Gerenciar os processos de compras requer lidar com cadeias de suprimentos complicadas, lidar com fornecedores, seguir regras e fazer malabarismos com o sourcing global, o que não é uma tarefa fácil!
A comunicação eficaz e a transparência são cruciais para otimizar o desempenho da cadeia de suprimentos.
Garantir os melhores termos com seus fornecedores e maximizar os ganhos exige uma estratégia bem planejada. E, é claro, ter as ferramentas de aquisição certas é fundamental para liderar o caminho.
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O que é Procurement?
Procurement refere-se à aquisição de bens, serviços ou obras de fontes externas. É um processo de várias etapas que abrange sourcing, compras, negociação e logística. O objetivo é garantir os recursos necessários para apoiar as operações ou os projetos de sua organização.
O procurement é fundamental para lidar com os custos, garantir a qualidade e cultivar relacionamentos com fornecedores - para atingir as metas estratégicas de sua empresa. O procurement básico abrange essas etapas iniciais, mas o nível avançado se aprofunda mais - analisando dados de procurement, lidando com acordos e elaborando planos de procurement futuros.
Sua estratégia de procurement pode incluir o estudo dos requisitos comerciais, o rastreamento de recebimentos e a atualização das condições de pagamento. No entanto, no centro do processo de procurement, todos os departamentos de procurement compartilham o mesmo objetivo: obter suprimentos a preços competitivos dentro do prazo e maximizar o valor.
Nas compras, as principais etapas incluem o reconhecimento da demanda, a negociação e o gerenciamento de contratos, o tratamento de cotações, a aprovação do orçamento, o faturamento e a manutenção de registros. Falaremos mais sobre isso em seções posteriores.
Tipos de processos de aquisição
Para entender melhor o processo de procurement, vamos dividi-lo em diferentes tipos:
1. Processo de aquisição direta
A aquisição direta envolve a aquisição de bens, serviços ou matérias-primas para seu produto final. Envolve a obtenção de materiais essenciais para a produção ou fabricação dos principais produtos ou serviços de sua empresa.
A aquisição direta de serviços tem como objetivo garantir insumos de qualidade com eficiência, negociar com fornecedores, gerenciar contratos e garantir a entrega pontual para apoiar o ciclo de produção.
Para as empresas de manufatura, trata-se de obter as matérias-primas e os serviços necessários para criar o produto final. Da mesma forma, para os varejistas, envolve a compra de produtos de atacadistas para vender ao cliente final.
Esse tipo de suprimento é crucial para setores como o de manufatura, em que a qualidade e a disponibilidade oportuna de materiais afetam significativamente o produto final.
2. Processo de aquisição indireta
O procurement indireto é a aquisição de bens e serviços não diretamente relacionados à produção do produto final. Envolve a compra de bens e serviços que apoiam a operação e a funcionalidade geral de sua empresa, mas não se tornam parte do produto final.
Pense em materiais de escritório, ajuda de TI, serviços de marketing, serviços de consultoria, manutenção de instalações e outras coisas que mantêm a organização funcionando - esses itens se enquadram na aquisição indireta.
A aquisição indireta garante que os recursos necessários estejam disponíveis para apoiar suas operações internas e atividades comerciais.
3. Processo de aquisição estratégica
A aquisição estratégica é um processo que envolve o desenvolvimento e a execução de uma estratégia de aquisição alinhada com a estratégia geral da empresa metas e objetivos de sua organização. Ele vai além dos aspectos transacionais da compra de bens e serviços e se concentra na criação de valor de longo prazo para a organização.
Envolve a colaboração de diferentes departamentos da empresa para garantir que os produtos de qualidade correta sejam adquiridos no momento certo.
Na aquisição estratégica, discutimos o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores, a avaliação de riscos, a análise do mercado e a colaboração com as principais partes interessadas. O objetivo? Reduzir custos, aumentar a eficiência e ajudar sua organização a ter sucesso, tomando decisões inteligentes e criando parcerias sólidas e sustentáveis com os fornecedores.
4. Processo de aquisição operacional
A aquisição operacional é o processo diário de obtenção de bens e serviços necessários para o funcionamento regular de sua organização. Ele envolve a execução de tarefas de rotina, como requisição, pedido e recebimento de produtos ou serviços.
