Estrutura de governança do PMO: Um guia para o sucesso do projeto

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) de acordo com o PMI, o desempenho geral dos escritórios de gerenciamento de projetos é um dos 10 principais impulsionadores do sucesso do projeto. Sem ele, é mais provável que você tenha problemas com alinhamento de objetivos, uso de recursos e responsabilidade.

Felizmente, você pode criar uma estrutura de governança de PMO personalizada com este guia prático. Nós o orientaremos sobre a governança do PMO, por que você precisa implementá-la e os benefícios que você pode esperar de uma estrutura eficaz. 👀

Você aprenderá sobre os diferentes componentes de um plano de governança e a função do PMO em uma organização. Além disso, ofereceremos um plano de cinco etapas personalizável para estabelecer uma estrutura eficaz de governança de projetos para sua empresa.

O que é Governança de PMO ??

A governança do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) é a estrutura de processos e práticas que definem como as decisões são tomadas, orientam como os projetos são tratados e avaliam o sucesso de um projeto. Essa estrutura garante que todos os projetos, políticas e procedimentos atendam às metas, à ética e aos objetivos da organização princípios de gerenciamento de projetos . 🙌

A governança do projeto estabelece as bases para:

• Processos de tomada de decisão
• Alocação de recursos
• Gerenciamento de riscos
• Responsabilidade estruturada

Dependendo da estrutura da empresa, a governança do projeto pode ser liderada pelo gerente de projeto, por membros do conselho ou por vários funcionários seniores. Em organizações de grande porte, a estrutura de governança pode envolver várias verificações e equilíbrios de altos funcionários em todos os departamentos.

Armazenar políticas, procedimentos e avaliações de risco na visualização Docs do ClickUp Governança de projetos é um componente essencial do gerenciamento de projetos. Ela estabelece políticas e procedimentos claros que garantem a responsabilidade dos tomadores de decisão. Ela também cria transparência, reduz a probabilidade de erros que podem inviabilizar um projeto e implementa a padronização das práticas recomendadas de seus gerentes de projeto.

Compreensão PMO e sua função dentro de uma organização

Um PMO é um departamento que cria e monitora padrões para todos os projetos realizados pela empresa. Ele é diferente de gerenciamento de projetos que supervisiona as tarefas cotidianas que contribuem para alcançar um resultado específico. A governança do PMO é uma estrutura mais ampla de regras e regulamentos projetados para reger todos os aspectos dos projetos.

A função de um PMO é padronizar os processos relacionados a projetos para garantir que estejam alinhados aos valores e objetivos da empresa, bem como à conformidade normativa. Normalmente, um PMO tem uma proposta de valor que resume o valor que a empresa oferece aos clientes ou consumidores.

Aqui estão alguns exemplos de propostas de valor de PMO:

• Airbnb: "O Airbnb existe para criar um mundo onde qualquer pessoa pode pertencer a qualquer lugar, proporcionando viagens saudáveis que sejam locais, autênticas, diversificadas, inclusivas e sustentáveis."
• Slack: "O Slack economiza tempo ao eliminar silos de comunicação e sistemas"
• ClickUp: "Um aplicativo para substituir todos eles"

Embora os processos tradicionais de gerenciamento de PMO tenham se concentrado apenas em garantir a adesão aos padrões de governança, o PMO moderno é mais estratégico - chamado de PMO estratégico ou PMO empresarial (EPMO). O PMO estratégico não se trata apenas de adesão, mas de criar alinhamento, promover a agilidade e usar a tecnologia para impulsionar a inovação. 💡

Em vez de se limitar a projetos de execução e apenas planos de governança, o PMO estratégico alinha a governança às expectativas das partes interessadas e aos objetivos comerciais mais amplos, tendo em mente a proposta de valor.

No passado, um líder de PMO avaliava se as atividades do projeto atendiam à regra de governança. No PMO moderno, o líder agora escolhe projetos e objetivos estratégicos que atendam às metas mais amplas da empresa.

Defina metas e tarefas que se alinhem aos objetivos organizacionais mais amplos usando o ClickUp

O PMO moderno também é menos rígido em termos de estrutura do que era antes. As estruturas adotam cada vez mais metodologias ágeis para garantir que os projetos e os líderes de equipe possam se ajustar e se adaptar mais facilmente, sem interromper os protocolos de governança. ⚖️

O resultado são estruturas com mais foco multifuncional, colaboração e estruturas flexíveis de tomada de decisão.

