Bạn đang cố gắng quản lý dự án với một tâm trí lộn xộn và những mảnh giấy ghi chú rải rác?
Chúng tôi đã từng trải qua điều đó. Bạn mở laptop, sẵn sàng đối mặt với danh sách việc cần làm… nhưng đột nhiên bạn lại đang sắp xếp bút viết thay vì ưu tiên công việc. 😅
Giới thiệu: Quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal — sự kết hợp hoàn hảo giữa sáng tạo, kiểm soát và sự bình tĩnh. Dù bạn là sinh viên đang lập kế hoạch cho luận văn, freelancer phải xử lý nhiều khách hàng cùng lúc, hay người sáng tạo muốn giữ cho nguồn cảm hứng không bị tuột mất, hệ thống sổ tay Bullet Journal cung cấp một khung làm việc linh hoạt để thực sự hoàn thành công việc (với phong cách) — tất cả trên một trang, nếu đó là cách não bộ của bạn ưa thích.
🧐 Bạn có biết? 88% người thường xuyên ghi chép nhật ký cho biết họ có sự rõ ràng và tập trung tốt hơn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal – cách thức hoạt động, lý do tại sao nó hiệu quả và cách số hóa các phần tốt nhất với ClickUp. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số mẫu miễn phí, sẵn sàng sử dụng để chuyển đổi sổ tay Bullet Journal của bạn từ dạng analog sang kỹ thuật số!
Quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal là gì?
Quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal chính xác như tên gọi của nó: sử dụng một sổ tay Bullet Journal (hay còn gọi là BuJo) để tổ chức các dự án, công việc, dòng thời gian và mục tiêu của bạn.
Ban đầu được Ryder Carroll tạo ra như một hệ thống năng suất tối giản, hệ thống sổ tay Bullet Journal kết hợp cấu trúc và sự sáng tạo để giúp bạn hoàn thành các dự án mọi kích thước một cách rõ ràng.
🧐 Bạn có biết? Sổ tay Bullet Journal ban đầu được thiết kế để giúp bạn quên đi những điều không cần thiết — bằng cách giảm bớt gánh nặng tinh thần và tạo không gian cho não bộ tập trung.
Phương pháp sổ tay Bullet Journal sử dụng các biểu tượng, ghi chú ngắn gọn (gọi là rapid logging) và bố cục linh hoạt để giúp bạn đang theo dõi ý tưởng, việc cần làm, sự kiện và thói quen — tất cả trong một nơi. Nó giống như một trung tâm điều khiển cá nhân cho cuộc sống và công việc của bạn.
Dưới đây là một số thành phần mẫu của quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal:
- Chỉ mục: Một bảng chỉ mục nội dung giúp các trang sổ tay của bạn dễ dàng điều hướng.
- Future Log: Nhìn trước những gì sẽ diễn ra trong những tháng tới.
- Lịch hàng tháng: Chế độ xem về mục tiêu và hạn chót của từng tháng.
- Nhật ký hàng ngày: Nơi lưu trữ các công việc hàng ngày, ghi chú và sự kiện của bạn.
- Bộ sưu tập tùy chỉnh: Kế hoạch dự án, danh sách ý tưởng, lịch nội dung, theo dõi khách hàng — bạn muốn gì cũng có.
Khi được sử dụng đều đặn, hệ thống này có thể cải thiện đáng kể việc quản lý công việc — ngay cả trong các dự án công việc, hạn chót học tập hoặc công việc phụ.
🌼 Nhắc nhở nhỏ: Bạn không cần phải có mọi thứ hoàn hảo để bắt đầu. Dù sổ tay của bạn được phân loại theo màu sắc hay có vết cà phê, bạn đã làm được nhiều hơn bạn nghĩ. Hãy xây dựng một hệ thống phù hợp với cuộc họp hiện tại của bạn — chứ không phải nơi bạn nghĩ mình nên ở.
🧠 Còn những người có ADHD thì sao?
Đúng vậy — sổ tay Bullet Journal có thể là công việc đặc biệt hiệu quả cho những người mắc ADHD. Nó cung cấp một hệ thống trực quan, không áp lực và dễ tùy chỉnh. Bạn có thể ghi chép tự do, giữ mọi thứ trong một nơi và thiết kế nó theo cách phù hợp với bạn. Không có mẫu cứng nhắc. Không có quy tắc. Chỉ có sự rõ ràng.
🧐 Bạn có biết? Bullet journaling thường được khuyến nghị cho những người mắc ADHD nhờ tính chất trực quan, bố cục tùy chỉnh và điểm mục nhập dễ dàng. Nó giúp thể hiện suy nghĩ, giảm bớt áp lực và xây dựng thói quen đều đặn — mà không ép buộc bạn vào một cấu trúc cứng nhắc.
🤓 Vậy… sổ tay quản lý dự án là gì?
Hãy xem nó như một không gian chuyên dụng trong sổ tay của bạn để đang theo dõi chỉ công việc dự án. Điều này có thể bao gồm dòng thời gian, cột mốc, danh sách công việc, rào cản, tài nguyên hoặc thậm chí là những suy ngẫm cá nhân. Bạn có thể tạo ra một bố cục độc đáo cho từng dự án, hoặc sử dụng các khung làm việc lặp lại như bảng Kanban hoặc Phương pháp Alastair (sẽ được đề cập chi tiết hơn bên dưới).
🌼 Hãy nhớ: Sổ tay Bullet Journal không phải về sự hoàn hảo trong năng suất — mà là về việc xây dựng một hệ thống hỗ trợ cách bạn suy nghĩ, cảm nhận và luồng.
Lợi ích của việc sử dụng sổ tay Bullet Journal cho quản lý dự án
Sổ tay Bullet Journal không chỉ là những cuốn sổ xinh xắn với băng dính Washi và tiêu đề đẹp mắt (dù sao thì, không có gì sai nếu sổ của bạn như vậy). Nếu được hoàn thành đúng cách, chúng là công cụ mạnh mẽ cho việc lập kế hoạch, đang theo dõi và phản ánh — đặc biệt là cho các dự án không luôn tuân theo một đường thẳng.
Đây là lý do tại sao chúng là công việc hiệu quả đến vậy:
1. Tính linh hoạt tuyệt đối
Khác với phần mềm quản lý dự án cứng nhắc, sổ tay Bullet Journal cho phép bạn tự xây dựng cấu trúc từ đầu. Cần một kế hoạch nội dung hàng tuần? Một công cụ theo dõi tiến độ cho luận văn? Một không gian brainstorming không gò bó?
Đã xong.
Sổ tay của bạn là một trang giấy trắng — sẵn sàng thích ứng với quy trình làm việc của bạn, chứ không phải ngược lại.
🌼 Lưu ý: Nếu sổ tay của bạn trông lộn xộn, điều đó hoàn toàn bình thường. Sự sáng tạo cũng vậy. Cấu trúc có thể đến sau — bạn đã hoàn thành phần khó nhất: suy nghĩ.
2. Một bộ não sống trên giấy
Bullet journaling thực chất là " bộ não thứ hai " của bạn — đặc biệt hữu ích cho việc quản lý danh sách việc cần làm, theo dõi các mốc thời gian quan trọng, sản phẩm đầu ra và ghi chú mới cho dự án.
Bạn có thể ghi chép ý tưởng, công việc, hạn chót và thậm chí cả những ý tưởng ngẫu nhiên vào lúc 3 giờ sáng — tất cả trong một nơi. Đối với những người sáng tạo, những người có cách suy nghĩ khác biệt hoặc bất kỳ ai ưa thích cảm giác chạm bút và giấy, hệ thống này mang lại cảm giác sự rõ ràng tinh thần mà các công cụ kỹ thuật số đôi khi thiếu sót.
🧐 Bạn có biết? Một nghiên cứu tổ chức năm 2024 cho thấy việc ghi chép nhật ký đã cải thiện hiệu suất công việc được nhận thức lên 22,8% ở hơn 50.000 nhân viên.
3. Kiểm soát hoàn toàn quy trình của bạn
Sổ tay Bullet Journal của bạn có thể chứa toàn bộ quy trình dự án — từ giai đoạn ý tưởng đến khi ra mắt. Tạo dòng thời gian, phác thảo lộ trình sản phẩm tiếp theo, danh sách công việc các đối tác hợp tác hoặc đang theo dõi phản hồi. Muốn phân loại theo màu sắc dựa trên giai đoạn dự án hoặc mức độ ưu tiên? Hãy làm điều đó. Hệ thống này là của bạn để tùy chỉnh.
🧐 Bạn có biết? Trong một phân tích tổng hợp năm 2024, những người thực hành ghi chép biểu đạt đã ghi nhận sự cải thiện 25% về khả năng tập trung trong các công việc nhận thức.
4. Năng suất có ý thức
Khác với các ứng dụng quản lý công việc liên tục thông báo cho bạn mọi lúc, sổ tay Bullet Journal khuyến khích bạn chậm lại. Mỗi trang là một cơ hội để dừng lại, suy ngẫm và lập kế hoạch một cách có chủ đích. Nếu bạn đang cố gắng xây dựng một mối quan hệ ý thức hơn với công việc, sổ tay Bullet Journal có thể hỗ trợ cả năng suất và sức khỏe tinh thần của bạn.
🎉 Thông tin thú vị: Nhiều người sử dụng các kỹ thuật ghi chép như vòng lặp thói quen hoặc xếp chồng thói quen trong sổ tay Bullet Journal để củng cố các thói quen nhất quán và có tác động lớn trên nhiều dự án.
Các phương pháp sổ tay Bullet Journal khóa cho quản lý dự án
Điểm mạnh của việc sử dụng sổ tay Bullet Journal cho quản lý dự án? Bạn có thể kết hợp các phương pháp khác nhau cho đến khi tìm ra hệ thống thực sự phù hợp với cách suy nghĩ của bạn. Không còn phải ép buộc quy trình công việc của mình vào các mẫu phần mềm có sẵn. Hãy cùng tìm hiểu một số phương pháp Bullet Journal phổ biến nhất giúp biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng.
1. Phương pháp Alastair
Hãy xem đây như một biểu đồ Gantt tối giản — trên giấy. Bạn danh sách công việc theo chiều dọc và ngày tháng theo chiều ngang. Sau đó, đánh dấu thời điểm mỗi công việc được lên lịch hoặc hoàn thành. Đây là cách tuyệt vời để hình dung dòng thời gian dự án mà không bị choáng ngợp bởi các bảng tính.
Trường hợp sử dụng: Kế hoạch cho việc ra mắt hoặc các giai đoạn triển khai (như chiến dịch tiếp thị hoặc các giai đoạn của luận văn).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn có cùng một dòng thời gian trực quan dưới dạng kỹ thuật số? Sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp để kéo và thả công việc, điều chỉnh thời hạn và hợp tác theo thời gian thực — mà không cần viết lại bất cứ điều gì.
2. Bảng Kanban
Chia trang của bạn thành các cột như việc cần làm, Đang làm và Đã xong. Sau đó, danh sách công việc dưới mỗi danh mục, cập nhật trạng thái công việc khi công việc tiến triển. Bạn sẽ luôn đồng bộ mà không cần chuyển sang trang mới mỗi khi quy trình làm việc thay đổi.
Đơn giản? Có. Thỏa mãn? Cũng có. Nhìn các công việc di chuyển trên bảng là một trải nghiệm tuyệt vời.
🧐 Bạn có biết? ClickUp cho phép bạn chuyển đổi bình luận thành các công việc có thể thực hiện — vì vậy các ý tưởng và phản hồi của bạn không chỉ nằm đó, mà chúng sẽ được thực hiện.
Trường hợp sử dụng: Quản lý quy trình làm việc sáng tạo, các sprint phát triển, hoặc bất kỳ quy trình đa bước nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể tạo bảng kéo và thả tương tự bằng cách sử dụng chế độ xem bảng (Board View) của ClickUp để quản lý trạng thái dự án một cách dễ dàng.
3. Lịch trình dự án
Vẽ lịch tháng hoặc lịch tuần cho các mốc thời gian dự án của bạn. Bạn có thể đánh dấu các công việc quan trọng, mã màu các khung thời gian và đặt các cột mốc xuyên suốt các tuần. Bạn có thể khối thời gian, thêm các cột mốc có mã màu hoặc đánh dấu các điểm kiểm tra khóa.
Trường hợp sử dụng: Phù hợp cho kế hoạch sự kiện, lịch trình biên tập và dòng thời gian dựa trên mục tiêu.
4. Nhật ký công việc
Một bản ghi chép hàng ngày đơn giản với các dấu gạch đầu dòng (•), ô đánh dấu (☐) hoặc biểu tượng để chỉ định ưu tiên. Bạn có thể chuyển các công việc sang ngày tiếp theo, hủy bỏ chúng hoặc đánh dấu hoàn thành.
Trường hợp sử dụng: Bất kỳ ai đang phải xử lý nhiều tác vụ nhỏ trong một dự án duy nhất hoặc nhiều dự án khác nhau.
5. Bộ sưu tập tùy chỉnh
Đây là các trang cá nhân hóa của bạn: bảng điều khiển dự án, công cụ theo dõi phản hồi, khung nội dung, thậm chí cả nhật ký tâm trạng nếu các dự án sáng tạo của bạn gây áp lực cảm xúc (chúng tôi hiểu điều đó).
Trường hợp sử dụng: Tổ chức dự án cụ thể không phù hợp với các mô hình truyền thống.
📮 ClickUp Insight: 63% số người tham gia khảo sát của chúng tôi xếp hạng mục tiêu cá nhân theo mức độ cấp bách và quan trọng — nhưng chỉ 25% tổ chức chúng theo khung thời gian.
Ý nghĩa? Bạn biết điều gì quan trọng, nhưng không nhất thiết biết khi nào. ⏳
ClickUp Goals, được hỗ trợ bởi trợ lý AI ClickUp Brain, mang lại sự rõ ràng cho quá trình này. Nó giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được và có thời hạn. ClickUp Brain cung cấp các đề xuất thông minh về dòng thời gian và giúp bạn duy trì tiến độ với các cập nhật tiến độ theo thời gian thực và thay đổi trạng thái tự động khi hoàn thành các công việc.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng báo cáo tăng gấp đôi năng suất sau khi chuyển sang ClickUp
Thách thức của quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal
Chúng tôi yêu thích phương pháp sổ tay Bullet Journal. Những cây bút, những trang sổ, và khoảnh khắc “Ahh, đầu óc tôi cảm thấy gọn gàng” sau một phiên kế hoạch tốt. Nhưng hãy thực tế — giấy có giới hạn của nó, đặc biệt khi bạn đang quản lý các dự án phức tạp hoặc hợp tác với người khác.
Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải trên hành trình sử dụng sổ tay Bullet Journal:
1. Tất cả đều do bạn — đúng nghĩa đen.
Bullet journal là một công việc cá nhân. Không có tính năng đồng bộ tự động, không có thông báo, không có khả năng hiển thị cho nhóm. Nếu bạn cần chia sẻ kế hoạch dự án hoặc giao công việc… bạn sẽ phải photocopy trang hoặc chụp ảnh bàn làm việc ở góc kỳ lạ để gửi qua trò chuyện.
Dịch: Nó rất phù hợp cho các quy trình làm việc cá nhân, nhưng không lý tưởng cho hợp tác nhóm.
2. Các công việc lặp đi lặp lại trở nên, ừm, lặp đi lặp lại
Vẽ lại cùng một bố cục tuần này qua tuần khác? Viết lại các công việc lặp lại mỗi Monday? Điều này có thể mang lại cảm giác thư giãn cho một số người — nhưng lại tốn thời gian cho những người khác.
3. Không gian giới hạn, khả năng mở rộng giới hạn
Dự án luôn thay đổi. Bạn bắt đầu một dự án mới, thêm các phụ thuộc công việc mới, và đột nhiên bố cục sổ tay giấy của bạn không thể theo kịp. Đôi khi nổ tung. Và đột nhiên, công cụ theo dõi nhỏ xinh cho chiến dịch ra mắt ba bước của bạn nay có sáu thành viên nhóm, năm phụ thuộc và 12 tác vụ con… và không còn chỗ trống trên trang lưới chấm nhỏ bé của bạn.
Khi bạn cần lịch sử phiên bản, tệp đính kèm hoặc các việc con lồng nhau, giấy tờ có thể bắt đầu cảm thấy như một chiếc áo khoác bó sát.
4. Không có hàm tìm kiếm (trừ khi bạn tính việc lật trang)
Đúng vậy, bạn có thể số trang và tạo chỉ mục. Nhưng hãy thành thật mà nói—việc tìm kiếm “ghi chú đó từ tháng trước về phản hồi của khách hàng” có thể giống như đào bới trong một hộp thời gian.
🚀 Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách mang những ưu điểm tốt nhất của sổ tay Bullet Journal vào không gian kỹ thuật số — mà không làm mất đi sự tự do sáng tạo mà bạn yêu thích.
📓 So sánh trực tiếp giữa phương pháp analog và digital trong quản lý năng suất
Khám phá cách kế hoạch truyền thống có cuộc họp với quản lý quy trình làm việc hiện đại!
Bên trái: Một trang sổ tay Bullet Journal (BuJo) chi tiết phong phú, hoàn thành với ghi chú viết tay, các điểm nhấn màu sắc, ghi chú dán và những nét vẽ sáng tạo — thể hiện sự linh hoạt và nét cá nhân của phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Bên phải: Chế độ xem Bảng ClickUp, với tính năng các công việc kỹ thuật số được tổ chức gọn gàng, thẻ, tệp đính kèm, bình luận và hợp tác thời gian thực — minh họa sức mạnh của công cụ kỹ thuật số cho năng suất, hợp tác nhóm và khả năng mở rộng.
Tại sao điều này quan trọng: Xem cách các bố cục BuJo yêu thích của bạn có thể được tái tạo và nâng cấp trong ClickUp. Khám phá lợi ích của việc số hóa: khả năng tìm kiếm, tích hợp, thông báo và hợp tác. Hãy lấy cảm hứng để kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai thế giới cho quy trình làm việc của bạn!
Sử dụng hình ảnh này làm tài liệu tham khảo cho quá trình onboarding, đào tạo hoặc thảo luận nhóm về việc nâng cấp bộ công cụ năng suất của bạn.
Sử dụng hình ảnh này làm tài liệu tham khảo cho quá trình onboarding, đào tạo hoặc thảo luận nhóm về việc nâng cấp bộ công cụ năng suất của bạn.
📖 Đọc thêm: Nếu bạn tò mò về cách thức này có thể được thực hiện trên nền tảng số, hãy tham khảo các ứng dụng sổ tay số này giúp kết hợp sự kiểm soát sáng tạo với cấu trúc có thể tìm kiếm.
Cách số hóa quản lý dự án sổ tay Bullet Journal với ClickUp
Nếu bạn đã sử dụng sổ tay Bullet Journal để quản lý dự án, bạn đã hiểu rõ sức mạnh của việc ghi chép bằng tay. Nó mang lại trật tự cho sự hỗn loạn, giữ cho ý tưởng của bạn luôn di chuyển và giúp bạn duy trì sự tập trung mà không làm gián đoạn nhịp độ làm việc.
Nếu bạn đang ở đây, có lẽ bạn đã trải qua khoảnh khắc mà mọi người dùng sổ tay truyền thống đều gặp phải—khi bút và giấy không thể theo kịp.
“Tôi yêu hệ thống của mình, nhưng nó đang trở nên khó mở rộng.”
Có thể nhóm của bạn đang phát triển. Có thể các dự án của bạn đang trở nên phức tạp hơn. Hoặc có thể bạn đã chán ngấy việc viết lại cùng một bố cục hàng tuần — hoặc phải đi tìm mảnh giấy ghi chú dính có nhắc nhở quan trọng.
Đây là nơi các công cụ kỹ thuật số không còn thay thế sổ tay của bạn — mà bắt đầu mở rộng nó — Lưới chấm. Bảng điều khiển kỹ thuật số. Sự rõ ràng tuyệt đối.
🌼 Nhớ rằng: Chuyển hệ thống BuJo của bạn sang ClickUp không phải là từ bỏ — mà là phát triển (theo cách tốt nhất).
Khi bạn đang phải đối mặt với nhiều hạn chót, hợp tác giữa các nhóm hoặc đơn giản là cần một hệ thống đáng tin cậy, điều quan trọng không phải là từ bỏ quy trình của bạn. Đó là việc phát triển hệ thống của bạn, không phải bỏ rơi nó.
Dưới đây là cách chuyển từ giấy sang kỹ thuật số một cách phù hợp với quy trình của bạn — đồng thời mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát, hiển thị, và luồng hơn.
Bước 1: Kiểm tra thói quen sử dụng sổ tay Bullet Journal của bạn
Trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào, hãy đánh giá những gì thực sự là công việc cho bạn.
🧠 Hãy tự hỏi mình:
- Những trang hoặc bố cục nào tôi sử dụng nhiều nhất? (Nhật ký hàng ngày, Kanban, bảng theo dõi, v.v.)
- Tôi thường lập kế hoạch theo ngày, theo tuần hay theo dự án?
- Tôi thường phải viết lại điều gì? Tôi thường quên điều gì?
- Tôi nên đang theo dõi công việc và công việc cá nhân cùng nhau hay tách biệt?
- Hệ thống của tôi bắt đầu gặp vấn đề ở đâu?
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mở sổ tay hiện tại của bạn và xem lại một tuần. Bạn đã dành thời gian để chỉnh sửa ở đâu? Điều gì đã bị bỏ sót? Điều gì cảm thấy dễ dàng?
🎯 Mục tiêu của bạn ở đây không phải là sao chép mọi thứ — mà là chuyển đổi có chủ đích những phần của hệ thống giúp bạn hiệu quả nhất.
Bước 2: Xây dựng lại cấu trúc BuJo của bạn trong ClickUp
Thay vì ép buộc quy trình làm việc của bạn vào mẫu của người khác, ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, cho phép bạn tùy chỉnh không gian làm việc của mình chính xác như sổ tay Bullet Journal — với các công cụ kỹ thuật số tương ứng với các trang sổ tay của bạn.
Dù bạn đang chuyển một bố cục dự án sang trực tuyến hay tổ chức nhiều dự án công việc trong một nơi, các chế độ xem linh hoạt của ClickUp hỗ trợ cách thức hoạt động của bộ não bạn.
Bạn có thể kéo và thả công việc, đang theo dõi trạng thái công việc và điều chỉnh dòng thời gian mà không cần chuyển sang trang mới mỗi tuần.
🧱 Danh sách việc cần làm → Sử dụng Xem dạng danh sách
Hoàn hảo cho nhật ký nhanh, danh sách kiểm tra hàng tuần hoặc phân tích công việc. Lọc theo ngày đáo hạn, thẻ hoặc ưu tiên — giống như các biểu tượng bullet của riêng bạn, nhưng có thể tìm kiếm và sắp xếp.
🎉 Thông tin thú vị: Hành động gạch bỏ một công việc (đúng vậy, ngay cả khi làm điều đó một cách kỹ thuật số) kích hoạt sự giải phóng dopamine trong não bộ của bạn — cảm giác thỏa mãn tức thì!
🏗️ Bảng Kanban → Sử dụng Chế độ xem bảng
Theo dõi các giai đoạn dự án hoặc hệ thống cá nhân như quy trình nội dung, quy trình làm việc với khách hàng hoặc bài tập lớp học. Giống như việc di chuyển các ghi chú dán trong sổ tay của bạn — nhưng những ghi chú này được cập nhật theo thời gian thực.
🧐 Bạn có biết? Bạn có thể kéo các công việc giữa các chế độ xem trong ClickUp (ví dụ: từ Lịch sang Bảng) mà không làm thay đổi cấu trúc của chúng — giống như chuyển sang một trang mới mà không cần viết lại bất cứ điều gì.
📅 Nhật ký hàng tháng hoặc hàng tuần → Sử dụng Lịch
Lập kế hoạch dòng thời gian, hạn chót và thói quen một cách trực quan. Bạn có thể kéo và thả công việc hoặc thu nhỏ để xem tháng của bạn diễn ra như thế nào. Lý tưởng cho những người suy nghĩ trực quan.
📓 Các trang tùy chỉnh (bộ sưu tập, mục tiêu, bản đồ tư duy) → Sử dụng Docs, Mind Maps và Bảng trắng
ClickUp Tài liệu = Sổ tay vô tận của bạn
Sử dụng nó để phác thảo dự án, ghi chú cuộc họp, hoặc thậm chí tạo bảng theo dõi thói quen. Thêm công việc, tiêu đề lớn, dấu trang — hoặc nhúng bất kỳ thứ gì giúp cấu trúc của bạn trở nên sống động.
ClickUp Bản đồ Tư duy = Ý tưởng của bạn, được sắp xếp gọn gàngVẽ sơ đồ cấu trúc dự án, kết nối ý tưởng một cách trực quan hoặc kế hoạch quy trình làm việc với tính năng kéo và thả dễ dàng. Hoàn hảo khi ý tưởng của bạn cần không gian để phát triển — và vẫn giữ được sự logic.
ClickUp Bảng trắng = Nơi sáng tạo ý tưởng của bạn
Phác thảo chiến lược, thêm công việc và biến sự lộn xộn của các ghi chú dán thành các bước tiếp theo rõ ràng. Đây là nơi tư duy miễn phí gặp gỡ việc cần làm tập trung — tất cả trong một không gian hợp tác duy nhất.
🎉 Thông tin thú vị: ClickUp Tài liệu tự động lưu mỗi giây, vì vậy bạn sẽ không bao giờ mất đi những ý tưởng sáng tạo đột phá của mình nữa.
📊 Nắm bắt tổng quan → Tạo bảng điều khiểnTrong sổ tay của bạn, bạn có thể vẽ một biểu đồ đang theo dõi tiến độ. Trong ClickUp, hãy tạo các bảng điều khiển trực tiếp để theo dõi trạng thái hoàn thành, công việc quá hạn, khối lượng công việc của nhóm hoặc các cột mốc quan trọng của dự án một cách tự động.
💡 Mỗi trang trong sổ tay Bullet Journal của bạn sẽ trở thành một View, tài liệu hoặc bảng điều khiển kỹ thuật số — được tùy chỉnh theo cách công việc của não bộ bạn, nhưng không có giới hạn trang nào.
Bước 3: Cài đặt các công việc lặp lại để tránh phải làm lại liên tục.
Trong sổ tay, bạn viết lại thiết lập hàng tuần của mình. Bạn liệt kê lại thói quen. Bạn tự tay xây dựng các thói quen.
Trên nền tảng số, tính năng Nhiệm vụ Lặp lại của ClickUp sẽ tự động thực hiện công việc đó cho bạn — mà không làm mất đi hiển thị hay kiểm soát.
🔁 Bạn có thể:
- Đặt công việc lặp lại vào các ngày cố định (ví dụ: mỗi Monday)
- Tạo các công việc con dạng danh sách kiểm tra lặp lại bên trong công việc chính của bạn.
- Cấu hình công việc để tự động tạo lại sau khi hoàn thành (lý tưởng cho việc duy trì thói quen hoặc đánh giá định kỳ)
📝 Ví dụ: Trong sổ tay của bạn, mỗi Monday bạn:
- Lập kế hoạch cho mục tiêu hàng tuần của bạn
- Xem lại tuần trước
- Tổ chức các cuộc họp với khách hàng cho tuần này
Thay vào đó, hãy tạo một công việc lặp lại có tên “Weekly Reset” trong ClickUp với ba công việc con đã được tích hợp sẵn. Bạn có thể giao công việc, gắn thẻ, liên kết tài liệu với chi tiết dự án — và tập trung vào công việc quan trọng tiếp theo thay vì phải viết lại cùng một nội dung mỗi Monday.
💡 Các quy trình lặp lại giúp duy trì thói quen của bạn đồng thời giảm bớt sự lặp lại. Đây là sự kết hợp hoàn hảo giữa sự tỉnh thức của Bullet Journal và năng suất hiện đại.
Bước 4: Thay thế sổ ghi chép tương lai bằng các nhắc nhở và tự động hóa.
Trong phiên bản analog, sổ ghi chép tương lai của bạn là kho lưu trữ ký ức. Nhưng nếu bạn quên xem, nó sẽ không giúp ích gì.
Trong ClickUp, Nhắc nhở và Tự động hóa tích cực đưa hệ thống của bạn đến với bạn.
⏰ Bạn có thể:
- Đặt nhắc nhở cá nhân hoặc cho nhóm với ngữ cảnh (không chỉ là một "ping")
- Gắn nhắc nhở vào công việc, bình luận hoặc tài liệu.
- Tự động hóa tạo/lập công việc khi ngày tháng thay đổi hoặc trạng thái thay đổi.
🧠 Ví dụ thực tế: Giả sử bạn luôn theo dõi khách hàng sau khi tạo một công việc mới hoặc gửi đề xuất. Thay vì ghi “theo dõi” vào sổ tay, bạn có thể tự động hóa một nhiệm vụ ClickUp để tạo thông báo hoặc nhắc nhở chính xác 3 ngày sau đó — đã được giao, gắn thẻ và sẵn sàng gửi đi.
💡 Đây là phương pháp sổ tay Bullet Journal với trợ lý tích hợp – một trợ lý không bao giờ quên.
📮 ClickUp Insight: 26% người lao động cho biết cách tốt nhất để họ thư giãn là đắm mình vào sở thích hoặc tập luyện, trong khi 22% sử dụng các thói quen cuối ngày như tắt laptop vào một thời điểm cố định hoặc thay quần áo khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, 30% vẫn cảm thấy khó khăn trong việc tách biệt tâm trí khỏi công việc!
Nhắc nhở ClickUp giúp củng cố thói quen lành mạnh. Cài đặt cảnh báo tổng kết cuối ngày, tự động cập nhật cho nhóm về các công việc đã hoàn thành thông qua AI standups, và sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp, để kiểm tra các công việc hàng ngày, giúp bạn luôn nắm bắt các công việc quan trọng nhất. 💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ ClickUp Automations — dẫn đến tăng 12% hiệu suất công việc.
Bước 5: Biến những ý tưởng rời rạc thành kết quả có cấu trúc với ClickUp AI
Sổ tay được thiết kế để lộn xộn. Đó chính là nơi sáng tạo nảy sinh. Nhưng làm sao để biến sự lộn xộn đó thành năng suất? Đó chính là nơi大多数人停滞不前。
ClickUp AI giúp lấp đầy khoảng trống đó.
Bạn có thể:
- Ghi chú ý tưởng ban đầu và biến chúng thành danh sách công việc hoặc khung sườn dự án.
- Tổng hợp các phiên brainstorming thành các bước tiếp theo.
- Sắp xếp những ý tưởng lộn xộn thành kế hoạch, mẫu hoặc quy trình tiêu chuẩn (SOP).
✨ Ví dụ: Bạn nhập năm trang phản hồi và ý tưởng sản phẩm vào một tài liệu ClickUp. Chỉ với một cú nhấp chuột, AI sẽ chuyển đổi nó thành danh sách ưu tiên tính năng và phân công các hành động theo dõi cho các thành viên phù hợp trong nhóm.
💡 Ý tưởng của bạn vẫn là của bạn — nhưng giờ đây chúng đã sẵn sàng để thực hiện.
🧐 Bạn có biết? Bạn có thể sử dụng AI trong ClickUp để tự động tóm tắt ghi chú, lập kế hoạch dự án mới hoặc sắp xếp lại ý tưởng lộn xộn thành một cấu trúc đẹp mắt.
Bước 6: Theo dõi tiến độ tổng thể mà giấy tờ không thể xử lý
Sổ tay Bullet Journal giúp bạn tập trung vào hôm nay. Nhưng còn những việc khác thì sao?
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn một nơi duy nhất để theo dõi:
- Trạng thái dự án trên nhiều dòng thời gian
- Khối lượng công việc của nhóm và các điểm nghẽn
- Tiến độ hướng tới OKRs, cột mốc của khách hàng hoặc kế hoạch ra mắt.
📈 Thay vì vẽ lại thanh tiến độ, bạn sẽ thấy dữ liệu trực tiếp — và có thể hành động ngay lập tức.
Và vì bạn có thể nhúng ClickUp Tài liệu, Mục tiêu và thậm chí cả các cuộc hội thoại vào Bảng điều khiển của mình, nó không chỉ là một bản tóm tắt — mà là trung tâm điều khiển cá nhân của bạn.
🎉 Thông tin thú vị: ClickUp không đánh giá những ghi chú lộn xộn, danh sách chưa hoàn thành hoặc tên công việc mang tính cảm xúc của bạn (👀 “sửa chữa cuộc đời tôi NGAY HÔM NAY”).
Bước 7: Sử dụng các mẫu năng suất của ClickUp
Sẵn sàng biến sổ tay Bullet Journal của bạn thành hiện thực — mà không cần giấy, lộn xộn hay mất mát các mảnh giấy ghi chú?
Mẫu Năng Suất Cá Nhân ClickUp giúp bạn làm điều đó. Nó được thiết kế để mang lại cảm giác như cuốn sổ tay yêu thích của bạn — nhưng thông minh hơn, linh hoạt hơn và được tối ưu hóa cho cách hoạt động của bộ não bạn.
Dưới đây là cách nó hoạt động trong thực tế:
📝 Ghi chép suy nghĩ của bạn trong ClickUp Tài liệu
Sử dụng Journal tài liệu để ghi chép suy ngẫm hàng ngày, danh sách biết ơn hoặc những ý tưởng đáng nhớ. Cấu trúc tài liệu cho phép bạn tạo các trang con hàng tháng và thậm chí chuyển đổi văn bản thành nhiệm vụ ClickUp chỉ với một cú nhấp chuột.
✨ Tại sao nó là công việc:
- Các trang con hàng tháng để giữ mọi thứ gọn gàng
- Chọn văn bản để tạo công việc ngay lập tức
- Một không gian yên tĩnh, không bị xao nhãng để suy ngẫm, lập kế hoạch hoặc ghi chép ý tưởng.
- Tuyệt vời cho việc ghi chép lòng biết ơn, cài đặt mục tiêu và đang theo dõi suy nghĩ.
- ClickUp AI có thể giúp bạn tóm tắt, nhận diện xu hướng và tổng hợp ý tưởng của bạn.
🧠 Theo dõi quá trình học tập và dự án với chế độ xem bảng
Dù bạn đang theo dõi sách cần đọc, khóa học cần hoàn thành hay podcast cần nghe, chế độ xem To Learn Board View giúp mọi thứ trở nên trực quan và dễ quản lý. Di chuyển các mục qua các trạng thái như Chưa bắt đầu, Đang tiến hành và Hoàn thành — giống như những mẩu giấy ghi chú kỹ thuật số luôn ở đúng vị trí bạn để lại.
📌 Tại sao nó là công việc:
- Bố cục Kanban gọn gàng dành cho người học bằng hình ảnh
- Mỗi thẻ bao gồm các liên kết, tài nguyên và ghi chú.
- Sử dụng cờ và thẻ để ưu tiên theo loại hoặc mức độ khẩn cấp.
- Giữ cho mục tiêu học tập của bạn trở nên khả thi và có tổ chức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu với chỉ hai không gian chính — Journal và To Learn. Khi đã vào luồng, hãy mở rộng để thêm đang theo dõi mục tiêu, nhật ký thói quen hoặc thậm chí một bảng tầm nhìn!
🎯 Đây là cách Matt Ragland đưa hệ thống sổ tay Bullet Journal của mình vào ClickUp – giữ nguyên cấu trúc mà anh yêu thích, kết hợp với tính linh hoạt và các tính năng của công cụ số.
Mẹo và ý tưởng quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal
Dù bạn thuộc nhóm truyền thống, nhóm kỹ thuật số hay nằm ở đâu đó giữa hai nhóm, một điều chắc chắn là—sổ tay Bullet Journal chỉ thực sự hiệu quả khi nó thực sự hỗ trợ cách bạn suy nghĩ và công việc.
Thay vì chỉ đưa ra những ý tưởng chung chung như “sử dụng lịch” hay “phân loại công việc bằng màu sắc” (thật nhàm chán), đây là những cách chiến lược và suy nghĩ kỹ lưỡng để nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn — kèm theo cách bạn có thể áp dụng từng cách đó trong ClickUp.
Tạo bản phác thảo tổng thể cho dự án (sau đó tổ chức lại sau)
Bắt đầu bằng cách ghi lại tất cả ý tưởng của bạn — danh sách công việc, các rào cản tiềm ẩn, mục tiêu tổng thể — vào một không gian duy nhất. Đừng lọc hoặc sắp xếp ngay lúc này. Chỉ cần ghi lại.
Trong sổ tay: Sử dụng một trang trống có tiêu đề “Project Brain” và liệt kê mọi ý tưởng đang xoay quanh trong đầu bạn.
Trong ClickUp: Mở một tài liệu ClickUp có tiêu đề “Tên Dự Án: Brain Dump”. Ghi chép tự do. Ghi lại mọi việc cần làm, trạng thái tác vụ hoặc ý tưởng cho dự án mới. Sau đó, khi sẵn sàng, chuyển bất kỳ dòng nào thành tác vụ chỉ với một cú nhấp chuột, và sắp xếp theo ưu tiên, người được giao hoặc dòng thời gian.
💡 Điều này giúp ý tưởng và thực thi được kết nối chặt chẽ — và giúp bạn tránh phải gõ lại những ý tưởng hay nhất của mình.
📖 Đọc thêm: Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu brainstorming trong ClickUp nếu muốn bắt đầu nhanh chóng quá trình phát triển ý tưởng dự án.
2. Tạo nhật ký hàng tuần linh hoạt để theo dõi tiến độ ngắn hạn.
Người sử dụng sổ tay Bullet Journal thường dựa vào nhật ký hàng tuần để quản lý sự tập trung ngắn hạn — nhưng việc viết lại cùng một cấu trúc hàng tuần có thể trở thành một công việc nhàm chán.
Trong sổ tay: Thiết lập bố cục ngang 7 ngày và liệt kê các công việc dưới mỗi ngày, kèm theo biểu tượng để đánh dấu mức độ ưu tiên và hoàn thành.
Trong ClickUp: Sử dụng chế độ xem Xem dạng danh sách được phân nhóm theo Ngày đáo hạn. Bạn sẽ thấy kế hoạch tuần của mình được hiển thị động — và khác với giấy, bạn có thể:
- Kéo các công việc giữa các ngày
- Lọc theo ưu tiên hoặc người được giao nhiệm vụ
- Gập các công việc đã hoàn thành
Muốn có một thiết lập gọn gàng hơn? Tạo danh sách thông minh “This Week” bằng cách sử dụng bộ lọc để ClickUp tự động hiển thị chỉ các công việc của tuần này — không cần thiết lập thêm.
3. Xác định thành công thông qua lập kế hoạch dựa trên kết quả
Quá nhiều sổ tay (và công cụ kỹ thuật số) tập trung vào việc cần hoàn thành, chứ không phải những gì cần đạt được.
Trong sổ tay: Hãy thử cài đặt một trang với cột “Thành công trông như thế nào” cho mỗi dự án.
Trong ClickUp: Sử dụng ClickUp Goals để tạo ra các mục tiêu có thể đo lường được liên kết với các công việc.
Ví dụ:
- Dự án: Ra mắt trang web
- Mục tiêu: Đạt được 5 khách hàng đăng ký trong Tuần 1
- Mục tiêu: Hoàn thành tất cả các công việc phát triển giai đoạn 2 trước ngày 10 tháng 6.
Bạn có thể đang theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu dựa trên các công việc đã hoàn thành, số cột mốc hoặc cập nhật thủ công.
💡 Điều này đảm bảo nhóm (và trí óc) của bạn luôn đồng nhất về kết quả, không chỉ là việc đánh dấu hoàn thành.
4. Xây dựng công cụ theo dõi hệ thống lặp lại
Từ việc tạo/lập nội dung đến việc onboarding khách hàng, nhiều dự án liên quan đến các quy trình lặp lại. Đừng bắt đầu từ đầu mỗi lần.
Trong sổ tay: Bạn có thể tạo một trang “Hệ thống” với các danh sách kiểm tra mẫu.
Trong ClickUp: Sử dụng Mẫu + Nhiệm vụ lặp lại cùng nhau. Ví dụ:
- Tạo mẫu công việc “Danh sách kiểm tra xuất bản podcast”
- Cài đặt lịch lặp lại vào mỗi thứ Tư.
- Giao các công việc con như: Ghi chép → Chỉnh sửa → Chuyển đổi thành văn bản → Lên lịch → Quảng bá
Giờ đây, thay vì vẽ lại các bước, toàn bộ quy trình làm việc sẽ xuất hiện lại, giống như một công cụ theo dõi thói quen kỹ thuật số.
5. Duy trì trang phản ánh trực quan
Dự án không chỉ cần đang theo dõi công việc — chúng còn cần sự phản ánh.
Lưu ý đến động lực, sự cản trở và những gì cần điều chỉnh nhẹ nhàng.
Trong sổ tay: Dành một trang để ghi chú, phác thảo hoặc ghi lại thành tựu mỗi tuần hoặc sau các cột mốc quan trọng của dự án.
Trong ClickUp: Tạo một trang riêng trên ClickUp Docs trong mỗi thư mục dự án với tiêu đề “Reflections”. Thêm vào:
- Những bài học kinh nghiệm
- Phản hồi từ khách hàng
- Thành công và rào cản
- Ghi chú retro
Hoặc tốt hơn nữa — ghi lại một đoạn chia sẻ màn hình nhanh về ý tưởng của bạn bằng ClickUp Clips , sau đó nhúng nó vào tài liệu hoặc bảng điều khiển của bạn.
Sử dụng ClickUp tài liệu để phản ánh về những thành công, rào cản hoặc tiến độ. Nếu bạn mới bắt đầu với các thực hành phản ánh, hướng dẫn này về việc ghi chép để tăng năng suất có thể giúp bạn.
🧐 Bạn có biết? 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi lập kế hoạch chi tiết như một phần của quy trình đặt mục tiêu. Tuy nhiên, một con số đáng ngạc nhiên là 50% đang theo dõi những kế hoạch đó bằng các công cụ chuyên dụng. 👀
Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi mục tiêu thành các công việc có thể thực hiện được, giúp bạn chinh phục chúng từng bước một. Ngoài ra, các bảng điều khiển không cần mã (no-code Dashboards) của chúng tôi cung cấp các biểu diễn trực quan rõ ràng về tiến độ của bạn, thể hiện sự tiến bộ của bạn và mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát và hiển thị hơn về công việc của mình. Bởi vì “hy vọng mọi thứ sẽ tốt đẹp” không phải là một chiến lược đáng tin cậy.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể xử lý ~10% công việc nhiều hơn mà không bị quá tải.
6. Sử dụng mã màu để ưu tiên các dự án một cách trực quan.
Trong phương pháp sổ tay Bullet Journal, các ghi chú được mã màu thường được sử dụng để phân biệt các danh mục — công việc, cá nhân, quản trị viên, sáng tạo. Điều này giúp giảm bớt mệt mỏi khi đưa ra quyết định và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tình hình.
Trong sổ tay: Bạn có thể sử dụng bút highlight, nhãn dán hoặc bút có màu sắc để phân loại các loại công việc hoặc giai đoạn dự án.
Trong ClickUp: Sử dụng Thẻ tùy chỉnh hoặc Nhãn màu để tổ chức không gian làm việc của bạn một cách trực quan.
Ví dụ:
- 🔴 Đỏ = Cấp bách
- 🔵 Xanh dương = Công việc của khách hàng
- 🟢 Xanh lá cây = Dự án nội bộ
- 🟡 Vàng = Đang chờ phản hồi
💡 Bạn thậm chí có thể tạo Bảng điều khiển hoặc Các chế độ xem lọc dựa trên thẻ màu — ví dụ: “Chỉ hiển thị các công việc có thẻ màu đỏ (cấp bách) trong tuần này” hoặc “Chỉ hiển thị các công việc sáng tạo.”
Muốn nâng cao hơn nữa? Kết hợp mã màu với Trường Tùy chỉnh để thêm ý nghĩa hơn nữa — như các danh mục ngân sách, giai đoạn phê duyệt hoặc mức độ nỗ lực.
7. Theo dõi thói quen, hành vi và mục tiêu cá nhân
Sổ tay thường bao gồm các công cụ theo dõi thói quen, nhật ký tâm trạng hoặc các trang về sức khỏe. Những công cụ này không chỉ là "điều nên có" — chúng giúp bạn quản lý khía cạnh cảm xúc của năng suất.
Trong sổ tay: Bạn có thể tạo một bảng lưới, trong đó mỗi hàng là một thói quen và mỗi cột là một ngày.
Trong ClickUp: Sử dụng Tự động hóa và Mục tiêu để xây dựng thói quen bền vững, và Tài liệu để phản ánh có chủ đích.
Ví dụ:
- Đặt mục tiêu cho thói quen của bạn (ví dụ: “Viết nhật ký 5 lần một tuần”) và chia nhỏ thành các mục tiêu hàng tuần nhỏ hơn.
- Thêm tự động hóa để đánh dấu công việc hoàn thành hoặc gửi nhắc nhở khi bạn bỏ lỡ một ngày.
- Tạo một tài liệu cá nhân có tiêu đề “Weekly Wins” và thêm một mục nhập mới mỗi thứ Sáu — rất hữu ích cho việc phản ánh sâu hơn.
- Sử dụng chế độ xem Lịch để phát hiện các khoảng trống trong lịch trình của bạn và lập kế hoạch cho các ngày bù đắp.
- Ghim danh sách công việc của bạn vào trang Chủ để luôn nhớ đến nó.
Muốn có một công cụ theo dõi trực quan? Tạo một Bảng điều khiển hiển thị:
🧠 Thời gian dành cho việc phản ánh/ghi chép bằng các trường theo dõi thời gian đang theo dõi thời gian📈 Thanh tiến độ mục tiêu (cập nhật tự động khi hoàn thành mục tiêu)✅ Tiện ích hoàn thành thói quen hàng ngày
Một trong những người dùng của chúng tôi đã tạo một video chi tiết về cách cô ấy sử dụng ClickUp như một công cụ theo dõi thói quen cá nhân!
🎯 Điều này giúp kết nối giữa sự phát triển cá nhân và kết quả công việc chuyên nghiệp – điều mà sổ tay Bullet Journal rất giỏi.
9. Tái tạo các bố cục BuJo phổ biến trong ClickUp
Thích các mẫu trang cụ thể từ thế giới sổ tay Bullet Journal? Bạn có thể tái tạo nhiều mẫu trong số đó trên ClickUp bằng cách sử dụng tài liệu, chế độ xem hoặc mẫu.
Dưới đây là một số mục yêu thích:
| Future Log – kế hoạch tổng thể | Sử dụng Chế độ xem Lịch + Mục tiêu cho kế hoạch quý. |
| Nhật ký hàng ngày – các công việc và sự kiện nhanh chóng | Sử dụng chế độ xem dạng danh sách lọc theo “Hôm nay” |
| Bảng theo dõi hàng tháng – biểu đồ thói quen hoặc cột mốc | Tạo bảng tài liệu với các công việc lặp lại được nhúng |
| Bộ sưu tập dự án – tất cả ghi chú/công việc trong một nơi duy nhất | Tạo một thư mục chứa danh sách, tài liệu và bảng điều khiển bên trong — để bạn có thể quản lý nhiều bố cục dự án song song mà không bị lạc mất chi tiết dự án. |
| Nội dung Planner – ý tưởng > bản nháp > xuất bản | Sử dụng chế độ xem bảng + mẫu cho các giai đoạn trong quy trình làm việc. |
💡 Hãy thử kết hợp chế độ xem tài liệu + công việc + Calendar trong một dự án để tái hiện các bố cục tùy chỉnh yêu thích của bạn dưới dạng kỹ thuật số. Bạn vẫn có sự tự do của Bullet Journal — nhưng nó hoàn toàn kết nối, có thể chỉnh sửa và hợp tác.
Bonus: Tạo thói quen “Ngẫm lại + Đặt lại”
Giống như nhiều người sử dụng sổ tay Bullet Journal thực hiện việc phản ánh hàng tuần hoặc reset hàng tháng, hãy xây dựng một thói quen định kỳ trong ClickUp giúp bạn dừng lại và lập kế hoạch.
Tạo một công việc lặp lại hàng tuần vào thứ Sáu có tên “Weekly Reset. ” Các công việc con có thể bao gồm:
- Kiểm tra các công việc đã hoàn thành
- Ghi chép thành công và rào cản
- Cập nhật mục tiêu hoặc danh sách công việc chưa hoàn thành
- Lưu trữ các tài liệu đã hoàn thành
- Kiểm tra khối lượng công việc của nhóm
Kết hợp với một tài liệu có tiêu đề “Tuần phản ánh”, nơi bạn thêm một mục nhập có ngày tháng mỗi lần. Bây giờ bạn đã có một cuốn nhật ký phát triển kỹ thuật số có thể tìm kiếm, lọc và xem lại — mà không cần lật trang.
Mẫu ClickUp lấy cảm hứng từ Bullet Journal để thử
Dưới đây là bộ mẫu theo phong cách sổ tay Bullet Journal mà bạn có thể tái tạo hoặc tùy chỉnh trong ClickUp. Dù bạn là một nhà sáng tạo độc lập, một nhà quản lý dự án hay chỉ đơn giản là muốn giữ tinh thần thoải mái — có điều gì đó ở đây sẽ giúp sổ tay kỹ thuật số của bạn trở nên hoàn hảo. 🎶
📓 Mẫu Công Việc Nhật Ký Hàng Ngày
Tái tạo nhật ký công việc hàng ngày mà không cần vẽ lại mỗi sáng.
Sử dụng cho:
- Ưu tiên hàng ngày
- Các công việc được chia theo khối thời gian
- Ghi chú nhanh
💡 Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt của việc ghi chép hàng ngày mà không cần công việc thủ công.
📖 Đọc thêm: Muốn nâng cao khả năng tổ chức ghi chú của bạn? Hãy tham khảo hướng dẫn này về cách tổ chức ghi chú để tăng cường sự rõ ràng cho dự án.
🧠 Tài liệu tổng hợp ý tưởng dự án
Khi tâm trí bạn đang quay cuồng, đây chính là điều dành cho bạn.
Để tạo tài liệu ghi chép ý tưởng trong ClickUp, chỉ cần thêm một tài liệu mới, ghi lại những suy nghĩ ban đầu của bạn và tổ chức chúng theo cách bạn muốn. Sử dụng @brain hoặc thanh công cụ AI để tóm tắt ý tưởng của bạn ngay lập tức, tạo ra những thông tin hữu ích và biến ghi chú thành các công việc có thể thực hiện được.
Tài liệu ghi chép ý tưởng mẫu này được tạo trong ClickUp Docs — cách yêu thích của chúng tôi để ghi lại những ý tưởng lộn xộn, tổ chức ý tưởng và thực sự việc cần làm chúng. ✨ Bạn có thể đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu tạo các tài liệu thông minh, linh hoạt như thế này (và còn nhiều hơn nữa!).
Sử dụng cho:
- Suy nghĩ không cấu trúc
- Phát triển ý tưởng dự án
- Ghi chép công việc trước khi lập kế hoạch
💡 Đó là trang sổ tay bắt đầu lộn xộn — nhưng kết thúc một cách thông minh.
🎯 Mẫu Lịch Trình Tuần
Dựa trên combo đánh giá hàng tuần và kế hoạch truyền thống của BuJo.
Sử dụng cho:
- Đánh giá thành công và thách thức
- Lập kế hoạch cho tuần tới
- Loại bỏ rác tư duy
💡 Mẫu này sẽ trở thành thói quen giúp bạn duy trì sự đồng bộ và chủ động.
🎉 Thông tin thú vị: Những người ghi chép mục tiêu của mình và xem lại chúng hàng tuần có khả năng đạt được mục tiêu cao hơn 42 %.
🏋️♂️ Mẫu Thử thách Sức khỏe 75 Hard
Dựa trên chương trình tư duy và sức khỏe 75 Hard đang gây sốt.
Sử dụng cho:
- Xây dựng sự nhất quán trong các lĩnh vực tập luyện, hydrat hóa, chế độ ăn uống và đọc sách.
- Đang theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày không thể thương lượng và rèn luyện kỷ luật tinh thần.
- Giữ trách nhiệm với nhật ký tiến độ trực quan
💡 Mẫu này giúp biến sự tự kỷ luật thành một lối sống — mà không cần phải đoán mò.
🌀 Bản đồ tư duy hoặc bảng tâm trạng tài liệu
Phù hợp cho những người có tư duy phi tuyến tính hoặc thích lập kế hoạch bằng hình ảnh.
Sử dụng cho:
- Lập bản đồ ý tưởng cho công việc sáng tạo hoặc chiến lược
- Phác thảo kế hoạch sản phẩm, hình ảnh thương hiệu hoặc luồng dịch vụ
💡 Nếu bạn thích vẽ sơ đồ tư duy trong sổ tay, đây chính là bản nâng cấp kỹ thuật số dành cho bạn.
🌼 Đã xong tốt hơn là hoàn hảo. Nhưng với ClickUp, bạn có thể tiến gần hơn đến cả hai. Bạn có thể làm được — dù bạn đang lật giở sổ tay hay nhấp chuột trên bảng điều khiển, mỗi bước nhỏ đều quan trọng. Cách lập kế hoạch của bạn là hợp lệ, tiến độ của bạn là thật, và mục tiêu của bạn? Hoàn toàn trong tầm tay.
Từ ý tưởng ban đầu đến hạn chót — Theo dõi những gì quan trọng
Cuốn sổ tay của bạn có thể đã trở thành hơn cả một cuốn sổ ghi chép. Nó là không gian suy nghĩ, người bạn đồng hành trong dự án và có thể là một hình thức chăm sóc bản thân.
Nhưng khi trách nhiệm của bạn ngày càng tăng — hoặc dự án của bạn mở rộng — bạn không nên phải lựa chọn giữa sự sáng tạo và hiệu quả.
ClickUp không nhằm thay thế sổ tay Bullet Journal của bạn. Nó được thiết kế để mở rộng chức năng của sổ tay. Để cung cấp không gian hợp tác, tự động hóa những gì bạn từng phải ghi chép lại, và biến luồng analog đẹp mắt của bạn thành một hệ thống có thể tìm kiếm, theo dõi và mở rộng quy mô.
Dù bạn bắt đầu từ việc số hóa nhật ký hàng ngày hay triển khai toàn diện với bảng điều khiển dự án, ClickUp giúp bạn duy trì hệ thống của mình mà không làm mất đi ý nghĩa đặc biệt đã làm nên sự khác biệt.
Sẵn sàng nâng cấp sổ tay Bullet Journal của bạn cho thời đại số?
👉 Thử ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng sổ tay kỹ thuật số của bạn ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Sổ tay Bullet Journal có tốt cho người mắc ADHD không?
Đúng vậy, nhiều người mắc ADHD thấy việc sử dụng sổ tay Bullet Journal đặc biệt hữu ích. Sự linh hoạt của hệ thống này cho phép tổ chức trực quan và ghi chép công việc nhanh chóng – điều mà phương pháp ghi chép thân thiện với ADHD rất hỗ trợ. Nó cũng có thể giúp ngoại hóa suy nghĩ, giảm tải nhận thức và xây dựng thói quen nhất quán.
💡 Muốn một giải pháp số hóa với cùng lợi ích? Các chế độ xem tùy chỉnh, công việc lặp lại và bảng điều khiển trực quan của ClickUp hỗ trợ quy trình làm việc cho người có sự khác biệt về thần kinh, kèm theo nhắc nhở và tự động hóa tích hợp để giảm thiểu rào cản.
Phương pháp lập kế hoạch sổ tay Bullet Journal là gì?
Ryder Carroll đã tạo ra phương pháp sổ tay Bullet Journal, một hệ thống tối giản để tổ chức công việc, sự kiện và ghi chú bằng cách sử dụng biểu tượng, ghi chép nhanh và các trang mô-đun. Nó bao gồm các thành phần như nhật ký hàng ngày, nhật ký hàng tháng, nhật ký tương lai và bộ sưu tập tùy chỉnh, cho phép người dùng toàn quyền kiểm soát cách họ đang theo dõi và lập kế hoạch cho cuộc sống của mình.
Khi được sử dụng cho quản lý dự án, nó có thể giúp chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước thực hiện được, đồng thời tạo không gian cho sự sáng tạo, đang theo dõi thói quen và phản ánh.
Sổ tay quản lý dự án là gì?
Sổ tay quản lý dự án là một không gian chuyên dụng — dù là bản in hay bản kỹ thuật số — để kế hoạch, đang theo dõi và đánh giá dự án. Nó thường bao gồm:
- Dòng thời gian và hạn chót
- Danh sách công việc
- Ghi chú từ các cuộc họp hoặc brainstorming
- Rào cản, rủi ro và giải pháp
- Cập nhật tiến độ và những điểm chính cần lưu ý
Sổ tay Bullet Journal là lựa chọn lý tưởng cho phương pháp này vì tính linh hoạt cao. Bạn có thể tạo các bộ sưu tập cho từng dự án, sử dụng biểu tượng để theo dõi trạng thái, và thêm các công cụ theo dõi thói quen hoặc đánh giá lại.
Tôi có thể sử dụng cả sổ tay Bullet Journal và ClickUp không?
Tất nhiên! Nhiều người dùng kết hợp cả hai.
- Sử dụng sổ tay Bullet Journal như một không gian cho tư duy truyền thống, phác thảo và các thói quen hàng ngày.
- Sử dụng ClickUp để đang theo dõi công việc, hợp tác với đồng nghiệp và tự động hóa việc cần làm.
Bạn thậm chí có thể kết nối các hệ thống bằng cách đồng bộ hóa các công việc lặp lại trong Bullet Journal với nhắc nhở của ClickUp, hoặc chuyển các trang sáng tạo thành các mẫu có thể tái sử dụng.
🧠 Điều này không phải để thay thế sổ tay của bạn. Mà là để nâng cao quy trình làm việc của bạn bằng cách kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai.