Na początku XX wieku prawnik Reginald Heber Smith stanął przed niezwykłym wyzwaniem: prowadzeniem poradni prawnej przy bardzo ograniczonych środkach finansowych.
Aby śledzić pracę wykonaną w tysiącach spraw, opracował system, który dokładnie rejestrował liczbę godzin poświęconych przez każdego prawnika na każde zadanie.
Sto lat później wiele agencji kreatywnych i marketingowych nadal boryka się z tą samą starszą wersją modelu: modelem, który zakłada, że każda produktywna minuta podlega rozliczeniu.
Jednak teraz pojawia się pytanie: jakie są ukryte koszty nieśledzenia godzin rozliczeniowych i nierozliczeniowych w agencjach?
W tym wpisie na blogu przyjrzymy się, jak ta stuletnia koncepcja księgowości nadal wpływa na Twoje marże. Dodatkowo przyjrzymy się sposobom na wsparcie, jakie ClickUp może Ci zapewnić. 🎯
⭐ Polecany szablon
Szablon ClickUp Consultant Time Tracking Template został zaprojektowany, aby pomóc zespołom konsultingowym i agencjom w codziennym zarządzaniu klientami, projektami i wynikami. Każda minuta może być powiązana z zadaniem, spotkaniem lub wynikiem, co zapewnia pełną widoczność tego, co podlega rozliczeniu, a co nie.
Takie ustawienia eliminują domysły, pomagając śledzić czas poświęcony na zadania i projekty oraz ich połączenie z ogólną rentownością projektu.
Ukryte koszty nieśledzenia godzin rozliczalnych i nierozliczalnych
Nawet w przypadku zapracowanych, osiągających wysokie wyniki agencji nie każda przepracowana godzina przekłada się na przychody.
Rozmowy z klientami, wewnętrzne spotkania, szybkie poprawki i zadania administracyjne – wszystko to się sumuje. Jeśli jednak nie są one odpowiednio śledzone, po cichu erodują zyski. Zrozumiemy, gdzie pojawiają się dodatkowe koszty i dlaczego zarządzanie kartami czasu pracy jest ważne.
Utracona szansa na uzyskanie przychodów
Kiedy godziny rozliczalne nie są śledzone, agencje tracą pieniądze.
Weźmy pod uwagę agencję projektową pracującą nad projektem brandingowym: projektant spędza 10 godzin na finalizowaniu poprawek klienta. Tylko sześć z tych godzin jest rejestrowanych z powodu zapomnianych wpisów i zaokrągleń w dół. W przypadku wielu projektów ta rozbieżność może kosztować agencję tysiące dolarów miesięcznie.
📮 ClickUp Insight: Podczas gdy 40% pracowników poświęca mniej niż godzinę tygodniowo na niewidoczne zadania w pracy, aż 15% traci ponad 5 godzin tygodniowo, co odpowiada 2,5 dnia w miesiącu!
To pozornie nieistotne, ale niewidoczne marnowanie czasu może powoli obniżać Twoją wydajność. ⏱️
Wykorzystaj funkcję śledzenia czasu i asystenta AI ClickUp, aby dowiedzieć się, gdzie dokładnie giną te niewidoczne godziny. Wykryj nieefektywność, pozwól AI zautomatyzować powtarzalne zadania i odzyskaj cenny czas! Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się więcej o kartach czasu pracy i zatwierdzaniu w ClickUp. 👇🏼
Zmniejszona wydajność
Zatarcie granicy między czynnościami rozliczanymi a nierozliczanymi może osłabić wydajność zespołu.
Na przykład strateg marketingowy może spędzić część dnia na kampanii dla klienta, ale także sprawdzać wewnętrzne wiadomości e-mail, przygotowywać raporty i uczestniczyć w doraźnych spotkaniach. Bez dokładnego śledzenia czasu nie można sprawdzić, ile czasu faktycznie poświęcono na zadania generujące przychody.
Wynikiem tego jest powielanie wysiłków, utrata koncentracji i strata czasu na próby połączenia fragmentarycznych cykli pracy.
