Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektóre wydarzenia wyprzedają się w ciągu kilku minut, a inne mają trudności ze sprzedażą biletów? Sekret tkwi w planie promocji, który buduje emocje i poczucie pilności na długo przed otwarciem drzwi. Niesamowite wydarzenie zasługuje na odpowiednią publiczność, ale nie znajdzie ona Cię przez przypadek.
Dlatego tak ważna jest wiedza na temat promocji wydarzeń. Dzięki niej potencjalni uczestnicy, którzy chcieliby wziąć w nich udział, nie przegapią tej okazji.
W tym artykule omówimy przemyślane sposoby rozpowszechniania informacji i ożywiania wydarzenia, od udostępniania prawidłowych szczegółów w Internecie po tworzenie drobnych akcentów, które sprawiają, że ludzie czują się zaproszeni.
⭐ Funkcjonalny szablon
Szablon promocji wydarzeń ClickUp pomaga uprościć chaos związany z planowaniem, przechowując wszystkie szczegóły w jednym, łatwym w zarządzaniu hub. Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie kampanii, koordynowanie działań promocyjnych czy śledzenie wyników, wszystko znajduje się w jednym miejscu.
Dlaczego promocja wydarzeń ma znaczenie
W październiku 2012 r. austriacki skoczek spadochronowy Felix Baumgartner, sponsorowany przez Red Bull, postanowił skoczyć ze stratosfery, przekraczając barierę dźwięku podczas swobodnego spadania.
Na pierwszy rzut oka mogło to być po prostu kolejne ekstremalne wyzwanie sportowe. Jednak to, w jaki sposób Red Bull przekształcił je w globalne wydarzenie udostępnianie, sprawiło, że stało się ono legendarne. Wydarzenie było transmitowane na żywo w serwisie YouTube, gdzie miliony zwykłych ludzi oglądały na żywo, jak tworzy się historia.
A promocja tego wydarzenia? Firma Red Bull budowała oczekiwanie przez wiele miesięcy, udostępnianie zakulisowych informacji, aktualności prasowe i efektowne materiały wizualne w ramach reklamy wydarzenia na różnych platformach społecznościowych.
Ponad 8 milionów osób oglądało transmisję na żywo jednocześnie, ustanawiając ówczesny rekord. A Red Bull stał się marką, której nikt nie mógł zapomnieć.
wynik jest siła pozytywnej promocji wydarzenia. *✨
Oto kilka innych skutecznych sposobów, dzięki którym promocja wydarzenia może mieć znaczący wpływ:
✅ Tworzy wspomnienia, które ludzie chcą udostępniać, zamieniając Twoje wydarzenie w historię, która żyje daleko poza salą lub ekranem
✅ Pomaga dotrzeć do celu tam, gdzie się znajduje, zapewniając, że osoby, które najprawdopodobniej będą zainteresowane, dowiedzą się o wydarzeniu na czas, aby wziąć w nim udział
✅ Zwiększa świadomość Twojej marki, sprawy lub pomysłu, umieszczając je w rozmowach, które trwają nawet po zakończeniu wydarzenia
✅ Zachęca potencjalnych uczestników wydarzenia do aktywnego udziału dzięki zawartości tworzonej przez użytkowników, wywołując emocje, które rozprzestrzeniają się dzięki przekazowi ustnemu i udostępnianiu w mediach społecznościowych
✅ Zbuduj impet dla swojego następnego wydarzenia, ponieważ dobrze wypromowane spotkanie sprawia, że ludzie z niecierpliwością czekają na to, co nastąpi później
📖 Przeczytaj również: Najlepsze darmowe oprogramowanie do planowania wydarzeń
5 strategii promocji przed wydarzeniem, które wzbudzą zainteresowanie
Jak zapewne wiesz, tygodnie poprzedzające wydarzenie są równie ważne jak sam dzień imprezy.
Rejestracje zazwyczaj pojawiają się późno, a przekonanie zapracowanych osób do commitowania się do udziału w wydarzeniu jest jak wyrywanie zębów. Ponieważ większość funduszy przeznacza się na samo wydarzenie, budżety są ograniczone.
Istnieją jednak strategie, które pozwalają stawić czoła tym wyzwaniom. Przyjrzyjmy się, jak można prowadzić promocję wydarzenia na kilka tygodni i dni przed wielkim dniem.
