Bạn đã bao giờ hối hận vì một quyết định nào đó chưa? Đó có thể là việc tuyển dụng ai đó, mua một món đồ, chuyển sang công việc khác, hoặc thậm chí chỉ là cắt tóc không ưng ý! Trong thực tế, không có gì đảm bảo rằng các quyết định của bạn sẽ luôn đúng.
Tuy nhiên, với thông tin và công cụ phù hợp, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn với khả năng thành công cao hơn. Có hàng chục mẫu và khung quyết định giúp bạn làm được điều này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một công cụ như vậy: Thang suy luận.
"Thang suy luận" là gì?
"Thang suy luận" là một quy trình từng bước mà bạn tự nhiên thực hiện khi đưa ra quyết định. Bảy bước của quy trình ra quyết định này bao gồm: quan sát, lựa chọn dữ liệu, diễn giải, giả định, kết luận, niềm tin và hành động.
"Thang suy luận" là một mô hình ẩn dụ về nhận thức và hành động do nhà lý thuyết kinh doanh người Mỹ Chris Argyris đề xuất vào những năm 1970. Ông tạo ra mô hình này nhằm giúp mọi người hiểu rõ quy trình ra quyết định và tránh đưa ra những kết luận sai lầm. Sau đó, mô hình này được Peter Senge phổ biến rộng rãi trong cuốn sách ‘The Fifth Discipline’ của ông.
Chúng ta sẽ đi vào chi tiết ngay sau đây, nhưng trước tiên, hãy làm rõ sự khác biệt giữa thuật ngữ này với một thuật ngữ tương tự khác.
Thang suy luận so với định kiến vô thức
Cả "thang suy luận" và "thiên vị vô thức" đều là các mô hình nhận thức trong lĩnh vực ra quyết định. Cả hai đều mang tính ngầm định, nghĩa là người ra quyết định không sử dụng chúng một cách có ý thức. Tuy nhiên, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, phục vụ các hàm khác nhau.
"Thang suy luận" là một công cụ mô tả quy trình ra quyết định điển hình. Ngược lại, định kiến vô thức là những kết nối và mối liên hệ mà chúng ta tạo ra mà không nhận thức được một cách có ý thức, và những yếu tố này cũng ảnh hưởng đến quyết định.
| Thang suy luận | Định kiến vô thức |
|---|---|
| Một quy trình gồm nhiều bước | Sự kết hợp của các yếu tố |
| Bị ảnh hưởng bởi các đặc điểm hành vi | Bị ảnh hưởng bởi các đặc điểm xã hội, văn hóa và hành vi |
| Hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả | Cản trở việc ra quyết định hiệu quả |
| Giúp bạn thực hiện | Giúp tránh |
Nói một cách đơn giản, chúng ta cần loại bỏ định kiến vô thức ở mỗi bước của thang suy luận để đưa ra quyết định tốt hơn.
Các bậc thang trong "Ladder of Inference" là gì?
"Bậc thang suy luận" được sử dụng phổ biến nhất bắt đầu từ một tập hợp dữ liệu quan sát được và bao gồm các bậc sau đây.
1. Quan sát
Bậc thang thấp nhất là quan sát. Ở giai đoạn này, bạn quan sát sự việc và thu thập dữ liệu có sẵn mà không gán nghĩa hay đặt giá trị cho chúng.
Ví dụ, nếu bạn cần đưa ra quyết định về việc phân bổ ngân sách cho tất cả các hoạt động tiếp thị, bạn sẽ thu thập và xem xét các dữ liệu như:
- Ngân sách và chi phí của các năm trước
- Lợi nhuận từ các chi phí của các năm trước
- Kế hoạch và hoạt động tiếp thị cho năm tới
- Tổng ngân sách tiếp thị có sẵn
- Chế độ đãi ngộ nhân viên
2. Lựa chọn dữ liệu
Không phải tất cả dữ liệu đều có mức độ quan trọng hoặc liên quan như nhau đối với quyết định mà bạn đang đưa ra. Vì vậy, trước khi phân tích dữ liệu, chúng ta thường lựa chọn những thông tin phù hợp. Đây là bậc thứ hai của "thang suy luận".