🧠 Ciekawostka: Wszystko zaczęło się od zegara rejestrującego czas pracy. Willard Bundy opatentował pierwszy praktyczny zegar rejestrujący czas pracy w 1888 roku, a ta mechaniczna możliwość rejestrowania godzin umożliwiła nowoczesne rozliczanie czasu pracy.
Trudności w prognozowaniu budżetów projektów
Zaniedbywanie godzin niepodlegających rozliczeniu często prowadzi do niedoszacowania kosztów projektu.
Załóżmy, że firma konsultingowa ubiega się o nowego klienta. Przeznacza 50 godzin na realizację zadania, ale zapomina uwzględnić planowanie wewnętrzne, spotkania dotyczące statusu projektu i kontrole jakości. Kiedy projekt się przedłuża, terminy nie są dotrzymywane, marże zysku maleją, a zadowolenie klienta spada.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Śledź koszty alternatywne wraz z godzinami niepodlegającymi rozliczeniu. Jeśli zespół poświęca 40 godzin na szkolenia wewnętrzne, oblicz równowartość utraconych godzin rozliczeniowych. Pomaga to kierownictwu finansowemu uzasadnić zwrot z inwestycji w szkolenia.
Wzrost liczby sporów dotyczących rozliczeń z klientami
Niejasne lub niedokładne wpisy dotyczące czasu pracy mogą szybko wywołać konflikty związane z rozliczeniami.
Załóżmy, że agencja zajmująca się tworzeniem stron internetowych wystawia klientowi rachunek za 15 godzin pracy nad przeprojektowaniem strony internetowej, ale nie zarejestrowała mniejszych zadań, takich jak rozwiązywanie problemów lub testowanie. Klient kwestionuje opłaty, opóźniając płatność, podczas gdy agencja stara się uzasadnić liczbę godzin.
🔍 Czy wiesz, że... W latach 40. XX wieku Amerykańskie Stowarzyszenie Prawników (ABA) zaczęło promować ideę śledzenia czasu pracy prawników w sześciominutowych odstępach. Praktyka ta została sformalizowana w 1958 roku, kiedy ABA zasugerowało, że prawnicy powinni dążyć do rozliczenia 1300 godzin rocznie.
Niewydajna alokacja zasobów
Bez jasnych danych menedżerowie mogą błędnie oceniać, w jaki sposób członkowie zespołu spędzają swój czas.
Na przykład starszy copywriter może wydawać się niewykorzystany, ponieważ nie jest prowadzone śledzenie jego godzin poświęconych na badania niepodlegające rozliczeniu lub mentoring stażystów. Tymczasem młodsi pracownicy mogą być przeciążeni zadaniami podlegającymi rozliczeniu. Takie błędne obciążenie może prowadzić do wypalenia zawodowego, marnowania talentów i nierównomiernej realizacji projektów.
💡 Porada dla profesjonalistów: Przestań myśleć wyłącznie w kategoriach godzin i zacznij myśleć w kategoriach wzorców. Jeśli zauważysz, że stratedzy zawsze rejestrują dużo godzin niepodlegających rozliczeniu w poniedziałki, jest to problem systemowy. Być może można skonsolidować cotygodniowe rozmowy dotyczące statusu lub zastąpić połowę przygotowań automatycznymi raportami.
Jak ograniczyć ukryte koszty wynikające z braku śledzenia godzin rozliczeniowych i nierozliczeniowych
Kategoryzowanie zadań, konsekwentne śledzenie czasu, przeglądanie wniosków i dostosowywanie cyklu pracy pomaga agencjom odzyskać kontrolę nad zarządzaniem czasem.
ClickUp pomoże Ci w tym. 🤩
Jest to pierwsze na świecie zintegrowane środowisko pracy oparte na AI, które łączy zarządzanie projektami, zarządzanie wiedzą i czat — wszystko to dzięki AI, która pomaga pracować szybciej i mądrzej.
Oto, jak możesz zmniejszyć ukryte koszty nieśledzonych godzin, korzystając z platformy:
Krok 1: Podziel zadania na rozliczane i nierozliczane
Zacznij od ustalenia, co zalicza się do godzin rozliczalnych, a co nie.
✔️ Oto lista kontrolna godzin rozliczeniowych!
