Khi mọi người làm việc theo nhóm, các cuộc họp là điều cần thiết. Nhưng liệu chúng luôn mang lại hiệu quả?
62% các nhà quản lý cấp cao cảm thấy rằng các cuộc họp bỏ lỡ cơ hội để gắn kết nhóm, trong khi 71% cho rằng các cuộc họp không hiệu quả và kém hiệu quả.
Nhưng đừng lo lắng, cuộc họp theo phương pháp vòng tròn sẽ giúp bạn vượt qua những thách thức này.
Trong một cuộc họp theo vòng tròn, mỗi người tham gia cuộc họp đều có cơ hội dẫn dắt cuộc họp. Qua nhiều cuộc họp, mọi người đều có thể đóng góp ý kiến, giúp cuộc thảo luận diễn ra cân bằng và hiệu quả. Điều này khuyến khích sự tham gia và tập trung.
Đọc tiếp để khám phá cách triển khai lập lịch Round Robin, lý do tại sao nó hiệu quả và cách nó có thể giúp các cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả và hợp tác hơn, cả trực tiếp lẫn trực tuyến.
Cuộc họp Round Robin là gì?
Cuộc họp theo phương pháp vòng tròn đảm bảo rằng mỗi người tham gia có cơ hội bình đẳng để dẫn dắt hoặc điều hành cuộc họp. Phương pháp này bao gồm việc luân phiên vai trò lãnh đạo giữa tất cả những người tham dự, đảm bảo rằng không có cá nhân nào chi phối cuộc thảo luận hoặc quá trình ra quyết định.
Điều thú vị là kỹ thuật lập lịch Round Robin có nguồn gốc từ truyền thống hàng hải của Anh. Các thủy thủ muốn nổi loạn sẽ ký tên của mình thành một vòng tròn để không thể xác định được kẻ cầm đầu.
Mặc dù thời thế đã thay đổi, nhưng giá trị vốn có của việc mỗi thành viên trong nhóm đều có quyền sở hữu và tham gia hiệu quả vẫn không thay đổi.
Ngày nay, các cuộc họp trực tuyến là tiêu chuẩn ở nhiều tổ chức. Các tổ chức này có thể áp dụng khung và quy tắc cuộc họp vòng tròn trong các cuộc họp ảo bằng cách tận dụng các công cụ họp trực tuyến và đề xuất các quy tắc ứng xử phù hợp trong cuộc họp ảo cho tất cả người tham dự.
Tại sao các cuộc họp theo vòng tròn lại quan trọng trong cài đặt kinh doanh?
Tóm lại? Bởi vì đây là một hệ thống công bằng. Mọi người đều có cơ hội lãnh đạo. Phân phối cuộc họp theo vòng tròn, tức là chia đều thời gian mà mỗi thành viên trong nhóm được lãnh đạo cuộc họp, có ý nghĩa như sau:
- Cơ hội bình đẳng: Bằng cách phân phối các vai trò lãnh đạo một cách công bằng, phương pháp họp vòng tròn thúc đẩy cảm giác công bằng và hòa nhập giữa các thành viên trong nhóm
- Cải thiện sự tham gia: Khi mọi người đều có cơ hội dẫn dắt, điều này khuyến khích sự tham gia tích cực và chủ động hơn
- Các quan điểm đa dạng: Việc luân phiên lãnh đạo cho phép chia sẻ nhiều quan điểm khác nhau, dẫn đến các quyết định sáng suốt và toàn diện hơn
- Cải thiện sự hợp tác: Chia sẻ trách nhiệm điều hành cuộc họp có thể thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong nhóm
- Quy trình họp hiệu quả: Phân phối theo vòng tròn có thể giúp đơn giản hóa quy trình họp bằng cách đảm bảo mọi người đều có vai trò rõ ràng
Các tính năng chính của cuộc họp Round Robin
Định dạng vòng tròn cung cấp một cách tiếp cận công bằng cho sự hợp tác nhóm. Dưới đây là cách chúng được cấu trúc:
- Chương trình cuộc họp: Một chương trình cuộc họp rõ ràng và ngắn gọn là điều cần thiết để cuộc họp vòng tròn thành công. Chương trình này nêu ra các chủ đề sẽ được thảo luận và phân bổ thời gian cụ thể cho từng chủ đề
- Quy tắc và hướng dẫn: Những quy tắc và hướng dẫn này được thiết lập để đảm bảo phân phối công bằng. Chúng bao gồm hướng dẫn về tham gia, quản lý thời gian và ra quyết định
- Khoảng thời gian dựa trên đại diện: Thời lượng của mỗi khoảng thời gian được quyết định dựa trên số lượng người tham gia hoặc đại diện bán hàng và mức độ phức tạp của các chủ đề
- Phân phối đồng đều: Vai trò lãnh đạo luân phiên giữa tất cả những người tham gia, đảm bảo phân phối trách nhiệm đồng đều
Thời lượng và tần suất của các sự kiện vòng tròn có thể khác nhau tùy thuộc vào kích thước, khối lượng công việc và mục tiêu của nhóm. Tuy nhiên, chúng thường được tổ chức hàng tuần hoặc hai tuần một lần và kéo dài từ 30 phút đến một giờ.
