Como você acaba dependendo de inúmeras ferramentas de software?
Tudo começa pequeno - um aplicativo para análise, outro para colaboração, outro para acompanhamento de projetos. Antes que você perceba, está fazendo malabarismos com dezenas de ferramentas SaaS, trocando de guias constantemente e pagando por recursos sobrepostos que mal usa.
Sua equipe passa mais tempo navegando no software do que realmente trabalhando, a TI luta contra os riscos de segurança e os custos continuam aumentando.
Isso é expansão de SaaS. Se não for controlada, ela pode reduzir a produtividade, retardar a tomada de decisões e corroer seu orçamento.
A solução: A consolidação de SaaS, uma abordagem mais inteligente e simplificada que reúne suas ferramentas essenciais sob o mesmo teto, reduz custos desnecessários e ajuda sua equipe a trabalhar com mais rapidez e eficiência.
Vamos nos aprofundar no motivo pelo qual a consolidação é o futuro e como sua empresa pode fazer a mudança.
resumo de 60 segundos
- A consolidação de SaaS é o processo de reduzir o número de ferramentas de software autônomas, integrando-as ou substituindo-as por menos plataformas mais abrangentes
- Ele ajuda as empresas a reduzir custos, aumentar a eficiência, fortalecer a segurança, simplificar a colaboração e reduzir a troca de contexto entre as equipes
- Se você deseja consolidar suas ferramentas SaaS e melhorar a eficiência organizacional, comece auditando suas ferramentas atuais, avaliando uma solução completa, migrando e integrando sem interrupções, automatizando fluxos de trabalho e otimizando para escala
- O ClickUp é o aplicativo completo para o trabalho (uma mudança perfeita em relação ao malabarismo com várias empresas e ferramentas de SaaS), combinando gerenciamento de projetos, documentos, metas, automação e bate-papo em uma única plataforma alimentada por IA
O que é consolidação de SaaS?
A consolidação de SaaS é o processo de reduzir o número de aplicativos autônomos de software como serviço (SaaS) que uma empresa usa, integrando-os ou substituindo-os por menos plataformas mais abrangentes.
Em vez de gerenciar dezenas de ferramentas especializadas, cada uma com sua própria assinatura, login e curva de aprendizado, você consolida a pilha de tecnologia em soluções centralizadas que abrangem várias funções.
Em uma organização, a consolidação de SaaS significa:
- Para proprietários de empresas: Custos mais baixos, menos ferramentas redundantes e melhor tomada de decisões com dados centralizados
- Para líderes de TI: Segurança mais forte, conformidade aprimorada e gerenciamento simplificado de fornecedores
- Para equipes: Menos fadiga de aplicativos, menor troca de contexto e fluxos de trabalho mais suaves e produtivos
Você sabia?
De acordo com a Harvard Business Review, o trabalhador do conhecimento médio alterna entre diferentes aplicativos e sites 1.200 vezes por dia, acumulando chocantes quatro horas de produtividade perdida por semana.
Isso representa um mês de trabalho desperdiçado todos os anos apenas com cliques entre guias, o que leva a..:
- Fadiga mental: A troca desnecessária de contexto esgota o foco e a energia
- Tomada de decisões mais rápida: Os dados críticos estão espalhados pelas ferramentas, dificultando a ação rápida
- Taxas de erro mais altas: O salto constante de aplicativos leva a erros e falhas de comunicação
Por que as empresas estão se voltando para a consolidação de SaaS
- Redução de custos: Ninguém quer pagar por uma pilha de ferramentas que mal usa. As empresas estão abandonando aplicativos redundantes e fornecedores de SaaS para economizar dinheiro e obter mais valor de seu software
- A eficiência é prejudicada: Quando cada tarefa precisa de um aplicativo diferente, o trabalho é mais demorado, as decisões são adiadas e os dados se perdem na confusão
- As equipes de TI estão sobrecarregadas: Gerenciar vários contratos de software, riscos de segurança e problemas de conformidade é um trabalho em tempo integral (e não é divertido)
- A produtividade está caindo aos pedaços: Alternando constantemente entre aplicativos? Essa "taxa de alternância" se acumula, tirando o foco e desperdiçando horas toda semana
- As operações de SaaS são mais difíceis de gerenciar: As equipes de TI e de operações estão lutando para rastrear o uso de aplicativos, automatizar fluxos de trabalho e acompanhar quem tem acesso a quê (veja como são as melhores operações de SaaS)
- A colaboração precisa de uma atualização: Ferramentas dispersas significam conversas dispersas. Reunir tudo em uma única plataforma mantém as equipes alinhadas e o trabalho em andamento
- Segurança aprimorada: A consolidação de SaaS fortalece sua postura de segurança ao reduzir a superfície de ataque, dificultando o acesso não autorizado e as violações de dados
📮ClickUp Insight: A troca de contexto está consumindo silenciosamente a produtividade de sua equipe. Nossa pesquisa mostra que 42% das interrupções no trabalho são causadas por malabarismos com plataformas, gerenciamento de e-mails e saltos entre reuniões. E se você pudesse eliminar essas interrupções dispendiosas?
