Hiểu được mối liên hệ giữa năng suất và di truyền có thể cung cấp những thông tin quý giá về cách cấu trúc sinh học ảnh hưởng đến khả năng làm việc hiệu quả của chúng ta.
Mặc dù các yếu tố môi trường, lối sống và thói quen đóng vai trò quan trọng trong năng suất, nhưng yếu tố di truyền cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung và động lực.
Vậy, năng suất là do di truyền? Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến năng suất, các chiến lược để cải thiện năng suất và các công cụ có thể giúp ích.
Bằng cách xem xét các kết nối này, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình trong quá trình theo đuổi năng suất cao hơn.
Hiểu về năng suất
Về cơ bản, năng suất đề cập đến hiệu quả hoàn thành công việc, cho dù là ở trường, tại nơi làm việc hay trong cuộc sống hàng ngày. Đó là việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất mà không tốn thời gian, năng lượng hay nỗ lực không cần thiết.
Tuy nhiên, năng suất không chỉ là làm việc nhanh hơn hay chăm chỉ hơn, mà còn là làm việc thông minh hơn. Năng suất là yếu tố thiết yếu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thành công, hạnh phúc và sự hài lòng chung của chúng ta trong cuộc sống.
Năng suất giúp học sinh quản lý thời gian tốt hơn, giảm căng thẳng và cải thiện kết quả học tập. Đối với các chuyên gia, năng suất liên quan đến thăng tiến trong sự nghiệp, đạt được mục tiêu và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Năng suất tạo ra cảm giác thành tựu, mở ra cơ hội mới và giúp chúng ta cảm thấy kiểm soát cuộc sống của mình hơn.
Đọc thêm: Cách đo lường năng suất
Vai trò của di truyền trong năng suất
Bạn có biết rằng gen của bạn có thể ảnh hưởng đến một số khía cạnh của năng suất làm việc của bạn? Nghiên cứu di truyền học gần đây đã chỉ ra rằng một số đặc điểm sinh học liên quan đến năng suất làm việc có thể được di truyền.
Ví dụ, Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) phân loại tính cách thành nhiều loại khác nhau, trong đó 'Judgers' là những người thích cấu trúc và quyết đoán, khiến họ có xu hướng hành vi năng suất hơn. Mặt khác, 'Perceivers' có xu hướng linh hoạt và tự phát hơn, điều này có thể dẫn đến mô hình năng suất ít có cấu trúc hơn.
Điều này không có nghĩa là năng suất hoàn toàn được quyết định bởi DNA của bạn, nhưng nó cho thấy rằng cấu trúc gen của chúng ta có thể ảnh hưởng đến một số khối xây dựng tính cách và xu hướng của chúng ta.
Gen ảnh hưởng đến năng suất như thế nào
Các nhà nghiên cứu tại Yale và các trường đại học khác đã tiến hành một nghiên cứu liên kết toàn bộ bộ gen, cho thấy rằng gen có thể ảnh hưởng đến các đặc điểm tính cách như tính cẩn thận, tính hướng ngoại và tính thần kinh.
Đặc biệt, tính cẩn thận luôn được liên kết với mức năng suất cao hơn. Những người có điểm số cao về tính cẩn thận thường có tổ chức, kỷ luật và định hướng mục tiêu — tất cả những phẩm chất tự nhiên dẫn đến năng suất cao hơn.
Nghiên cứu từ trường phái di truyền học hành vi cho thấy khoảng 40-50% sự khác biệt trong các đặc điểm như tính cẩn thận có thể là do di truyền.
Bây giờ, hãy phân tích một số đặc điểm tính cách thường liên quan đến năng suất cao hơn:
- Tính cẩn thận: Như đã đề cập, đây là yếu tố quan trọng nhất để dự đoán năng suất. Những người có tính cẩn thận cao thường tạo ra các thói quen và tuân thủ chúng, giúp duy trì năng suất ổn định
- Sự cởi mở với trải nghiệm: Những người có điểm cao trong đặc điểm này thường sáng tạo và đổi mới hơn. Sáng tạo giúp cá nhân giải quyết vấn đề hiệu quả và thích nghi với những thách thức mới
- Hướng ngoại: Hướng ngoại có thể thúc đẩy một người trong các tình huống xã hội, tăng năng suất khi làm việc với người khác. Tuy nhiên, những người hướng nội cũng có thể làm việc hiệu quả không kém, đặc biệt là trong môi trường cần sự tập trung cao độ
- Ổn định về cảm xúc: Ổn định về cảm xúc giúp con người kiểm soát căng thẳng và giữ bình tĩnh khi bị áp lực. Những người có đặc điểm này thường phục hồi nhanh chóng sau thất bại, điều này rất quan trọng để duy trì năng suất trong dài hạn
- Grit: Grit — sự kết hợp giữa sự kiên trì và đam mê đối với các mục tiêu dài hạn — là một yếu tố quan trọng khác đối với năng suất. Những người có grit sẽ tiếp tục tiến lên, ngay cả khi công việc trở nên khó khăn hoặc tiến độ có vẻ chậm chạp
ADHD (Rối loạn tăng động giảm chú ý) có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất do gây khó khăn trong việc duy trì sự tập trung, quản lý thời gian, tổ chức công việc và kiểm soát xung động. Những người mắc ADHD thường gặp khó khăn với các yếu tố gây xao lãng, dẫn đến những thách thức trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Nghiên cứu cho thấy ADHD có tỷ lệ di truyền khoảng 70-80%, có nghĩa là nó có thể được truyền qua gen. Các gen liên quan đến điều hòa dopamine, ảnh hưởng đến động lực và quá trình xử lý phần thưởng, đóng vai trò khóa trong các triệu chứng ADHD ảnh hưởng đến năng suất.
Đọc thêm: Các mẫu giúp ích cho người mắc ADHD
Yếu tố môi trường và lối sống
Mặc dù di truyền có thể tạo tiền đề cho một số khuynh hướng nhất định, nhưng các yếu tố môi trường thường đóng vai trò quyết định trong việc hình thành năng suất. Những thói quen hình thành từ nhỏ, chẳng hạn như thói quen ở trường, có thể có tác động lâu dài.
Các yếu tố bên ngoài như môi trường, lối sống, thói quen và sức khỏe đóng vai trò quan trọng không kém (nếu không muốn nói là quan trọng hơn) so với di truyền trong việc hình thành năng suất của chúng ta. Hãy phân tích các yếu tố khóa này:
Môi trường
Không gian làm việc vật lý
Không gian nơi bạn làm việc hoặc học tập có ảnh hưởng lớn đến sự tập trung và năng suất. Môi trường lộn xộn, ồn ào hoặc thiếu ánh sáng có thể dẫn đến mất tập trung, giảm sự tập trung và mệt mỏi về tinh thần. Ngược lại, không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng và đủ ánh sáng giúp thúc đẩy suy nghĩ rõ ràng và hiệu quả.
Mức độ tiếng ồn
Tiếng ồn quá mức hoặc âm thanh gây phiền nhiễu có thể làm bạn mất tập trung và tăng căng thẳng, đặc biệt là trong những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Tuy nhiên, một số người lại thấy tiếng ồn nền thấp hoặc một số loại nhạc nhất định giúp họ tập trung hơn.
Môi trường xã hội
Làm việc cùng những người có động lực và tập trung có thể giúp bạn nâng cao năng suất của bản thân. Áp lực tích cực từ đồng nghiệp và sự hợp tác thường thúc đẩy động lực và hiệu suất làm việc.
Ngược lại, văn hóa làm việc hoặc học tập thiếu động lực hoặc độc hại có thể làm bạn mất năng lượng và giảm hiệu suất.
Tác động:
- Một không gian gọn gàng, ngăn nắp giúp giảm thiểu sự phân tâm và giúp bạn duy trì sự tập trung, từ đó cải thiện tốc độ và chất lượng công việc
- Điều chỉnh mức độ tiếng ồn theo nhu cầu của bạn (yên tĩnh để tập trung hoặc tiếng ồn xung quanh để tạo năng lượng) có thể ảnh hưởng lớn đến năng suất của bạn
- Một môi trường tích cực, hỗ trợ sẽ thúc đẩy động lực, tăng năng suất và nâng cao tinh thần làm việc
Lối sống
Ngủ
Thiếu ngủ hoặc ngủ không ngon là một trong những nguyên nhân lớn nhất làm giảm năng suất. Thiếu ngủ làm suy giảm các hàm nhận thức như trí nhớ, sự tập trung và khả năng ra quyết định, khiến bạn khó duy trì hiệu quả làm việc.
Tập thể dục
Hoạt động thể chất thường xuyên đã được chứng minh là giúp tăng cường năng lượng thể chất và tinh thần. Tập thể dục làm tăng luồng máu đến não, từ đó cải thiện chức năng nhận thức, trí nhớ và sáng tạo.
Chế độ ăn uống
Các loại thực phẩm giàu vitamin, khoáng chất và axit béo omega-3 giúp cải thiện sức khỏe não bộ và khả năng nhận thức, trong khi các loại thực phẩm chứa nhiều đường và đã qua chế biến có thể gây ra tình trạng mệt mỏi đột ngột và làm giảm sự tập trung.
Tác động:
- Nghỉ ngơi đầy đủ giúp phục hồi sự minh mẫn và năng lượng, cho phép tập trung tốt hơn, giải quyết vấn đề nhanh hơn và năng suất cao hơn.
- Ngay cả những bài tập thể dục ngắn cũng giúp cải thiện sự tập trung, mức năng lượng và năng suất tổng thể, giúp bạn dễ dàng duy trì sự tập trung và sức bền trong suốt cả ngày
- Một chế độ ăn uống cân bằng, giàu dinh dưỡng hỗ trợ năng lượng và sự tập trung bền vững, giúp bạn duy trì năng suất trong thời gian dài hơn
Thói quen và lịch trình
Quản lý thời gian
Những người sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả thường có năng suất cao hơn. Thói quen có cấu trúc giúp tạo ra sự nhất quán và giảm mệt mỏi khi ra quyết định.
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Tập trung vào các công việc có tác động lớn trước tiên sẽ đảm bảo bạn sử dụng năng lượng tinh thần cao nhất cho công việc quan trọng nhất. Nếu không có ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ dễ bị sa lầy vào các công việc không quan trọng và không mang lại kết quả.
Nghỉ ngơi và thời gian nghỉ ngơi
Nghỉ ngơi thường xuyên giúp tinh thần sảng khoái và ngăn ngừa kiệt sức. Làm việc liên tục trong thời gian dài có thể dẫn đến mệt mỏi về tinh thần và giảm năng suất.
Tác động:
- Quản lý thời gian tốt đảm bảo các công việc quan trọng được hoàn thành đúng hạn, giảm căng thẳng và cho phép thực hiện công việc với chất lượng cao hơn
- Ưu tiên các công việc quan trọng giúp tối ưu hóa năng lượng và sự tập trung của bạn, giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn
- Kết hợp thời gian nghỉ ngơi vào thói quen hàng ngày giúp bạn luôn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và duy trì năng suất làm việc lâu dài
Sức khỏe và hạnh phúc
Sức khỏe tinh thần
Các điều kiện như lo lắng, trầm cảm hoặc căng thẳng mãn tính có thể làm giảm năng suất đáng kể bằng cách làm suy giảm sự tập trung, động lực và mức năng lượng. Nếu sức khỏe tinh thần không được quản lý, nó có thể tạo ra sự suy giảm năng suất liên tục.
Sức khỏe thể chất
Các bệnh mãn tính, đau đớn hoặc các vấn đề sức khỏe khác có thể làm tiêu hao năng lượng và khiến bạn khó tập trung vào công việc. Ngay cả những vấn đề sức khỏe nhỏ như đau đầu thường xuyên hoặc các vấn đề tiêu hóa cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Duy trì độ ẩm
Mất nước ảnh hưởng đến hàm lượng chất điện giải trong cơ thể, làm giảm khả năng tập trung và nhận thức. Ngay cả tình trạng mất nước nhẹ cũng có thể gây ra mệt mỏi, đau đầu và khó tập trung.