- Praca nad projektami klientów (projektowanie, kodowanie, pisanie, doradztwo)
- Sesje strategiczne i planowanie wyników dla klientów
- Spotkania z klientami i rozmowy telefoniczne dotyczące konkretnych projektów
- Poprawki i zmiany wymagane przez klientów
- Badania bezpośrednio wspierające projekt klienta
- Produkcja materiałów (grafiki, raporty, prezentacje)
- Warsztaty dla klientów na miejscu lub wirtualne
- Korekta i kontrola jakości materiałów klientów
Zapisz je w formie prostej listy referencyjnej, aby wszyscy mieli te same informacje. Następnie ułatw śledzenie tych danych, dodając spójne etykiety, takie jak „Rozliczane” i „Nierozliczane”. Przeprowadź krótką sesję ze swoim zespołem, aby omówić przykłady, tak aby wszyscy stosowali te same standardy.
❌ Oto zadania niepodlegające rozliczeniu:
- Praca administracyjna (e-maile, archiwizacja, wprowadzanie danych)
- Wewnętrzne spotkania zespołu i stand-upy
- Szkolenia lub rozwój zawodowy
- Marketing lub rozwój biznesowy dla agencji
- Wewnętrzne planowanie projektów lub dokumentacja procesów
- Czas poświęcany przez pracowników na naukę obsługi nowych narzędzi lub oprogramowania
- Oceny wyników lub zadania związane z kadrami
- Zarządzanie biurem lub koordynacja zespołu
Zadania ClickUp są podstawowymi elementami Twojego cyklu pracy. Każde z nich zawiera wiele komponentów, w tym opisy, załączniki, etykiety, listy kontrolne i komentarze. W ten sposób możesz oznaczyć zadania jako „rozliczalne” lub „nierozliczalne”, tworząc spójny system dla swojego zespołu i zachowując cały kontekst w jednym miejscu.
Na przykład autor treści pracujący nad blogiem klienta tworzy zadanie zatytułowane „Projekt bloga klienta Y” i oznacza je jako „rozliczalne”. Dodaje opis z terminami i wymaganiami. Pod koniec miesiąca kierownik marketingu filtruje zadania według tagów, aby wyodrębnić godziny rozliczalne.
Krok 2: Konsekwentne śledzenie czasu
Teraz nadszedł czas, aby zachęcić swój zespół do codziennego rejestrowania czasu pracy, zamiast czekać do końca tygodnia, aby wpisy były dokładne i zakończone.
ClickUp Śledzenie czasu ułatwia to zadanie. Pozwala członkom zespołu uruchamiać i zatrzymywać liczniki czasu pracy nad zadaniami z komputera stacjonarnego, urządzenia mobilnego, a nawet przeglądarki internetowej za pomocą bezpłatnego rozszerzenia Chrome.
Wolisz ręczne wprowadzanie danych? Nie ma problemu. Możesz rejestrować czas z mocą wsteczną lub określić zakres dat, aby śledzić swoje postępy. Każdy wpis można połączyć bezpośrednio z zadaniem lub podzadaniem, dzięki czemu każda godzina jest powiązana z konkretnym wynikiem. Konfigurowalne karty czasu pracy umożliwiają przeglądanie zarejestrowanego czasu według dnia, tygodnia, miesiąca lub dowolnego innego okresu. Możesz nawet dodać szacowany czas w kartach zadań, aby później porównać szacowane godziny z rzeczywistymi.
Na przykład agencja mediów społecznościowych pracuje nad kampanią dla klienta. Copywriter spędza poranek na tworzeniu podpisów do postów klienta na Instagramie. Rozpoczynają oni odliczanie czasu bezpośrednio dla zadania „Podpisy na Instagramie – klient Z” zaraz po rozpoczęciu pisania.
Poproś AI o kontekstowe informacje
ClickUp Brain to oparta na sztucznej inteligencji platforma zintegrowana z Twoim obszarem roboczym, łącząca zadania, dokumenty, ludzi i wiedzę organizacyjną. Automatyzuje rutynowe czynności związane z zarządzaniem projektami, takie jak śledzenie postępów, spotkania stand-up, aktualizacje i generowanie zadań, wykorzystując funkcje automatyzacji wspomagane sztuczną inteligencją, takie jak AI Assign i AI Prioritize, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na pracy strategicznej zamiast na zadaniach niepodlegających rozliczeniu.
