Documentos de integração indispensáveis para garantir uma integração tranquila dos novos contratados

O processo de integração pode ser decisivo para o sucesso de um novo funcionário em sua função.

Em seu 2023 pesquisa a Korn Ferry, empresa de consultoria, fez uma pesquisa com funcionários que deixaram seus empregos no período de seis a doze meses. Como motivos para sua decisão, os entrevistados mencionaram fatores como o sentimento de desconexão com a cultura da empresa e uma experiência de integração ruim.

A documentação de integração pode ajudá-lo a ser minucioso e transparente com seus novos contratados desde o primeiro dia. Além dos formulários fiscais obrigatórios e dos contratos de trabalho, há muitos outros documentos de integração úteis a serem considerados. Se preparados e organizados meticulosamente, eles podem ajudar os funcionários a navegar pelo novo ambiente de trabalho sem esforço. 🧭

Neste artigo, discutiremos os vários tipos de documentos que você deve incluir em seu processo de integração, desde formulários jurídicos e fiscais até organogramas, manuais de processos e acordos de não divulgação. Também apresentaremos uma plataforma abrangente de produtividade e gerenciamento de projetos que facilita a criação e a organização da documentação de integração.

Importância dos documentos de integração de funcionários

Semelhante a integração do cliente a integração de funcionários é o processo de assimilação de uma nova contratação em uma organização. Ele ajuda o funcionário a se preparar para o trabalho e o apresenta à cultura da empresa.

Uma boa processo de integração de funcionários pode aumentar a motivação, a produtividade e a satisfação no trabalho. Além disso, as empresas que têm processos de integração bem planejados geralmente têm taxas de rotatividade mais baixas.

A documentação desempenha um papel crucial no processo de integração. Normalmente, ela é preparada por um recursos humanos (RH) especialista, gerente ou proprietário da empresa.

Além de ser uma exigência legal, os documentos de integração podem tornar a integração mais eficiente. Eles ajudam o funcionário a conhecer a empresa e a função de forma rápida e acessível, apoiando-o durante e após a integração. 📃

Documentos legais e fiscais de integração

Os formulários jurídicos devem ser os primeiros em sua lista de documentos de integração para novos contratados. Preencha-os dentro de alguns dias da data de início do funcionário para evitar problemas legais e multas.

Formulário de imposto W-4

O funcionário deve preencher um formulário de imposto de renda federal chamado W-4. Ao fazer isso, ele especifica seu status de retenção de impostos, influenciando contribuições como o Seguro Social e o Medicare.

O formulário W-4 informa o Internal Revenue Service (IRS) sobre o valor a ser deduzido do contracheque do funcionário. Ele também permite que você saiba como alocar o valor tributado. 💵

Revise o formulário W-4 mais recente antes de cada pagamento para garantir que ele esteja de acordo com as escolhas do funcionário. Você também deve manter os documentos fiscais de todos os funcionários em arquivo por pelo menos quatro anos após o vencimento ou o pagamento do último imposto (o que ocorrer mais tarde).

Formulário de imposto W-4 do estado

A maioria dos estados cobra um imposto de renda. Os nove seguintes também exigem que seus novos funcionários preencham um Certificado de Retenção na Fonte do Estado:

1. Alasca
2. Flórida
3. Nevada
4. Nova Hampshire
5. Dakota do Sul
6. Tennessee
7. Texas (EUA)
8. Washington
9. Wyoming

Formulário I-9 e documentação de elegibilidade para trabalho

O formulário I-9 confirma a elegibilidade do novo funcionário para trabalhar nos EUA, o que depende de sua cidadania, residência, visto e status de imigração.

O funcionário deve preencher o formulário e devolvê-lo a você em até três dias após a data de início.

Além disso, ele deve lhe fornecer documentos de elegibilidade para o trabalho, tais como

• Certidão de nascimento
• Passaporte
• Cartão de residente

Revise o formulário e os documentos para ver se eles atendem a todos os requisitos. Não é necessário apresentá-los, mas você deve mantê-los em arquivo caso um oficial de imigração os solicite.

Documentos de integração específicos da empresa

Os documentos a seguir permitem que os novos funcionários se familiarizem com as políticas, a cultura, as pessoas, os eventos e a marca da empresa.

Manual do funcionário

Um manual do funcionário serve como uma enciclopédia de informações essenciais da empresa. Seja minucioso e use uma linguagem clara ao criá-lo, mas não sobrecarregue os funcionários com informações.