Khi đưa ra quyết định phân bổ ngân sách, bạn có thể chọn tất cả các dữ liệu từ Danh sách công việc trên, ngoại trừ có lẽ là tiền lương của nhân viên, vì khoản này có thể thuộc về ngân sách nhân sự.
Quy trình loại trừ này giúp làm rõ quyết định.
3. Giải thích
Bây giờ khi bạn đã có dữ liệu cần thiết, đã đến lúc nghiên cứu và phân tích chúng. Dù với ý định nào đi chăng nữa, mọi người đều phân tích dữ liệu dựa trên trải nghiệm chủ quan của mình. "Thang suy luận" cho rằng đây là quy luật tự nhiên và người ra quyết định không thể can thiệp vào quá trình này theo bất kỳ cách nào.
Ví dụ, chính việc bạn dựa vào dữ liệu quá khứ để đưa ra quyết định về ngân sách tương lai đã cho thấy sự chủ quan. Hoặc nếu bạn cho rằng người phụ trách quảng cáo trả phí có năng lực hơn giám đốc truyền thông xã hội, bạn có thể đang đánh giá hiệu quả theo từng kênh một cách chủ quan.
4. Giả định
Dù cố gắng đến đâu, mọi quyết định đều dựa trên những giả định nhất định. Để đảm bảo tính khách quan cao nhất có thể, bạn có thể sử dụng dữ liệu để hỗ trợ những giả định đó, biến chúng thành những gì được gọi là ‘giả định hợp lý’.
Sau đó, bạn sử dụng bối cảnh từ bước trước cùng với các giả định trong bước này để đưa ra kết luận.
Trong ví dụ trên, nếu bạn luôn cho rằng mạng xã hội là miễn phí, bạn có thể sẽ không xem xét việc phân bổ ngân sách cho nó, ngay cả khi thực tế lại hoàn toàn ngược lại.
5. Kết luận
Bước tiếp theo trong "thang suy luận" là kết luận, nơi chúng ta quyết định hành động mà tình huống yêu cầu dựa trên dữ liệu, bối cảnh và các giả định.
Ví dụ, nếu dữ liệu được lựa chọn cho thấy bạn không tạo ra bất kỳ khách hàng tiềm năng nào thông qua mạng xã hội; nếu bạn diễn giải điều này dựa trên quan điểm của mình về người phụ trách mảng mạng xã hội; và giả định rằng kênh này miễn phí, bạn sẽ kết luận rằng năm nay cũng không nên phân bổ ngân sách cho kênh này.
6. Niềm tin
Theo thời gian, những kết luận sẽ trở thành niềm tin của chúng ta. Và niềm tin ảnh hưởng đến hành động.
Bạn có thể tin rằng một kết luận nào đó luôn đúng chỉ vì bạn đã từng đưa ra quyết định đó và nó đã thành công. Bạn cũng rơi vào một vòng lặp, trong đó bạn áp dụng kết luận đó vào các tình huống tương lai khác nhau, điều này cuối cùng lại củng cố niềm tin của bạn.
Trong ví dụ này, bạn sẽ cho rằng mạng xã hội không hiệu quả với bạn. Khi ai đó khăng khăng muốn thử, bạn sẽ đồng ý một cách miễn cưỡng, khiến họ dễ thất bại, điều này lại một lần nữa chứng minh quan điểm của bạn là đúng.
7. Hành động
Bậc thang cuối cùng là hành động, điều mà chúng ta thực hiện khi kết thúc hành trình. Cuối cùng, bạn có thể phân bổ x% cho quảng cáo trả phí, y% cho mạng xã hội, z% cho tìm kiếm, và v.v.
Ứng dụng thực tiễn của kỹ thuật "Ladder of Inference"
Ban đầu, "thang suy luận" không được thiết kế để làm khung quyết định, mà chủ yếu nhằm quan sát cách chúng ta thường đưa ra quyết định. Tuy nhiên, nó có thể được sử dụng để hướng dẫn quá trình suy nghĩ và các hành động nhận thức. Dưới đây là cách thực hiện.