5 Componentes da governança de projetos

Há vários componentes da governança de projetos - e não se trata apenas de uma lista de regras a serem seguidas. Vamos nos aprofundar nos diferentes componentes da governança de projetos, incluindo modelos, gerenciamento de riscos e processos de controle. 🏊

1. Modelos de governança

O modelo ou a estrutura de governança deve levar em conta as pessoas, a estrutura e as informações de sua empresa. Ele será a base das regras do projeto, portanto, a abordagem deve ser adaptada às suas necessidades específicas de negócios e de projeto.

Comece pesquisando e analisando seus projetos para considerar quão rigoroso deve ser o seu modelo de governança. Para uma empresa que trabalha com projetos altamente seguros, seu modelo de governança deve ser mais rigoroso. Para uma startup que trabalha com produtos inovadores que exigem mudanças rápidas, seu modelo de governança pode precisar ser mais flexível ou adaptável.

No mínimo, seu modelo de governança deve:

• Considerar o escopo dos projetos
• Estabelecer diretrizes para os cronogramas dos projetos
• Abordar a complexidade de diferentes projetos e ciclos de vida do projeto
• Avaliar os riscos e criar estruturas para reduzi-los
• Envolver a contribuição das partes interessadas

Lembre-se de que os modelos de governança também devem se alinhar às metas e aos valores de sua empresa. Por exemplo, a estrutura de governança usada por um parque temático será muito diferente da usada por uma empresa de impostos.

Por quê? Porque a missão e os valores dessas agências variam. Enquanto um parque temático pode se concentrar na segurança dos visitantes, uma empresa fiscal se concentraria na conformidade regulamentar. 🎡

Há vários modelos diferentes de governança de projetos que você pode considerar, incluindo:

• Modelo de conselho consultivo: Uma estrutura em que um grupo de especialistas do setor atua como um conselho consultivo para ajudar o CEO ou outros líderes seniores a tomar decisões em vários estágios do projeto. Exemplos comuns de setores que usam esse modelo incluem bombeiros, distritos escolares e organizações sem fins lucrativos
• Objetivos de controle para informações e tecnologias relacionadas (COBIT): Desenvolvido porISACAo COBIT é um modelo de governança voltado para TI com foco em regulamentações, conformidade e proteção de dados 🔐
• Modelo de equipe de gerenciamento: Comum em empresas de pequeno e médio porte, esse modelo cria departamentos ou comitês de direção com líderes que, de forma colaborativa, estabelecem as bases para a governança. Ele foi projetado para usar o conhecimento especializado de cada pessoa para agilizar a tomada de decisões e a responsabilidade conjunta pela governança em todos os departamentos

2. Responsabilidades e responsabilidades

A governança do PMO estabelece funções e responsabilidades para todos os membros da equipe do projeto. Isso garante uma melhor prestação de contas e define claramente quem é responsável pela tomada de decisões em cada estágio do projeto ciclo de vida do gerenciamento de projetos . ✅

Ao definir padrões de governança desde o início, os gerentes de projeto podem criar fluxos de trabalho melhores e evitar gargalos. Isso elimina a confusão sobre quem está lidando com o quê em um projeto. Ao mesmo tempo, o estabelecimento de níveis de autoridade cria uma hierarquia clara de responsabilidade e facilita a concessão de acesso e permissão aos recursos durante o projeto.

Envolvimento das partes interessadas

Um bom modelo de governança envolve todos os as partes interessadas no projeto durante o processo. Quando se trata de gerenciar projetos, as partes interessadas comuns incluem as pessoas que trabalham no projeto e patrocinadores do projeto ou investidores. Na governança, as partes interessadas são um grupo maior de indivíduos, incluindo qualquer pessoa afetada pelo projeto e pelos objetivos do projeto.

Ao criar um modelo de governança, comece identificando todas as possíveis partes interessadas. Em seguida, sua estrutura deve criar planos de comunicação para atualizar todos os participantes, protocolos para gerenciar expectativas e diretrizes para quem tem poder de decisão.

4. Gerenciamento de riscos e problemas

Todos os projetos têm riscos inerentes, e sua estrutura de governança deve tentar mitigá-los antes que inviabilizem o projeto. Ao elaborar sua estrutura de governança do PMO, crie um sistema para identificar, classificar e priorizar riscos ou problemas. Mantenha a estrutura flexível o suficiente para lidar com diferentes tipos de problemas, mas clara o suficiente para orientar todos no projeto por meio do plano de gerenciamento de riscos.

