Chega de desperdício de tempo: Como realizar uma reunião ad hoc eficaz para sua equipe

Ninguém gosta de uma reunião que poderia ter sido um e-mail. De acordo com um estudo recente sobre participação em reuniões, as reuniões desnecessárias podem custar à sua empresa US$ 25.000 por funcionário por ano!

No entanto, nem toda reunião de equipe é uma perda de tempo. Tanto as reuniões planejadas quanto as improvisadas têm seu lugar na condução do sucesso dos negócios.

No entanto, as reuniões ad hoc têm maior probabilidade de interromper os fluxos de trabalho do que as regulares, pois acontecem inesperadamente. Por outro lado, elas são ótimas para a tomada de decisões práticas quando ocorrem circunstâncias imprevistas ou surgem novas oportunidades, o que lhe dá uma vantagem em mercados altamente competitivos.

**Então, como usar as reuniões ad hoc para impulsionar seus negócios, em vez de incentivar a improdutividade? Continue lendo este guia para obter dicas práticas sobre:

• Quando convocar uma reunião ad hoc
• Que medidas tomar para realizá-la de forma eficaz
• Como evitar armadilhas comuns ao organizar reuniões de última hora

Bônus: Apresentaremos as ferramentas do ClickUp que podem transformar reuniões ad hoc não estruturadas em sessões produtivas com foco no resultado desejado. Vamos mergulhar de cabeça!

O que é uma reunião ad hoc e como ela é diferente de uma reunião planejada?

O termo ad hoc significa para esse fim ou conforme necessário. Uma reunião ad hoc ou improvisada é um tipo de reunião organizada espontaneamente, geralmente para abordar uma questão ou oportunidade específica em caráter de urgência. O assunto, na maioria dos casos, surge inesperadamente e requer atenção imediata.

Diferentemente das reuniões regulares reuniões programadas as reuniões ad hoc não são planejadas com antecedência. Como resultado, essas reuniões não planejadas, se organizadas com frequência, podem interromper o fluxo predeterminado do dia de qualquer pessoa e atrapalhar o trabalho profundo.

Aqui está uma visão geral das principais diferenças entre reuniões ad hoc e planejadas:

Melhores momentos para convocar uma reunião ad hoc

Um líder de equipe ou gerente de projeto experiente usa reuniões improvisadas somente quando é absolutamente necessário devido a preocupações relacionadas à produtividade.

Tendemos a ser mais produtivos quando nos concentramos em uma única tarefa, e reuniões não planejadas interrompem isso estado de fluxo . Além disso, por mais curta que seja a reunião, ela leva mais de 23 minutos, em média, para recuperar o foco após uma distração! 😅

Aqui está a pergunta de um milhão de dólares: Como saber se convocar uma reunião não planejada imediatamente é muito importante? Pode parecer que um problema urgente exija uma conversa rápida com a equipe, mas será que essa é realmente a melhor opção ou apenas uma reação instintiva?

Estes são cinco dos cenários mais comuns em que uma reunião ad hoc pode ser apropriada:

1. No caso de uma crise ou emergência que afete os negócios
2. Se houver informações ou atualizações urgentes que precisem ser compartilhadas com a equipe e exijam mais explicações ou discussões
3. Se surgir uma oportunidade repentina que exija discussão e tomada de decisão rápidas para ser aproveitada
4. Quando for necessário um feedback ou input imediato sobre um problema, projeto ou decisão urgente
5. Quando for necessário o alinhamento da equipe porque uma reviravolta inesperada nos acontecimentos gerou confusão dentro da equipe

Lista de verificação rápida: É necessária uma reunião ad hoc?

Mesmo em algumas das situações mencionadas acima, pode haver maneiras melhores de lidar com o problema em questão do que convocar uma reunião logo de cara.

Lembre-se de que o custo de uma reunião ad hoc varia de acordo com o que sua equipe está fazendo no momento. Se eles estiverem trabalhando para cumprir um prazo que custaria uma fortuna à sua organização se não fosse cumprido, isso é muito diferente de um dia normal no escritório.

