Se você já gerenciou um projeto, provavelmente sabe como o trabalho pode ser estressante. Como gerente de projeto, você sempre tem o prato cheio de tarefas de resolução de problemas e tomada de decisões de alto risco.
Agora imagine fazer isso em um programa inteiro, que nada mais é do que um grande conjunto de projetos ativos. As complexidades são ampliadas, as partes interessadas se multiplicam e o processo de tomada de decisão é muito mais crítico e cognitivamente exigente.
É aí que um programa estrutura de governança vem em seu socorro. 🥰
É um conjunto de mecanismos de governança que orienta líderes e gerentes seniores lidar com vários projetos para supervisionar o sucesso geral do programa. O objetivo é minimizar os riscos do programa e garantir que todos os os resultados do projeto estão alinhados.
Neste artigo, discutiremos os vários conceitos sobre estruturas de governança de programas para aumentar a eficiência organizacional, minimizar conflitos e reduzir os riscos relacionados ao processo. Abordaremos:
- Modelos de governança de programas
- Funções específicas do programa dentro da governança organizacional
- Etapas para estabelecer uma estrutura sólida de governança de programas
O que é governança de programas?
Um programa refere-se a um grupo de projetos que tentam coletivamente atingir um objetivo compartilhado. O programa em si é tratado como uma entidade individual dentro de uma organização, portanto, precisa de uma visão para operar dentro das metas gerais da empresa.
É aí que entra a governança do programa. **Refere-se à formulação, implementação e acompanhamento das melhores práticas e estruturas que são comuns a todos os projetos de um programa
Desde o escopo e os resultados pretendidos de cada projeto até os riscos e as restrições do programa, a governança do programa oferece uma estrutura básica para tratar de questões cotidianas, além de ajudar as principais partes interessadas a saber com o que estão se comprometendo. 🤝
Normalmente, um modelo de governança de programa engloba cinco aspectos:
- Escopo: A natureza e o escopo dos projetos cobertos pelo modelo de governança
- **Critérios de sucesso: as condições que devem ser atendidas para que um projeto seja considerado bem-sucedido
- **Plano ou roteiro de execução:Os processos e políticas que devem ser seguidos durante a execução dos projetos
- **Funções e cadeia de comando:As funções e os deveres de cada membro do conselho de governança e o processo de nomeação de novos membros
- **Mecanismo de escalonamento: quando e como os problemas do projeto devem ser escalados para resolução pelo conselho de administração
Modelo de governança do programa: Principais benefícios
Um modelo de governança de programa traz consistência, padronização de processos e previsibilidade dos resultados, das comunicações e da tomada de decisões. Isso minimiza o risco de fracasso do programa e, ao mesmo tempo, aumenta a eficiência de cada projeto e da equipe de projeto individual.
Alguns outros benefícios essenciais da governança do programa incluem:
- Alocação otimizada de recursos: Ajuda a garantir que cada projeto seja gerenciado de forma eficaz e receba uma parcela justa dos recursos necessários para sua conclusão
- Maior envolvimento das partes interessadas: Fornece uma estrutura para um envolvimento mais profundo e simplificado entre todas as partes interessadas
- Melhor controle da responsabilidade do projeto: Emtermos de gerenciamento de projetosele cria um mecanismo para responsabilizar cada membro da equipe por sua parte nas tarefas
Componentes e funções do programa
Assim como um governo cria políticas para uma nação, um modelo de governança de programa é implementado pelo conselho de governança do programa da empresa ou pelo comitê de direção. Esse conselho pode ser composto pelo patrocinador do programa, pelo patrocinador do projeto individual, pelos gerentes seniores da organização e pelos representantes dos clientes, entre outros.
**Outros componentes e funções importantes do programa incluem
- Equipe de gerenciamento do programa: Inclui os principais líderes e gerentes de portfólio que fornecem informações oportunas ao conselho e coordenam conforme necessário
- **Escritório de gerenciamento do programa: pode ser um departamento específico dentro da organização que lida com o trabalho administrativo relacionado ao programa e realiza verificações periódicas de saúde em termos de resultados do projeto
- Documentação-chave: Refere-se ao estatuto do projeto, às regras do programa e a outras informações documentadas que facilitam as atividades do programa
Relação entre a governança do programa e o gerenciamento do programa
O caminho para melhorar gerenciamento de programas passa por uma governança robusta do programa. A relação entre os dois conceitos é mais parecida com um mapa e uma jornada.