Alguns dos elementos mais comuns do manual do funcionário são:

1. Declaração de missão: Um bom manual do funcionário oferece a ele uma visão geral da empresa, suas metas e valores
2. Informações sobre o emprego: Incluihorários de trabalhopolíticas de folga e horas extras, políticas de rescisão e demissão e outros aspectos técnicos
3. Políticas de segurança: Discute as práticas de segurança e os procedimentos de emergência da empresa
4. **Política de gerenciamento de riscos: um manual do funcionário explica como a empresa lida com acidentes de trabalho, desastres ambientais e outros incidentes
5. **Código de conduta no local de trabalho: fornece diretrizes para o comportamento no local de trabalho, como o código de vestimenta ou políticas antidiscriminação e antiassédio
6. **Informações sobre gerenciamento de desempenho: discute os critérios que a empresa usa para avaliar o desempenho, as políticas de gerenciamento de desempenho e as políticas de combate à discriminação e ao assédioavaliação de desempenho cronograma e possíveis resultados, ou seja, promoções e medidas disciplinares

Depois de ler o manual, o funcionário deve assinar o formulário de acordo. ✍️

Organograma

E organograma **Apresenta ao funcionário a estrutura da empresa. O organograma deve apresentar os nomes dos funcionários, suas funções e a quem eles se reportam. Ele pode facilitar a comunicação interna e multifuncional. Se o novo funcionário tiver uma pergunta, ele saberá a quem dirigi-la olhando para o gráfico. 👥

Diretrizes da marca

Toda empresa tem uma maneira única e consistente de se representar. 🖼️

A documento de diretrizes da marca instrui o novo funcionário sobre a aplicação apropriada de logotipos, fontes e esquemas de cores aceitos e o tom de escrita que ele deve usar para materiais de marketing ou comunicação externa.

Calendário da empresa

De reuniões e prazos cruciais a feriados e eventos de formação de equipes no calendário da empresa, o novo funcionário é informado sobre as atividades cotidianas. Isso permite que ele planeje com antecedência e sincronize sua agenda pessoal com a da empresa. 🗓️

Documentos de integração específicos do cargo

Use a documentação de integração listada abaixo para ajudar o funcionário a se preparar para sua nova função.

Carta de oferta de emprego e contrato de trabalho

No final entrevista de emprego se o candidato não tiver sido escolhido, você poderá oferecer o cargo ao candidato, mas deverá fazer o acompanhamento por escrito.

A carta de oferta de emprego descreve as informações sobre a função do novo contratado, como o cargo, a data de início, as expectativas, a remuneração e os benefícios. O funcionário deve ler a carta com atenção e assiná-la para aceitar oficialmente os termos. Contratos de funcionários Geralmente são mais detalhados. Eles podem incluir informações sobre o cronograma de trabalho, os deveres, as políticas, a confidencialidade e os termos de rescisão. Eles são semelhantes aos manuais do funcionário, mas são mais concisos e específicos para a função do funcionário.

Manuais de processo

Outro item crucial na lista de verificação de integração de funcionários é documentação do processo .

Dependendo da natureza da função, os manuais de processo podem se parecer com diretrizes gerais ou detalhadas procedimentos operacionais padrão (SOPs) . Esses últimos são instruções passo a passo sobre como executar processos repetitivos e resolver problemas.

A importância desses documentos para os funcionários não pode ser subestimada. Com a documentação adequada do processo, tanto os funcionários novos quanto os atuais têm uma base de conhecimento à qual podem recorrer em caso de dúvidas. Isso pode reduzir a necessidade de chamadas e reuniões, tornando o trabalho mais focado e eficiente.

Para os novos funcionários, considere a possibilidade de elaborar planos de treinamento . Esses documentos devem explicar o que o funcionário pode esperar nos primeiros meses em sua nova função. Eles também devem definir como as tarefas podem mudar à medida que o funcionário adquire experiência e os critérios para avançar para funções mais elevadas. Embora o novo funcionário estiver em treinamento , ofereça a ele o apoio de um colega ou mentor. 👐

Documentos de folha de pagamento e benefícios

Prepare esses documentos para permitir uma remuneração perfeita e promover a transparência em relação aos benefícios.

Formulário de depósito direto

Se você for pagar o funcionário depositando fundos diretamente em sua conta bancária, ele precisará preencher um formulário de depósito direto. Ele permite que você reúna as informações necessárias para processar os pagamentos, como os detalhes da conta bancária e as preferências do funcionário. 🏦

Certifique-se de coletar esses dados bem antes do primeiro pagamento para que ele possa ser processado a tempo.

