Daha önce bir proje yönettiyseniz, bu işin ne kadar stresli olabileceğini muhtemelen bilirsiniz. Bir proje yöneticisi olarak, her zaman yüksek riskli problem çözme ve karar verme görevleriyle meşgulsünüz.
Şimdi bunu, aktif projelerden oluşan büyük bir program için yapacağınızı hayal edin. Karmaşıklık artar, paydaşların sayısı çoğalır ve karar alma süreci çok daha kritik ve bilişsel olarak zorlu hale gelir.
İşte bu noktada program yönetişim çerçevesi devreye girer. 🥰
Bu, liderleri ve üst düzey yöneticileri yönlendiren bir dizi yönetişim mekanizmasıdır birden fazla projeyi yönetmek ve genel programın başarısını denetlemek için. Hedef, program risklerini en aza indirgemek ve tüm proje çıktılarının uyumlu olmasını sağlamaktır.
Bu makalede, organizasyonel verimliliği artırmak, çatışmaları en aza indirmek ve süreçle ilgili riskleri azaltmak için program yönetişim yapıları ile ilgili çeşitli kavramları ele alacağız. Şunları ele alacağız:
- Program yönetişim modelleri
- Organizasyonel yönetişim içindeki belirli program rolleri
- Sağlam bir program yönetişim yapısı oluşturmak için adımlar
Program Yönetişimi Nedir?
Program, ortak bir hedefe ulaşmak için birlikte çalışan bir grup projeyi ifade eder. Program, bir organizasyon içinde ayrı bir varlık olarak ele alınır, bu nedenle işin genel hedefleri dahilinde çalışabilmesi için bir vizyona ihtiyaç duyar.
İşte burada program yönetişimi devreye girer. Program yönetişimi, bir programdaki tüm projeler için ortak olan en iyi uygulamaların ve yapıların oluşturulması, uygulanması ve takip edilmesini ifade eder.
Her projenin kapsamı ve amaçlanan sonuçlarından program riskleri ve kısıtlamalarına kadar, program yönetişimi size günlük sorunları ele almak için temel bir çerçeve sunar ve anahtar paydaşların neye commit ettiklerini bilmelerine yardımcı olur. 🤝
Genellikle, bir program yönetişim modeli beş unsuru içerir:
- Kapsam: Yönetim modeli kapsamında yer alan projelerin niteliği ve kapsamı
- Başarı kriterleri: Bir projenin başarılı sayılması için yerine getirilmesi gereken koşullar
- Uygulama planı veya yol haritası: Projelerin yürütülmesi sırasında izlenmesi gereken süreçler ve politikalar
- Roller ve komut zinciri: Yönetim kurulundaki her üyenin rolleri ve görevleri ile yeni üyelerin atanma süreci
- Eskalasyon mekanizması: Proje sorunları, yönetişim panosu tarafından çözülmek üzere ne zaman ve nasıl eskalasyon sürecine alınır?
Program yönetişim modeli: Temel avantajlar
Bir program yönetişim modeli, sonuçlara, iletişime ve karar almaya tutarlılık, süreç standardizasyonu ve öngörülebilirlik getirir. Bu, programın başarısız olma riskini en aza indirirken, her bir projenin ve bireysel proje takımının verimliliğini artırır.
Program yönetiminin diğer bazı temel avantajları şunlardır:
- Optimize edilmiş kaynak tahsisi: Her projenin etkin bir şekilde yönetilmesini ve tamamlanması için gerekli kaynaklardan adil bir pay almasını sağlar
- İyileştirilmiş paydaş katılımı: Tüm paydaşlar arasında daha derin ve daha akıcı bir katılım için bir çerçeve sağlar
- Daha iyi proje hesap verebilirliği izleme: Proje yönetimi açısından, her takım üyesinin kendi görevlerinden sorumlu olmasını sağlayan bir mekanizma oluşturur
Program bileşenleri ve roller
Tıpkı bir hükümetin bir ülke için politikalar oluşturması gibi, bir program yönetişim modeli de şirketin program yönetişim panosu veya yönlendirme komitesi tarafından oluşturulur. Bu pano, program sponsoru, bireysel proje sponsoru, kuruluşun üst düzey yöneticileri ve müşteri temsilcilerinden oluşabilir.
