Os fornecedores estão lhe dando uma surra? O problema não é você - é a sua RFI. 🤷
Nenhum projeto começa com todos os equipamentos e suprimentos necessários já instalados. Para obter um hardware específico ou uma nova peça de software, você deve seguir o padrão processo de aquisição que começa com a solicitação de informações de fornecedores ou prestadores de serviços.
Para formalizar o processo, primeiro você precisa enviar um documento de Solicitação de Informações (RFI) ao fornecedor, e ele o utiliza para determinar se deseja trabalhar com você.
Os modelos de RFI são essenciais se você quiser causar uma boa impressão nos fornecedores com uma aparência e um tom mais profissionais. Ter um processo padronizado para o documento de RFI também prepara você e os processos de aquisição de suas equipes para o sucesso.
Esses documentos têm campos pré-projetados para capturar dados formalmente, tornando o processo de coleta de informações rápido e fácil para ambas as partes. Não sabe onde encontrar o modelo perfeito? Nós o ajudamos!
Selecionamos os 10 modelos de Solicitação de Informações mais funcionais que tornarão a comunicação com os fornecedores muito fácil.
O que é uma solicitação de informações?
Uma Solicitação de Informações é um documento formal usado por gerentes de projetos e tarefas, bem como por equipes de planejamento, para perguntar a possíveis fornecedores se eles têm capacidade para fornecer os serviços ou materiais necessários para um determinado projeto.
O documento também pode ser usado para perguntar sobre um produto, item ou serviço que já tenha sido adquirido. A maioria das RFIs é desenhada de acordo com estas cinco categorias:
- Nome e informações de contato da empresa solicitante
- Uma visão geral do projeto que precisa dos suprimentos
- Perguntas sobre o produto ou serviço prospectado (recursos do produto, experiência e preço) ❓
- Um prazo para o envio das respostas
- Instruções contextuais
Normalmente, você envia a RFI para vários fornecedores e cria listas de fornecedores para coletar informações e comparar opções com base em seus critérios de seleção. Como os fornecedores podem responder no mesmo documento, ele serve como um registro da troca de informações.
Por que você precisa de um modelo de RFI
Para redigir uma folha de RFI perfeita, você precisa estar concentrado e no ponto. É por isso que gerentes experientes confiam em modelos de RFI criados por especialistas para fazer o trabalho pesado. 🏋️
Um modelo de RFI simplifica o processo de solicitação de informações aos fornecedores. Ele segue a estrutura formalizada para extrair informações. Suas seções definidas garantem consistência, clareza e concisão na sua comunicação externa e economizam tempo e esforço.
O uso de modelos de Solicitação de Informações oferece inúmeros benefícios, incluindo:
- Personalização:Eles são facilmente editáveis para atender aos requisitos exclusivos de cada cenário de aquisição, mantendo uma estrutura uniforme
- Comparação fácil:Formatos padronizados simplificam o processo de comparação das respostas dos fornecedores, auxiliando em uma seleção mais rápida
- Documentação:Os modelos facilitam o registro de todas as conversas que você tem com os fornecedores, servindo como uma descrição detalhada ou prova de que você fez sua escolha de forma justa
- Redução de custos: Eles ajudam a reduzir os custos administrativos associados aos exercícios de aquisição, simplificando o processo de RFI
10 modelos e formulários de RFI úteis para experimentar
Há uma grande variedade de modelos de RFI disponíveis on-line, e reunimos a nata da cultura para você! **Temos opções fáceis de usar dos principais fornecedores, como ClickUp e TemplateLab. Dê uma olhada mais de perto em seus recursos exclusivos abaixo. 👀
1. Modelo de RFI padrão do ClickUp
Mantenha-se organizado e acompanhe todas as solicitações de informações sem problemas com o modelo de RFI padrão do ClickUp
Mantenha-se concentrado e organizado para qualquer iniciativa de RFI ou processo de aquisição com o Modelo de RFI padrão do ClickUp . Esse modelo de RFI versátil e gratuito ajuda você a coletar dados de todos os tipos de fornecedores, manter as respostas centralizadas e fazer comparações justas e perfeitas. ⚖️
Para usar o documento, basta fazer o download e criar um formulário de ticket de RFI para possíveis fornecedores. Adicione os detalhes que desejar, como o nome do solicitante, o departamento e a data de vencimento. Envie o formulário e acompanhe-o por meio de status como Nova solicitação, Confirmação, Cancelado, Completo e Entrega. Compare as respostas recebidas por meio de várias exibições personalizáveis.