O ClickUp reúne seus fluxos de trabalho (e bate-papo) em uma única plataforma simplificada. Inicie e gerencie suas tarefas a partir do bate-papo, documentos, quadros brancos e muito mais, enquanto os recursos alimentados por IA mantêm o contexto conectado, pesquisável e gerenciável!
Estratégias eficazes de consolidação de SaaS
O excesso de ferramentas pode atrasar as equipes em vez de torná-las mais eficientes. Para evitar isso, aqui estão algumas estratégias para consolidar o SaaS sem interromper os fluxos de trabalho:
- Descubra ferramentas ocultas: Execute uma auditoria completa do SaaS para identificar ferramentas redundantes, subutilizadas ou esquecidas. É provável que você encontre vários aplicativos que resolvem o mesmo problema ou assinaturas para as quais ninguém se lembra de ter se inscrito
- Associe cada ferramenta a um objetivo comercial: Determine se uma plataforma contribui para a receita, a eficiência ou a segurança. Caso contrário, ela precisa ser removida
- Maximize os investimentos existentes: Avalie se sua pilha atual pode atender à necessidade antes de trazer uma nova ferramenta. O mercado de SaaS está repleto de plataformas multifuncionais que geralmente substituem a necessidade de aplicativos autônomos (como o ClickUp)
- Elimine as licenças não utilizadas: Reduza a escala se uma ferramenta tiver 50 licenças, mas apenas 15 usuários ativos. Muitos fornecedores no cenário de SaaS pressionam por contratos maiores, mas os dados de uso devem ditar sua decisão
- Simplifique a aquisição: Implemente um processo de aprovação claro para novos serviços de SaaS. Quando cada equipe escolhe suas próprias ferramentas, isso leva à duplicação, a problemas de integração e ao desperdício de orçamento
- Reduza a sobreposição de fornecedores: Consolide os fornecedores de software sempre que possível. Um único fornecedor que ofereça várias soluções geralmente resulta em melhores preços, menos riscos de segurança e integração mais suave
- Invista em plataformas multifuncionais: Priorize ferramentas que atendam a várias equipes e departamentos sempre que possível. As plataformas centralizadas reduzem a fragmentação, melhoram a colaboração e simplificam o gerenciamento de TI
Dica profissional: Crie uma matriz de "Pontuação de valor de SaaS" antes de tomar decisões de consolidação. Para cada ferramenta, calcule uma pontuação simples: (% da equipe que a utiliza semanalmente × classificação do impacto nos negócios [1-5]) ÷ custo mensal. Essa métrica ajuda a identificar quais ferramentas oferecem o maior valor em relação ao custo.
Etapas para consolidar sua pilha de SaaS
A consolidação de sua pilha de SaaS tem tudo a ver com a redução da redundância e o aumento da eficiência.
Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo 👇
1. Audite suas ferramentas atuais
Antes de fazer qualquer alteração, você precisa ter uma visão clara do que há em sua pilha de tecnologia. A última coisa que você quer é acumular, sem saber, aplicativos SaaS redundantes ou subutilizados, o que leva a custos desnecessários e investimentos ineficientes em tecnologia.
Principais ações
✅ Crie um inventário abrangente: Isso se aplica a todas as ferramentas SaaS usadas em todos os departamentos - TI, vendas, marketing, RH, finanças, etc. (A maioria das equipes não se dá conta de quantas ferramentas realmente tem)
✅ Analise os dados de uso: Com que frequência essas ferramentas são usadas? Quem as utiliza? Os principais recursos são realmente aproveitados ou as equipes os utilizam para funções básicas que outra ferramenta já cobre?