Tác động:
- Chăm sóc sức khỏe tinh thần giúp bạn tập trung hơn, sáng tạo hơn và có khả năng xử lý căng thẳng tốt hơn, tất cả những yếu tố này đều rất quan trọng đối với năng suất
- Duy trì sức khỏe thể chất thông qua kiểm tra sức khỏe định kỳ, tập thể dục và chế độ ăn uống cân bằng giúp duy trì năng lượng và sự tập trung, từ đó tăng năng suất
- Giữ đủ nước hỗ trợ sự minh mẫn và giúp ngăn ngừa sự sụt giảm năng lượng, giúp bạn duy trì năng suất trong suốt cả ngày
Công nghệ và công cụ
Công cụ và ứng dụng kỹ thuật số
Sử dụng các công cụ năng suất như trình quản lý công việc, ứng dụng lịch hoặc phần mềm quản lý dự án giúp bạn tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và giảm thiểu thời gian lãng phí do làm việc không hiệu quả.
Giới hạn các yếu tố gây xao lãng trên thiết bị kỹ thuật số
Mặc dù công nghệ có thể thúc đẩy năng suất, nhưng nó cũng có thể là nguồn gây xao lãng. Các thông báo liên tục từ mạng xã hội, email hoặc văn bản có thể làm gián đoạn sự tập trung và làm bạn chậm lại.
Tác động:
- Các công cụ phù hợp giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi và giải phóng không gian tinh thần cho những công việc quan trọng hơn
- Cài đặt ranh giới cho các yếu tố gây xao lãng kỹ thuật số (chẳng hạn như tắt thông báo trong giờ làm việc) có thể cải thiện đáng kể khả năng tập trung và hoàn thành công việc
Học tập và phát triển kỹ năng
Học tập liên tục
Mở rộng kiến thức và kỹ năng cho phép bạn tiếp cận công việc một cách thành thạo và hiệu quả hơn. Những người thường xuyên phát triển kỹ năng có xu hướng thích nghi nhanh với những thách thức mới và giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Tác động: Học tập thường xuyên giúp bạn giữ đầu óc minh mẫn, từ đó làm việc hiệu quả và năng suất hơn
Bằng cách hiểu các yếu tố này và cách chúng ảnh hưởng đến năng suất, bạn có thể bắt đầu điều chỉnh môi trường, lối sống và thói quen của mình để tạo điều kiện tối ưu cho thành công.
Mặc dù bạn có thể không kiểm soát hoàn toàn mọi yếu tố, nhưng bạn chắc chắn có thể ảnh hưởng đến nhiều yếu tố trong số đó để chuẩn bị cho mình năng suất cao hơn.
Xem thêm: Bài tập rèn luyện tính dẻo dai của não bộ cho sức khỏe tốt hơn
Sự cân bằng giữa yếu tố di truyền và môi trường
Di truyền có thể là nền tảng, nhưng môi trường cũng đóng vai trò rất lớn trong việc hình thành năng suất của chúng ta. Ví dụ, giả sử bạn có khuynh hướng di truyền là dễ bị phân tâm hoặc dễ bị xao lãng. Trong trường hợp đó, bạn vẫn có thể rèn luyện bản thân để cải thiện khả năng tập trung và quản lý thời gian thông qua các kỹ thuật như chánh niệm, thói quen có cấu trúc và cài đặt mục tiêu rõ ràng.
Làm thế nào để tận dụng những xu hướng tự nhiên của bản thân
Biết rằng cả gen và tính cách đều ảnh hưởng đến một số khía cạnh của năng suất, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi nhận ra mình vẫn có thể kiểm soát được phần nào. Nếu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, bạn có thể tối ưu hóa môi trường và thói quen để phát huy điểm mạnh của mình.