Thông tin thú vị: Thử nghiệm liên phòng thí nghiệm theo vòng tròn bao gồm nhiều nhóm các nhà khoa học độc lập sử dụng các phương pháp và thiết bị khác nhau để thực hiện cùng một thử nghiệm. Các nhóm bán hàng sử dụng quy tắc liên kết vòng tròn để đảm bảo phân phối khách hàng tiềm năng công bằng giữa các nhân viên bán hàng. Từ thế kỷ 19, đã có những cuốn tiểu thuyết vòng tròn, trong đó nhiều tác giả viết các chương của một cuốn tiểu thuyết theo từng vòng.
Các trường hợp sử dụng phổ biến và ví dụ
Vì phương pháp vòng tròn là một cách tiếp cận công bằng để chia sẻ trách nhiệm và lợi ích, nên nó khá phổ biến. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng và ví dụ phổ biến:
1. Lập lịch cho giải đấu thể thao
Trong các giải đấu thể thao, lập lịch trình vòng tròn nghiêm ngặt là thực tiễn tiêu chuẩn để tạo ra một lịch trình công bằng và cân bằng. Hệ thống xác định các trận đấu cho mỗi vòng, đảm bảo rằng mỗi nhóm thi đấu với mỗi nhóm khác một số lần bằng nhau. Điều này ngăn chặn bất kỳ nhóm nào có lợi thế không công bằng.
Ví dụ, như trong nhiều môn thể thao quốc tế, mười quốc gia đã tham gia ICC Cricket World Cup 2023. Trong vòng đấu loại trực tiếp, mỗi nhóm phải đối đầu với tất cả các nhóm còn lại, kết quả là mỗi nhóm phải thi đấu chín trận. Bốn nhóm đứng đầu sau vòng đấu loại trực tiếp sẽ tiến vào bán kết, nơi họ sẽ tranh tài để giành một suất vào chung kết.
2. Trung tâm dịch vụ khách hàng
Chuyển hướng cuộc gọi theo vòng tròn có thể được sử dụng trong các trung tâm dịch vụ khách hàng để tối đa hóa tính sẵn sàng và đảm bảo tất cả khách hàng được phục vụ kịp thời. Khi có cuộc gọi đến, hệ thống sẽ xác định nhân viên nào sẽ xử lý cuộc gọi đó dựa trên lịch trình luân phiên. Điều này giúp cân bằng khối lượng công việc giữa các nhân viên và tránh tình trạng một cá nhân phải làm việc quá sức.
3. Phân công công việc cho nhóm dự án
Trong các nhóm dự án, lập lịch Round Robin có thể được sử dụng để phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Khi luân phiên phân công công việc, hệ thống sẽ xác định thành viên nào trong nhóm chịu trách nhiệm cho từng công việc. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có thể đóng góp công bằng cho dự án. Nó cũng dẫn đến những quan điểm đa dạng và quá trình ra quyết định tốt hơn.
Lợi ích của các cuộc họp Round Robin
Các cuộc họp theo phương pháp Round Robin mang lại cách tiếp cận dân chủ và ngăn chặn sự độc quyền.