✅ Revisar os riscos de segurança, conformidade e governança: Todas as ferramentas estão atendendo aos requisitos regulamentares e de segurança? As aquisições de TI paralelas estão criando lacunas de segurança? Os provedores de SaaS devem se alinhar com seus padrões de conformidade para evitar riscos
se a sua equipe de marketing usa o Slack para a comunicação da equipe, o Google Drive para o armazenamento de documentos e o Notion para o planejamento de campanhas, a consolidação em uma única plataforma (como o ClickUp ) com bate-papo, documentos e gerenciamento de projetos integrados pode simplificar a colaboração, reduzir a troca de ferramentas e cortar as despesas com SaaS.
Leia mais: Modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para todos os tipos de projetos
2. Avalie uma solução completa
Produtos SaaS inchados são suficientes para deixar as equipes mais lentas. Em vez de juntar várias ferramentas, as empresas estão se voltando para um software tudo em um que consolida os fluxos de trabalho sem sacrificar a funcionalidade.
Perguntas a serem feitas antes de fazer a mudança:
uma verdadeira plataforma multifuncional deve lidar com gerenciamento de projetos, colaboração de documentos, automação e geração de relatórios - sem a necessidade de complementos
ela se integra perfeitamente aos seus sistemas existentes? A troca de ferramentas não deve prejudicar a eficiência operacional. Uma plataforma sólida deve se conectar perfeitamente com seu CRM, ERP e ferramentas de comunicação para manter a continuidade do fluxo de trabalho
aumenta a segurança e a governança? O gerenciamento do acesso em soluções SaaS fragmentadas aumenta o risco. As permissões baseadas em funções, as trilhas de auditoria e a segurança de nível empresarial devem se tornar padrão para melhorar a segurança dos dados
se a plataforma não for compatível com o aumento de usuários, fluxos de trabalho e necessidades de automação, uma solução de curto prazo se tornará um problema de longo prazo. Preparar sua pilha para o futuro evita migrações caras mais tarde
A batalha de perder o controle das conversas e lidar com dados desconectados há muito tempo é um problema no setor de SaaS.
O conceito de empacotamento evoluiu a partir dessa necessidade. No entanto, o empacotamento é principalmente uma estratégia de preços em que vários produtos ou serviços são empacotados e vendidos por um preço combinado. O foco está no valor monetário em vez de criar uma experiência de usuário unificada. O empacotamento não significa necessariamente que os produtos sejam profundamente integrados ou projetados para funcionar juntos como um sistema coeso.
Exemplo: O Microsoft Office oferece Word, Excel e PowerPoint como um pacote, mas cada ferramenta opera de forma independente.
As alegações de ser "tudo em um" geralmente são imprecisas para os produtos agrupados, porque eles não têm a integração profunda e a experiência perfeita que definem a verdadeira convergência.
É aqui que um superaplicativo pode ser um divisor de águas. Não se trata apenas de uma coleção de ferramentas; trata-se do design do produto e é o resultado da convergência. Ele combina várias funcionalidades em uma plataforma única e integrada.
📌 Exemplo: ClickUp (que combina tarefas, documentos, bate-papo, metas e muito mais em uma única plataforma).
Bônus: Como implementar o controle de custos no gerenciamento de projetos de forma eficaz
3. Migrar e integrar
A escolha da plataforma certa é apenas metade da batalha. Uma migração tranquila determina se a transição melhora a eficiência ou interrompe as operações.
Para garantir isso:
priorize primeiro as ferramentas de alto impacto: Comece com os aplicativos usados com mais frequência, normalmente gerenciamento de projetos, comunicação e armazenamento de documentos, pois eles têm o maior impacto nos fluxos de trabalho diários
mapeie as dependências de dados antes da migração: Identifique quais ferramentas dependem de fontes de dados compartilhadas (por exemplo, CRMs, plataformas de análise) e garanta que essas conexões sejam preservadas ou aprimoradas após a migração
exportar, limpar e importar dados estrategicamente: Remova arquivos desatualizados, registros duplicados e fluxos de trabalho não utilizados. Faça a transição gradual, departamento por departamento, em vez de mudar tudo de uma vez
configure as integrações com os sistemas existentes: Identifique as integrações obrigatórias e configure-as adequadamente para manter a continuidade do fluxo de trabalho
Exemplo: Em 2008, a Netflix enfrentou um grande obstáculo - um colapso no banco de dados que deixou o serviço off-line por três dias. Em vez de remendar as coisas e esperar pelo melhor, eles tomaram uma atitude ousada: migrar para a nuvem. Mas eles não se apressaram.