O suprimento operacional visa atender às necessidades imediatas e manter as coisas em ordem - gerenciando transações, garantindo a entrega no prazo e mantendo os níveis corretos de estoque.
Envolve tarefas como o processamento de pedidos de compra, o gerenciamento de fornecedores transacionais e a administração de compras de rotina.
5. Processo tático de aquisição
Nesse processo de aquisição, a equipe executa ações e estratégias específicas dentro do processo de aquisição mais amplo. Ele se concentra em atingir metas de curto e médio prazo relacionadas à economia de custos, melhorias de eficiência e otimização de processos.
No procurement tático, você seleciona fornecedores, negocia contratos e implementa medidas de redução de custos.
É uma abordagem reativa e mais focada em transações em comparação com outros tipos de procurement. Também é ideal para atender às necessidades emergenciais de sua empresa.
Etapas do processo de procurement
Cada empresa tem sua maneira de fazer as coisas com relação ao procurement. Para simplificar, vamos dividir o processo em nove etapas gerais que se aplicam universalmente:
Etapa 1: Identificar suas necessidades
Identificar o que você precisa é um processo. Primeiro, converse com as partes interessadas relevantes - usuários finais, chefes de departamento e tomadores de decisão - para entender seus requisitos e expectativas.
Em seguida, faça uma avaliação completa das necessidades, analisando os níveis atuais de inventário, avaliando as lacunas de desempenho ou considerando as metas organizacionais futuras.
Defina claramente as especificações e os requisitos dos produtos ou serviços de que você precisa, acrescentando detalhes como quantidade, padrões de qualidade, especificações técnicas, cronogramas de entrega e outros critérios relevantes.
Em seguida, avalie e compreenda suas restrições orçamentárias para estabelecer expectativas realistas. Por fim, faça uma avaliação de riscos para identificar possíveis desafios ou riscos associados à aquisição.
Documente todos esses detalhes em um documento formal para servir de base para a criação de solicitações de propostas (RFPs) ou cotações (RFQs) ao se comunicar com possíveis fornecedores.
Etapa 2: criar e enviar uma solicitação de compra (PR)
Depois de identificar suas necessidades, é hora de enviar uma solicitação de compra.
Uma solicitação de compra (PR), ou uma requisição de compra, é um documento ou formulário formal usado em uma organização para iniciar o processo de aquisição.
Uma PR inclui detalhes cruciais, como uma descrição clara dos itens ou serviços necessários, especificações de quantidade, informações orçamentárias, requisitos de entrega, preferências de fornecedores e assinaturas de aprovação.
Depois que a solicitação de compra for aprovada, use-a como base para emitir um pedido de compra para o fornecedor escolhido. Esse documento garante uma comunicação tranquila entre os departamentos e alinha as aquisições com as necessidades e o orçamento de sua organização.
Etapa 3: Selecione seu(s) fornecedor(es)
Agora que você tem a solicitação de compra, é hora de começar a procurar fornecedores que ofereçam serviços econômicos com valor máximo.
Depois de selecionar os fornecedores, solicitar uma cotação de cada um. Quanto mais detalhado for seu solicitação de informações quanto mais fácil for comparar e analisar diferentes preços e serviços.
Ao escolher um fornecedor, considere os fatores de preço, serviço, qualidade, reputação, velocidade e confiabilidade. O fornecedor ideal preenche todos esses requisitos. Se sua organização valoriza a responsabilidade social, considere o compromisso ambiental e a ética do fornecedor.
A análise desses fatores o direcionará para os fornecedores mais adequados e criará um gerenciamento da cadeia de suprimentos para suas necessidades de aquisição.
Etapa 4: Negociar para obter o melhor negócio
Agora, trata-se de obter o melhor negócio de suas opções pré-selecionadas. Converse com diferentes fornecedores, veja o que eles têm a oferecer e negocie para obter o melhor produto dentro do seu orçamento.
Esta é a etapa em que você escolhe o fornecedor final por meio de um processo de licitação competitivo.
Sugerimos que você selecione pelo menos três fornecedores e negocie com eles para obter o melhor negócio possível. Depois de negociar individualmente com cada fornecedor, é hora de comparar suas ofertas.