Dưới đây là một số lợi ích chính của nó:
- Sự tham gia công bằng: Mọi người đều có tiếng nói, tạo ra cảm giác bao gồm và đoàn kết
- Năng suất được nâng cao: Vai trò và trách nhiệm rõ ràng giúp các cuộc thảo luận tập trung hơn
- Cải thiện quá trình ra quyết định: Các góc nhìn đa dạng góp phần vào việc đưa ra các quyết định có căn cứ
- Tăng sự gắn kết trong nhóm: Lãnh đạo được chia sẻ giúp xây dựng mối quan hệ và niềm tin vững chắc hơn
Cách thiết lập cuộc họp Round Robin
Bạn cảm thấy mệt mỏi với những cuộc họp cũ kỹ theo cách cũ? Hãy thay đổi mọi thứ với ClickUp, một nền tảng năng suất tất cả trong một.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thiết lập sự kiện vòng tròn và tìm hiểu cách các tính năng của ClickUp có thể cải thiện kết quả cuộc họp.
Tính năng Cuộc họp của ClickUp giúp bạn lên lịch cuộc họp, ghi chú, phân công công việc và thông báo cho các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng các bình luận được chỉ định. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh /slash để thực hiện hành động ngay lập tức đối với bất kỳ thứ gì trong bộ ClickUp. Hãy cùng khám phá thêm.
1. Xác định mục đích và mục tiêu
Để bắt đầu, hãy tạo một dự án mới có tiêu đề "[Chủ đề cuộc họp] Cuộc họp theo vòng tròn" trong không gian làm việc ClickUp của bạn. Đây sẽ là trung tâm cho tất cả các công việc và thông tin liên quan đến cuộc họp.
Tiếp theo, các nhiệm vụ riêng cho từng người tham gia sẽ được thiết lập và giao cho từng cá nhân tương ứng bằng Nhiệm vụ ClickUp. Thêm công việc con để mọi người chuẩn bị chủ đề hoặc đóng góp của mình và tham dự cuộc họp.
Để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hãy tạo một tài liệu bằng ClickUp Docs có tiêu đề "[Chủ đề cuộc họp] chương trình cuộc họp vòng tròn". Sử dụng tài liệu này để phác thảo các chủ đề sẽ thảo luận, phân bổ thời gian cho từng người tham gia và thêm bất kỳ ghi chú hoặc tài nguyên liên quan nào bằng tính năng chỉnh sửa cộng tác.
Người điều hành cuộc họp cũng có thể @đề cập đến các thành viên trong nhóm để họ chịu trách nhiệm về ý tưởng của mình.
2. Mời người tham gia và đặt giới hạn thời gian
Để đảm bảo các cuộc họp theo vòng tròn thành công, hãy mời người tham gia và đặt giới hạn thời gian rõ ràng. Người điều hành cuộc họp hoặc quản lý nhóm có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách sử dụng Tích hợp ClickUp với hơn 1000 công cụ bên ngoài.
Sử dụng Tích hợp ClickUp cho:
- Hội nghị truyền hình: Tích hợp ClickUp với các công cụ như Microsoft Teams, Google Meet hoặc Zoom để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp ảo
- Theo dõi thời gian: Tích hợp với các công cụ như Timely, Clockify, Toggl, Timeneye hoặc TMetric để theo dõi chính xác thời gian dành cho các công việc, tự động hóa việc tạo bảng chấm công và thu thập thông tin chi tiết quý giá về hiệu quả cuộc họp
3. Chuẩn bị chương trình và chọn người điều phối
Sử dụng Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp cho việc này. Chuẩn bị chương trình nghị sự, chỉ định người điều hành và quản lý các chi tiết cuộc họp như một chuyên gia. Cho dù đó là cuộc họp đánh giá kinh doanh hàng quý, cuộc họp 1-1 hay lễ sinh nhật của nhóm, mẫu này sẽ giúp các cuộc họp hiệu quả và có mục đích.
Dưới đây là cách sử dụng mẫu này cho việc lập kế hoạch cuộc họp theo phương pháp vòng tròn:
- Chuẩn bị chương trình làm việc: Với Trường Tùy chỉnh, bạn có thể thêm các mục chương trình làm việc cụ thể, phân công trách nhiệm cho từng phần và phác thảo các điểm chính cần thảo luận
- Chỉ định người điều hành: Chỉ định người điều hành cuộc họp bằng trường tùy chỉnh "Lãnh đạo". Tính năng này rất phù hợp để luân phiên người điều hành trong các cuộc họp theo vòng tròn!
ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án vào một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprint, ClickUp là một công cụ năng động để tổ chức các nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị trên toàn công ty.
ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án vào một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprint, ClickUp là một công cụ năng động để tổ chức các nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị toàn bộ công ty.