Eles planejaram, ampliaram gradualmente e, em 2015? Eles estavam lidando com 1000 vezes mais horas de streaming e tinham 8 vezes mais assinantes.
a conclusão? As migrações podem quebrar sua empresa ou prepará-la para um grande crescimento.
Leia mais: Melhor software gratuito de gerenciamento de projetos
4. Otimize e dimensione
A adoção não é automática e as ineficiências não se corrigem sozinhas. O verdadeiro trabalho começa agora.
Coisas a serem monitoradas
as equipes estão realmente usando? Acompanhe as taxas de adoção. Se as pessoas estiverem se apegando a ferramentas antigas, descubra o motivo - falta de treinamento, recursos ausentes ou apenas hábito?
✅ Ouça sua equipe. Pergunte o que está funcionando e o que é frustrante. Pequenos ajustes, como uma nova integração ou melhor automação, podem tornar a adoção perfeita
certifique-se de que ele se adapta a você. O que funciona para uma equipe de 50 pessoas pode falhar com 500. Verifique se a sua plataforma pode suportar o crescimento - seja de mais usuários, mais fluxos de trabalho ou integrações mais profundas
exemplo: Se o seu novo sistema incluir recursos de automação de fluxo de trabalho, otimize processos como atribuições de tarefas, aprovações e relatórios para eliminar tarefas manuais repetitivas.
Como o ClickUp ajuda na consolidação de SaaS
Sua pilha de SaaS provavelmente se parece com um armário bagunçado. Você começou com uma ferramenta, depois adicionou outra porque tinha um "recurso faltante", depois outra para colaboração e, quando se deu conta, tinha cinco ferramentas apenas para gerenciar um projeto.
É uma bagunça. É caro. E o pior de tudo é que está deixando você mais lento.
Mas há uma solução para esses problemas gigantescos. Entre no ClickUp, o aplicativo para tudo no trabalho. Em vez de fazer malabarismos com vários projetos e ferramentas, imagine ter uma plataforma que combine gerenciamento de tarefas e de conhecimento, bate-papo, documentos, metas e automação em um espaço de trabalho perfeito - tudo com tecnologia de IA.
O ClickUp ajuda você:
1. Centralize seu trabalho em um só lugar
O excelente gerenciamento de projetos começa quando você tem tudo o que precisa em um só lugar. A solução de gerenciamento de projetos do ClickUp foi projetada para equipes que desejam visibilidade total, colaboração perfeita e uma única fonte de verdade para todo o seu trabalho.
Você obtém:
- Gerenciamento de tarefas: Use tarefas personalizáveis com subtarefas aninhadas e listas de verificação para dividir projetos complexos, garantindo clareza e organização
- Múltiplas visualizações: Escolha entre mais de 15 visualizações personalizadas, incluindo gráficos de lista, quadro, calendário e Gantt, para visualizar projetos de uma maneira que se adapte ao fluxo de trabalho da sua equipe
- Painéis e relatórios: Crie painéis personalizáveis com mais de 50 widgets para monitorar KPIs, marcos e capacidade da equipe
- Rastreamento de tempo: Monitore a produtividade e gerencie os orçamentos de forma eficaz com o ClickUp Time Tracking, que permite o registro preciso das horas e a avaliação do tempo faturável
- Gerenciamento de recursos: Otimize a carga de trabalho da equipe com visualizações de capacidade em tempo real, permitindo a distribuição equilibrada de tarefas
Deseja otimizar o gerenciamento de projetos com a ajuda da IA? Use o ClickUp Brain:
Agora, com a solução de equipe implementada, você deve passar a definir o sucesso. Em que estamos trabalhando? Como medimos o progresso?
Nós recorremos aos objetivos do ClickUp.
defina metas de alto nível e divida-as em objetivos mensuráveis. Em vez de ambições vagas como "melhorar a experiência do cliente", crie metas específicas - por exemplo, "aumentar a pontuação NPS de 40 para 60 em seis meses". o ClickUp permite que você defina alvos baseados em números, moedas, verdadeiro/falso e tarefas, tornando o progresso acionável
✅ Conecte o trabalho diário diretamente às metas. As metas permitem anexar tarefas a metas específicas, atualizando automaticamente o progresso à medida que o trabalho é feito. Isso significa que os membros da equipe sempre sabem por que o trabalho deles é importante e como as contribuições deles impulsionam os objetivos da empresa
organize as metas em pastas estruturadas para diferentes equipes e iniciativas. Mantenha as metas de marketing, vendas, produtos e operações categorizadas de forma organizada, garantindo que cada departamento saiba o que é sucesso para eles
Mas sem um local central para a documentação, as equipes perdem tempo procurando detalhes, repetindo perguntas e perdendo insights essenciais.