Considere as seguintes perguntas ao decidir se deve convocar uma reunião de emergência em vez de reservar a discussão para uma reunião regular ou enviar um e-mail:

• A questão é urgente e importante? \Dica: se você estiver em conflito, usea Matriz de Eisenhower para determinar o status da prioridade]
• O assunto exige discussão em grupo com feedback imediato dos membros da equipe?
• O tópico é muito complexo para ser enviado por e-mail?
• A confidencialidade é uma preocupação? Você tem um bom motivo para evitar deixar um rastro digital?
• As pessoas necessárias podem ser reunidas em um curto espaço de tempo? Os colegas em determinados fusos horários terão problemas?
• O que custará mais à sua empresa, uma reunião ad hoc ou um atraso?

Se você levou em conta todos esses fatores e decidiu que uma reunião ad hoc é a melhor opção, vamos descobrir como tirar o máximo proveito dela.

7 etapas essenciais para realizar uma reunião ad hoc produtiva

Um número impressionante de 92% dos funcionários acham que as reuniões são caras e improdutivas . 👀

Se você não quiser contribuir para essa estatística sombria, precisa garantir que suas reuniões sejam focadas, eficazes e benéficas para todos os participantes. Vamos explorar as sete etapas principais para otimizar a logística de suas reuniões ad hoc.

Etapa 1: definir os objetivos e preparar uma pauta

Permitir que a discussão se desvie do assunto é um caminho sem volta para uma reunião improdutiva. Você precisa de objetivos bem definidos para dar uma direção específica à reunião. A agenda da reunião **Ajuda a priorizar o tópico específico e define claramente os resultados que precisam ser abordados

Embora a maioria dos gerentes inicie reuniões ad hoc sem uma pauta formal, um certo nível de preparação não faz mal algum. Conhecer a pauta, por exemplo, com 15 minutos de antecedência, permite que os participantes reúnam seus pensamentos, dados relevantes ou quaisquer materiais necessários, levando a uma sessão focada na intenção. No final da reunião, você pode avaliar se os objetivos foram alcançados, parcialmente alcançados ou se exigem mais ações.

Precisa de uma maneira rápida e fácil de criar e compartilhar uma pauta clara para sua reunião não planejada? É muito fácil com ClickUp .

Essa plataforma de produtividade completa permite que você crie documentação dentro de ClickUp Docs e compartilhá-lo interna e externamente. Os participantes podem usar os recursos interativos do ClickUp, como comentários ou listas de verificação, para adicionar contribuições ou perguntas antes da reunião.

Compartilhe, defina permissões ou exporte documentos para usuários internos ou externos no ClickUp 3.0

A plataforma tem uma seleção de ferramentas gratuitas de reunião e modelos de agenda de conferências que permitem que você crie uma agenda com aparência profissional em questão de minutos. Por exemplo, você pode experimentar o Modelo de reunião do ClickUp All Hands para reuniões programadas em toda a empresa ou o Modelo de reunião do ClickUp Scrum para sessões improvisadas com grupos menores.

Gerencie facilmente a logística, o tempo e o planejamento da próxima reunião da sua empresa com o Reunião All Hands Modelo por ClickUp

Etapa 2: identificar e notificar os participantes certos

A combinação certa de participantes resulta em reuniões mais produtivas. Um membro irrelevante da equipe pode ficar menos envolvido porque seu tempo é praticamente desperdiçado. Por outro lado, a não inclusão de pessoas importantes pode significar a perda de insights ou informações cruciais. Aqui estão algumas sugestões sobre quem incluir:

• Indivíduos que estejam diretamente envolvidos ou tenham experiência no assunto em questão
• Um membro da equipe que tenha autoridade para tomar decisões se o objetivo da reunião for decidir sobre um curso de ação
• Participantes que possam oferecer pontos de vista diferentes para evitar câmaras de eco
• Idealmente, as pessoas diretamente afetadas pelas decisões tomadas devem ser incluídas. Mas isso pode não ser possível o tempo todo

Mantenha o tamanho do grupo gerenciável para otimizar a produtividade, especialmente se for uma reunião virtual. Se você estiver usando o ClickUp como sua aplicativo de colaboração ele pode ajudá-lo a identificar quem está trabalhando atualmente em tarefas ou projetos relevantes. Explore o Visualização da equipe no ClickUp 3.0 para ver quais membros têm a capacidade de participar de uma reunião.

Você pode usar as notificações personalizadas da plataforma e Menção para entrar em contato diretamente com membros específicos da equipe e convidá-los para a sessão.

