Quer saber como fazer algo? Pergunte à única pessoa que se lembra. 🫠
Isso é conhecimento tribal: todas as informações importantes que estão nas cabeças, não nos documentos. Funciona... até não funcionar mais. As pessoas vão embora. As pessoas esquecem. Os projetos ficam parados.
Equipes de alto desempenho não deixam o conhecimento ao acaso; elas o organizam.
Com um registro vivo e compartilhado de decisões, fluxos de trabalho e insights, todos agem mais rapidamente, permanecem alinhados e evitam resolver os mesmos problemas duas vezes.
A realidade costuma ser o oposto. Uma pesquisa da ClickUp mostra que um em cada cinco profissionais passa três horas ou mais por dia procurando arquivos, mensagens ou contexto. Isso é chamado de conhecimento fragmentado.
Os modelos de base de conhecimento ajudam as equipes a transformar o conhecimento tribal em sistemas reutilizáveis, onde processos, perguntas frequentes, ativos da marca e detalhes de fornecedores ficam reunidos em um espaço de trabalho em constante evolução.
Vamos explorar os melhores modelos de base de conhecimento do Notion que suas equipes podem usar para centralizar o contexto.
Os 10 melhores modelos de base de conhecimento
Aqui está uma tabela resumida com os melhores modelos de base de conhecimento do Notion e do ClickUp:
| Nome do modelo | Baixar modelo | Melhores recursos | Ideal para | Formato visual |
| Modelo Wiki (Notion) | Baixe este modelo | Caixas de destaque, proprietários/tags de páginas, seção de integração, barra de pesquisa | Equipes e educadores que precisam de um centro de conhecimento organizado e com foco nas páginas | Página do Notion |
| Modelo de Wiki do produto (Notion) | Baixe este modelo | Seções de pesquisa/análise, planejamento multifuncional, alinhamento da equipe | Startups, equipes orientadas para produtos | Página do Notion |
| Modelo básico de wiki de produto (Notion) | Baixe este modelo | Guias/processos, banco de entrevistas, quadro OKR | Equipes pequenas, startups, wikis fáceis de usar para iniciantes | Página do Notion |
| Modelo de fontes (Notion) | Baixe este modelo | Banco de dados de fontes pesquisável, links para download, marcação | Designers, freelancers, educadores | Banco de dados do Notion |
| Modelo de Wiki de vendas (Notion) | Baixe este modelo | Acompanhamento visual de negócios, atualizações de OKR, tags de proprietário | Equipes de vendas, startups | Página do Notion, Quadro |
| Modelo de sistema de design (Notion) | Baixe este modelo | Padrões de design, regras de marca, várias visualizações | Equipes de design/branding | Página do Notion, Galeria |
| Modelo de base de conhecimento (Notion) | Baixe este modelo | Organização por categoria, opções de tema, revisitação rápida | Pequenas empresas, educadores, equipes | Página do Notion |
| Modelo de página de perguntas e respostas (Notion) | Baixe este modelo | Central de perguntas frequentes, atualizações fáceis, respostas organizadas | Startups, educadores, equipes com perguntas frequentes | Página do Notion |
| Modelo de branding (Notion) | Baixe este modelo | Paletas de cores, variações de design, hub compartilhável | Empreendedores, equipes de marketing | Página do Notion |
| Modelo de diretrizes da marca (Notion) | Baixe este modelo | Regras tipográficas, incorporações do Figma, manual de integração | Equipes de design/marketing | Página do Notion |
| Modelo de base de conhecimento do ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Pesquisável, design de centro de ajuda, controles de permissão | Equipes de RH, TI e suporte que precisam de um hub central | ClickUp Doc, Lista |
| Modelo de base de conhecimento de RH do ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Acompanhamento de status, campos personalizados, lembretes, visualizações de lista/Gantt | Equipes de RH, integração, gestão de políticas | Lista ClickUp, Gantt |
| Modelo ClickUp Wiki | Obtenha o modelo gratuito | Atualizações automáticas, categorias/subpáginas, incorporação de mídia | Equipes que centralizam SOPs, integração e políticas | ClickUp Doc, Lista |
| Modelo de banco de dados da página inicial do ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Pipeline de conteúdo, campos de desempenho, atribuição de tarefas | Equipes de marketing, agências que gerenciam páginas de destino | Lista ClickUp, Quadro |
| Modelo de livro de registros comerciais do ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Relatórios automatizados, documentos incorporados, campos personalizados | Empresas que gerenciam livros contábeis, conformidade e auditorias | Lista, quadro e gráfico de Gantt do ClickUp |
| Modelo de plano de registro do ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Mapeamento de dependências, histórico de decisões, painéis | Equipes multifuncionais, gerentes de projeto, liderança | Lista, quadro e painel do ClickUp |
| Modelo de diretório ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Registros de funcionários, agrupamento de funções, anexos de documentos | RH, operações, diretório pesquisável de funcionários/fornecedores | Lista ClickUp, Doc |
| Modelo de processos e procedimentos do ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Kanban, notificações, fluxograma de processos, conformidade | Operações, RH, gerentes que precisam de fluxos de trabalho repetíveis | Lista, quadro e quadro branco do ClickUp |
| Modelo de documento de processos da empresa ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Linhas do tempo de Gantt, proprietários de processos, biblioteca de integração | Empresas em crescimento, equipes em expansão | ClickUp Lista, Gantt, Doc |
| Modelo de guia de estilo da marca ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Tipografia, paletas de cores, aprovações, colaboração em tempo real | Marketing, design, agências | ClickUp Doc |
O que torna um modelo de base de conhecimento do Notion bom?