1. Zastanów się dokładnie, kogo zaprosisz
Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że wydarzenie jest „dla wszystkich”. Nigdy tak nie jest. Zawężenie celu pozwala zaoszczędzić pieniądze, wyostrzyć przekaz i faktycznie skłonić ludzi do wyrażenia zgody.
Jeśli nie wiesz, do kogo kierujesz swoją komunikację, skończysz z nijaką ulotką lub ogólnym postem na LinkedIn, który nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. To strata wysiłku.
Zamiast tego podziel swoją listę na segmenty: lokalni członkowie społeczności, poprzedni uczestnicy lub niszowa grupa, taka jak „menedżerowie średniego szczebla w służbie zdrowia”. Zwróć się bezpośrednio do nich, przedstawiając temat wydarzenia i inne szczegóły, a zobaczysz, jak wzrośnie widoczność Twojego wydarzenia.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: przejrzyj dane historyczne z aplikacji lub stron wydarzeń. Która grupa zarejestrowała się najszybciej? Która najczęściej nie pojawiła się na miejscu? Znajomość tych danych pomoże Ci wyznaczyć cele dla osób, które najprawdopodobniej wezmą udział w nadchodzącym wydarzeniu.
2. Zmień swoje zaproszenie w opowieść, a nie zwykłe ogłoszenie
Oto rzeczywistość: nikt nie pamięta samych dat i godzin. „Piątek, godzina 18:00, sala B” nie zachęci do udziału w wydarzeniu. Ludzie pamiętają historie — to, czego się nauczą, kogo spotkają lub jakie wrażenia wyniosą z wydarzenia.
Oczywiście musisz ogłosić kluczowe szczegóły wydarzenia. Ale weź również pod uwagę wyzwania, przed którymi stoi Twoja publiczność.
Czy Twoje wydarzenie pozwala im zaoszczędzić czas? Czy zapewnia im dostęp do opinii, których zazwyczaj nie mają okazji usłyszeć? Czy pomoże im uniknąć błędów? Strategia promocji wydarzenia powinna podkreślać problem, który dla nich rozwiązujesz.
📌 Przykład: Doradca podatkowy miał trudności z pozyskaniem uczestników do swoich webinariów. Pierwotny temat wiadomości brzmiał „Seminarium podatkowe 2024”. Zmieniła go na „Przestań tracić pieniądze: 5 błędów popełnianych przez małe firmy w okresie rozliczeń podatkowych”. Nagle ludzie zaczęli przekazywać dalej jej e-maili, a liczba rejestracji wzrosła.
📮 ClickUp Insight: 92% pracowników korzysta z różnych metod śledzenia elementów, co prowadzi do pominięcia niektórych decyzji i spowolnienia realizacji zadań. Od notatek dotyczących działań następczych po arkusze kalkulacyjne — ważne szczegóły często gubią się po drodze.
Dzięki funkcji zarządzania zadaniami ClickUp każda rozmowa może zostać przekształcona w zadanie do wykonania, dzięki czemu Twój zespół będzie działał szybko, był skoncentrowany i zsynchronizowany.
3. Układaj swoje kanały zgodnie z zamierzeniami
Twoja strona internetowa poświęcona wydarzeniu może wyglądać świetnie, ale to tylko jeden z elementów układanki. Jeśli polegasz na jednym kanale, ryzykujesz utratę większości odbiorców.
Wyzwaniem jest to, że ludzie są rozproszeni: niektórzy żyją na Instagramie, inni religijnie otwierają e-mail, a LinkedIn może być jedyną drogą do nabywców korporacyjnych.
Klucz nie jest „bycie wszędzie”, ale wykorzystanie każdego kanału do tego, co robi najlepiej:
- E-maili z przypomnieniami i odliczaniem czasu
- Instagram Stories, aby pokazać kulisy wydarzenia
- Posty na LinkedIn dotyczące przywództwa myślowego
- Wydarzenia na Facebooku do potwierdzania udziału
📖 Przeczytaj również: Kluczowe funkcje oprogramowania do zarządzania wydarzeniami, które każdy organizator powinien znać
4. Zachęcaj do wczesnego commitment udziału
Wszyscy organizatorzy wydarzeń znają to przygnębiające uczucie, gdy trzy tygodnie przed wydarzeniem pulpit rejestracji jest pusty. Ludzie uwielbiają czekać do ostatniej chwili, ale ma to fatalny wpływ na catering, bloki hotelowe i zaufanie sponsorów. Sposobem na obejście tego problemu jest nagradzanie osób, które podejmują decyzję wcześniej.