5. Gerenciamento de projetos Processos de controle

Não é possível criar uma estrutura de governança e encerrar o projeto. Um plano eficaz deve ser monitorado e revisado regularmente. Você precisa comparar regularmente os resultados e os esforços com o seu modelo de governança de linha de base. Avalie todas as áreas em que os protocolos não estão sendo seguidos e determine se isso se deve a instruções pouco claras ou à necessidade de mudança estrutural. 👨🏽‍💻

Durante a revisão, certifique-se de obter feedback dos tomadores de decisão e das partes interessadas que seguem o plano de governança. Com a revisão regular, você pode identificar áreas de melhoria e ajustar o modelo de governança para atender às necessidades da sua empresa.

Como usar uma Framework de governança de PMO

Veja como criar e usar efetivamente uma estrutura de governança de projeto. Em apenas cinco etapas, você pode criar um modelo que funcione para atender às necessidades e aos valores específicos de sua empresa. 🏆

1. Identifique as partes interessadas : Crie uma lista de todas as pessoas que serão afetadas pelo projeto, incluindo membros da equipe e atores externos, como vendedores e fornecedores
2. Estabelecer objetivos: Identificar e priorizar as metas comerciais, a missão da empresa, o estatuto do projeto e os valores do projeto
3. Projetar e implementar a estrutura de governança : Criar uma estrutura transparente que defina as funções, as expectativas e a responsabilidade de todas as partes interessadas. Para organizações maiores, isso será complexo e poderá incluir a divisão em diferentes diretorias, subsidiárias ou revisões de departamentos. Descreva claramente como as decisões serão tomadas, quem é responsável e como esses processos de governança serão supervisionados
4. Defina e monitore o progresso: Explique como é a conformidade com a estrutura de governança do PMO e monitore o progresso regularmente a partir doinício do projeto até a conclusão
5. Revise e resolva quaisquer inconsistências: A governança é um projeto contínuo. Estabeleça um sistema de revisão e examine-o regularmente para garantir a conformidade e atualizar as práticas a fim de solucionar quaisquer deficiências na estrutura de gerenciamento existente

Essas etapas devem ser vistas como diretrizes, não como um guia rígido de "como fazer". Empresas com processos complexos Estruturas de PMO precisarão de mais etapas e talvez seja necessário dividi-las em segmentos mais gerenciáveis.

Lembre-se de adaptar sua estrutura de governança às necessidades específicas de sua empresa e revisitar o modelo, especialmente no início, para fazer alterações ao longo do caminho.

Benefícios Governança de PMO e tendências futuras

Está claro que a criação da governança do PMO ajuda a sua organização a cumprir as regras de conformidade, mas ela também agrega valor de maneiras que você talvez não espere. De fato, dedicar tempo para estabelecer essas regras e diretrizes rende dividendos quando se trata de adaptabilidade, seleção de projetos e tomada de decisões. ⚒️

Veja a seguir alguns benefícios de uma estrutura de governança eficaz:

• Melhor foco no projeto: Com processos mais claros, uma proposta de valor e órgãos de governança, é mais fácil para os líderes selecionar projetos que contribuam mais para os resultados da empresa
• Expectativas e responsabilidade mais claras: Com regras que orientam as expectativas e a autoridade, todos os membros da equipe sabem quem é responsável pelo quê. Isso significa maior propriedade sobre suas próprias funções e menos falhas de comunicação
• Melhoria do gerenciamento de riscos : A governança do PMO cria uma estrutura de tomada de decisões que facilita a avaliação e a prevenção de riscos pelos líderes de equipe. Saber quem está no comando das decisões também facilita quando se trata de escalonamento - os membros da equipe sabem quem devem notificar para que possam agir rapidamente
• Adaptabilidade mais rápida: Com diretrizes inovadoras, os líderes podem adaptar e alterar os projetos com mais facilidade e atualizar as estruturas de governança para refletir essas mudanças

Graças à transformação digital, os processos tradicionais da empresa estão mudando a uma velocidade vertiginosa - e a governança do PMO não é exceção. Com o advento do trabalho remoto, da inteligência artificial e da automação, os PMOs devem se adaptar e criar estruturas para dar conta dessas mudanças.