Diğer önemli program bileşenleri ve roller şunlardır:
- Program yönetimi takımı: Panoya zamanında bilgi sağlayan ve gerektiğinde koordinasyonu sağlayan anahtar liderleri ve portföy yöneticilerini içerir
- Program yönetimi ofisi: Bu, programla ilgili yönetici işlerini yürüten ve proje çıktıları açısından periyodik sağlık kontrolleri gerçekleştiren, kuruluş içindeki belirli bir departman olabilir
- Anahtar belgeler: Proje tüzüğü, program kuralları ve program faaliyetlerini kolaylaştıran diğer belgelenmiş bilgileri ifade eder
Program Yönetişimi ve Program Yönetimi Arasındaki İlişki
Daha iyi program yönetimine giden yol, sağlam bir program yönetişiminden geçer. Bu iki kavram arasındaki ilişki, daha çok bir harita ve bir yolculuk gibidir.
Tıpkı bir haritanın belirli bir varış noktasına ulaşmak için gerekli rotayı, tahmini süreyi ve alternatif acil durum rotalarını gösterdiği gibi, program yönetişimi de bir programı yönetme ve riskleri yönetirken hedeflerini gerçekleştirme yolunu ana hatlarıyla belirler. ✅
Bonus ipucu: Tüm programlarınızı kolayca denetlemenin bir yolunu mu arıyorsunuz? ClickUp Program Yönetimi Şablonu'nu kullanarak, yerleşik Gantt görünümünde programınızın çeşitli aşamalarındaki ilerlemeyi izleyebilir ve yönetebilirsiniz. Üstelik tamamen ücretsizdir!
Farklı Program Yönetişim Modelleri
Üç ana program yönetişim modeli veya çerçevesi vardır ve her biri kaynaklarınızı ve takımlarınızı farklı şekilde organize etmeye çalışır.
1. Fonksiyonel yönetişim çerçevesi
Bu tür bir yönetişim modelinde, kaynaklar ve kişiler departmanlarının fonksiyonları etrafında organize edilir. Programda belirli bir rolü olan her departmanda operasyonları yönetmek için atanmış bir fonksiyon başkanı vardır.
Bu tür bir yönetişim modelinde, karar verme görevlerinin çoğu fonksiyonel yöneticilere ait olduğundan, proje yöneticisinin kaynaklar ve insanlar üzerinde sınırlı bir yetkisi vardır. Yönetici belirli bir fonksiyon için ek kaynaklara ihtiyaç duyarsa, bunu ilgili yöneticiden talep etmelidir. 🏬
Fonksiyonel yönetişimin en büyük avantajı, uzmanlaşmaya olanak tanımasıdır. Fonksiyon yöneticileri, süreçler ve departman içi bilgiler üzerinde tam kontrol sahibi olurlar, bu da yönetişim çerçevesi içinde görevler için doğrudan hesap verebilirlik oluşturmalarına yardımcı olur.
Hiyerarşinin daha üst kademelerinde ise, departman başkanı sorgulara yanıt verebilir ve daha güvenle kaynak planları önerebilir.
2. Proje yönetişim çerçevesi
Bu yönetişim modeli, kaynakları ve insanları fonksiyonlar yerine projeler etrafında organize eder. Karar verme yetkisi proje yöneticisinde bulunur ve proje yöneticisi, görevleri fonksiyon başkanları (eğer roller varsa) dahil olmak üzere çeşitli takım üyelerine atar.
Bir proje gecikme noktasına gelirse, proje yöneticisi, çapraz işbirliğine dayalı kurulum sayesinde, herhangi bir departmandan ek kaynakları atamak için bilgeliğini kullanabilir.
Proje yönetişim modeli, proje düzeyinde daha fazla özerklik sağlar ve proje iş akışlarının yürütülmesini hızlandırır.
Ancak, fonksiyon yöneticileri bir projenin ne zaman ek kaynak gerektireceği konusunda her zaman fikir sahibi olmayabileceğinden, uzmanlaşmayı zorlaştırabilir. Kötü organize edilmiş bir çerçeve, gelecekteki kaynak gereksinimleri konusunda net bir fikri olmayan ve yatırım yapmayan departman yöneticilerine yol açabilir, bu da darboğaz riskini artırır.
