Automatyzacja przepływu pracy: Automatyzacja przepływów pracy w celu zwiększenia produktywności

Szukasz najszybszego sposobu na konsekwentne zakończenie projektów i zadań?

A może masz nadzieję do zrobienia tego poprzez zbudowanie niestandardowych cykli pracy specjalnie dla Twojego zespołu?

Jesteśmy tutaj, aby powiedzieć ci, że jest to nie tylko możliwe, ale także znacznie łatwiejsze, niż można by się spodziewać, dzięki odpowiedniemu procesowi automatyzacji przepływu pracy. Wydajność twojego zespołu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego projektu, a automatyzacja cyklu pracy pomaga wyeliminować nieefektywności i wąskie gardła, które zwykle cię powstrzymują.

Oto haczyk - potrzebujesz elastycznej automatyzacji cyklu pracy oprogramowanie, które może szybko pomóc i dostosować się do procesów. Czym więc jest automatyzacja cyklu pracy i jak może rozwiązać Twoje problemy?

Przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik, aby poznać najlepsze praktyki, zobaczyć pomocne przykłady i dowiedzieć się, jak stworzyć jasną ścieżkę w kierunku wydajności.

Czym jest automatyzacja cyklu pracy?

Automatyzacja cyklu pracy upraszcza wykonywanie powtarzalnych zadań - zazwyczaj za pomocą oprogramowania - poprzez ustawienie określonych wytycznych w celu automatycznego zakończenia ręcznych procesów. Jest często wykorzystywana w zarządzaniu projektami, aby ograniczyć ręczną pracę wprowadzanie danych oraz automatyzacja zadań do oddelegowania pracować szybciej. Możesz automatyzować zadania lub całe cykle pracy, aby usprawnić ogólny przepływ pracy w biznesie . Niezależnie od tego, czy półautomatyzujesz, czy w pełni automatyzujesz cykle pracy do wykonania wybranych lub ręcznych zadań, proces ten przyspiesza sposób, w jaki praca jest zrobiona.

Tworzenie niestandardowych automatyzacji w cyklu pracy do zrobienia procesu "kiedy to się stanie, wykonaj tę czynność"

Z drugiej strony, oprogramowanie do automatyzacji zadań umożliwia dodawanie, zarządzanie i wizualizację informacji. Można na przykład przechowywać status zadania lub czas spędzony nad zadaniem i aktualizować te informacje w miarę wykonywania pracy.

W ten sposób kierownicy projektów, liderzy zespołów i inni interesariusze śledzą, co dzieje się z projektem - w tym z klientem! Co więcej, automatyzacja cyklu pracy pozwala zaoszczędzić czas i zasoby (w tym godziny pracy i koszty) budżety projektów ).

W końcu jaki byłby sens wykonywania pracy samodzielnie, skoro zamiast tego może to zrobić oprogramowanie? Wszystko, co musisz zrobić, to zdefiniować ustawienia reguł i procedur, które automatyzują cykl pracy.

Przykłady automatyzacji cyklu pracy

Zautomatyzowane cykle pracy mają zastosowanie w wielu branżach. A oto kilka z nich przykłady automatyzacji aby Cię zainspirować:

• IT: resetowanie haseł, data powstania nowych kont użytkowników, wdrażanie oprogramowania, zarządzanie kopiami zapasowymi, instalacja oprogramowania orazZarządzanie usługami IT *Opieka zdrowotna tworzenie grafików zmian i dyżurów, przyjmowanie i wypisywanie pacjentów oraz przekazywanie dokumentacji pacjentów
• Księgowość i finanse: fakturowanie, lista płac, zatwierdzanie wydatków, zwrot wydatków i zatwierdzanie budżetu
• Prawne: zarządzanie przeglądem umów i zatwierdzanie umów
• Bankowość: dane powstania konta i zatwierdzanie pożyczek
• Marketing: e-mailzarządzanie kampaniami marketingowymi i planowanie postów w mediach społecznościowych
• Sprzedaż: zatwierdzenie cytatuzarządzanie potokiem sprzedaży i planowanie spotkań sprzedażowychZasoby ludzkie: !

