác nhau trong tương lai, điều này cuối cùng sẽ củng cố niềm tin của bạn.
Trong ví dụ này, bạn sẽ tin rằng mạng xã hội không hiệu quả với bạn. Khi ai đó khăng khăng muốn thử, bạn sẽ đồng ý một cách miễn cưỡng, cài đặt cho họ để họ thất bại, điều này lại chứng minh niềm tin của bạn là đúng.
7. Hành động
Bậc cuối cùng là hành động, mà chúng ta thực hiện vào cuối hành trình. Cuối cùng, bạn có thể phân bổ x% cho quảng cáo trả phí, y% cho mạng xã hội, z% cho tìm kiếm, và tiếp tục như vậy.
Ứng dụng thực tiễn của kỹ thuật thang suy luận
Ban đầu, kỹ thuật "thang suy luận" không được thiết kế để làm khung quyết định mà chủ yếu nhằm quan sát cách chúng ta thường đưa ra quyết định. Tuy nhiên, nó có thể được sử dụng để hướng dẫn quá trình suy nghĩ và hành động nhận thức. Dưới đây là cách thức áp dụng.
Kiểm tra các thiên kiến nhận thức
Các bước trong thang suy luận tập trung vào bối cảnh cá nhân và các giả định hiện có ảnh hưởng đến quyết định. Sử dụng thang suy luận, bạn có thể tiến hành phân tích quy trình để xác định các thành kiến và xem xét lại quyết định.
Ví dụ: bạn có thể xem xét năng suất của nhà thầu và giả định rằng hiệu suất của họ thấp là do họ làm việc từ xa. Thực hiện theo thang suy luận cho phép bạn quay trở lại giai đoạn quan sát để xác thực lý thuyết này thay vì dựa vào niềm tin rằng nhân viên làm việc từ xa có năng suất thấp hơn.
Tránh vội vàng đưa ra kết luận
Thang suy luận giúp tập trung vào sự thật và thực tế. Nó giúp bạn trong quá trình suy luận. Nó giúp hỗ trợ kết luận của bạn hoặc thách thức kết luận của người khác dựa trên thông tin chính xác.
Ví dụ, bạn có thể nhìn vào số lượng lỗi trong phiên bản mới nhất và kết luận rằng nó hoàn toàn vô dụng. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng kỹ thuật thang suy luận, bạn sẽ đưa ra kết luận dựa trên dữ liệu và sử dụng trí tuệ bối cảnh để tìm ra nguyên nhân gốc rễ một cách hiệu quả.
Ngăn chặn phản ứng cảm xúc tiêu cực
Con người là sinh vật có cảm xúc. Tất cả chúng ta đều cảm thấy buồn, tức giận, thất vọng và khó chịu về những điều xảy ra tại nơi làm việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng những cảm xúc này không ảnh hưởng quá mức đến các quyết định.
Thang suy luận giúp điều chỉnh phản ứng cảm xúc và ngăn chặn quyết định vội vàng.
Xây dựng tư duy phản biện
Hiểu và áp dụng thang suy luận giúp bạn phát triển tư duy phản biện và nhận thức rõ hơn về quá trình suy nghĩ của bản thân. Càng sử dụng thang suy luận nhiều, bạn càng có khả năng mở rộng phạm vi thu thập dữ liệu và củng cố quá trình ra quyết định của mình.
Tăng cường hiệu quả của các quyết định quan trọng
Hầu hết mọi người đều chuyển từ quan sát sang hành động trong chớp mắt, đưa ra quyết định theo trực giác. Điều này có thể hiệu quả trong một số tình huống, nhưng lại vô cùng kém hiệu quả trong những tình huống khác. Sử dụng kỹ thuật thang suy luận, bạn có thể theo dõi từng bước của mình một cách chậm rãi và đưa ra quyết định tốt hơn.
Giả sử bạn có cảm giác rằng bạn cần chuyển đổi nhà cung cấp đám mây, chẳng hạn từ Google Cloud Platform (GCP) sang Amazon Web Services (AWS), nhưng sếp của bạn không đồng ý. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật thang suy luận để giải thích quyết định của mình và chứng minh quá trình này để thuyết phục lãnh đạo.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thang suy luận
Mặc dù thang suy luận là một công cụ mạnh mẽ cho việc ra quyết định, nó không phải là hoàn hảo. Các yếu tố sau đây có thể làm giảm hiệu quả của công cụ này.
