Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp trước một đống ghi chú lộn xộn sau một phiên brainstorming căng thẳng? Các phiên ghi chú lộn xộn sẽ làm mất đi mục đích của việc ghi chú. Bạn có thể kết thúc với một đống lộn xộn nếu không biết cách tổ chức ghi chú.
Ghi chú không có tổ chức sẽ khiến bạn bỏ sót thông tin quan trọng và các mục việc cần làm, từ đó cản trở năng suất và hiệu quả ra quyết định.
Cho dù bạn ghi chú bằng giấy hay bằng thiết bị kỹ thuật số, giải pháp nằm ở việc học cách tổ chức ghi chú hiệu quả. Chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn với mười kỹ thuật để tổ chức ghi chú của bạn, biến những tài liệu này thành một nguồn tài liệu viết mạnh mẽ để tham khảo nhanh hơn.
Lợi ích của việc sắp xếp ghi chú
Tổ chức ghi chú mang lại nhiều lợi ích như:
- Tăng năng suất: Ghi chú có tổ chức giúp tiết kiệm thời gian bằng cách giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và tham khảo thông tin. Theo báo cáo của McKinsey, nhân viên dành gần 20% thời gian làm việc trong tuần để tìm kiếm thông tin nội bộ. Ghi chú của bạn có thể giảm đáng kể thời gian này và giúp bạn tập trung hơn vào các công việc hiệu quả
- Cải thiện trí nhớ và khả năng ghi nhớ: Đã được chứng minh rằng ghi chú có cấu trúc giúp cải thiện khả năng hiểu và ghi nhớ. Viết các điểm chính một cách rõ ràng và cẩn thận giúp bạn dễ dàng xem lại ghi chú và nhớ các điểm quan trọng sau này
- Ra quyết định hiệu quả: Ghi chú rõ ràng và có tổ chức là nguồn tài liệu vững chắc để ra quyết định sáng suốt. Thông tin dễ tiếp cận và được cấu trúc hợp lý giúp phân tích dữ liệu và đưa ra kết luận chính xác dễ dàng hơn
- Tránh quá tải thông tin: Giữ ghi chú của bạn được tổ chức có nghĩa là chỉ ghi lại những điểm chính và tóm tắt thông tin quan trọng bằng ít từ hơn. Sử dụng các phương pháp ghi chú để cấu trúc ghi chú của riêng bạn đảm bảo bạn không phải vật lộn với quá tải thông tin
- Cải thiện khả năng hợp tác: Nền tảng ghi chú được chia sẻ cho phép hợp tác liền mạch, đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng bộ trên cùng một trang
10 cách sắp xếp ghi chú
Chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn với mười phương pháp ghi chép tốt nhất cho cá nhân và nhóm:
1. Bảng trắng kỹ thuật số
Ghi chú trên giấy đã quá lỗi thời. Sử dụng bảng trắng ảo để lưu trữ ghi chú của bạn và dễ dàng sửa đổi hoặc bổ sung bất cứ lúc nào. ClickUp Whiteboards cho phép bạn brainstorm các dự án và ý tưởng với các công cụ bổ sung để lập chiến lược thông qua sơ đồ. Bạn có thể sử dụng bản đồ để liên kết các con trỏ liên quan trong ghi chú trực quan, thêm ghi chú dán trực tuyến và xác định quy trình làm việc.
Bạn cũng có thể phân loại ghi chú và thêm người được giao nhiệm vụ cụ thể. Khả năng phân chia và phân bổ như vậy khiến Bảng trắng ClickUp phù hợp với quy trình làm việc nhanh nhẹn.
Tạo công việc từ ghi chú của bạn và thu hẹp khoảng cách giữa khái niệm và kết quả. Cân nhắc thêm bối cảnh vào ghi chú của bạn thông qua các tiện ích bổ sung như hình ảnh, tệp, tài liệu, v.v. Bạn có thể vẽ tự do và liên kết các ý tưởng của mình một cách sáng tạo để đạt được kết quả lý tưởng.