Kroki do automatyzacji cykli pracy

Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić proces zarządzania projektami, czy też system zarządzania cyklem pracy można łatwo zbudować własne rozwiązanie do automatyzacji cyklu pracy.

Wykonaj poniższe kroki, aby zacząć już teraz:

Krok 1: Zrozumienie cyklu pracy

Automatyzacja cykli pracy rozpoczyna się od zebrania informacji na temat tego, w jaki sposób proces zarządzania przepływem pracy obecnie działa. Musisz zrozumieć, w jaki sposób Teams wykonują zadania, jaki jest ich przepływ między działami oraz co wpływa na wydajność i wyniki projektów.

Określ również, co uruchamia każde zadanie w cyklu pracy i co powoduje ich zmianę. Dowiedz się, jakie są te zmiany i jakie są kryteria uznania każdego zadania za zakończone.

Innymi słowy, sformułuj wszystkie wydarzenia i warunki, które przesuwają zadania wzdłuż przepływu pracy. Należy pamiętać, że celem jest zaprojektowanie systemu automatyzacji przepływu pracy poprzez kierowanie zadań do odpowiednich osób.

Krok 2: Opracowanie cyklu pracy

Przed użyciem oprogramowania workflow do automatyzacji zadań, powinieneś prawdopodobnie nakreślić cały proces. Zapisanie przepływu pracy w dokumencie może zadziałać, ale zbudowanie wizualnej reprezentacji w oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy jest bardziej pomocne w wskazywaniu nieefektywności.

Przeciągaj i upuszczaj kształty na płótno, połącz swój workflow i pracuj z zespołem w tym samym czasie w ClickUp Tablica

Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy nie tylko pomaga wizualizować cały proces, ale także umożliwia zespołom współpracę nad przepływem pracy w tym samym czasie.

Krok 3: Zidentyfikuj możliwości integracji

Dane wejściowe zasilające przepływ pracy mogą pochodzić z wielu źródeł. Mogą to być:

• Formularz online na stronie internetowej
• E-mail
• Chatbot
• Wiadomość błyskawiczna
• Udostępniany lub podpisany dokument
• Baza danych
• Aplikacja innej firmy

Dodaj adnotacje do zadań w projekcie przepływu pracy, które wymagają danych z zewnętrznych aplikacji lub systemów. Teraz sprawdź, które integracje są wspierane przez Twoje oprogramowanie do obsługi cyklu pracy.

Na tej podstawie zbadaj, w jaki sposób musisz dostosować przepływ pracy, aby spełnić wymagania integracji. Na przykład, może być konieczne podzielenie zadań na mniejsze jednostki pracy.

Krok 4: Rozwiązanie problemu nieefektywności

Oprócz zadań, które należy zautomatyzować za pomocą integracji, przepływ pracy może mieć inne punkty automatyzacji. Mówimy tu na przykład o takich nieefektywnościach jak:

• Wąskie gardła
• Działania następcze, które zwykle nie występują
• Często zaległe zadania
• Dane, które zostają utracone
• Komunikacja, która zawodzi

Podkreśl te nieefektywności i zmień konfigurację przepływu pracy, aby je wyeliminować. Konieczne może być na przykład wyjaśnienie podmiotu zadania lub określenie, w której aplikacji musi znajdować się jedno źródło prawdy.

Bonus:_

**Analiza przepływu pracy

!

Krok 5: Tworzenie cyklu pracy

Teraz, gdy przepływ pracy został odpowiednio nakreślony i odnosi się do większości nieefektywności, nadszedł czas, aby go ożywić. Większość programów do automatyzacji przepływu pracy umożliwia tworzenie przepływów pracy w wielu widokach.