Kiểm tra các thiên kiến nhận thức
Các bước trong "thang suy luận" tập trung vào bối cảnh cá nhân và các giả định hiện có ảnh hưởng đến quyết định. Bằng cách sử dụng "thang suy luận", bạn có thể tiến hành phân tích quy trình để xác định các thành kiến và xem xét lại các quyết định.
Ví dụ, bạn có thể nhìn vào năng suất của các nhà thầu và cho rằng hiệu suất kém của họ là do họ làm việc từ xa. Việc áp dụng kỹ thuật "thang suy luận" cho phép bạn quay lại giai đoạn quan sát để xác thực giả thuyết này thay vì chỉ dựa vào quan niệm rằng nhân viên làm việc từ xa có năng suất thấp hơn.
Tránh vội vàng đưa ra kết luận
Kỹ thuật "Ladder of inference" giúp tập trung vào sự thật và thực tế. Nó hỗ trợ quá trình suy luận của bạn. Nó hỗ trợ kết luận của bạn hoặc thách thức kết luận của người khác dựa trên thông tin chính xác.
Ví dụ, bạn có thể nhìn vào số lỗi trong phiên bản mới nhất và vội vàng kết luận rằng nó hoàn toàn vô dụng. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng kỹ thuật "thang suy luận", bạn sẽ đưa ra kết luận dựa trên dữ liệu và sử dụng trí tuệ bối cảnh để xác định nguyên nhân gốc rễ một cách hiệu quả.
Ngăn chặn những phản ứng cảm xúc quá khích
Con người là những sinh vật có cảm xúc. Tất cả chúng ta đều có lúc buồn bã, tức giận, thất vọng và bực bội vì những điều xảy ra trong công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng những cảm xúc này không ảnh hưởng quá mức đến các quyết định.
Kỹ thuật "thang suy luận" giúp điều chỉnh phản ứng cảm xúc và ngăn chặn những quyết định vội vàng.
Xây dựng tư duy phản tỉnh
Việc hiểu và áp dụng "thang suy luận" giúp bạn hình thành tư duy phản tỉnh, đồng thời nhận thức rõ hơn về quá trình suy nghĩ của bản thân. Càng sử dụng "thang suy luận" thường xuyên, bạn càng có khả năng mở rộng phạm vi thu thập dữ liệu và củng cố quá trình ra quyết định của mình.
Tăng cường khả năng đưa ra các quyết định có tác động mạnh mẽ
Hầu hết mọi người thường chuyển từ quan sát sang hành động một cách nhanh chóng, đưa ra quyết định dựa trên trực giác. Điều này có thể hiệu quả trong một số tình huống nhưng lại vô cùng kém hiệu quả trong những tình huống khác. Bằng cách sử dụng "thang suy luận", bạn có thể lần theo từng bước một cách chậm rãi và đưa ra quyết định tốt hơn.
Giả sử bạn có cảm giác rằng cần phải chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ đám mây, ví dụ từ Google Cloud Platform (GCP) sang Amazon Web Services (AWS), nhưng cấp trên của bạn chưa bị thuyết phục. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật "thang suy luận" để giải thích chi tiết hơn về quyết định của mình và trình bày quy trình này nhằm thuyết phục ban lãnh đạo.
Các yếu tố ảnh hưởng đến "Ladder of Inference"
Mặc dù "thang suy luận" là một công cụ mạnh mẽ trong việc ra quyết định, nhưng nó không phải là công cụ hoàn hảo. Các yếu tố sau đây có thể làm giảm hiệu quả của công cụ này.
- Định kiến vô thức: Những định kiến như chủng tộc, xu hướng tình dục, giới tính, v.v., có thể ảnh hưởng đến dữ liệu mà chúng ta lựa chọn hoặc những giả định mà chúng ta đưa ra
- Thông tin giới hạn: Chúng ta chỉ có thể quan sát được một số ít thông tin và lựa chọn được ít dữ liệu hơn nữa, khiến các quyết định của chúng ta trở nên hẹp hòi.
- Vội vàng: Vội vàng trong quá trình ra quyết định có thể dẫn đến kết quả là bỏ qua các bước quan trọng trên "thang suy luận".
