As organizações enfrentam vários desafios. Um deles é como gerenciar vários projetos de forma eficiente com recursos limitados.
O desafio se torna ainda mais difícil quando você percebe que cada um de seus projetos é único e requer atenção específica.
O escopo dos projetos incluirá crescimento estratégico com muitos fatores de risco e manutenção de rotina com tarefas simples, tornando o gerenciamento de projetos um ato de equilíbrio. Você precisará determinar constantemente em quais projetos investir e direcionar recursos, alinhando os projetos com suas metas de longo prazo.
Sem um processo claro para o gerenciamento do portfólio de projetos, pode ser necessário apressar decisões, desperdiçar recursos e perder chances.
Vamos nos aprofundar nos processos essenciais para o gerenciamento eficaz do portfólio de projetos. Explore os princípios básicos, as estratégias e as ferramentas para aprimorar suas habilidades de PPM e otimizar o portfólio de projetos de sua organização.
O que é gerenciamento de portfólio de projetos?
O gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) leva em conta um
para alinhar cada meta de projeto com as da organização. O foco é selecionar, priorizar e gerenciar estrategicamente um conjunto de projetos e alocar os recursos de acordo.
Seu principal objetivo é maximizar o valor de todo o portfólio de projetos, assegurando a otimização de
e alinhamento com
. Um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) geralmente é composto por gerentes de portfólio de projetos, gerentes de projetos e gerentes de programas.
Como o gerenciamento de portfólio de projetos é diferente do gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de portfólio de projetos supervisiona todo o portfólio de projetos, o que envolve ajustes para se alinhar às prioridades organizacionais em evolução e mudança ao longo dos anos.
Por outro lado,
envolve o planejamento, a execução e o controle de projetos individuais, concentrando-se em concluí-los dentro do orçamento, no prazo e com o resultado desejado.
Ele lida com detalhes orientados a tarefas, incluindo alocação de recursos, programação, gerenciamento de riscos e execução de tarefas, tudo dentro do prazo limitado do projeto.
Importância do gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento do portfólio de projetos (PPM) permite que você se concentre no panorama geral e enfrente os desafios causados por vários projetos sobrepostos.
Vamos dar uma olhada nos benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos:
Alinhamento estratégico
O PPM ajuda você a escolher projetos e programas que correspondam à estratégia e às metas de negócios da sua empresa e que contribuam ao máximo para atingir esses objetivos.
Melhor tomada de decisões:
O PPM fornece uma estrutura para a tomada de decisões relacionadas a projetos, ajudando-o a escolher os projetos certos a serem executados.
Isso pode envolver a descontinuação ou a redefinição de prioridades de projetos que não estejam mais alinhados com as metas estratégicas.
Otimização de recursos:
O PPM ajuda você a alocar seu tempo e recursos de forma mais eficiente em finanças, recursos humanos e outros investimentos estratégicos.
Ele evita a superextensão de recursos e garante que seus recursos sejam distribuídos onde eles geram o maior impacto.
Gerenciamento de riscos:
Ao avaliar e gerenciar os riscos no nível do portfólio, o PPM ajuda você a tomar decisões informadas.
Isso envolve a diversificação de riscos entre
ou reduzindo o risco ao abordar dependências e restrições de recursos.
Comunicação e transparência:
O PPM promove melhor comunicação e transparência com visibilidade do processo de seleção e execução do projeto, levando à adesão das partes interessadas.
Maior sucesso do projeto:
O PPM eficaz ajuda você a encontrar e investir em projetos bem planejados, bem executados e monitorados de perto, aumentando as chances de sucesso do projeto e maximizando o ROI.
O PPM contribui para o seu sucesso em longo prazo
O PPM vai além dos projetos individuais e se concentra no sucesso de longo prazo da sua organização.
Ele ajuda você a se adaptar às circunstâncias em constante mudança e garante que o portfólio de projetos permaneça alinhado com as prioridades estratégicas em evolução.
Quem se beneficia do gerenciamento eficaz de portfólio de projetos?
