De acordo com o Project Management Institute (PMI), o desempenho geral dos escritórios de gerenciamento de projetos é um dos 10 principais fatores para o sucesso do projeto. Sem ele, é mais provável que você tenha problemas com o alinhamento de objetivos, uso de recursos e responsabilidade.
Felizmente, você pode criar uma estrutura de governança de PMO personalizada com este guia prático. Vamos orientá-lo sobre a governança de PMO, por que você precisa implementá-la e os benefícios que você pode esperar de uma estrutura eficaz. 👀
Você aprenderá sobre os diferentes componentes de um plano de governança e o papel do PMO dentro de uma organização. Além disso, ofereceremos um plano personalizável de cinco etapas para configurar uma estrutura de governança de projetos eficaz para sua empresa.
O que é governança PMO?
A governança do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) é a estrutura de processos e práticas que define como as decisões são tomadas, orienta como os projetos são conduzidos e avalia o sucesso de um projeto. Essa estrutura garante que todos os projetos, políticas e procedimentos atendam às metas, à ética e aos princípios de gerenciamento de projetos da organização. 🙌
A governança de projetos estabelece as bases para:
- Processos de tomada de decisão
- Alocação de recursos
- Gerenciamento de riscos
- Responsabilidade estruturada
Dependendo da estrutura da empresa, a governança do projeto pode ser liderada pelo gerente de projeto, pelos membros do conselho ou por vários funcionários seniores. Em grandes organizações, a estrutura de governança pode envolver várias verificações e balanços de funcionários seniores de todos os departamentos.
A governança de projetos é um componente crítico do gerenciamento de projetos. Ela estabelece políticas e procedimentos claros que garantem a responsabilidade dos tomadores de decisão. Ela também promove a transparência, reduz a probabilidade de erros que podem prejudicar um projeto e implementa a padronização das melhores práticas dos gerentes de projeto.
Entendendo o PMO e seu papel dentro de uma organização
Um PMO é um departamento que cria e monitora padrões para todos os projetos realizados pela empresa. É diferente do gerenciamento de projetos, que supervisiona as tarefas diárias que contribuem para alcançar um resultado específico. A governança do PMO é uma estrutura maior de regras e regulamentos projetada para governar todos os aspectos dos projetos.
A função de um PMO é padronizar os processos relacionados aos projetos para garantir que eles estejam alinhados com os valores e objetivos da empresa, bem como com a conformidade regulatória. Um PMO normalmente tem uma proposta de valor que resume o valor que a empresa oferece aos clientes.
Aqui estão alguns exemplos de propostas de valor do PMO:
- Airbnb: “A Airbnb existe para criar um mundo onde qualquer pessoa possa pertencer a qualquer lugar, proporcionando viagens saudáveis que sejam locais, autênticas, diversificadas, inclusivas e sustentáveis.”
- Slack: “O Slack economiza tempo ao eliminar os silos de comunicação e sistemas”.
- ClickUp: “Um aplicativo para substituir todos os outros”
Enquanto os processos tradicionais de gerenciamento de PMO se concentravam exclusivamente em garantir a adesão às normas de governança, o PMO moderno é mais estratégico — chamado de PMO estratégico ou PMO empresarial (EPMO). O PMO estratégico não se trata apenas de adesão, mas de criar alinhamento, promover agilidade e usar a tecnologia para impulsionar a inovação. 💡
Em vez de se concentrar apenas na execução de projetos e na governança de planos, o PMO estratégico alinha a governança com as expectativas das partes interessadas e os objetivos comerciais mais amplos, tendo em mente a proposta de valor.
No passado, um líder em PMO avaliava se as atividades do projeto atendiam às regras de governança. No PMO moderno, o líder agora escolhe projetos e objetivos estratégicos que atendam às metas mais amplas da empresa.
O PMO moderno também é menos rígido em termos de estrutura do que era antes. As estruturas adotam cada vez mais metodologias ágeis para garantir que os projetos e os líderes de equipe possam se ajustar e se adaptar mais facilmente, sem interromper os protocolos de governança. ⚖️
O resultado são estruturas com maior foco multifuncional, colaboração e estruturas flexíveis de tomada de decisão.
