Se você já gerenciou um projeto, provavelmente sabe como o trabalho pode ser estressante. Como gerente de projetos, você sempre tem muito o que fazer, com tarefas de alta responsabilidade, como resolução de problemas e tomada de decisões.
Agora imagine fazer isso para um programa inteiro, que nada mais é do que um grande conjunto de projetos ativos. As complexidades são ampliadas, as partes interessadas se multiplicam e o processo de tomada de decisão se torna muito mais crítico e exigente do ponto de vista cognitivo.
É aí que uma estrutura de governança de programas vem em seu socorro. 🥰
Trata-se de um conjunto de mecanismos de governança que orientam líderes e gerentes seniores que lidam com vários projetos para supervisionar o sucesso geral do programa. O objetivo é minimizar os riscos do programa e garantir que todos os resultados do projeto estejam alinhados.
Neste artigo, discutiremos os vários conceitos relacionados às estruturas de governança de programas para aumentar a eficiência organizacional, minimizar conflitos e reduzir riscos relacionados a processos. Abordaremos:
- Modelos de governança de programas
- Funções específicas do programa dentro da governança organizacional
- Etapas para estabelecer uma estrutura sólida de governança do programa
O que é governança de programas?
Um programa refere-se a um grupo de projetos que, coletivamente, tentam alcançar um objetivo comum. O programa em si é tratado como uma entidade individual dentro de uma organização, por isso precisa de uma visão para operar dentro dos objetivos gerais da empresa.
É aí que entra a governança do programa. Ela se refere à formulação, implementação e acompanhamento das melhores práticas e estruturas comuns a todos os projetos dentro de um programa.
Desde o escopo e os resultados pretendidos de cada projeto até os riscos e restrições do programa, a governança do programa oferece uma estrutura básica para lidar com as questões do dia a dia, além de ajudar as principais partes interessadas a saberem com o que estão se comprometendo. 🤝
Normalmente, um modelo de governança de programas abrange cinco aspectos:
- Escopo: A natureza e o escopo dos projetos abrangidos pelo modelo de governança.
- Critérios de sucesso: as condições que devem ser atendidas antes que um projeto seja considerado bem-sucedido.
- Plano de execução ou roteiro: os processos e políticas que devem ser seguidos durante a execução dos projetos.
- Funções e cadeia de comando: funções e deveres de cada membro do conselho de governança e o processo de nomeação de novos membros.
- Mecanismo de escalonamento: quando e como as questões do projeto devem ser escalonadas para resolução pelo conselho de governança?
Modelo de governança de programas: principais benefícios
Um modelo de governança de programas traz consistência, padronização de processos e previsibilidade aos resultados, às comunicações e à tomada de decisões. Isso minimiza o risco de falha do programa, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência de cada projeto e da equipe de projeto individual.
Outros benefícios essenciais da governança de programas incluem:
- Alocação otimizada de recursos: ajuda a garantir que cada projeto seja gerenciado de forma eficaz e receba uma parcela justa dos recursos necessários para sua conclusão.
- Maior envolvimento das partes interessadas: fornece uma estrutura para um envolvimento mais profundo e simplificado entre todas as partes interessadas.
- Melhor acompanhamento da responsabilidade pelo projeto: em termos de gerenciamento de projetos, cria um mecanismo para responsabilizar cada membro da equipe por sua parte das tarefas.
Componentes e funções do programa
Assim como um governo cria políticas para uma nação, um modelo de governança de programas é implementado pelo conselho de governança de programas ou pelo comitê diretor da empresa. Esse conselho pode ser composto pelo patrocinador do programa, pelo patrocinador do projeto individual, pelos gerentes seniores da organização e pelos representantes dos clientes, entre outros.
Outros componentes e funções importantes do programa incluem:
- Equipe de gerenciamento do programa: inclui líderes importantes e gerentes de portfólio que fornecem informações oportunas ao conselho e coordenam conforme necessário.
- Escritório de gerenciamento de programas: pode ser um departamento específico dentro da organização que lida com o trabalho administrativo relacionado ao programa e realiza verificações periódicas em termos de resultados do projeto.
- Documentação importante: refere-se ao regulamento do projeto, regras do programa e outras informações documentadas que facilitam as atividades do programa.
Relação entre governança de programas e gerenciamento de programas
O caminho para uma melhor gestão de programas passa por uma governança robusta. A relação entre os dois conceitos é mais parecida com um mapa e uma viagem.
