Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này: ngồi trong cuộc họp, tự tin rằng mình sẽ nhớ tất cả mọi thứ, nhưng sau đó lại thấy các chi tiết dần trôi đi. Với việc các cuộc họp ảo trở thành tiêu chuẩn và lịch trình dày đặc với các cuộc gọi liên tiếp, rất dễ bỏ sót thông tin quan trọng. 🗓️ Đó là lúc nghệ thuật ghi chú cuộc họp rõ ràng, có thể hành động trở nên quan trọng. Nó giúp bạn nắm bắt các điểm chính và giữ tổ chức, tập trung vào các điểm quan trọng.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Teams, bạn đã đi đúng hướng để có những cuộc họp được tổ chức tốt hơn. Tuy nhiên, việc ghi lại những ý tưởng giúp thúc đẩy dự án của bạn là điều rất quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi chú cuộc họp trong Teams mà vẫn đảm bảo tính rõ ràng và sự tham gia của mọi người trong suốt cuộc họp. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu một cách thông minh hơn để quản lý ghi chú của bạn. 📝
Hãy bắt đầu ngay!
⏱️ Tóm tắt 60 giây
Quy trình từng bước để ghi chú trong các cuộc họp Microsoft Teams:
Làm thế nào để ghi chú cuộc họp trong Teams?
Với hơn 300 triệu người dùng và con số này vẫn đang tăng lên, Microsoft Teams đã trở thành nền tảng hợp tác kinh doanh được ưa chuộng nhất. Tuy nhiên, để tối đa hóa hiệu quả của các cuộc họp, điều cần thiết là ghi lại những thông tin quan trọng và các mục hành động thông qua việc ghi chú hiệu quả. 📝
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn ghi chú cuộc họp tốt hơn trong Teams:
Bước 1: Đăng nhập vào nền tảng cuộc họp Teams
Đăng nhập vào Teams qua ứng dụng máy tính hoặc phiên bản web. Nếu bạn là người mới sử dụng nền tảng này, hãy tải xuống từ trang web chính thức hoặc cửa hàng ứng dụng.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ đến bảng điều khiển — trung tâm lệnh để tham gia các cuộc họp Teams và quản lý tài liệu một cách liền mạch với nhóm của bạn.
Bước 2: Thiết lập cuộc họp Teams
Lên lịch cuộc họp trong Teams là điều cần thiết để công việc diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp mọi người thống nhất về mục đích, chương trình và dòng thời gian của cuộc họp. Dưới đây là cách thiết lập:
- Chuyển đến 'Lịch' để xem kế hoạch hoặc lịch trình các cuộc họp sắp tới
- Nhấp vào '+ Cuộc họp mới' và điền thông tin cuộc họp — tiêu đề, ngày, giờ và người tham dự. Sử dụng tính năng lặp lại cho các cuộc họp thường xuyên để tiết kiệm thời gian gửi lời mời lặp lại
- Thêm chương trình họp vào phần chi tiết để hướng dẫn cuộc thảo luận, giúp bạn mở rộng chi tiết cuộc họp và thiết lập lộ trình rõ ràng cho người tham gia
- Chọn 'Gửi' để thông báo cho những người tham gia cuộc họp. Teams sẽ xử lý lời mời họp và gửi nhắc nhở tự động, giúp mọi người luôn sẵn sàng
Bạn muốn chuẩn bị mọi thứ để thành công ngay cả trước khi bắt đầu ghi chú cuộc họp? Tuân thủ một số quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo có thể giúp các phiên họp tập trung hơn, các bên liên quan tham gia tích cực hơn và hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn.
Dưới đây là những việc bạn cần làm: Chia sẻ chương trình nghị sự rõ ràng trước để mọi người cùng thống nhất và tập trung ✅ Khuyến khích người tham gia tắt tiếng khi không nói để giảm thiểu sự phân tâm 🎙️Chỉ định người ghi chú để giữ mọi thứ có tổ chức và đúng tiến độ 📝Yêu cầu mọi người chia sẻ ý kiến để đảm bảo tất cả các ý kiến quan trọng được ghi lại và thúc đẩy sự hợp tác
Bước 3: Truy cập tính năng ghi chú cuộc họp Teams
Teams có một phần tích hợp để ghi chú và lưu trữ ghi chú cuộc họp trực tiếp trong ứng dụng, giúp tập trung mọi thứ.