4. Thiết lập các quy tắc cơ bản và bắt đầu cuộc họp
Trước khi bắt đầu cuộc họp theo vòng tròn, điều quan trọng là phải thiết lập các quy tắc cơ bản. Sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để quản lý công việc một cách trực quan, cài đặt dòng thời gian và giữ mọi người đồng bộ. Dưới đây là tổng quan về những gì nó có thể làm cho bạn:
- Hình dung công việc: Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các công việc, thời hạn và dòng thời gian của dự án
- Lập lại lịch công việc: Dễ dàng điều chỉnh thời lượng và sự phụ thuộc của công việc bằng chức năng kéo và thả
- Đơn giản hóa lập lịch: Thêm và sắp xếp lại các công việc trực tiếp trong lịch để lập lịch linh hoạt
- Chia sẻ và tích hợp: Chia sẻ lịch của bạn với người khác và tích hợp với các lịch bên ngoài để đồng bộ hóa liền mạch
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu ghi chú cuộc họp như Mẫu Cuộc họp ClickUp để quản lý tài liệu cuộc họp, lịch họp, cuộc hội thoại với tính năng trò chuyện tích hợp, nhiệm vụ và thông báo, tất cả ở một nơi.
5. Tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc thảo luận, tóm tắt các điểm chính và theo dõi
ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, cho phép bạn truy cập sức mạnh của AI tạo ra trong không gian làm việc của riêng bạn. Nó có thể hỗ trợ các cuộc họp vòng tròn của bạn thông qua các chức năng sau:
- Tóm tắt: Tóm tắt nhanh chóng và chính xác các ghi chú và tài liệu thành các điểm chính ngắn gọn
- Ghi chép: Ghi chép các cuộc họp video, tiết kiệm thời gian và nỗ lực
- Dịch thuật: Dịch ghi chú cuộc họp sang nhiều ngôn ngữ khác nhau, bao gồm tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha và nhiều ngôn ngữ khác
- Tạo ghi chú: Tạo ghi chú và danh sách kiểm tra trực tiếp trong tính năng Notepad của ClickUp
- Tạo/lập công việc: Tự động chuyển ghi chú cuộc họp thành công việc và công việc con có thể thực hiện được
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Clips để ghi lại và chia sẻ các bản ghi màn hình. Tạo và chia sẻ chương trình họp, cập nhật hoặc thông tin quan trọng với nhóm của bạn. Các clip được nhúng trực tiếp vào các cuộc hội thoại ClickUp, giúp giao tiếp trực quan dễ dàng và giảm thiểu hiểu lầm.
Tiếp theo, Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp là một mẫu có thể tùy chỉnh và linh hoạt, giúp quản lý ghi chú cuộc họp, hiển thị chúng qua các chế độ xem linh hoạt và phân công công việc cho người tham gia thông qua các tính năng quản lý nhiệm vụ.
Bây giờ, chúng ta hãy thảo luận về các chiến lược để tổ chức một cuộc họp Round Robin hiệu quả.
Các chiến lược để tổ chức cuộc họp Round Robin hiệu quả
Các cuộc họp theo vòng tròn, thường được sử dụng với các cuộc họp đứng, rất có giá trị cho giao tiếp cởi mở và hợp tác nhóm.
Để đảm bảo các cuộc họp vòng tròn hiệu quả, hãy thiết lập các hướng dẫn rõ ràng, duy trì bầu không khí tích cực và khuyến khích sự tham gia tích cực. Dưới đây là một số mẹo để các cuộc họp vòng tròn của bạn đạt được mục đích:
1. Chuẩn bị chương trình làm việc
Cuộc họp theo vòng tròn sẽ có lợi ích đáng kể nếu có chương trình nghị sự được chuẩn bị trước. Đây là nơi vai trò điều phối viên luân phiên giữa các thành viên trong nhóm,
Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo chương trình họp. Chương trình họp được chuẩn bị sẵn đảm bảo rằng mỗi cuộc họp đều tuân theo cùng một cấu trúc, bất kể ai là người điều hành.
Chương trình nghị sự phác thảo luồng, các điểm thảo luận và phân bổ thời gian. Sử dụng chương trình nghị sự được soạn sẵn, người điều hành mới hoặc luân phiên có hướng dẫn rõ ràng về cách điều hành cuộc họp.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng Mẫu chương trình họp ClickUp để tạo chương trình họp sẵn có.