Ví dụ, nếu bạn là người có tính tổ chức bẩm sinh (cảm ơn tính cẩn thận của bạn!), việc xây dựng hệ thống để quản lý khối lượng công việc sẽ trở nên dễ dàng với bạn.
Mặt khác, nếu bạn gặp khó khăn trong việc tập trung, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật năng suất như phương pháp Pomodoro hoặc phân chia thời gian để tạo cấu trúc và tránh xa các yếu tố gây xao lãng.
Cuối cùng, mặc dù gen quyết định năng suất của chúng ta, nhưng gen không định nghĩa năng suất. Với sự tự nhận thức và các chiến lược phù hợp, bất kỳ ai cũng có thể tăng năng suất và đạt được mục tiêu của mình.
Các chiến lược để nâng cao năng suất
Dưới đây là một số kỹ thuật năng suất hiệu quả để giúp bạn giảm thiểu sự phân tâm và tập trung tốt hơn. Áp dụng những thay đổi nhỏ này có thể mang lại lợi ích đáng kể về năng suất trong dài hạn. Tất nhiên, mỗi người sẽ phản ứng khác nhau với cùng một phương pháp, vì vậy hãy thường xuyên xem xét các chiến lược năng suất của bạn để biết những gì hiệu quả và những gì cần điều chỉnh.
Quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn, đảm bảo hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, ngay cả khi thời gian eo hẹp.
Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy các công ty có hệ thống quản lý thời gian hiệu quả có khả năng đạt hiệu suất cao hơn 33%, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả trong cài đặt cá nhân và nghề nghiệp.
Dưới đây là hai chiến lược quản lý thời gian phổ biến có thể giúp cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả hơn:
Phân chia thời gian thành các khối
Lên lịch các khối thời gian cho các công việc cụ thể. Mỗi khối có một mục đích xác định: cuộc họp, công việc tập trung hoặc thời gian cá nhân. Bắt đầu ngày mới với một thói quen giúp bạn tập trung và kết thúc ngày với một thói quen giúp bạn phản ánh tiến độ và chuẩn bị cho ngày mai.
Ví dụ, Elon Musk nổi tiếng với việc sử dụng các khối thời gian 5 phút để lên lịch cho một ngày của mình, đảm bảo tập trung vào các hoạt động ưu tiên cao.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng lịch trình có cấu trúc giúp giảm thiểu việc trì hoãn.
Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian trong đó bạn làm việc tập trung trong các khoảng thời gian 25 phút, được gọi là "Pomodoros", sau đó nghỉ 5 phút. Sau khi hoàn thành bốn Pomodoros, bạn nghỉ dài hơn từ 15-30 phút.
Các nghiên cứu của Cirillo (người tạo ra kỹ thuật này) cho thấy nghỉ ngơi thường xuyên giúp duy trì sự nhạy bén của trí óc và cải thiện khả năng tập trung trong thời gian dài.
Kỹ thuật này giúp duy trì mức độ tập trung cao và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức bằng cách khuyến khích nghỉ ngơi thường xuyên. Nó thúc đẩy năng suất bền vững và cho phép mỗi cá nhân quản lý thời gian và năng lượng của mình tốt hơn trong suốt cả ngày.
ClickUp, phần mềm quản lý nhiệm vụ tất cả trong một, giúp bạn và nhóm của bạn quản lý thời gian và làm việc hiệu quả.
- Quản lý công việc: Tạo, sắp xếp và phân công các nhiệm vụ ClickUp với ngày đáo hạn, công việc con và các phụ thuộc để theo dõi các dự án đang tiến hành trong cuộc sống cá nhân và công việc của bạn. Với chế độ xem rõ ràng về các việc cần làm và dòng thời gian, bạn sẽ có thể sắp xếp lịch trình của mình tốt hơn
- Theo dõi thời gian: Theo dõi thời gian dành cho các công việc với ClickUp Time Tracking để cải thiện hiệu quả và hiểu rõ thời gian làm việc của bạn; tính năng này rất phù hợp để quản lý cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ưu tiên
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp cải thiện năng suất bằng cách cho phép bạn thực hiện những công việc quan trọng nhất trước tiên. Điều này giúp giảm bớt cảm giác quá tải và đảm bảo bạn hoàn thành các mục tiêu khóa trước khi chuyển sang các hoạt động ít quan trọng hơn.