⚡ Realidade: 73% dos líderes de marketing lidam com 5 a 15 fontes diferentes apenas para acessar informações atualizadas.
Sem uma fonte única de verdade, as campanhas ficam mais lentas, os insights são atrasados e as decisões perdem precisão. Uma base de conhecimento centralizada é fundamental para as equipes de marketing modernas.
Um bom modelo de base de conhecimento do Notion facilita a localização de informações pelo usuário e a manutenção pelo proprietário.
Ao avaliar suas opções, procure os seguintes recursos:
- Estrutura e navegação claras: escolha um modelo que tenha seções bem definidas para guias, perguntas frequentes, políticas e recursos. Priorize aqueles com menus simples, categorias ou bancos de dados vinculados.
- Pesquisabilidade: certifique-se de que o modelo tenha pesquisa integrada ou tags para localizar instantaneamente o documento ou SOP certo, sem perder tempo.
- Extensível: você não quer lidar com as dores de cabeça das bases de conhecimento estáticas, porque elas são difíceis de gerenciar. Escolha um sistema de gerenciamento de conhecimento pessoal que permita adicionar conteúdo ou atualizar entradas existentes facilmente
- Recursos de colaboração: Escolha um modelo que suporte vários colaboradores. Comentários, menções ou espaços de edição compartilhados ajudam todos a trabalharem juntos sem confusão no controle de versões
- Links cruzados: O modelo deve suportar links cruzados internos para outras páginas e modelos do Notion, a fim de facilitar ao leitor uma compreensão mais profunda do tema
- Integração: O modelo do Notion deve ser facilmente integrado à sua pilha de tecnologia, incluindo rastreadores de projetos, software de base de conhecimento, calendários, software wiki interno da empresa, etc., para evitar erros de transferência de dados
- Clareza visual: escolha um modelo simples e minimalista com cabeçalhos, caixas de destaque e estilo consistente para facilitar a leitura e reduzir a carga mental
- Escalabilidade: Certifique-se de que o modelo permite mais categorias, páginas ou bancos de dados vinculados à medida que sua documentação cresce
Veja como o sistema de gerenciamento de conhecimento do ClickUp reúne tudo isso para você. 👇🏼
Modelos gratuitos de base de conhecimento do Notion
Para ser sincero, nem todos os modelos listados abaixo são baseados em conhecimento por padrão.
Alguns são específicos para tarefas, como wikis de equipe, centros de vendas ou diretrizes de branding. Mas todos eles podem ser reutilizados em um sistema de documentação central, e vamos mostrar exatamente como:
1. Modelo Wiki
O Modelo Wiki da Notion é um centro de conhecimento simples baseado em páginas, onde você pode dividir todas as informações da sua empresa em seções como atualizações da empresa, diretrizes ou políticas da equipe, recursos de integração e artigos de conhecimento. O formato fácil de ler torna-o menos complicado para equipes que desejam uma documentação simples.
Por que você vai adorar este modelo:
- Destaque recursos essenciais com caixas de destaque que fazem com que as informações importantes se destaquem
- Atribua proprietários de páginas e tags para que as atualizações sejam rastreadas e o conteúdo permaneça confiável
- Oriente os novos membros com uma seção “Introdução” pronta para uso, para uma integração mais rápida
- Permita acesso rápido com uma barra de pesquisa simples que ajuda a localizar a página certa instantaneamente
✅ Ideal para: Equipes ou educadores que preferem uma abordagem simples e centrada na página para documentação, em vez de vasculhar grandes bancos de dados
👀 Você sabia? Os silos de conhecimento são um grande inimigo da produtividade. De acordo com a Stack Overflow Teams, os desenvolvedores encontram silos de conhecimento quase duas vezes por dia, e 30% relatam que isso afeta sua produtividade 10 vezes por semana.
São horas perdidas procurando respostas em vez de construir. Uma base de conhecimento ou um sistema de documentação bem mantido pode ajudar a reduzir esse tempo perdido e manter as equipes trabalhando mais rapidamente.
2. Modelo de Wiki do produto
Diferentemente de um wiki geral, o Modelo de Wiki do Produto ajuda a adaptar todos os tipos de documentação ao ciclo de vida do produto.
Eles abrangem tudo, desde integração e lançamentos de recursos até análises e planejamento da equipe. O que os diferencia é que eles mapeiam o conhecimento diretamente para as etapas de desenvolvimento do produto. Em vez de cada equipe trabalhar isoladamente ou armazenar informações em locais aleatórios, todos consultam as mesmas seções que se alinham com seu foco atual.
Por que você vai adorar este modelo:
- Mantenha todos os seus dados de pesquisa organizados, documentando as ferramentas de análise que você usa, salvando os resultados das pesquisas com clientes e armazenando insights das sessões de testes com usuários em seções dedicadas
- Planeje com eficácia mantendo juntos os detalhes do quadro de funcionários, as notas das entrevistas sobre produtos e os documentos estratégicos
- Apoie equipes multifuncionais, mantendo gerentes de produto, desenvolvedores e profissionais de marketing em sintonia
✅ Ideal para: Startups e equipes orientadas para produtos que desejam gerenciar tudo, desde a pesquisa inicial até o lançamento e a análise pós-lançamento
👀 Você sabia? Uma pesquisa sobre o estado da gestão de produtos em 2024 revelou que 56% das grandes empresas estão consolidando ferramentas de produtos para combater silos de dados e melhorar a visibilidade, enquanto 37% já possuem uma equipe de operações de produtos (Product Ops).
Uma wiki de produto estruturada se alinha perfeitamente a essa tendência, ajudando as equipes a reduzir a proliferação de ferramentas, unificar o conhecimento e manter a transparência durante todo o desenvolvimento do produto, do início ao fim.