- Thiên vị vô thức: Những thiên vị như chủng tộc, giới tính, giới tính, v.v. có thể ảnh hưởng đến dữ liệu chúng ta lựa chọn hoặc các giả định chúng ta đưa ra
- Thông tin giới hạn: Chúng ta có thể thực hiện các quan sát hạn chế và lựa chọn số lượng dữ liệu còn ít hơn, khiến cho quyết định của chúng ta trở nên thiển cận
- Nhanh lên: Vội vàng trong quá trình ra quyết định có thể dẫn đến bỏ qua các bước quan trọng trong thang suy luận
- Không đánh giá lại: Thang suy luận phải tạo ra một tư duy phản ánh. Nếu không, các giả định và niềm tin sẽ không được kiểm chứng, dẫn đến sai lệch xác nhận
Do đó, trước khi sử dụng kỹ thuật thang suy luận làm phương pháp ra quyết định, hãy xem xét các điểm trên và thiết lập các điểm kiểm tra cho chúng. Dưới đây là một số gợi ý để sử dụng kỹ thuật thang suy luận một cách hiệu quả.
Cách sử dụng kỹ thuật thang suy luận trong ra quyết định
Dù quyết định của bạn lớn hay nhỏ, thang suy luận là một trong những mô hình tư duy hữu ích nhất để hướng dẫn bạn. Để leo thang nhanh chóng và hiệu quả, bạn cũng có thể tận dụng những lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Dưới đây là cách thực hiện.
1. Thu thập dữ liệu toàn diện
Mặc dù tập hợp dữ liệu quan sát được không phải là một bước riêng biệt, nhưng người quản lý dự án có trách nhiệm tạo và mở rộng khả năng hiển thị của chúng. Bất kỳ công cụ AI tốt nhất nào để ra quyết định hoặc công cụ đánh giá sẽ giúp bạn thực hiện việc này.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp cho phép bạn duy trì danh sách công việc, phân công người dùng, đo lường công việc đã hoàn thành, theo dõi thời gian cho từng công việc, cộng tác trong thời gian thực, ghi chép quy trình, v.v.
Với ClickUp, bạn có thể thu thập dữ liệu quan sát được về các dự án, quy trình, con người, mục tiêu và hơn thế nữa!
2. Lựa chọn dữ liệu
Khi bạn đã có tất cả dữ liệu có thể, đã đến lúc lựa chọn tập hợp phù hợp cho quyết định bạn cần đưa ra. Báo cáo và chế độ xem của ClickUp cung cấp giải pháp bạn cần. Dưới đây là một số ví dụ.
Bảng điều khiển dự án: Bảng điều khiển ClickUp cung cấp dữ liệu thời gian thực về tiến độ của dự án. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển này để đưa ra nhiều loại quyết định.
Ví dụ: nếu dự án của bạn bị trì hoãn do phạm vi dự án mở rộng và bạn cần phân bổ thêm nguồn lực, bảng điều khiển sẽ giúp đánh giá mức độ hỗ trợ bạn cần.
Chế độ xem khối lượng công việc: Chế độ xem ClickUp này hiển thị dữ liệu về từng thành viên trong nhóm, khối lượng công việc, tình trạng sẵn sàng và năng suất của họ. Đây là bộ dữ liệu hoàn hảo để đưa ra quyết định về phân bổ nguồn lực.
Chế độ xem theo dõi thời gian: Chế độ xem ClickUp này hiển thị thời gian được theo dõi bởi các thành viên trong nhóm cho các nhiệm vụ khác nhau. Dữ liệu này cực kỳ hữu ích trong việc ra quyết định về nỗ lực/thời gian dự kiến.
3. Thêm bối cảnh phù hợp
Thang suy luận cho thấy rằng chúng ta giải thích dữ liệu dựa trên kinh nghiệm chủ quan trước đó của mình. Trong môi trường chuyên nghiệp, điều này có thể gây bất lợi cho thành công. Do đó, với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần đầu tư vào việc thu thập bối cảnh để mang lại sự khách quan hơn.