Planeje, acompanhe e gerencie seus projetos do início ao fim com os recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp

Aqui estão algumas das tendências futuras da governança do PMO:

• Abrangendo a transformação digital e a automação: Algoritmos de IA e aprendizado de máquina fornecem análise preditiva para riscos potenciais e atrasos de projetos. Acelerando essa análise, as pessoas nos PMOs podem criar um gerenciamento de riscos mais abrangente eplanos de projeto e agilizargerenciamento de portfólio de projetos na metade do tempo
• **Os dados são fundamentais e são a força motriz por trás das decisões na maioria das configurações comerciais cotidianas. Também são cada vez mais um componente essencial das estruturas de PMO. Em vez de designar um tomador de decisões, os modelos de PMO se aprofundam em como as decisões devem ser tomadas, quais métricas devem influenciar as decisões e quais processos de monitoramento precisam ser seguidos para garantir o desempenho do projeto 🎯
• Ênfase na inovação e na melhoria contínua: Tradicionalmente, a governança do PMO era um processo único. Hoje, ela está em constante evolução, com os líderes do PMO aprendendo com os sucessos e fracassos. As atualizações em evolução impulsionam a inovação e aprimoram as práticas padrão
• adoção de ágeis metodologias de gerenciamento de projetos : Como a mudança é uma força constante, os líderes de PMO estão adotando metodologias ágeis para permitir que os projetos se movimentem e adaptem seu foco quando o ambiente muda - sem prejudicar o progresso do projeto

Estabelecendo uma estrutura eficaz de governança de PMO

Pronto para estabelecer uma estrutura de governança de PMO? Aqui, você encontrará etapas práticas para criar um plano de governança de PMO eficaz. Cada uma delas é apoiada por princípios básicos e práticas recomendadas a serem seguidas, de modo que você possa adaptar cada etapa para atender às suas necessidades de negócios.

1. Analise sua organização existente

Antes de criar uma estrutura de governança de PMO eficaz, você deve analisar como os projetos são executados atualmente em sua empresa. Pense nos tipos de projetos em que você se concentra e se eles têm alguma estrutura existente. Pergunte a si mesmo se você tem planos para o gerenciamento de recursos do projeto e se há alguma diretriz para a alocação de recursos. 💰

Outros aspectos a serem considerados incluem:

• Como você lida com as mudanças nos projetos?
• Como você escolhe e prioriza os projetos?
• Os projetos geralmente são entregues no prazo e o que acontece se não forem entregues?
• Os membros da equipe e os líderes de projeto têmindicadores-chave de desempenho (KPIs) ou outras métricas para avaliar o desempenho do projeto?

Depois de descobrir quais processos já estão em vigor, você pode reestruturá-los ou criar novos processos para servir como base do seu plano de governança.

2. Defina a finalidade e a estrutura de sua PMO

Seu PMO deve ter um objetivo, seja ele criar insights consultivos para atender aos requisitos regulamentares ou desenvolver processos para entregar projetos dentro do prazo e do orçamento. Defina claramente o objetivo de seu PMO e, em seguida, crie uma estrutura básica para atender a essas metas.

Se precisar de um PMO para fins estratégicos, você desejará uma estrutura que descreva fluxos de trabalho e etapas de tomada de decisão que levem a um objetivo específico. Se precisar de um PMO consultivo, sua estrutura poderá incluir um conselho ou comitê consultivo como parte da estrutura. Lembre-se de que você pode ter vários planos de PMO para diferentes objetivos ou em diferentes níveis se a sua organização for grande ou complexa.

Defina metas, gerencie tarefas e acompanhe os prazos do seu projeto com as ferramentas abrangentes do ClickUp e visualize tudo em um painel bem organizado

Use uma ferramenta como Metas do ClickUp para definir claramente seus objetivos, estabelecer fluxos de trabalho e destacar marcos para atingir os resultados desejados. Com ferramentas de brainstorming e metas mensuráveis, é fácil definir e acompanhar o progresso de sua estrutura de PMO.

3. Obtenha as pessoas certas

Uma estrutura de governança de PMO é tão eficaz quanto o seu pessoal. Você pode optar por usar pessoas que já trabalham em sua empresa ou trazer indivíduos de fora da organização para liderar posições-chave dentro do PMO. 🤝

Independentemente de como você decidir estruturá-lo, considere as habilidades necessárias para o sucesso de sua estrutura. Essas podem ser habilidades interpessoais, como diplomacia ou tomada de decisões, ou podem ser habilidades técnicas, como certificações de órgãos reguladores.

4. Estabeleça claramente as práticas recomendadas

A governança do PMO é um processo de gerenciamento de mudanças, portanto, a comunicação e as expectativas claras são fundamentais para o sucesso. Defina as metodologias e as práticas recomendadas que você espera que todos os participantes usem. Essas práticas recomendadas devem abranger tudo, desde o orçamento e o uso de recursos até o gerenciamento de riscos e os procedimentos de garantia de qualidade.