Dưới đây là cách tận dụng tối đa tính năng này:
- Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp và nhấp vào tùy chọn 'Ghi chú' ở thanh tác vụ trên cùng. Nếu tùy chọn này không hiển thị, hãy nhấp vào 'Thêm hành động' (ba chấm)
- Sử dụng ngăn ghi chú chuyên dụng để ghi lại các điểm và quyết định ngay khi chúng xảy ra
- Cấp cho người tham dự quyền truy cập cần thiết để chỉnh sửa và đóng góp vào ghi chú để hợp tác thời gian thực và giao tiếp nhóm trơn tru hơn
➡️ Đọc thêm: 15 ứng dụng và công cụ ghi chú AI tốt nhất 📝
Bước 4: Sắp xếp và cấu trúc ghi chú của bạn
Ghi chú cuộc họp chỉ là bước đầu; sắp xếp chúng mới là bước quan trọng.
Thực hiện theo các mẹo sau để làm cho chúng hiệu quả hơn:
- Chia ghi chú của bạn thành các phần như 'Điểm chính' và 'Bước tiếp theo' để dễ tham khảo
- Sử dụng dấu đầu dòng để dễ dàng theo dõi
- Chỉ định công việc bằng @đề cập để đảm bảo trách nhiệm
Đánh dấu thời hạn hoặc thông tin quan trọng bằng cách sử dụng văn bản in đậm hoặc thẻ
Gán thẻ để dễ sắp xếp: Thêm thẻ như #marketing, #budget hoặc #followup vào ghi chú của bạn có thể giúp phân loại các cuộc thảo luận, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các chủ đề cụ thể sau này. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang quản lý nhiều dự án.
- Ví dụ: "#marketing Thảo luận về chiến lược chiến dịch. #budget Phác thảo dự toán chi phí.
Bước 5: Chia sẻ ghi chú với người tham gia cuộc họp
Khi cuộc họp kết thúc, hãy đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nội dung. Kiểm tra lại để đảm bảo rõ ràng và xóa bất kỳ chi tiết không liên quan.
- Nhấp vào 'Chia sẻ ghi chú' để gửi ghi chú cho tất cả người tham dự cuộc họp. Teams sẽ tự động liên kết ghi chú với cuộc họp trong lịch Teams để dễ tham khảo
- Chỉ định các hành động tiếp theo để mọi người có trách nhiệm và nhận thức rõ về nhiệm vụ của mình
Bước 6: Chỉnh sửa ghi chú cuộc họp sau khi thảo luận
Phiên họp có thể kết thúc, nhưng trách nhiệm của bạn với tư cách là người tổ chức cuộc họp vẫn còn rất nhiều! Hãy chỉnh sửa ghi chú cuộc họp và thêm bất kỳ ý kiến mới nào được đưa ra trong cuộc thảo luận.
Dưới đây là cách đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào:
- Chuyển đến 'Lịch Teams', tìm cuộc họp trước đó và chọn để mở chi tiết
- Cập nhật hoặc chỉnh sửa ghi chú dựa trên bất kỳ thông tin mới hoặc giải thích nào
- Nhấp vào 'Gửi cập nhật' để thông báo cho các thành viên về thông tin mới nhất
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về cách ghi chú cuộc họp trong Teams, hãy tinh chỉnh ghi chú cuộc họp và thêm bất kỳ ý kiến mới nào xuất hiện trong cuộc thảo luận.
➡️ Đọc thêm: Những phần mềm quay màn hình miễn phí tốt nhất không có hình mờ là gì?
Tại sao cần ghi chú cuộc họp trong Teams?
Ghi chú trong cuộc họp Teams có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và năng suất của cuộc thảo luận. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên ghi chú cuộc họp Teams:
Khả năng ghi nhớ
Ghi chú giúp người tham gia nhớ những nội dung đã thảo luận. Ghi lại biên bản cuộc họp Teams đảm bảo thông tin quan trọng không bị mất, giúp dễ dàng nhớ lại các quyết định và thảo luận.
➡️ Đọc thêm: Cách sử dụng Bảng trắng trong Microsoft Teams
Tập trung vào kết quả
Ghi chú trong các cuộc họp Teams có thể giúp tập trung cuộc thảo luận vào việc đạt được kết quả cụ thể. Khi các điểm chính hoặc quyết định được ghi lại, chúng trở nên cụ thể và dễ thực hiện hơn, từ đó khuyến khích tinh thần trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm.
Ngoài ra, tài liệu văn bản còn đóng vai trò như lời nhắc nhở về các cam kết được đưa ra trong cuộc họp.