3. Modelo básico de wiki do produto
O Modelo Básico de Wiki do Produto é uma versão simplificada do Wiki do Produto.
Esteja você criando um wiki educacional ou um hub interno da empresa, este modelo acompanha o trabalho em andamento com o mínimo de complexidade.
Além disso, ele também funciona como uma ferramenta de planejamento leve. Use este modelo para armazenar seus guias e melhores práticas (como etapas de integração ou documentos de processo) junto com ferramentas de acompanhamento de projetos em tempo real, como OKRs e bancos de dados.
Por que você vai adorar este modelo:
- Documente processos essenciais, como ciclo de vida do produto, lançamentos de recursos e notas de entrevistas na seção “Guias e processos”
- Crie um banco de perguntas para entrevistas com tags para dificuldade e habilidades
- Acompanhe os objetivos visualmente com um “quadro OKR”, onde as metas podem ser marcadas como futuras, em andamento ou concluídas
✅ Ideal para: Pequenas equipes ou startups que desejam um wiki fácil de usar para iniciantes, que combine documentação do produto com planejamento simplificado
💡 Dica profissional: O ClickUp Brain transforma seu sistema de gerenciamento de conhecimento pessoal em um assistente inteligente e sempre disponível para sua equipe. O que isso significa para você:
- Atualizações fáceis: atualize ou expanda rapidamente seu wiki pedindo ao Brain para criar novas seções, documentos de processo ou perguntas frequentes com base nas necessidades da sua equipe
- Respostas instantâneas: os membros da equipe podem fazer perguntas ao ClickUp Brain em linguagem natural e obter respostas diretas do seu wiki, documentos e tarefas
- Resumos inteligentes: use o Brain para resumir guias longos, notas de reuniões ou documentos de processos em conclusões rápidas e práticas
- Sugestões contextuais: ao trabalhar em uma tarefa ou projeto, o Brain pode exibir automaticamente artigos wiki relevantes, melhores práticas ou etapas de integração
4. Modelo de fontes
O Modelo de fontes é mais especializado em comparação com os wikis. Ele foi criado como um banco de dados pesquisável, onde você pode organizar e filtrar fontes com base em diferentes propriedades.
Se você é proprietário de uma pequena empresa e deseja manter a consistência visual da marca em todos os pontos de contato, este modelo é útil. Você pode armazenar famílias de fontes, pesos e notas de uso em uma visualização organizada. Esteja você criando publicações para redes sociais, atualizando seu site ou orientando um freelancer, suas diretrizes tipográficas estarão sempre fáceis de encontrar e seguir.
O formato do banco de dados significa que os ativos de identidade da sua marca permanecem pesquisáveis, editáveis e reutilizáveis. Isso evita que você tenha que procurar em pastas pelo tipo de letra ou versão certa.
Por que você vai adorar este modelo:
- Filtre as fontes por tipo, preço, maiúsculas e minúsculas ou variações para encontrar rapidamente o estilo que você precisa
- Salve links de download direto e notas com cada fonte, para não perder tempo procurando mais tarde
- Marque as fontes com categorias como “luxo” ou “elegante”, agilizando as decisões sobre a marca e o design
✅ Ideal para: Designers, freelancers e educadores que desejam acesso rápido a um catálogo de fontes organizado que possam consultar facilmente em projetos em andamento
💡 Dica profissional: Embora modelos como Fontes ajudem você a criar designs melhores, não se esqueça do combustível criativo por trás de todo grande projeto, ou seja, seus pensamentos. Aplicativos de diário digital podem complementar seu fluxo de trabalho, permitindo que você:
- Reflita sobre entradas anteriores para descobrir novas ideias para projetos futuros
- Anote suas ideias criativas, citações ou ideias de design antes que elas desapareçam
- Veja como sua produção criativa se conecta com sua mentalidade
5. Modelo de Wiki de vendas
As equipes de vendas lidam com manuais dispersos, documentos desatualizados e dados de negócios espalhados por várias ferramentas. Isso retarda a integração e dificulta o alinhamento para todos.
O Modelo de Wiki de Vendas resolve esses problemas. Os processos, manuais e guias de integração da sua empresa são armazenados em um espaço estruturado. Os negócios em andamento podem ser acompanhados lado a lado.
Como ele preenche a lacuna entre a documentação e o acompanhamento das vendas em tempo real, sua equipe de vendas pode aprender e agir no mesmo espaço de trabalho.
Por que você vai adorar este modelo:
- Acompanhe os negócios em andamento visualmente com uma visualização em quadro, dando à equipe uma visão instantânea do que está em andamento
- Atualize OKRs e metas junto com seus processos, para que a equipe sempre saiba quais são os objetivos em que está trabalhando
- Mantenha os proprietários e as tags em cada página para garantir a responsabilidade e a atualização das informações
✅ Ideal para: Equipes de vendas e startups que precisam de um espaço unificado para gerenciar recursos de treinamento e negócios em andamento
📮 ClickUp Insight: Equipes de baixo desempenho são 4 vezes mais propensas a usar mais de 15 ferramentas, enquanto equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu kit de ferramentas a 9 ou menos plataformas.
Mas que tal usar apenas uma plataforma para tudo?
Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, bate-papos e chamadas em uma única plataforma, com fluxos de trabalho alimentados por IA. Pronto para trabalhar de forma mais inteligente? O ClickUp funciona para todas as equipes, torna o trabalho visível e permite que você se concentre no que é importante, enquanto a IA cuida do resto. Veja como. 👇🏼
6. Modelo de sistema de design
Se sua equipe fica perguntando “Qual arquivo de logotipo devo usar?” ou “Qual é a cor certa da marca?”, o Modelo de Sistema de Design é a solução.