Facilite para que todas as equipes e indivíduos encontrem essas práticas recomendadas e as implementem em todas as etapas do projeto. Quanto mais claro você for e quanto mais fácil for para as pessoas seguirem essas diretrizes, maior será a probabilidade de ter um projeto bem-sucedido.

5. Implementar e monitorar Governança do PMO plano

Com todas as bases estabelecidas, é hora de implementar e monitorar sua estrutura de governança do PMO. Use uma ferramenta como Software de gerenciamento de projetos do ClickUp para monitorar fluxos de trabalho, acompanhar o progresso e obter visualizações detalhadas durante todo o ciclo de vida do projeto. 📈

Criar um sistema de gerenciamento de projetos personalizado para definir processos, responsabilidades e procedimentos. Adicione campos personalizados, dependências e prioridades e aproveite as exibições filtradas para se aprofundar nas informações mais importantes. Use-o para gerenciar todos os elementos da governança do PMO, desde a definição de objetivos até a criação e o compartilhamento de informações por meio de Documentos do ClickUp .

Explore o ClickUp para gerenciar seus projetos com o poder da IA, mais de 15 visualizações e automações de tarefas

Use várias Visualizações ClickUp para ver projetos e tarefas como listas, quadros ou dashboards. Com o ClickUp, é fácil adaptar os processos graças ao Ferramentas de IA e automações que simplificam os fluxos de trabalho. Além disso, o alto grau de personalização significa que você pode mudar quando necessário sem afetar significativamente o cronograma de entrega do projeto. ⏳

O ClickUp também oferece mais de 1.000 modelos, facilitando a criação de diretrizes de PMO e procedimentos operacionais padrão (SOPs). Use o modelos de gerenciamento de projetos para estabelecer objetivos e processos vinculados ao seu plano de governança do PMO.

6. Revisar e atualizar conforme necessário

A governança do PMO não é um projeto único. Crie e programe regularmente uma etapa de revisão para revisitar seus processos e procedimentos. Crie um sistema para sinalizar problemas e encaminhe-os para a pessoa certa para que as alterações possam ser feitas rapidamente. 🚨

Tenha em mente que os requisitos do PMO podem mudar à medida que sua organização cresce ou entra em novos setores. Seja adaptável e proativo quando se trata de reestruturar ou criar novos PMOs conforme a necessidade.

FAQs comuns

Ainda quer saber mais sobre as estruturas de governança do PMO? Aqui estão as perguntas mais comuns que recebemos e suas respostas.

1. O que é uma estrutura de PMO ?

Uma estrutura de PMO é um conjunto de regras e regulamentos que determinam como as equipes de gerenciamento e os indivíduos devem lidar com todos os aspectos do processo do projeto. Normalmente, a estrutura inclui o alinhamento das regras de governança às missões e aos valores maiores da empresa. A estrutura exata varia de empresa para empresa e é adaptada à complexidade e às necessidades do negócio.

2. Como faço para configurar a governança da PMO ?

Para configurar a governança do PMO, você deve analisar sua organização existente, definir objetivos e partes interessadas e identificar o escopo do modelo de governança. Com essas informações, você selecionará as pessoas certas, criará processos de tomada de decisão e estabelecerá as melhores práticas e metodologias de governança. Depois que a governança do PMO for criada, você deverá revisá-la regularmente e atualizá-la conforme necessário.

**3. Quais são os três pilares da governança de projetos?

Os três pilares da governança de projetos incluem estrutura, pessoas e informações. A estrutura consiste em todos os processos de tomada de decisão, fluxos de trabalho e dependências, juntamente com explicações claras sobre todos os procedimentos que os membros da equipe precisam seguir. O pilar de pessoas representa a contratação, pela gerência, das pessoas certas para cada tarefa. O pilar de informações inclui planos de comunicação que facilitam atualizações e expectativas claras para discussões quando surgem problemas no projeto.

Implementar um PMO eficaz Estrutura para mais Projetos bem-sucedidos

Uma estrutura de PMO eficaz pode tornar seus projetos mais bem-sucedidos. De melhores fluxos de trabalho à consultoria de indivíduos altamente qualificados, um PMO é uma maneira de garantir que todos os seus projetos agreguem mais valor à sua empresa. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e comece a gerenciar sua estrutura de PMO. Use-o para estabelecer as bases de sua estrutura com metas e objetivos claramente definidos. Além disso, agilize os processos de tomada de decisão com tarefas que atribuem responsabilidade e responsabilidade em sua organização. Desde o compartilhamento de documentação até o planejamento de processos mais simples, o ClickUp facilita a governança do PMO.✨