2. Sổ ghi chú kỹ thuật số
Sổ ghi chú kỹ thuật số nâng cao hiệu quả ghi chú với các tính năng như gắn thẻ, phân loại và khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin một cách nhanh chóng.
Chúng hỗ trợ cấu trúc phân cấp với các thư mục khác nhau hoặc sổ ghi chép riêng biệt để sắp xếp công việc một cách có tổ chức và cung cấp tính năng đồng bộ đám mây và tương thích đa nền tảng để truy cập mọi lúc, mọi nơi. Sổ ghi chép kỹ thuật số cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác thời gian thực, kiểm soát phiên bản và tích hợp đa phương tiện.
ClickUp Notepad là công cụ ghi chú kỹ thuật số lý tưởng với các công cụ chỉnh sửa hấp dẫn, nhiệm vụ có thể theo dõi và truy cập từ xa. Nó giúp bạn thiết kế danh sách kiểm tra gọn gàng và sử dụng các công cụ định dạng phổ biến để tạo ra các ghi chú kỹ thuật số có cấu trúc tốt.
Chức năng kéo và thả giúp sắp xếp các mục hành động trong khi các tùy chọn định dạng như dấu đầu dòng, các kiểu khác nhau, mã màu và tiêu đề tạo ra một phân cấp trực quan. Điều này đảm bảo bạn luôn tập trung vào công việc của mình, ngay cả trong những ngày đến hạn.
Có thể truy cập từ điện thoại thông minh hoặc trình duyệt web, ClickUp đảm bảo việc ghi chú trong các cuộc họp từ xa hoặc các cuộc gọi đột xuất.
Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn chuyển đổi ghi chú thành công việc, kèm theo tóm tắt và thời hạn, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
3. Tài liệu cộng tác
Sử dụng tài liệu cộng tác là một cách hiệu quả để sắp xếp ghi chú, đặc biệt là cho các nhóm. Chúng cho phép cộng tác thời gian thực, theo dõi các thay đổi với kiểm soát phiên bản và tập trung thông tin để mọi người có thể truy cập các bản cập nhật mới nhất.
Chúng cũng giúp nâng cao hiệu quả công việc nhờ tích hợp với các công cụ năng suất khác.
ClickUp Docs đưa việc ghi chú hợp tác lên một tầm cao mới. Chúng cho phép bạn ghi chú và lồng các trang với hàng tá tùy chọn định dạng trong các mẫu. Bảng và các tính năng định dạng mở rộng giúp bạn tổ chức các ghi chú rời rạc của mình tốt hơn.
Ví dụ: tài liệu có thể chuyển đổi ghi chú thành trung tâm kiến thức cho các chủ đề cụ thể và lộ trình cho quy trình công việc.
Điều tuyệt vời nhất là cách các tài liệu liên kết với các nhiệm vụ trong ClickUp để tạo ra các quy trình công việc chi tiết và theo dõi tất cả các điểm dữ liệu của bạn ở một nơi. Các tiện ích bổ sung giúp theo dõi quy trình công việc dễ dàng hơn và có thể phân bổ nhiệm vụ với bản tóm tắt đầy đủ, thời hạn và mức độ ưu tiên.
Ngoài ra, trung tâm tài liệu thu thập và phân loại tất cả ghi chú của bạn trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, nhóm của bạn có thể truy cập thông qua các bộ lọc để sắp xếp hoặc tìm kiếm tài sản cụ thể.
Cách tiếp cận toàn diện này đảm bảo rằng các ghi chú của bạn được tổ chức tốt, dễ truy cập và tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.
4. Cấu trúc ghi chú dựa trên AI
Các công cụ AI đang cách mạng hóa cách chúng ta ghi chép và sắp xếp ghi chú, mang đến những khả năng vượt xa phương pháp truyền thống bằng bút và giấy. Chúng cung cấp tính năng tóm tắt nhanh như chớp, tích hợp liền mạch với các công việc và khả năng tạo tài liệu và bản trình bày tùy chỉnh một cách dễ dàng.