Wróćmy do naszego przykładu agencji mediów społecznościowych. Podczas gdy copywriter pracuje, ClickUp Brain może automatycznie śledzić postępy w realizacji podzadań, generować podsumowanie zakończonej pracy i informować interesariuszy o aktualnych godzinach rozliczeniowych.
Później, jeśli kierownik zespołu chce uzyskać szybki przegląd sytuacji, może po prostu zapytać ClickUp Brain:
- Pokaż mi łączną liczbę godzin rozliczeniowych dla [nazwa klienta] w tym tygodniu.
- Które zadania zajmują więcej czasu niż przewidywano?
- Wygeneruj podsumowanie postępów kampanii na Instagramie.
ClickUp Brain sugeruje również dostosowania, takie jak realokacja zasobów, jeśli niektóre podzadania są opóźnione, w oparciu o śledzenie czasu.
💡 Porada dla profesjonalistów: Wykorzystaj sztuczną inteligencję do kontroli czasu pracy. Wprowadź dane historyczne dotyczące godzin rozliczalnych i nierozliczalnych do ClickUp Brain, aby wykryć ukryte nieefektywności — na przykład AI może wskazać, że starsi projektanci spędzają więcej czasu na wewnętrznych spotkaniach niż młodsi, co sugeruje nieefektywne delegowanie zadań.
Krok 3: Regularnie przeglądaj raporty
Ustal harmonogram przeglądania raportów dotyczących czasu pracy. Może on wyglądać następująco:
- Codziennie w celu szybkiego sprawdzania poszczególnych zadań
- Co tydzień dla aktywnych projektów
- Miesięcznie dla ogólnych trendów
Porównaj godziny rozliczalne i nierozliczalne, aby dostrzec powtarzające się wzorce, takie jak powtarzające się zadania o niskiej wartości lub niedostateczne rozliczanie. Zwracaj uwagę na wartości odstające: zadania, które zajęły znacznie więcej czasu niż oczekiwano lub zostały błędnie sklasyfikowane. Udostępnianie tych spostrzeżeń zespołowi pomaga wszystkim zrozumieć wpływ ich czasu pracy i utrzymuje wysoką motywację.
Automatyzacje ClickUp mogą przyspieszyć raportowanie śledzenia czasu. Działają one w oparciu o prostą logikę „Jeśli to się stanie, zrób to” i mogą łączyć wyzwalacze, działania i warunki, aby dopasować się do Twojego cyklu pracy.
Oto kilka przykładów automatyzacji:
- Powiadamiaj menedżerów, gdy zadanie przekracza szacowaną liczbę godzin.
- Automatycznie przypisuj zadania jako rozliczane lub nierozliczane w zależności od rodzaju zadania.
- Wysyłaj cotygodniowe podsumowania godzin śledzonych do kierowników zespołów.
- Aktualizuj pulpity nawigacyjne za każdym razem, gdy rejestrujesz lub aktualizujesz wpisy dotyczące zarejestrowanego czasu pracy.
Dzięki ClickUp Brain możesz nawet tworzyć niestandardowych agentów AI przy użyciu języka naturalnego, takich jak:
- Powiadamiaj mnie w każdy piątek, jeśli jakieś zadania przekroczyły szacowaną liczbę godzin w tym tygodniu.
- Podkreśl zadania, które są o ponad 10% dłuższe niż ich szacunkowy czas trwania.
- Automatycznie wysyłaj raport dotyczący łącznej liczby godzin rozliczalnych dla każdego klienta.
Oto jak wygląda to w praktyce:
💡 Porada dla profesjonalistów: Wykorzystaj mikrobudżety dla godzin niepodlegających rozliczeniu. Zamiast mówić „utrzymaj koszty administracyjne poniżej 20%”, przydziel każdemu projektowi ograniczony budżet na godziny niepodlegające rozliczeniu (np. 10 godzin). Dzięki temu zespoły będą świadome rozszerzania zakresu projektu i zmuszone do kreatywnego rozwiązywania problemów w przypadku osiągnięcia limitów.