Tổ chức và rõ ràng
Ghi chú cung cấp bản ghi có cấu trúc về các cuộc thảo luận, giúp dễ dàng theo dõi các mục hành động, thời hạn và trách nhiệm. Trong Microsoft Teams, các tính năng như bản ghi cuộc họp tự động có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách ghi lại các cuộc thảo luận trong thời gian thực, cho phép người tham gia tập trung hơn vào việc tham gia thay vì ghi chú thủ công.
Tham khảo cho các cuộc họp trong tương lai
Việc ghi chép lại các cuộc họp trước đó giúp tránh sự trùng lặp bằng cách tránh các cuộc thảo luận "déjà vu" về các chủ đề đã được đề cập trước đó. Biên bản cuộc họp Teams có thể hướng dẫn các cuộc họp và quá trình ra quyết định trong tương lai.
➡️ Đọc thêm: Ưu và nhược điểm của Microsoft Teams: Đây có phải là công cụ phù hợp cho nhóm của bạn?
Những việc cần làm và không nên làm khi ghi chú cuộc họp trong Teams
Ghi chú hiệu quả trong cuộc họp Microsoft Teams là điều cần thiết để duy trì sự tổ chức và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Dưới đây là một số điều nên và không nên cần lưu ý khi ghi chú trong cuộc họp Teams:
Các việc nên làm:
- Chuẩn bị trước cuộc họp: Xem lại chương trình hoặc các chủ đề của cuộc họp trước để biết những điểm cần tập trung khi ghi chú
- Tập trung vào các điểm chính: Ghi chú các quyết định đã đưa ra, các mục hành động, thời hạn và bất kỳ hành động tiếp theo nào cần thiết thay vì cố gắng ghi chép toàn bộ nội dung cuộc thảo luận
- Sử dụng định dạng có cấu trúc: Sắp xếp ghi chú bằng tiêu đề lớn và dấu đầu dòng để dễ tham khảo sau này
- Đánh thẻ trách nhiệm: Chỉ rõ ai chịu trách nhiệm cho từng mục hành động. Sử dụng tên viết tắt hoặc tên đầy đủ để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: [John] soạn thảo đề xuất trước thứ Sáu
- Sử dụng các tính năng của Teams: Sử dụng tính năng Ghi chú cuộc họp trong Teams để ghi lại các chi tiết quan trọng trong thời gian thực và chia sẻ chúng với những người tham gia sau cuộc họp
- Xem lại và tóm tắt: Vào cuối cuộc họp, nhanh chóng tóm tắt những điểm chính để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào
- Theo dõi kịp thời: Chia sẻ ghi chú cuộc họp ngay sau khi cuộc họp kết thúc, qua trò chuyện Teams, email hoặc dưới dạng tài liệu được chia sẻ để mọi người có thể truy cập khi nội dung cuộc thảo luận còn mới mẻ
- Giữ thái độ trung lập: Viết ghi chú một cách khách quan, không thêm ý kiến cá nhân hoặc giả định
- Đánh dấu thời hạn quan trọng: Sử dụng văn bản in đậm, gạch dưới hoặc ký hiệu để nhấn mạnh các công việc hoặc thời hạn khẩn cấp
- Yêu cầu làm rõ: Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, hãy yêu cầu làm rõ trong cuộc họp để đảm bảo ghi chú của bạn chính xác
Những điều không nên làm:
- Đừng cố ghi lại mọi thứ: Tránh ghi chép từng từ. Thay vào đó, tập trung vào kết quả, thỏa thuận và các điểm hành động
- Đừng chỉ dựa vào trí nhớ: Luôn ghi chú trong cuộc họp, vì chỉ dựa vào trí nhớ có thể dẫn đến bỏ sót chi tiết
- Đừng bỏ sót ai đã nói gì: Ghi rõ ý tưởng hoặc công việc cho đúng người
- Không sử dụng ngôn ngữ không chính thức: Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc từ viết tắt mà người khác có thể không hiểu nếu bạn chia sẻ ghi chú với nhóm
- Đừng quên ghi chú thời hạn: Nếu một mục hành động có ngày đáo hạn, hãy luôn ghi lại. Việc bỏ lỡ thời hạn có thể làm chậm tiến độ
- Đừng làm quá nhiều việc cùng lúc: Ghi chú trong khi làm nhiều việc cùng lúc (ví dụ: trả lời email hoặc trò chuyện) có thể dẫn đến ghi chép không đầy đủ hoặc không chính xác
- Đừng cho rằng mọi người đều nghe thấy cùng một điều: Ghi lại những điểm quan trọng một cách rõ ràng, vì không phải tất cả người tham dự đều có thể nắm bắt được mọi chi tiết trong cuộc họp
- Đừng trì hoãn việc sắp xếp ghi chú: Chờ quá lâu để chỉnh sửa hoặc chia sẻ ghi chú sẽ làm tăng nguy cơ quên chi tiết hoặc hiểu sai ý nghĩa của chúng
- Đừng bỏ sót chi tiết theo dõi: Đảm bảo ghi chú của bạn bao gồm tất cả các bước tiếp theo, công việc được giao và thời hạn để có thể thực hiện được
Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể đảm bảo biên bản cuộc họp Teams của mình rõ ràng, có tổ chức và hữu ích cho tất cả mọi người tham gia.