Em vez de manter as cores da marca em um arquivo, os logotipos em outro e as regras de design ocultas em uma apresentação, ele reúne tudo em um espaço de design unificado. O modelo também garante que esses arquivos possam ser baixados diretamente dentro do modelo, para que seus colegas de equipe não precisem solicitá-los a um designer ou procurá-los em unidades compartilhadas.
Por que você vai adorar este modelo:
- Documente padrões de design, como tipografia, elementos de interface do usuário e layouts, para manter a consistência entre os projetos
- Defina regras de marca para o uso de cores, fontes e tom visual para garantir que todos sigam os mesmos padrões
- Alterne entre várias visualizações, como lista, status ou galeria, para uma organização flexível.
✅ Ideal para: Equipes de design e branding que desejam eliminar inconsistências e garantir que todos estejam trabalhando com o mesmo kit de ferramentas visuais.
📊 Alerta estatístico: A comunicação visual está se tornando mais importante do que nunca. Na verdade, 82% das equipes utilizaram ferramentas de IA para criar recursos visuais no ano passado, e 77% relataram que uma comunicação visual mais forte melhorou o desempenho geral.
Ter um sistema de design estruturado garante que os recursos visuais permaneçam consistentes, alinhados à marca e facilmente acessíveis para todos, sejam eles gerados por IA ou criados pela sua equipe de design.
7. Modelo de base de conhecimento
Um dos maiores problemas das bases de conhecimento é a desorganização. Há muitas notas, ideias dispersas e nenhuma maneira clara de revisitá-las posteriormente.
Este Modelo de Base de Conhecimento atende a essa necessidade, fornecendo um sistema completo que permite que ideias, notas e recursos sejam agrupados, organizados por tema e facilmente acessados quando necessário. O modelo funciona como um sistema de gerenciamento de conhecimento pessoal.
Por um lado, você pode usá-los para documentar seus aprendizados pessoais em um projeto e, por outro, para criar uma biblioteca de recursos para sua equipe. Você pode até mesmo usá-los para acompanhar materiais didáticos como educador.
Por que você vai adorar este modelo:
- Organize seu conhecimento em categorias ou temas
- Revisite entradas antigas rapidamente, para que os insights e aprendizados passados continuem úteis para o trabalho atual.
- Personalize o layout escolhendo um tema (minimalista, cinza, azul, vermelho etc.) e excluindo os demais.
✅ Ideal para: Pequenas empresas, educadores ou equipes que desejam um sistema limpo e flexível para coletar, organizar e reutilizar conhecimento ao longo do tempo.
⭐ Bônus: As ideias raramente surgem quando você está sentado diante de um documento em branco — e é exatamente aí que o recurso Voice-to-Text do ClickUp Brain MAX se destaca.
Em vez de digitar notas ou lembretes manualmente, você pode simplesmente falar seus pensamentos, e o Brain MAX os converterá em entradas organizadas e pesquisáveis dentro do seu espaço de trabalho. Conclusões de reuniões, ideias de brainstorming ou reflexões pós-projeto podem ser capturadas em tempo real e, em seguida, vinculadas automaticamente a documentos ou tarefas relevantes.
8. Modelo de página de perguntas e respostas
Se você costuma responder às mesmas perguntas repetidamente de membros da sua equipe, clientes ou alunos, o modelo de página de perguntas e respostas oferece uma maneira simples de armazenar todas essas respostas em um só lugar.
Funcionam como um centro de perguntas frequentes self-service, permitindo-lhe encontrar rapidamente soluções sem precisar de pedir ajuda. Com o tempo, também funcionam como um registo de perguntas feitas anteriormente. Isto ajuda os novos membros a integrarem-se rapidamente e fornece aos gestores informações sobre as áreas que causam mais confusão.
Por que você vai adorar este modelo:
- Atualize as respostas facilmente à medida que as políticas, os processos ou os detalhes do produto mudam.
- Organize as perguntas em um formato consistente, tornando a página fácil de visualizar e usar.
- Reduza consultas repetitivas direcionando as pessoas para a página em vez de responder à mesma coisa várias vezes.
✅ Ideal para: Startups, educadores ou equipes que recebem perguntas frequentes sobre processos, ferramentas ou detalhes de produtos e desejam um banco de respostas centralizado e reutilizável.
💡 Dica profissional: Crie mais rapidamente e refine de forma mais inteligente com IA.
Use a IA para criar o primeiro rascunho da sua base de conhecimento, incluindo estrutura, resumos e links. Em seguida, deixe sua equipe refinar o contexto e o tom. Você lançará a documentação em horas, não em semanas, sem perder precisão ou voz.
Assista a este vídeo antes de configurar sua base de conhecimento de IA.
9. Modelo de branding
O Modelo de Branding permite reunir todos os elementos da identidade da sua marca em uma base de conhecimento organizada. Logotipos, paletas de cores, tom de voz e diretrizes de marketing ficam todos juntos, facilitando a manutenção da consistência e o compartilhamento com sua equipe.
A principal diferença entre este e o modelo do sistema de design está na finalidade.
O modelo de branding captura a essência da sua marca, incluindo sua identidade visual, mensagens e apresentação geral. O modelo de sistema de design, por outro lado, é mais técnico, com foco em componentes de interface do usuário, padrões de design e recursos reutilizáveis que garantem a consistência dos produtos digitais.
Por que você vai adorar este modelo:
- Organize suas paletas de cores e variações de design para facilitar a consulta em campanhas.