5 componentes da governança de projetos
Existem vários componentes da governança de projetos — e não se trata apenas de uma lista de regras a serem seguidas. Vamos nos aprofundar nos diferentes componentes da governança de projetos, incluindo modelos, gerenciamento de riscos e processos de controle. 🏊
1. Modelos de governança
O modelo ou estrutura de governança deve levar em consideração as pessoas, a estrutura e as informações da sua empresa. Ele será a base das regras do projeto, portanto, a abordagem deve ser adaptada às necessidades específicas da sua empresa e do seu projeto.
Comece pesquisando e analisando seus projetos para avaliar o nível de rigor necessário para o seu modelo de governança. Para uma empresa que trabalha com projetos de alta segurança, seu modelo de governança deve ser mais rígido. Para uma startup que trabalha com produtos inovadores que exigem mudanças rápidas, seu modelo de governança pode precisar ser mais flexível ou adaptável.
No mínimo, seu modelo de governança deve:
- Considere o escopo dos projetos
- Estabeleça diretrizes para os cronogramas do projeto.
- Lide com a complexidade de diferentes projetos e ciclos de vida de projetos.
- Avalie os riscos e crie estruturas para reduzi-los.
- Envolva as contribuições das partes interessadas
Lembre-se de que os modelos de governança também devem estar alinhados com os objetivos e valores da sua empresa. Por exemplo, a estrutura de governança usada por um parque temático será muito diferente daquela usada por uma empresa de consultoria tributária.
Por quê? Porque a missão e os valores dessas agências variam. Enquanto um parque temático pode se concentrar na segurança dos visitantes, uma empresa de consultoria tributária se concentraria na conformidade regulatória. 🎡
Existem vários modelos diferentes de governança de projetos que você pode considerar, incluindo:
- Modelo de conselho consultivo: uma estrutura em que um grupo de especialistas do setor atua como um conselho consultivo para ajudar o CEO ou outros líderes seniores a tomar decisões em várias etapas do projeto. Exemplos comuns de setores que utilizam esse modelo incluem corpos de bombeiros, distritos escolares e organizações sem fins lucrativos.
- Objetivos de Controle para Informação e Tecnologias Relacionadas (COBIT): Desenvolvido pela ISACA, o COBIT é um modelo de governança focado em TI com ênfase em regulamentações, conformidade e proteção de dados 🔐
- Modelo de equipe de gestão: comum em pequenas e médias empresas, esse modelo cria comitês departamentais ou diretivos com líderes que, de forma colaborativa, estabelecem as bases para a governança. Ele foi projetado para usar a experiência de cada pessoa para uma tomada de decisão mais rápida e responsabilidade conjunta pela governança entre os departamentos.
2. Responsabilidades e atribuições
A governança do PMO estabelece funções e responsabilidades para todos os membros da equipe do projeto. Isso garante uma melhor prestação de contas e define claramente quem é responsável pela tomada de decisões em cada etapa do ciclo de vida do gerenciamento do projeto. ✅
Ao definir padrões de governança desde o início, os gerentes de projeto podem criar fluxos de trabalho melhores e evitar gargalos. Isso elimina a confusão sobre quem está lidando com o quê em um projeto. Ao mesmo tempo, o estabelecimento de níveis de autoridade cria uma hierarquia clara de responsabilidades e facilita a concessão de acesso e permissão aos recursos durante o projeto.
3. Envolvimento das partes interessadas
Um bom modelo de governança envolve todas as partes interessadas do projeto durante o processo. Quando se trata de gerenciar projetos, as partes interessadas comuns incluem as pessoas que trabalham no projeto e os patrocinadores ou investidores do projeto. Na governança, as partes interessadas são um grupo maior de indivíduos, incluindo qualquer pessoa impactada pelo projeto e pelos objetivos do projeto.
Ao criar um modelo de governança, comece identificando todas as partes interessadas em potencial. Em seguida, sua estrutura deve criar planos de comunicação para atualizar todas as partes interessadas, protocolos para gerenciar expectativas e diretrizes para quem tem poder de decisão.
4. Gestão de riscos e problemas
Todos os projetos têm riscos inerentes e sua estrutura de governança deve tentar mitigá-los antes que eles prejudiquem o projeto. Ao elaborar sua estrutura de governança do PMO, crie um sistema para identificar, classificar e priorizar riscos ou problemas. Mantenha a estrutura flexível o suficiente para lidar com diferentes tipos de problemas, mas clara o suficiente para orientar todos os envolvidos no projeto por meio do plano de gerenciamento de riscos.