Bảng điều khiển của ClickUp cho phép bạn thêm nhiều tiện ích trong một chế độ xem, cung cấp thông tin hỗ trợ cho tất cả các điểm dữ liệu. Ví dụ: trong khi bạn xem trạng thái dự án dưới dạng biểu đồ tròn, bạn cũng có thể xem biểu đồ burn-up/burn-down để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trước mắt, hãy thử Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp để giúp đưa ra quyết định.
4. Đưa ra (các giả định hợp lý)
Khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, việc đưa ra giả định là không thể tránh khỏi. Ví dụ, khi lập kế hoạch cho sprint tiếp theo, bạn sẽ giả định rằng mọi thành viên trong nhóm sẽ có mặt theo kế hoạch. Giả sử không có ai xin nghỉ, đây là giả định hợp lý, tức là có khả năng xảy ra.
Nếu dữ liệu theo dõi thời gian của ClickUp cho thấy rằng trước đây, trung bình mất 10 giờ để sửa một lỗi P2, thì sẽ hợp lý khi giả định rằng trong tương lai cũng sẽ mất khoảng thời gian tương tự.
5. Phát triển các ý tưởng khả thi và đưa ra kết luận
Bảng trắng ClickUp giúp các nhóm làm việc từ xa hình thành ý tưởng, xem xét các khả năng và khám phá các tình huống. Khi sử dụng các kỹ thuật trực quan hóa để thảo luận dữ liệu trong nhóm, họ có thể loại bỏ các thành kiến ở mỗi bước của thang suy luận.
Với AI của ClickUp, bạn có thể tóm tắt dữ liệu trong vài giây. Điều này giúp tiết kiệm thời gian trong việc trình bày và dễ dàng xử lý thông tin trong tương lai.
6. Thực hiện hành động
Tất cả các quyết định cuối cùng đều dẫn đến một hành động nào đó. Một công cụ quản lý dự án toàn diện sẽ giúp bạn nhanh chóng chuyển từ dữ liệu sang quyết định và hành động. ClickUp thực hiện điều này bằng nhiều cách.
Hỗ trợ ra quyết định: Mẫu tài liệu Khung ra quyết định của ClickUp sẽ hướng dẫn bạn qua toàn bộ quá trình. Kết hợp với kỹ thuật thang suy luận, mẫu này có thể giúp củng cố lý luận của bạn.
Kế hoạch kéo và thả: Chế độ xem lịch ClickUp hiển thị lịch trình của một dự án. Nếu bạn quyết định phân công lại các công việc khiến lịch trình bị trì hoãn, bạn có thể kéo và thả các công việc từ ngày này sang ngày khác để tối ưu hóa năng suất.
Nhận xét về các mục hành động: Chủ đề nhận xét của ClickUp không chỉ dành cho các cuộc hội thoại. Trong khi bạn đang nghĩ ra các khả năng, hãy gán nhận xét làm mục hành động, đưa các ý kiến này vào quy trình làm việc.
Tự động hóa công việc: Một số quyết định cũng có thể được tự động hóa. Với ClickUp Automations, bạn có thể thiết lập một quy trình tự động hóa đơn giản theo kiểu "nếu-thì-thế", tự động thông báo cho tất cả các bên liên quan trong nhiều tình huống khác nhau.
Tùy chỉnh: Thiết kế quy trình làm việc của bạn và thiết lập chúng trên ClickUp với các trường tùy chỉnh.
Ra quyết định tốt hơn với ClickUp
Mỗi ngày, ai cũng đưa ra hàng chục quyết định. Càng nhiều trách nhiệm, bạn càng phải đưa ra nhiều quyết định, và những quyết định đó càng có tác động lớn. Vì vậy, mỗi quyết định đều trở nên quan trọng.
Để làm việc hiệu quả và năng suất, các nhà quản lý dự án và lãnh đạo phải có quy trình ra quyết định vững chắc. Thang suy luận là một trong những quy trình như vậy. Nó phác thảo những gì mà người ra quyết định trải qua, từ nhìn nhận thế giới đến hành động.
Công cụ quản lý dự án của ClickUp được thiết kế không chỉ để quản lý nhiệm vụ/hoạt động, mà còn để đưa ra quyết định rõ ràng. Từ thu thập dữ liệu và trình bày báo cáo đến biến quyết định thành mục hành động, ClickUp hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong từng bước của quá trình.
Hãy làm nhiều hơn là chỉ "quản lý". Hãy xuất sắc trong các dự án của bạn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.