Dowiedz się więcej o automatyzacji cyklu pracy tutaj. 👇🏼
Krok 4: Dostosuj cykl pracy na podstawie uzyskanych informacji
Wykorzystaj dane, aby podejmować mądrzejsze decyzje. Skup się na działaniach o wysokim ROI i ogranicz prace wewnętrzne o niskiej wartości. Udoskonal swoje szacunki dotyczące zadań, korzystając z rzeczywistych danych dotyczących czasu, aby przyszłe wyceny projektów były dokładniejsze.
Dostosuj alokację zasobów, przydzielając więcej osób do zadań o wysokiej wartości rozliczalnej, i usprawnij niezbędną, ale czasochłonną pracę nierozliczalną za pomocą szablonów, automatyzacji lub outsourcingu. Z czasem te niewielkie zmiany przyczyniają się do zwiększenia wydajności.
Panele ClickUp zapewniają scentralizowany widok obszaru roboczego, umożliwiając wizualizację i analizę danych w czasie rzeczywistym. Za pomocą ruchomych i skalowalnych kart można śledzić postępy zadań, wydajność zespołu, raporty czasu pracy, a nawet integrować dane z narzędzi zewnętrznych.
Dostosuj pulpity nawigacyjne za pomocą filtrów i ustawień, aby skupić się na tym, co najważniejsze, niezależnie od tego, czy są to wskaźniki na poziomie projektu, godziny pracy poszczególnych klientów, czy ogólna wydajność zespołu.
Załóżmy, że agencja marketingowa zarządza wieloma kampaniami. Na swoim pulpicie ClickUp Dashboard utworzyła kilka kart:
- Karta raportowania czasu pracy pokazuje godziny rozliczalne i nierozliczalne według członków zespołu i projektów.
- Karta postępu zadań wizualizuje zadania zakończone i oczekujące dla każdego klienta.
- Karta obciążenia pracą pokazuje obciążenie każdego członka zespołu.
- Karta dla klienta zapewnia ogólny przegląd statusu projektu, terminów i wyników.
Bonus: szablon!
Dodatkową zaletą jest to, że jeśli nie chcesz zajmować się konfigurowaniem niestandardowego cyklu pracy, możesz skorzystać z gotowego szablonu dla freelancerów! ⚡
Szablon ClickUp do śledzenia czasu pracy konsultantów to doskonałe narzędzie do śledzenia czasu bezpośrednio w ramach zadań, co oznacza, że zawsze dokładnie wiesz, do czego przyczyniła się każda zarejestrowana godzina. Szablon karty czasu pracy konsultanta zawiera pola niestandardowe do rejestrowania kluczowych wskaźników, takich jak stawki godzinowe, szacunkowe koszty i łączne kwoty rozliczeniowe.
Pola formuł automatycznie obliczają godziny rozliczeniowe, umożliwiając natychmiastowe porównanie szacowanych i rzeczywistych zarobków. Oznacza to, że można łatwo zidentyfikować projekty z niedoszacowanymi kosztami lub zadania, które przekroczyły założony czas realizacji. W połączeniu z wieloma opcjami wyświetlania, takimi jak listy, tabele i pulpity nawigacyjne, można filtrować, sortować i wizualizować śledzony czas w ramach projektów, członków zespołu i klientów.
Rozproszenie pracy jest jednym z największych ukrytych czynników obniżających wydajność w agencjach. Zespoły kreatywne często przechodzą między wieloma narzędziami do realizacji projektów, innym do rozliczeń, oddzielną platformą do śledzenia czasu pracy i jeszcze innym do komunikacji z klientami. Każda zmiana rozprasza uwagę, spowalnia tempo pracy i powoduje luki, w których godziny nie są śledzone, briefy giną, a wyniki pracy są opóźnione.
Gdy cykl pracy jest rozproszony między różnymi zakładkami, nie tylko marnujesz czas, ale także tracisz rozliczane godziny i utrudniasz realizację każdego projektu klienta. Skonsolidowany obszar roboczy łączy wszystkie te elementy: zarządzanie projektami, śledzenie czasu, rozliczanie, pozyskiwanie zasobów i komunikację w jednym spójnym systemie. Koniec z przełączaniem się między zakładkami, szukaniem plików i resetowaniem kontekstu. Twój zespół działa szybciej, projekty są spójne, a agencja chroni rozliczany czas, który faktycznie generuje przychody.
