Bạn có biết ai mô tả công việc của họ là bình tĩnh, thoải mái hoặc yên tĩnh không? Chắc là không.
Công việc hiện đại đầy ắp những áp lực. Nhân viên bị ngập trong email, tin nhắn Slack, cuộc họp, công việc, công cụ và nhiều thứ khác mỗi ngày — những thứ giết chết năng suất. Hầu hết chúng ta bắt đầu một ngày mới với những thông báo, ngay lập tức rơi vào trạng thái phản ứng. Việc liên tục chạy trên bánh xe chuột khiến chúng ta mệt mỏi, mất tập trung và không thể sáng tạo.
Thói quen đơn giản là ghi chép năng suất hàng ngày có thể ngăn chặn tất cả những điều này và hơn thế nữa. Hãy cùng xem cách thực hiện.
Hiểu về ghi chép năng suất
Hàng ngày có hàng tá mẹo và thủ thuật về năng suất được quảng bá. Tuy nhiên, một phương pháp đã tồn tại qua thời gian là viết nhật ký. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về phương pháp này.
Ghi chép năng suất là gì?
Viết nhật ký năng suất là thói quen ghi lại những suy nghĩ, cảm xúc và cảm nhận của bản thân một cách tự phản ánh.
Có nhiều cách để làm việc này. Cách phổ biến nhất là phương pháp "Dear Diary" (Thân mến, nhật ký), trong đó bạn viết ra những suy nghĩ và cảm xúc của mình như thể bạn đang nói chuyện với nhật ký. Bạn có thể tạo danh sách công việc cần làm hoặc viết ra những điều bạn mơ ước làm trong kỳ nghỉ tiếp theo.
Khi gặp khó khăn, mọi người cũng ghi chép lại phản hồi của mình đối với các câu hỏi gợi ý như: "Hôm nay bạn cảm thấy biết ơn điều gì?" hoặc "Điều gì bạn muốn thay đổi trong hành động của mình hôm nay?"
Mặc dù một số phương pháp có thể phù hợp hơn với một số mục tiêu nhất định, nhưng tất cả các hình thức ghi nhật ký đều cho thấy những lợi ích tích cực.
Tại sao nên thực hành ghi chép?
Các nhà nghiên cứu từ Penn State phát hiện ra rằng viết nhật ký cảm xúc tích cực (PAJ) trên web giúp giảm sự mất lòng tin và tăng cảm giác hạnh phúc. Nói một cách đơn giản, việc viết ra cảm xúc của mình theo các câu hỏi định sẵn giúp mọi người cảm thấy tốt hơn.
Điều đó chưa hết. Viết nhật ký năng suất mang lại nhiều lợi ích cho sức khỏe tinh thần và thể chất.
Dọn dẹp tâm trí: Viết phản ánh giúp bạn xử lý những cảm xúc phức tạp mà không phán xét. Nó giúp bạn cảm nhận cảm xúc của mình và giải quyết những cảm xúc chưa được giải quyết, từ đó cải thiện trí nhớ.
Hỗ trợ lo lắng: Lo lắng được định nghĩa là sự lo lắng quá mức và dai dẳng về các tình huống hàng ngày. Viết nhật ký là một cách hiệu quả để giải quyết nhẹ nhàng những nỗi sợ hãi và ngăn chúng tích tụ theo thời gian.
Giảm căng thẳng: Bạn đã bao giờ cảm thấy muốn hét lên trong vô vọng chưa? Viết nhật ký là một giải pháp thay thế gần gũi. Nó cho phép bạn bày tỏ suy nghĩ của mình — dù chúng có vẻ không phù hợp/không chuyên nghiệp đến mức nào — một cách hiệu quả để tìm ra giải pháp.
Định hướng: Dù là trong công việc hay cuộc sống cá nhân, viết nhật ký giúp bạn định hướng mục tiêu của mình. Nó giúp sắp xếp các công việc, nhiệm vụ và sự kiện dựa trên mức độ ưu tiên của bạn.
Tự phản ánh: Kết hợp ghi nhật ký với theo dõi thói quen có thể giúp xác định các mẫu hành vi. Ví dụ, bạn có cảm thấy tâm trạng không tốt khi không ngủ đủ giấc không? Bạn có cảm thấy uể oải sau khi đi du lịch không? Điều này sẽ giúp xây dựng trí tuệ cảm xúc và tư duy phản biện.
Ý tưởng sáng tạo: Sử dụng nhật ký để khám phá các vấn đề, xem xét nhiều phạm vi giải pháp, sau đó ghi chú những ý tưởng sáng tạo mà bạn có thể nghĩ ra.