5. Processos de controle de gerenciamento de projetos
Não basta criar uma estrutura de governança e dar o assunto por encerrado. Um plano eficaz deve ser monitorado e revisado regularmente. Você precisa comparar regularmente os resultados e esforços com seu modelo de governança de referência. Avalie todas as áreas em que os protocolos não estão sendo seguidos e determine se isso se deve a instruções pouco claras ou à necessidade de mudanças estruturais. 👨🏽💻
Durante sua análise, certifique-se de obter feedback dos tomadores de decisão e das partes interessadas, seguindo o plano de governança. Com análises regulares, você pode identificar áreas que precisam de melhorias e ajustar seu modelo de governança para atender às necessidades da sua empresa.
Como usar uma estrutura de governança do PMO
Veja como criar e usar de forma eficaz uma estrutura de governança de projetos. Em apenas cinco etapas, você pode criar um modelo que atenda às necessidades e valores específicos da sua empresa. 🏆
- Identifique as partes interessadas: crie uma lista de todas as pessoas que serão afetadas pelo projeto, incluindo membros da equipe e atores externos, como fornecedores e prestadores de serviços.
- Estabeleça objetivos: identifique e priorize as metas de negócios, a missão da empresa, o regulamento do projeto e os valores do projeto.
- Projete e implemente a estrutura de governança: crie uma estrutura transparente que descreva as funções, as expectativas e as responsabilidades de todas as partes interessadas. Para organizações maiores, isso será complexo e poderá incluir a divisão em diferentes conselhos, subsidiárias ou revisões departamentais. Descreva claramente como as decisões serão tomadas, quem é responsável e como esses processos de governança serão supervisionados.
- Defina e monitore o progresso: explique como é a conformidade com a estrutura de governança do PMO e monitore o progresso regularmente, desde o início até a conclusão do projeto.
- Analise e corrija quaisquer inconsistências: a governança é um projeto contínuo. Estabeleça um sistema de revisão e revise-o regularmente para garantir a conformidade e atualizar as práticas para corrigir quaisquer deficiências na estrutura de gestão existente.
Essas etapas devem ser vistas como diretrizes, não como um guia rígido de “como fazer”. Empresas com estruturas complexas de PMO precisarão de mais etapas e talvez precisem dividir essas etapas em segmentos mais gerenciáveis.
Lembre-se de adaptar sua estrutura de governança às necessidades específicas da sua empresa e revisar o modelo, especialmente no início, para fazer alterações ao longo do caminho.
Benefícios da Governança do PMO e tendências futuras
É claro que a criação de uma governança de PMO ajuda sua organização a cumprir as regras de conformidade, mas também agrega valor de maneiras que você talvez não espere. Na verdade, dedicar tempo para definir essas regras e diretrizes traz dividendos quando se trata de adaptabilidade, seleção de projetos e tomada de decisões. ⚒️
Aqui estão alguns benefícios de uma estrutura de governança eficaz:
- Maior foco no projeto: com processos mais claros, uma proposta de valor e órgãos de governança, fica mais fácil para os líderes selecionarem os projetos que mais contribuem para os resultados financeiros da empresa.
- Expectativas e responsabilidades mais claras: com regras que orientam as expectativas e a autoridade, todos os membros da equipe sabem quem é responsável por quê. Isso significa maior responsabilidade sobre suas próprias funções e menos falhas de comunicação.
- Melhoria na gestão de riscos: a governança do PMO cria uma estrutura de tomada de decisão que facilita aos líderes de equipe avaliar e prevenir riscos. Saber quem é responsável pelas decisões também facilita quando se trata de escalonamento — os membros da equipe sabem a quem notificar para que possam agir rapidamente.
- Maior adaptabilidade: com diretrizes inovadoras, os líderes podem adaptar e alterar projetos com mais facilidade e atualizar as estruturas de governança para refletir essas mudanças.
Graças à transformação digital, os processos tradicionais das empresas estão mudando rapidamente — e a governança do PMO não é exceção. Com o advento do trabalho remoto, da inteligência artificial e da automação, os PMOs devem se adaptar e construir estruturas para lidar com essas mudanças.
Aqui estão algumas das tendências futuras da governança do PMO:
- Adoção da transformação digital e automação: algoritmos de IA e aprendizado de máquina fornecem análises preditivas para riscos potenciais e atrasos nos projetos. Ao acelerar essa análise, os profissionais dos PMOs podem criar planos de gerenciamento de riscos e projetos mais abrangentes e otimizar o gerenciamento do portfólio de projetos na metade do tempo.
