Gerenciar processos de aquisição requer lidar com cadeias de suprimentos complexas, negociar com fornecedores, seguir regras e conciliar o abastecimento global, o que não é uma tarefa fácil!
A comunicação eficaz e a transparência são cruciais para otimizar o desempenho da cadeia de suprimentos.
Garantir as melhores condições com seus fornecedores e maximizar os ganhos requer uma estratégia bem planejada. E, é claro, ter as ferramentas de aquisição certas é fundamental para liderar o caminho.
Prepare-se para algumas dicas úteis e uma introdução à plataforma de compras ClickUp — sua ferramenta essencial para impulsionar seus objetivos de negócios. A solução ajudará você a acelerar todo o seu processo como nunca antes.
O que é aquisição?
Aquisição refere-se à obtenção de bens, serviços ou obras de fontes externas. É um processo de várias etapas que abrange sourcing, compras, negociação e logística. O objetivo é garantir os recursos necessários para apoiar as operações ou projetos da sua organização.
A aquisição é crucial para controlar os custos, garantir a qualidade e cultivar relacionamentos com fornecedores, a fim de atender às metas estratégicas da sua empresa. A aquisição básica abrange essas etapas iniciais, mas o nível avançado vai mais fundo, analisando dados de aquisição, lidando com liquidações e elaborando planos de aquisição futuros.
Sua estratégia de compras pode incluir o estudo dos requisitos comerciais, o acompanhamento de recibos e a atualização das condições de pagamento. No entanto, no cerne do processo de compras, todos os departamentos de compras compartilham o mesmo objetivo: obter suprimentos a preços competitivos dentro do prazo e maximizar o valor.
No processo de compras, as etapas principais incluem reconhecer a demanda, negociar e gerenciar contratos, lidar com cotações, obter aprovação orçamentária, faturar e manter registros. Falaremos mais sobre isso nas seções seguintes.
Tipos de processos de aquisição
Para entender melhor o processo de aquisição, vamos dividi-lo em diferentes tipos:
1. Processo de aquisição direto
A aquisição direta envolve a aquisição de bens, serviços ou matérias-primas para o seu produto final. Envolve a obtenção de materiais essenciais para a produção ou fabricação dos principais produtos ou serviços da sua empresa.
A aquisição direta de serviços visa garantir insumos de qualidade de forma eficiente, negociar com fornecedores, gerenciar contratos e garantir a entrega pontual para apoiar o ciclo de produção.
Para empresas de manufatura, trata-se de obter as matérias-primas e os serviços necessários para criar o produto final. Da mesma forma, para varejistas, envolve comprar produtos de atacadistas para vender ao cliente final.
Esse tipo de aquisição é crucial para setores como o de manufatura, onde a qualidade e a disponibilidade oportuna dos materiais têm um impacto significativo no produto final.
2. Processo de aquisição indireta
A aquisição indireta consiste na aquisição de bens e serviços que não estão diretamente relacionados à produção do produto final. Envolve a compra de bens e serviços que apoiam o funcionamento e a funcionalidade geral da sua empresa, mas que não fazem parte do produto final.
Pense em materiais de escritório, assistência informática, serviços de marketing, serviços de consultoria, manutenção de instalações e outros itens que mantêm a organização a funcionar — todos eles se enquadram nas compras indiretas.
A aquisição indireta garante que os recursos necessários estejam disponíveis para apoiar suas operações internas e atividades comerciais.
3. Processo estratégico de compras
A aquisição estratégica é um processo que envolve o desenvolvimento e a execução de uma estratégia de aquisição alinhada com as metas e objetivos gerais da sua organização. Vai além dos aspectos transacionais da compra de bens e serviços e se concentra na criação de valor a longo prazo para a organização.
Isso envolve a colaboração de diferentes departamentos em toda a empresa para garantir que os produtos da qualidade correta sejam adquiridos no momento certo.
Em compras estratégicas, discutimos o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores, a avaliação de riscos, a análise do mercado e a colaboração com as principais partes interessadas. O objetivo? Reduzir custos, aumentar a eficiência e ajudar sua organização a ter sucesso, tomando decisões inteligentes e construindo parcerias sólidas e sustentáveis com fornecedores.
4. Processo operacional de compras
A aquisição operacional é o processo diário de obtenção de bens e serviços necessários para o funcionamento regular da sua organização. Envolve a execução de tarefas rotineiras, como requisição, encomenda e recebimento de produtos ou serviços.
A aquisição operacional consiste em atender às necessidades imediatas e manter tudo funcionando perfeitamente — gerenciando transações, garantindo a entrega no prazo e mantendo os níveis de estoque adequados.
Isso envolve tarefas como processamento de ordens de compra, gestão transacional de fornecedores e lidar com a administração rotineira de compras.