Veja a carga de trabalho de toda a sua equipe ou de um indivíduo na visualização de equipe do ClickUp 3.0

Etapa 3: Incentivar a participação

A participação ativa diferencia uma reunião bem-sucedida de uma que poderia ter sido um e-mail. O principal valor das reuniões improvisadas e pontuais está na troca interativa de ideias e na participação ativa resolução colaborativa de problemas .

A facilitação eficaz de reuniões envolve incentivar os principais participantes a se manifestarem para que as vozes dominantes não ofusquem a sessão. Ainda assim, pessoas diferentes têm estilos de comunicação diferentes, e algumas podem se sentir mais à vontade para compartilhar seus pensamentos por escrito. Ferramentas de reunião on-line com um recurso de bate-papo podem ser muito úteis para incentivar a participação em ambientes remotos ou híbridos. Dessa forma, os participantes que talvez não se sintam à vontade para se manifestar podem compartilhar suas opiniões por meio do bate-papo. ⌨️

No entanto, equipes remotas com horários de trabalho sobrepostos podem ter dificuldades com reuniões síncronas. Nesses casos, use colaboração em equipe ou software de standup diário com suporte a reuniões assíncronas para facilitar o envolvimento de todos os participantes. Em última análise, o objetivo é criar um ambiente de reunião em que todos possam contribuir de forma eficaz, independentemente do estilo de comunicação ou do local de sua preferência.

Bônus: Explore o Modelo de reunião diária de standup do ClickUp para garantir que a voz de cada participante tenha visibilidade suficiente.

Todos os participantes podem compartilhar suas ideias com o Daily Stand Up Template do ClickUp

Etapa 4: Gerenciar o tempo durante a reunião

Garantir que uma reunião ad hoc não fique sobrecarregada é fundamental para manter a eficiência e o envolvimento dos participantes. Preste atenção a estas sete dicas sobre como manter a sessão nos trilhos:

1. Comece na hora certa
2. Cumpra a agenda
3. Alocar faixas horárias específicas para cada item da agenda
4. Considere o uso de um cronômetro para honrar os intervalos predefinidos
5. Atribua a alguém a função de cronometrista para fornecer lembretes gentis do limite de tempo
6. Incentive a concisão no discurso para economizar tempo
7. Reserve os últimos minutos para um resumo rápido

Com rastreamento de tempo nativo no ClickUp você pode cronometrar reuniões em diferentes plataformas - desktop, celular ou navegador da Web - com um aplicativo gratuito Extensão do Chrome . A melhor parte é que o ClickUp se integra aos principais aplicativos de reunião, para que você possa cronometrar confortavelmente suas sessões, mesmo durante uma reunião do Slack ou do Zoom.

Adicione anotações às entradas de tempo registradas, fazendo referência ao que foi discutido ou decidido. Isso pode ajudar a estabelecer a responsabilidade pelos acompanhamentos pós-reunião.

Controle o tempo, defina estimativas, adicione notas e visualize relatórios do seu tempo de qualquer lugar com o cronômetro global no ClickUp

Etapa 5: Documentar decisões e itens de ação

As anotações feitas durante reuniões ad hoc eficientes devem ser concisas e estritamente focadas em aspectos críticos. Documente todas as principais decisões em seu atas de reunião . Isso dá suporte à ação pós-reunião e serve como uma recapitulação para aqueles que não estavam presentes.

Além disso, anote as tarefas específicas a serem atribuídas, incluindo quem é responsável por cada tarefa e o prazo.

O ClickUp oferece um conjunto abrangente de recursos que transformam a tomada de notas em um passeio no parque. Sua versão gratuita modelos de notas de reunião garantem a consistência entre as reuniões, ajudando a manter um formato padronizado para a captura de informações importantes. Bloco de notas do ClickUp permite que você faça anotações com cabeçalhos, marcadores, cores e outros elementos visuais, fornecendo uma estrutura clara. Conforme as decisões ou itens de ação forem identificados durante a reunião, as anotações que documentam isso podem ser instantaneamente convertidas em tarefas rastreáveis com datas de vencimento, responsáveis e prioridades.

Capture notas sem esforço, edite-as com formatação avançada e converta-as em tarefas rastreáveis acessíveis de qualquer lugar no ClickUp Notepad

Etapa 6: Atribuir e rastrear tarefas de acompanhamento

Como acabamos de ver, as atas das reuniões estão intimamente ligadas às tarefas de acompanhamento. Se você tiver tarefas para atribuir no final da sessão, isso significa que a reunião não foi apenas um fórum de discussão passivo, mas um catalisador de ação e progresso.