- Không đánh giá lại: Kỹ thuật "thang suy luận" phải giúp hình thành tư duy phản biện. Nếu không, các giả định và niềm tin sẽ không được kiểm chứng, kết quả là thiên kiến xác nhận
Do đó, trước khi sử dụng "thang suy luận" làm kỹ thuật ra quyết định, hãy xem xét các yếu tố trên và thiết lập các điểm kiểm tra cho chúng. Dưới đây là một số gợi ý về cách sử dụng "thang suy luận" một cách hiệu quả.
Cách sử dụng "Ladder of Inference" trong quá trình ra quyết định
Dù quyết định của bạn lớn hay nhỏ, "thang suy luận" là một trong những mô hình tư duy hữu ích nhất để hướng dẫn bạn. Để leo lên "thang suy luận" một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn cũng có thể tận dụng lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Dưới đây là cách thực hiện.
1. Thu thập dữ liệu toàn diện
Mặc dù kho dữ liệu quan sát được không phải là một bước riêng biệt, nhưng việc tạo ra và mở rộng phạm vi hiển thị của chúng là trách nhiệm của người quản lý dự án. Bất kỳ công cụ AI nào tốt nhất dành cho việc ra quyết định hoặc công cụ đánh giá đều sẽ hỗ trợ bạn trong việc này.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp cho phép bạn duy trì danh sách công việc, phân công người dùng, đo lường tiến độ công việc, theo dõi thời gian cho từng công việc, hợp tác thời gian thực, ghi chép quy trình, v.v.
Với ClickUp, bạn có thể thu thập lượng dữ liệu quan sát được về các dự án, quy trình, con người, mục tiêu và nhiều hơn nữa!
2. Lựa chọn dữ liệu
Khi đã có đầy đủ dữ liệu, đã đến lúc lựa chọn tập dữ liệu phù hợp nhất cho quyết định bạn cần đưa ra. Các tính năng báo cáo và chế độ xem của ClickUp chính là giải pháp bạn cần. Dưới đây là một số ví dụ.
Bảng điều khiển dự án: Bảng điều khiển ClickUp cung cấp dữ liệu theo thời gian thực về tiến độ của dự án. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển này để đưa ra nhiều loại quyết định khác nhau.
Ví dụ, nếu dự án của bạn bị trì hoãn do phạm vi công việc mở rộng và bạn cần phân bổ thêm nguồn lực, bảng điều khiển sẽ giúp đánh giá mức độ hỗ trợ mà bạn cần.
Chế độ xem Khối lượng công việc: Chế độ xem này trên ClickUp hiển thị dữ liệu về từng thành viên trong nhóm, khối lượng công việc, thời gian rảnh rỗi và năng suất làm việc của họ. Đây là bộ dữ liệu lý tưởng khi đưa ra quyết định về phân bổ nguồn lực.
Chế độ xem theo dõi thời gian: Chế độ xem này trên ClickUp hiển thị thời gian mà các thành viên trong nhóm đã dành cho các công việc khác nhau. Dữ liệu này cực kỳ hữu ích trong việc đưa ra quyết định liên quan đến dự đoán về nỗ lực và thời gian cần thiết.
3. Cung cấp bối cảnh phù hợp
Kỹ thuật "thang suy luận" cho thấy chúng ta thường diễn giải dữ liệu dựa trên những trải nghiệm chủ quan trước đó của mình. Trong môi trường chuyên nghiệp, điều này có thể gây cản trở cho thành công. Do đó, với tư cách là một quản lý dự án, bạn cần đầu tư vào việc thu thập bối cảnh để mang lại sự khách quan hơn.
Bảng điều khiển của ClickUp cho phép bạn thêm nhiều tiện ích trong cùng một chế độ xem, cung cấp thông tin hỗ trợ cho tất cả các điểm dữ liệu. Ví dụ, trong khi bạn xem trạng thái dự án dưới dạng biểu đồ tròn, bạn cũng có thể xem biểu đồ burn-up/burn-down để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trước mắt, hãy thử sử dụng Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
4. Đưa ra các giả định (hợp lý)
Khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, việc đưa ra giả định là không thể tránh khỏi. Ví dụ, khi lập kế hoạch cho đợt sprint tiếp theo, bạn sẽ giả định rằng mọi thành viên trong nhóm sẽ có mặt theo kế hoạch. Do không có đơn xin nghỉ phép nào, đây là một giả định hợp lý, tức là khả năng cao là đúng.