Jeśli nie chcesz obniżać cen, zaoferuj ekskluzywność. Na przykład możesz zapewnić osobom, które zarejestrują się wcześniej, pierwszeństwo dostępu do popularnych warsztatów, spotkania VIP lub nawet bonus do pobrania.
Celem jest sprawienie, aby oczekiwanie wydawało się ryzykowne.
📌 Przykład: Trenerka wellness oferująca bezpłatne wydarzenie obiecała 50 pierwszym osobom, które się zarejestrują, cyfrowy przewodnik po medytacji. Jego dystrybucja nic nie kosztowała, ale stworzyła poczucie pilności. W ciągu tygodnia zgromadziła wystarczającą liczbę osób, aby śmiało zwrócić się do sponsorów wydarzenia.
📖 Przeczytaj również: Jak wykorzystać AI do planowania wydarzeń
5. Zyskaj zaufanie partnerów i osób, które są już popularne wśród odbiorców
Jednym z najtrudniejszych elementów promocji jest przełamanie sceptycyzmu. Dlaczego ludzie mieliby Ci zaufać na tyle, aby poświęcić swój czas?
W tym zakresie pomocni mogą być sponsorzy wydarzenia, partnerzy lub influencerzy. Ich wiarygodność ma pozytywny wpływ na Twoje wydarzenie, a ich odbiorcy stają się Twoimi odbiorcami.
Najlepsza współpraca nie dotyczy największych marek, ale tych, które są najbardziej odpowiednie. Liczy się zbieżność: ich odbiorcy powinni być bardzo podobni do potencjalnych uczestników Twojego wydarzenia.
📖 Przeczytaj również: Przykłady marketingu wydarzeń, które sprawią, że Twoje wydarzenie będzie się wyróżniać
5 strategii marketingowych dotyczących promocji podczas wydarzenia
Pod koniec XIX wieku firma Guinness otworzyła browar w Dublinie i zaprosiła do niego mieszkańców. Ludzie mogli zobaczyć, jak powstaje piwo, a na koniec nawet udostępnić kufla.
Dzięki temu dostawca odwiedzającym, którzy stali się klientami, zapewnił historię, którą mogli zabrać ze sobą do domu i udostępnić.
W pewnym sensie było to jedno z pierwszych wydarzeń zorganizowanych przez firmę. Jednak obecnie wycieczki po fabrykach stały się dość powszechne. Dlatego potrzebujesz nowych strategii. Przyjrzyjmy się kilku z nich:
1. Udostępniaj historię, jak się rozwija
Promocja wydarzeń w mediach społecznościowych w czasie rzeczywistym to coś, co odróżnia wydarzenia, które znikają następnego dnia, od tych, które pozostają w pamięci.
Publikuj najważniejsze wydarzenia na bieżąco. Udostępniaj wypowiedzi prelegentów, reakcje publiczności, lub krótkie fragmenty kluczowych ogłoszeń. Dzięki temu uczestnicy poczują się docenieni, a osoby oglądające wydarzenie online zobaczą, że tracą coś ważnego.
💡 Porada dla profesjonalistów: Powołaj niewielki zespół ds. zawartości, który będzie w pełni skupiony na aktualizacjach w czasie rzeczywistym. Jeśli polegasz na głównym zespole organizacyjnym, promocja zawsze będzie schodzić na dalszy plan w stosunku do działań operacyjnych.
2. Postaw uczestników w centrum uwagi
Ludzie bardziej ufają swoim znajomym niż dopracowanym postom organizatorów. Ułatw uczestnikom udostępnianie informacji, dając im podpowiedzi, materiały wizualne i powody do publikowania postów.
Markowa fotobudka, upominki związane z udostępnianiem w mediach społecznościowych lub ogłoszenia ze sceny mogą zdziałać cuda.
📌 Przykład: Lokalny festiwal sztuki przygotował murale z unikalnym hashtagiem wydarzenia namalowanym na nich. Odwiedzający ustawiali się w kolejce, aby zrobić zdjęcia i opublikować je na Instagramie. Organizatorzy nie musieli aktywnie promować wydarzenia w mediach społecznościowych, ponieważ większość pracy wykonali uczestnicy.