A visualização Lista de solicitações exibe RFIs organizadas por categoria, como Problema, Sugestão e Modificação. Há também a visualização RFI Process Board, que representa visualmente as solicitações como cartões em um painel de controle Quadro Kanban . Esses cartões são agrupados por status e prioridade para melhor visualização da tarefa .
Mova uma solicitação de um estágio para outro com uma simples ferramenta de arrastar e soltar. Ou defina critérios de avaliação em seus status para um processo simplificado.
Na visualização Delivery Schedule Calendar, o foco principal está nas datas de vencimento do prazo de cada solicitação, o que lhe dá uma visão rápida do que foi honrado ou negligenciado. Você pode reprogramar os prazos clicando no botão Time Frame (Prazo) na tela.
2. Modelo de solicitação de informações do ClickUp
Colete dados de RFI e mantenha um registro claro de todos os detalhes essenciais com facilidade usando este modelo de resposta de RFI do ClickUp criado para projetos de construção
Está procurando uma maneira simples de coletar dados de fornecedores ou empreiteiros com mais clareza? Não precisa procurar mais, o Modelo de solicitação de informações do ClickUp o ClickUp Request for Information Template é um poderoso formulário de RFI projetado especificamente para criar um processo de coleta de informações fácil de seguir e consistente. 🧐
Use este modelo para coletar dados de fornecedores, como qualificações, materiais e preços, com facilidade. Você pode gerenciar os dados de vários contratados por meio de uma única interface e acompanhe o progresso com atualizações em tempo real, como alterações na programação tempos de resposta ou preços.
Esse recurso é especialmente útil em setores como o de construção e manufatura, onde mudanças frequentes nos custos podem causar estragos nos orçamentos. Acompanhe as respostas de RFI por meio de quatro visualizações amigáveis:
- Visualização do formulário de envio de RFI: Ajuda a verificar novamente os detalhes da RFI, como o título e a descrição, o nome do projeto, o escopo e a prioridade
- Visualização da lista de registros de RFI: fornece um resumo de todos os seus dados de RFI agrupados por status e oferece campos personalizados para Resposta, Alteração no custo e Alteração no cronograma
- Visualização do quadro de projetos:mostra RFIs agrupadas por nome de projeto, aprimorando a correspondência departamental
- Visualização da tabela de escopo da RFI:exibe RFIs classificadas por escopo, permitindo que os gerentes decidam a aprovação necessária (se houver)
Recomendamos o uso de E-mail no ClickUp para enviar um documento de RFI aos fornecedores sem plataformas móveis.
3. Modelo de aquisição ClickUp
Navegue por todo o processo de aquisição de forma eficaz por meio de tabelas, listas e documentos para várias finalidades usando o ClickUp Procurement Template
Adquirir mercadorias de fornecedores no prazo e na quantidade certa é uma tarefa estressante que exige planejamento e colaboração meticulosos. Confie no Modelo de aquisição do ClickUp para tornar todo o processo um passeio no parque! 🌳
Quando se trata de aquisição de matérias-primas este modelo de espaço de trabalho abrange tudo, desde o planejamento e a coordenação até a execução da tarefa, aceitação de propostas de preços supervisionar o estoque e padronizar o processo de entrega.