Rysuj połączenia i łącz ze sobą obiekty, aby tworzyć mapy drogowe lub cykle pracy na podstawie swoich pomysłów wraz z zespołem w ClickUp Whiteboards

Na przykład możesz utworzyć cykl pracy w mapach myśli , Mapy procesów widoki Gantta lub Kalendarza, aby zapewnić zespołowi jak największą widoczność. Ponownie, najlepsze oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy zapobiega przełączaniu się między narzędziami w celu szkicowania, kreślenia, budowania i ostatecznie automatyzacji zadań.

Wykorzystaj informacje zebrane w poprzednim kroku, aby opisać każde zadanie. W zależności od używanego oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy i złożoności zadania, możesz załączyć tekst dokument zawierający standardową procedurę operacyjną .

Ostatecznie dodaj podzadania do zadań, aby śledzić jednostki pracy mniejsze niż zadanie. I nie zapomnij przypisać ról użytkowników (i poziomów uprawnień) do uczestników cyklu pracy!

Krok 6: Tworzenie automatyzacji

Tworzenie zautomatyzowanego cyklu pracy nie jest jeszcze zrobione! Na tej scenie musisz utworzyć automatyzacje cyklu pracy dla swoich zadań. W ten sposób automatyzujesz powtarzające się czynności w ramach zadań.

Jeśli wybierzesz ClickUp jako oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, będziesz mógł tworzyć wbudowane lub niestandardowe automatyzacje Automatyzacje ClickUp . Zacznijmy od pierwszego.

Tworzenie niestandardowych lub korzystanie z gotowych receptur automatyzacji w celu automatyzacji rutynowych czynności i uproszczenia złożonego cyklu pracy

Oto kilka przykładów wbudowanych automatyzacji w ClickUp:

• Gdy status zadania zmienia się na określoną wartość, tworzone jest nowe zadanie
• Gdy zmienia się osoba przypisana do zadania, status zadania zmienia się na określoną wartość
• Gdy zmienia się priorytet zadania, osoba przypisana do zadania zmienia się na określoną osobę przypisaną do zadania
• Gdy nadchodzi termin wykonania zadania, priorytet zadania zmienia się odpowiednio
• Gdy zadanie jest tworzone, stosowany jest do niego określony szablon
• Gdy zadanie zostanie przeniesione do określonej lokalizacji, zadanie zostanie zarchiwizowane

Jeśli wbudowane automatyzacje ClickUp nie spełniają Twoich potrzeb, potrzebujesz niestandardowych automatyzacji. Musisz je zdefiniować tak, aby odpowiadały strukturze używanej przez wybrane oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy.

Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze

W ClickUp niestandardowa automatyzacja cyklu pracy składa się z:

• "kiedy to się stanie" lub wyzwalacz, który inicjuje automatyzację
• Warunków lub kryteriów, które muszą być spełnione, aby oprogramowanie uruchomiło automatyzację
• I "następnie do zrobienia tej akcji" lub zautomatyzowanych działań (jednego lub więcej), które następują po wyzwalaczu

Krok 7: Konsekwentne testowanie, monitorowanie i optymalizacja cyklu pracy

Wdróż integracje i zdefiniuj osoby przypisane, datę rozpoczęcia i termin wykonania każdego zadania. Uruchom przepływ pracy z kilkoma testerami i sprawdź, czy wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami. Jeśli nie, dostosuj przepływ pracy i powtórz procedurę testową.

Po powodzeniu testu nadchodzi czas na uruchomienie cyklu pracy dla całego zespołu i rozpoczęcie jego monitorowania. Jeśli znajdziesz dowody na nieefektywność, musisz zoptymalizować przepływ pracy.

Instancją może być na przykład spadek wydajności, zbyt długi czas trwania zakończonego cyklu pracy lub produkt, który nie spełnia wymagań. Znalezienie tych problemów teraz pomoże ci na dłuższą metę.