Avalie as melhores ofertas que eles apresentam, reserve um momento para refletir, faça uma comparação completa e obtenha um contrato por escrito do fornecedor selecionado depois de fazer sua escolha.
Essa etapa solidifica o compromisso e evita possíveis mal-entendidos.
Etapa 5: iniciar um pedido de compra (PO)
Depois de conseguir o melhor negócio, faça seu pedido .
Basta preencher um pedido de compra e enviá-lo ao fornecedor. Mantenha as coisas claras e evite confusão fornecendo detalhes precisos durante a compra.
Cite os preços e as especificações acordados, verifique tudo duas vezes e coloque tudo por escrito. Essa abordagem cuidadosa torna a transação mais tranquila e reduz a chance de mal-entendidos.
Etapa 6: receber e inspecionar as mercadorias
Depois de receber as mercadorias, é o momento da verdade. É hora de verificar se o fornecedor cumpriu suas promessas.
Inspecione os suprimentos para avaliar a qualidade e identificar quaisquer erros ou falhas. É a sua chance de revisar o pedido e garantir que a qualidade atenda aos padrões da sua empresa.
Seus esforços para escolher um fornecedor adequado devem ser recompensados pela qualidade dos suprimentos entregues.
Etapa 7: Realizar a correspondência de três vias
Depois de verificar as mercadorias, é hora de verificar a fatura antes de fazer o pagamento final ao fornecedor.
Siga uma técnica de correspondência de três vias para verificar as contas a pagar, comparando o pedido de compra, o recibo do pedido e a fatura entre si. Isso evidenciará qualquer discrepância ou faturamento impreciso.
A centralidade dessa etapa no ciclo de aquisições decorre da necessidade de verificar novamente os pagamentos efetuados quanto a falhas ou acréscimos incorretos. Essa é uma de suas principais responsabilidades.
Etapa 8: pagar a fatura
É hora de recompensar seus fornecedores pagando-lhes o valor devido dentro do prazo e selando relações cordiais para o futuro.
Assim como a boa qualidade e o preço baixo fazem com que o fornecedor se sobressaia a tantos outros, os pagamentos em dia são a base de um comprador atraente. Se o processo de correspondência de três vias for perfeito, prossiga com a aprovação da fatura e o pagamento por meio de contas a pagar.
Fazer pagamentos em dia é, portanto, um dos fatores críticos para estabelecer boas relações com os fornecedores, obter descontos por pagar em dia e melhorar a reputação da sua empresa. Isso também evita aplicações de taxas atrasadas e incentiva novos fornecedores a se conectarem com a empresa.
Etapa 9: mantenha registros
A última e mais importante etapa do processo de aquisição é a manutenção de registros.
A manutenção de registros significa anotar todas as etapas do processo de aquisição, desde as cotações de preços iniciais e negociações até os pedidos de compra e faturas.
A manutenção de registros é fundamental para o planejamento de compras futuras, auditorias e cálculos de impostos. Não se trata apenas de um benefício interno; é também um ativo valioso para a resolução de disputas.
Desafios em Procurement
Mesmo com um processo de aquisição diligente, ainda são possíveis desafios no processo geral. Alguns dos pontos problemáticos comuns para a maioria das equipes de aquisição na gestão da cadeia de suprimentos incluem:
1. Fragmentação de fornecedores
Há simplesmente um número excessivo de produtos e serviços diferentes que você precisa observar?
O banco de dados de fornecedores geralmente fica fragmentado com vários fornecedores em várias categorias, o que dificulta a negociação de descontos por volume e leva a uma complexa gerenciamento de contratos .
A categorização e a manutenção de contas individuais podem exigir tempo e atenção imensuráveis da equipe de compras.
Solução: Crie diretrizes para a avaliação de fornecedores e continue atualizando o banco de dados de fornecedores para mantê-lo atualizado. Use uma solução de gerenciamento de compras como o ClickUp para simplificar as interações com os fornecedores, consolidar dados e promover a colaboração.
2. Gastos com Maverick
As compras não autorizadas ou fora de conformidade feitas por indivíduos em uma organização sem aderir às políticas e aos procedimentos de aquisição estabelecidos são categorizadas como gastos irregulares.
Os funcionários de alto nível e a gerência dos departamentos podem realizar compras de forma independente, ignorando o procedimento padrão. Isso pode afetar sua empresa com compras caras, oportunidades de economia perdidas e qualidade inconsistente.