- Compartilhe o hub com designers, profissionais de marketing ou colaboradores, para que todos trabalhem com o mesmo kit de identidade.
- Visualize a identidade da sua marca em um layout claro, facilitando a apresentação aos clientes ou partes interessadas.
✅ Ideal para: Empreendedores e equipes de marketing que desejam um centro de identidade de marca profissional que economize tempo e mantenha todos os ativos acessíveis e consistentes.
10. Modelo de diretrizes da marca
Se o modelo de branding define o que é a sua marca, o modelo de diretrizes da marca explica como ela deve ser aplicada. Ele funciona como um manual detalhado de regras para manter a consistência de todos os designs.
Você pode usá-los para definir a forma como um logotipo é colocado, a tipografia usada em apresentações ou as combinações de cores em campanhas. Ao reunir todos esses padrões em um único espaço acessível, o modelo ajuda a garantir que sua marca tenha sempre a mesma aparência e sensação, independentemente de quem esteja trabalhando nela.
Por que você vai adorar este modelo:
- Defina regras tipográficas para cabeçalhos, subtítulos e corpo do texto para manter a consistência
- Incorpore arquivos Figma ou recursos externos para que as atualizações sejam sincronizadas automaticamente
- Esclareça o que fazer e o que não fazer com regras de marca que servem como referência rápida para toda a equipe
- Apoie a integração, fornecendo aos novos designers e profissionais de marketing um manual pronto para uso
✅ Ideal para: Equipes de design e marketing que precisam aplicar padrões de marca em vários projetos
Limitações do Notion
Embora os espaços de trabalho do Notion sejam amplamente utilizados, muitos usuários encontram pontos de atrito ao escalar, colaborar ou esperar recursos avançados.
Abaixo estão algumas críticas recorrentes de usuários reais:
- A curva de aprendizado íngreme e a estrutura confusa de páginas aninhadas dificultam a integração de novos usuários
- Problemas de desempenho com páginas grandes ou bancos de dados pesados podem causar atrasos, tempos de carregamento lentos ou congelamento
- Limitações do Notion AI, incluindo integração fraca com bancos de dados e baixa precisão de resumos
- Risco de perda de dados e ausência de um mecanismo nativo robusto de backup/restauração
- Muitas opções de configuração levam a configurações fragmentadas e custos de manutenção elevados
- Experiência móvel inconsistente e recursos offline limitados em aplicativos móveis
📣 Diretamente de um usuário do Notion sobre a complexidade dos modelos:
Para iniciantes, isso pode ser confuso. Gostaria que o Notion oferecesse projetos ou modelos prontos com base no nicho do usuário desde o início. Seria muito útil se eles perguntassem como você planeja usá-lo e, então, configurassem tudo para você. Quando comecei, fiquei confuso e não sabia como fazer com que ele atendesse às minhas necessidades.
Para iniciantes, isso pode ser confuso. Gostaria que o Notion oferecesse projetos ou modelos prontos com base no nicho do usuário desde o início. Seria muito útil se eles perguntassem como você planeja usá-lo e, então, configurassem tudo para você. Quando comecei, fiquei preso e não sabia como fazer com que ele atendesse às minhas necessidades.
Um usuário do Reddit observa:
No entanto, os modelos que comprei são excessivamente complicados para eu entender e me parece que, embora eu consiga colocar todas as minhas ideias e pensamentos em um plano, tudo acabaria se perdendo em meio à confusão. Os modelos têm tantas partes móveis que simplesmente não consigo entender como eles vão ajudar.
No entanto, os modelos que comprei são excessivamente complicados para eu entender e me parece que, embora eu consiga colocar todas as minhas ideias e pensamentos em um plano, tudo acabaria se perdendo em meio à confusão. Os modelos têm tantas partes móveis que simplesmente não consigo entender como eles vão ajudar.
Modelos alternativos do Notion
Embora o Notion funcione bem para organizar o conhecimento, nem sempre é a opção mais escalável, especialmente para equipes que desejam documentação diretamente vinculada a tarefas e execução.
É aí que o ClickUp vai além de ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
É uma das melhores alternativas ao Notion, oferecendo uma ampla variedade de modelos que também funcionam como poderosas bases de conhecimento. Eles ajudam a conectar as informações armazenadas com fluxos de trabalho que tornam a documentação mais prática e fácil de manter à medida que sua equipe cresce.
No centro do software de base de conhecimento do ClickUp está o ClickUp Docs. Você pode enviar documentos existentes ou criar novos diretamente dentro da plataforma. Do ponto de vista operacional, é perfeito, pois você pode:
- Crie ou importe documentos: crie novos documentos diretamente no ClickUp ou importe arquivos existentes (Google Docs, Word, Notion, etc.) para centralizar sua base de conhecimento
- Transforme documentos em tarefas acionáveis: Divida o trabalho de documentação em tarefas, atribua-as aos membros da equipe e vincule os documentos às tarefas do ClickUp para uma colaboração perfeita
- Acompanhe o progresso e o fluxo de trabalho: use status de tarefas (como “Rascunho”, “Revisão”, “Concluído”) e acompanhamento de tempo para monitorar o progresso da redação e da revisão
- Formate e organize o conteúdo: use ferramentas de formatação avançadas — imagens de capa, tabelas, marcadores, títulos, subtítulos e muito mais — para tornar os documentos estruturados, fáceis de ler e visualmente atraentes
Agora, vamos dar uma olhada nos principais modelos de base de conhecimento do ClickUp:
1. Modelo de base de conhecimento do ClickUp
O modelo ClickUp Knowledge Base atua como uma fonte central de informações, onde suas equipes podem armazenar, organizar e compartilhar todo o conhecimento essencial. Ele vem pré-estruturado com seções para perguntas frequentes, guias de instruções, tutoriais e até links da comunidade, para que você não comece com uma página em branco.