📖 Przeczytaj również: Bezpłatne szablony i listy kontrolne do planowania wydarzeń
3. Pokaż, co dzieje się za kulisami
Uczestnicy uwielbiają dopracowany produkt, ale osoby postronne często tworzą bardziej silne połączenie z surową, ludzką stroną. Udostępnianie zakulisowych informacji buduje intymność i autentyczność.
Pokaż rozgrzewającego się prelegenta, krótką rozmowę z wolontariuszem lub zespół przygotowujący się przed otwarciem drzwi.
W przypadku wydarzeń hybrydowych jest to również sposób, aby wirtualni uczestnicy poczuli się częścią atmosfery, a nie osobami z zewnątrz oglądającymi transmisję.
📌 Przykład: Podczas hybrydowego showcase'u muzycznego zespół pojawił się na Instagramie na żywo zza kulis dziesięć minut przed pierwszym występem. Fani oglądający transmisję z domu zasypali czat komentarzami, a wielu z nich kupiło w ostatniej chwili dostęp do transmisji na żywo. Ta spontaniczna transmisja wygenerowała większą sprzedaż biletów niż jakakolwiek płatna reklama, którą wcześniej przeprowadzono.
4. Stwórz małe sceny dla swojej publiczności
Wydarzenia to nie tylko to, co dzieje się na głównej scenie. Najbardziej wpływowymi narratorami są sami uczestnicy.
Zdobądź opinie uczestników, organizując krótkie sesje pytań i odpowiedzi, nagrywając krótkie wypowiedzi lub przeprowadzając wywiady w stylu „czerwonego dywanu” do zrobienia w mediach społecznościowych. Dzięki temu uczestnicy staną się ambasadorami wydarzenia, a Ty natychmiast zwiększysz ilość dostarczanej zawartości.
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony osi czasu wydarzeń, które pomogą Ci planować mądrzej i lepiej
5. Zadbaj o aktywność odbiorców online
Wydarzenia hybrydowe nie są już rzadkością. Bez planu zaangażowania uczestników online ryzykujesz utratę dużej części udostępniania.
Transmituj na żywo sesje klucz, twórz interaktywne ankiety, organizuj konkursy w mediach społecznościowych i udostępniaj zasoby na czacie w czasie rzeczywistym. Gdy zdalni uczestnicy czują się zaangażowani, pozostają dłużej i są bardziej skłonni do rejestrowania się na przyszłe wydarzenia.
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony ofert wydarzeń w programie Word dla organizatorów wydarzeń
5 sposobów na skuteczną promocję po wydarzeniu
Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić po wydarzeniu, jest po prostu zadbanie o to, aby mieć silną motywację do robienia notatek i zapisywania działań do wykonania w trakcie rozmów oraz wsparcie przedstawicieli handlowych w jak najszybszym przygotowaniu wysoce spersonalizowanych działań następczych.
Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić po wydarzeniu, jest po prostu zadbanie o to, aby mieć silną motywację do sporządzania notatek i zapisywania działań do wykonania w trakcie rozmów oraz zapewnienie wsparcia przedstawicielom w jak najszybszym przygotowaniu wysoce spersonalizowanych działań następczych.
To solidna rada od użytkownika Reddit. Jednak to dopiero początek.
etap po wydarzeniu zasadniczo przedłuża żywotność Twojego wydarzenia. *
To Twoja szansa na pogłębienie połączeń z uczestnikami i przekształcenie zbudowanego impetu w coś, co będzie miało długotrwały wpływ. Oto jak sprawić, by Twoje wydarzenie nie zakończyło się wraz z zamknięciem drzwi.
1. Działaj, póki pamięć jest świeża
Każdy dzień opóźnienia w działaniach następczych powoduje gwałtowny spadek zaangażowania. Uczestnicy są zajęci, skrzynki odbiorcze pozostają przepełnione, a szczegóły szybko blakną.
Wyślij wiadomość z podziękowaniami w ciągu 24 godzin, podkreślając kluczowe momenty i udostępnianie przydatnych zasobów. Dzięki temu energia pozostanie żywa. Jeśli poczekasz tydzień, iskra zniknie.
📖 Przeczytaj również: Najlepszy CRM do zarządzania wydarzeniami
2. Stwórz hub po wydarzeniu
Twoja strona internetowa poświęcona wydarzeniu powinna stać się hubem podsumowań.
To tutaj uczestnicy powracają do sesji, osoby, które nie pojawiły się na wydarzeniu, nadrabiają zaległości, a potencjalni uczestnicy następnego wydarzenia mogą przekonać się o jego wartości.