Lập kế hoạch: Mặc dù ghi chép năng suất không phải là một công cụ lập kế hoạch, nhưng nó giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng. Nó mang đến khoảng thời gian nghỉ ngơi rất cần thiết giữa nhịp sống kinh doanh bận rộn để bạn tạm dừng, lắng nghe, hiểu và lập kế hoạch cho tương lai.
Tại sao nên sử dụng ghi chép năng suất tại nơi làm việc?
một nghiên cứu cho thấy "83% công nhân Mỹ bị căng thẳng liên quan đến công việc". Mặt khác, các nhà tuyển dụng có thể thấy năng suất tăng gấp 4 lần cho mỗi 1 đô la chi cho các vấn đề sức khỏe tinh thần thông thường.
Ngoài những lợi ích tài chính, dưới đây là một số lợi ích định tính của việc ghi chép.
Cân bằng công việc tốt hơn: Hầu hết nhân viên ngày nay cần hoàn thành nhiều công việc trong một ngày. Viết nhật ký giúp bạn dọn sạch bảng công việc để tập trung vào những việc quan trọng.
Phát triển bản thân: Viết nhật ký giúp bạn tự nhận thức và kiểm soát cảm xúc. Kết quả là, nhân viên sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về hành trình phát triển nghề nghiệp của mình.
Tập trung: Viết nhật ký giúp loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và giúp bạn tập trung vào mục tiêu. Hơn nữa, nó còn giúp mọi người tự nhìn lại bản thân và điều chỉnh lại hướng đi để đạt được mục tiêu.
Hợp tác: Sự rõ ràng trong suy nghĩ dẫn đến hành động chất lượng. Ghi chép giúp mọi người làm sắc nét ý tưởng và trình bày chúng một cách mạch lạc hơn.
Khả năng phục hồi: Thị trường ngày nay thay đổi nhanh chóng đòi hỏi con người phải có khả năng phục hồi về mặt tài chính, cảm xúc và nghề nghiệp. Viết nhật ký giúp hiểu được những điểm yếu của bản thân và nỗ lực khắc phục chúng.
Vậy, làm thế nào để thực hành viết nhật ký chuyên nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu.
Các thành phần cốt lõi của nhật ký năng suất
Nhật ký năng suất có thể là bất cứ thứ gì bạn cần. Một danh sách công việc, báo cáo về một ngày của bạn, phản hồi cho một câu hỏi, bất cứ thứ gì. Tuy nhiên, để nhật ký năng suất phát huy hiệu quả, bạn nên có các thành phần cốt lõi sau đây.
Theo dõi mục tiêu
Bước đầu tiên để đạt được mục tiêu là viết ra và hiển thị nó. Yếu tố theo dõi mục tiêu trong nhật ký năng suất giúp bạn:
- Xác định ưu tiên hàng đầu của bạn
- Chia nhỏ mục tiêu của bạn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được
- Xác định phương pháp để đạt được mục tiêu
- Đặt thời hạn hoặc cột mốc
- Theo dõi tiến độ
Giả sử mục tiêu của bạn là đọc 52 cuốn sách mỗi năm. Để đạt được điều này, bạn cần đọc một cuốn sách mỗi tuần. Giả sử một cuốn sách trung bình dài 350 trang, bạn sẽ phải đọc 50 trang mỗi ngày.
Cài đặt một công cụ theo dõi trong nhật ký năng suất của bạn cho mục tiêu này sẽ giúp tạo thói quen đọc.
Theo dõi vắng mặt
Viết nhật ký năng suất không chỉ là ghi lại những việc bạn đã làm. Nó còn là ghi lại những việc bạn chưa làm. Giả sử bạn đã đặt mục tiêu làm việc 8 giờ mỗi ngày.
Bạn có thể theo dõi số giờ làm việc bằng cách sử dụng công cụ theo dõi lịch hàng ngày trong nhật ký năng suất của mình. Bạn có thể nhận ra các mẫu dựa trên các khía cạnh khác trong ngày của mình nếu bạn không đạt được mục tiêu.
Suy ngẫm cảm xúc
Nhật ký năng suất giúp cá nhân phản ánh suy nghĩ, cảm xúc và hành động của mình. Giả sử hôm nay bạn mất bình tĩnh trong một cuộc họp kinh doanh. Hoặc bạn đã đưa ra phản hồi không tốt cho một thành viên trong nhóm.