Assim como um mapa mostra a rota para chegar a um determinado destino, juntamente com o tempo esperado e as rotas alternativas de emergência, a governança do programa delineia o caminho para gerenciar um programa e lidar com os riscos enquanto cumpre seus objetivos. ✅
Dica bônus: Procurando uma maneira fácil de supervisionar todos os seus programas? Você pode usar o Modelo de gerenciamento de programas do ClickUp para acompanhar e gerenciar o progresso do seu programa em vários estágios em sua visualização Gantt integrada. E é totalmente gratuito!
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Diferentes tipos de modelos de governança de programas
Existem três tipos principais de modelos ou estruturas de governança de programas, cada um tentando organizar seus recursos e equipes de forma diferente.
1. Estrutura de governança funcional
Nesse tipo de modelo de governança, os recursos e as pessoas são organizados em torno das funções de seus departamentos. Há um chefe de função designado para gerenciar as operações dentro de cada departamento que tem uma função definitiva no programa.
Um gerente de projeto tem autoridade limitada sobre os recursos e as pessoas nesse tipo de modelo de governança, pois a maioria das tarefas de tomada de decisão cabe aos chefes de função. Se o gerente precisar de recursos adicionais para uma determinada função, ele deverá solicitá-los ao chefe relevante. 🏬
A principal vantagem da governança funcional é que ela permite a especialização. Os chefes de função têm controle total sobre os processos e as informações intradepartamentais, o que os ajuda a desenvolver a responsabilidade direta pelas tarefas dentro da estrutura de governança.
E mais acima na hierarquia, o chefe de departamento pode responder a consultas e sugerir planos de recursos com maior confiança.
2. Estrutura de governança do projeto
Esse modelo de governança organiza recursos e pessoas em torno de projetos em vez de funções. A autoridade de tomar as decisões cabe ao gerente de projeto, e ele atribui as tarefas a vários membros da equipe, incluindo os chefes de função (se as funções existirem).
Se um projeto estiver prestes a atrasar, o gerente de projeto pode usar sua sabedoria para atribuir recursos adicionais de qualquer departamento, graças a uma configuração de colaboração cruzada.
**O modelo de governança do projeto permite maior autonomia no nível do projeto e acelera a execução dos fluxos de trabalho do projeto
No entanto, ele pode dificultar a especialização, pois os chefes de função nem sempre têm uma ideia de quando um projeto precisará de recursos adicionais. Uma estrutura mal organizada pode levar a chefes de departamento desinvestidos, que podem não ter uma visão clara das necessidades futuras de recursos, o que aumenta o risco de gargalos.
3. Estrutura de governança de matriz
O modelo de governança matricial aproveita os recursos da governança funcional e da governança baseada em projetos e é frequentemente preferido por gerentes previdentes em equipes grandes e multifuncionais.
Nessa estrutura de governança de programa, os recursos e as pessoas pertencem a seus respectivos departamentos, e há um chefe de função que os gerencia. **A diferença aqui é que também há um gerente de projeto ou programa coordenando entre vários chefes de função e partes interessadas
O grau de autoridade que o coordenador tem em um modelo de matriz é subjetivo. Em modelos matriciais mais fracos, vemos a autoridade de tomada de decisão inclinada para os chefes de departamento, enquanto em modelos mais fortes, é o gerente de projeto que tem mais voz nas decisões.
É melhor buscar um modelo de governança matricial equilibrado, em que os gerentes de projeto e os chefes de função compartilhem a mesma autoridade e propriedade sobre as decisões. E no caso de desafios do gerenciamento de projetos ou conflitos, é acionado um mecanismo de escalonamento em que o gerente de projeto ou o chefe de função encaminha a questão para o conselho de governança do projeto e do programa. O conselho ouve ambas as partes antes de tomar a decisão final.
Como estabelecer uma estrutura de governança do programa: 7 etapas
O estabelecimento de uma estrutura de governança de programa é um processo de sete etapas para a maioria das organizações. Mas, para implementá-la adequadamente, você precisa do apoio de uma equipe de qualidade software de gerenciamento de projetos ferramenta semelhante ClickUp .
As ferramentas de gerenciamento de projetos funcionam como um hub centralizado de todas as informações e processos do projeto, facilitando o monitoramento de tudo por qualquer gerente de programa. Além disso, o software também desempenha um papel crucial no teste prévio da eficácia de qualquer estrutura de governança de projeto ou programa.
Vamos explorar todas as etapas da implementação da estrutura - também demonstramos algumas funcionalidades úteis no ClickUp para simplificar o processo. 🌝
Etapa 1: Identificar as principais partes interessadas
A primeira etapa é identificar todas as partes interessadas em um programa. Qualquer pessoa que seja afetada pelo programa é uma parte interessada, e é importante identificá-la, bem como o nível de influência ou interesse que ela tem. Algumas das principais partes interessadas podem incluir o patrocinador e o gerente do programa, bem como usuários finais, proprietários de negócios, gerentes de projeto, reguladores e parceiros externos. Agrupamento dos participantes do projeto juntos o ajudará a planejar suas prioridades e a comunicação de comunicação com mais clareza. Os Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp é um bom ponto de partida para identificar, agrupar e analisar as partes interessadas do programa e sua influência nos projetos dentro do programa, além de documentar quais são os benefícios esperados. 📒
Use este modelo de análise das partes interessadas do ClickUp para analisar a influência de vários grupos e indivíduos em seu programa ou projeto
Etapa 2: Configure seu conselho de governança e defina as funções e responsabilidades individuais
Depois de definir todas as partes interessadas, você precisa montar o conselho principal do programa. O número de membros e as funções e responsabilidades individuais dependem da complexidade de seu portfólio.
Você pode querer criar diferentes camadas de órgãos de governança, como um comitê de direção para trabalhar na estratégia do programa, um conselho de governança para supervisionar a implementação das práticas recomendadas e uma equipe de programa dedicada para tarefas executivas.
A chave é garantir que os membros não fiquem sobrecarregados com suas responsabilidades o que afetaria seu estilo de trabalho e a capacidade de desempenhar suas funções adequadamente.
Dica: Você pode usar o Modelo de planejamento ClickUp RACI (Responsável, Responsabilizado, Consultado e Informado) para definir as funções no comitê do programa.
Etapa 3: Definir os padrões do programa
Os programas aderem a padrões específicos durante todo o seu ciclo de vida. Esses padrões geralmente são definidos pelos patrocinadores ou clientes do programa. Ainda assim, em muitos casos, eles também podem ser exigidos por regulamentações governamentais ou do setor. Ao criar um modelo de governança do programa, é necessário que o órgão de governança defina e documente esses padrões.
Os padrões devem abranger todos os aspectos de um programa - desde a comunicação e os relatórios até o controle de resultados. Alguns padrões de programa que você pode documentar incluem:
- Escopo do programa
- Orçamentos para diferentes projetos dentro do programa
- Estratégias de mitigação de riscos
- Ferramentas de gerenciamento de programas
- Critérios de aprovação
- Métricas para o desempenho do programa
Depois que o órgão de governança do seu programa tiver finalizado esses padrões, documente-os em um só lugar usando Documentos do ClickUp . É um recurso robusto de documentação incorporado ao ClickUp suíte de produtividade para ajudar você e os membros da sua equipe de projeto a criar documentos de forma colaborativa. Todos os documentos são armazenados em espaços dedicados do projeto para facilitar a recuperação.
Armazene políticas, procedimentos e avaliações de risco na visualização Docs do ClickUp
Procurando um formato padronizado para documentar o início do programa? O Modelo de proposta de programa ClickUp é sua opção ideal. Ele inclui todos os campos e visualizações necessários para ajudá-lo a anotar os principais objetivos do seu programa, as prioridades das tarefas e alocação de recursos políticas usando linguagem padrão do setor.
Etapa 4: estabelecer processos de governança e procedimentos operacionais padrão (SOPs)
Depois que o seu órgão de governança tiver definido os padrões, comece a elaborar processos de governança para garantir que eles sejam implementados em nível operacional. Os processos elaborados devem abranger planejamento, execução, monitoramento e relatórios. **Algumas das áreas de processo que você pode querer abordar nesta etapa incluem
- Auditoria
- Revisão
- Fluxos de trabalho de aprovação
- Tomada de decisões
Essa pode ser a etapa mais complicada, pois você deve considerar os fluxos de processos em toda a organização para desenvolver POPs equilibrados. É por isso que as grandes equipes costumam usar Quadros brancos ClickUp Para visualizar processar mapas usando fluxogramas, mapas de atividades e outras visualizações. Cada Whiteboard pode ser compartilhado e é favorável à colaboração - seus colegas de equipe podem compartilhar suas entradas e trabalhar juntos no mapeamento de processos em tempo real.
Use os quadros brancos do ClickUp para gerenciar seus fluxos de trabalho de design
Além disso, há muitos recursos impressionantes modelos de quadro branco para gerenciamento de programas na biblioteca do ClickUp que ajudam na modelagem da governança do programa. Por exemplo, o modelo Modelo de registro de decisões do ClickUp pode ser usado para manter um registro de todas as decisões tomadas pelos membros da equipe e pelo conselho de administração. Ele pode armazenar todas as informações, como categorias de decisão, problemas e outros detalhes rastreáveis.
Use o modelo ClickUp Decision Log para manter um registro de todas as decisões tomadas pelos membros da sua equipe em um programa e analisá-las posteriormente
Depois de formular seus processos, Automações do ClickUp pode ajudá-lo a automatizar as partes repetitivas de seu fluxo de trabalho. Você pode automatizar tarefas administrativas, como configurar ou atualizar status de projetos, transferências de tarefas, notificações e lembretes. Sua equipe executiva lhe agradecerá por isso. 😀
Etapa 5: alinhar a estrutura com a governança e a estratégia organizacional
Os processos de governança do seu programa devem estar alinhados com as políticas e estratégias de governança da sua organização. Sem esse alinhamento, seu programa poderá enfrentar problemas contínuos devido a conflitos internos.
Por exemplo, se a estrutura de governança da sua organização coloca uma grande parte da autoridade nas mãos dos chefes de função, a implementação de um modelo de governança matricial pode não funcionar para a empresa. As equipes, especialmente o gerente de projeto e os chefes de função, estarão constantemente em conflito, prejudicando a produtividade, o progresso do programa e até mesmo a cultura de trabalho.
Nessa etapa, você pode designar um revisor para verificar a viabilidade de sua política de governança. Se você estiver usando o ClickUp, o revisor poderá usar Comments ou Prova para apontar inconsistências em seu modelo.
Etapa 6: forneça um mecanismo de escalonamento
Um mecanismo de escalonamento consiste em ter os canais hierárquicos necessários alinhados com os gerentes com a autoridade adequada para tomar as principais decisões. A ideia é ter uma cadeia de comando para tratar de questões e riscos que criam problemas na hierarquia.
Esse mecanismo de escalonamento deve ser sistemático, permitindo o envio das informações e dos arquivos necessários e fornecendo uma maneira de comunicar soluções rapidamente.
O ClickUp pode ajudá-lo a criar um mecanismo robusto de escalonamento no modelo de governança do seu programa. Você pode criar um formulário de escalonamento usando Formulários do ClickUp que os membros da equipe podem enviar para escalar um problema com detalhes relevantes, como partes interessadas envolvidas, diferenças de opiniões, o possível impacto de cada abordagem etc. Cada envio se torna uma tarefa atribuída ao membro do Comitê do Programa que pode resolver o problema.
Os membros da diretoria também podem usar Mais de 15 visualizações do ClickUp incluindo as exibições de Lista, Quadro e Linha do tempo, para analisar o problema escalado. Por exemplo, eles podem usar a visualização Exibição de lista para classificar o escalonamento tarefas com base na prioridade e decidir rapidamente qual assunto precisa ser resolvido primeiro.
O ClickUp também oferece um Bate-papo do ClickUp para comunicação instantânea sobre os problemas do seu programa ou qualquer outra discussão urgente - você pode conversar com uma pessoa ou com uma equipe inteira sem precisar escrever e-mails formais. Você pode até mesmo organizar uma reunião do Zoom no espaço de trabalho do ClickUp, graças a um Integração do Zoom .
Traga a comunicação da equipe para uma única plataforma com o ClickUp Chat
Da mesma forma, a visualização da linha do tempo pode ajudar o gerente de programa a ver os projetos que estão atrasados e a tomar medidas corretivas para colocá-los de volta nos trilhos. Os gerentes de projeto podem usar essa visualização para monitorar todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos para a tomada de decisões estratégicas.
Analise tarefas e projetos que correm o risco de sofrer atrasos na visualização de linha do tempo do ClickUp
Etapa 7: compartilhar a estrutura com todas as partes interessadas
Depois de colocar em prática a estrutura de governança do programa, compartilhe-a com todas as partes interessadas para que elas possam entender as novas políticas e práticas recomendadas.
Essa etapa está entre as mais cruciais, pois a forma como você comunica e compartilha informações sobre a estrutura de governança do programa desempenha um papel importante para que ela não tenha erros execução dos projetos no final da linha. Isso também abre um canal de feedback das partes interessadas afetadas pelas mudanças.
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Processos eficazes de governança de programas são necessários para a conclusão bem-sucedida de seus projetos ativos e um ROI estável. Sem uma estrutura adequada, suas equipes de projeto entrarão em conflito em relação a recursos e ordens de resolução de problemas, e as coisas podem rapidamente tomar rumos não intencionais.
Felizmente, com nossas etapas recomendadas, você pode facilmente montar um conselho de governança do programa, bem como os princípios de governança que conduzem seus projetos ao sucesso. E o ClickUp pode tornar todo o processo significativamente mais suave com modelos e funcionalidades personalizados para equipes de programas. Registre-se aqui para começar . 💖