Os benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) se aplicam a organizações que lidam com vários projetos simultaneamente. Aqui estão alguns exemplos práticos:
Setor financeiro:
Bancos, empresas de investimento e seguradoras lançam regularmente novos produtos, serviços e esquemas para seus clientes. O PPM auxilia no lançamento e no desenvolvimento desses produtos, gerenciando bancos de dados de clientes, processando pagamentos e mantendo-se atualizado com as tendências do mercado.
Ele também ajuda as organizações financeiras a identificar, mitigar e diversificar os riscos financeiros e regulatórios substanciais com os quais lidam.
Empresas de tecnologia da informação:
As empresas de TI usam o gerenciamento de portfólio de projetos para escolher e priorizar projetos de seu portfólio. O PPM ajuda a controlar vários projetos, desde o desenvolvimento de software até a segurança cibernética e o gerenciamento de infraestrutura.
O PPM ajuda a monitorar e controlar as despesas do projeto, evitar estouros de orçamento e garantir a relação custo-benefício.
Empresas de construção:
As empresas de construção lidam com projetos grandes e de longo prazo em que a equipe pode se desviar do caminho devido a mudanças nas condições. Elas usam o PPM para monitorar esses projetos, controlar os custos e cumprir os prazos.
Mantenha um registro das tarefas diárias, dos materiais, dos equipamentos, da programação e dos trabalhadores para manter seu negócio de construção funcionando sem problemas com o modelo de relatório diário de construção do ClickUp
O PPM também ajuda as empresas de construção a priorizar vários projetos de diferentes tamanhos e complexidades. O PPM garante que os projetos cruciais recebam o foco e os recursos necessários.
Indústria de manufatura:
Os setores de manufatura usam o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) para lidar com vários projetos.
Isso inclui o desenvolvimento de produtos, tornando os processos mais eficientes, melhorando a cadeia de suprimentos e garantindo que os produtos sejam entregues no prazo.
O PPM os ajuda a lidar com esses diferentes projetos de forma eficaz, garantindo que se mantenham competitivos e atinjam suas metas.
Equipes de gerenciamento de projetos:
As equipes de gerenciamento de projetos são vitais em qualquer organização; elas supervisionam projetos, gerenciam recursos e trabalham em estreita colaboração com os gerentes de projetos.
Para tornar seu trabalho mais fácil e eficaz, elas usam o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) para se manterem organizadas e garantir que os projetos estejam alinhados com as metas da empresa.
Setor público:
Os órgãos governamentais usam o PPM para garantir que tudo funcione sem problemas. Isso inclui o gerenciamento de bancos de dados públicos e projetos de infraestrutura, a implementação de políticas e a melhoria dos serviços.
O PPM os ajuda a alocar recursos com sabedoria e mantém a transparência para atender ao público de forma eficaz.
Setores de saúde e farmacêutico:
As organizações de saúde e as empresas farmacêuticas usam o PPM para melhorar seu desempenho.
Ele ajuda nos projetos de melhoria da qualidade, no desenvolvimento de novos medicamentos, na expansão das instalações e na garantia de que elas atendam às necessidades do mercado. O objetivo final é oferecer um melhor atendimento aos pacientes.
Processo de gerenciamento de portfólio de projetos
Agora que já abordamos a importância do gerenciamento de portfólio e como diferentes setores usam o PPM, vamos detalhar o processo de PPM passo a passo:
Etapa 1: Identificar seus objetivos de negócios
Comece definindo as metas e os objetivos de sua organização. Identifique as metas estratégicas que sua empresa deseja atingir e escolha projetos que se alinhem a essas metas.
Conecte-se com os principais participantes e líderes para entender as metas da empresa. Isso pode ser aumentar a receita, expandir para novos mercados ou melhorar a satisfação do cliente. Em seguida, mapeie como cada projeto em seu portfólio contribui para essas metas.
Etapa 2: coletar e pesquisar ideias de projetos para o seu portfólio
Colete ideias de projetos dos principais participantes e gerentes de departamento, pesquise tendências do setor e analise o feedback dos clientes.
Avalie os projetos com base em critérios específicos, como alinhamento com as metas da empresa, ROI potencial, necessidades de recursos e fatores de risco antes de adicioná-los ao seu portfólio.