Một nghiên cứu của Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng cho thấy rằng nếu không sắp xếp thứ tự ưu tiên, chúng ta có xu hướng tập trung vào những công việc khẩn cấp hơn là những công việc quan trọng.
Bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả, giảm thiểu sự trì hoãn và phân bổ nguồn lực vào những nơi cần thiết nhất. Tập trung vào những công việc có tác động lớn có thể mang lại kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự công việc, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ma trận Eisenhower để phân biệt giữa những việc khẩn cấp và những việc quan trọng. Tổng thống Eisenhower nổi tiếng đã sử dụng kỹ thuật này để sắp xếp thứ tự các quyết định của mình, chỉ tập trung vào những việc thiết yếu và giao phó những việc còn lại cho người khác.
Ma trận Eisenhower giúp bạn phân loại công việc như sau:
- Khẩn cấp và quan trọng: Việc cần làm
- Không gấp nhưng quan trọng: Lên lịch cho sau này
- Cấp bách nhưng không quan trọng: Giao phó hoặc giảm thiểu
- Không khẩn cấp/không quan trọng: Loại bỏ hoặc giảm thiểu
Gán mức độ ưu tiên (Khẩn cấp, Cao, Bình thường, Thấp) cho các nhiệm vụ của bạn để duy trì sự tập trung vào những việc quan trọng nhất và giảm bớt áp lực. Bạn có thể thực hiện việc này trong ClickUp bằng cách sử dụng chức năng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp.
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu ma trận Eisenhower đa dạng trong ClickUp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ phù hợp để đạt được thành công lâu dài.
Gộp các công việc lại
Trái với suy nghĩ phổ biến, làm nhiều việc cùng một lúc không giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Ngược lại, nó còn có tác dụng ngược lại!
Nghiên cứu cho thấy rằng làm nhiều việc cùng một lúc khiến chúng ta mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc và làm suy giảm khả năng sáng tạo, đặc biệt là khi bị áp lực.
Để cải thiện năng suất, hãy nhóm các công việc tương tự nhau (như trả lời email hoặc gọi điện thoại) để giảm chi phí chuyển đổi công việc trong đầu. Ngoài ra, hãy giới hạn việc làm nhiều việc cùng lúc và tập trung vào một công việc tại một thời điểm để duy trì chất lượng và hiệu quả.
Nhiều doanh nhân thành công thường gom các công việc hành chính như gửi email hoặc lập hóa đơn vào một khối, giúp tiết kiệm thời gian.
Sử dụng nhóm và bộ lọc trong Nhiệm vụ ClickUp để nhóm các nhiệm vụ của bạn để xử lý hàng loạt.
Cài đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn) để cải thiện năng suất của bạn và nhóm của bạn. Mục tiêu SMART dễ thực hiện và dễ theo dõi hơn.
Các nghiên cứu của Locke và Latham cho thấy mục tiêu rõ ràng, đầy thách thức giúp cải thiện hiệu suất hơn là mục tiêu mơ hồ hoặc quá dễ dàng.
Ví dụ, một sinh viên có thể đặt mục tiêu SMART là viết 500 từ mỗi ngày để hoàn thành luận án trong vòng sáu tháng.
Đặt mục tiêu SMART trong ClickUp Goals và chia nhỏ thành các cột mốc nhỏ hơn để dễ theo dõi hơn. Liên kết các nhiệm vụ hoặc danh sách công việc với một Mục tiêu, và ClickUp sẽ tự động theo dõi tiến độ của bạn khi bạn hoàn thành chúng.
Phân công công việc
Phân công là điều cần thiết vì nó cho phép các nhà lãnh đạo và thành viên trong nhóm phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo khối lượng công việc có thể quản lý được và nguồn lực được tối ưu hóa.
Phân công công việc mà người khác có thể xử lý, giải phóng bản thân để tập trung vào các hoạt động cấp cao hơn và cho phép các thành viên khác trong nhóm đảm nhận trách nhiệm phù hợp với kỹ năng của họ.
Một bài báo được xuất bản bởi Đại học Cornell cho rằng việc phân công công việc hiệu quả giúp cải thiện năng suất và động lực của nhóm.
Ví dụ, các nhà lãnh đạo kinh doanh bận rộn thường giao các công việc thường ngày như lên lịch cuộc họp và quản lý email cho trợ lý, để tập trung vào chiến lược.
Bạn có thể biến việc phân công công việc thành siêu năng lực của mình với ClickUp:
- Phân công công việc hiệu quả: Với tính năng Ghi chú được chỉ định trong ClickUp, bạn có thể nhanh chóng phân công công việc cho các thành viên nhóm có liên quan thông qua các ghi chú trong nhiệm vụ và tài liệu.
- Giao công việc cho AI: Sử dụng ClickUp Brain để hỗ trợ ghi chú, tạo/lập nội dung hoặc các phiên brainstorming, tiết kiệm thời gian cho các công việc thủ công và tăng năng suất
- Tự động hóa công việc: Tự động hóa các hành động lặp đi lặp lại như phân công nhiệm vụ và cập nhật trạng thái với ClickUp Automations, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ mà không cần nhập liệu thủ công
Chánh niệm
Bạn có thể thực hành các kỹ thuật chánh niệm như thiền định để giảm căng thẳng và phân tâm, từ đó cải thiện sự tập trung.
Nghiên cứu của Trường Y Harvard cho thấy sự tỉnh thức giúp tăng khả năng tập trung và tính linh hoạt trong nhận thức, những yếu tố cần thiết cho năng suất.
Các vận động viên như LeBron James sử dụng chánh niệm và thiền định để tập trung và giảm căng thẳng trong những thời điểm quan trọng.
Xây dựng thói quen lành mạnh
Thói quen lành mạnh, bao gồm tập thể dục thường xuyên, ngủ đủ giấc và chế độ ăn uống cân bằng, có thể ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất. Sức khỏe thể chất thường chuyển thành sự minh mẫn về tinh thần, giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Vận động và đi bộ ngắn có thể giúp bạn nạp lại năng lượng, cải thiện sự tập trung và tinh thần minh mẫn. Nghỉ ngơi gián đoạn để thư giãn và tái thiết lập cũng có thể giúp duy trì năng suất cao trong thời gian dài.
Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để hình dung và quản lý thói quen của bạn.
Nghiên cứu của NYU cho thấy việc lên lịch cụ thể cho các thói quen mới, như tập thể dục hoặc học tập, sẽ tăng xác suất đạt được chúng.
Tránh xa những yếu tố gây xao nhãng
Một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao năng suất là giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng. Điều này có thể bao gồm cài đặt một không gian làm việc riêng, sử dụng các ứng dụng để chặn các trang web gây xao lãng hoặc đơn giản là để điện thoại ở phòng khác khi làm việc.
Một môi trường làm việc gọn gàng, yên tĩnh có thể giúp bạn tập trung hiệu quả hơn đáng kể.
Xem thêm: Công cụ AI cho ADHD
Các chiến lược để cải thiện năng suất với ADHD:
- Chia công việc thành các bước nhỏ hơn: Những người mắc ADHD thường cảm thấy choáng ngợp trước các dự án lớn. Chia công việc thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn có thể giúp chúng trông bớt khó khăn hơn
- Sử dụng nhắc nhở trực quan: Các tín hiệu trực quan như lịch, giấy dán ghi nhớ hoặc nhắc nhở có thể giúp duy trì sự tập trung và theo dõi thời hạn. Đặt nhắc nhở cho các công việc hàng ngày của bạn, như uống thuốc hoặc tham gia lớp học, và nhận thông báo trước thời hạn.
- Kết hợp thời gian nghỉ ngơi: Nghỉ ngơi thường xuyên giúp ngăn ngừa mệt mỏi về tinh thần và làm mới sự tập trung. Thêm thời gian nghỉ ngơi vào lịch trình của bạn giống như bất kỳ công việc nào khác
- Sử dụng các công cụ như ClickUp: Các tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp có thể cung cấp cấu trúc và theo dõi nhiều nhiệm vụ, trong khi trợ lý AI của ClickUp Brain có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ, giảm tải trọng nhận thức. Với ClickUp Docs và ClickUp Notepad , bạn có thể lưu trữ tài liệu chi tiết, ghi chú ý tưởng hoặc thậm chí là nhật ký cá nhân để không phải lo lắng về việc quên bất cứ điều gì
Đọc thêm: Công cụ năng suất cho người ADHD
Mẫu năng suất cá nhân của ClickUp giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các công việc cá nhân. Nó được thiết kế để giúp bạn:
- Đặt mục tiêu có thể đạt được và phát triển kế hoạch để đạt được chúng
- Loại bỏ các hoạt động lãng phí thời gian và tận dụng tối đa thời gian bạn có
- Ưu tiên công việc và quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn
- Tập trung và duy trì động lực vào những công việc quan trọng nhất đối với bạn
Phát triển tư duy tăng trưởng hướng tới năng suất
Với tư duy phát triển, bạn sẽ xem năng suất là một kỹ năng có thể cải thiện bằng nỗ lực, học hỏi và sự kiên trì.
Dưới đây là cách bạn và nhóm của bạn có thể nuôi dưỡng tư duy này:
- Chấp nhận thách thức: Xem các công việc phức tạp là cơ hội để phát triển thay vì là trở ngại
- Học hỏi từ thất bại: Coi thất bại là kinh nghiệm học hỏi, không phải là dấu hiệu của giới hạn cố định
- Tìm kiếm phản hồi: Chủ động tìm kiếm phản hồi xây dựng để cải thiện phương pháp và chiến lược của bạn
- Khen ngợi tiến độ: Công nhận những thành công nhỏ và những cải thiện dần dần để củng cố niềm tin rằng nỗ lực sẽ dẫn đến sự phát triển
- Học tập liên tục: Luôn tò mò và cởi mở với các công cụ, phương pháp và ý tưởng mới để nâng cao năng suất
Bằng cách thực hành những hành vi này một cách nhất quán, các nhóm có thể thay đổi suy nghĩ của mình để xem năng suất là thứ có thể liên tục cải thiện theo thời gian thay vì thứ bị giới hạn bởi bản thân.
Mẫu Sử dụng ClickUp để tăng năng suất giúp những người mới làm quen với quản lý nhiệm vụ làm việc hiệu quả hơn. Sử dụng mẫu này để theo dõi và xử lý khối lượng công việc, nhiệm vụ, danh sách việc cần làm và các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của bạn. Với trạng thái và trường tùy chỉnh cùng phạm vi chế độ xem rộng, bạn có thể làm việc theo cách phù hợp nhất với mình.
Đặt và đạt mục tiêu năng suất với ClickUp
Vì vậy, câu trả lời cho câu hỏi "Năng suất là do di truyền?" là không hoàn toàn do nuôi dưỡng hay bản năng. Các yếu tố bên trong và bên ngoài, bao gồm di truyền, môi trường, lối sống và sức khỏe tinh thần, đều ảnh hưởng đến năng suất.
Mặc dù một số yếu tố như tính cách và khuynh hướng di truyền có thể là nền tảng, nhưng thói quen như quản lý thời gian, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và sự tập trung là rất quan trọng để cải thiện năng suất.
Các công cụ như ClickUp có thể nâng cao hiệu quả đáng kể, giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý công việc, theo dõi thời gian và tự động hóa quy trình làm việc. Bằng cách áp dụng tư duy phát triển và tận dụng các nguồn lực sẵn có, mỗi cá nhân có thể liên tục cải thiện chiến lược năng suất của mình để đạt được thành công trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp.
Hãy dùng thử ClickUp bằng cách đăng ký tài khoản miễn phí ngay hôm nay.