Cho dù là chủ trì cuộc họp PTA, cuộc họp nhân viên hay phiên họp ban giám đốc, mẫu này là giải pháp tiết kiệm thời gian cho bạn. Công cụ thân thiện với người dùng này giúp đơn giản hóa việc phác thảo các chủ đề, cài đặt mục tiêu và phân công trách nhiệm.
2. Phương pháp xoay vòng cho các tham gia
Trong cấu trúc cuộc họp vòng tròn, phương pháp luân phiên đảm bảo phân phối cơ hội công bằng cho tất cả người tham gia để lãnh đạo hoặc đóng góp. Hệ thống xác định thứ tự tham gia của người tham gia, thường theo một trình tự định sẵn.
Điểm nổi bật của hệ thống này:
- Nó khuyến khích các quan điểm đa dạng bằng cách luân phiên người dẫn dắt hoặc phát biểu đầu tiên, ngăn chặn suy nghĩ theo nhóm và khuyến khích phạm vi ý tưởng toàn diện hơn
- Bằng cách đảm bảo mỗi thành viên có cơ hội tham gia công bằng, nó giảm thiểu khả năng xảy ra sai lệch
- Nó tránh sự thiên vị hoặc các mẫu hành vi vô thức trong đó cùng một cá nhân luôn dẫn đầu hoặc phát biểu
3. Quản lý thời gian và duy trì các cuộc thảo luận đi đúng hướng
Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả và sự tập trung của các cuộc họp theo vòng tròn. Một chiến lược hiệu quả để đạt được điều này là thông qua tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp.
Nó theo dõi thời gian một cách liền mạch từ mọi thiết bị — máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc thậm chí trình duyệt web của bạn — thông qua phần mở rộng Chrome miễn phí của ClickUp.
Nó cũng đảm bảo bạn luôn tuân thủ lịch trình bằng cách liên kết thời gian bạn theo dõi với các nhiệm vụ cụ thể trong ClickUp. Hệ thống sẽ xác định vị trí của họ khi đến lượt của từng người tham gia trong cuộc họp. Bằng cách này, công cụ theo dõi thời gian này có thể giúp cuộc thảo luận diễn ra đúng tiến độ mà không vượt quá thời gian phân bổ cho bất kỳ người tham gia cuộc họp nào.
Tính năng lọc cũng cho phép bạn sắp xếp thời gian theo dõi theo ngày, trạng thái, ưu tiên, thẻ, v.v. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xem lại thời gian dành cho các cuộc thảo luận khác nhau, đảm bảo tất cả các điểm quan trọng đã được đề cập mà không vượt quá giới hạn thời gian.
4. Xử lý xung đột và đảm bảo giao tiếp trơn tru
Những hiểu lầm hoặc bất đồng có thể làm gián đoạn luồng công việc, do đó, việc có một hệ thống thúc đẩy sự rõ ràng và hợp tác là rất quan trọng. Một chiến lược hiệu quả là sử dụng ClickUp Chat. Với Chat, bạn có thể thảo luận về các công việc trong cùng một bối cảnh mà không cần chuyển sang ứng dụng mới.
Đó chưa phải là tất cả! Bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt các chủ đề trò chuyện, giúp dễ dàng theo dõi những gì đã được nói và đề xuất hoặc tạo nhiệm vụ trực tiếp từ cuộc hội thoại.
Bình luận trở nên không thể thiếu cho các cuộc thảo luận đang diễn ra hoặc giải quyết xung đột cần ý kiến chi tiết hơn. Với Bình luận được chỉ định của ClickUp, bạn có thể đặt câu hỏi và trả lời, nhận phản hồi và theo dõi tiến độ mà không mất tập trung vào công việc đang thực hiện.