3. Matris yönetişim çerçevesi
Matris yönetişim modeli, hem fonksiyonel hem de proje tabanlı yönetişimin yeteneklerinden yararlanır ve genellikle büyük, işlevler arası takımlarda ileri görüşlü yöneticiler tarafından tercih edilir.
Bu program yönetişim çerçevesinde, kaynaklar ve çalışanlar kendi departmanlarına aittir ve bunları yöneten bir fonksiyon başkanı vardır. Buradaki fark, çeşitli fonksiyon başkanları ve paydaşlar arasında koordinasyonu sağlayan bir proje veya program yöneticisinin de olmasıdır.
Koordinatörün matris modelinde sahip olduğu yetki kapsamı özneldir. Zayıf matris modellerinde karar verme yetkisi bölüm başkanlarına kayarken, güçlü modellerde kararlerde daha fazla söz sahibi olan proje yöneticisidir.
Proje yöneticileri ve fonksiyon başkanlarının kararlar üzerinde eşit yetki ve sahiplik paylaştığı dengeli bir matris yönetişim modeli hedeflemek en iyisidir. Proje yönetimi zorlukları veya çatışmaları durumunda, proje yöneticisi veya fonksiyon başkanı konuyu proje ve program yönetişim panosuna iletir. Pano, nihai kararı vermeden önce her iki tarafı da dinler.
Program Yönetişim Yapısı Oluşturma: 7 Adım
Program yönetişim yapısı oluşturmak, çoğu kuruluş için yedi adımdan oluşan bir süreçtir. Ancak bunu doğru bir şekilde uygulamak için ClickUp gibi kaliteli bir proje yönetimi yazılım aracının desteğine ihtiyacınız vardır
Proje yönetimi araçları, tüm proje bilgilerinin ve süreçlerinin merkezi bir noktası olarak işlev görür ve program yöneticilerinin her şeyi kolayca izlemesini sağlar. Ayrıca, yazılım, herhangi bir proje veya program yönetişim çerçevesinin etkinliğini önceden test etmede de önemli bir rol oynar.
Çerçeveyi uygulamak için gerekli tüm adımları inceleyelim. Süreci basitleştirmek için ClickUp'taki bazı kullanışlı fonksiyonları da gösterdik. 🌝
Adım 1: Anahtar paydaşları belirleyin
İlk adım, bir programdaki tüm paydaşları belirlemektir. Programdan etkilenen herkes paydaşdır ve bunların yanı sıra sahip oldukları etki veya faiz düzeyini belirlemek önemlidir. Bazı önemli paydaşlar arasında program sponsoru ve yöneticisi ile son kullanıcılar, iş sahipleri, proje yöneticileri, düzenleyiciler ve dış ortaklar yer alabilir.
Proje paydaşlarını bir araya getirmek, önceliklerinizi ve iletişim süreçlerinizi daha net bir şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır . ClickUp Paydaş Analizi Şablonu, program paydaşlarını ve bunların programdaki projeler üzerindeki etkilerini belirlemek, gruplandırmak ve analiz etmek, ayrıca beklenen faydalarını belgelemek için iyi bir başlangıç noktasıdır . 📒
Adım 2: Yönetişim panonuzu kurun ve bireysel rolleri ve sorumlulukları tanımlayın
Tüm paydaşları tanımladıktan sonra, ana program panonuzu oluşturmanız gerekir. Üye sayısı ve bireysel roller ve sorumluluklar, portföyünüzün karmaşıklığına bağlıdır.
Program stratejisi üzerinde çalışacak bir yönlendirme komitesi, en iyi uygulamaların uygulanmasını denetleyecek bir yönetişim kurulu ve yürütme görevleri için özel bir program takımı gibi farklı yönetişim organları oluşturmak isteyebilirsiniz.
Anahtar, üyelerin sorumlulukları altında ezilmemelerini ve bu durumun çalışma tarzlarını ve görevlerini düzgün bir şekilde yerine getirme yeteneklerini etkilememesini sağlamaktır.
İpucu: ClickUp RACI (Sorumlu, Hesap Verebilir, Danışılan ve Bilgilendirilen) Planlama Şablonunu kullanarak program panonuzdaki rolleri tanımlayabilirsiniz.