Ustanowienie wskaźników KPI dla zautomatyzowanego cyklu pracy jest doskonałą praktyką. Pomagają one w optymalizacji przepływu pracy. Stanowią również dowód dla kierowników wyższego szczebla, że automatyzacja przepływu pracy przyniosła oczekiwane wyniki.

Zbierz całą swoją pracę w jednym miejscu dzięki pulpitom nawigacyjnym

Używaj pulpitów (i niestandardowych pulpitów) oraz pól niestandardowych do raportowania kluczowych wskaźników wydajności. Na przykład w ClickUp możesz polegać na pulpitach raportowania, aby śledzić postępy w realizacji zadań i wskazywać blokady.

Krok 8: Przeszkol swój zespół

Ten krok jest szczególnie istotny, jeśli Twoja firma lub zespół niedawno wdrożył oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy. Naucz ich korzystać z oprogramowania, aby mogli zacząć działać, gdy zaczną śledzić zautomatyzowane cykle pracy.

Dodatkowo, gdy usprawniasz cykl pracy, musisz przygotować Teams na zmiany . Możesz nawet potrzebować program zarządzania zmianą jeśli zmiany są zbyt rozszerzone, a zespół jest nowy w automatyzacji cyklu pracy.

Zachowaj wszystkie rozmowy w ramach zadania bezpośrednio i przypisz komentarze, aby łatwo przekształcić swoje myśli w elementy działania

Utrzymywanie komunikacji w scentralizowanej przestrzeni pomaga teamom łatwiej przyswajać (i w razie potrzeby przenosić) informacje. Przypisywanie zadań ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga zapewnić, że obowiązki są jasno określone.

Następnie, poszczególne osoby są rozliczane z zakończenia określonych obowiązków w ramach projektu lub organizacji.

5 korzyści z automatyzacji cyklu pracy

Powtarzalne zadania manualne nie muszą być skomplikowane, aby marnować czas i zasoby zespołu. Zamiast tego powinieneś skorzystać z automatyzacji cyklu pracy do zrobienia rutynowej, przewidywalnej i zaplanowanej pracy, którą wykonujesz każdego dnia.

Problem polega na tym, że wiele z tych zadań jest z natury uproszczonych i niewątpliwie czasochłonnych, ale są one również podatne na błędy i mają wpływ na cały proces biznesowy. Narzędzia do automatyzacji cyklu pracy ograniczają ryzyko związane z ręcznym wprowadzaniem danych, zapewniając jednocześnie mnóstwo innych korzyści.

Przyjrzyjmy się najważniejszym korzyściom płynącym z automatyzacji cyklu pracy.

1. Większa wydajność przy mniejszej ilości zasobów

Automatyzacja zadań i cykli pracy zajmuje mniej czasu na ich zakończenie. Nie trzeba też ręcznie przesuwać zadań wzdłuż przepływu pracy. Przykładowo, poprawki błędów zmieniają status, osobę przypisaną lub termin realizacji w zależności od wcześniej zdefiniowanych reguł.

Przykładowo, dzięki automatyzacji obiegu pracy nie zapomnisz już o wystawieniu faktury klientowi, co oszczędza czas wszystkich osób z Twojej firmy zasoby ludzkie do zaopatrzenie i zespoły zarządzania projektami. Zamiast tego faktura jest przesyłana automatycznie, podczas gdy wszyscy koncentrują się na innych zadaniach.

Bycie wąskim gardłem nigdy nie jest przyjemne.

Automatyzacja cyklu pracy pozwala również zrobić więcej przy mniejszej ilości zasobów, co pozwala zachować wydajność. Łatwo jest zautomatyzować takie czynności, jak przydzielanie pracy freelancerom, wdrażanie nowych pracowników i dostarczanie dokumentów szkoleniowych dla pracowników.