Ele vem com oito visualizações diferentes para lhe dar controle sobre todos os estágios críticos do suprimento. Por exemplo, a visualização Procurement Standard Operative Procedures Doc é ideal para atribuir funções à equipe e definir a matriz de aprovação.
Você obtém várias visualizações com foco no fornecedor, como as visualizações Master Supplier Directory e Supplier Risk, para categorizar seus fornecedores e contabilizar os riscos de entrega associados a cada um deles. Use a visualização Supplier Tier para classificar os fornecedores de acordo com a importância de seus suprimentos para um projeto.
O modelo vem com um Intake Request Form incorporado para coletar solicitações internas de aquisição. Use status como Aberto, Em análise, Negociação ativa e Esclarecimento necessário para atualizar sua equipe sobre as tarefas de aquisição em andamento.
Personalize o modelo para controle de tempo, avisos de dependentes e controle de marcos usando Configurações do ClickApps .
4. Modelo de processo de RFP do ClickUp
Modelo de processo de RFP do ClickUp
Pronto para atrair os propostas de projetos de licitantes ansiosos? As Modelo de processo de RFP do ClickUp está aqui para ajudar! Esse modelo de tarefa simplifica os atributos do projeto e os critérios comuns para avaliação objetiva, facilitando o processo de avaliação da proposta. 🌬️
Uma Solicitação de Proposta (RFP) é normalmente usada para solicitar lances ou propostas de possíveis fornecedores ou prestadores de serviços, detalhando como eles planejam executar o projeto caso sejam selecionados para o trabalho. Esse modelo de tarefa incorpora listas de verificação, expectativas e campos personalizados para facilitar um processo de RFP perfeito e garantir uma parceria confiável com o fornecedor.
Normalmente, você pode adicionar detalhes importantes sobre seu projeto em cinco categorias padrão:
- Fase do processo:Apresenta um menu suspenso para selecionar o estágio do processo em andamento, como Elaboração, Planejamento ou Revisão. Verifique o progresso de suas tarefas e subtarefas usando o botãorecurso de progresso automático2. Budget: Especifique o orçamento alocado para toda a tarefa da solicitação de cotação ou para uma subtarefa específica
- Attachments: Um campo de arquivo que armazena as entradas e/ou saídas necessárias de uma subtarefa
- Data de adjudicação:Um campo de data para especificar quando o contrato será adjudicado
- Prazo da proposta: Um campo de data que mostra o prazo para o envio de propostas
Embora o modelo venha com uma lista de verificação pré-criada, suas listas de verificação de tarefas e subtarefas são totalmente personalizáveis. Quando tiver suas propostas, use Marcos no ClickUp para negociar e finalizar negócios.
5. Modelo de declaração de trabalho do ClickUp RFP
Crie um resumo de seu primeiro projeto com seu fornecedor compartilhando o ClickUp RFP Statement of Work Template, um documento SOW pré-projetado e totalmente personalizável
Elaborar uma Declaração de Trabalho (SOW) do zero é um grande desafio. Felizmente, o Modelo de declaração de trabalho do ClickUp RFP ajuda a elaborar propostas abrangentes e profissionais em pouco tempo. ⏳
Para os não iniciados, uma SOW fornece um entendimento compartilhado do projeto entregáveis e condições de pagamento, acrescentando clareza e orientação ao projeto. Esse modelo do ClickUp Doc, de fácil utilização para iniciantes, vem com campos predefinidos para escrever uma SOW de qualidade com facilidade. Comece definindo os detalhes mensuráveis referentes ao trabalho necessário, sua duração, os processos envolvidos e os recursos necessários para atingir cada entrega.
Se tiver problemas para navegar em uma seção, o guia interno do modelo pode ajudar. Por exemplo, se você não tiver certeza do que adicionar à seção Autorização, o documento sugerirá que você explique se o seu execução do projeto requer qualquer permissão de hardware ou software. Você também pode buscar assistência ao incorporar segmentos como direitos autorais e marcas registradas, privacidade de dados e leis de segurança relevantes para o seu setor.