- Rumo à tomada de decisões baseada em dados: Os dados são fundamentais e são a força motriz por trás das decisões na maioria dos ambientes de negócios do dia a dia. Eles também são cada vez mais um componente essencial das estruturas de PMO. Em vez de designar um tomador de decisões, os modelos de PMO se aprofundam em como as decisões devem ser tomadas, quais métricas devem influenciar as decisões e quais processos de monitoramento precisam ser seguidos para garantir o desempenho do projeto.
- Ênfase na inovação e na melhoria contínua: Tradicionalmente, a governança do PMO era um processo único. Hoje, ela está em constante evolução, com os líderes do PMO aprendendo com os sucessos e fracassos. As atualizações em evolução impulsionam a inovação e melhoram as práticas padrão.
- Adoção de metodologias ágeis de gerenciamento de projetos: com a mudança sendo uma força constante, os líderes do PMO estão adotando metodologias ágeis para permitir que os projetos se adaptem e mudem seu foco quando o ambiente muda, sem prejudicar o andamento do projeto.
Configurando uma estrutura de governança PMO eficaz
Pronto para configurar uma estrutura de governança do PMO? Aqui, você encontrará etapas práticas para criar um plano de governança do PMO eficaz. Cada uma delas é respaldada por princípios básicos e melhores práticas a serem seguidos, para que você possa adaptar cada etapa às necessidades da sua empresa.
1. Analise sua organização atual
Antes de criar uma estrutura de governança PMO eficaz, você deve analisar como os projetos são executados atualmente em sua empresa. Pense nos tipos de projetos em que você se concentra e se eles têm alguma estrutura existente. Pergunte a si mesmo se você tem planos para o gerenciamento de recursos do projeto e se há diretrizes para a alocação de recursos. 💰
Outros aspectos a serem considerados incluem:
- Como você lida com as mudanças no projeto?
- Como você escolhe e prioriza projetos?
- Os projetos geralmente são entregues no prazo e o que acontece se isso não ocorrer?
- Os membros da equipe e os líderes do projeto têm indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou outras métricas para avaliar o desempenho do projeto?
Depois de identificar os processos que já estão em vigor, você pode reestruturá-los ou criar novos para servir de base para o seu plano de governança.
2. Defina o objetivo e a estrutura do seu PMO
Seu PMO deve ter um objetivo, seja criar insights consultivos para atender aos requisitos regulatórios ou construir processos para entregar projetos dentro do prazo e do orçamento. Defina claramente o objetivo do seu PMO e, em seguida, construa uma estrutura básica para atingir essas metas.
Se você precisa de um PMO para fins estratégicos, vai querer uma estrutura que descreva os fluxos de trabalho e as etapas de tomada de decisão que levam a um objetivo específico. Se você precisa de um PMO consultivo, sua estrutura pode incluir um conselho ou comitê consultivo como parte da estrutura. Lembre-se de que você pode ter vários planos de PMO para diferentes objetivos ou em diferentes níveis se sua organização for grande ou complexa.
Use uma ferramenta como o ClickUp Goals para definir claramente seus objetivos, traçar fluxos de trabalho e destacar marcos para atingir os resultados desejados. Com ferramentas integradas de brainstorming e metas mensuráveis, é fácil definir e acompanhar o progresso da sua estrutura de PMO.
3. Contrate as pessoas certas
A eficácia de uma estrutura de governança do PMO depende de seu pessoal. Você pode optar por usar pessoas que já estão na sua empresa ou trazer indivíduos de fora da organização para liderar cargos-chave dentro do PMO. 🤝
Independentemente de como você decidir estruturá-la, considere as habilidades necessárias para o sucesso da sua estrutura. Podem ser habilidades interpessoais, como diplomacia ou tomada de decisão, ou habilidades técnicas, como certificações de órgãos reguladores.
4. Defina claramente as melhores práticas
A governança do PMO é um processo de gestão de mudanças, portanto, uma comunicação clara e expectativas bem definidas são fundamentais para o sucesso. Defina metodologias e melhores práticas que você espera que todos os participantes utilizem. Essas melhores práticas devem abranger tudo, desde orçamento e uso de recursos até gestão de riscos e procedimentos de garantia de qualidade.