Assim como um mapa mostra a rota para chegar a um determinado destino, juntamente com o tempo previsto e rotas alternativas de emergência, a governança do programa traça o caminho para gerenciar um programa e lidar com riscos enquanto cumpre seus objetivos. ✅
Dica bônus: procurando uma maneira fácil de supervisionar todos os seus programas? Você pode usar o Modelo de Gerenciamento de Programas do ClickUp para acompanhar e gerenciar o progresso do seu programa em várias etapas na visualização Gantt integrada. E é totalmente gratuito!
Diferentes tipos de modelos de governança de programas
Existem três tipos principais de modelos ou estruturas de governança de programas, cada um tentando organizar seus recursos e equipes de maneira diferente.
1. Estrutura funcional de governança
Nesse tipo de modelo de governança, os recursos e as pessoas são organizados em torno das funções de seus departamentos. Há um chefe de função designado para gerenciar as operações dentro de cada departamento que tem um papel definitivo no programa.
Um gerente de projetos tem autoridade limitada sobre recursos e pessoas nesse tipo de modelo de governança, pois a maioria das funções de tomada de decisão cabe aos chefes funcionais. Se o gerente precisar de recursos adicionais para uma determinada função, ele deverá solicitá-los ao chefe responsável. 🏬
A principal vantagem da governança funcional é que ela permite a especialização. Os chefes de função têm controle total sobre os processos e as informações intra-departamentais, o que os ajuda a construir uma responsabilidade direta pelas tarefas dentro da estrutura de governança.
E, mais acima na hierarquia, o chefe do departamento é capaz de responder a perguntas e sugerir planos de recursos com maior confiança.
2. Estrutura de governança de projetos
Este modelo de governança organiza recursos e pessoas em torno de projetos, em vez de funções. A autoridade para tomar decisões cabe ao gerente de projeto, que atribui as tarefas a vários membros da equipe, incluindo os chefes de função (se as funções existirem).
Se um projeto estiver prestes a sofrer atrasos, o gerente de projetos pode usar sua sabedoria para alocar recursos adicionais de qualquer departamento, graças a uma configuração colaborativa cruzada.
O modelo de governança de projetos permite maior autonomia no nível do projeto e acelera a execução dos fluxos de trabalho do projeto.
No entanto, isso pode dificultar a especialização, pois os chefes de função nem sempre têm uma ideia de quando um projeto vai precisar de recursos adicionais. Uma estrutura mal organizada pode levar a chefes de departamento desmotivados, que podem não ter uma visão clara das necessidades futuras de recursos, o que aumenta o risco de gargalos.
3. Estrutura de governança matricial
O modelo de governança matricial aproveita os recursos da governança funcional e baseada em projetos e é frequentemente preferido por gerentes com visão de futuro em equipes grandes e multifuncionais.
Nessa estrutura de governança de programas, os recursos e as pessoas pertencem aos seus respectivos departamentos, e há um chefe de função que os gerencia. A diferença aqui é que também há um gerente de projeto ou programa coordenando entre vários chefes de função e partes interessadas.
O grau de autoridade do coordenador em um modelo matricial é subjetivo. Em modelos matriciais mais fracos, vemos a autoridade de tomada de decisão inclinada para os chefes de departamento, enquanto em modelos mais fortes, é o gerente de projeto que tem mais influência nas decisões.
É melhor buscar um modelo de governança matricial equilibrado, no qual os gerentes de projeto e os chefes de função compartilham autoridade e responsabilidade iguais sobre as decisões. E, no caso de desafios ou conflitos de gerenciamento de projetos, um mecanismo de escalonamento é acionado, no qual o gerente de projeto ou o chefe de função encaminha a questão ao conselho de governança do projeto e do programa. O conselho ouve ambas as partes antes de tomar a decisão final.
Como estabelecer uma estrutura de governança de programas: 7 etapas
Estabelecer uma estrutura de governança de programas é um processo de sete etapas para a maioria das organizações. Mas, para implementá-la corretamente, você precisa do suporte de uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos de qualidade, como o ClickUp .
As ferramentas de gerenciamento de projetos funcionam como um centro centralizado de todas as informações e processos do projeto, facilitando o monitoramento de tudo por qualquer gerente de programa. Além disso, o software também desempenha um papel crucial no teste prévio da eficácia de qualquer estrutura de governança de projeto ou programa.