Wypełnij go nagraniami, slajdami z prezentacji, galerią zdjęć, statystykami i wyróżniającymi się cytatami. Spraw, aby było to miejsce, którym warto się udostępniać.
📖 Przeczytaj również: Jak stworzyć listę kontrolną do planowania wydarzenia
3. Segmentuj swoje działania promocyjne
Nie wszyscy uczestnicy są tacy sami. Osoba, która pozostała do zakończenia wydarzenia, bardzo różni się od osoby, która nigdy się nie zalogowała.
Segmentuj odbiorców i dostosuj działania promocyjne do ich potrzeb. Wyślij osobom, które nie pojawiły się na wydarzeniu, notatkę z podziękowaniem i najważniejszymi informacjami. Zaangażowanym uczestnikom zaproponuj kolejne kroki, takie jak prezentacja lub wczesna rejestracja na przyszłe wydarzenia.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Umieść przyciski udostępniania w mediach społecznościowych, aby uczestnicy mogli jednym kliknięciem publikować najważniejsze informacje w swoich sieciach.
4. Zmieniaj przeznaczenie swojej zawartości
Najtrudniejszą część masz już zrobioną: stworzenie świetnych sesji, materiałów wizualnych i rozmów. Teraz wykorzystaj tę zawartość.
Zamień wideo z przemówień na posty na blogu, sesje tematyczne na podcasty, a najważniejsze wydarzenia na karuzele na LinkedIn. Zmiana przeznaczenia sprawia, że marketing wydarzenia wykracza daleko poza jedną datę.
📌 Przykład: Wyobraź sobie agencję projektową, która wyciągnęła 30-sekundowe fragmenty swojej konferencji i publikowała je co tydzień na Instagramie. Ta kampania marketingowa przedłużyła zainteresowanie wydarzeniem o prawie trzy miesiące i przyciągnęła nowych użytkowników do listy mailingowej.
5. Podtrzymuj rozmowy
Twoje wydarzenie to okazja do zbudowania społeczności. Promocja po wydarzeniu działa najlepiej, gdy dajesz ludziom przestrzeń do dalszego nawiązywania połączeń.
Utwórz grupę na LinkedIn lub Slacku, udostępnij dodatkowe zasoby lub przeprowadź szybką sesję pytań i odpowiedzi z prelegentami. Gdy uczestnicy poczują się częścią trwającej rozmowy, znacznie chętniej wezmą udział w Twoich przyszłych wydarzeniach.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: zapytaj uczestników, co chcieliby zobaczyć w przyszłości. Jest to zarówno sposób na zwiększenie zaangażowania, jak i bezpłatne badanie odbiorców w jednym.
ClickUp oferuje wsparcie dla cyklu pracy związanej z promocją wydarzeń
Do tej pory zapewne zdałeś sobie sprawę, że organizacja wydarzenia wymaga setek drobnych działań. Aby nie stracić z oczu wszystkich niezbędnych do zrobienia zadań, potrzebujesz platformy, która pozwoli Ci je wszystkie połączyć.
W tym miejscu ClickUp, aplikacja do codziennej pracy, staje się krokiem.
Zadbaj o śledzenie każdego szczegółu dzięki funkcji zarządzania zadaniami ClickUp
Wyobraź sobie, że planujesz konferencję hybrydową z warsztatami, prelegentami i dużą sesją networkingową. W ClickUp możesz utworzyć dedykowany folder dla wydarzenia i podzielić go na listy, takie jak „Media społecznościowe”, „Kontakty z prasą” i „Zarządzanie prelegentami”.
Za pomocą ClickUp zadań tworzysz zadania, takie jak „Zaprojektuj baner zapowiadający na Instagramie”, „Wyślij pakiet informacji dotyczących wystąpienia” lub „Opublikuj ogłoszenie dotyczące sprzedaży biletów” .
Każde zadanie przechodzi przez niestandardowe statusy ClickUp, takie jak „do zrobienia”, „w trakcie”, „Wymaga przeglądu” i „Zaplanowane”, dzięki czemu zarządzanie projektami wydarzeń staje się łatwe do śledzenia.
📌 Przykład: Wyobraź sobie agencję eventową zajmującą się organizacją festiwalu kulinarnego w całym mieście. Mogłaby ona zorganizować swoje zadania według kanałów — jedna lista dla postów w mediach społecznościowych, druga dla kontaktów z prasą, a trzecia dla koordynacji dostawców. W ten sposób uniknęłaby błędów, takich jak dwukrotne opublikowanie tej samej grafiki na Instagramie, jednocześnie całkowicie zapominając o zaplanowaniu wysyłki e-maili.