Quy tắc và thực tiễn tốt nhất trong cuộc họp Round Robin
Các cuộc họp theo vòng tròn có các quy tắc và thực tiễn tốt nhất cụ thể chi phối chúng:
1. Các quy tắc cần tuân thủ trong cuộc họp
Chúng tôi đã liệt kê một số quy tắc quan trọng mà bạn có thể ghi nhớ khi tổ chức cuộc họp theo phương pháp vòng tròn:
- Duy trì phân phối thời gian phát biểu công bằng — mọi người đều có lượt phát biểu, không ai chiếm lĩnh cuộc hội thoại
- Tuân thủ một chương trình rõ ràng, cho phép người tham gia chuẩn bị ý kiến trước
- Giới hạn thời gian của mỗi người để đặt thời lượng nhằm đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng tiến độ
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở và tôn trọng. Khi đến lượt người khác, hãy tập trung hoàn toàn vào họ
- Tổ chức cuộc họp tiếp theo hoặc thậm chí là cuộc họp tổng kết để xem xét những gì đã thành công, những gì chưa thành công và cách cải thiện các cuộc họp trong tương lai
2. Tránh những sai lầm thường gặp
Trong các cuộc họp vòng tròn, một số lỗi phổ biến có thể làm gián đoạn luồng và làm mất đi mục đích của các cuộc họp này:
- Không tuân thủ lịch trình hoặc cho phép người tham gia đi lệch chủ đề
- Cho phép các ý kiến chủ đạo lấn át các ý kiến ít được nghe thấy
- Quá tập trung vào các vấn đề cá nhân thay vì các giải pháp tổng thể
- Xử lý lượt của mỗi người như một sự kiện riêng biệt
Tìm cách phát triển ý tưởng của người lãnh đạo trước đó. Cho dù là thảo luận về chiến lược hay quản lý khách hàng tiềm năng, việc thúc đẩy hợp tác thay vì giải quyết vấn đề một mình sẽ giúp các cuộc họp hiệu quả và cân bằng hơn.
3. Các kỹ thuật để tương tác với tất cả các thành viên tham gia
Sử dụng Bảng trắng ClickUp như một công cụ tương tác trực quan và động não. Chúng có thể tăng đáng kể sự tham gia và sự nhiệt tình của người tham gia trong các cuộc họp vòng tròn.
Bảng tương tác cho phép các nhóm cộng tác trong thời gian thực, ngay cả khi các thành viên cách nhau hàng ngàn km. Bạn có thể brainstorming hiệu quả, ghi chú và kết hợp những ý tưởng hay nhất thành một tầm nhìn thống nhất.
Cũng nên đọc: 11 mẫu và kỹ thuật động não
4. Theo dõi sau cuộc họp và các mục hành động
Sử dụng Tự động hóa ClickUp để theo dõi sau cuộc họp và các mục hành động có thể giúp giảm bớt khối lượng công việc bằng cách loại bỏ các công việc hành chính tẻ nhạt.
Với Tự động hóa, bạn có thể thiết lập các quy trình tự động quản lý nhắc nhở và phân công công việc, cho phép bạn tập trung vào công việc có ý nghĩa thay vì bị sa lầy vào công việc bận rộn.
Trong ClickUp, các nhiệm vụ bao gồm các trạng thái như 'Đang tiến hành', 'Đang xem xét', 'Đã chấp nhận' hoặc 'Đã từ chối'. Có thể thiết lập tự động hóa để kích hoạt các hành động cụ thể mỗi khi các trạng thái này thay đổi, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo trách nhiệm.
Bạn cũng có thể thiết lập Tự động hóa để quản lý ngày đáo hạn, cho phép ClickUp thay đổi ngày đáo hạn của nhiệm vụ thành một ngày cụ thể hoặc ngày Kích hoạt, đảm bảo theo dõi kịp thời. Sau đó, cấu hình Tự động hóa để di chuyển các nhiệm vụ vào các danh sách khác nhau dựa trên các giai đoạn của dự án, giúp dễ dàng tách các nhiệm vụ khỏi kế hoạch dự án thành các khu vực không gian làm việc riêng biệt.
So sánh với các định dạng cuộc họp khác
Các cuộc họp theo vòng tròn mang đến một cách tiếp cận độc đáo cho sự hợp tác nhóm. Hãy so sánh chúng với các cách tiếp cận khác để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa chúng.
Round-robin so với các cuộc họp truyền thống
Hãy cùng tìm hiểu những điểm khác biệt chính giữa hai kiểu cuộc họp này:
| Tính năng | Cuộc họp theo vòng tròn | Cuộc họp truyền thống |
| Cấu trúc | Cấu trúc chặt chẽ, với thứ tự phát biểu và giới hạn thời gian được xác định trước | Ít cấu trúc hơn, cho phép thảo luận tự nhiên và linh hoạt hơn |
| Tham gia | Đảm bảo sự tham gia bình đẳng của tất cả các thành viên | Có thể bị chi phối bởi một số cá nhân nhất định |
| Hiệu quả | Nói chung, hiệu quả hơn nhờ định dạng có cấu trúc | Có thể kém hiệu quả hơn, đặc biệt nếu cuộc thảo luận đi lệch chủ đề |
| Sự bao quát | Khuyến khích sự đa dạng bằng cách cho mọi người có tiếng nói | Có thể không bao quát hết nếu một số cá nhân chi phối cuộc hội thoại |
| Sáng tạo | Có thể ít thuận lợi cho việc động não sáng tạo do định dạng có cấu trúc | Có thể tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc brainstorming sáng tạo |
| Tính linh hoạt | Ít linh hoạt do cấu trúc đã được xác định trước | Có tính linh hoạt cao, cho phép thay đổi lịch trình một cách linh hoạt và tức thì |
Cuối cùng, việc lựa chọn giữa cuộc họp vòng tròn và cuộc họp truyền thống phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của nhóm bạn.