Giới hạn của Microsoft Teams đối với việc ghi chú
Mặc dù Teams là một ứng dụng nhắn tin kinh doanh ổn định cho môi trường làm việc từ xa và kết hợp, nhưng nó có một số giới hạn trong việc ghi chú. Những thách thức này có thể làm chậm tốc độ làm việc và cản trở sự hợp tác hiệu quả trong nhóm.
Dưới đây là một số thách thức thường gặp:
1. Hợp tác thời gian thực bị giới hạn
Microsoft Teams cho phép nhiều người dùng (có quyền truy cập thích hợp) chỉnh sửa ghi chú cuộc họp, nhưng trải nghiệm cộng tác trực tiếp không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Nếu quá nhiều người tham gia cố gắng thực hiện thay đổi cùng lúc, nền tảng có thể bị chậm hoặc không thể ghi lại các cập nhật thời gian thực.
Không có gì ngạc nhiên khi 59% nhân viên cho biết các công cụ cộng tác của họ, bao gồm Teams, không phù hợp với quy trình làm việc ưa thích của họ. Sự mất kết nối này khiến việc theo kịp các cuộc hội thoại diễn ra nhanh chóng trở nên khó khăn hơn, dẫn đến các tin nhắn bị phân mảnh, bỏ sót chi tiết và gây nhầm lẫn. 🤔
2. Công cụ định dạng và chỉnh sửa cơ bản
Teams chỉ cung cấp các định dạng văn bản cơ bản — in đậm, in nghiêng, gạch dưới — khiến việc sắp xếp ghi chú chi tiết trở nên khó khăn hơn. Việc thiếu các tùy chọn định dạng phong phú như bảng, hình ảnh nhúng hoặc bố cục có thể tùy chỉnh giới hạn hiệu quả của việc cấu trúc thông tin quan trọng.
Hơn nữa, nếu không có các công cụ như kiểm tra chính tả hoặc chỉnh sửa nội dung sâu, ghi chú cuộc họp Microsoft Teams thường thiếu sự rõ ràng và trau chuốt cần thiết cho tài liệu chuyên nghiệp. Khi bạn đang xử lý một dự án quan trọng, ghi chú rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ là tài liệu — chúng là bản thiết kế cho thành công của bạn.
3. Thiếu tự động hóa trong việc theo dõi
Không giống như phần mềm ghi biên bản cuộc họp chuyên dụng, Teams không cung cấp các hàm tích hợp để chuyển đổi ghi chú thành công việc có thể thực hiện hoặc tự động phân công trách nhiệm. Điều này có nghĩa là bạn phải phân công nhiệm vụ và quản lý thời hạn thủ công, điều này có thể làm chậm quy trình làm việc và tăng khả năng xảy ra lỗi.
4. Phụ thuộc vào nền tảng
Chỉ dựa vào tính năng ghi chú của Teams sẽ dẫn đến tình trạng bị khóa nền tảng. Nếu tổ chức của bạn quyết định chuyển sang công cụ khác, việc di chuyển ghi chú cuộc họp và dữ liệu lịch sử của Microsoft Teams sẽ trở nên rườm rà và tốn thời gian.
Sự phụ thuộc này giới hạn tính linh hoạt của bạn, khiến việc áp dụng các giải pháp mới phù hợp hơn với quy trình làm việc đang phát triển của tổ chức trở nên khó khăn.
5. Quyền truy cập và kiểm soát truy cập nghiêm ngặt
Một vấn đề quan trọng khác là những người tham dự bên ngoài hoặc khách cần trợ giúp để truy cập ghi chú cuộc họp Microsoft Teams trong hoặc trước cuộc họp. Điều này có nghĩa là khách hàng hoặc nhà cung cấp có thể bị bỏ lỡ thông tin cho đến khi bạn chia sẻ ghi chú sau đó.