🌟 Dodatkowa wskazówka: Masz zbyt wiele spraw na głowie? Zrób sobie wolną rękę dzięki ClickUp Brain MAX! Użyj funkcji Talk to Text, aby zadawać pytania, dyktować i wydawać komendy głosowe — bez użycia rąk, w dowolnym miejscu.
Scentralizuj swoje zasoby dzięki ClickUp Dokument
Każde wydarzenie wiąże się z ogromną ilością plików: biografiami prelegentów, logo sponsorów, komunikatami prasowymi i szkicami tekstów do mediów społecznościowych. Zamiast gubić je w niekończących się wątkach e-mailowych, możesz przechowywać wszystko w ClickUp Dokumenty.
Możesz przechowywać jeden dokument z ramami komunikacyjnymi wydarzenia, aby każdy tweet, plakat lub post na LinkedIn był spójny. Inny dokument może zawierać często zadawane pytania i szablony komunikatów dla Twojego zespołu, połączone bezpośrednio z odpowiednimi zadaniami.
📌 Przykład: Wyobraź sobie organizację non-profit organizującą galę charytatywną. Mogłaby ona wykorzystać dokumenty do przechowywania w jednym miejscu szczegółowych informacji o sponsorach, wytycznych dotyczących marki i instrukcji dla wolontariuszy. Dzięki temu wolontariusze nie musieliby ciągle pytać: „Czy możesz ponownie przesłać ten plik PDF?”, a organizatorzy mogliby poświęcić więcej czasu na promocję.
Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji
W marketingu wydarzeń terminy zmieniają się bardzo szybko. Zamiast ręcznie przypominać o nich członkom zespołu, pozwól, aby automatyzacje ClickUp zajęły się tym za Ciebie.
Możesz ustawić zasady, takie jak: „Kiedy projektant ukończy grafikę do mediów społecznościowych, zmień status zadania na Gotowe do przeglądu i powiadom kierownika marketingu”. Lub: „Kiedy zadanie zostanie oznaczone tagiem „kampania e-mailowa”, automatycznie przypisz je copywriterowi”
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Promocja wydarzeń nigdy nie zwalnia tempa, a ClickUp Brain dotrzymuje jej kroku. Potrzebujesz przygotować e-mail z przypomnieniem o późnych rejestracjach, podpis na LinkedIn, aby ogłosić nowego prelegenta, lub podziękowanie dla uczestników? Po prostu poproś, a ClickUp Brain w ciągu kilku sekund wygeneruje dopracowane, zgodne z wizerunkiem marki opcje.
Zespoły organizujące wydarzenia korzystające z ClickUp Brain mogą również podsumowywać spotkania planistyczne, wyciągać elementy z dokumentów, a nawet odpowiadać na szybkie pytania, takie jak „Kiedy upływa termin dostarczenia materiałów przez sponsorów?” lub „Gdzie jest ostateczna wersja programu wydarzenia?”
Zespoły marketingowe dokonują raportowania oszczędności 3–5 godzin tygodniowo na powtarzalnych zadaniach, takich jak tworzenie szkiców, podsumowywanie i wyszukiwanie odpowiedzi. Jest to czas, który można poświęcić na opracowanie lepszej historii wydarzenia.
Oto, jak ClickUp Automatyzacje i ClickUp Brain łączą się, aby ułatwić Ci życie:
Skoncentruj się na realizacji dzięki szablonom ClickUp
Szablon promocji wydarzeń ClickUp eliminuje stres związany z planowaniem, gromadząc wszystkie elementy w jednym uporządkowanym miejscu. Zamiast zajmować się rozproszonymi notatkami i terminami, możesz jasno nakreślić cele, osie czasu i kampanie.