Suy ngẫm về hành động của bản thân giúp bạn tìm ra nguyên nhân dẫn đến hành động đó. Bạn có thể phát hiện ra rằng mình cảm thấy bị cấp trên tấn công, nên mới mất bình tĩnh. Viết nhật ký giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của những hoạt động phức tạp trong tâm trí bạn. Nó cũng giúp bạn cân bằng cuộc sống và công việc, phân định ranh giới giữa công việc và gia đình.
Quản lý kiến thức
Những người học tập suốt đời thêm ghi chép vào mẫu năng suất của họ để ghi chú bài học hàng ngày một cách nhất quán. Ví dụ, là một nhà văn, bạn có thể ghi lại từ vựng mà bạn quan tâm. Một nhà thiết kế có thể lập danh sách các công cụ và tự động hóa thú vị mà họ có thể sử dụng.
Ghi chép có thể trở thành kho kiến thức cá nhân của bạn.
Các loại nhật ký năng suất
Nhật ký của mỗi người là duy nhất. Bạn có thể sử dụng nhật ký của mình theo bất kỳ cách nào bạn thấy phù hợp. Dưới đây là một số cách mà mọi người thường sử dụng nhật ký năng suất của họ.
Nhật ký biết ơn
Ghi chép những điều bạn cảm thấy biết ơn mỗi ngày. Viết nhật ký biết ơn giúp:
- Nuôi dưỡng suy nghĩ tích cực
- Tập trung vào những gì bạn có chứ không phải những gì bạn không có
- Biết ơn cuộc sống/công việc như nó vốn có
- Xây dựng trên những hành động tích cực
Nhật ký mục tiêu
Đặt, theo dõi và phản ánh các mục tiêu cá nhân và kinh doanh. Sử dụng nó để:
- Đặt mục tiêu rõ ràng
- Xem mục tiêu của bạn thường xuyên
- Theo dõi tiến độ của bạn
- Ngẫm nghĩ về những điều đã làm tốt và những điều cần cải thiện
- Khám phá các cách để cải thiện việc đạt được mục tiêu
Nhật ký giá trị
Xác định và suy ngẫm về các giá trị định hình hành động/hành vi của bạn. Ví dụ: nếu giá trị cốt lõi của bạn là chất lượng hơn số lượng, bạn sẽ tập trung vào việc xây dựng khung, danh sách kiểm tra và tiêu chuẩn để đạt được điều đó thay vì đặt mục tiêu số lượng.
Bạn sẽ xây dựng các kênh giao tiếp cởi mở và hệ thống lưu trữ hồ sơ toàn diện nếu bạn coi trọng tính minh bạch.
Sử dụng nhật ký giá trị để xác định các giá trị của bạn và tham khảo chúng khi gặp khó khăn. Trong quá trình thực hiện, hãy ghi lại cách bạn sử dụng các giá trị này để đưa ra quyết định. Điều này sẽ giúp bạn duy trì sự nhất quán trong các tình huống khác nhau.
Sổ tay tò mò
Còn được gọi là nhật ký thông thường, nhật ký tò mò là nơi ghi chép các khái niệm, ý tưởng và khám phá mà bạn quan tâm. Ví dụ: nếu bạn xem một video trên YouTube và thích ý tưởng đó, bạn có thể viết về nó trong nhật ký tò mò của mình.
Điều này giúp bạn nuôi dưỡng sự tò mò, kích thích sự phát triển trí tuệ và khám phá những ý tưởng mới cho sự phát triển trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống.
Nhật ký quản lý thời gian
Theo dõi thời gian dành cho các dự án và hoạt động khác nhau. Ví dụ: lịch hàng ngày cung cấp bảng phân tích sự kiện theo giờ. Ghi nhật ký năng suất là một kỹ thuật quản lý thời gian tuyệt vời. Ghi lại những việc bạn cần làm mỗi giờ trong ngày để phát hiện ra các mẫu và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Nếu bạn không chắc chắn về cách theo dõi thời gian, hãy thử các mẫu nhật ký công việc của ClickUp.
Trang buổi sáng
Ghi lại những suy nghĩ đầu tiên trong buổi sáng để giải tỏa tâm trí. Điều này có thể giúp bạn giải phóng những gánh nặng của ngày hôm trước và chuẩn bị cho một ngày làm việc hiệu quả.
Bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào ở trên cho thói quen ghi chép của mình hoặc thử kết hợp nhiều phương pháp. Dù chọn cách nào, dưới đây là một số chiến lược sẽ giúp bạn.