Facilite para todas as equipes e indivíduos encontrarem essas práticas recomendadas e implementá-las em todas as etapas do projeto. Quanto mais claro você for e mais fácil tornar para as pessoas seguirem essas diretrizes, mais provável será que você tenha um projeto bem-sucedido.
5. Implemente e monitore o plano de governança do PMO
Com toda a base estabelecida, é hora de implementar e monitorar sua estrutura de governança do PMO. Use uma ferramenta como o software de gerenciamento de projetos ClickUp para monitorar fluxos de trabalho, acompanhar o progresso e obter visualizações detalhadas ao longo do ciclo de vida do projeto. 📈
Crie um sistema de gerenciamento de projetos personalizado para definir processos, responsabilidades e procedimentos. Adicione campos personalizados, dependências e prioridades e aproveite as visualizações filtradas para mergulhar nas informações mais importantes. Use-o para gerenciar todos os elementos da governança do PMO, desde a definição de objetivos até a criação e o compartilhamento de informações por meio do ClickUp Docs.
Use várias visualizações do ClickUp para ver projetos e tarefas como listas, quadros ou painéis. Com o ClickUp, é fácil adaptar processos graças às ferramentas de IA integradas e automações que simplificam os fluxos de trabalho. Além disso, o alto grau de personalização significa que você pode mudar de direção quando necessário, sem afetar significativamente o cronograma de entrega do projeto. ⏳
O ClickUp também oferece mais de 1.000 modelos, facilitando a criação de diretrizes de PMO e procedimentos operacionais padrão (SOPs). Use os modelos de gerenciamento de projetos para estabelecer objetivos e processos que se relacionem com seu plano de governança de PMO.
6. Revise e atualize conforme necessário
A governança do PMO não é um projeto único. Crie e programe regularmente uma etapa de revisão para revisitar seus processos e procedimentos. Crie um sistema para sinalizar problemas e encaminhá-los à pessoa certa para que as alterações possam ser feitas rapidamente. 🚨
Lembre-se de que os requisitos do seu PMO podem mudar à medida que sua organização cresce ou entra em novos setores. Seja adaptável e proativo quando se trata de reestruturar ou criar novos PMOs conforme a necessidade.
Perguntas frequentes
Ainda quer saber mais sobre estruturas de governança de PMO? Aqui estão as perguntas mais comuns que recebemos e suas respostas.
1. O que é uma estrutura de PMO?
Uma estrutura de PMO é um conjunto de regras e regulamentos que determinam como as equipes de gestão e os indivíduos devem lidar com todos os aspectos do processo do projeto. A estrutura normalmente inclui o alinhamento das regras de governança com as missões e valores mais amplos da empresa. A estrutura exata varia de empresa para empresa e é adaptada à complexidade e às necessidades do negócio.
2. Como configurar a governança do PMO?
Para configurar a governança do PMO, você deve analisar sua organização existente, definir objetivos e partes interessadas e identificar o escopo do modelo de governança. Com essas informações, você selecionará as pessoas certas, criará processos de tomada de decisão e estabelecerá as melhores práticas e metodologias de governança. Depois que a governança do PMO for criada, você deverá revisá-la regularmente e atualizá-la conforme necessário.
3. Quais são os três pilares da governança de projetos?
Os três pilares da governança de projetos incluem estrutura, pessoas e informações. A estrutura consiste em todos os processos de tomada de decisão, fluxos de trabalho e dependências, juntamente com explicações claras sobre todos os procedimentos que os membros da equipe precisam seguir. O pilar das pessoas representa a contratação, pela gerência, dos indivíduos certos para cada tarefa. O pilar das informações inclui planos de comunicação que facilitam atualizações e expectativas claras para discussões quando surgem problemas no projeto.
Implemente uma estrutura PMO eficaz para projetos mais bem-sucedidos
Uma estrutura PMO eficaz pode tornar seus projetos mais bem-sucedidos. De melhores fluxos de trabalho a conselhos de profissionais altamente qualificados, um PMO é uma maneira de garantir que todos os seus projetos agreguem mais valor à sua empresa.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e comece a gerenciar sua estrutura de PMO. Use-o para estabelecer as bases da sua estrutura com metas e objetivos claramente definidos. Além disso, simplifique os processos de tomada de decisão com tarefas que atribuem responsabilidades e obrigações em toda a sua organização. Desde o compartilhamento de documentação até o planejamento de processos mais ágeis, o ClickUp facilita a governança do PMO. ✨