Nếu dữ liệu theo dõi thời gian của ClickUp cho thấy trung bình mất 10 giờ để khắc phục một lỗi P2 trong quá khứ, thì việc giả định rằng thời gian cần thiết trong tương lai cũng sẽ tương tự là một giả định hợp lý.
5. Đưa ra các ý tưởng khả thi và rút ra kết luận
ClickUp Bảng trắng hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa trong việc đưa ra ý tưởng, xem xét các khả năng và khám phá các kịch bản. Khi họ sử dụng các kỹ thuật trực quan hóa để thảo luận về dữ liệu cùng nhau, họ có thể loại bỏ các thành kiến ở từng bước của quy trình suy luận.
Với AI của ClickUp, bạn có thể tóm tắt dữ liệu chỉ trong vài giây. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi trình bày và giúp việc xử lý thông tin trong tương lai trở nên dễ dàng hơn.
6. Hành động
Cuối cùng, mọi quyết định đều dẫn đến một hành động cụ thể. Một công cụ quản lý dự án toàn diện sẽ giúp bạn chuyển từ dữ liệu sang quyết định và hành động một cách nhanh chóng. ClickUp thực hiện điều này theo nhiều cách khác nhau.
Hỗ trợ ra quyết định: Mẫu tài liệu Khung ra quyết định của ClickUp sẽ hướng dẫn bạn từng bước trong quá trình này. Kết hợp với kỹ thuật "Ladder of Inference", mẫu này có thể giúp củng cố cơ sở lý luận của bạn.
Lập kế hoạch bằng cách kéo và thả: Chế độ xem lịch của ClickUp hiển thị lịch trình của dự án. Nếu bạn quyết định phân công lại các công việc khiến lịch trình bị chậm trễ, bạn có thể kéo và thả các công việc từ ngày này sang ngày khác để tối ưu hóa năng suất.
Chuyển bình luận thành mục: Các chủ đề bình luận trên ClickUp không chỉ dành cho cuộc hội thoại. Trong khi bạn đang đưa ra các ý tưởng khả thi, hãy chuyển các bình luận thành mục, đưa những ý kiến này vào quy trình làm việc.
Tự động hóa công việc: Một số quyết định cũng có thể được tự động hóa. Với ClickUp Automations, bạn có thể cài đặt một quy trình tự động hóa đơn giản theo kiểu "nếu thế này thì làm thế kia", giúp tự động thông báo cho tất cả các bên liên quan trong nhiều tình huống khác nhau.
Tùy chỉnh: Thiết kế quy trình làm việc của bạn và cài đặt chúng trên ClickUp bằng các Trường Tùy chỉnh.
Ra quyết định tốt hơn với ClickUp
Mỗi người đều đưa ra hàng chục quyết định mỗi ngày. Càng có nhiều trách nhiệm, bạn càng phải đưa ra nhiều quyết định, và những quyết định đó càng có tác động lớn. Vì vậy, mỗi quyết định đều trở nên quan trọng.
Để làm việc hiệu quả và năng suất, các nhà quản lý dự án và lãnh đạo cần có quy trình ra quyết định vững chắc. "Thang suy luận" là một trong những quy trình đó. Nó mô tả các bước mà người ra quyết định phải trải qua, từ việc quan sát thực tế đến việc thực hiện hành động.
Công cụ quản lý dự án ClickUp được thiết kế không chỉ để quản lý các công việc/hoạt động, mà còn để đưa ra các quyết định rõ ràng. Từ việc thu thập dữ liệu và trình bày báo cáo đến việc biến các quyết định thành các công việc hành động, ClickUp hỗ trợ các nhà quản lý dự án ở mọi bước trên hành trình.
Đừng chỉ dừng lại ở việc “quản lý”. Hãy tỏa sáng trong các dự án của bạn. Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.