Gotowy do ustanowienia procesów w swojej firmie? Ten szablon procesów i procedur podkreśla zadania, które należy wykonać do zrobienia, aby stworzyć żywy dokument procesu! Możesz również użyć Tablicy, aby dowiedzieć się, w jaki sposób procesy będą ze sobą przepływały

Chcesz zoptymalizować i ustandaryzować procesy w swojej firmie? Nasz szablon procesów i procedur został zaprojektowany, aby przeprowadzić Cię przez kroki niezbędne do stworzenia kompleksowego i dynamicznego dokumentu procesowego .

Dodatkowo Tablice ClickUp funkcja ta pozwala na wizualizację połączenia i przepływu różnych procesów, umożliwiając stworzenie sprawnego i wydajnego cyklu pracy.

2. Lepsza współpraca, widoczność, komunikacja

Dzięki automatyzacji cyklu pracy członkowie zespołu mają wgląd w swoją pracę i są świadomi indywidualnego wkładu w projekt. Taka widoczność zmniejsza szanse na wzajemne wchodzenie sobie w drogę.

Ponadto stwarza to możliwość komentowania zadań w celu zaoferowania lub poproszenia o pomoc. Właśnie dlatego oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy zapobiega lukom w komunikacji. Prosi o wkład od właściwej osoby we właściwym czasie i rejestruje wiadomości, dzięki czemu można je później śledzić.

Konwertuj komentarze na zadania ClickUp lub przydzielaj je zespołowi, aby błyskawicznie zamieniać myśli w elementy działania

Szybciej identyfikuj wąskie gardła w komunikacji, unikając wysyłania e-maili w przypadku prostych zadań. Przypisuj komentarze do użytkowników, aby mieć pewność, że zobaczą Twój komentarz i oznaczą go jako zakończony po udzieleniu odpowiedzi.

Co więcej, oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy zapewnia wsparcie zarówno dla komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Możesz na przykład koordynować pracę swojego zespołu, kontaktować się z klientami, prosić o płatności i przekazywać pracę freelancerom za pomocą automatyzacja zarządzania projektami komunikacja.

Zapoznaj się z naszym blogiem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy zarządzanie zadaniami e-mail !

3. Większa odpowiedzialność

Dzięki automatycznemu przypisywaniu zadań do członków zespołu, ich odpowiedzialność za część cyklu pracy staje się jasna. Zarządzanie cyklem pracy umożliwia śledzenie postępu zadań i podejmowanie działań w odpowiednim czasie, aby uniknąć niedotrzymania terminów.

Dodatkowo, dzięki pulpitom i KPI dzięki czemu można stale poprawiać wydajność cykli pracy, tworząc bardziej wydajne systemy zarządzania projektami. A jakby tego było mało, oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy pomaga zidentyfikować i naprawić wąskie gardła w procesie biznesowym.

Ogólnie rzecz biorąc, powtarzalne zadania sprawiają, że pracownicy czują się wyczerpani. Na dłuższą metę może to prowadzić do wypalenia zawodowego. Zadania te również odciągają personel od celowej i znaczącej pracy.

Wykorzystaj w pełni swój cykl pracy przy użyciu Tablic dzięki szablonowi Flowchart w ClickUp

Automatyzacja cyklu pracy skutecznie zwalcza wpływ powtarzalnej pracy na zdrowie psychiczne i doświadczenie pracowników, dzięki wiedzy o tym, co będzie następne i kto jest odpowiedzialny za dane zadanie. Twórz schematy blokowe w aplikacji Whiteboards, aby zapewnić jasną ścieżkę procesu zarządzania przepływem pracy.

Dzięki wizualnym narzędziom do automatyzacji przepływu pracy pracownicy zostaną w firmie na dłużej.

4. Niestandardowa obsługa klienta

Automatyzacja odpowiedzi na zapytania klientów to bardzo dobry sposób na nienaganną obsługę klienta. A automatyzacja cyklu pracy doskonale nadaje się do zapewnienia szybkiej i niestandardowej obsługi klienta. W wyniku tego Twoi niestandardowi klienci poczują się szczęśliwi i będą z przyjemnością doświadczać Twojej marki.