Vamos explorar todas as etapas para implementar a estrutura — também demonstramos algumas funcionalidades úteis do ClickUp para simplificar o processo. 🌝
Etapa 1: Identifique as principais partes interessadas
O primeiro passo é identificar todas as partes interessadas em um programa. Qualquer pessoa afetada pelo programa é uma parte interessada, e é importante identificá-las, bem como o nível de influência ou interesse que elas têm. Algumas das principais partes interessadas podem incluir o patrocinador e o gerente do programa, bem como usuários finais, proprietários de negócios, gerentes de projeto, reguladores e parceiros externos.
Agrupar as partes interessadas do projeto ajudará você a planejar suas prioridades e processos de comunicação com mais clareza. O Modelo de Análise das Partes Interessadas do ClickUp é um bom ponto de partida para identificar, agrupar e analisar as partes interessadas do programa e sua influência nos projetos dentro do programa, bem como documentar quais são os benefícios esperados. 📒
Etapa 2: Configure seu conselho de governança e defina funções e responsabilidades individuais
Depois de definir todas as partes interessadas, você precisa montar o conselho principal do programa. O número de membros e as funções e responsabilidades individuais dependem da complexidade do seu portfólio.
Você pode criar diferentes níveis de órgãos de governança, como um comitê diretor para trabalhar na estratégia do programa, um conselho de governança para supervisionar a implementação das melhores práticas e uma equipe dedicada ao programa para tarefas executivas.
O segredo é garantir que os membros não fiquem sobrecarregados com suas responsabilidades, o que afetaria seu estilo de trabalho e capacidade de desempenhar suas funções adequadamente.
Dica: você pode usar o modelo de planejamento RACI (Responsável, Prestação de contas, Consultado e Informado) do ClickUp para definir funções dentro do seu conselho do programa.
Etapa 3: Defina os padrões do programa
Os programas seguem padrões específicos ao longo de seu ciclo de vida. Esses padrões são frequentemente definidos pelos patrocinadores ou clientes do programa. Ainda assim, em muitos casos, eles também podem ser exigidos por regulamentações governamentais ou setoriais. Ao criar um modelo de governança de programas, é necessário que o órgão de governança os defina e documente.
As normas devem abranger todos os aspectos de um programa, desde a comunicação e a elaboração de relatórios até o controle de resultados. Algumas normas do programa que você pode documentar incluem:
- Escopo do programa
- Orçamentos para diferentes projetos dentro do programa
- Estratégias de mitigação de riscos
- Ferramentas de gerenciamento de programas
- Critérios de aprovação
- Métricas para desempenho do programa
Depois que o órgão de governança do programa finalizar essas normas, documente-as em um único local usando o ClickUp Docs. Trata-se de um recurso de documentação robusto integrado ao pacote de produtividade ClickUp para ajudar você e os membros da equipe do projeto a criar documentos de forma colaborativa. Todos os documentos são armazenados em espaços dedicados ao projeto para facilitar a recuperação.
Procurando um formato padronizado para documentar o início do programa? O modelo de proposta de programa do ClickUp é a sua melhor opção. Ele inclui todos os campos e visualizações necessários para ajudá-lo a anotar os principais objetivos do seu programa, as prioridades das tarefas e as políticas de alocação de recursos usando a linguagem padrão do setor.
Etapa 4: Estabeleça processos de governança e procedimentos operacionais padrão (SOPs)
Depois que seu órgão de governança definir os padrões, comece a elaborar processos de governança para garantir que eles sejam implementados em nível operacional. Os processos elaborados devem abranger planejamento, execução, monitoramento e relatórios. Algumas das áreas do processo que você pode querer abordar nesta fase incluem:
- Auditoria
- Revisão
- Fluxos de trabalho de aprovação
- Tomada de decisões
Essa pode ser a etapa mais complicada, pois você deve considerar os fluxos de processos em toda a sua organização para desenvolver SOPs equilibrados. É por isso que equipes grandes costumam usar quadros brancos ClickUp para visualizar mapas de processos usando fluxogramas, mapas de atividades e outras visualizações. Cada quadro branco pode ser compartilhado e é fácil de colaborar — seus colegas de equipe podem compartilhar suas contribuições e trabalhar juntos no mapeamento de processos em tempo real.
Além disso, há muitos modelos impressionantes de quadro branco para gerenciamento de programas na biblioteca do ClickUp que ajudam na modelagem da governança do programa. Por exemplo, o Modelo de Registro de Decisões do ClickUp pode ser usado para manter um registro de todas as decisões tomadas pelos membros da equipe e pelo conselho de governança. Ele pode armazenar todas as informações, como categorias de decisões, questões e outros detalhes rastreáveis.