É uma perda para a empresa e cria desafios de manutenção de registros para a equipe de compras. O orçamento pode ser prejudicado ou as compras podem não constar dos registros.
Solução: Previna isso estabelecendo regras de compras bem definidas para todos os funcionários. Use software de gerenciamento de compras como o ClickUp, que ajuda a gerenciar de forma centralizada todos os aspectos de sua estratégia de compras.
3. Estratégia limitada
As equipes de compras podem ficar presas nas necessidades diárias da empresa, concentrando-se apenas em terceirizar as necessidades de compra imediatamente.
Com o foco principal em necessidades operacionais se a aquisição de bens e serviços não for realizada, a estratégia, como consolidação de fornecedores, economia de custos e parcerias, pode ficar em segundo plano. Isso pode servir a objetivos de curto prazo, mas coloca em risco a função principal do gerenciamento de aquisições.
Solução: Use o ClickUp para criar, monitorar e gerenciar estrategicamente seu processo de compras com colaboração da equipe, exibições simplificadas e muito mais.
4. Conformidade e gerenciamento de riscos
Garantir a conformidade e gerenciar riscos em compras é um desafio. Isso requer uma adesão cuidadosa aos regulamentos, considerando as implicações legais e implementando uma gestão proativa de riscos estratégias de mitigação de riscos para se proteger contra complicações imprevistas.
Trabalhar de acordo com essas conformidades e mitigar os riscos causados por violações de dados ou não conformidade do vendedor é de suma importância para a equipe. Mais uma vez, esse é um processo que consome tempo e é sensível ao tempo.
Solução: Use o ClickUp para rastrear a conformidade, incorporar protocolos de gerenciamento de risco e centralizar seus processos de aquisição. É uma abordagem sistemática que reduz os erros, aumenta a visibilidade e incentiva a colaboração tranquila, simplificando a conformidade e o gerenciamento de riscos em compras.
5. Desafios manuais
O manuseio de requisições de compra, faturas e aprovações de pagamento pode ser um desafio para as equipes de compras ainda presas a processos manuais. Esse processo exige muita mão de obra, é propenso a erros, consome muito tempo e é ineficiente.
A dependência de processos manuais reduz a velocidade, diminui a precisão e prejudica a produtividade geral, tornando difícil acompanhar as demandas aceleradas do setor de compras.
Solução: _A automação do ClickUp simplifica a entrada de dados, as aprovações e a comunicação, permitindo que a sua equipe se concentre na estratégia enquanto cuida das tarefas de rotina, aumentando a precisão e a produtividade nas compras
Como otimizar o processo de compras
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Automação do ClickUp
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Modelos de aquisição do ClickUp Modelos de aquisição do ClickUp o ClickUp Procurement Templates oferece assistência na padronização dos processos de aquisição, simplificando-os e otimizando-os, além de economizar tempo e dinheiro. A principal vantagem de um formato claro e consistente é a redução de erros. Alguns elementos centrais do ClickUp
Modelo de aquisição são:
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- Visualizações personalizadas: Reúna insights de 8 visualizações diferentes, incluindo Lista, Nível do fornecedor, Risco do fornecedor, Fornecedores de missão crítica de Nível 1, etc., para ajudá-lo a realizar tarefas rapidamente
- Campos personalizados: Categorize e adicione atributos às suas tarefas adicionando recursos visuais, como nome de contato do fornecedor, aquisição aprovada, e-mail de contato, fornecedor, solicitante, etc.
- Gerenciamento de projetos: Com todos os recursos destacados acima, simplifique o gerenciamento de projetos e atinja suas metas mais rapidamente
Esperamos que você possa gerenciar melhor o processo ao compreender os tipos de aquisição, as diferentes etapas e as limitações. Embora as necessidades de todas as empresas variem, um entendimento geral pode ajudá-lo a analisar seus requisitos específicos e a aproveitar recursos valiosos.
Além disso, os processos de aquisição do ClickUp podem ajudá-lo a navegar instantaneamente com seus amplos recursos. Com várias vantagens batendo à sua porta, inscreva-se no ClickUp gerenciamento de compras hoje mesmo e comece a trabalhar em operações eficientes rapidamente!