Resumo dos benefícios

Embora você deva ser claro sobre os benefícios que a empresa oferece desde o início, é melhor criar um documento que possa servir como ponto de referência comum. Nesse documento, inclua informações como:

• Tempo livre: Detalhe os termos depolítica de PTO de sua empresa. Informe ao funcionário quais feriados ele tem direito a folga, quantos dias de férias remuneradas ele tem disponíveis e como solicitar folga
• Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA): Se a FMLA se aplicar a você, seus funcionários poderão solicitar uma licença para tratar de assuntos médicos ou familiares. A documentação de integração deve informá-los sobre sua elegibilidade e os termos da licença. Também é necessário manter registros de todas as solicitações, caso o Departamento do Trabalho os solicite
• Seguro-saúde: Se a sua empresa oferece seguro-saúde, você deve fornecer ao novo funcionário uma documentação que explique seus termos
• 401(k) e outros planos de aposentadoria: O 401(k) é um plano de poupança para aposentadoria que oferece benefícios fiscais específicos para o empregado e o empregador, razão pela qual é uma opção comum. Qualquer que seja o plano de aposentadoria oferecido, você deve descrevê-lo na documentação de integração
• Outros benefícios: Algumas empresas oferecem benefícios adicionais, como um orçamento para equipamentos de tecnologia ou um fundo de desenvolvimento profissional. Se isso se aplicar a você, explique o benefício em detalhes e forneça os valores exatos na documentação de integração

Formulários e contratos diversos

Dependendo das políticas da sua empresa, talvez você queira incluir esses documentos adicionais no processo de integração.

Formulário de contato de emergência

O formulário de contato de emergência é indispensável para a estratégia de gerenciamento de riscos de qualquer empresa. Ele diz a você a quem recorrer no caso de um incidente. O formulário é especialmente importante se o trabalho do funcionário envolver atividades potencialmente perigosas.

Peça ao novo funcionário que indique pelo menos duas pessoas no formulário e inclua seus números de telefone e endereços de e-mail.

Acordo de não divulgação (NDA)

Se a sua empresa lida com informações confidenciais, você deve preparar um acordo de não divulgação (NDA) se você está integrando clientes ou funcionários.

Ao assinar esse documento, o funcionário se compromete a proteger os dados confidenciais com os quais trabalha. Se o NDA for violado, a empresa poderá tomar medidas legais. 🔏

Contrato de acordo de não concorrência

Um contrato de não concorrência assinado impede que o funcionário participe de atividades que possam impedir a vantagem competitiva da empresa por um determinado período após o término do contrato de trabalho. Essas atividades podem incluir trabalhar para um concorrente ou iniciar um negócio concorrente.

O acordo ou cláusula de não concorrência é fundamental quando a empresa desenvolveu conhecimento, relacionamentos ou tecnologia exclusivos. Ele garante que o funcionário não possa usar sua experiência na empresa para beneficiar um concorrente.

Política de teste de drogas e verificação de antecedentes

Se o cargo exigir testes de drogas ou verificação de antecedentes criminais, inclua uma descrição detalhada dos requisitos na sua documentação de integração. Quando o funcionário enviar os registros ou os resultados dos testes, mantenha-os à mão para o caso de futuras revisões de conformidade. Certifique-se de que o acesso a esses dados confidenciais seja restrito.

Documento de consentimento do funcionário

Um documento de consentimento do funcionário pode ter muitas aplicações. Ele garante que o funcionário compreenda e concorde com uma ação específica, como, por exemplo:

• Coleta e uso de informações pessoais
• Participação em programas de treinamento ou desenvolvimento
• Verificações de antecedentes e testes de drogas
• Monitoramento de comunicações
• Alterações no contrato de trabalho

Criação e organização de documentos de integração

Embora sua documentação deva ser abrangente, ela não deve sobrecarregar o novo funcionário. É por isso que é essencial criar um plano para introduzir a documentação de integração gradualmente e, ao mesmo tempo, cumprir os regulamentos.

Por exemplo, a Seção Dois do formulário I-9 deve ser preenchida até o final do terceiro dia de trabalho, portanto, deve ser uma de suas principais prioridades. Por outro lado, o calendário da empresa não é um requisito legal nem é crucial para o processo de integração do funcionário, portanto, você pode começar a trabalhar nele semanas após o dia de início.

Ao preparar, distribuir e organizar a documentação, uma ferramenta de produtividade adequada pode ser um salva-vidas. Ela pode ser qualquer coisa, desde um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) e software de integração para um software multifuncional software de gerenciamento de projetos como ClickUp . 🛠️

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• Tabelas
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Quando seu texto estiver pronto, envie-o para outras pessoas para revisão. Crie um link compartilhável, ajustando as permissões para diferentes níveis de acesso. Você e seus colegas de equipe podem editar o documento de forma colaborativa em tempo real.

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