Cuộc họp theo vòng tròn đặc biệt hiệu quả trong các trường hợp sau:
- Các nhóm phải đối mặt với những cá tính mạnh mẽ hoặc sự tham gia không đồng đều
- Các tình huống mà việc đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe là điều cần thiết
- Các công việc yêu cầu phương pháp có cấu trúc và hiệu quả
Các cuộc họp truyền thống có thể phù hợp hơn với:
- Các nhóm coi trọng sự thảo luận tự nhiên và luồng thông tin miễn phí
- Các phiên brainstorming sáng tạo, nơi cách tiếp cận ít cấu trúc hơn có thể khuyến khích những ý tưởng sáng tạo
- Các tình huống đòi hỏi tính linh hoạt cao và lịch trình có thể cần thay đổi
Cuộc họp vòng tròn và cuộc họp đứng:
Cuộc họp vòng tròn và cuộc họp đứng là các định dạng phổ biến cho sự hợp tác nhóm, mỗi định dạng có những điểm mạnh và điểm yếu riêng.
Hãy cùng khám phá những điểm khác biệt chính giữa hai kiểu cuộc họp này:
| Tính năng | Cuộc họp theo vòng tròn | Cuộc họp đứng |
| Cấu trúc | Có cấu trúc cao, với thứ tự phát biểu và giới hạn thời gian được xác định trước. | Ít cấu trúc hơn, tập trung vào các cập nhật ngắn gọn và thảo luận. |
| Mục đích | Thường được sử dụng để chia sẻ cập nhật, thảo luận về tiến độ và giải quyết các trở ngại. | Thường được sử dụng để kiểm tra hàng ngày, điều phối công việc và xác định các phụ thuộc. |
| Thời lượng | Thời lượng có thể khác nhau, nhưng thường kéo dài hơn các cuộc họp đứng. | Thường giới hạn trong 15-30 phút. |
| Tham gia | Đảm bảo sự tham gia bình đẳng của tất cả các thành viên. | Có thể bị chi phối bởi một số cá nhân nếu không được quản lý hiệu quả. |
| Tập trung | Có thể mở rộng hơn, bao quát nhiều chủ đề khác nhau. | Chủ yếu tập trung vào việc cung cấp các bản cập nhật và xác định các mục hành động. |
| Tính linh hoạt | Ít linh hoạt do cấu trúc đã được xác định trước. | Có tính linh hoạt cao, cho phép thảo luận và điều chỉnh một cách linh hoạt. |
Tóm tắt:
- Cuộc họp theo vòng tròn rất phù hợp cho các nhóm cần đảm bảo mọi ý kiến của mọi người đều được lắng nghe và cho các chủ đề cần thảo luận sâu sắc
- Cuộc họp đứng là lý tưởng cho các nhóm cần kiểm tra hàng ngày, cập nhật nhanh và cách tiếp cận tập trung để phối hợp công việc
Tổ chức các cuộc họp Round Robin như một chuyên gia với ClickUp
Các cuộc họp theo vòng tròn cho phép các nhóm hợp tác hiệu quả bằng cách đảm bảo mọi người đều được lắng nghe ý kiến. Những cuộc họp này thúc đẩy sự đa dạng về quan điểm và dẫn đến các quyết định sáng suốt hơn.
ClickUp hỗ trợ quá trình này bằng cách cung cấp một khung cấu trúc để tiến hành các cuộc họp vòng tròn hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng tạo chương trình làm việc, sử dụng các mẫu miễn phí, phân công công việc, theo dõi tiến độ và hợp tác liền mạch với các thành viên trong nhóm. Bạn còn chần chừ gì nữa?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm những lợi ích này ngay lập tức!