5. Processo de aquisição tático
Nesse processo de aquisição, a equipe executa ações e estratégias específicas dentro do processo de aquisição mais amplo. Ele se concentra em atingir metas de curto a médio prazo relacionadas à redução de custos, melhorias de eficiência e otimização de processos.
Na aquisição tática, você seleciona fornecedores, negocia contratos e implementa medidas de redução de custos.
É uma abordagem reativa e mais focada em transações em comparação com outros tipos de aquisição. Isso também é ideal para atender às necessidades de emergência da sua empresa.
Etapas do processo de aquisição
Cada empresa tem sua maneira de fazer as coisas em relação às compras. Para simplificar, vamos dividir o processo em nove etapas gerais que se aplicam universalmente:
Etapa 1: identifique suas necessidades
Identificar o que você precisa é um processo. Primeiro, converse com as partes interessadas relevantes — usuários finais, chefes de departamento e tomadores de decisão — para entender suas necessidades e expectativas.
Em seguida, faça uma avaliação completa das necessidades analisando os níveis atuais de estoque, avaliando as lacunas de desempenho ou considerando as metas organizacionais futuras.
Defina claramente as especificações e os requisitos dos produtos ou serviços de que você precisa, adicionando detalhes como quantidade, padrões de qualidade, especificações técnicas, prazos de entrega e outros critérios relevantes.
Em seguida, avalie e compreenda suas restrições orçamentárias para estabelecer expectativas realistas. Por fim, realize uma avaliação de riscos para identificar possíveis desafios ou riscos associados à aquisição.
Documente todos esses detalhes em um documento formal para servir como base para a criação de solicitações de propostas (RFPs) ou cotações (RFQs) ao se comunicar com fornecedores em potencial.
Etapa 2: Crie e envie uma solicitação de compra (PR)
Depois de identificar suas necessidades, é hora de enviar uma solicitação de compra.
Uma solicitação de compra (PR), ou requisição de compra, é um documento ou formulário formal usado dentro de uma organização para iniciar o processo de aquisição.
Um PR inclui detalhes cruciais, como uma descrição clara dos itens ou serviços necessários, especificações de quantidade, informações orçamentárias, requisitos de entrega, preferências de fornecedores e assinaturas de aprovação.
Depois que a solicitação de compra for aprovada, use-a como base para emitir um pedido de compra ao fornecedor escolhido. Esse documento garante uma comunicação fluida entre os departamentos e alinha as aquisições às necessidades e ao orçamento da sua organização.
Etapa 3: Selecione seu(s) fornecedor(es)
Agora que você recebeu a solicitação de compra, é hora de começar a procurar fornecedores que ofereçam serviços econômicos com o máximo valor.
Depois de selecionar os fornecedores, solicite uma cotação a cada um deles. Quanto mais detalhada for a sua solicitação de informações, mais fácil será comparar e analisar os diferentes preços e serviços.
Ao escolher um fornecedor, leve em consideração fatores como preço, serviço, qualidade, reputação, rapidez e confiabilidade. O ideal é aquele que atende a todos esses requisitos. Se sua organização valoriza a responsabilidade social, considere o compromisso ambiental e a ética do fornecedor.
A análise desses fatores irá indicar os fornecedores mais adequados e criar uma gestão da cadeia de suprimentos para suas necessidades de aquisição.
Etapa 4: Negocie para obter o melhor negócio
Agora, trata-se de conseguir o melhor negócio entre as opções selecionadas. Converse com diferentes fornecedores, veja o que eles têm a oferecer e negocie para obter o melhor produto dentro do seu orçamento.
Esta é a etapa em que você escolhe o fornecedor final por meio de um processo de licitação competitiva.
Sugerimos selecionar pelo menos três fornecedores e negociar com eles para conseguir o melhor negócio possível. Depois de negociar individualmente com cada fornecedor, é hora de comparar suas ofertas.
Avalie as melhores ofertas apresentadas, reflita um pouco, faça uma comparação completa e obtenha um contrato por escrito do fornecedor selecionado depois de fazer sua escolha.
Esta etapa solidifica o compromisso e evita possíveis mal-entendidos.
Etapa 5: Inicie um pedido de compra (PO)
Depois de conseguir o melhor negócio, faça seu pedido.
Basta preencher um pedido de compra e enviá-lo ao fornecedor. Mantenha as coisas claras e evite confusões, fornecendo detalhes precisos durante a compra.
Cite os preços e especificações acordados, verifique tudo duas vezes e coloque tudo por escrito. Essa abordagem cuidadosa torna a transação mais tranquila e reduz a chance de mal-entendidos.
Etapa 6: Receba e inspecione as mercadorias
Depois de receber suas mercadorias, chega o momento da verdade. É hora de verificar se o fornecedor cumpriu suas promessas.
Inspecione os suprimentos para avaliar a qualidade e identificar quaisquer erros ou falhas. É sua chance de revisar o pedido e garantir que a qualidade atenda aos padrões da sua empresa.
Seus esforços na escolha de um fornecedor adequado devem ser recompensados com a qualidade dos produtos entregues.
Etapa 7: Realize a correspondência tripla
Depois de verificar as mercadorias, é hora de verificar a fatura antes de fazer o pagamento final ao fornecedor.
Siga uma técnica de correspondência tripla para verificar as contas a pagar, comparando o pedido de compra, o recibo do pedido e a fatura entre si. Isso revelará quaisquer discrepâncias ou faturamento impreciso.
A importância dessa etapa no ciclo de compras decorre da necessidade de verificar novamente os pagamentos efetuados para detectar eventuais erros ou acréscimos incorretos. Essa é uma de suas principais responsabilidades.
Etapa 8: Pague a fatura
É hora de recompensar seus fornecedores pagando-lhes o valor devido em dia e selando relações cordiais para o futuro.
Assim como a boa qualidade e os preços acessíveis fazem com que o fornecedor se destaque entre tantos outros, os pagamentos pontuais são a base de um comprador atraente. Se o processo de tripla verificação estiver correto, prossiga com a aprovação da fatura e o pagamento através das contas a pagar.
Fazer pagamentos em dia é, portanto, um dos fatores críticos para estabelecer boas relações com os fornecedores, obter descontos por pagamentos pontuais e melhorar a reputação da sua empresa. Isso também evita a aplicação de multas por atraso e incentiva novos fornecedores a se conectarem com a empresa.
Etapa 9: Mantenha registros
A última etapa, mas a mais significativa do processo de aquisição, é a manutenção de registros.
Manter registros significa anotar todas as etapas do processo de aquisição, desde as cotações de preços iniciais e negociações até os pedidos de compra e faturas.
Manter registros é fundamental para planejar compras futuras, auditorias e cálculos de impostos. Não se trata apenas de um benefício interno, mas também de um recurso valioso para resolver disputas.
Desafios na aquisição
Mesmo com um processo de aquisição diligente, ainda é possível que surjam desafios no processo geral. Alguns dos pontos críticos comuns para a maioria das equipes de aquisição na gestão da cadeia de suprimentos incluem:
1. Fragmentação de fornecedores
Existem muitos produtos e serviços diferentes que você precisa observar?
O banco de dados de fornecedores costuma ficar fragmentado, com vários fornecedores em diferentes categorias, o que dificulta a negociação de descontos por volume e leva a um gerenciamento complexo de contratos.
A categorização e a manutenção de contas individuais podem exigir tempo e atenção incomensuráveis da equipe de compras.
Solução: Crie diretrizes para avaliação de fornecedores e mantenha o banco de dados de fornecedores atualizado. Use uma solução de gerenciamento de compras como o ClickUp para otimizar as interações com fornecedores, consolidar dados e promover a colaboração.
2. Gastos não autorizados
Compras não autorizadas ou não conformes feitas por indivíduos dentro de uma organização sem seguir as políticas e procedimentos de aquisição estabelecidos são classificadas como gastos não autorizados.
Funcionários de alto escalão e gerentes de vários departamentos podem realizar compras de forma independente, ignorando o procedimento padrão. Isso pode afetar sua empresa com compras caras, oportunidades de economia perdidas e qualidade inconsistente.
Isso representa uma perda para a empresa e cria desafios de manutenção de registros para a equipe de compras. O orçamento pode ser comprometido ou as compras podem simplesmente não constar nos registros.
Solução: evite isso definindo regras de compra bem definidas para todos os funcionários. Use um software de gerenciamento de compras como o ClickUp, que ajuda a gerenciar centralmente todos os aspectos da sua estratégia de compras.
3. Estratégias limitadas
As equipes de compras podem ficar presas às necessidades diárias da empresa, concentrando-se exclusivamente em procurar os requisitos de compra prontamente.
Com o foco principal nas necessidades operacionais, estratégias como consolidação de fornecedores, redução de custos e parcerias podem ficar em segundo plano. Isso pode servir para objetivos de curto prazo, mas coloca em risco o papel central da gestão de compras.
Solução: Use o ClickUp para criar, monitorar e gerenciar seu processo de compras de forma estratégica com colaboração em equipe, visualizações simplificadas e muito mais.
4. Conformidade e gestão de riscos
Garantir a conformidade e gerenciar riscos em compras é um desafio. Isso requer o cumprimento cuidadoso das regulamentações, considerando as implicações legais e implementando estratégias proativas de mitigação de riscos para proteger contra complicações imprevistas.
Trabalhar de acordo com essas conformidades e mitigar os riscos causados por violações de dados ou não conformidade do vendedor é de suma importância para a equipe. Mais uma vez, esse é um processo demorado e sensível ao tempo.
Solução: Use o ClickUp para acompanhar a conformidade, integrar protocolos de gerenciamento de riscos e centralizar seus processos de aquisição. É uma abordagem sistemática que reduz erros, aumenta a visibilidade e incentiva uma colaboração tranquila, simplificando a conformidade e o gerenciamento de riscos nas aquisições.
5. Desafios manuais
Lidar com requisições de compra, faturas e aprovações de pagamento pode ser um desafio para equipes de compras que ainda dependem de processos manuais. Esse processo é trabalhoso, propenso a erros, demorado e ineficiente.
Depender de processos manuais diminui a velocidade, reduz a precisão e prejudica a produtividade geral, tornando difícil acompanhar as demandas aceleradas das compras.
Solução: A automação do ClickUp simplifica a entrada de dados, aprovações e comunicação, permitindo que sua equipe se concentre na estratégia enquanto ele cuida das tarefas rotineiras, aumentando a precisão e a produtividade nas compras.
Como otimizar o processo de aquisição
Precisa de uma plataforma para lidar com mais da metade de suas tarefas manuais de aquisição e aumentar a eficiência geral? Sua solução está bem aqui.
O ClickUp é a solução definitiva para suas necessidades de compras, com um software dedicado que combina tarefas, documentos, quadros brancos, análises, chat e muito mais em uma plataforma integrada.
Com tudo em um só lugar, você pode relaxar e parar de alternar entre plataformas até mesmo para as tarefas mais básicas.
Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp
A visualização do gráfico de Gantt do ClickUp permite visualizar e gerenciar diferentes etapas do processo de aquisição como nunca antes.
Acompanhe as dependências e gerencie as prioridades com sua equipe por meio de um cronograma visual compartilhado. Programe tarefas, visualize o progresso, gerencie prazos e identifique gargalos com facilidade, tudo em uma única visualização dinâmica.
Mapas mentais do ClickUp
Os mapas mentais do ClickUp ajudam você a visualizar as diferentes etapas do fluxo do processo de aquisição, mapeando os fluxos de trabalho com nós de arrastar e soltar e desenhando conexões entre várias tarefas.
O ClickUp oferece mapas mentais baseados em tarefas e nós para otimizar o trabalho e planejá-lo melhor. Você também pode compartilhar esse mapa mental com sua equipe para que todos trabalhem simultaneamente em direção a objetivos semelhantes.
Automação do ClickUp
Deixe que o ClickUp Automation faça o trabalho pesado enquanto você se concentra em demandas mais urgentes. A plataforma oferece mais de 100 oportunidades de automação para realizar tarefas rotineiras e otimizar fluxos de trabalho.
Você também pode usar opções de automação pré-configuradas para personalizá-las de acordo com suas necessidades. Altere prioridades, aplique tags e mude o status para manter sua equipe informada e suas operações comerciais atualizadas.
Modelos de compras do ClickUp
Os modelos de aquisição do ClickUp ajudam a padronizar os processos de aquisição, simplificando-os e otimizando-os, além de economizar tempo e dinheiro. A principal vantagem de um formato claro e consistente é a redução de erros. Alguns elementos centrais do modelo de aquisição do ClickUp são:
- Status personalizados: identifique as diferentes etapas do processo de aquisição com 21 tags de status, como Aberto, Necessita de esclarecimento, Em andamento, etc.
- Visualizações personalizadas: reúna insights de 8 visualizações diferentes, incluindo Lista, Nível do fornecedor, Risco do fornecedor, Fornecedores essenciais de nível 1, etc., para ajudá-lo a realizar tarefas com rapidez.
- Campos personalizados: categorize e adicione atributos às suas tarefas adicionando elementos visuais, como nome do contato do fornecedor, aquisição aprovada, e-mail de contato, fornecedor, solicitante etc.
- Gerenciamento de projetos: com todos os recursos destacados acima, simplifique o gerenciamento de projetos e alcance seus objetivos mais rapidamente.
Esperamos que você possa gerenciar melhor o processo ao compreender os tipos de aquisição, as diferentes etapas e as limitações. Embora as necessidades de todas as empresas variem, uma compreensão geral pode ajudá-lo a analisar seus requisitos específicos e aproveitar recursos valiosos.
Além disso, os processos de aquisição do ClickUp podem ajudá-lo a avançar instantaneamente com seus recursos abrangentes. Com várias vantagens à sua disposição, inscreva-se hoje mesmo no gerenciamento de aquisições do ClickUp e comece a operar com eficiência rapidamente!