Isso significa que os novos contratados podem encontrar as etapas de integração sem incomodar um gerente, sua equipe de suporte pode compartilhar guias de solução de problemas instantaneamente e as equipes de marketing ou de projetos podem armazenar casos de uso em um documento central.
Por que você vai adorar este modelo:
- Pesquise e atualize o conteúdo rapidamente, sem precisar percorrer longos documentos ou threads do Slack
- Documente processos recorrentes com instruções passo a passo que mantêm a integração e o treinamento consistentes
- Controle quem pode editar ou visualizar a base de conhecimento para manter a precisão e a consistência
- Melhore a experiência do usuário adotando um design no estilo de uma central de ajuda que simplifica a recuperação de informações
✅ Ideal para: equipes de RH, TI e suporte que precisam de um centro de respostas para integração, treinamento ou suporte ao cliente sem se afogar em perguntas duplicadas
💡 Dica profissional: não deixe que atualizações importantes escapem da sua mente. Combine seu modelo de base de conhecimento com os lembretes do ClickUp para ficar por dentro de tudo.
- Defina lembretes para atualizar perguntas frequentes ou guias de integração em intervalos regulares
- Receba notificações antes que documentos importantes (como documentos de treinamento ou conformidade) fiquem desatualizados
- Atribua lembretes aos colegas de equipe para que todos compartilhem a responsabilidade de manter o conhecimento atualizado
Dessa forma, você pode construir uma base de conhecimento robusta que permanece precisa, atualizada e realmente útil todos os dias.
2. Modelo de base de conhecimento de RH do ClickUp
Se sua equipe de RH está presa respondendo às mesmas perguntas sobre políticas de licença, etapas de integração ou atualizações de conformidade, o modelo de base de conhecimento de RH do ClickUp ajuda a quebrar esse ciclo. Em vez de depender de e-mails indo e voltando, ele mantém todos os seus documentos relacionados a RH juntos para que os funcionários possam encontrar respostas rapidamente por conta própria.
Mas este modelo é mais do que apenas um espaço de armazenamento. Com o acompanhamento de status integrado, você pode ver instantaneamente se uma política ainda está em rascunho, em revisão ou totalmente aprovada. E os campos personalizados do ClickUp , como Departamento, Tipo de política, Data de vigência ou Prioridade, facilitam a organização das políticas, para que você não perca nada na confusão.
Por que você vai adorar este modelo:
- Automatize lembretes para revisões de políticas (por exemplo, a cada 6 meses para a política de licenças)
- Divida grandes iniciativas, como o “Guia de integração”, em subtarefas (configuração de TI, treinamento de conformidade, orientação)
- Use a Visualização de Lista para manter os documentos organizados em listas de verificação super simples e a Visualização Gantt para mapear prazos
- Compartilhe uma versão única e sempre atualizada para que os funcionários não fiquem presos a arquivos desatualizados
✅ Ideal para: Departamentos de RH que desejam reduzir consultas repetitivas, otimizar a integração de novos funcionários e manter documentação precisa e atualizada sobre as políticas para funcionários
📮 ClickUp Insight: O trabalho não deveria ser um jogo de adivinhação, mas muitas vezes é. Nossa pesquisa sobre gestão do conhecimento descobriu que os funcionários muitas vezes perdem tempo pesquisando em documentos internos (31%), bases de conhecimento da empresa (26%) ou até mesmo notas pessoais e capturas de tela (17%) apenas para encontrar o que precisam. Com a Pesquisa Conectada do ClickUp , todos os arquivos, documentos e conversas ficam instantaneamente acessíveis a partir da sua página inicial — para que você possa encontrar respostas em segundos, não em minutos.
💫 Resultados reais: as equipes conseguem recuperar mais de 5 horas por semana usando o ClickUp — o que significa mais de 250 horas por ano por pessoa — eliminando processos desatualizados de gerenciamento de conhecimento. Imagine o que sua equipe poderia criar com uma semana extra de produtividade a cada trimestre!
3. Modelo ClickUp Wiki
Já sentiu que o conhecimento da sua equipe está espalhado por toda parte, com Google Docs aqui, threads do Slack ali, planilhas aleatórias que ninguém lembra? O modelo ClickUp Wiki reúne tudo em um só lugar. É como uma biblioteca digital da sua equipe para SOPs, guias de integração e documentos de políticas; organizada, pesquisável e sempre atualizada.
Além disso, com recursos integrados de gerenciamento de tarefas, seu wiki permanece conectado ao trabalho real. Você pode vincular páginas wiki a tarefas, para que o conhecimento e a ação coexistam. Layouts flexíveis permitem que você modele o wiki para se adequar ao fluxo de trabalho da sua equipe, tornando-o um centro de conhecimento que sua equipe realmente usará.
Por que você vai adorar este modelo:
- Automatize atualizações com lembretes e acompanhamento do progresso para que os documentos nunca fiquem desatualizados
- Estruture as informações em categorias, subpáginas e listas de recursos para uma navegação rápida
- Incorpore mídia, imagens e documentos para criar uma base de conhecimento mais rica e interconectada
✅ Ideal para: Equipes que desejam manter suas notas e processos dispersos em um wiki vivo e centralizado que cresce com elas
4. Modelo de banco de dados da página inicial do ClickUp
O modelo de banco de dados de páginas de destino do ClickUp ajuda sua equipe a planejar, criar e acompanhar todas as páginas de destino. Ele mostra exatamente quais páginas de destino estão ativas, quais precisam de atualizações e quais ainda estão em desenvolvimento.