Praktyczny przykład śledzenia godzin rozliczeniowych
Kiedy zespoły zaczynają śledzić godziny rozliczalne i nierozliczalne, wyniki często mówią same za siebie. Dane ujawniają nieefektywność, utracone możliwości i potencjalne straty zysków.
Przyjrzyjmy się krok po kroku omówionemu cyklu pracy w praktyce.
Załóżmy, że StudioBright, średniej wielkości agencja kreatywna, postanawia przyjrzeć się bliżej temu, na co naprawdę poświęca swój czas. Pomimo stałej pracy dla klientów marże przychodów wciąż maleją.
Krok 1: Ustal jasne definicje
Oto jak kierownik operacyjny dzieli pracę:
- Rozliczane: wyniki pracy dla klienta, takie jak projekt kampanii, poprawki lub rozmowy telefoniczne z klientem.
- Niefakturowalne: wewnętrzne spotkania, działania marketingowe i szkolenia
Tworzą etykiety w swoim obszarze roboczym, aby zapewnić przejrzystość każdego zadania.
Krok 2: Codzienne rejestrowanie czasu pracy za pomocą ClickUp
Na przykład copywriter uruchamia timer dla „Tekstu reklamowego – klient A” podczas pisania. Kierownik projektu ręcznie rejestruje 45 minut spędzonych na spotkaniu z klientem w celu uzyskania informacji zwrotnej. Kierownik projektu ClickUp AI podsumowuje łączną liczbę godzin na klienta i zaznacza zadania, które przekraczają szacowany czas.
Oto, co Manaswi Dwivedi z Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. miał do powiedzenia na temat korzystania z ClickUp:
Pulpit nawigacyjny pomaga nam w przedstawianiu danych w sensowny sposób, a także pozwala zaoszczędzić czas. Mogę również tworzyć różne przestrzenie, w których mogę pracować nad problemami i ulepszeniami. Ponadto można monitorować naszą codzienną pracę, a śledzenie czasu, który poświęcamy na konkretne zadanie, pomaga również poprawić wydajność pracy.
Pulpit nawigacyjny pomaga nam w przedstawianiu danych w sensowny sposób, a także pozwala zaoszczędzić czas. Mogę również tworzyć różne przestrzenie, w których mogę pracować nad problemami i ulepszeniami. Ponadto można monitorować naszą codzienną pracę, a śledzenie czasu, który poświęcamy na konkretne zadanie, pomaga również poprawić wydajność pracy.
Krok 3: Regularnie przeglądaj raporty
Pod koniec każdego tygodnia zespół przegląda dane dotyczące czasu pracy za pomocą pulpitów nawigacyjnych ClickUp.
Zauważają pewną prawidłowość: projektanci spędzają prawie 10 godzin tygodniowo na wewnętrznych rozmowach telefonicznych, co oznacza czas niepodlegający rozliczeniu, który zmniejsza marże.
Kierownik ustawia automatyzację ClickUp tak, aby w każdy piątek „Tygodniowy raport czasu pracy” był automatycznie udostępniany na kanale czatu ClickUp #Operations.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Porównaj wydajność klientów. Porównaj stosunek godzin rozliczalnych do nierozliczalnych dla każdego klienta. Niektórzy klienci potrzebują dwóch godzin na każdą godzinę rozliczalną, inni tylko 15 minut. Wykorzystaj tę wiedzę, aby nadać priorytet klientom o wysokiej wydajności, gdy masz pełny portfel zamówień.
Krok 4: Dostosuj cykl pracy w oparciu o uzyskane informacje
Dzięki danym StudioBright udoskonala swój cykl pracy:
- Wewnętrzne spotkania są ograniczone do 15 minut.
- Komunikacja z klientami jest skonsolidowana w pulpitach projektowych.
- Zbyt czasochłonne zadania niepodlegające rozliczeniu są automatyzowane lub grupowane.
Po trzech miesiącach wyniki są jasne:
⚡ Wykorzystanie rozliczalnych godzin wzrasta o 18%.