Use Tarefas do ClickUp para atribuir novos itens de ação a uma ou mais pessoas. Os membros da equipe podem adicionar comentários diretamente nas tarefas, facilitando a colaboração transparente.

As subtarefas e listas de verificação personalizáveis da plataforma dentro das tarefas ajudam a dividir ações de acompanhamento complexas em etapas gerenciáveis. Aproveite Campos personalizados para incluir informações específicas da tarefa (como links da Web ou arquivos de design). O rastreamento de tarefas é fácil por meio de:

• Status personalizados -como To Do, In Progress, Done
• Mais de 15 exibições (exibição de lista, exibição de quadro etc.)

Visualize o progresso e acompanhe as tarefas de acompanhamento com as mais de 15 visualizações do ClickUp

Às vezes, uma tarefa criada após uma reunião depende da conclusão de uma tarefa existente, ou uma tarefa existente agora depende de uma tarefa de acompanhamento recém-atribuída. Dependências do ClickUp permite que você defina dependências entre tarefas interconectadas ajudando você a inserir tarefas de acompanhamento no fluxo de trabalho existente.

Etapa 7: revisar e refletir

A reunião terminou, mas foi um sucesso? Refletir sobre o que funcionou e o que não funcionou é valioso para melhorar as reuniões de última hora no futuro. Coleta de feedback dos participantes pode ajudá-lo a entender as perspectivas deles e o que mudar na próxima vez. Estas são algumas das perguntas que você poderia fazer:

• Qual foi sua experiência geral com a reunião?
• O que mais se destacou para você?
• Em sua opinião, até que ponto a reunião atingiu seus objetivos?
• Você acha que essa reunião era necessária ou os objetivos poderiam ter sido alcançados por outros meios?
• O quanto você se sentiu confortável ao participar da reunião? Que fatores influenciaram seu nível de envolvimento?
• O espaço da reunião era confortável?
• O que poderia ser melhorado para permitir reuniões mais eficazes em curto prazo?

Está procurando usar as ferramentas certas para coletar feedback? Você pode personalizar Formulários ClickUp para incluir perguntas específicas relevantes para sua reunião ad hoc e, em seguida, basta compartilhá-las com os participantes por meio de um link.

As respostas aos formulários de feedback podem ser convertidas automaticamente em tarefas no ClickUp, o que é particularmente útil se o feedback sugerir itens de ação ou áreas de melhoria.

Arraste e solte campos personalizados na visualização de formulário para criar pesquisas abrangentes ou coletar feedback no ClickUp 3.0

3 Desafios comuns com reuniões ad hoc [With Solutions]

A rapidez com que sua empresa se adapta e responde a situações emergentes pode moldar seu futuro. As reuniões ad hoc oferecem a agilidade para obter a resposta imediata necessária para gerenciar essas situações. No entanto, essa mesma agilidade traz seu próprio conjunto de desafios. Vamos examiná-los, não apenas para entender suas implicações, mas também para lidar com eles de forma eficaz.

1. Interrupção dos fluxos de trabalho

Já mencionamos que as interrupções afetam negativamente a produtividade e reduzem a capacidade de trabalhar profundamente . No entanto, eles também afetam o moral dos funcionários.

O excesso de reuniões pode gerar estresse ao forçar os funcionários a mudar suas prioridades inesperadamente. Isso pode levar à ansiedade quanto ao cumprimento de prazos ou ao gerenciamento eficaz da carga de trabalho, principalmente se estiverem trabalhando em tarefas urgentes. A sensação de ineficiência pode ser desmotivadora e afetar sua satisfação geral com o trabalho.

Solução

Use bloqueio de tempo no ClickUp para agendar períodos designados de trabalho concentrado ou quiet hours para aumentar a produtividade. Esses blocos podem ser definidos no calendário, durante os quais nenhuma reunião pode ser agendada, garantindo um tempo de trabalho ininterrupto.

2. Falta de estrutura

A única coisa pior do que ficar sentado em uma reunião ad hoc enquanto o trabalho está se acumulando é ficar sentado em uma reunião ad hoc que se tornou uma tagarelice sem fim. Sem uma estrutura clara, os participantes podem se envolver em discussões que não são diretamente relevantes para o objetivo pretendido da reunião, o que leva à perda de tempo e à redução da eficácia. Reuniões mal organizadas podem terminar sem atingir o resultado pretendido.