Khả năng AI của ClickUp Brain là ví dụ điển hình cho sự chuyển đổi này. Nó nhanh chóng tóm tắt các ghi chú cuộc họp mà không cần nhập liệu thủ công, cho phép bạn tái sử dụng tài liệu cho email, tài liệu hoặc bản phác thảo thuyết trình.
Mô hình mạng nơ-ron này đồng bộ hóa ghi chú của bạn với mọi thứ, từ công việc, tài liệu, cộng tác viên đến trung tâm dữ liệu của công ty. Bạn có thể đặt câu hỏi về ghi chú hoặc công việc của mình và sử dụng nó để xây dựng quy trình làm việc để chia sẻ thông tin cập nhật với các bên liên quan, v.v. Hơn nữa, nó còn giúp bạn sử dụng ghi chú để phát triển nội dung văn bản nhanh chóng với sự trợ giúp của trợ lý AI.
Nói tóm lại, sử dụng ClickUp brain cho các phiên ghi chú của bạn cho phép bạn liên kết các ghi chú với các sản phẩm, kế hoạch hành động, tóm tắt dự án và các khía cạnh lập kế hoạch dự án của công ty.
Hãy nhớ rằng các công cụ AI cho việc ghi chú đang nhanh chóng vượt trội so với các phương pháp ghi chú truyền thống dựa nhiều vào hệ thống bút và giấy.
5. Mẫu ghi chú
Tổ chức ghi chú bằng cách sử dụng các mẫu ghi chú bao gồm việc lựa chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như chương trình cuộc họp, phác thảo dự án, sổ ghi chú hoặc hướng dẫn học tập.
Các mẫu này cung cấp định dạng có cấu trúc, đảm bảo tính nhất quán và giúp phân loại và truy xuất ý chính nhanh chóng hơn.
Hơn nữa, việc sử dụng các mẫu giúp duy trì định dạng thống nhất giữa các ghi chú khác nhau, nâng cao khả năng tổ chức và hiệu quả tổng thể.
Mẫu ghi chú lớp học
Mẫu Ghi chú lớp học của ClickUp giúp học sinh và giáo viên sắp xếp ghi chú lớp học để dễ dàng tham khảo trong tương lai. Bạn có thể lưu các liên kết quan trọng, ghi chú bài tập về nhà và ghi chú trong lớp mà không cần phải sắp xếp lại các tài liệu lộn xộn nhiều lần.
Cấu trúc của mẫu này được thiết kế để giúp bạn dễ dàng phân loại ghi chú. Ngoài việc phân loại nhanh, bạn có thể sử dụng các tùy chọn định dạng để tùy chỉnh tiêu đề lớn theo sở thích thẩm mỹ của mình.
Sử dụng mục lục tích hợp để truy cập các phần khác nhau của ghi chú. Điều này giúp việc chuyển đến các trang khác nhau trở nên đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian lật trang. Bạn cũng có thể nhúng liên kết và tạo công việc để cải thiện độ sâu của ghi chú.
Hãy thoải mái đánh dấu các phần bạn còn nghi ngờ hoặc thêm nhận xét để hỗ trợ cho thông tin bạn thu thập được. Hãy thử tính năng ghi chú được ghim ở dưới cùng của mẫu này. Tính năng này giúp bạn nhanh chóng ghi chú ý tưởng dự án và các điểm dữ liệu quan trọng khi đang di chuyển.
Mẫu ghi chú hàng ngày
Mẫu Ghi chú hàng ngày của ClickUp cho phép bạn sắp xếp các ghi chú kỹ thuật số để đảm bảo kiến thức bạn thu được được ghi chép và lưu trữ an toàn. Hãy coi đây là nơi lưu trữ tất cả các bản tóm tắt cho khách hàng, cập nhật dự án, danh sách kiểm tra cá nhân và các hoạt động hàng ngày khác mà bạn ghi chú.
Mẫu ghi chú này cung cấp ba chế độ xem để hiển thị ghi chú của bạn và tóm tắt các phiên thu thập thông tin mới nhất. Giữ tiến độ bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các ghi chú cụ thể trong ghi chú của bạn và giải quyết chúng theo mức độ khẩn cấp. Bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi tiến độ để đặt mục tiêu có thể đạt được và điều chỉnh mục tiêu hàng ngày dựa trên khối lượng công việc của bạn.