O modelo também facilita a otimização da página inicial com campos de dados de desempenho. Você pode registrar URLs, acompanhar taxas de conversão e até mesmo anotar as fontes de tráfego para cada página. Isso não só ajuda a medir o que está funcionando, mas também destaca as páginas com baixo desempenho que precisam de atenção imediata.
Por que você vai adorar este modelo:
- Colabore facilmente com documentos incorporados para que redatores, designers e profissionais de marketing possam trabalhar no mesmo espaço
- Registre notas de rastreamento de bugs diretamente nas tarefas para capturar problemas e garantir que eles sejam resolvidos antes que uma página seja publicada
- Atribua tarefas aos membros da equipe para garantir que todos saibam qual é o seu papel na criação, revisão ou otimização de uma página de destino
✅ Ideal para: Equipes de marketing ou agências que gerenciam várias páginas de destino e desejam consistência, iteração mais rápida e resultados mensuráveis
💡 Dica profissional: use o ClickUp Chat para transformar o feedback da página de destino em ação instantânea.
Por exemplo, se um designer detectar um botão CTA com defeito em uma página, ele poderá enviar uma mensagem no chat, @mencionar o desenvolvedor e atribuir a correção. Escritores, profissionais de marketing e desenvolvedores poderão então visualizar o contexto completo de uma só vez, responder em tempo real e marcar como resolvido assim que a atualização for publicada.
Dessa forma, todas as conversas ficam vinculadas ao projeto da página inicial, garantindo que nenhum feedback seja perdido e que as otimizações ocorram mais rapidamente.
5. Modelo de livro de registros comerciais do ClickUp
Manter registros precisos é fundamental para o bom funcionamento das operações comerciais, a conformidade e a tomada de decisões.
O modelo ClickUp Book of Record Business mantém seus registros financeiros e comerciais em um único local de fácil acesso, para que você nunca perca o controle de documentos importantes, como livros de vendas, livros de compras ou relatórios de despesas.
O verdadeiro poder deste modelo está nos recursos de rastreamento do ClickUp. Você pode atribuir tarefas para atualizações de documentos, usar a visualização do quadro Kanban do ClickUp para categorizar por tipo e visualizar registros em uma linha do tempo com a visualização Gantt.
Transforme sua manutenção de registros em um sistema ativo que ajuda a monitorar, revisar e melhorar a precisão em tempo real.
Por que você vai adorar este modelo:
- Gere relatórios automatizados sobre receitas, despesas e projeções para identificar rapidamente as tendências financeiras
- Incorpore documentos de apoio (como faturas, recibos ou contratos) diretamente em cada registro para contextualizar
- Filtre e pesquise instantaneamente em livros contábeis, livros e resumos com campos personalizados, como departamento, categoria ou ano fiscal
- Simplifique as auditorias e a conformidade, reduzindo erros manuais e melhorando a acessibilidade dos dados
✅ Ideal para: Empresas que precisam de um sistema confiável e em conformidade com as normas para gerenciar registros e documentação financeira
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6. Modelo de plano de registro do ClickUp
Todo projeto, grande ou pequeno, precisa de um plano de registro que una tudo, incluindo objetivos, detalhes, métricas de sucesso e cronogramas. O modelo de plano de registro do ClickUp resolve isso, atuando como um ponto comum para todo o seu projeto ou iniciativa de negócios.
Uma das principais vantagens deste modelo é o alinhamento da equipe. Ele garante que todos na sua equipe de marketing, vendas e produtos estejam focados nos mesmos objetivos, atualizações e cronogramas de projetos.
E como cada empresa tem necessidades únicas, você pode personalizar campos e seções, sejam elas metas de receita trimestral, KPIs de campanha, metas de lançamento de produtos ou iniciativas estratégicas.
Por que você vai adorar este modelo:
- Mapeie as dependências visualmente para que você possa ver como um marco afeta o próximo e evitar possíveis problemas
- Registre o histórico de decisões junto com seus objetivos, facilitando o acompanhamento do motivo pelo qual as escolhas foram feitas e quem as aprovou
- Destaque métricas críticas, como uso do orçamento, adoção pelo cliente ou prontidão para lançamento, com campos personalizados que vão além dos KPIs básicos
- Use os painéis do ClickUp para gerar instantâneos do progresso para reuniões de liderança sem criar relatórios de projeto separados
✅ Ideal para: equipes multifuncionais, gerentes de projeto e grupos de liderança que desejam manter o alinhamento com os objetivos gerais, sem perder o foco na execução
7. Modelo de diretório ClickUp
O modelo ClickUp Directory é o banco de dados vivo e pesquisável da sua empresa para pessoas e registros.
Com eles, você pode registrar funções, linhas hierárquicas, datas de contratação e documentos de apoio. Em vez de pedir detalhes ao RH, os funcionários e gerentes podem simplesmente filtrar por campos como Departamento, Status de emprego ou até mesmo Estágio do ciclo de vida (por exemplo, Probatório, Ativo, Aposentado) para encontrar exatamente o que precisam.
O modelo também vem com mais de 17 campos personalizáveis, como Superior Direto, Foto e Data de Nascimento. Enriqueça os registros com os metadados mais importantes para sua organização. Além disso, ele também aumenta a transparência e a conformidade. Todas as alterações são registradas, fornecendo um histórico abrangente de atualizações para facilitar a auditoria.