Adım 3: Program standartlarını tanımlayın
Programlar, yaşam döngüleri boyunca belirli standartlara uyar. Bu standartlar genellikle program sponsorları veya müşteriler tarafından tanımlanır. Ancak çoğu durumda, bu standartlar hükümet veya sektör düzenlemeleri tarafından da zorunlu kılınabilir. Bir program yönetişim modeli oluştururken, yönetişim organının bu standartları tanımlaması ve belgelemesi gerekir.
Standartlar, iletişim ve raporlamadan çıktı kontrolüne kadar bir programın tüm yönlerini kapsamalıdır. Belgelendirebileceğiniz bazı program standartları şunlardır:
- Program kapsamı
- Program içindeki farklı projeler için bütçeler
- Risk azaltma stratejileri
- Program yönetimi araçları
- Onay kriterleri
- Program performansı için metrikler
Program yönetişim organınız bu standartları kesinleştirdikten sonra, ClickUp Belgeleri kullanarak bunları tek bir yerde belgelendirin. Bu, ClickUp verimlilik paketine entegre edilmiş, siz ve proje takım üyelerinizin işbirliği içinde belgeler oluşturmanıza yardımcı olan güçlü bir belgelendirme özelliğidir. Tüm belgeler, kolay erişim için özel proje alanlarında saklanır.
Programın başlatılmasını belgelemek için standart bir biçim mi arıyorsunuz? ClickUp Program Teklifi Şablonu tam size göre. Programınızın anahtar hedeflerini, görev önceliklerini ve kaynak tahsis politikalarını endüstri standardı bir dil kullanarak not almanıza yardımcı olacak tüm gerekli alanları ve görselleştirmeleri içerir.
Adım 4: Yönetişim süreçleri ve standart çalışma prosedürleri (SOP'ler) oluşturun
Yönetim organınız standartları belirledikten sonra, bunların operasyonel düzeyde uygulanmasını sağlamak için yönetim süreçleri tasarlayın. Tasarlanan süreçler planlama, uygulama, izleme ve raporlamayı kapsamalıdır. Bu aşamada ele almak isteyebileceğiniz bazı süreç alanları şunlardır:
- Denetim
- İnceleme
- Onay iş akışları
- Karar verme
Dengeli SOP'lar geliştirmek için kuruluşunuzdaki süreç akışlarını göz önünde bulundurmanız gerektiğinden, bu en zor adım olabilir. Bu nedenle büyük takımlar genellikle ClickUp Beyaz Tahtaları kullanarak akış şemaları, etkinlik haritaları ve diğer görselleştirmelerle süreç haritalarını görselleştirir. Her Beyaz Tahta paylaşılabilir ve işbirliğine uygundur; takım arkadaşlarınız girdilerini paylaşabilir ve süreç haritalama üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışabilir.
Ayrıca, ClickUp kütüphanesinde program yönetişim modellemesine yardımcı olan birçok etkileyici program yönetimi Beyaz Tahta şablonu bulunmaktadır. Örneğin, ClickUp Karar Günlüğü Şablonu, takım üyeleri ve yönetişim kurulu tarafından alınan tüm kararların kaydını tutmak için kullanılabilir. Karar kategorileri, sorunlar ve diğer izlenebilir ayrıntılar gibi tüm bilgileri depolayabilir.
Süreçlerinizi oluşturduktan sonra, ClickUp Otomasyonları iş akışınızın tekrarlayan kısımlarını otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Proje durumlarını ayarlama veya güncelleme, görev devretme, bildirimler ve hatırlatıcılar gibi yönetici görevlerini otomatikleştirebilirsiniz. Yönetici takımınız size minnettar kalacak. 😀
Adım 5: Çerçeveyi kurumsal yönetişim ve stratejiyle uyumlu hale getirin
Program yönetişim süreçleriniz, kuruluşunuzun yönetişim politikaları ve stratejileriyle uyumlu olmalıdır. Bu uyum sağlanmazsa, programınız iç çatışmalar nedeniyle sürekli sorunlarla karşılaşabilir.
Örneğin, kuruluşunuzun yönetişim yapısı yetkinin büyük bir kısmını fonksiyon başkanlarının eline veriyorsa, matris yönetişim modelini uygulamak şirket için işe yaramayabilir. Takımlar, özellikle proje yöneticisi ve fonksiyon başkanları, sürekli olarak anlaşmazlık yaşayacak, verimliliği, programın ilerlemesini ve hatta iş kültürünüzü olumsuz etkileyecektir.