O ClickUp oferece suporte de IA para uma variedade de tarefas de escrita . Experimente o IA do ClickUp para gerar SOWs, pitches e propostas rapidamente para um tom e estilo específicos.
Esse modelo permite que você e seu fornecedor editem a Declaração de Trabalho (SOW) juntos e façam revisões em tempo real por meio de um link compartilhável.
6. Modelo de POP de compra de matérias-primas do ClickUp
Escreva facilmente um Procedimento Operacional Padrão para a obtenção de materiais para a sua empresa, preenchendo as seções pré-criadas usando o Modelo de SOP de Compra de Matéria-Prima do ClickUp
O modelo Modelo de POP de compra de matérias-primas do ClickUp é outra opção favorável à aquisição em nossa lista. Ele ajuda a manter relacionamentos com fornecedores, gerenciar fluxos de trabalho de compras e otimizar os níveis de estoque com entregas pontuais e gerenciamento de resíduos.
Esse modelo permite que você defina os procedimento operacional padrão (SOP) para manter um fornecimento consistente de matérias-primas, promovendo a eficiência operacional com o mínimo de discrepâncias.
Use as seções pré-criadas deste modelo para redigir seu POP de forma eficaz. Você pode declarar o objetivo e o escopo. Em seguida, descreva as etapas precisas do pedido na seção Procedimento.
Se estiver delegando a tarefa de aquisição, recomendamos a definição de padrões para fornecedores preferenciais, quantidade desejada e custo orçado para evitar mal-entendidos. A estrutura inclui uma seção personalizável de perguntas frequentes no final do modelo.
Você pode armazenar esse modelo em Documentos do ClickUp para facilitar o acesso de toda a equipe ou anexá-lo a contratos de fornecedores ou vendedores com apenas alguns cliques. Quando você coloca um pedido de compra e acompanhe seu progresso em Painéis do ClickUp por meio de tags de status como Order Placed, Waiting Approval e Materials Received. Você pode usar Automações no ClickUp para receber notificações sobre cenários críticos, como baixos níveis de estoque e atrasos nas entregas.
7. Modelo de formulário de pedido de suprimentos ClickUp
Mantenha o controle das solicitações de suprimentos e monitore os prazos de entrega em um só lugar usando o modelo de formulário de pedido de suprimentos do ClickUp
Tem vários pedidos chegando de uma só vez? Simplifique o processo de pedido de suprimentos com o Modelo de formulário de pedido de suprimentos do ClickUp . 🎁
Este modelo tem como objetivo simplificar a carga administrativa que acompanha os complexos ciclos de pedidos. Ele funciona tanto para fornecedores quanto para compradores. Você recebe um Guia de Introdução para mostrar como navegar na ferramenta repleta de recursos, organizar o estoque e a logística de entrega e colaborar com os fornecedores.
O modelo prepara você com um formulário de pedido de fornecimento simples para facilitar a entrada de dados. Preencha os campos com informações como número do pedido de suprimentos, informações do solicitante e do fornecedor, departamento e tipo de suprimento.
Acompanhe o fluxo de seus pedidos de suprimentos/compras com essas etiquetas de status práticas:
- Nova solicitação
- Pago
- Enviar ao fornecedor
- Adicionado ao estoque
- Completo
- Recusado
- Fatura recebida
- Para aprovação
- Em trânsito
- Suprimentos recebidos
Se você for um fornecedor, abra a visualização New Orders List no modelo para ver as solicitações de pedidos mais recentes agrupadas por status. Você também pode ter visibilidade dos pedidos por departamento e acompanhar as datas de vencimento dos pagamentos.
8. Modelo de solicitação de informações sobre cultura de segurança
Escreva e compartilhe RFIs, anexe imagens para uma referência mais clara e escolha seu fornecedor sem esforço usando o modelo de solicitação de informações sobre cultura de segurança
Os documentos de RFI para trabalhos de construção exigem perguntas sobre várias especificações e referências de projetos anteriores. O modelo de Solicitação de Informações sobre Cultura de Segurança pode ajudá-lo a buscar dados com referências adequadas para itens como desenhos propostos, licenças de construção e questões de saúde e segurança.
Esse modelo fácil de usar contém campos padrão como o número da RFI, a data da solicitação e a ID do projeto, que você pode usar para facilitar a colaboração com as partes interessadas do projeto. Ele oferece uma seção Visão geral da RFI dedicada, permitindo referências de imagem e texto.
No que diz respeito às perguntas da RFI, você pode ser tão detalhado quanto desejar. Para usar esse modelo, você precisa se inscrever na plataforma Safety Culture (antiga iAuditor).
Depois de ter sua conta, você poderá localizar facilmente uma RFI específica pesquisando seu ID exclusivo. Além disso, você pode enviar o modelo de RFI como um relatório em PDF, exportá-lo para o Word, Excel, Google Sheets e Google Docs ou atribuí-lo a um destinatário externo por e-mail. ✉️
9. Modelo de relatório de solicitação de informações (RFI) em Word da TemplateLab
Use este modelo do Word para criar RFIs personalizáveis para diferentes cenários de requisição
Se estiver procurando uma RFI altamente detalhada com seções comuns, aproveite o modelo de relatório de solicitação de informações (RFI) em Word da TemplateLab.
Esse modelo longo de oito páginas do Word consiste nas seções padrão, juntamente com títulos, subtítulos, um índice e uma página inicial com aparência formal. Tudo o que você precisa fazer é substituir o texto escrito em vermelho para personalizar o modelo de acordo com sua intenção.
Esse modelo serve como um guia passo a passo para escrever uma RFI detalhada. Você recebe instruções para abordar seções essenciais, como a finalidade da RFI, os objetivos, os dados de histórico, a descrição do sistema atual e o problema em questão, as informações solicitadas e as informações técnicas.
Ele também é totalmente personalizável, permitindo que você altere o estilo, o tamanho e a cor da fonte, adicione tabelas e insira imagens para garantir a clareza.
10. Melhor modelo completo de RFI do Word por RFP360
Use este modelo do Word para criar RFIs personalizáveis para diferentes cenários de requisição
Se você não gosta de modelos longos e prolixos, o modelo de RFI do Word Best All-Around da RFP360 pode lhe agradar.
Se estiver buscando informações sobre serviços de consultoria ou se tiver um projeto específico em mente que exija assistência, este Modelo de RFP é a sua ferramenta para transmitir com eficiência os requisitos aos fornecedores em um formato conciso.
O modelo permite que você personalize sua RFI por meio de cinco seções:
- Informações da empresa:Ofereça insights sobre sua organização ou tipo de setor
- Requisitos do fornecedor: Descreva as especificações/competências que você está buscando nos possíveis fornecedores
- Descrição do projeto: Forneça detalhes sobreobjetivos do projeto e uma visão geral do desafio
- Diretrizes de envio: Especifique claramente como você deseja receber e formatar as respostas
- Informações solicitadas: Faça uma série de perguntas que se aprofundem na empresa, na experiência, na solução proposta e no preço do fornecedor
Simplifique o processo de pedido de suprimentos!
Se você está em um cenário competitivo centrado no fornecedor, RFIs de qualidade lhe dão uma vantagem estratégica como empresa. Elas criam uma boa primeira impressão e o ajudam a encontrar parceiros dignos. Felizmente, elaborar e enviar formulários de RFI de alto nível é muito fácil com nossos modelos listados.
Você pode dar uma olhada nos Biblioteca de modelos do ClickUp para encontrar mais de 1.000 modelos para todos os fins, projetados para otimizar suas operações comerciais. 🦸