💰 Marże zysku wzrosną o 22%.
📅 Średni czas realizacji projektu spada o 15%.
💟 Bonus: Brain MAX to oparty na sztucznej inteligencji towarzysz pracy na komputerze, zaprojektowany, aby pomóc agencjom zmaksymalizować liczbę godzin rozliczeniowych i usprawnić pracę z klientami. Dzięki głębokiej integracji z narzędziami do zarządzania projektami, śledzenia czasu i fakturowania, Brain MAX gromadzi wszystkie rozliczalne działania w jednym, ujednoliconym pulpitie.
Możesz używać funkcji zamiany mowy na tekst, aby rejestrować godziny, aktualizować statusy projektów lub wprowadzać notatki dotyczące klientów bez użycia rąk, a wiele wiodących modeli AI pomaga generować szczegółowe karty czasu pracy, podsumowywać postępy projektu i oznaczać niezafakturowane prace. Brain MAX może zautomatyzować przypomnienia o wprowadzaniu czasu, organizować zadania rozliczane i nierozliczane oraz zapewnić, że każda minuta pracy klienta jest śledzona i rozliczana — dzięki czemu Twoja agencja staje się bardziej wydajna, przejrzysta i rentowna.
📖 Przeczytaj również: Czym jest rozliczanie kamienia milowego? Jak to działa (+ przykłady)
Lista kontrolna czasu pracy i rozliczeń dla agencji oparta na AI
Oto krótka tabela podsumowująca, która pomoże Ci kontrolować zadania:
| Krok | Element listy kontrolnej |
|---|---|
| 1. Zautomatyzuj zadania o niskiej wartości, aby Twój zespół mógł pozostać kreatywny | Wykorzystaj AI do automatyzacji zadań administracyjnych, które przeszkadzają projektantom, strategom i menedżerom ds. klientów. Dzięki temu będą oni mogli skupić się na zadaniach o dużym znaczeniu, które można rozliczyć, zamiast na niekończących się pracach administracyjnych i ciągłych konsultacjach. |
| 2. Zidentyfikuj ukryte koszty w procesie realizacji usług | Agencje tracą rentowność z powodu niezauważalnych ukrytych kosztów, takich jak poprawki, wewnętrzne przeglądy, spotkania i praca niepodlegająca rozliczeniu. Wykryj te wzorce na wczesnym etapie, ponieważ godziny niepodlegające rozliczeniu mają większe znaczenie, niż większość zespołów zdaje sobie sprawę. |
| 3. Popraw dokładność rozliczeń dzięki automatycznemu śledzeniu | Włącz automatyczne śledzenie czasu, aby zapewnić, że pracownicy kreatywni rejestrują wszystkie godziny poświęcone na pracę dla klienta, co zapewni Ci dokładne rozliczenia i płynniejszy proces śledzenia czasu — szczególnie ważne w przypadku szybko działających zespołów produkcyjnych. |
| 4. Zwiększ wykorzystanie rozliczalnych godzin w całej agencji | Śledź wskaźnik wykorzystania czasu pracy swojego zespołu, wskaźnik wykorzystania czasu rozliczalnego oraz łączną liczbę godzin pracy, aby zrozumieć, w jaki sposób są one rozłożone na wiele projektów, i odkryć możliwości zwiększenia liczby godzin rozliczalnych. |
| 5. Zapewnij kierownikom zarządzania projektami większą kontrolę nad realizacją projektów | Wykorzystaj AI do śledzenia postępów projektu, rozróżniania zadań rozliczanych i nierozliczanych oraz zapewnienia wsparcia kierownikom projektów w koordynowaniu złożonych projektów klientów o napiętych osiach czasu i zmiennym zakresie. |
| 6. Chroń przychody z umów o stałej opłacie | Wiele agencji wycenia pracę na podstawie ryczałtów lub projektów o stałej cenie, co oznacza, że brakujące rejestry czasu pracy lub rozszerzenie zakresu projektu mogą przekładać się na straty finansowe. AI pomaga wskazać problemy, które blokują bezpośrednie przychody i prawidłowy przebieg realizacji projektu. |