Các chiến lược hiệu quả để ghi chép nhật ký năng suất
Nếu bạn là người mới bắt đầu, bất kỳ hình thức ghi chép nào cũng là một thói quen tốt. Chỉ cần mở một cuốn sổ tay hoặc tạo một cuốn nhật ký kỹ thuật số và bắt đầu. Sau đó, từ từ áp dụng các chiến lược ghi chép năng suất sau đây để cải thiện kết quả với phần mềm lập kế hoạch cuộc sống như ClickUp.
Tập trung vào mục tiêu của bạn
Điều chỉnh nhật ký năng suất của bạn cho phù hợp với mục tiêu để nó trở nên có ý nghĩa. Ví dụ, nếu bạn muốn loại bỏ căng thẳng cảm xúc, chỉ cần viết ra các giá trị của bạn và tự nhìn lại hành động của mình có thể hữu ích.
Một công cụ theo dõi thời gian sẽ rất hữu ích nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Nếu bạn là một người sáng tạo — nhà văn, nhà thiết kế, người tạo nội dung kỹ thuật số, v.v. — một cuốn nhật ký tò mò là lựa chọn hoàn hảo.
Thiết lập nhật ký năng suất dựa trên mục tiêu của bạn. Sử dụng ClickUp Docs để ghi lại mục tiêu của bạn và chuyển chúng thành danh sách việc cần làm khi cần thiết.
Cá nhân hóa các mục nhập của bạn
Hãy bỏ đi nỗi sợ hãi trước trang giấy trắng. Hãy thử viết miễn phí, ghi lại những gì nảy ra trong đầu mà không cần quan tâm đến ngữ pháp, chính tả hay thậm chí cấu trúc câu. Ví dụ, bạn có thể chỉ cần mô tả những sự kiện tích cực trong ngày.
Đừng chỉnh sửa ở giai đoạn này (thực ra, bạn không cần chỉnh sửa nhật ký của mình bao giờ!). Hãy viết theo cách của riêng bạn, không cần che giấu bất cứ điều gì. Hãy dùng ClickUp Docs để viết các mục nhập nhật ký của bạn mà không bị phân tâm. Sử dụng chế độ xem đánh dấu và tập trung hơn vào việc loại bỏ các yếu tố gây nhiễu.
Thêm ghi chép vào chiến lược ghi chú của bạn để bạn có thể phản ánh những phản hồi/phê bình mà bạn nhận được trong ngày.
Làm cho nó trở nên thú vị
Bạn không giỏi văn chương? Đừng lo lắng. Nâng cao trải nghiệm ghi chép của bạn bằng cách kết hợp các yếu tố như hình vẽ, phương tiện truyền thông và danh sách công việc, tạo nên nét đặc trưng riêng. Tạo ảnh ghép và bảng tâm trạng.
Tránh chủ nghĩa hoàn hảo
Nhật ký không phải để ai đọc. Không ai đánh giá hay phán xét nó. Đó là không gian riêng tư để bạn khám phá tâm trí của mình. Vì vậy, đừng cố gắng hoàn hảo. Hãy để những lỗi chính tả và câu văn không hoàn chỉnh ở đó. Nếu con mèo bạn vẽ trông giống con bò, hãy để nguyên. Hãy chấp nhận những điểm không hoàn hảo.
Hãy đón nhận sự chậm rãi
Khi thế giới xung quanh bạn quay cuồng nhanh chóng, hãy tận hưởng sự chậm rãi trong việc viết nhật ký. Đóng tất cả các tab/ứng dụng khác và viết với một tâm trí sáng suốt. Hãy dành thời gian để suy nghĩ và xử lý. Hãy phản ứng ít hơn và đánh giá nhiều hơn.
Hãy kiên trì
Khi bạn liên tục thực hành ghi chép năng suất, bạn sẽ thấy được hiệu quả tổng hợp của nó. Sự nhất quán tạo ra và duy trì động lực để tiến độ được duy trì.
Nếu bạn vẫn không nghĩ ra gì để viết, chúng tôi có thứ dành cho bạn. Hãy thử các mẫu nhật ký hàng ngày trên ClickUp để có một cấu trúc cho công việc của bạn.
Tốt hơn nữa, hãy sử dụng ClickUp Brain, một công cụ AI, để tạo ra ý tưởng và cung cấp cho bạn các gợi ý viết nhật ký để bắt đầu.
Hãy tin tưởng vào quá trình
Không thể mong đợi tiết kiệm được 4 giờ mỗi ngày chỉ sau 15 phút ghi chép. Đừng vội vàng mong đợi kết quả. Hãy tin tưởng vào quá trình.
Hãy viết hàng ngày một cách kiên trì ngay cả khi bạn không thấy kết quả ngay lập tức. Nếu ban đầu bạn cảm thấy khó viết, đừng bỏ cuộc. Nếu nhật ký của bạn đọc như những dòng chữ vô nghĩa, hãy tha thứ cho bản thân.
Những thách thức của việc ghi chép nhật ký năng suất
Sự đơn giản và những lợi ích tổng hợp của việc ghi chép năng suất khiến nó không thể bị bỏ qua. Dù có vẻ đơn giản, nhưng ghi chép không phải là việc dễ dàng. Mỗi người phải đối mặt với một số thách thức khi áp dụng thói quen ghi chép.
Dưới đây là một số thách thức và cách bạn có thể vượt qua chúng.
Thiếu sự kiên trì: Tìm thời gian hoặc động lực để viết nhật ký một cách kiên trì trong lịch trình bận rộn là một điều khó khăn. Nhưng kết quả đạt được rất xứng đáng. Để kiên trì, hãy thử:
- Cài đặt nhắc nhở hàng ngày để ghi nhật ký
- Sử dụng các gợi ý khi cảm thấy thiếu cảm hứng
- Viết vài dòng để bắt đầu
Quá tải: Hầu hết mọi người tìm đến việc ghi chép để đối phó với cảm giác quá tải. Tuy nhiên, chính việc ghi chép bản thân có thể gây ra cảm giác quá tải. Chủ nghĩa hoàn hảo có thể dẫn đến sự tê liệt.
Để tránh điều này, hãy để suy nghĩ của bạn luồng tự nhiên và viết một cách tự do mà không lo lắng về cấu trúc hay sự hoàn hảo.
Sự nghi ngờ bản thân: Nhìn vào những bức ảnh tuyệt vời trên Instagram về sổ tay của người khác có thể khiến bạn cảm thấy áp lực và nản lòng, từ đó làm giảm động lực tiếp tục thực hành.
Hãy nhắc nhở bản thân rằng viết nhật ký là việc cá nhân, không phải là cuộc thi — hãy tiếp cận với lòng tự thương để thể hiện bản thân một cách chân thực. Bạn không thể thất bại trong một nỗ lực mà chỉ cần làm là đã thành công.
Sự lan rộng của các công cụ: Trước khi bắt đầu viết nhật ký, nếu bạn thấy mình mua nhiều sổ tay hoặc bút hoặc tải xuống một số ứng dụng nhật ký kỹ thuật số, bạn không phải là người duy nhất. Hầu hết những người mới bắt đầu viết nhật ký đều gặp phải khó khăn này.
Đừng để công cụ làm bạn bối rối. Hãy bắt đầu viết bằng bất cứ thứ gì bạn có sẵn – một mảnh giấy hay ứng dụng ghi chú trên điện thoại. Tập trung vào quá trình và kiên trì thực hiện.
Hãy để ý tưởng của bạn nở rộ với ClickUp cho ghi chép năng suất
Một nhân viên trung bình ở Mỹ dành hai ngày mỗi tuần cho email và các cuộc họp. Đây là một lượng thông tin khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau, khiến bạn phải tổng hợp và xử lý tất cả.
Viết nhật ký năng suất là một cách tuyệt vời để làm điều này. Nó giúp bạn giải tỏa tâm trí, xử lý những việc quá tải và tập trung vào những việc quan trọng. Nó cho phép bạn trải qua cảm xúc của mình mà không phán xét và giải quyết những mâu thuẫn trong tâm trí.
Notepad và Docs của ClickUp là những công cụ viết tuyệt vời, hoàn hảo cho việc ghi chép. Hãy tự mình trải nghiệm. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp về ghi chép năng suất
1. Ghi chép năng suất là gì?
Ghi chép nhật ký năng suất kết hợp giữa ghi chép nhật ký và năng suất để tăng cường nhận thức bản thân, mục tiêu rõ ràng, kỹ thuật quản lý thời gian, trách nhiệm và sáng tạo.
2. Làm thế nào để bắt đầu viết nhật ký năng suất?
Bước đầu tiên là viết mục nhập đầu tiên. Hãy kiên định với những kỳ vọng thực tế và dành thời gian cho việc này.
3. Có ba loại ghi chép nhật ký nào?
Có nhiều loại nhật ký, nhưng một số loại bạn có thể thử trước tiên bao gồm nhật ký biết ơn, nhật ký mục tiêu, nhật ký giá trị và nhật ký tò mò.