O ClickUp Docs resolve isso mantendo o conhecimento de onde o trabalho acontece.
Indo além dos documentos estáticos, o ClickUp Docs foi criado para ação. Você pode vinculá-los diretamente às tarefas para que tudo, desde planos de projeto e documentos de estratégia até diretrizes de processo, permaneça conectado à execução.
Esse hub central de documentação, como tudo dentro do ClickUp, é alimentado pelo ClickUp Brain. Ele simplifica o trabalho criando, organizando, resumindo e atualizando informações em um piscar de olhos. Você pode pedir ao Brain para gerar um resumo do projeto, resumir uma reunião, criar subtarefas, atribuir tarefas ou refinar um documento de estratégia.
O ClickUp Brain também permite que você escolha entre vários LLMs, como ChatGPT e Claude, para realizar o trabalho. Em instantes, você terá um documento pronto para ser enviado e vinculado diretamente ao painel do projeto para que os principais insights permaneçam visíveis e acionáveis.
Leia também: Modelos gratuitos de planos de comunicação de projetos: Excel, Word e ClickUp
2. Migre e integre sem interrupções
Agora que seus projetos e metas estão estruturados no ClickUp, a próxima etapa é transferir o trabalho existente sem interromper os fluxos de trabalho.
O ClickUp facilita a transição de outras ferramentas sem perder os dados essenciais do cliente ou a dinâmica.
Com importações nativas, você pode importar projetos, tarefas e fluxos de trabalho de plataformas como Asana, Trello, Monday. com, Jira e outras com apenas alguns cliques.
Você também pode importar dados de documentos do Google Workspace e do ecossistema da Microsoft.
Além disso, as mais de 1.000 integrações do ClickUp garantem que as informações fluam perfeitamente entre as plataformas.
3. Automatize os fluxos de trabalho
Com seus projetos, metas e integrações estabelecidas, a etapa final é eliminar o trabalho manual e remover ferramentas extras que não são mais necessárias.
Com o ClickUp Automations, você pode:
- Atribuição automática de tarefas com base no status do projeto, na prioridade ou na carga de trabalho (não há mais delegação manual)
- Acione notificações e atualizações de status no momento em que o progresso é feito, para que ninguém tenha que correr atrás de acompanhamentos
- Mova automaticamente as tarefas pelos fluxos de trabalho - de aprovações a transferências, o trabalho continua fluindo sem gargalos
- Rastreie cada automação em um registro de auditoria para que você sempre saiba o que está acontecendo nos bastidores
4. Melhore a colaboração em tempo real entre as equipes
Mesmo com tudo consolidado, a maioria das equipes ainda depende de aplicativos de bate-papo separados para discutir o trabalho. Esse é mais um aplicativo para alternar, mais um local onde as informações se perdem e mais uma conta de SaaS que se acumula.
O ClickUp resolveu isso com o ClickUp Chat.
Agora, em vez de ficar pulando entre as ferramentas, você pode:
- Discuta os principais detalhes do projeto em tempo real, exatamente onde o trabalho acontece
- Transforme as mensagens em ClickUp Tasks para que os itens de ação nunca se percam em intermináveis tópicos
- Use o ClickUp Brain dentro do Chat para obter respostas instantâneas, atribuir tarefas, gerar resumos ou até mesmo rascunhar respostas sem sair da conversa
- Mantenha tudo no contexto, pois os tópicos de bate-papo, os links de tarefas e a documentação estão todos no mesmo espaço de trabalho
Simplifique, agilize e dimensione com o Super App
A consolidação de SaaS consiste em criar uma maneira mais inteligente e eficiente de trabalhar.
Com o ClickUp, você pode cortar custos, eliminar a fadiga de aplicativos e reunir tudo (tarefas, documentos, metas, automação e IA) em uma plataforma poderosa. Não é mais necessário alternar entre aplicativos ou fluxos de trabalho desconectados - apenas um espaço de trabalho completo e contínuo criado para velocidade e eficiência.
Por que gerenciar uma pilha de SaaS inchada quando o ClickUp faz tudo isso?
Registre-se no ClickUp hoje mesmo e experimente a diferença.