Depois de formular seus processos, o ClickUp Automations pode ajudá-lo a automatizar as partes repetitivas do seu fluxo de trabalho. Você pode automatizar tarefas administrativas, como configurar ou atualizar status de projetos, transferências de tarefas, notificações e lembretes. Sua equipe executiva vai agradecer por isso. 😀
Etapa 5: Alinhe a estrutura com a governança e a estratégia organizacionais
Seus processos de governança de programas devem estar alinhados com as políticas e estratégias de governança da sua organização. Sem esse alinhamento, seu programa pode enfrentar problemas contínuos devido a conflitos internos.
Por exemplo, se a estrutura de governança da sua organização coloca grande parte da autoridade nas mãos dos chefes de função, a implementação de um modelo de governança matricial pode não funcionar para a empresa. As equipes, especialmente o gerente de projeto e os chefes de função, estarão constantemente em desacordo, prejudicando a produtividade, o andamento do programa e até mesmo a sua cultura de trabalho.
Você pode nomear um revisor nesta fase para verificar a viabilidade da sua política de governança. Se estiver usando o ClickUp, o revisor pode usar os comentários ou a revisão para apontar inconsistências no seu modelo.
Etapa 6: Forneça um mecanismo de escalonamento
Um mecanismo de escalonamento consiste em ter os canais hierárquicos necessários alinhados com gerentes com autoridade adequada para tomar decisões importantes. A ideia é ter uma cadeia de comando para lidar com questões e riscos que criam problemas na hierarquia.
Esse mecanismo de escalonamento deve ser sistemático, permitindo o envio das informações e arquivos necessários e fornecendo uma maneira de comunicar soluções rapidamente.
O ClickUp pode ajudá-lo a criar um mecanismo de escalonamento robusto em seu modelo de governança de programas. Você pode criar um formulário de escalonamento usando o ClickUp Forms, que os membros da equipe podem enviar para escalonar uma questão com detalhes relevantes, como partes interessadas envolvidas, diferenças de opinião, o impacto potencial de cada abordagem, etc. Cada envio se torna uma tarefa atribuída ao membro do conselho do programa que pode resolver a questão.
Os membros do conselho também podem usar as mais de 15 visualizações do ClickUp, incluindo as visualizações Lista, Quadro e Linha do tempo, para analisar a questão escalada. Por exemplo, eles podem usar a visualização Lista para classificar as tarefas de escalonamento com base na prioridade e decidir rapidamente qual questão precisa ser resolvida primeiro.
O ClickUp também oferece um recurso de chat ao vivo para comunicação instantânea sobre questões relacionadas ao seu programa ou qualquer outra discussão urgente — você pode conversar com uma pessoa ou com toda a equipe sem precisar escrever e-mails formais. Você pode até organizar uma reunião no Zoom a partir do espaço de trabalho do ClickUp, graças a uma integração dedicada com o Zoom.
Da mesma forma, a visualização da linha do tempo pode ajudar o gerente do programa a ver os projetos que estão atrasados e tomar medidas corretivas para colocá-los de volta nos trilhos. Os gerentes de projeto podem usar essa visualização para monitorar todo o ciclo de vida do gerenciamento do projeto para a tomada de decisões estratégicas.
Etapa 7: Compartilhe a estrutura com todas as partes interessadas
Depois de implementar sua estrutura de governança do programa, compartilhe-a com todas as partes interessadas para que elas possam compreender as novas políticas e práticas recomendadas.
Essa etapa está entre as mais cruciais, pois a forma como você comunica e compartilha informações sobre a estrutura de governança do seu programa desempenha um papel importante na execução sem erros dos projetos ao longo do processo. Ela também abre um canal de feedback das partes interessadas afetadas pelas mudanças.
Implemente a governança de programas com o ClickUp: a solução definitiva para gerentes de projetos
Processos eficazes de governança de programas são necessários para a conclusão bem-sucedida de seus projetos ativos e um ROI estável. Sem uma estrutura adequada, você verá suas equipes de projeto em conflito sobre recursos e ordens de resolução de problemas, e as coisas podem rapidamente descambar para direções indesejadas.
Felizmente, com as etapas recomendadas, você pode facilmente montar um conselho de governança de programas, bem como os princípios de governança que levam seus projetos ao sucesso. E o ClickUp pode tornar todo o processo significativamente mais suave com modelos e funcionalidades personalizados para equipes de programas. Inscreva-se aqui para começar. 💖