Przechwytuj ważne informacje od swoich klientów za pomocą wbudowanego formularz do śledzenia informacji zwrotnych Chcesz zoptymalizować operacje wsparcia w swojej firmie dzięki automatyzacji cyklu pracy? The Szablon obsługi klienta ClickUp umożliwia ustawienie dwupoziomowego systemu, który obejmuje zespół wsparcia pierwszej linii i wyspecjalizowany zespół do obsługi eskalacji.

Takie podejście zapewnia, że zgłoszenia wsparcia są obsługiwane sprawnie i skutecznie, a najbardziej złożone problemy otrzymują wymaganą uwagę. Dodatkowo nasz szablon zawiera widok formularza, który można niestandardowo dostosować, aby przechwytywać wszystkie informacje potrzebne zespołowi.

Pozwala to zapewnić klientom wsparcie na najwyższym poziomie.

5. Obniżone koszty i nieoczekiwane wydatki

Oszczędność kosztów jest efektem ubocznym efektywnego zarządzania cyklem pracy. Zwiększając wydajność poprzez ograniczenie zadań wykonywanych ręcznie, dostarczasz produkty wyższej jakości.

Zoptymalizowane cykle pracy zmniejszają również koszty dla organizacji poprzez obniżenie wskaźnika rotacji pracowników i, jak właśnie wzmiankowaliśmy, zapewnienie najwyższej jakości obsługi klienta. Wiemy, że procesy biznesowe są złożone.

Właśnie dlatego wdrożenie najlepszego oprogramowania do automatyzacji cyklu pracy jest niezbędne, aby ograniczyć również błędy budżetowe!

Uzyskaj ogólny przegląd budżetu projektu podczas zarządzania zadaniami i statusami w tym łatwym w użyciu szablonie

Skutecznie nadzoruj i monitoruj postępy swojego projektu dzięki szablonowi do zarządzania projektami z budżetem od ClickUp. Ten przyjazny dla użytkownika szablon do zarządzania projektami pozwala na łatwe śledzenie budżetu, zadań i statusów oś czasu projektu .

Można również zobaczyć status poszczególnych działań, co pozwala na bieżąco kontrolować budżet.

Rozpocznij automatyzację cykli pracy z ClickUp!

Oprócz integracji, pulpitów, przypomnień i powiadomień, które spełniają Twoje potrzeby, musisz szukać innych funkcji w oprogramowaniu do automatyzacji cyklu pracy. Na przykład, biblioteka konfigurowalnych funkcji szablonów cyklu pracy jest absolutną koniecznością.

Ale ważne jest również, aby oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy umożliwiało tworzenie własnych szablonów. Niski poziom kodu to kolejna ważna funkcja.

Automatyzację cykli pracy można osiągnąć poprzez samodzielne tworzenie oprogramowania. Byłaby to jednak strata czasu, gdy narzędzia takie jak ClickUp oferują wizualny, intuicyjny interfejs dla personelu biznesowego do tworzenia i utrzymywania zautomatyzowanych cykli pracy.

Co więcej, oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy zapewnia narzędzia do współpracy. Umożliwiają one współtworzenie i optymalizację cykli pracy przez zespoły biznesowe.

Narzędzia takie jak ClickUp umożliwiają przechwytywanie i konsolidację danych za pomocą dostosowywanych formularzy. Standaryzują i ujednolicają proces żądania, dostępu i utrzymywania informacji od użytkowników lub klientów.

Konfigurowalne formularze są dość skuteczne w zapobieganiu duplikowaniu wprowadzanych danych. Umożliwiają one również przekształcanie przechwyconych danych w zadania przypisane do odpowiednich osób w celu podjęcia dalszych działań.

Chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji ClickUp? Rozpocznij z free obszar roboczy aby zobaczyć, jak możesz zwiększyć wydajność swojego zespołu!