Obtenha uma visão geral de alto nível de como as iniciativas alinhadas estão progredindo com o widget Portfolio no ClickUp
Use o
Painéis do ClickUp
para criar um espaço para sua equipe compartilhar ideias. Como próxima etapa, pesquise e verifique a viabilidade dessas ideias para ver se elas podem se tornar projetos.
Etapa 3: validar a viabilidade de seu portfólio de projetos
Analise as condições de mercado de cada projeto, os requisitos técnicos e de recursos, a viabilidade financeira, os riscos potenciais e os retornos esperados. Em seguida, compare esses fatores com seus recursos e orçamento disponíveis.
Os projetos que se alinharem à sua disponibilidade de recursos e aos objetivos estratégicos serão considerados viáveis. Avalie seus projetos de forma crítica para garantir que sejam realistas e viáveis.
Etapa 4: Alocar seus recursos
Crie facilmente visões gerais de alocação de recursos para sua equipe nas visualizações de lista do ClickUp para obter uma imagem melhor do trabalho que está sendo feito
A alocação de recursos consiste em alocar seus recursos humanos, orçamentos, infraestrutura e tempo de forma eficaz para seus projetos.
Decida quanto de cada recurso será alocado em projetos específicos para garantir o sucesso. Distribua recursos limitados para projetos críticos com base em suas prioridades.
Etapa 5: Executar, gerenciar e monitorar seu portfólio de projetos
Esta etapa envolve colocar seus planos em ação.
Designe equipes e gerentes de projeto, defina cronogramas e
acompanhe o progresso de seus projetos
. Check-ins e relatórios regulares ajudam você a manter o curso e a fazer ajustes conforme necessário.
No gerenciamento do portfólio de projetos, sua função é garantir que tudo corra bem. Oriente a equipe a cumprir prazos, lidar com conflitos, ajustar o portfólio à medida que as tendências mudam e acompanhar o progresso do projeto.
As revisões regulares o ajudam a ajustar e melhorar o processo com base nos dados coletados.
Se você está procurando uma plataforma centralizada para planejar, priorizar, monitorar e controlar seus projetos e iniciativas, o software de gerenciamento de portfólio de projetos é o que você precisa.
O que é um software de gerenciamento de portfólio de projetos?
O software de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é uma solução que o ajuda a obter uma visão geral completa da sustentabilidade e do progresso de vários projetos.
Ele ajuda os gerentes de portfólio de projetos, como você, a lidar com projetos complexos de forma eficiente para atender às demandas das partes interessadas.
Recursos obrigatórios do software de gerenciamento de portfólio de projetos
As expectativas em relação ao software de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) podem variar entre as organizações, portanto, escolha o software com base em suas necessidades exclusivas.
Normalmente, o software de PPM inclui vários recursos, como:
- Planejamento e programação de projetos: Esse recurso é essencial para definir o escopo, priorizar tarefas e estabelecer cronogramas para melhorar o desempenho do projeto
- Gerenciamento de recursos: O software de PPM simplifica a análise, a alocação e o rastreamento de recursos, garantindo que eles sejam usados de forma eficiente
- Gerenciamento financeiro: É crucial orçar e acompanhar os custos do projeto para permanecer dentro dos orçamentos planejados
- Colaboração e comunicação: A colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas é essencial para compartilhar ideias, fornecer feedback e garantir uma comunicação perfeita é outro fator a ser considerado
- Personalização e escalabilidade: Um software de PPM que se adapta para atender aos requisitos exclusivos de sua empresa, permitindo flexibilidade à medida que as necessidades mudam, é essencial para gerenciar seu portfólio de projetos
Tipos de software de gerenciamento de portfólio de projetos
O software de PPM se divide em duas categorias: desktop e baseado em nuvem. Selecione o que funciona melhor para as necessidades e preferências de sua organização.
Software de PPM para desktop
O software de PPM para desktop é um
software de gerenciamento de portfólio de projetos
que opera off-line. Você pode usá-lo sem conexão com a Internet, o que é útil para empresas com projetos em áreas remotas.
Uma das principais vantagens é o nível de segurança e controle que ele oferece. Você tem total propriedade e controle sobre seus dados, reduzindo as preocupações com a privacidade e a segurança dos dados.