Ngoài ra, khi một người được thêm vào nhóm, họ sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tệp, điều này không lý tưởng cho các tổ chức xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Phản hồi của người dùng cung cấp thông tin chi tiết quý giá về cách Teams hoạt động trong các môi trường khác nhau. Sau khi khám phá các chủ đề trên Reddit, đây là những gì chúng tôi phát hiện về trải nghiệm người dùng: Một người dùng đã chỉ ra một vấn đề quan trọng với các cuộc họp định kỳ:
"Ghi chú cuộc họp không được chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Chúng tôi có các cuộc họp định kỳ và việc sao chép ghi chú giữa các phiên một cách thủ công thật sự rất khó chịu. Điều này giống như một bước lùi đối với một nền tảng tiên tiến như vậy. "
Một người dùng khác bày tỏ sự thất vọng về hiệu suất và khả năng sử dụng của nó:
"Kể từ khi tổ chức của tôi chuyển sang Teams, tôi liên tục gặp phải tình trạng chậm, treo máy và đăng xuất bất ngờ, gây gián đoạn quá trình cộng tác thời gian thực. Giao diện có vẻ lộn xộn, khiến các hoạt động đơn giản trở nên khó điều hướng và sự tích hợp với Microsoft 365 có vẻ rời rạc. "
"Ghi chú cuộc họp không được chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Chúng tôi có các cuộc hội nghị định kỳ và việc sao chép ghi chú giữa các phiên một cách thủ công thật sự rất khó chịu. Điều này giống như một bước lùi đối với một nền tảng tiên tiến như vậy. "
"Ghi chú cuộc họp không được chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Chúng tôi có các cuộc hội nghị định kỳ và việc sao chép ghi chú giữa các phiên một cách thủ công thật sự rất khó chịu. Điều này giống như một bước lùi đối với một nền tảng tiên tiến như vậy. "
Một người dùng khác bày tỏ sự thất vọng về hiệu suất và khả năng sử dụng của nó:
"Kể từ khi tổ chức của tôi chuyển sang Teams, tôi liên tục gặp phải tình trạng chậm, treo máy và đăng xuất bất ngờ, gây gián đoạn quá trình cộng tác thời gian thực. Giao diện có vẻ lộn xộn, khiến các hoạt động đơn giản trở nên khó điều hướng và việc tích hợp với Microsoft 365 có vẻ rời rạc. "
"Kể từ khi tổ chức của tôi chuyển sang Teams, tôi liên tục gặp phải tình trạng chậm, treo máy và đăng xuất bất ngờ, gây gián đoạn quá trình cộng tác thời gian thực. Giao diện có vẻ lộn xộn, khiến các hoạt động đơn giản trở nên khó điều hướng và sự tích hợp với Microsoft 365 có vẻ rời rạc. "
Mặc dù những hạn chế này có thể không phải là vấn đề lớn đối với mọi người dùng, nhưng chúng vẫn làm chậm quá trình làm việc của bạn. 🙅
Vì vậy, nếu dự án của bạn cần sự linh hoạt, tự động hóa hoặc hợp tác tốt hơn, hãy xem xét các giải pháp thay thế Microsoft Teams có thể nâng cao năng suất của bạn.
➡️ Đọc thêm: ClickUp vs. Teams: Công cụ cộng tác nào phù hợp với bạn?
Ghi chú cuộc họp hiệu quả với ClickUp
Khi dự án của bạn đòi hỏi nhiều hơn, bạn cần một giải pháp tiên tiến. Hãy làm quen với ClickUp — một nền tảng quản lý dự án toàn diện, năng động, giúp hợp lý hóa sự hợp tác và thúc đẩy năng suất trong toàn tổ chức của bạn.
Điều khiến ClickUp trở thành công cụ thay đổi cuộc chơi trong lĩnh vực ghi chú dựa trên AI là khả năng tóm tắt cuộc họp, tạo điểm hành động và tự động hóa quy trình làm việc một cách dễ dàng, giúp nhóm của bạn luôn tổ chức và năng suất.
Dưới đây là bảng so sánh để bạn có thể hiểu rõ sự khác biệt trong nháy mắt:
| Tính năng | Microsoft Teams | ClickUp |
|---|---|---|
| Mẫu tích hợp sẵn | Giới hạn | Các mẫu cuộc họp phong phú |
| Hợp tác thời gian thực | Cơ bản, có một số trễ | SyncUps để chỉnh sửa trực tiếp một cách liền mạch |
| Tự động hóa công việc | Theo dõi thủ công | Tự động tạo/lập công việc từ ghi chú |
| Định dạng nâng cao | Giới hạn | Trình chỉnh sửa tài liệu đầy đủ |
| Chia sẻ bên ngoài | Hạn chế | Dễ dàng chia sẻ qua URL |
Dưới đây là phân tích chi tiết về cách ClickUp có thể thay đổi quy trình ghi chú của bạn:
1. Quản lý ghi chú cuộc họp như một chuyên gia
ClickUp Meetings định nghĩa lại cách bạn ghi chép và quản lý các cuộc thảo luận của nhóm, từ đó nâng cao năng suất. Menu trình chỉnh sửa cho phép bạn đánh dấu các điểm chính và đảm bảo ghi chú của bạn sáng tạo và có tổ chức.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo tài liệu trực tiếp, động cho chương trình họp, ghi chú hoặc danh sách kiểm tra hợp tác. Các tùy chọn định dạng văn bản phong phú, chẳng hạn như tiêu đề lớn, dấu đầu dòng, hình ảnh nhúng và bảng, mang lại sự rõ ràng và cấu trúc thường thiếu trong các nền tảng truyền thống.
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là ClickUp Brain — một trợ lý hỗ trợ bởi AI giúp tăng tốc độ viết và làm sắc nét suy nghĩ của bạn. Đây là một công cụ tạo ghi chú hiệu quả và phân tích các điểm quan trọng để tạo ra các ghi chú toàn diện. Bằng cách này, nó giúp bạn:
- Tóm tắt các cuộc thảo luận dài thành các bản tóm tắt rõ ràng, dễ hiểu
- Đánh dấu kết quả và công việc quan trọng. Tự động tạo danh sách việc cần làm dựa trên cuộc hội thoại
Sử dụng chương trình họp làm nền tảng cho chiến lược ghi chú thực tế.
Dưới đây là những lợi ích mà bạn sẽ nhận được:
- Bằng cách tuân theo chương trình nghị sự, bạn sẽ không bị lạc đề và tránh được những vấn đề không liên quan 🎯
- Cấu trúc rõ ràng giúp dễ dàng hiểu các cuộc thảo luận và quyết định được đưa ra 🔍
- Tiết kiệm thời gian bằng cách tham khảo nhanh các điểm trong chương trình nghị sự để ghi chú hiệu quả ⏳
- Khuyến khích đóng góp ý kiến liên quan đến các mục trong chương trình nghị sự giúp tăng cường sự hợp tác 🤝
2. Sử dụng các mẫu cuộc họp được tạo sẵn
Hãy thừa nhận rằng, bắt đầu với một trang trống không phải lúc nào cũng là cách hiệu quả nhất để ghi chú cuộc họp. Đó là lúc các mẫu cuộc họp được tạo sẵn của ClickUp phát huy tác dụng. Một trong những tùy chọn nổi bật là Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp.
Được thiết kế cho mọi quy trình làm việc, nó đơn giản hóa phương pháp ghi chú của bạn, giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng — tổ chức các cuộc họp ngắn hiệu quả. Nó giúp mỗi cuộc họp được tổ chức và hiệu quả với các phần dành cho chương trình nghị sự, các điểm chính và các mục hành động.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tùy chỉnh theo nhu cầu của nhóm — thêm mô tả chi tiết về các điểm hoặc tạo chương trình làm việc định kỳ
- Cộng tác trong thời gian thực với các thành viên trong nhóm của bạn
- Chuyển ghi chú cuộc họp thành nhiệm vụ và phân công trách nhiệm để đảm bảo tính trách nhiệm
- Bật tính năng theo dõi và thêm mục hành động mà không cần rời khỏi tài liệu
Cần thêm các mẫu hiệu quả như vậy? Dưới đây là hai mẫu yêu thích của chúng tôi:
- Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp : Ghi lại các cuộc hội thoại và quyết định chính thức một cách rõ ràng và trang trọng. Chia sẻ biên bản với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan hoặc khách hàng để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
- Mẫu cuộc họp ClickUp: Sắp xếp các hội thảo hoặc buổi nói chuyện định kỳ với mẫu này. Luôn nắm rõ các mục tiêu, nhiệm vụ và các việc cần làm tiếp theo để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào
➡️ Đọc thêm: 10 công cụ AI tốt nhất cho cuộc họp và trợ lý cuộc họp
3. Giữ cho cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ và cộng tác dễ dàng
ClickUp nâng cao sự hợp tác trong nhóm bằng cách hợp nhất giao tiếp và quản lý công việc vào một nền tảng trực quan. Với ClickUp Chat, bạn có thể trò chuyện thời gian thực trong khi tích hợp liền mạch bối cảnh vào quy trình làm việc của mình. 💬
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ
Nhìn chung, ClickUp thể hiện sự hợp tác bằng cách giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ, cho dù bạn đang lên kế hoạch cho thời hạn hay brainstorming ý tưởng. Cách thức hoạt động như sau:
ClickUp Chat được thiết kế để giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ về các dự án, thời hạn và ý tưởng — tất cả ở một nơi. Dưới đây là cách nó biến các cuộc hội thoại thành hành động hiệu quả:
- Cộng tác thời gian thực với SyncUps: Bắt đầu cuộc gọi video hoặc âm thanh trực tiếp trong Trò chuyện ClickUp, nơi bạn có thể chia sẻ màn hình, liên kết nhiệm vụ và gán nhận xét ngay lập tức. SyncUps giúp các cuộc thảo luận của bạn có thể thực hiện được và kết nối với công việc.
- Trách nhiệm với FollowUps: Đánh dấu các tin nhắn quan trọng là FollowUps, gán chúng cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ ngay trong Trò chuyện. Đây là cách dễ dàng để đảm bảo các mục hành động quan trọng không bị bỏ qua.
- Luôn cập nhật thông tin với AI CatchUp: Nhanh chóng cập nhật các cuộc thảo luận đã bỏ lỡ với AI CatchUp, tính năng này tóm tắt các chủ đề dài thành các điểm chính. Tính năng này giúp bạn tìm thấy các bước tiếp theo mà không cần phải đọc lại các tin nhắn trước đó.
- Liên kết trò chuyện trực tiếp với công việc: Giữ cho cuộc hội thoại tập trung và phù hợp bằng cách liên kết chúng với các công việc hoặc dự án cụ thể, để mọi cuộc thảo luận đều dẫn đến hành động.
- Gán nhận xét làm công việc: Chuyển bất kỳ nhận xét nào thành công việc bằng tính năng Gán nhận xét, giúp nhóm của bạn luôn có tổ chức và nắm rõ các việc quan trọng cần làm.
- Đề cập đến đồng nghiệp và sử dụng văn bản đa dạng: Kết nối đúng người vào cuộc thảo luận, thêm sự rõ ràng với định dạng văn bản đa dạng và giữ cho giao tiếp rõ ràng và hấp dẫn.
- Cộng tác liền mạch trên tài liệu: Cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu với tính năng Phát hiện cộng tác của ClickUp
- Đồng bộ hóa trò chuyện với nhiệm vụ để dễ dàng truy cập: Bằng cách liên kết trò chuyện trực tiếp với nhiệm vụ, ClickUp Chat giữ tất cả thông tin liên quan có thể truy cập được mà không cần chuyển đổi công cụ.
- Sắp xếp các cuộc trò chuyện để tập trung hiệu quả hơn: Thiết lập các kênh trò chuyện theo dự án, nhóm hoặc mức độ ưu tiên để không gian làm việc của bạn luôn gọn gàng và tập trung vào những việc quan trọng nhất. \
4. Hãy nói "Có" với tính năng ghi chép cuộc họp tự động
Tại sao chỉ ghi chú khi bạn có thể ghi lại toàn bộ cuộc họp? Với ClickUp Clips, bạn có thể quay video chất lượng cao, không có hình mờ trong khi ClickUp Brain ghi chép chính xác các cuộc hội thoại của bạn. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng truy cập mọi chi tiết, ngay cả trong môi trường ồn ào hoặc với các giọng nói khác nhau.
Ngoài ra, Tìm kiếm toàn cầu ClickUp cho phép bạn tìm bất kỳ thứ gì trong không gian làm việc của mình. Nó giống như có một công cụ tìm kiếm cá nhân tìm kiếm nội dung trên hơn 20 ứng dụng đám mây, bao gồm Teams, tất cả ở một nơi. Nhập từ khóa và Tìm kiếm toàn cầu sẽ đánh dấu mọi đề cập, giúp bạn sắp xếp mọi thứ mà không cần chuyển đổi nền tảng.
Lưu ý: Bạn cần xem xét một số yếu tố khi sử dụng AI để ghi chú cuộc họp. Ví dụ:
Độ chính xác: Đảm bảo công cụ AI ghi lại chính xác các điểm chính và quyết định để tránh hiểu lầm ✅
Bối cảnh: Cung cấp cho AI bối cảnh hoặc từ khóa cụ thể để cải thiện khả năng hiểu và mức độ liên quan của AI đối với cuộc thảo luận của bạn
Xem lại và chỉnh sửa: Luôn xem lại các ghi chú do AI tạo ra để phát hiện lỗi hoặc thiếu sót trước khi chia sẻ với người tham gia ✏️
Bảo mật: Hãy lưu ý đến tính bảo mật và bảo mật dữ liệu khi sử dụng các công cụ AI để thu thập thông tin nhạy cảm 🔒
5. Tận dụng tích hợp ClickUp
Tích hợp ClickUp giúp bạn kết nối với hơn 1.000 ứng dụng, cho phép các nhóm tập trung hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả. Người dùng có thể hợp lý hóa quy trình quản lý dự án bằng cách tích hợp các công cụ thiết yếu như Google Drive, Slack và Zoom. Khả năng kết nối này giúp tăng cường sự hợp tác và đảm bảo tất cả các tài nguyên đều dễ dàng truy cập trong một nền tảng duy nhất.
Ví dụ: nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng Teams, tích hợp ClickUp với Teams sẽ kết nối giao tiếp và quản lý công việc. Bạn có thể nhận thông báo cập nhật theo thời gian thực, sử dụng tính năng mở rộng nhiệm vụ phong phú để cung cấp bối cảnh khi chia sẻ liên kết và quản lý trách nhiệm trực tiếp trong ứng dụng nhiệm vụ mà không cần chuyển đổi nền tảng.
Như vậy, bạn có thể:
- Tăng cường sự hợp tác bằng cách lưu trữ các cuộc thảo luận và công việc ở một nơi
- Nâng cao năng suất với quyền truy cập nhanh vào thông tin công việc liên quan
- Giảm thiểu sự phân tâm bằng cách giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau
- Tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động đồng bộ hóa các bản cập nhật trên cả hai nền tảng
➡️ Đọc thêm: 10 tích hợp Microsoft Teams tốt nhất cho cộng tác
Nâng tầm phiên họp của bạn với ClickUp
Mặc dù Microsoft Teams đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều tổ chức, nhưng cần lưu ý rằng nó có những giới hạn, đặc biệt là khi quản lý quy trình làm việc và cộng tác tổng thể. Từ giao tiếp rời rạc và các tính năng ghi chú cơ bản đến những thách thức về cộng tác thời gian thực và tính linh hoạt trong tích hợp, nhiều người dùng mong muốn có một giải pháp gắn kết hơn.
Đây là lý do tại sao ClickUp cung cấp bản nâng cấp hoàn hảo. Với tính năng Trò chuyện hỗ trợ AI, ghi chú, mẫu có thể tùy chỉnh và sự phối hợp nhịp nhàng với Teams, ClickUp sẽ biến đổi toàn bộ quy trình làm việc của bạn.
Vậy tại sao phải chấp nhận điều kém hơn? Đừng để sự lộn xộn từ các công cụ rời rạc cản trở bạn.
Đăng ký ClickUp ngay bây giờ và tự mình trải nghiệm sự khác biệt! 🚀
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Làm cách nào để thêm ghi chú trong cuộc họp Teams?
Bạn có thể thêm ghi chú vào cuộc họp Teams vào các thời điểm khác nhau. Khi thiết lập cuộc họp, thêm chương trình nghị sự trong phần Chi tiết. Trong cuộc họp hiện có, chọn Ghi chú trong Chi tiết và lưu chúng. Bạn cũng có thể đính kèm tệp vào phần này.
Làm thế nào để ghi chú cuộc họp trong Teams mà không cần ghi âm?
Bạn có thể ghi chú trong các cuộc họp Teams mà không cần ghi âm bằng cách sử dụng tính năng phụ đề đóng tích hợp sẵn. Bạn có thể bật và tắt tính năng này trong cài đặt. Dữ liệu phụ đề sẽ bị xóa vĩnh viễn sau khi cuộc họp kết thúc, vì vậy bạn cũng nên bật tính năng phiên âm trong cài đặt để tải xuống bản ghi sau đó.
Ghi chú cuộc họp trong Teams có riêng tư không?
Tất cả người tham gia cuộc họp, trừ người tham gia bên ngoài, đều có thể xem và chỉnh sửa ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams.
Teams có thể ghi chú tự động không?
Gói Premium trong Microsoft Teams có tính năng Tóm tắt thông minh. Tính năng này sử dụng AI để tự động ghi chú cuộc họp và đề xuất các mục hành động.