Por que você vai adorar este modelo:
- Agrupe as pessoas por função ou situação profissional para localizar rapidamente os registros relevantes
- Anexe documentos de apoio (contratos, acordos, identidades) diretamente aos perfis
- Colabore em tempo real com equipes internas ou fornecedores externos, garantindo que não haja lacunas de informação
✅ Ideal para: equipes de RH, gerentes de operações ou empresas que precisam de um diretório pesquisável para funcionários, fornecedores ou colaboradores
8. Modelo de processos e procedimentos do ClickUp
Processos claros são a espinha dorsal de equipes eficientes. No entanto, na maioria das empresas, os documentos de processos ficam frequentemente enterrados em cadeias de e-mails, pastas aleatórias ou, pior ainda, nunca são devidamente documentados. O modelo de processos e procedimentos do ClickUp ajuda a documentar, gerenciar e refinar cada etapa do fluxo de trabalho passo a passo.
O que torna este modelo poderoso são as ferramentas integradas. A Lista de Documentação fornece um catálogo pesquisável de todos os processos, completo com detalhes como proprietário, departamento, data de vencimento e prioridade. O Quadro Branco do Fluxograma do Processo permite visualizar como as tarefas se conectam entre os departamentos com um mapa de processo ao vivo.
Por exemplo, você pode mapear a integração de funcionários, desde o RH até a TI, e até mesmo transformar nós do fluxograma em tarefas reais para execução.
Por que você vai adorar este modelo:
- Acompanhe todas as etapas do processo com uma visualização do quadro Kanban do tipo arrastar e soltar
- Mantenha todos responsáveis usando notificações automáticas, atualizações de status e marcação de partes interessadas
- Avalie o desempenho e a conformidade vinculando processos a metas claras e rastreáveis
✅ Ideal para: equipes de operações, departamentos de RH e gerentes que desejam fluxos de trabalho repetíveis que possam ser ampliados sem perder a clareza
9. Modelo de documento de processos da empresa ClickUp
Ao contrário do modelo de documentação de processos, que se aprofunda em SOPs, funções e procedimentos passo a passo, este modelo de documento de processos da ClickUp Company oferece uma visão mais ampla e de alto nível. Ele funciona como o manual principal da sua organização, consolidando os processos, diretrizes e fluxos de trabalho recorrentes de todos os departamentos em um único sistema centralizado.
Aqui, você não está apenas capturando os detalhes de como um processo funciona; você está mapeando como departamentos inteiros operam, se alinham aos objetivos do projeto e interagem.
No ClickUp, você pode vincular todos os documentos de processo a tarefas e painéis relacionados para que sua equipe possa agir de acordo com as instruções em tempo real.
Por que você vai adorar este modelo:
- Obtenha uma visão clara do cronograma de processos em toda a empresa, como lançamentos de produtos e auditorias de conformidade, com os cronogramas de Gantt
- Mantenha os processos em andamento marcando cada etapa, atribuindo responsáveis e permitindo que o ClickUp envie lembretes automáticos para atualizações oportunas
- Facilite a integração dos novos funcionários, fornecendo-lhes uma biblioteca de processos pronta para uso
✅ Ideal para: Empresas em crescimento e equipes em expansão que desejam eliminar o caos nos processos, manter o conhecimento sempre atualizado e garantir que todos os funcionários trabalhem com base no mesmo manual confiável
⚡ Arquivo de modelos: Anotar processos é uma coisa. Torná-los repetíveis e escaláveis é uma tarefa completamente diferente. É aí que os modelos de documentação de processos se tornam úteis. Eles ajudam você a:
- Transforme fluxos de trabalho confusos em guias passo a passo fáceis de seguir
- Padronize os procedimentos para que as tarefas não precisem ser reinventadas a cada vez
- Atribua funções e responsabilidades de forma clara com gráficos RACI
- Acompanhe a conformidade, as aprovações e a conclusão em um hub estruturado
10. Modelo de guia de estilo da marca ClickUp
Uma marca consiste em criar uma voz, aparência e sensação consistentes em todos os pontos de contato. O modelo de guia de estilo da marca ClickUp ajuda você a consolidar todas as regras e ativos da marca em um único local organizado, para que sua equipe nunca precise adivinhar sobre fontes, cores, tom ou elementos de design.
Este modelo torna a criação e a manutenção de um guia de estilo extremamente fácil. Você pode dividir a identidade da sua marca em seções, como missão, valores, tom de voz, uso do logotipo e diretrizes de paleta de cores.
Por que você vai adorar este modelo:
- Documente regras para tipografia, uso de logotipos, iconografia e padrões de acessibilidade
- Estabeleça e compartilhe paletas de cores com códigos HEX, RGB ou CMYK para maior precisão
- Acompanhe aprovações e atualizações com status, responsáveis e lembretes para evitar inconsistências
- Colabore em tempo real com as equipes, para que as atualizações sejam refletidas instantaneamente nos fluxos de trabalho da sua marca
✅ Ideal para: Equipes de marketing, departamentos de design, agências ou qualquer empresa que deseje manter uma identidade de marca consistente nos canais digitais e impressos
Conclua seus fluxos de trabalho com o ClickUp
Os modelos do Notion funcionam bem para projetos pequenos e uso pessoal. Mas, à medida que sua equipe cresce, esses modelos podem parecer limitados.
Os modelos do ClickUp vão além, conectando documentos, tarefas e metas para que sua equipe possa planejar, acompanhar e colaborar em conjunto. De cronogramas de projetos a SOPs e guias de estilo, há um modelo para cada fluxo de trabalho.
Portanto, se você está pronto para ir além das notas estáticas, o ClickUp oferece as ferramentas e a flexibilidade para trabalhar de forma mais inteligente e rápida.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e veja como os modelos podem impulsionar seus projetos.