Software PPM baseado em nuvem
O software de PPM baseado em nuvem é uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos acessível de qualquer lugar com conexão à Internet. Isso o torna excelente para equipes de serviços profissionais, pois é possível acessar os dados do projeto em tempo real.
Os membros da equipe podem colaborar e compartilhar atualizações instantaneamente. Além disso, ele geralmente usa um modelo de assinatura, de modo que você paga em parcelas menores, proporcionando mais flexibilidade de custo em comparação com taxas únicas e pesadas.
Como usar o software de gerenciamento de portfólio de projetos?
Os recursos do
e as etapas necessárias para usá-lo variam de acordo com o software que você escolher.
Nós usaremos
ClickUp
como exemplo nesta seção, pois oferece ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos versáteis e fáceis de usar, proporcionando excelente
soluções de gerenciamento de projetos
.
1. Criar um espaço de trabalho ClickUp
Comece com
ClickUp inscrevendo-se gratuitamente
e criando um espaço de trabalho ClickUp para seu portfólio de projetos.
2. Adicione o modelo de gerenciamento de portfólio de projetos
O modelo de portfólio de gerenciamento de projetos permite que você acompanhe facilmente os projetos em todos os departamentos e programas e monitore a saúde e o progresso deles.
Depois de criar seu espaço de trabalho, adicione o modelo de portfólio do ClickUp
Modelo de gerenciamento de portfólio de projetos
. Esse modelo oferece nove status: em andamento, pronto, concluído e outros.
Os
Modelo de gerenciamento de portfólio de projetos
também oferece três visualizações (Relatórios de status semanais, Equipe e Roteiro do PMO) para mostrar claramente o progresso e o sucesso do seu projeto.
3. Personalizar o modelo
Gerencie tarefas e projetos e colabore de forma eficiente com sua equipe usando o ClickUp
Personalize a estrutura do modelo usando Spaces, Folders e Lists.
Tarefas do ClickUp
ajudam você a gerenciar as tarefas do projeto. Você pode categorizar os projetos em tarefas gerenciáveis em projetos existentes, em andamento, novos e futuros.
4. Use a Table View do ClickUp para ter uma visão geral do seu portfólio de projetos
Alterne entre a versátil visualização de tabela e a visualização de calendário do ClickUp 3.0 para visualizar melhor todo o seu trabalho
Você precisa ter uma visão clara de seus projetos juntamente com o planejamento e a iniciação.
Visualização de tabela do ClickUp
do ClickUp oferece alguns recursos úteis:
Visualização de dados: Apresenta os dados do projeto em um formato de tabela para ajudá-lo a organizá-los e estruturá-los para uma melhor visualização do progresso.
Arrastar e soltar: Reorganizar as tarefas para classificá-las com base em diferentes critérios.
Export and Share: Compartilhe instantaneamente as informações do projeto com as partes interessadas.
5. Use o ClickUp Dashboard para obter insights detalhados sobre seus projetos
Dashboards do ClickUp
é o seu ponto de partida
para obter percepções detalhadas do projeto para o gerenciamento centralizado.
Escolha entre mais de 50 widgets para adicionar e organizar em seu
painel de gerenciamento de programas
criando uma visão clara e informativa de seus dados de PPM.
Por exemplo, uma agência de publicidade que gerencia várias campanhas de clientes. Ela pode simplificar o processo de PPM com o ClickUp Dashboards. Ao criar layouts de painel, ela obtém:
- Um widget de visão geral do projeto que exibe várias métricas do projeto
- Um widget de controle de progresso para visualizar o quanto cada projeto avançou
- Um widget de controle de tempo para uma representação visual das linhas de tempo do projeto, permitindo uma programação eficiente do projeto
Mantenha sua organização no caminho certo com o gerenciamento de portfólio de projetos
O software de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é uma ferramenta de navegação que ajuda sua organização a se aproximar de suas metas e objetivos comerciais.
Ele o ajuda a identificar o que diferencia cada projeto em seu portfólio e como criar um equilíbrio ao selecionar e executar seus projetos.
Quer você opte por várias plataformas ou opte pelo ClickUp, certifique-se de se preparar para obter resultados de projetos bem-sucedidos.
Comece com o ClickUp GRATUITAMENTE
e assuma o controle do seu portfólio de projetos!