🌻Oto dlaczego pokochasz ten szablon:
- Wyznacz mierzalne cele, które są zgodne z celem Twojego wydarzenia
- Stwórz jasną oś czasu promocji wraz z zadaniami i terminami
- Koordynuj działania w mediach społecznościowych, kontakty z prasą i kampanie influencerskie w jednym miejscu
- Śledź wyniki i udoskonalaj strategię promocji wydarzeń na przyszłość
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony programu wydarzenia w Excelu i ClickUp
Bonus: Oto wideo wyjaśniające, jak uprościć planowanie dużych wydarzeń za pomocą ClickUp
Typowe wyzwania związane z promocją wydarzeń i sposoby ich pokonywania
Promocja wydarzeń często sprawia nieoczekiwane problemy. Oto wyzwania, z którymi spotykamy się wielokrotnie, wraz z przemyślanymi sposobami ich rozwiązania:
🚩 Wyzwanie: Ograniczony budżet ogranicza, jak daleko mogą sięgać Twoje wysiłki promocyjne
✅ Rozwiązanie:
- Skoncentruj się na kanałach, które zapewniają najwyższy zwrot z inwestycji
- Zmieniaj przeznaczenie jednej zawartości na wiele formatów
- Współpracuj z partnerami lub sponsorami w celu wspólnej promocji, aby maksymalnie wykorzystać każdy dolar
🚩 Wyzwanie: Za mało czasu, aby planować kampanie przed zbliżającą się datą wydarzenia
✅ Rozwiązanie:
- Pracuj wstecz od daty wydarzenia, aby stworzyć oś czasu
- Tworzenie materiałów promocyjnych w partiach
- Wykorzystaj narzędzia automatyzacji do wysyłania przypomnień, działań następczych i planowania działań w mediach społecznościowych
🚩 Wyzwanie: Małe zespoły lub limit pracowników do obsługi wielu zmiennych elementów
✅ Rozwiązanie:
- Określ najważniejsze role i deleguj zadania, które nie są niezbędne
- Przygotuj grupę wolontariuszy lub zewnętrznych freelancerów jako wsparcie, aby pokryć luki w ostatniej chwili
🚩 Wyzwanie: Trudności w śledzeniu rzeczywistego wpływu strategii promocji wydarzenia
✅ Rozwiązanie:
- Przed rozpoczęciem realizacji planu wydarzenia ustal jasne i mierzalne cele
- Wyjdź poza próżne wskaźniki, mierząc znaczące dane, takie jak źródła rejestracji na wydarzenia, ruch z poleceń, zaangażowanie w mediach społecznościowych i odpowiedzi w ankietach po wydarzeniu
🚩 Wyzwanie: Promocje mogą brzmieć zbyt natarczywie lub przesadnie, co zmniejsza zaufanie do celu
✅ Rozwiązanie:
- Zadbaj o przejrzystość komunikacji i skup się na uczestnikach
- Udostępnij autentyczne migawki zza kulis
- Upewnij się, że wszystkie obietnice zawarte w Twoich działaniach marketingowych są zgodne z rzeczywistymi wrażeniami z wydarzenia
📖 Przeczytaj również: Jak planować wirtualne wydarzenie konferencyjne
Żadnych problemów w ostatniej chwili, wystarczy ClickUp
Myśląc o tym, jak promować wydarzenie, pamiętaj, że magia dzieje się wtedy, gdy plan promocji jest tak samo przemyślany jak samo wydarzenie.
Chodzi o nawiązanie połączenia z odpowiednimi osobami, we właściwym czasie, w sposób autentyczny i zapadający w pamięć. Najlepsze wydarzenia nie tylko wypełniają licencje, ale także pobudzają rozmowy, budują społeczności i sprawiają, że ludzie z niecierpliwością czekają na Twój kolejny wielki pomysł.
Niezależnie od tego, czy planujesz wydarzenia stacjonarne, wirtualne czy hybrydowe, promocja wymaga zarówno kreatywności, jak i koordynacji. To e-maili, posty, nocne burze mózgów i ostateczne szczegóły wydarzenia sprawiają, że ten wielki dzień przebiega bez zakłóceń dla uczestników.
I choć praca za kulisami nie zawsze jest efektowna, to właśnie ona sprawia, że zwykłe spotkanie staje się wspomnieniem, które ludzie noszą w sercu.
Właśnie w tym zakresie ClickUp dyskretnie wyróżnia się na tle innych. ✨
Nie tylko przechowuje Twoje zadania do wykonania, ale także zapewnia przestrzeń, w której ogólny obraz i drobne szczegóły współistnieją obok siebie.
Chcesz, aby wszyscy mówili o Twoich nadchodzących wydarzeniach? Zacznij planować, zachowaj porządek i pozwól ClickUp zająć się chaosem — dzięki temu będziesz mógł skupić się na tworzeniu niezapomnianych wrażeń.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo!