Không có gì tuyệt vời hơn việc ghi chép suy nghĩ của mình vào một cuốn sổ tay.
Nó có thể giúp bạn biến những ý tưởng lộn xộn trong đầu thành danh sách việc cần làm, mục tiêu và kế hoạch hành động có tổ chức.
Nhưng giờ đây, có những nền tảng kỹ thuật số cung cấp cho bạn các tính năng tương tự nhưng hiệu quả hơn.
Nhật ký bullet kỹ thuật số cung cấp cho bạn không gian vô hạn để quản lý dự án, tăng năng suất và đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.
Nhưng bullet journal chính xác là gì và bạn có thể sử dụng nó để quản lý dự án như thế nào?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu quản lý dự án bằng bullet journal là gì, cách sử dụng nó để quản lý dự án và năm lợi ích chính của việc chuyển sang kỹ thuật số.
Hãy bắt đầu ghi chép! 📖
Bullet Journal là gì?
Bullet journal là một không gian có thể tùy chỉnh để quản lý các dự án cá nhân, mục tiêu và bất kỳ công việc hàng ngày nào. Về cơ bản, nó là một công cụ lập kế hoạch giúp bạn tạo danh sách việc cần làm, theo dõi thời hạn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Bạn có thể sử dụng bullet journal để quản lý bất kỳ dự án nào, như học một ngôn ngữ mới, bắt đầu viết blog hoặc cải thiện kỹ năng nấu nướng.
Dù là mục tiêu cá nhân hay nghề nghiệp, phương pháp bullet journal có thể giúp bạn sắp xếp mục tiêu theo mức độ ưu tiên, thu hẹp phạm vi và lập kế hoạch hành động.
Quản lý dự án bằng sổ ghi chép bao gồm việc sử dụng phương pháp Getting Things Done (GTD) để quản lý dự án hiệu quả với sự trợ giúp của sổ ghi chép.
GTD là một phương pháp quản lý dự án tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc và mục tiêu để giúp bạn hoàn thành công việc.
Cách sử dụng Bullet Journal để quản lý dự án
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để lập kế hoạch dự án bằng bullet journal:
Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Bạn bắt đầu bằng cách xác định dự án (hay mục tiêu) mà bạn sẽ thực hiện.
Nếu bạn có danh sách nhiều dự án, bạn phải chọn một dự án để tập trung vào.
Nhưng làm thế nào để thực hiện việc này?
Hãy tự hỏi mình ba câu hỏi sau:
- Dự án nào sẽ có tác động lớn nhất đến cuộc sống hàng ngày của bạn?
- Dự án nào sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu trung hạn của mình?
- Bạn thực sự hào hứng với dự án nào?
Bạn cũng có thể tạo một phần nhật ký tương lai trong nhật ký của mình và chuyển các dự án ưu tiên thấp khác sang đó.
Bước 2: Chia mục tiêu thành các công việc nhỏ hơn
Để nhanh chóng hiểu phần còn lại của quy trình, giả sử dự án của bạn là mở rộng kinh doanh.
Đó là một chủ đề khá rộng, phải không?
Để hoàn thành một dự án lớn như vậy thành công, bạn cần chia nhỏ nó thành các công việc nhỏ hơn.
Ví dụ, để mở rộng kinh doanh mua sắm trực tuyến, bạn có thể:
- Thêm 15 lời chứng thực của khách hàng vào trang web của bạn
- Thêm cửa sổ bật lên tùy chọn để mọi người đăng ký vào danh sách email marketing của bạn
- Khởi chạy một blog thời trang và cập nhật nó hàng tuần
Và thế là bạn đã có cho mình những mục tiêu phụ được tổ chức tốt. Khi hoàn thành từng mục tiêu phụ, bạn sẽ tiến một bước gần hơn đến việc mở rộng kinh doanh của mình.
Phân chia dự án thành các phần nhỏ cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, từ đó tránh được tình trạng công việc dang dở.
Chúng tôi hiểu điều đó. Thật khó để quản lý tất cả các yếu tố đó trong khi cố gắng duy trì động lực.
May mắn thay, với hệ thống lập kế hoạch dự án và bullet journal như ClickUp, bạn có thể tự động hóa tất cả các công việc trên và tập trung vào việc thực hiện dự án của mình. Không, chúng tôi không đùa đâu!
Chờ đã... ClickUp là gì?
ClickUp là một trong những ứng dụng năng suất và bullet journal được đánh giá cao nhất thế giới, được sử dụng bởi các nhóm có năng suất cao trong các công ty nhỏ và lớn.
Với các tính năng như Phụ thuộc nhiệm vụ để hoàn thành các công việc theo đúng thứ tự và Theo dõi thời gian toàn cầu để theo dõi thời gian dự án, ClickUp giúp quản lý dự án bullet journal trở nên dễ dàng như ăn bánh!
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp như một công cụ theo dõi dự án bullet journal
Mục tiêu trong ClickUp là những mục tiêu cấp cao mà bạn có thể chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn hoặc Mục tiêu cụ thể. Mỗi khi bạn hoàn thành một Mục tiêu cụ thể, bạn sẽ tiến gần hơn một chút đến việc đạt được Mục tiêu của mình.
Điều này có nghĩa là:
- Mục tiêu = dự án của bạn
- Mục tiêu = các mục tiêu được chia nhỏ của bạn
Nhưng chờ đã... làm thế nào để đặt mục tiêu trong ClickUp?
Chỉ cần vào "Mục tiêu" trong ClickUp và tạo mục tiêu mới bằng cách nhấp vào nút "+Mục tiêu mới".
Dưới đây là những cài đặt khác mà bạn có thể thực hiện:
- Tên mục tiêu của bạn
- Ngày đáo hạn
- Ai là người chịu trách nhiệm cho nó, và nhiều thông tin khác
Và thế là, bạn đã có mục tiêu cho mình rồi!
Bây giờ, để thêm Mục tiêu, chỉ cần nhấn nút "Thêm mục tiêu"!
Mục tiêu xuất hiện dưới mục Mục tiêu của bạn
Bạn có thể đặt các mục tiêu khác nhau như:
- Số: các con số như số lượng sản phẩm bạn muốn bán
- Đúng hay sai: nhập nếu việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Ví dụ: bạn đã thu thập được 15 lời chứng thực cho trang web của mình hay chưa
- Tiền tệ: theo dõi số tiền bạn đã kiếm được từ bán hàng trực tuyến 💰
- Công việc: thêm một loạt công việc vào Mục tiêu của bạn. Ví dụ: bạn cần tạo lịch biên tập, tìm trình chỉnh sửa, v.v. để bắt đầu blog thời trang của mình
Và trong khi bạn đạt được các mục tiêu của mình, ClickUp sẽ tự động tính toán và hiển thị tiến độ của bạn theo thời gian thực.
Hoàn thành mục tiêu cũng đồng nghĩa với hoàn thành mục tiêu của bạn
Ngoài ra, bạn có thể tạo nhiệm vụ từ đầu hoặc sử dụng Mẫu nhiệm vụ trong ClickUp để quản lý các dự án của mình. Sau đó, bạn có thể thêm công việc con để chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn.
Nhưng đó chưa phải là tất cả.
Với Công việc con lồng nhau, bạn có thể tạo công việc con dưới một công việc con.
Bằng cách này, bạn có thể lấy một công việc chính và tạo các mục hành động riêng lẻ nằm trong dự án đó. Hãy nói về việc chia nhỏ công việc! 💃
Kéo và thả một công việc để chuyển đổi nó thành công việc con
Bước 3: Lập kế hoạch hành động
Bây giờ bạn đã xác định mục tiêu, bạn cần tạo một kế hoạch hành động.
Hãy tưởng tượng đội ngũ Ocean's 8.
Mục tiêu của nhóm là đánh cắp chiếc vòng cổ Toussaint . 💎
Để đạt được mục tiêu, họ đã đưa ra một kế hoạch hành động. Các công việc được phân công, từng bước được lên kế hoạch một cách hợp lý và lịch trình được thiết lập.
Tương tự, bạn cần sắp xếp các mục tiêu phụ thành các bước hợp lý và lập dòng thời gian dự án để mở rộng kinh doanh trực tuyến của mình.
Ví dụ: bạn không thể thu thập được 15 lời chứng thực của khách hàng nếu không thu thập thông tin khách hàng
và xem qua các đánh giá trước tiên.
Bạn có thể làm được, nhưng chúng tôi không chắc chắn về độ chính xác của những đánh giá đó. 👀
Để hoàn thành công việc một cách đúng đắn, bạn cần quyết định khi nào bắt đầu công việc và xem liệu bạn có công việc nào phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc khác hay không. Bạn cũng cần đặt thời hạn hoàn thành công việc theo yêu cầu.
Có vẻ như có nhiều việc cần làm?
Đừng lo lắng. ClickUp sẵn sàng giúp bạn giải quyết các vấn đề về lập kế hoạch dự án.
Chế độ xem Lịch trong ClickUp cho phép bạn lập kế hoạch thời gian, lên lịch công việc và quản lý tài nguyên một cách dễ dàng.
Bạn cũng có thể lựa chọn cách trình bày thông tin theo ý thích của mình tại đây:
- Ngày: sử dụng chế độ xem này như một kế hoạch hàng ngày và in các trang hàng ngày khi cần thiết
- 4 ngày: theo dõi những việc cần làm trong bốn ngày tới
- Tuần: tạo một trang tuần trong chế độ xem này để dễ dàng hình dung các công việc hàng tuần của bạn
- Tháng: tạo một trang tháng để có chế độ xem toàn bộ tháng của bạn
- Tuần làm việc (ứng dụng di động): chỉ xem từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Lịch trình (ứng dụng di động): chế độ xem bố cục liên tục nhiều ngày
Chế độ xem lịch trong ClickUp
- Tuần làm việc (ứng dụng di động): chỉ xem từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Lịch trình (ứng dụng di động): chế độ xem bố cục liên tục nhiều ngày
Các công việc được phân màu dựa trên trạng thái của công việc
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để đảm bảo rằng bạn đang làm việc đúng. Sau khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, bạn cũng có thể thêm Ước lượng thời gian để tạo ra những kỳ vọng rõ ràng.
Bạn cần nhiều hơn chỉ ước lượng thời gian để đảm bảo tiến độ?
Bạn có thể sử dụng chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp để sắp xếp các nhiệm vụ của mình thành một biểu đồ Gantt chi tiết.
Tại đây, bạn có thể lên lịch công việc, quản lý các phụ thuộc của dự án và sắp xếp công việc chỉ với vài cú nhấp chuột.
Vẽ đường giữa các công việc để tự động cài đặt và hiển thị các mối phụ thuộc
Bước 4: Chọn bố cục
Bullet journal hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là bạn có thể chọn bố cục dự án phù hợp với công việc của mình và tùy chỉnh theo ý muốn.
Có thể bạn thích kiểu lịch hoặc dòng thời gian để sắp xếp các công việc cần hoàn thành trong thời gian nhất định.
Hoặc có lẽ bạn là người yêu thích quản lý dự án kanban.
Tin tốt lành, ClickUp có thứ cho tất cả mọi người!
ClickUp cung cấp cho bạn hàng tấn chế độ xem dự án đẹp mắt mà bạn có thể tùy chỉnh với tốc độ cực nhanh.
Một số chế độ xem bao gồm:
- Chế độ xem danh sách: một công cụ lập kế hoạch có thể in ra, cho phép bạn nhóm, sắp xếp và lọc công việc theo nhu cầu
- Chế độ xem dòng thời gian: lập kế hoạch công việc theo thời gian và di chuyển chúng một cách dễ dàng
- Chế độ xem Bản đồ Tư duy: vẽ ra bất kỳ ý tưởng nào trong Bản đồ Tư duy dạng biểu mẫu miễn phí hoặc xây dựng dựa trên các công việc hiện có
- Chế độ xem Bảng Kanban: kéo và thả công việc qua quy trình làm việc tùy chỉnh
Trong chế độ xem Bảng của ClickUp, các công việc của bạn sẽ được sắp xếp theo các cột dọc
Bước 5: Hành động
Đã đến lúc bắt tay vào hành động!
Và sử dụng danh sách việc cần làm là một trong những cách đơn giản nhất để thực hiện toàn bộ kế hoạch hành động của bạn.
Dưới đây là hai danh sách việc cần làm mà bạn cần có để quản lý dự án bằng bullet journal:
A. Danh sách công việc cần làm hàng tháng
Danh sách công việc hàng tháng của bạn có tất cả các công việc bạn cần hoàn thành trong một tháng.
Để tạo nhật ký hàng tháng, hãy xem kế hoạch hành động của bạn và chuyển tất cả các công việc hàng tháng vào danh sách công việc.
Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn quản lý các việc cần làm hàng tháng một cách dễ dàng:
Danh sách kiểm tra trong ClickUp là danh sách việc cần làm đơn giản trong các nhiệm vụ của bạn.
Chúng rất phù hợp để tạo nhật ký hàng ngày hoặc thậm chí là danh sách việc cần làm hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Tất cả những gì bạn cần làm là kéo và thả các mục để sắp xếp chúng và đánh dấu khi đã hoàn thành.
Nhưng đó chưa phải là tất cả.
Danh sách kiểm tra của bạn cũng có thể chứa các mục phụ. Bằng cách này, bạn có thể thêm chi tiết bổ sung vào danh sách việc cần làm của mình.
Có những việc cần làm tương tự? Tạo Mẫu Danh sách kiểm tra và sử dụng lại cho các công việc lặp đi lặp lại.
Lưu các mẫu danh sách kiểm tra để sử dụng lại và hoàn thành công việc hiệu quả hơn
B. Danh sách công việc cần làm hàng tuần
Danh sách công việc cần làm hàng tuần chứa tất cả các công việc bạn cần hoàn thành trong tuần.
Bạn có thể lập kế hoạch hàng tuần bằng cách kiểm tra danh sách việc cần làm hàng tháng mỗi tuần, và bất cứ việc gì bạn cần làm trong tuần đó nên được thêm vào nhật ký hàng tuần của bạn.
Ngoài ra, hãy nhớ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trong dự án của bạn trong cả hai danh sách.
Nhưng nếu bạn có một công việc cần làm hàng tuần, như viết một bài blog mới cho blog thời trang của mình thì sao?
Chỉ cần sử dụng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp!
Bạn có thể cài đặt công việc lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm.
Và nếu bạn cần một nơi để ghi lại ý tưởng, danh sách kiểm tra và ghi chú cho bullet journal, Notepad trong ClickUp là nơi lý tưởng để thực hiện việc này. Bất kỳ ghi chú nào bạn tạo ở đây đều có thể được chuyển đổi thành nhiệm vụ sau này.
Chuyển đổi ghi chú thành nhiệm vụ với Notepad trong ClickUp
5 lợi ích của việc sử dụng sổ tay kỹ thuật số Bullet Journal để quản lý dự án
Dưới đây là năm lợi ích của việc sử dụng sổ tay Bullet Journal kỹ thuật số:
1. Bạn sẽ có một cuốn sổ tay không bao giờ hết trang
Nhật ký giấy cần có thời gian và vật tư để bắt đầu. Quá trình đánh số và vẽ đường viền cho từng trang là một công việc tẻ nhạt. 😵💫
Với Tài liệu trong ClickUp, việc đạt được mục tiêu thẩm mỹ của bạn sẽ trở thành một trải nghiệm thú vị. Thiết kế Tài liệu của bạn bằng thanh bên phải và tiếp tục thực hiện các thay đổi cho đến khi Tài liệu của bạn hoàn hảo!
Truy cập các tùy chọn định dạng mà không cần nhấp chuột bằng cách gõ dấu gạch chéo /
2. Bạn có thể tiết kiệm tiền cho văn phòng phẩm
Một cuốn sổ tay thủ công đòi hỏi nhiều vật dụng văn phòng phẩm chất lượng cao, như bút, bút chì, bút highlight, giấy ghi chú dạng bullet point và nhiều hơn nữa.
Việc phải thay thế mọi thứ thường xuyên có thể trở nên rất tốn kém.
Thay vào đó, tại sao không sử dụng công cụ quản lý dự án miễn phí như ClickUp?
Với Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp, bạn có thể tiết kiệm tất cả chi phí mua văn phòng phẩm và tái đầu tư vào dự án của mình. #WinWin
3. Nó linh hoạt hơn so với giấy
Nếu bạn mắc lỗi hoặc cần di chuyển các trang trong sổ tay giấy, bạn sẽ phải xé trang ra.
Hy vọng điều này sẽ không khiến bạn phải bứt tóc. 😜
Nhật ký điện tử giúp bạn dễ dàng xóa lỗi và di chuyển các trang. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn phím backspace và kéo thả.
Hơn nữa, các nhật ký kỹ thuật số như ClickUp còn cung cấp cho bạn nhiều tính năng linh hoạt, chẳng hạn như:
4. Bạn có thể đồng bộ hóa và sao lưu thiết bị
Bạn có biết cảm giác khi mất một ghi chú dán có thông tin quan trọng không? 😩
Với sổ tay Bullet Journal kỹ thuật số, bạn sẽ không bao giờ phải cảm thấy như vậy nữa.
Các công cụ kỹ thuật số có thể được sao lưu và đồng bộ trên các thiết bị. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ mất nhật ký của mình và có thể xem các dự án trên điện thoại khi đang di chuyển.
ClickUp nâng đồng bộ hóa lên một tầm cao mới bằng cách cho phép bạn đồng bộ hóa các nhiệm vụ ClickUp với Lịch Google.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Ứng dụng di động ClickUp cho thiết bị Android và iOS để theo dõi các dự án của mình mọi lúc mọi nơi.
5. Rất dễ dàng chia sẻ với người khác
Đôi khi, một dự án đòi hỏi sự hợp tác của cả nhóm và bạn sẽ cần chia sẻ công việc, danh sách việc cần làm và kế hoạch dự án với các thành viên trong nhóm.
Mặc dù nhật ký giấy sẽ không giúp ích cho bạn trong trường hợp này, nhưng một trình quản lý nhiệm vụ kỹ thuật số như ClickUp chắc chắn sẽ hữu ích.
Tính năng Chia sẻ công khai của ClickUp cho phép bạn chia sẻ phiên bản công khai, chỉ đọc của các nhiệm vụ hoặc chế độ xem để mọi người cùng có thể xem cùng một trang, theo nghĩa đen. Và từ Phát hiện cộng tác đến Bình luận được chỉ định, ClickUp cung cấp hàng tấn tính năng cộng tác dành riêng cho bạn và nhóm của bạn!
Bắt đầu Bullet Journal ngay hôm nay
Bullet journaling là về việc cài đặt mục tiêu và ưu tiên các mục tiêu đúng đắn.
Bằng cách này, bạn có thể tạo ra một hệ thống năng suất giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Mặc dù bạn có thể chỉ cần bút và giấy để làm việc này, nhưng đôi khi một dự án đòi hỏi mức độ tổ chức cao hơn mà sổ ghi chép thông thường không thể đáp ứng được.
Đó là lý do tại sao bạn cần một ứng dụng quản lý công việc có tích hợp chức năng bullet journal, như ClickUp!
Với các tính năng như Chủ đề màu tùy chỉnh, Tích hợp mạnh mẽ và Mẫu sẵn sàng, ClickUp có thể giúp bạn quản lý mọi thứ bạn muốn.
Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm ứng dụng bullet journal giúp bạn dễ dàng đạt được tất cả mục tiêu của mình. 💆