Mẫu ghi chú của giảng viên
Mẫu Ghi chú của Huấn luyện viên của ClickUp là công cụ lý tưởng để ghi lại những điểm quan trọng trong các phiên đào tạo và chuẩn hóa chúng trong toàn tổ chức. Ngoài việc giúp các phiên đào tạo của bạn diễn ra suôn sẻ hơn, mẫu này còn được thiết kế riêng để ghi lại những quan sát quan trọng theo định dạng dễ hiểu.
Bạn cũng có thể thu thập phản hồi có thể thực hiện được từ nhóm của mình và thực hiện các thay đổi cần thiết đối với tài liệu đào tạo.
Hãy ghi chú phần mục lục. Bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề cho từng phần của ghi chú để tham khảo dễ dàng hơn.
Mẫu ghi chú cuộc họp
Được tạo ra đặc biệt để ghi chú trong các cuộc họp, Mẫu phong cách ghi chú cuộc họp của ClickUp giúp bạn tóm tắt thông tin được chia sẻ thành các phần dễ hiểu. Mẫu này đơn giản hóa cách bạn ghi lại các ý tưởng quan trọng và quyết định của nhóm, cho phép bạn theo dõi các ghi chú trước đó và truy tìm quá trình ra quyết định của mình.
Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể tổng hợp các phần cụ thể trong ghi chú từ các cuộc họp trước để xem lại nhanh chóng.
Mẫu ghi chú dự án
Mẫu Ghi chú Dự án của ClickUp có thể trở thành giải pháp hữu ích để tạo và theo dõi ghi chú dự án.
Thiết kế hoàn toàn có thể tùy chỉnh cho phép nhóm của bạn luôn sẵn sàng trong suốt vòng đời của dự án thông qua các tính năng thu thập phản hồi, tóm tắt nội dung và theo dõi tiến độ.
6. Sử dụng thẻ ghi nhớ
Chỉ sắp xếp ghi chú không phải là kết thúc của một hệ thống ghi chú hiệu quả. Nhiều chuyên gia dựa vào thẻ ghi nhớ để sắp xếp ghi chú theo hình dạng cụ thể hoặc nghiên cứu dữ liệu chính xác hơn.
Sử dụng mã màu để phân loại thẻ ghi chú thành các phần ý tưởng, thực hiện và ôn tập. Tương tự, bạn có thể thêm sơ đồ hoặc biểu tượng để giải thích mục đích chính của mỗi thẻ ghi chú.
Hãy thử sử dụng một mặt của thẻ ghi nhớ để đánh dấu khái niệm hoặc chủ đề chính. Mặt sau có thể ghi chi tiết cụ thể về nội dung ở mặt trước.
Cuối cùng, hãy tìm một ứng dụng điện thoại thông minh để cải thiện kỹ năng ghi nhớ của bạn thông qua hệ thống ghi chú này. Hãy tham khảo AnkiApp, Quizlet và Flashcards World.
7. Tạo biểu đồ
Sử dụng phương pháp biểu đồ để sắp xếp ghi chú có thể rất hiệu quả. Bạn có thể tạo biểu đồ bằng cách liệt kê các chủ đề chính thành các hàng ở bên trái và các chủ đề phụ thành các cột ở trên cùng.
Ngoài ra, bạn có thể vẽ trục x và trục y để chia ghi chú thành bốn phần: định lượng, định tính, đánh giá và ý tưởng. Bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ tròn để trình bày dữ liệu một cách trực quan và hấp dẫn.
Biểu đồ giúp thông tin dễ học hơn vì trình bày thông tin theo định dạng rõ ràng và thẩm mỹ.
8. Thiết kế bản đồ tư duy
Kỹ thuật ghi chú bằng bản đồ tư duy này phù hợp để kết nối nhiều lớp ý tưởng. Ví dụ: viết chủ đề chính của bạn vào một ô vuông ở giữa trang. Sau đó, tạo các nhánh để thêm các hình tròn và hình tam giác cho các chủ đề phụ và điểm dữ liệu có liên quan.
Bạn cũng có thể gán cho mỗi hình dạng một mục đích cụ thể để đảm bảo luồng ý tưởng không bị gián đoạn bởi các định dạng thông tin khác nhau. Cân nhắc tuân theo thứ tự theo chiều kim đồng hồ để tránh nhầm lẫn do có nhiều yếu tố trong bản đồ tư duy của bạn.
Kết quả cuối cùng sẽ giống như một mạng lưới các ghi chú liên kết với nhau, đưa ra kết luận hoặc nhấn mạnh những vấn đề cần được chú ý ngay lập tức.
9. Thử phương pháp Cornell
Ý tưởng của phương pháp ghi chú Cornell là chia khung sườn của bài ghi chú bài giảng thành ba phần: tóm tắt, ghi chú và gợi ý. Khu vực ghi chú là phần lớn nhất, tiếp theo là cột gợi ý chiếm khoảng một phần ba trang và phần tóm tắt ở dưới cùng.
Kết hợp phương pháp này với 5 nguyên tắc cơ bản của ghi chép, cụ thể là:
- Ghi chép: Sử dụng cột chính để ghi chép thông tin và sự kiện sâu sắc, có ý nghĩa về chủ đề của bạn
- Giảm bớt: Tóm tắt dữ liệu này trong cột gợi ý. Điều này giúp bạn thiết lập cảm giác liên tục và hiểu được các trụ cột của chủ đề
- Đọc lại: Mục tiêu của bạn ở đây là nhắc lại những gì bạn đã học được từ hai bước R đầu tiên và kiểm tra lại xem bạn có đang ở cùng trang không
- Suy ngẫm: Hình thành ý kiến của bạn về chủ đề và sử dụng chúng để bắt đầu kế hoạch phát triển dự án của bạn từ đây
- Ôn tập: Tiếp tục ôn tập ghi chú của bạn trong 10-15 phút/tuần để ghi chú những phát hiện mới và tóm tắt những gì bạn đã học được
10. Áp dụng các kỹ thuật ghi chú trực quan
Các kỹ thuật ghi chú trực quan có thể biến ghi chú của bạn thành nội dung hấp dẫn và dễ nhớ. Sử dụng hình vẽ, ký hiệu và định dạng văn bản đa dạng để làm cho ghi chú của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
Thay vì chép lại từng từ, hãy kết hợp các yếu tố trực quan như các ký hiệu kết nối và hình ảnh.
Cách tiếp cận này không chỉ làm cho ghi chú viết tay của bạn trở nên thú vị hơn mà còn giúp ghi nhớ thông tin tốt hơn. Các nghiên cứu cho thấy các yếu tố trực quan có thể tăng cường trí nhớ và sự hiểu biết, giúp ghi chú của bạn hiệu quả hơn so với các ứng dụng và phong cách ghi chú truyền thống.
Xem thêm: Phương pháp ghi chú theo dàn ý
Áp dụng hệ thống ghi chú hiện đại để luôn có tổ chức
Tổ chức ghi chú một cách chiến lược giúp tăng năng suất và cải thiện quá trình ra quyết định.
Giữ cho ghi chú của bạn có cấu trúc và dễ truy cập sẽ biến chúng thành một công cụ mạnh mẽ để thành công trong cài đặt cá nhân và nhóm.
Hãy cân nhắc tích hợp một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp vào quy trình làm việc của bạn. Bộ tính năng mở rộng của nó được thiết kế để hợp lý hóa quá trình ghi chú và tổ chức của bạn, giúp quản lý công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác liền mạch trở nên đơn giản hơn.
Với ClickUp, bạn có thể tập trung và chia sẻ tất cả ghi chú của mình giữa các bộ phận và các cấp tổ chức để giữ cho các thành viên có liên quan luôn thống nhất và tập trung.
Dùng thử ClickUp miễn phí và trải nghiệm sự khác biệt mà các ghi chú được tổ chức có thể mang lại!