Solução

Mesmo com pressa, reserve um momento para delinear uma estrutura básica para a reunião. Pode ser algo tão simples quanto definir o objetivo principal da reunião e alguns pontos-chave de discussão.

Estabeleça um limite rígido de tempo para a reunião e cumpra-o. Considere pedir aos participantes que se levantem durante a reunião -pode ser incômodo em reuniões on-line, mas pode revigorar o respeito de todos pelas restrições de tempo. 😏

3. Uso excessivo e dependência

As reuniões ad hoc oferecem feedback imediato e o fascínio de resolver problemas urgentes instantaneamente, o que pode ser atraente. Gerentes novos ou juniores podem achar que se espera deles reuniões frequentes para demonstrar sua liderança proativa e seu envolvimento. Eles podem acreditar que essa é uma forma de se manterem conectados e informados, especialmente se ainda estiverem construindo relacionamentos com a equipe em ambientes de trabalho remotos ou híbridos.

Solução

Reuniões ad hoc não são sessões de formação de equipes . Estabeleça diretrizes claras sobre quando convocar uma reunião improvisada e quando usar a comunicação assíncrona. Sua equipe pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos Por exemplo, se uma questão puder ser resolvida por meio de comentários rápidos ou atualizações do projeto em um documento compartilhado, isso eliminará a necessidade de uma reunião.

Tornando as reuniões ad hoc mais eficientes com o ClickUp

Há uma tensão inerente entre a natureza espontânea das reuniões ad hoc e nossos esforços valiosos para programá-las e gerenciá-las com eficácia . Nessa batalha épica de ordem versus caos, o ClickUp é uma solução que pode manter as reuniões equilibradas. 💯

Explore os recursos em seu interior Suíte de reuniões do ClickUp para lidar com tudo, desde o agendamento até o acompanhamento

Por exemplo, o Visualização do calendário facilita a localização rápida de um intervalo de tempo adequado para uma reunião. Você pode verificar as agendas dos membros da equipe para evitar conflitos e encontrar um horário que minimize as interrupções. Configure a reunião como uma tarefa no ClickUp e marque os participantes para enviar-lhes notificações.

Use a visualização do ClickUp Calendar para escolher o melhor horário para a reunião

Não é fácil replicar a colaboração rápida e face a face em equipes remotas, mas com os quadros brancos do ClickUp, isso fica incrivelmente próximo. Os quadros brancos permitem que os participantes da reunião visualizem ideias, processos ou estratégias - tudo em uma tela virtual. Isso é particularmente útil para sessões de brainstorming, em que a representação visual pode estimular o pensamento criativo e ajudar a organizar os pensamentos.

Os participantes podem contribuir simultaneamente tornando o Whiteboard um espaço colaborativo em que todos podem adicionar, editar e comentar em tempo real. Isso promove um senso de trabalho em equipe e garante o envolvimento ativo de todos os colegas.

Faça brainstorming, crie estratégias ou mapeie fluxos de trabalho com os quadros brancos visualmente colaborativos do ClickUp

O ClickUp também ajuda a gerenciar a logística e o conteúdo da reunião. Você pode criar atas de reunião detalhadas e usar a ajuda do IA do ClickUp para resumi-los para referência futura.

Além de ajudá-lo a manter resumos facilmente revisáveis dos principais pontos da reunião, o ClickUp permite registrar reuniões on-line com Clipe o gravador de tela gratuito da plataforma. Revisite a gravação para revisar segmentos importantes ou compartilhe-a com colegas que não estavam presentes. Isso é muito útil para projetos de longo prazo que exigem a lembrança frequente de decisões e discussões passadas.

Leve sua reunião ad hoc na direção certa com o ClickUp

As reuniões ad hoc são uma faca de dois gumes - elas oferecem agilidade e foco, mas podem prejudicar a produtividade da sua equipe se você não tomar cuidado. Por que não transformar esse desafio em uma oportunidade com o ClickUp?

O ClickUp aumenta a eficácia das reuniões urgentes, fornecendo ferramentas para melhor organização, colaboração e acompanhamento, garantindo que esses encontros espontâneos sejam os mais produtivos e impactantes possíveis.

Não deixe que o potencial de suas reuniões ad hoc não seja aproveitado. Registre-se no ClickUp hoje mesmo ! 🌟