| 7. Uprość operacje w systemach agencji | Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na AI, aby usprawnić procesy wewnętrzne, zmniejszyć zadłużenie administracyjne i poprawić codzienny przepływ pracy — od planowania zasobów po zarządzanie płacami. |
| 8. Popraw jakość obsługi klienta i zwiększ jego lojalność | Doskonałe agencje opierają się na silnych relacjach z klientami. AI pomaga utrzymać satysfakcję klientów dzięki bardziej przewidywalnej realizacji, lepszej widoczności postępów i mniejszej liczbie niespodzianek związanych z osiami czasu lub rozliczeniami. |
| 9. Generuj dokładne faktury w ciągu kilku minut | /AI może analizować czas rozliczalny, pomagać w śledzeniu pracy rozliczalnej na różnych kontach i pomagać zespołowi w tworzeniu przejrzystych faktur za pomocą zaledwie kilku kliknięć, zmniejszając tym samym napięcia zarówno po stronie agencji, jak i klienta. |
| 10. Dostosuj cykl pracy do różnych typów projektów | Obciążenie pracą agencji różni się w zależności od umów ramowych, kampanii wymagających dużego nakładu pracy lub projektów o stałej cenie, dlatego Twoje systemy muszą być elastyczne i dostosowywać się do kombinacji usług i zmieniających się możliwości. |
Zapewnij dokładne fakturowanie dzięki ClickUp
Śledzenie godzin rozliczalnych i nierozliczalnych polega na zrozumieniu, gdzie kieruje swoją energię Twój zespół, wykrywaniu utraconych przychodów i podejmowaniu mądrzejszych decyzji dotyczących projektów.
ClickUp, zintegrowane środowisko pracy oparte na sztucznej inteligencji, sprawia, że jest to łatwe. Funkcja śledzenia czasu projektu zapewnia dokładne rejestrowanie wszystkich zadań i podzadań. ClickUp Brain pomaga zautomatyzować aktualizacje postępów i monitorować stan projektu. Automatyzacja zapewnia spójność powtarzalnych zadań i raportowania, a pulpity nawigacyjne zapewniają podgląd wydajności w czasie rzeczywistym, maksymalizując liczbę godzin rozliczeniowych i obciążenie zespołu.
Wszystkie te narzędzia pomogą Ci odzyskać utracone godziny i zoptymalizować cykl pracy, aby zwiększyć marże zysku.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo! ✅
Często zadawane pytania (FAQ)
Agencje dokładnie wiedzą, jak czas jest wykorzystywany w poszczególnych zespołach dzięki śledzeniu czasu pracy nad projektami. Godziny rozliczalne to czas poświęcony na pracę dla klienta, który można fakturować, natomiast godziny nierozliczalne obejmują zadania wewnętrzne, takie jak spotkania lub prace administracyjne. Dokładne śledzenie czasu pracy zapobiega utracie przychodów, umożliwia przejrzyste fakturowanie i pomaga zrozumieć alokację zasobów.
ClickUp umożliwia zespołom śledzenie czasu w czasie rzeczywistym za pomocą timerów, ręcznego wprowadzania godzin lub rejestrowania czasu. Wpisy dotyczące czasu są bezpośrednio powiązane z zadaniami i projektami, tworząc szczegółowe karty czasu pracy i zestawienia. Integracja z innymi narzędziami do śledzenia czasu pracy zmniejsza liczbę błędów ręcznych, zapewniając dokładny obraz godzin rozliczeniowych i sprawiając, że fakturowanie jest dokładne i nie wymaga wysiłku.
Brak śledzenia godzin rozliczeniowych może prowadzić do niedostatecznego rozliczania klientów, utraty przychodów, niewłaściwego zarządzania zasobami i napiętych relacji z klientami. Możesz nie zidentyfikować nieefektywności lub nadmiernej ilości pracy nierozliczalnej, co spowoduje zmniejszenie marży zysku.
Śledzenie czasu pokazuje dokładnie, gdzie kierowane są wysiłki, pozwalając skupić się na zadaniach o wysokiej wartości i ograniczyć pracę niepodlegającą rozliczeniu. Umożliwia to dokładne oszacowanie kosztów projektu, lepsza dystrybucja obciążenia pracą oraz identyfikację wąskich gardeł.