Bu aşamada, yönetişim politikanızın uygulanabilirliğini kontrol etmek için bir gözden geçiren atayabilirsiniz. ClickUp kullanıyorsanız, gözden geçiren Kayıtlar veya Proofing'i kullanarak modelinizdeki tutarsızlıkları belirtebilir.
Adım 6: Eskalasyon mekanizması sağlayın
Eskalasyon mekanizması, temel kararları almak için uygun yetkiye sahip yöneticilerle gerekli hiyerarşi kanallarının oluşturulmasıdır. Buradaki amaç, hiyerarşinin alt kademelerinde sorunlara yol açan sorunları ve riskleri ele almak için bir komut zinciri oluşturmaktır.
Bu eskalasyon mekanizması sistematik olmalı, gerekli bilgi ve dosyaların gönderilmesine olanak sağlamalı ve çözümlerin hızlı bir şekilde iletilmesini sağlamalıdır.
ClickUp, program yönetişim modelinize sağlam bir eskalasyon mekanizması oluşturmanıza yardımcı olabilir. ClickUp Formları'nı kullanarak, takım üyelerinin ilgili ayrıntılar (ilgili paydaşlar, fikir farklılıkları, her yaklaşımın potansiyel etkisi vb.) ile birlikte bir sorunu eskalasyon için gönderebilecekleri bir eskalasyon formu oluşturabilirsiniz. Her gönderi, sorunu çözebilecek program panosu üyesine atanan bir görev haline gelir.
Pano üyeleri, eskalasyon sorunu analiz etmek için Liste, Pano ve Zaman Çizelgesi görünümleri dahil olmak üzere ClickUp'ın 15'ten fazla görünümünü de kullanabilir. Örneğin, Liste görünümünü kullanarak eskalasyon görevlerini önceliğe göre sıralayabilir ve hangi sorunun önce çözülmesi gerektiğine hızlıca karar verebilirler.
ClickUp, program sorunlarınız veya diğer acil tartışmalar hakkında anında iletişim kurmak için canlı ClickUp Sohbet özelliği de sunar. Resmi e-postalar yazmak zorunda kalmadan bir kişiyle veya tüm takımla konuşabilirsiniz. Özel Zoom entegrasyonu sayesinde ClickUp çalışma alanından Zoom toplantısı bile düzenleyebilirsiniz.
Benzer şekilde, Zaman Çizelgesi görünümü, program yöneticisinin programın gerisinde kalan projeleri görmesine ve bunları tekrar yoluna sokmak için düzeltici önlemler almasına yardımcı olabilir. Proje yöneticileri, bu görünümü stratejik kararlar almak için tüm proje yönetimi yaşam döngüsünü izlemek için kullanabilir.
7. Adım: Yapıyı tüm paydaşlarla paylaşın
Program yönetişim yapınızı oluşturduktan sonra, tüm paydaşlarla paylaşarak yeni politikaları ve en iyi uygulamaları kavramalarını sağlayın.
Bu adım en önemli adımlardan biridir, çünkü program yönetişim yapınız hakkında nasıl iletişim kurduğunuz ve bilgi paylaştığınız, projelerin hatasız bir şekilde yürütülmesinde önemli bir rol oynar. Ayrıca, değişikliklerden etkilenen paydaşlardan geri bildirim alabileceğiniz bir kanal açar.
ClickUp ile Program Yönetişimi Sağlayın: Proje Yöneticileri için En Üst Düzey Çözüm
Etkili program yönetişim süreçleri, aktif projelerinizin başarıyla tamamlanması ve istikrarlı bir yatırım getirisi için gereklidir. Uygun bir çerçeve olmadan, proje takımlarınızın kaynaklar ve sorun çözme siparişleri konusunda çatıştığını ve işlerin hızla istenmeyen yönlere kayabileceğini göreceksiniz.
Neyse ki, önerdiğimiz adımları izleyerek, bir program yönetişim panosu ve projelerinizi başarıya ulaştıracak yönetişim ilkelerini kolayca oluşturabilirsiniz. ClickUp, program takımları için özel olarak tasarlanmış şablonlar ve işlevlerle tüm süreci önemli ölçüde kolaylaştırabilir. Başlamak için buradan kaydolun. 💖